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Gewusst wie!
Varianten anlegen
Ergonomische Stellschrauben helfen die Nutzung des SAP-Systems zu vereinfachen. Mit einmal gespeicherten Varianten knnen Anwen-
der sich wiederholende Auswahlmerkmale im System einmalig festlegen und entsprechende Werte ausfllen. Der Vorteil: Beim nchsten
Aufruf des Reports mssen diese Werte nicht immer wieder neu eingegeben werden.

Stefanie Floegel und Hubert Graef, BIT e.V.

Ausgangspunkt: Sie haben einen Report Um die Variante zu speichern, klicken Sie auf nicht zulassen. Voreingestellte Werte kn- 3. Sichern Sie nun die Variante durch einen
in der Personalwirtschaft aufgerufen. das Symbol nen nicht verndert werden. Klick auf das Symbol
Alternativ knnen Sie die Variante auch ber oder verwenden Sie den Shortcut Strg+s.
den Menpfad Springen > Varianten > Als Nur im Katalog anzeigen: Die Variante Beim nchsten Aufruf des Reports knnen
Variante sichern speichern oder Sie benut- wird nicht bei der Eingabehilfe angezeigt. Sie nun die Variante auswhlen. Klicken Sie
zen den Shortcut Strg+s. Sie ist nur im Katalog zu finden. dafr auf das Symbol
oder whlen Sie den Shortcut Umsch+F5.
2. Es erscheint nun folgendes Fenster: Systemvariante: Dieses Feld wird auto- Es erscheint folgende Dialogbox:
matisch gesetzt und kann nicht vern-
dert werden.

Anschlieend knnen Sie noch die Eigen-


Eine Variante ist eine Menge von ge- schaften der verschiedenen Felder ndern.
speicherten Auswahlkriterien. Mit Hilfe von
Varianten besteht die Mglichkeit, Felder in Musseingabefeld: Das Feld wird als
Reports mit Werten vorzubelegen, Felder Mussfeld gekennzeichnet.
auszublenden oder als Mussfelder zu kenn-
zeichnen. Um nicht bestimmte, sich wie- GPA ausschalten: Wird der Report erneut
derholende Auswahlmerkmale bei jedem gestartet, sind die Felder mit den vorheri-
Aufruf eines Reports erneut eingeben zu gen Eingaben gefllt. Sollen diese Eingaben
mssen, knnen Sie die entsprechenden durch die Variante berschrieben werden,
Werte nur einmal ausfllen und dann als muss diese Einstellung gewhlt werden. Mchten Sie alle zu diesem Report gespei- 5. Die Daten aus der Variante wurden gela-
Verarbeitungsvariante sichern. Fhren Sie cherten Varianten angezeigt bekommen, den und Sie knnen den Report nun mit den
den Report das nchste Mal aus, rufen Sie Feld ohne Wert abspeichern: Beim Start lschen Sie den Benutzernamen im Feld vorhandenen Daten (und eventuell nach der
nur noch den entsprechenden Varianten- der Variante werden vorher eingegebene Erstellt von. Besttigen Sie Ihre Eingaben Eingabe der bentigten Musseingabefel-
namen auf. 1. Tragen Sie zunchst diejenigen Werte in Werte nicht verndert. durch einen Klick auf das Symbol der) ausfhren lassen, indem Sie auf das
die entsprechenden Felder ein, die in der Va- In diesem Bild geben Sie in das Feld Varian- oder drcken Sie die Taste F8. Icon
Einem Report knnen verschiedene riante mit Werten vorbelegt werden sollen. tenname eine Bezeichnung fr die Variante Selektionsvariable: Das Selektionskrite- klicken. Auch hier knnen Sie wieder alter-
Varianten zugeordnet sein, wobei jede einzel- ein. Als Nchstes knnen Sie in dem Feld rium wird beim Programmstart mit Werten 4. Whlen Sie in der nun erscheinenden Dia- nativ aus der Menleiste Programm > Aus-
ne Variante eine bestimmte Art von Informa- Bedeutung eine Kurzbeschreibung der Va- aus den Variantenvariablen versorgt. logbox die gewnschte Variante aus. fhren whlen oder den Hotkey F8 benutzen.
tionen liefert. Fr den Report Mitarbeiter- riante eintragen. Sie haben nun die Mglich- Das System fhrt den Report aus und zeigt
liste kann z. B. eine Variante angelegt sein, keit, durch Markieren weitere Optionen fr BIS-Feld ausblenden: Verfgt die Ein- das Ergebnis in einer Liste an.
um Informationen ber Mitarbeiter in der Fi- den Ablauf der Variante festzulegen: gabe eines Wertes ber ein von- und
nanzbuchhaltung aufzubereiten. Eine andere bis-Feld, kann das Feld BIS ausge-
ermglicht, Informationen ber Mitarbeiter Nur fr die Hintergrundverarbeitung: blendet werden.
in einer anderen Abteilung oder einem ande- Sie mchten die Liste im Hintergrund
ren Firmenstandort zu ermitteln. Varianten drucken lassen. Die Hintergrundverar- Feld ausblenden: Das Feld ist unsichtbar,
und Selektionskriterien sind nicht immer er- beitung sollten Sie immer bei sehr lan- kann aber vorher mit einem Wert vorbe-
forderlich. Sie zu verwenden hilft jedoch, das gen Listen whlen. legt werden. Besttigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick
Reportergebnis krzer und prziser darzu- auf
stellen sowie schneller anzeigen und aus- Variante schtzen: Sie wollen nderungen Feld schtzen: Das Feld ist nicht eingabe- oder drcken Sie die Taste F2. Das Dialog-
drucken zu lassen. Und so gehts: an der Variante durch andere Benutzer bereit. fenster wird geschlossen.