PLAN DE GERENCIA DEL PROYECTO

(CONSTRUCCIN DE NUEVOS PUNTOS DE VENTA DE SUPERTIENDAS

OLMPICA EN EL DEPARTAMENTO DEL ATLNTICO)
Versin N1

ANTONIO CHAR
PATROCINADOR

JOAN P. NOGUERA PORTNOY

GERENTE

OLIMPICA S.A
CLIENTE

Barranquilla, Julio 29 de 2017

 CONTEXTO

Descripcin del proyecto:

Construccin y puesta en servicio de 10 nuevos puntos de venta de Sper Tiendas

Olmpica en los barrios: Recreo, Barrio abajo, Olaya, Magdalena, Paraso, La
Concepcin, Villa Santos, Barrio Rebolo y La Paz.
Nuestras metas a corto plazo son aumentar nuestra presencia en el mercado de
productos de consumo masivo en el departamento del Atlntico, a travs de la
ampliacin del nmero de tiendas. Atacando la amenaza de la competencia y
evitando que su expansin debilite el crecimiento de OLMPICA S.A. teniendo en
cuenta nuestra estrategia de llegar a la mayor cantidad de hogares colombianos y
as mantenernos posicionados como la mejor cadena de almacenes del pas.

Objetivos Especficos:

- Adecuacin de las diferentes secciones de servicio de los puntos de venta.

- Instalacin de generadores para el suministro de energa a los puntos de
venta.
- Instalacin de sistema de aire acondicionado.
- Instalacin de mecanismos de monta carga para movimiento de productos
en bodega.
A) PLAN DE GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS (R.R.H.H.)

1. Organizacin para el proyecto

2. Matriz de Funciones y Responsabilidades:

CARGO
FUNCIONES %
DENTRO COMPETENCI
NOMBR DENTRO DEDICACI
DEL AS
E DEL N AL
PROYECT REQUERIDA
PROYECTO PROYECTO
O

Seguimiento Ingeniero o
a alcance, Arquitecto
tiempo y costo certificado en
del proyecto PMP con un
Gerente de Joan
Decidir mnimo de 15 60%
proyecto Noguera
cambios en el Proyectos de
proyecto construccin
Mantener como Project
informado al Mannager
Sponsor
 Enviar
informes de
avance de Ingeniero o
obra Arquitecto.
Revisar Conocimiento del
Director cronogramas proyecto.
Juan
nacional de y registro de Manejo de 70%
Mendoza
proyectos cambios Personal.
Seleccionar Poder de
contratistas Negociacin
Revisar Manejo de Office
ofertas Project

Seleccionar
equipos
Seguimiento Ingeniero
a avance de Mecnico con
Director instalacin de conocimiento en
nacional de Andrs sistemas. Proyectos de
50%
Mantenimien Ordez Control de Construccin,
to Procesos manejo de
Informar personal y
avances y Liderazgo
cambios en
equipos

Supervisin
de
coordinadores
de obra
Gestin de Arquitecto o
Recursos Ingeniero Civil
Verificacin con experiencia
Interventor
Carlos de mnima de 10
nacional de 50%
Ocampo cumplimiento Obras de
proyectos
de pliegos. construccin de
Revisin de tiendas del sector
pliegos de Retail
licitaciones
Entrega de
Obra
 Licitaciones
de equipos
Revisin de
fichas tcnicas
Control de
Presupuesto
Ingeniero
Seguimiento
Mecnico con
a
conocimiento
adjudicacione
Interventor Luis bsico en
s 90%
de Proyectos Mojica Refrigeracin
Seguimiento
industrial y
a instalacin
equipos
de sistemas
electromecnicos
Revisin y
entrega de
sistemas
Realizacin
de
cronograma

Realizacin
de
Arquitecto,
Pablo Cronograma
Ingeniero o
Prez. Seguimiento
Tcnico con buen
Camilo a contratistas
manejo de
Daz. Solucin de
Coordinador Project, manejo
Laura problemas en 100%
de Obra de Personal,
Correa. obra
experiencia como
Paola Trmite de
residente de
Hernnde documentos
obras de
z. Aviso de
construccin
incumplimient
os

3. Capacitaciones equipo de proyectos

Capacitacin Fecha Asistentes

Cronogramas en Project 31 / 07 / 2017 Coordinadores, interventor

nacional e ingeniero de proyectos

Innovacin en la 8 / 08 / 2017 Gerente de Proyectos, director

Construccin de obras Nacional de Proyectos
civiles

Manejo de Personal 5 / 08 / 2017 Todo el equipo de Proyectos

Seleccin de equipos de 3 / 08 / 2017 Coordinadores e Ingeniero de
Aire Acondicionado Proyectos.

B) PLAN DE GESTIN DE INTERESADOS

I Interesado Estrategi Requisitos Actividad Posici Responsa

D s a o n ble
Expectativ Espera
as da

A Sponsor Gestionar Cumplir los Presentar A Gerente de

Activame objetivos informes FAVOR Proyecto
nte estratgico peridicos
s del de avances
Proyecto de los
objetivos

B Gerente de Gestionar Cumplimie Revisin de A Gerente de

Proyecto Activame nto del Presupuesto FAVOR Proyecto
nte Proyecto y
(Alcance, adjudicacion
Tiempo, es.
Costo) Seguimiento
al
cronograma.

C Proveedore Gestionar Venta de Realizar A Gerente de

s Activame Productos comit de FAVOR Proyecto
nte y Servicios adjudicacin
y Pago a de contrato.
tiempo Seguimiento
a
cumplimient
o de los
proveedores
.

D Espacio Gestionar Respeto Cumplir con A Gerente de

Pblico Activame del espacio requerimient FAVOR Proyecto
nte delimitado os de parte
para la de Espacio
construcci Pblico.
n
E Secretara Mantener Respeto de Cumplir con A Gerente de
de Satisfech las normas requerimient FAVOR Proyecto
Movilidad os de os de parte
movilidad de
Secretara
de
Movilidad.

F Curadura Mantener Cumplimie Informar A Gerente de

Urbana Satisfech nto tcnico sobre FAVOR Proyecto
os de las modificacion
normas y es a realizar
del espacio en la obra
aprobado

G Sanidad / Mantener Cumpla los Adecuar las A Gerente de

Secretaria Satisfech requisitos instalaciones FAVOR Proyecto
de Salud os de higiene de la obra
y salud con base en
las
exigencias
de la
secretara
de salud.

H Barranquilla Mantener Cumplir Mantener al A Gerente de

Verde Satisfech con los da los FAVOR Proyecto
os requisitos permisos
mnimos solicitados
establecido por la
s por las entidad.
normas
ambientale
s

I Personas Mantener Valorizaci Minimizar A Gerente de

vecinas del Informado n del las FAVOR Proyecto
Sector s predio, que situaciones
la que afecten
construcci la
n no afecte tranquilidad
el y el
bienestar bienestar del
sector.
J Departame Mantener Planeacin Mantener A Gerente de
nto de Satisfech y informado al FAVOR Proyecto
Finanzas os Cumplimen departament
Olmpica to del o, sobre
SA presupuest proyeccin
o del de gastos
proyecto del proyecto.

C) PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

1. Requisitos de Comunicacin de los Interesados:

OBJETIVO
TIPO DE
INTERESA DE LA FRECUE HERRAMI RESPONS
COMUNIC
DO COMUNIC NCIA ENTA ABLE
ACIN
ACIN
Sponsor Informar Escrita - Quincena Reunin Gerente de
avance Formal l Proyecto
Gerente de Informar Verbal - Semanal Reunin Ing. de
Proyecto avance Formal Proyecto
Resolver Verbal - Quincena Reunin Ing. de
Proveedores dudas Formal l Proyecto
Solicitar Escrita - Una Vez Oficio Coordinad
Espacio concepto Formal or
Pblico
Secretara Solicitar Escrita - Una Vez Oficio Coordinad
de Movilidad concepto Formal or
Curadura Solicitar Escrita - Una Vez Oficio Director
Urbana concepto Formal Nacional
de
Proyecto
Sanidad/Sec Solicitar Escrita - Una Vez Oficio Coordinad
retaria de concepto Formal or
Salud
Barranquilla Solicitar Escrita - Bimensu Oficio Coordinad
Verde apoyo Formal al or
Personas
Vecinas del Resolver Verbal - Mensual Reunin Coordinad
Sector dudas Formal or
Departamen
to de Informar Escrita - Semanal Oficio Coordinad
Finanzas avance Formal or
Olmpica
S.A
 D) PLAN DE GESTIN DE LOS REQUISITOS

Responsable del Plan: Gerente de Proyecto

Lista de interesados claves:
Sponsor
Gerente de Proyecto
Tcnicas que se utilizarn para recopilar requisitos:
Reuniones, Encuestas, Visitas en sitio, Lluvia de ideas, Benchmarking.
Lista de requisitos histricos que no han sido atendidos:
-Equipos de cmputo para facturacin.
-Seleccin y capacitacin del personal de la tienda.
-Surtido completo de la tienda.

1. Matriz de Recopilacin de Requisitos

PRIORIDAD
REQUISIT (IMPORTANCIA X
O IMPACTO)
IMPORTAN
N /CRITERIO MEDI
INTERESADO CIA (1 A BAJA ALTA
S DE A
10)
ACEPTACI ENTR
MENOR SUPERI
N E 7Y
ES A 7 OR A 9
9
Cumplir los
objetivos
SUPERI
1 Sponsor estratgico 10
OR
s del
Proyecto
Cumplimien
to del
Proyecto
Gerente de SUPERI
2 (Alcance, 10
Proyecto OR
Calidad,
Tiempo,
Costo)
Venta de
Productos y
MEDI
3 Proveedores Servicios y 7
A
Pago a
tiempo
Respeto del
Espacio
4 espacio 7 MEDI
Pblico
delimitado A
 para la
construcci
n
Respete las
5 Movilidad normas de 7 MEDI
movilidad A
Que la obra
cumpla
Curadura
6 tcnicamen 9
Urbana
te con las SUPERI
normas OR
Cumpla los
Sanidad/Secret requisitos
7 7
aria de Salud de higiene MEDI
y salud A
Cumplir con
los
requisitos
mnimos
8 Ambiental establecido 7
s por las
normas
ambientale MEDI
s A
Valorizaci
n del
predio, que
Gente del
9 la 6
Sector
construcci
n no afecte
el bienestar BAJA
Planeacin
y
Cumpliment
1 Departamento
o del 10
0 de Finanzas
presupuest
o del SUPERI
proyecto OR
 2. Matriz de Trazabilidad de Requisitos:

N INTERESADO REQUISITO PRIORIDAD ALTERNATIVAS

DE SOLUCIN
Cumplir los
Alinear el proyecto
objetivos
1 Sponsor SUPERIOR con los objetivos
estratgicos del
estratgicos
Proyecto
Seguimiento y
Cumplimiento del
cumplimiento de
Proyecto
Gerente de las lneas bases
2 (Alcance, SUPERIOR
Proyecto para el
Calidad, Tiempo,
cumplimiento del
Costo)
proyecto
Venta de Cumplir con los
Productos y tiempos
3 Proveedores MEDIA
Servicios y Pago establecidos de
a tiempo pago y entrega
establecer lmites
Respeto del
de la obra con
espacio
4 Espacio Pblico MEDIA base en lo
delimitado para la
acordado con
construccin
espacio pblico
No incurrir en
bloqueo de vas y
Respete las tomar las medidas
5 Movilidad normas de MEDIA respectivas en
movilidad caso de ser
necesario el
bloqueo temporal
Mantener
parmetros
Que la obra establecidos en los
cumpla permisos iniciales e
6 Curadura Urbana SUPERIOR
tcnicamente con informar de
las normas cualquier
modificacin
solicitada
 capacitar al
personal en la
clasificacin de
Cumpla los
Sanidad/Secretaria residuos,
7 requisitos de MEDIA
de Salud comprobar el
higiene y salud
cumplimiento de
las normas de
bioseguridad
no afectar de forma
Cumplir con los
negativa el medio
requisitos
ambiente, e incluir
mnimos
8 Ambiental MEDIA espacios de zonas
establecidos por
verdes o campaas
las normas
a favor del medio
ambientales
ambiente
coordinar horarios
Que la de trabajo para no
construccin no generar traumas en
9 Gente del Sector afecte el BAJA las actividades
bienestar de los cotidianas de las
vecinos zonas
circunvecinas
Cumplir con las
proyecciones de
Planeacin y gastos
Departamento de Cumplimento del establecidas,
10 SUPERIOR
Finanzas presupuesto del mantener al tanto
proyecto de cualquier riesgo,
novedad o
modificacin.

E) PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE

1. Descripcin del Plan de Gestin del Alcance

Responsable del Plan: Gerente de proyecto

Lista de actividades para definir el Alcance:
- Definir los entregables
- Realizar la EDT
- Definir el alcance con base en el desglose de trabajo.
Responsables del proceso para aprobar o rechazar cambios en el alcance:
Sponsor
2. Declaracin del Alcance del Proyecto

Descripcin del Producto del Proyecto:

10 puntos de venta, dotadas de sistema de aire acondicionado,
acometidas elctricas necesarias, red contra incendio, Sistema de
refrigeracin (incluye neveras y cuartos fros), sistema de respaldo
elctrico a travs de planta generadora, sistema CCTV y todos los
permisos requeridos para el funcionamiento de dichas tiendas.

Descripcin del esfuerzo del Proyecto:

Diseo, Contratacin, Seguimiento y Construccin.

Declaracin del alcance:

Diseo, Contratacin, Seguimiento y Construccin de 10 puntos de venta,
dotadas de sistema de aire acondicionado, acometidas elctricas
necesarias, red contra incendio, Sistema de refrigeracin (incluye neveras
y cuartos fros), sistema de respaldo elctrico a travs de planta
generadora, sistema CCTV y todos los permisos requeridos para el
funcionamiento de dichas tiendas.

Lista detallada de todos los entregables del Proyecto:

Ingeniera
Autorizaciones
Contrataciones
Equipos
Montaje
Pruebas de interventora
Entrega a comercial

Exclusiones del Proyecto:

Se excluye el surtido de las tiendas con productos para la venta, el sistema
para la facturacin, actividades de marketing e inauguracin, as como la
seleccin para el personal a laborar y la logstica de ingreso de productos.
3. EDT/WBS (Estructura de Desglose Del Trabajo
4. Diccionario de la EDT/WBS (Estructura de Desglose de Trabajo)
Cdigo (ID) de la Nombre del
EDT Entregable /Paquete
de Trabajo
1 Ingeniera
2 Plan de Gerencia
3 Autorizaciones
4 Contrataciones
5 Equipos
6 Montajes
7 Pruebas e Interventoras
Descripcin del paquete de
trabajo
Es el proceso utilizado en la
construccin de obras, mediante
el cual se hace el estudio de
suelo donde va a ser ejecutada
la obra y la elaboracin de planos
civiles, elctricos y montajes
mecnicos.
Etapa del proyecto en el cual el
gerente realiza el documento del
Plan de Gerencia.
Es la fase del proyecto en la que
se realizan los procedimientos
de las autorizaciones, tales como
la licencia de construccin y
permisos ambientales.
Etapa del proyecto en la cual se
desarrolla el proceso de
licitaciones para proveedores,
estudio y adjudicacin de
contratos.
Proceso mediante el cual se
realiza la seleccin de los
equipos necesarios para la
construccin y adecuacin de la
obra. Tales como generadores,
aires acondicionados y equipos
de refrigeracin.
Ciclo por medio del cual se pone
en ejecucin la obra con todas
sus etapas, desde la obra civil
hasta la instalacin de los
equipos.
Penltima etapa del proceso en
el cual se documentan todas las
pruebas a equipos y se realiza la
auditora final a la obra, para su
aprobacin.

8 Entrega al rea
Comercial
ltima etapa del proyecto en el
cual se realiza y se hace entrega
del Dossier al cliente, se
capacitan a los empleados sobre
el mantenimiento y operacin de
los equipos. Y finalmente se
firma el acta de entrega a
Satisfaccin del cliente.

5. Validacin del Alcance

Responsables de aceptar los entregables parciales y finales del Proyecto:

Gerente de Proyecto
Procesos o actividades para la aceptacin:

Cdigo Entregable Criterios de aceptacin Validador
de la
EDT

1 Ingeniera Factibilidad del estudio de Consultor

suelo. Parmetros Externo
de ingeniera para la
aprobacin de planos.

2 Plan de Gerencia El plan de alcance, tiempo, Gerente de

costo, calidad, riesgo y Proyecto
adquisicin deben estar
incluidos en l.

3 Autorizaciones Los parmetros legales Ente regulador de

deben ser cumplidos. cada rea.
(Ambiental y
Civil)

4 Contrataciones Los requisitos y alcances Abogado

deben estar cubiertos por el
contrato.

5 Equipos Especificaciones tcnicas Ingeniero de

definidas en la fase de Proyecto
seleccin deben ser
cumplidas.
 6 Montaje Parmetros establecidos en Interventor
los planos de Ingeniera Nacional
deben ser cumplidos.

7 Pruebas e Especificaciones de Interventor

Interventoras Ingeniera tales como: Nacional
Operacin y especificaciones
tcnicas.

8 Entrega al rea Satisfaccin del Cliente Gerente de

comercial Proyecto

6. Control del Alcance

Lista de actividades para controlar el Alcance:

-Solicitar Informes para medicin del avance
-Recopilacin de requisitos
-Enunciado del Alcance

DURACI
N
ESTIMA
DURACION
DA
METOD
ACTIVIDADES
CODI O
ENTREGABL
GO
E
EDT
PERT

MAS
PESIMI OPTIMI (P+4M+
PROBA
STA STA O)/6
BLE
Estudio de
10 4 3 5
suelos
INGENIERIA Topografa 5 3 2 3
1 Cimentacin 10 6 4 6
Diseo de
planos 12 5 3 6
arquitectnicos
 Aprobacin
interna de 6 3 1 3
planos
Diseo y
PLAN DE planeacin del
2 12 8 3 8
GERENCIA plan de
proyecto
Trmite de
documentos:
Licencia y 5 3 2 3
Permisos
Ambientales
AUTORIZACI Pago de
4 2 1 2
ONES Impuestos
3
Aprobacin de
Licencia de
Construccin y 8 5 3 5
Permisos
Ambientales
Entrega de
1 1 1 1
Documentos
Documentacin
14 10 8 10
de Licitacin
Anlisis de
CONTRATACI
Invitados(Prove 6 2 1 3
ONES
4 edores
Licitacin 3 2 1 2
Adjudicacin y
Firma de 8 5 2 5
Contrato
Especificacione
9 7 4 7
s Tcnicas
Licitacin de
EQUIPOS 5 3 2 3
Equipos
5 Anlisis de
8 4 3 5
Ofertas
Adjudicacin y
Compra de 30 10 5 13
Equipos
MONTAJES Entrega de 11 5 3 6
Materiales
Realizar Obras
6 42 36 28 36
Civiles
Instalaciones
18 11 8 12
redes Elctricas
 Montaje de
12 11 6 10
SRCI
Instalacin de
8 6 3 6
CCTV
Instalacin de
16 11 9 12
Equipos
PRUEBAS E
Pruebas de
INTERVENTO 8 4 2 4
Operaciones
RIAS
7 Diligenciamient
4 2 1 2
o de Formato
Evaluacin de
4 2 1 2
Desempeo
Realizacin del
10 5 3 6
ENTREGA AL Dossier
REA Jornada de
1 1 1 1
COMERCIAL Capacitacin
8 Recorrido
General de la 3 2 1 2
Obra
Firma de Acta
1 1 1 1
de Satisfaccin

Responsables de realizar seguimiento y control al cumplimiento del

alcance: Gerente de Proyecto

F) PLAN DE GESTIN DEL TIEMPO (CRONOGRAMA)

1. Descripcin del plan de Gestin del Tiempo

Responsable de la gestin del Cronograma: Coordinador de programa.

Responsable o autoridades para aprobar cambios en el cronograma:
Gerente de Proyecto.
Unidades de Medida definidas para la duracin de las actividades: Das
Herramienta o software que se emplea para la programacin y
seguimiento del Cronograma: Project
Lmites de cumplimiento para emitir alertas: 1 Da
 2. Diagrama de red

ANEXO # 1 Diagrama de red

3. Identificacin y Estimacin de la Duracin de Actividades

DURACI
N
ESTIMAD
DURACION A
CODIG METODO
ENTREGABLE ID ACTIVIDADES
O EDT
PERT
MAS
PESIMIS OPTIMIS (P+4M+O
PROBAB
TA TA )/6
LE
A Estudio de suelos 10 4 3 5
INGENIERIA B Topografa 5 3 2 3
C Cimentacin 10 6 4 6
1
Diseo de planos
D 12 5 3 6
arquitectnicos
Aprobacin interna
E 6 3 1 3
de planos
PLAN DE Diseo y
2 F planeacin del 12 8 3 8
GERENCIA plan de proyecto
Trmite de
documentos:
G Licencia y 5 3 2 3
Permisos
Ambientales
AUTORIZACION Pago de
H 4 2 1 2
ES Impuestos
3
Aprobacin de
Licencia de
I Construccin y 8 5 3 5
Permisos
Ambientales
Entrega de
J 1 1 1 1
Documentos
Documentacin de
K 14 10 8 10
Licitacin
Anlisis de
CONTRATACIO
L Invitados(Proveed 6 2 1 3
4 NES
ores)
M Licitacin 3 2 1 2
Adjudicacin y
N 8 5 2 5
Firma de Contrato
Especificaciones
O 9 7 4 7
Tcnicas
5
Licitacin de
EQUIPOS P 5 3 2 3
Equipos
 Q Analisis de Ofertas 8 4 3 5
Adjudicacin y
R Compra de 30 10 5 13
Equipos
Entrega de
S 11 5 3 6
Materiales
Realizar Obras
T 42 36 28 36
Civiles
Instalaciones
U 18 11 8 12
6 MONTAJES redes Elctricas
V Montaje de SRCI 12 11 6 10
Instalacin de
W 8 6 3 6
CCTV
Instalacin de
X 16 11 9 12
Equipos
Pruebas de
Y 8 4 2 4
Operaciones
PRUEBAS E
Diligenciamiento
7 INTERVENTORI Z 4 2 1 2
de Formato
AS
A Evaluacin de
4 2 1 2
A Desempeo
A Realizacin del
10 5 3 6
B Dossier
A Jornada de
ENTREGA AL 1 1 1 1
C Capacitacin
8 AREA
A Recorrido General
COMERCIAL 3 2 1 2
D de la Obra
A Firma de Acta de
1 1 1 1
F Satisfaccin

4. Lnea base del tiempo:

ANEXO # 2: CRONOGRAMA DETALLADO

5. Control del Cronograma

Defina cul ser el procedimiento y los encargados de realizar el

seguimiento al Cronograma y cmo se controlar el mismo: Reuniones
Semanales
Cada cunto se realizar el Seguimiento al Cronograma: Semanal
Quien es el responsable de reportar el avance del cronograma: Ingeniero
de Proyecto
El mtodo, herramienta para realizar el reporte: con diagramas de gannt.
 6. Gestin de Cambios al Cronograma

Definir el mtodo o proceso requerido para autorizar cambios al

Cronograma:

Se realiza una solicitud por escrito, para modificacin del cronograma al

gerente de proyecto.
Se realiza una reunin para estudiar el impacto del cambio en el proyecto.
El gerente decide si autoriza o no la modificacin.

G) PLAN DE GESTIN DEL COSTO (PRESUPUESTO)

1. Descripcin del plan de Gestin del Presupuesto

Responsable de la gestin del presupuesto: gerente del proyecto

Autoridad para aprobar cambios en el presupuesto: Sponsor
Moneda a emplear en el Proyecto: pesos colombianos
Nivel de Exactitud: + / - 7 %

2. Definicin del Presupuesto

ID NOMBRE DEL CANT COSTO COSTO

ENTREGABLE ENTREGABLE UNITARIO TOTAL

1 Ingeniera 1 150.000.000 150.000.000

2 Plan de Gerencia 1 25.000.000 25.000.000

3 Autorizaciones 3 9.000.000 27.000.000

4 Contrataciones 10 30.000.000 300.000.000

5 Equipos 1 1.220.000.000 1.220.000.000

6 Montaje 1 2.550.000.000 2.550.000.000

Pruebas e
7 Interventoras 1 86.000.000 86.000.000
 Entrega al rea
8 comercial 1 12.000.000 12.000.000

TOTAL 4.370.000.000

El valor TOTAL obtenido obedece al valor de 1 tienda, para efectos totales

debe ser multiplicado por las 10 tiendas a construir.

3. Medicin y Control del Presupuesto

I ENTREGABL COSTO CADENA JU A SE O NO

D E TOTAL PRESUPE L G P C V
USTAL O T

1 INGENIERA
150.000. CONTRAT 10
000 O 0%

RECEPCIO 10
N BS 0%

30 70
PAGO % %

2 PLAN DE
GERENCIA 25.000.00 CONTRAT 10
0 O 0%

RECEPCI 10
N BS 0%

30 70
PAGO % %

3 AUTORIZACI CONTRAT 10
ONES O 0%
 27.000.0 RECEPCI 33 66
00 N BS % %

33 66
PAGO % %

4 CONTRATAC CONTRAT 10
IONES 300.000. O 0%
000

RECEPCI 30 20 50
N BS % % %

30 70
PAGO % %

5 EQUIPOS
1.220.00 CONTRAT 50 50
0.000 O % %

RECEPCI 15 15 70
N BS % % %

30 70
PAGO % %

6 MONTAJE
2.550.000 CONTRAT 10
.000 O 0%

RECEPCI 40 30 30
N BS % % %

30 20 50
PAGO % % %

7 PRUEBA E 86.000.00 CONTRAT 10

INTERVENTO 0 O 0%
RA
RECEPCI 50 50
N BS % %
 30 70
PAGO % %

8 ENTREGA A
COMERCIAL 12.000.00 CONTRAT 10
0 O 0%

RECEPCI 10
N BS 0%

30 70
PAGO % %

H) PLAN DE GESTIN DE LA CALIDAD

Lista de normas tcnicas, regulaciones o estndares que el proyectos

debe cumplir:
FUNCIONARIO
NORMA, REGULACIN, QUE VELA POR
N DESCRIPCIN
ESTNDAR EL
CUMPLIMIENTO
1 RETIE, EC 60298:1990 Reglamento Tcnico de Jaime Angulo
Instalaciones Elctricas
2 API 5L, SPEC 7 Reglamento Tcnico de Luis Castro
instalacin de tuberas de
GAS
3 CURADURA URBANA, Garantizar el cumplimiento ngel Luqus
RADICADO NRO. 14-04- de lo aprobado por la
2026 Curadura urbana
(Normativa Interna
OLIMPICA SA)

1. Mtricas de Calidad
PROCEDIMIENTOS
ENTREGABLE EDT MTRICA RESPONSABLE
DE ACEPTACIN
1 INGENIERA Se medirn las Juan Sanz
variables Eficiencia,
Eficiencia, Costo, Tiempo y
costo, Recursos en
 tiempo y parmetros de
Recursos. Ingeniera.
2 PLAN DE Alcance, Se realizarn Martin Flrez
GERENCIA tiempo y auditoras para el
costo. cumplimiento de
procedimientos
administrativos y
normas.
3 AUTORIZACIONES Tiempo, Se realizar Martin Flrez
Estndares acompaamiento y
y seguimiento de las
efectividad. autorizaciones
legales para la
construccin, para
cumplir con los
estndares, en el
tiempo estipulado y
con efectividad.
4 CONTRATACIONES Tiempo, Garantizar la Andrs Yepes
costo, transparencia del
efectividad. proceso de compras
del proyecto.
Auditora del
proceso de
adjudicacin del
10% de
contrataciones.
5 EQUIPOS Tiempo, Garantizar que los Andrs Yepes
costo, equipos entregados
efectividad. sean los comprados
(Nmero de partes
& marca solicitados.
Auditar las 3
compras de equipos
de monto
significativo.
6 MONTAJE Tiempo, Se cumplan los Juan Sanz
efectividad. trminos y
condiciones
acordados entre
proveedor y
Olmpica S.A.
Revisin de pliegos
de contratacin de
los 3 contratistas
 con servicios de
mayor monto.
7 PRUEBA E Estndares Revisin de datos Carlos Mojica
INTERVENTORA operativos vs. Ficha
tcnica.
Realizar operacin
de medicin del
100% de los
equipos instalados.
8 ENTREGA A Calidad y Cumplimiento del Ricardo Prada
COMERCIAL Costo. diseo Vs. la
solicitud del rea
comercial.
Recorrido por la
obra.

2. Actividades de Aseguramiento de la Calidad

Defina el alcance de las pruebas a ejecutar dentro del Proyecto
Auditoras Internas en los procesos de construccin y contratacin.
Funcionarios de calidad asignados a la ingeniera y construccin para darle
seguimiento a los temas de quality en el desarrollo del proyecto.
Qu acciones se van tomar para asegurar que se sigue el Plan del proyecto?
Con las auditoras y el personal asignado al desarrollo del proyecto se cumplir el plan
del proyecto garantizando la calidad.
En caso de existir proveedores/contratistas Qu procesos se van a seguir para
asegurar que el proveedor/contratista cumpla con la calidad esperada de los
entregables?
Previo a realizar una adjudicacin de un servicio, se realizar una auditora de calidad
y seguridad al proveedor, esto con el objeto de ver su estructura organizacional y
verificar la importancia que tiene la calidad en la prestacin de su servicio.
Qu auditorias se requieren y cundo se llevarn a cabo?
Las auditoras se realizarn de forma semanal, los tiempos del proyecto son ajustados
por la necesidad pronta de la construccin de las tiendas.
 3. Monitoreo y Control de la Calidad

Estado
Mtodo de Criterio de
ID Entregable Aceptado/ Firma
validacin Aceptacin
rechazado
1 plan de Garantizar el Cumplimiento Aceptado Jaime
auditora cumplimiento de plan de Mosquera
de al menos auditoras
95% de las establecido
auditoras para la
asignadas ejecucin del
proyecto
2 Informe de 1 Informe Informe con Aceptado Edwin
Ingenieros de diario de los hallazgos, Diaz
Calidad eventos y plan de mejor
desvos y desvos a
encontrados. los eventos
de calidad
encontrados
en el
desarrollo de
construccin
del proyecto.

I) PLAN DE GESTIN DE LOS RIESGOS

1. Roles y Responsabilidades de los Riesgos

Indique quienes sern los encargados de realizar la Gestin de Riesgos en el
Proyecto, indicando sus roles y responsabilidades en cada actividad a desarrollar
en el Proyecto.

ROL RESPONSABLE CALENDARIO

Registro de riesgos Juan Mendoza 29/07/2017
Definicin y seguimiento de
Andrs Ordoez Semanal
disparadores
Plan de contingencia de
Joan Noguera N/A
riesgos
Actualizacin plan de
Luis Mojica Semanal
riesgos
Informes estado de riesgos Funcionario A Mensual
 2. Categora de riesgos estructura de desglose de riesgos (RBS)

3. Definiciones de Probabilidad e Impacto

Tabla de probabilidad (Cantidad de veces que se presenta un riesgo actualice de

acuerdo al proyecto)

Muy
Alto Puede ocurrir en la mayora de las veces, mayor al
(5 90% de probabilidad
puntos)
Alto
PROBABILIDAD Puede que ocurra la mayora de veces, entre el
(4
61%-90% de probabilidad.
puntos)
Medio
Posiblemente ocurra varias veces, entre 41- 60%
(3
de probabilidad
puntos)
 Bajo
Alguna posibilidad que ocurra el evento, con una
(2
probabilidad entre 11% y el 40%
puntos)
Muy
Bajo Insignificante posibilidad que ocurra el evento,
(1 menor al 10% de probabilidad
punto)

Tabla de Impactos

LINE ESCALAS DE IMPACTO DEL RIESGO

AS Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto
BASE (1 punto) (2 puntos) (3 puntos) (4 puntos) (5 puntos)
S
Disminuci Entregables Entregables Disminucin Producto
n del de segundo principales en el alcance final del
Alcan
alcance nivel afectados no aceptable proyecto
ce
insignifica afectados inservible
nte
Retraso Retraso en el Retraso en Retraso en Retraso en
en el cronograma el el el
cronogra planeado en cronograma cronograma cronograma
Tiemp
ma dos planeado en planeado en planeado en
o
planeado semanas. un mes. dos meses ms de 2
menor a 5 meses.
das.
Aumento Aumento en Aumento en Aumento en Aumento en
en los el costo de el costo del el costo del el costo del
costos del entre 2% y proyecto proyecto proyecto
Costo
proyecto 9% entre el 10% entre el 20% superior al
hasta el y 19% al 40% 40%
1%
La Los Los Los Los
variacin entregables entregables entregables entregables
de difieren entre difieren entre difieren entre difieren ms
calidad de el 2% y 9% el 10% y el el 20% y el del el 40% de
Calida
los de las 19% de las 40% las las
d
entregabl especificacio especificacio especificacio especificacio
es es nes nes nes nes
inferior al realizadas realizadas. realizadas. realizadas.
1%.
Matriz de probabilidad e impacto (Utilice esta matriz para jerarquizar los riesgos)

Muy
5 5 10 15 20 25
Alto
Alto 4 4 8 12 16 20
PROB Medi
ABILID 3 3 6 9 12 15
o
AD Bajo
2 2 4 6 8 10
Muy
1 1 2 3 4 5
Bajo
1 2 3 4 5
Muy Muy
Bajo Medio Alto
Bajo Alto
IMPACTO

Nivel riesgo muy alto Nivel riesgo alto Nivel riesgo medio
Nivel riesgo bajo

4. Registro de Riesgos y Anlisis Cualitativo

Amen
Nombre Fecha Imp Sc Es
Categor aza Proba
del identifi act or cal
a RBS /oport bilidad
riesgo cacin o e a
unidad
Escasez Ries
de 21/07/201 go
Amenaza 4 4 16
Materiale 7 muy
s alto
Especific Ries
aciones 22/07/201 go
Tcnico Amenaza 2 4 8
fuera del 7 Medi
mercado o
Disminuci
Ries
n de la Oportuni 25/07/201
1 4 4 go
tasa de dad 7
Bajo
cambio
 Invierno Ries
21/07/201
Prolonga Amenaza 2 3 6 go
7
do Bajo
Demora Ries
en 21/08/201 go
Amenaza 4 5 20
Importaci 7 Muy
n Alto
Externo Incumpli Ries
miento de go
tiempos Medi
de 15/09/201 o
Amenaza 2 5 10
entrega 7
del
contratist
a
Cambio Ries
gerente 15/09/201 go
Amenaza 1 4 4
de 7 Bajo
proyecto
Ries
Reducci
Organiz 29/07/201 go
n de Amenaza 2 4 8
acional 7 Medi
PPTO
o
Incapacid Ries
ad de 21/10/201 go
Amenaza 1 3 3
Coordina 7 Bajo
dor
Ries
Prdida 21/10/201
Amenaza 1 4 4 go
de Actas 7
Bajo
Seguimie Ries
Direcci
nto de Oportuni 21/10/201 go
n de 5 2 10
avances dad 7 Medi
proyecto
por apps o
s
Problema Ries
s entre 21/08/201 go
Amenaza 3 2 6
compaer 7 Bajo
os
 5. Ranking de Riesgos

I Disparador
D (evento que Responsa
Nombre del Sco Descripci advierte de Efecto del ble
riesgo re n la riesgo disparado
ocurrencia r
del riesgo)
1 Demora en La El Incumplimi Luis
importacin importaci departamen ento en el Mojica
n de to de cronogram
equipos y logstica a.
materiales advierte
especiales demora por
20
se retrasa. falta de
documenta
cin o por
mal clima
en el
transporte..
2 Escasez de Los Los Incumplimi Coordinad
Materiales proveedor Proveedore ento de or
es no s piden cronogram
tienen plazo de a..
disponibili entrega
dad de debido a
16
materiales que no
por alta podrn
demanda. cumplir
fecha de
entrega
solicitada..
3 Incumplimien Los El Atraso en Coordinad
to de tiempos contratista coordinador entrega or
de entrega s no informa que final de la
del cumplen un tienda
contratista compromi contratista
10
sos no est
pactados entregando
en compromis
cronogram os
a. adquiridos.
4 Reduccin El EL gerente Reduccin Joan
de 8 Sponsor de proyecto de los Noriega
Presupuesto decide anuncia recursos y
 reducir el decisin cambio en
presupues tomada en el alcance
to debido reunin de del
a que han avance proyecto
bajado las
ventas.
5 Especificacio Los En Cambio en Juan
nes fuera del diseos licitaciones los Mendoza
mercado solicitan se reciben entregables
materiales preguntas o del
o equipos comentario proyecto
8 que no s diciendo
estn que no
disponible existe
s en el disponibilid
mercado ad de lo
solicitado

6. Plan de Respuesta a los Riesgos

I Estrategia Actividades
D de respuesta Responsabl
Nombre del
(pueden ser Fecha e
riesgo
varias segn el Actividades
riesgo)
Realizar 1.1 Vigilar 22/08/201 Luis Mojica
seguimiento pronsticos de 7
Demora en continuo a las huracanes.
1
importacin importacione 1.2 Revisar
s a realizar documentaci
n pertinente
Disear con 2.1 Definir 22/07/201 Carlos
Variedad de cules sern 6 Ocampo
materiales o los elementos
Escasez de
2 sustitutos que se van
Materiales
adquirir y
proponer
sustitutos
Complement 3.1 Solicitar un 25/08/201 Coordinador
Incumplimiento
ar cronograma 7
de tiempos de
3 actividades detallado al
entrega del
con nuevos contratistas,
contratista
contratistas, dejando
 aplicar provisiones de
plizas tiempo de
posibles
incumplimiento
s
3.2 En caso de 30/10/201 Carlos
incumplimiento 7 Ocampo
de los plazos
del contrato se
corrern las
plizas de
cubrimiento
Reducir 4.1 En caso de 30/10/201 Luis Mojica
alcance del reduccin de 7
Proyecto presupuesto,
Reduccin de se realizar
4
Presupuesto comit de
verificacin de
especificacion
es tcnicas.
Cambiar a 5.1 Realizar 30/10/201 Luis Mojica
Especificacion proveedores nueva licitacin 7
5 es fuera del de elementos con materiales
mercado sustitutos o equipos
sustitutos

J. PLAN DE GESTIN DE ADQUISICIONES

1. Definicin de adquisiciones requeridas

te Descripci Enunciado Fecha Encarga Encarga Componente

m n del de do de do de de la WBS
Trabajo Requisic Efectuar Adminis
in Adquisi trar
cin Adquisi
cin

1 Ingeniera Se requiere 20/07/20 Gerente Intervent 1.3 GESTIN

contratar el 17 de or de GERENCIA
servicio de Proyecto Proyecto DEL
Diseo y e PROYECTO
elaboraci Intervent
 n de los or
planos Nacional
arquitectn (Luis
icos y Mojica-
elctricos Carlos
de la obra. Ocampo)

2 Autorizacio Se 27/07/20 Coordina Coordina

nes requiere la 17 dor dor 3.1
gestin de (Pablo LICENCIA DE
Licencia y Prez) CONSTRUCCI
Permisos Coordina N
Ambientale dor 3.2
s para el (Camilo PERMISOS
montaje y Daz) AMBIENTALE
construcci S
n de la
obra.

3 Contrataci Es 27/07/20 Director Intervent 4.3

ones necesario 17 Nacional or de CONTRATO
el estudio de Proyecto
de Proyecto y
Proveedor Intervent
es para la or
Licitacin Nacional
de obra (Luis
civil y Mojica-
materiales Carlos
necesarios Ocampo)
para el
inicio de la
obra y
realizar el
debido
proceso de
Adjudicaci
n de
contratos.
4 Equipos Se 4/08/201 Intervent Intervent 5.1
requiere la 7 or de or de GENERADOR
adquisicin Proyecto Proyecto ES
de equipos (Luis ELCTRICOS
de Mojica) 5.2
refrigeraci AIRES
n, aires ACONDICION
acondicion ADOS
ados y 5.3
generador EQUIPOS DE
es REFRIGERAC
elctricos IN
para la
operacin
del
proyecto.

5 Pruebas e Se 3/10/201 Director Intervent 7 PRUEBAS E

Interventor requiere la 7 Nacional or de INTERVENTO
as contrataci de Proyecto RIAS
n de Proyecto e
Asesores Intervent
Externos or
para la Nacional
auditora (Luis
final del Mojica-
proyecto. Carlos
Ocampo)

2. Tipo de contrato

tem Descripcin Tipo de Contrato Monto del Periodo de

Contrato Vigencia del
Contrato

1 Ingeniera PRESTACIN DE 150.000.000 20/07/2017

SERVICIOS (COP) 04/08/2017
 2 Autorizaciones PRESTACIN DE 27.000.000 27/07/2017-
SERVICIOS (COP) 11/08/2017

3 Contrataciones PRESTACIN DE 300.000.000 27/07/2017-

SERVICIOS (COP) 18/08/2017

4 Equipos PRESTACIN DE 1'220.000.000 27/07/2017-

SERVICIOS (COP) 18/08/2017

5 Pruebas e PRESTACIN DE 86.000.000 16/10/2017-

Interventoras SERVICIOS (COP) 21/08/2017

FIRMAS

Elabor: Gerente de Proyecto:

Nombre Jessica Prez Nombre: Joan P. Noguera Portnoy

Asistente de Gerencia Gerente de Proyecto