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1.Documento principal.
Crear cartas modelo. Nos preguntara si usamos la ventana activa del documento actual o no, le
diremos que si (ventana activa).
2.Origen de datos.
Para seleccionarla: apretar en obtener datos, abrir origen de datos, en tipo de archivo seleccionar
Bases de Datos de MS Access, aceptamos, aparecerá las tablas, seleccionamos una y le damos en
aceptar
3. Es un paso automático.
Ahora tenemos en la barra de tareas del Word dos nuevos botones: Insertar campo de combinación,
Insertar campo de Word...
Para agregar campos de la base de datos, le daremos en Insertar campo de combinación en el lugar
que queramos.
Para combinar todos los datos y nos salgan todas las páginas de cada registro de la base de datos, le
daremos a combinar, en un documento nuevo, y se nos abrirá una ventana con todas las páginas
combinadas.
Puedes descargarte un fichero con una BD de muestra con un fichero en Word Combinado
No se pueden escribir literalmente. Hay que insertarlos desde una lista de campos de combinación
(imagen siguiente). Esta lista no será accesible hasta que Word haya enlazado correctamente el
documento principal con un origen de datos válido.
Lo primero que hay que hacer para que un documento normal se convierta en principal es enlazarlo
a un origen de datos. Para enlazar utilizamos la barra de herramientas "combinar correspondencia":
Ver > Barra de herramientas > Combinar correspondencia.
Antes de enlazar, la barra "Combinar corresponcia" presenta todos sus botones desactivados (ver
imagen superior) menos los dos primeros. El primero permite definir varios tipos de documento
principal (cartas, sobres, etiquetas...) que no van a ser tratados en este artículo, aunque su definición
es prácticamente idéntica al tipo de documento principal cartas. El segundo define directamente el
tipo de documento principal cartas y crea un enlace a un origen de datos válido (ver imagen
superior).
Una vez realizado el enlace al origen de datos podemos insertar los elementos fijos de la manera
habitual y los elementos variables de la lista de campos de combinación. Para que aparezca esta
lista pulsamos el botón correspondiente en la barra de herramientas, como indica la imagen
siguiente...
El documento principal debe guardarse en alguna memoria externa (disco duro) para usos
posteriores.
EL ORIGEN DE DATOS
Podemos elegir diversos orígenes de datos: Puede ser otro documento de Word con datos
estructurados, por ejemplo una tabla. Una hoja de Excel de un libro .xls; en este caso la hoja debe
tener una lista en columnas (ver imagen siguiente) sin celdas sueltas ocupadas fuera de la lista,
puesto que Word combinará con esas filas y producirá datos erróneos. Una tabla de Access, un
fichero estrucutrado de texto, una lista de direcciones de Office, orígenes OBDC, páginas web,
libreta de direcciones de correo de Outlook, una consulta, aplicaiones como Work, Paradox, Lotus,
DBase...
En cualquier caso el origen de datos debe ser conocido y coherente con el documento principal...
EL DOCUMENTO COMBINADO
La combinación es sumamente sencilla. Simplemente pulsamos el botón correspondiente en la barra
de herramientas (ver imagen inferior). Podemos combinar en un documento nuevo o directamente al
imprimir. Si combinamos en un documento nuevo, este sólo sirve para ser impreso, puesto que
cualquier edición supone cambiar todas las cartas generadas. Una vez que hemos imprimido el
documento combinado se elimina...
La combinación será un documento en el que existen tantas páginas como registros o filas tiene el
origen de datos...