AUTOMATIZACIN DE BIBLIOTECAS

Introduccin
La automatizacin ha entrado en casi todas las actividades de los seres humanos.
Tanto en los procesos materiales como en los intelectuales. Las bibliotecas no escapan a
esta nueva regla del juego productivo. Los documentos y la informacin contenida en
ellos, al tiempo que su tratamiento, son objeto de automatizacin. El crecimiento que han
experimentado a lo largo del siglo XX (explosin de la informacin, crecimiento
exponencial), ha hecho que los tradicionales procedimientos manuales se vean
incapaces de identificarlos y describirlos con una cierta exhaustividad; mucho menos de
fijar su contenido adecuadamente, de almacenarlos con orden, de recuperarlos con
precisin, ni de controlar su circulacin.
Con ello, se impeda que las bibliotecas, y los centros de documentacin en
general, cumplieran su razn de ser: facilitar informacin y, en su caso, documentos, para
que sean la base sobre la que se construye el conocimiento (que a su vez genera nueva
informacin y, con ello, progreso). Esta tarea exige el manejo de una enorme serie de
datos, que no son factibles sino con la creacin y el mantenimiento de ficheros, desde
donde pueda suministrarse la informacin. El quehacer bibliotecario supone la
realizacin de un gran nmero de operaciones repetitivas, en las que los datos se
relacionan entre s. Es precisamente la automatizacin de estos datos, estructurados en
ficheros homogneos, la que ha permitido optimizar el aprovechamiento de los recursos
de la biblioteca. Algo que va muy unido con la capacidad financiera de los centros, pues
permite una ampliacin de las disponibilidades materiales y humanas de los mismos y,
por lo tanto, de su credibilidad.
Podemos definir la automatizacin como la sustitucin, en un proceso dado, del
operador humano por dispositivos mecnicos o electrnicos. Estos dispositivos tienen la
capacidad de operar por s mismos, una vez que han sido puestos en funcionamiento.
Centrndonos en el mundo de las bibliotecas, a la hora de ver los instrumentos que han
servido para llevar a las mismas las tecnologas de la informacin y de la comunicacin,
podemos hablar de 3 elementos fundamentales:
1. La informtica
2. Los soportes de almacenamiento masivo de la informacin (discos
compactos)
3. Las redes telemticas
 1. LA INFORMTICA
El trmino es un acrnimo, proveniente de INFORrmacin autoMTICA. Es la
informacin tratada mediante ordenadores. Por extensin, aplicamos el trmino al
conjunto de tcnicas, dispositivos y programas que hacen posible este tratamiento, y al
conjunto de conocimientos necesarios para conseguirlo.
Antes de la aparicin de la informtica, las tecnologas analgicas haban
introducido en el mbito de las bibliotecas nuevos soportes y tipos documentales, dando
paso a la seccin de la mediateca e, incluso, a la creacin de nuevos centros: fonotecas,
videotecas, filmotecas, fototecas, etc. La tcnica fotogrfica se utilizaba en aplicaciones
que permitan un sensible aumento de capacidad de almacenamiento de informacin. Las
microformas, utilizadas desde la segunda dcada del siglo pasado, tanto en microfilm
como en microficha, reducan entre un 60% a un 90% el espacio ocupado. La
documentacin histrica depositada en importantes archivos, los documentos secundarios
elaborados para su descripcin (catlogos del archivo vaticano), o la existencia de centros
como la UMI (University Microfilms International), en su produccin de revistas y tesis
doctorales, son buena muestra de lo que decimos. Posteriormente, la fotocopiadora se
aplic a las actividades de reproduccin de documentos. El fax a las de prstamo
interbibliotecario. El telfono facilit en gran medida las comunicaciones.
Pero va a ser el ordenador el aparato que transforme los procesos en el
tratamiento de la informacin. En el desarrollo de este dispositivo automtico tiene algo
que ver el mundo de la documentacin. Equipos de tcnicos en informtica y de tcnicos
en informacin han trabajado conjuntamente, a lo largo de aos, perfeccionando sus
sistemas. En definitiva, se trataba de conseguir un tratamiento ms eficiente de los datos.
Por ello, los beneficios llegados a las bibliotecas han sido abundantes: a) programas y
formatos para tratar grandes volmenes de informacin; b) realizacin de una serie de
aplicaciones informticas (listados, bsquedas, acceso remoto...) al campo de la
documentacin, en lo que venimos denominando informtica documental.
Estas posibilidades de la informtica no se han plasmado por igual en las diversas
bibliotecas, archivos y centros de documentacin en el mundo. En concreto, en Espaa,
nos tenemos que asomar a la ltima dcada del siglo XX, para poder hablar de una
automatizacin generalizada, al menos en los centros pblicos y de investigacin. Algo
que no debe extraarnos, si vemos que los estudios universitarios de Biblioteconoma y
Documentacin (es decir, el tratamiento cientfico de libros y documentos) se ponen en
marcha en 1982, en Granada (fruto del R.D. 3104/1978), siguindole Salamanca (1987),
Murcia (1989), y Alcal, Oviedo, Valladolid, Zaragoza (1990).
Centrndonos en la informtica y su aplicacin en bibliotecas, vemos que su
desarrollo pasa por cuatro fases:
a) Aos sesenta del pasado siglo. Grandes ordenadores en las grandes bibliotecas
norteamericanas. Se elaboran programas de gestin propios. Son los sistemas
cerrados
b) Aos setenta-principios de los ochenta. Circuitos integrados y aparicin de
microordenadores compatibles (IBM). Los programas de gestin bibliotecaria son
preparados por empresas comerciales; son los programas llave en mano
 (NOTIS, VTLS, en USA. Dobys/Libis, SABINI, ABSYS, etc.) Desarrollo del
formato MARC

c) Mediados los ochenta-entrados los noventa. Edicin electrnica en los nuevos

soportes (CD-ROM). Desarrollo de protocolos para redes. Aparicin de los
OPAC. Inicio de la telemtica
d) Mediados de los noventa en adelante. Desarrollo de las redes de
telecomunicaciones e implantacin de Internet.
Como decamos, el aparato que nos permite el tratamiento automtico de la informacin
es
El Ordenador
Es la mquina dotada de elementos electrnicos, que permite transformar,
organizar y presentar los datos que elabora. Realiza una representacin fsica del
conocimiento, hecha para su comunicacin por medio de mquinas.
La informacin que maneja es un conjunto de instrucciones y de datos. Toda esta
informacin (sea texto, sonido o imagen) se almacena y manipula en forma de nmeros,
expresada no en un sistema decimal, sino codificada en dgitos binarios (0 y 1), pues los
dispositivos electrnicos que tiene solo pueden estar en dos posiciones: encendido + (1) o
apagado (0), a los que denominamos bit (BInary digiT), constituyendo ste la unidad
elemental del sistema de notacin electrnica (uno de los dos dgitos). La combinacin
de varios bits (normalmente en series de ocho, llamado tambin octeto) forma el byte
(BinarY TErm), conjunto de bits necesarios para la transcripcin de un carcter en
lenguaje legible por ordenador, por los que suele medirse la memoria del ordenador
(1Kbyte = 2 bytes = 1.024 bytes; 1 Mb. = 2 bytes = 1.048.576 bytes).
En el cdigo binario, cada letra o carcter, onda sonora o imagen tiene un valor
numrico que se le ha asignado (un nmero predeterminado segn el formato que
adoptemos), lo cual convertimos al cdigo binario traducindolo en bits (lo codificamos).
Sea cual fuere el tipo de informacin codificada, esta puede almacenarse como un bloque
de nmeros en cdigo binario. A dicho bloque se le llama archivo y, adems de contener
los nmeros que representan los datos, incluye cdigos relacionados con el nombre del
archivo, el tipo de informacin que contienen los mismos y la organizacin de sta.
En el ordenador vamos a hallar dos partes bien diferenciadas:
- el hardware: el equipo mecnico y electrnico. Lo que se ve y se toca
- el software: componentes lgicos o conjunto de programas
1. Hardware
Est compuesto por todos los elementos internos y externos que se ven y se tocan.
El objetivo primero de la utilizacin del ordenador es la realizacin de trabajos
repetitivos (contar, leer, escribir, etc.) con seguridad y rapidez. A un ordenador le
pedimos cuatro cosas:
- que lea, <<asimile informacin exterior>>
- que recuerde, <<retenga e identifique la informacin>>
- que procese, <<elabore y relacione los datos aritmtica y lgicamente>>
- que escriba, <<represente la informacin>> = nos d acceso a ella
Esta disponibilidad que le suponemos (que nos da una visin antropomorfa de los
equipos informticos), condiciona la estructura que tiene:
dispositivos de entrada unidad central dispositivos de salida

En la unidad central se alojan los rganos de tratamiento y control. En ella, destaca la

Unidad de Proceso Central (CPU), el microprocesador al que van a ir dirigidas las
peticiones que le hacemos, y desde el que van a salir las rdenes a los dems dispositivos
para que se procesen las mismas. El rendimiento de un ordenador depende de la
velocidad de este cerebro, la cual la medimos en herzios; ahora ya tienen cerca de 2 gigas
con lo que son capaces de tomar ms de 400 millones de decisiones por segundo (1
megahercio equivale a 1 milln de tictacs por segundo). Por otro lado, est la capacidad
de memoria del disco duro (ahora, los Pentium tienen ya algunos gigas 20 o ms-) y la
capacidad de memoria RAM, que es como el cuaderno borrador del ordenador, desde el
que suele realizar las operaciones (algunos cientos de megas en la RAM),. La
informacin que recibe es de dos tipos: instrucciones y datos. As, por un lado, realiza
clculos, y, por otro, interpreta los datos (secuencias de bits) y los distribuye por los
buses.
Las instrucciones las recibe el procesador desde la memoria RAM (memoria de
acceso aleatorio), que es el lugar donde se instalan, de forma temporal, los programas que
el ordenador ejecuta en un momento dado, junto al sistema operativo. Est compuesta
por filas de chips, cuya capacidad se mide en bytes (Mb); esta puede ampliarse,
introduciendo ms chips. La RAM tiene forma de tarjeta, introducida en unas ranuras.
Las instrucciones y los datos son transportados en forma de impulsos elctricos por el
Bus, que es la red de finas pistas metlicas adherida en la placa base del ordenador. Los
ordenadores disponen de buses distintos; los que conectan el procesador con el resto del
ordenador se denominan bus del sistema, y son el de datos, el de direcciones y el de
control.
Los dispositivos de entrada y los de salida constituyen el segundo elemento del
hardware, a los que denominamos perifricos. Entre los de entrada, destacan el teclado y
el ratn. Entre los de salida, el monitor y la impresora. Los hay que pueden cumplir las
dos funciones, como los disquetes, CDs, mdem, etc. En el interior del ordenador, sobre
la placa base, se hallan unas ranuras de expansin; en ellas, pueden introducirse tarjetas
de expansin para aumentar las prestaciones del aparato (sonido, juego, mdem, etc.). Se
conectan hacia el interior por los buses, y hacia el exterior por los puertos. Los puertos
suelen estar en la parte posterior (tienen forma de enchufe de variadas formas), y
conectan, tambin, a los perifricos (ratn, impresora, teclado, monitor, etc.). La
particularidad de los puertos actuales (USB es el ms caracterstico) es que sirven para
conectar varios perifricos, al tiempo que proporcionan electricidad al mismo (no
necesitan conectarse independientemente).
Una vez realizadas las operaciones pertinentes, terminado el trabajo, el ordenador
almacena los programas empleados y los datos en la memoria auxiliar (discos
magnticos y pticos). El principal dispositivo lo contiene el mismo ordenador y lo
denominamos disco duro (memoria auxiliar masiva); su capacidad de almacenamiento se
mide por mega o gigabytes (un megabyte equivale, aproximadamente, a un milln de
bytes). Los discos duros son delebles (pueden borrarse) y de acceso aleatorio. A ellos, se
une la memoria auxiliar externa, que puede ser deleble (disquetes), de slo lectura (CD-
ROM, DVD-Rom), grabables (CD-Recordable), o reescribibles (CD-ReWritable). (En
los disquetes y discos duros la informacin se graba en forma concntrica, circular,
denominada pista, cada una de las cuales se divide en una serie de arcos, los vectores. En
los discos pticos la informacin se graba en espiral. Los RW son magnetopticos, se
graban magnticamente y pueden borrarse).

2. Software
Es el conjunto de instrucciones que indican al hardware, mediante los programas,
qu hacer y cmo interactuar con el/a usuario/a. Si el hardware es el componente fsico,
el software es el componente lgico del ordenador.
Podemos definir al programa como un conjunto de instrucciones, ordenadas
adecuadamente, que indican, a requerimiento del/a usuario/a, las operaciones que los
distintos dispositivos fsicos deben realizar sobre una serie de datos, para obtener los
resultados deseados. Se escriben en lenguajes artificiales, llamados lenguajes de
programacin. Toda la informacin que procesan es digital. Unos ya los contiene el
hardware, otros los introducimos con los perifricos (discos). Algunos se utilizan como
herramientas de produccin, por ejemplo los procesadores de texto, y se les llama
aplicaciones; otros desarrollan productos de ocio: los juegos. Se almacenan en un disco:
bien en el disco duro, en un disquete o en un disco compacto. Cuando lo utilizamos,
algunos de sus datos se instalan en la RAM, desde donde la UPC accede a ellos.
Admiten distintas clasificaciones, pero para nuestro estudio, los dividiremos en
tres grandes grupos: los sistemas operativos, los programas de aplicacin y los programas
de comunicaciones.
El sistema operativo es el software de control principal del ordenador; se encarga
de manejar el teclado, el monitor, las unidades de disco y de ejecutar los programas.
Gestiona ficheros en el disco duro y el trfico de seales. Cuando conectamos un PC, se
carga automticamente en la RAM. El sistema ms extendido es Windows, de Microsoft,
que incorpora una interfaz grfica de usuario (IGU), con pictogramas, proveniente de
Macintosh, lo cual facilita su uso al no tener que teclear comandos en la pgina en
blanco. Pero va tomando fuerza el sistema Linux, de cdigo abierto. Otro es UNIX,
empleado ms en grandes ordenadores.
Los programas de aplicacin, realizados en programas de alto nivel, gestionan
una tarea determinada (control de vuelos...). Son los que nos interesan, pues entre ellos se
hallan los que realizan la automatizacin de las bibliotecas (SABINA, Dobis-Libis,
Absys, Libertas, etc.), aparecidos en la dcada de los ochenta, y los que gestionan las
bases de datos (los SGBD).
Los programas de comunicaciones gestionan las conexiones entre los ordenadores
dentro de una red.
Hemos dicho que los programas tienen lenguajes de programacin, los cuales
pueden ser de alto nivel (JAVA, COBOL, VISUAL BASIC...), no entendibles
directamente por la mquina, que necesita de lenguajes ensambladores; pero ello evita
que pertenezcan solo a una marca o a un sistema. En concreto, JAVA, nacido en 1995,
supuso un adelanto definitivo para el mundo de la informacin, por el modo cmo
permite recuperarla y presentarla.
Como ltimo elemento del software, tenemos la informacin digital, a la que ya
nos hemos referido. Decir solamente que para evitar la disparidad de secuencias en los
diversos lenguajes y signos, la ISO se ha propuesto normalizar el asunto con el ISO-
10646, que equivale al UNICODE (esquema de mapa de caracteres internacional
considerado actualmente un estndar. Fundamentalmente, utiliza 2 bytes (16 bits) para
almacenar cada carcter).
Se habla de que estamos en la cuarta generacin de ordenadores. La primera
comienza en 1945, ao en el que se pone en marcha el primer ordenador electrnico. Se
fabrican mquinas de grande dimensiones, con un gran gasto. Por entonces, no
procesaban; eran unas grandes calculadoras que efectuaban unas 1.000 sumas por
segundo. La segunda surge en 1956 con la invencin del transistor; un dispositivo que
redujo de manera considerable tanto el tamao como el precio. Consigue 10.000
operaciones por segundo. La tercera est marcada por la aparicin, en 1964, de los
circuitos integrados. Entonces ya eran capaces de llegar al milln de sumas por segundo.
La cuarta etapa hemos de situarla en la dcada de los setenta del siglo pasado, unida al
diseo de los ordenadores personales, extendidos en empresas y hogares, que aumentan
sus prestaciones considerablemente, e incorporan interfaces y perifricos que facilitan su
uso al personal profano en tecnologa informtica. Es la poca de la microinformtica
(disminuye el tamao y el precio). En ella, los ordenadores consiguen tomar cientos de
millones de decisiones por segundo.
Los dos modelos por excelencia han sido: a) el Apple, de Macintosh, aparecido
en 1976, obra de Steven Wozniak y Steven Jacobs; en 1983 sac al mercado el modelo
Lisa, que incorpora ratn (ya creado en 1963 por Doug Engelbart, en la Universidad de
Stanford) e interfaz de iconos, el primer ordenador manejado de forma intuitiva. A pesar
de estas innovaciones, no tuvo el tirn comercial esperado, pues las empresas haban
hecho grandes inversiones en tecnologa PC, y los Apple Mac no eran compatibles. Su
utilizacin qued en ambientes selectivos, como los de investigacin, siendo una
herramienta fundamental para la autoedicin; b) y el Personal Computer (PC), de IBM,
que en 1981 incorpor el procesador de Intel, y el sistema operativo DOS de Microsoft;
en 1987, adopta el ratn, y sale con el sistema operativo Windows (que Microsoft ha
lanzado en 1985), el cual incorpora una interfaz grfica de usuario semejante a la de
Macintosh. En 1991, IBM presenta su primer ordenador porttil.
Los ordenadores, desde los aos setenta, han ido incorporando tecnologas, que
les permiten comunicarse en redes (mdem en 1976; navegador en 1995, etc.), al tiempo
que se adaptan a la edicin y transmisin multimedia.
Bien, tenemos ya un aparato con su parte fsica y su parte lgica, con la que
podemos realizar el tratamiento electrnico de la informacin. Podemos organizar la
informacin que generamos. Podemos realizar el proceso de datos: la adquisicin,
representacin, tratamiento y transmisin de la informacin a travs de ordenadores. Con
ello, en las bibliotecas y en los centros de documentacin, vamos a operar sobre las
distintas unidades de informacin: con los datos. Partimos del con el bit (Binary digIT),
cada uno de los dgitos binarios, cuya unin nos llevar al byte (BinarY TErm), la unidad
de informacin bsica; la unin de estos, constituirn los campos, los cuales, una vez
agrupados, forman el registro: las frases que tienen sentido informticamente; el
conjunto de estos, dan paso a los archivos o ficheros: conjunto homogneo de datos (de
libros, proveedores, autoras/es, etc.). Varios ficheros, organizados para su difusin, es
una base datos: integra los ficheros que la componen, dota de independencia a los datos
en relacin a los programas. Podemos ampliar el panorama, si paramos en que los
ficheros se actualizan y leen (selectivamente o de forma secuencial), y sobre ellos se
realizan distintas operaciones. Cuando se hacen de forma coordinada, desde un mismo
centro, tenemos un sistema informatizado integrado. Cuando distintos centros
independientes, desde una base comn de datos, participan de servicios del sistema,
tenemos una Red.
Los datos los vamos a tener disponibles, fundamentalmente, en dos modalidades:
a) en diferido (no estn utilizables continuamente, ni son actualizados en el momento); b)
en lnea. El tratamiento electrnico: permite la creacin de servicios y sistemas de
informacin para bibliotecas, que producen tipos documentales en diversos formatos
(impresos, COM, en lnea, etc.), de los que participan varios centros; hace posible una
nueva forma de gestin bibliotecaria, tanto en los trabajos como en los servicios
bibliotecarios.
La biblioteca informatizada
Contamos ya con los ordenadores en la biblioteca como una herramienta ms. En
este punto, tenemos que mirar la biblioteca: a) como depositaria del saber colectivo de la
humanidad; b) y como un sistema.
La biblioteca, en primer lugar, debe ser considerada como el lugar de
almacenamiento del saber colectivo de la humanidad. Las personas disponemos de:
memoria y de inteligencia. La inteligencia es social, gracias al lenguaje y a la tcnica. El
lenguaje permite acceder a las experiencias ajenas; la tcnica permite incidir en el
entorno. El lenguaje, pues, permite la acumulacin de percepciones, que pasan a ser
cultura. La oral tiene dos carencias: es limitada (capacidad de la memoria), y no puede ir
a distancia por s misma. La escrita corrige estas carencias, requiriendo cierta capacidad
proyectiva y el aprendizaje de tcnicas (leer y escribir). Su plasmacin es el soporte del
saber colectivo. De ah, la importancia de los centros documentales: su eliminacin
supondra dejar a la humanidad sin memoria, desorientada.
Pero no termina aqu su labor; no es un almacn tal cual. Tiene que incrementar,
localizar -recuperar- y difundir. Por ello, necesita unas tcnicas -y personas que las
pongan en marcha- para gestionar la gran cantidad que hoy demanda la sociedad, en la
que la informacin se considera como la riqueza ms importante.
Esto nos lleva a considerar la biblioteca como un sistema compuesto de ncleos
de actividad que, a su vez, se componen de procesos, funciones y estas de tareas
(Sistema: conjunto organizado de personas, procedimientos, recursos tcnicos y
econmicos, que trabajan para la consecucin de un objetivo, mediante la realizacin de
actividades formadas por un conjunto de procesos, que se pueden descomponer en
funciones y tareas).
Los ncleos de actividad bsicos son:
- Seleccin y Adquisiciones
- Catalogacin y Clasificacin
- Informacin bibliogrfica
- Circulacin (servicios de acceso al documento)
 - Administracin y Gestin
- Estadsticas (en el caso de la automatizacin)
(Dar o ver las fotocopias que desglosan las tareas y funciones. P 16-19, 24-29)
Pero, porqu automatizar?, pues si bien la automatizacin hace posible una
nueva forma de gestin bibliotecaria, en cuanto al objetivo final -tratamiento y difusin
de la informacin- no lo vara sustancialmente; no obstante, tenemos varias razones:
a) lo hace de forma ms segura, econmica y rpida
b) libera de labores repetitivas y aburridas
c) facilita el proceso de un gran volumen de datos, de forma integrable ( con las
bases de datos, cada una de sus operaciones puede ser aprovechada por otras)
d) se aplica en Adquisiciones, Proceso Tcnico y Circulacin
e) posibilita un acceso ms rpido a la informacin
f) mejora el prstamo, evitando el colapso del sistema manual (colas en
mostradores)
g) aumenta la cooperacin bibliotecaria
h) facilita estadsticas
i) facilita la normalizacin, ya que sirve para las diversas secciones
j) dispone de una informacin actualizada para gestionar los recursos
k) su finalidad es la recuperacin de la informacin (OPAC)
l) permite compartir recursos.
Elementos de un Sistema Automatizado de Bibliotecas:
1. Los recursos humanos
2. Los datos o informacin (objeto de la informtica)
3. Normas y formatos
4. Equipamiento fsico o hardware
5. Programas o software.
1. Los recursos humanos. Es el elemento principal, en el que existe la inteligencia y los
conocimientos. No podemos olvidar que la automatizacin es slo un instrumento ms.
Segn venimos diciendo, suprime las tareas rutinarias, requiriendo precisin y calidad, lo
que exige formacin en el personal que la lleva. Dentro de ste, tenemos:
h) personal bibliotecario: conocimientos informticos bsicos para aplicar funciones,
procesos y tareas. Tiene que conocer las normas y formatos. De l sale el personal
responsable
i) personal auxiliar de biblioteca: conocimientos informticos para gestionar carns
y publicaciones, adems de la ubicacin de materiales
j) personal auxiliar administrativo: ofimtica y, tambin, bibliotecas
k) personal informtico: mantenimiento y explotacin de los equipos de la red de
rea local y de telecomunicaciones. Nuevas aplicaciones.
2. Los datos. Informacin e informtica devienen en inseparables, por la complejidad
que ha adquirido la primera. Ya hemos hablado brevemente de los datos, y volveremos a
hacerlo cuando hablemos del modo fundamental en que se organizan automatizadamente:
en bases de datos. Decir ahora que:
a) contamos con datos numricos (gestin econmica), y alfanumricos poco
formalizados (ficheros de proveedore/as y usuaria/os) y muy formalizados
(bibliogrficos), los cuales deben normalizarse documental e informticamente
 b) son datos de longitud variable, tanto en campos como en registros
c) repeticin de datos. Que lo permita el sistema para evitar campos vacos
d) datos que van a estar relacionados en las bases de datos, en tres ficheros bsicos:
bibliogrfico, de localizaciones (holdings), de autoridades. Se relacionan mediante
punteros (el nmero de registro de un fichero se almacena en un campo del otro).
Tambin pueden relacionarse entre registros de un mismo fichero (autor/a; cambio
de ttulos en las revistas, etc.)
3. Las Normas bibliotecarias. Sirven para realizar los procesos y funciones conforme a
regulaciones nacionales e internacionales. Distinguimos en ellas:
a) polticas internas sobre: acceso, adquisiciones, prstamo, etc.
b) fuentes de informacin: catlogos de organismos de normalizacin (ISO, UNE),
de asociaciones profesionales (IFLA, FID, ALA, etc.) y de unidades
administrativas de mbito geogrfico
c) objetivos de las normas: garantizar el rigor y la calidad de la informacin;
independizar la informacin de otros elementos ms obsoletos (hardware,
software); facilitar la emigracin de datos de unos a otros equipos fsicos y
programas. (Pero no hemos de olvidar que las normas se interpretan, con lo que
no siempre es posible la interconexin de sistemas)
d) clases de normas: de hecho (no obligatorias, dadas por organismos
profesionales); de derecho (obligatorias, por organismos de normalizacin). Tres
tipos fundamentales: - referidas a la bibliografa descriptiva; - de informtica
documental, automatizan procesos (intercambio, proveedores, caracteres...); -
interconexin de sistemas bibliotecarios abiertos
e) normas documentales: sirven para sistemas manuales y automatizados. No nos
detenemos. ISBD, para materiales. ISBN, ISSN, etc.
f) normas de informtica documental: son estndares necesarios para estructurar y
codificar los datos, de manera que sean reconocidos e interpretados por un
programa de gestin bibliotecaria. Las hay comunes a varios subsistemas
(transliteracin a caracteres latinos de otros alfabetos). Y especficas para una
seccin: -seleccin y adquisiciones (EDIFACT); - catalogacin y clasificacin
(MARC-ISO 2709)- informacin bibliogrfica (lenguaje normalizado de los
OPAC); - acceso al documento (Interconexin de Sistemas Abiertos = OSI)
g) Interconexin de Sistemas Abiertos (OSI = Open System Interconection),
impulsada por ISO, creado por la norma ISO 7498, en 1984. Pretende que pueda
accederse a la informacin entre ordenadores comunicados por sistemas de
telecomunicaciones, y generados por aplicaciones diferentes a las empleadas por
el/a usuario/a que lo pretende. Independiza los datos de los fabricantes de
mquinas y programas de aplicacin, asegurando que puedan pasar de un sistema
a otro.
4. Recursos fsicos. Hablamos fundamentalmente de mquinas (ordenadores):
conjunto de dispositivos, que permiten almacenar y procesar los datos, y que facilitan las
comunicaciones entre los dispositivos o entre dos o ms sistemas informticos remotos.
Hablar de ordenadores es hablar de mquinas obsoletas en un plazo de 3 a 5 aos,
pues aumentan capacidad, velocidad de proceso, y disminuyen precio. El secreto de su
funcionamiento radica en la fluidez de las transmisiones de informacin, que se hace a
travs de canales de datos (en el mismo ordenador), de tarjetas de comunicacin (en
redes locales), de tarjetas y dispositivos mdem (en redes de larga distancia).
Hablar de equipos informticos es abarcar desde un ordenador a una red. Ahora,
ya es lo ms corriente. Los datos se procesan desde un lugar especfico, con
independencia del servidor donde se hallen. El caso normal de bibliotecas son las redes
locales; suelen tener unos servidores -odenadores grandes- y mltiples estaciones de
trabajo, desde las que se puede acceder a algunas prestaciones, al tiempo que las
estaciones pueden tener prestaciones propias (procesador de texto, OCR, etc.),
sustentadas en programas del disco duro.
5. Programas o software. Como ya hemos indicado, el programa sobre el que se basa la
automatizacin de una biblioteca es un programa de alto nivel, elaborado para gestionar
una tarea determinada, denominado Sistema Integrado de Gestin Bibliotecaria (SIGB),
de los que nos ocupamos en el siguiente apartado. Junto a l, hallamos los conocidos
como aplicaciones (programadores de texto, etc.), adems de los programas de
comunicaciones.
Planificacin de la automatizacin
No vamos a entrar a pormenorizar las etapas a seguir que conlleva un proceso de
planificacin de automatizacin (establecimiento de la responsabilidad del proyecto,
viabilidad, definicin de las especificaciones, estudio de alternativas, etc.), ni mucho
menos las que resultan necesarias en la implantacin del mismo (preparacin del local,
del personal, puesta en funcionamiento, retroconversin, etc.). Solo indicamos que ello se
hace necesario, si no queremos errar en la eleccin del programa de gestin o en el
equipo fsico o lgico comprado. Una vez que hemos visto la conveniencia de
automatizar, al menos unos procesos, tendremos que examinar las caractersticas del
centro o biblioteca, para ver los requisitos que plantea. stos pueden ser:
- el tamao, y su importancia dentro del sistema bibliotecario nacional
- el momento en el que se necesite. Conviene distinguir aqu entre centros
histricos o nuevos, entre fondos antiguos y modernos. Lo cual, influir en si se
elabora un programa propio, se compra o se conecta a una red.
- el dinero disponible, para coste inicial y para mantenimiento
- el personal, suficiente y formado
- la complejidad del sistema bibliotecario (dispersin espacial, etc.)

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN BIBLIOTECARIA

Llegan con los ordenadores, las mquinas capaces de gestionar ellas solas los
trabajos a mecanizar en una biblioteca. Su utilizacin dio lugar a tres tipos de
experiencias: a) puesta en prctica de un proyecto de informatizacin especfica para una
biblioteca concreta, hacindose o encargndose un programa a medida. b) creacin de
servicios cooperativos, asociaciones o agrupaciones de bibliotecas que, para reducir
costes y problemas, fundan un sistema comn que comparte la informatizacin. c) de
forma ms tarda, las empresas comerciales disean programas estndar de gestin de
bibliotecas. Las bibliotecas adquieren estos programas para cubrir sus necesidades; son
de tipo general y pretenden ser programas manejables por personal no experto en
informtica; son los programas llave en mano.
 Los SIGB actan en los ncleos de actividad de la biblioteca. En un sistema
integrado, tendremos una base de datos principal, de la que obtenemos la informacin
para los subsistemas -ncleos-, los cuales tendrn sus archivos propios. Los ncleos
bsicos son:
- ingresos y adquisiciones
- catalogacin (el ordenador no cataloga, pero proporciona servicios)
- circulacin (prstamo; acceso al documento), en l podemos incluir al OPAC
- control de ingreso y bibliogrfico de publicaciones seriadas
- estadsticas
(ver las pginas del tema 2-5: ficheros, procesos y funciones de cada subsistema)
Caractersticas de un SIGB:
- Multilinge: ha de disponer de pantallas de ayuda y de comandos en distintos
idiomas
- Parametrizable: cada biblioteca tiene sus caractersticas particulares, por lo que
el sistema ha de ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a cada tipo
de biblioteca
- Modulable: es preferible que el programa se componga de mdulos
independientes, que podrn ser sustituidos sin que afecte al conjunto
Los programas SIGB ms extendidos en Espaa:
CSIC: programa ALEPH (Automated Library Expandable Program Hebrew), de que sale
el catlogo colectivo CIRBIC (Catlogos informatizados de la red de bibliotecas
del CSIC), de 100 bibliotecas, con 1.400.000 monografas, 73.700 colecciones de
revistas, y material no librario.
Bibliotecas Universitarias: -Innopac-Millenium, con opac web. La empresa -
Innovative- compr LIBERTAS (desaparecido), por lo que lo estn
implementando, adems de los de la red DOBIS/LIBIS (desaparecido).
- ABSYS (La Rioja, etc.) Forman la red Red Universitaria Espaola de
Catlogos Absys (RUECA), hospedado por Baratz sobre Absys Web
5.1 en absysnet.com
- AMICUS (Oviedo, Pas Vasco)
- UNICORN (con sistema ARIEL)
- VTLS (bibliotecas de Catalua)
- SABINI (Navarra, Huelva, etc.) Programa creado como Sistema
Automatizado de las Bibliotecas del Instituto Nacional de Industria.
Biblioteca Nacional: programa ILIADA, con catlogo ARIADNA. (El programa anterior
-SABINA- estaba hecho ex profeso, muy caro).
Bibliotecas Pblicas del Estado: ABSYS (creado en 1989), de la empresa madrilea
Baratz. Informatiza, adems, el sistema nacional de bibliotecas de Euskadi, el
sistema bibliotecario andaluz, el canario, Instituto Cervantes, etc..
Los comienzos de automatizacin de las Bibliotecas Pblicas del Estado se sitan en la
dcada de los ochenta. En concreto, es en 1987 cuando la Subdireccin General de
Coordinacin Bibliotecaria pone en marcha el Proyecto de Informatizacin de las
Bibliotecas Pblicas del Estado (PROINRED), con el fin de facilitar la modernizacin de
su gestin y contribuir a agilizar sus procesos, mejorar e incrementar sus servicios, y
fomentar la cooperacin. En la actualidad, estn automatizadas con el SIGB ABSYS. Este
sistema se ha extendido entre el resto de las biblioteca pblicas, en especial entre las
municipales, y en la actualidad recae sobre las Comunidades Autnomas el impulso de la
automatizacin de las bibliotecas municipales.

OPAC, como fin primordial de la automatizacin.

MARC (Machina Readable Cataloging), la catalogacin legible por mquina, es la

estructura informtica que le damos a un registro (las ISBD son la estructura descriptiva
del mismo). Los datos sobre los documentos los ordenamos conforme a unas reglas
(bibliogrficas, de indizacin, etc.) y los introducimos al ordenador automatizamos
conforme a un formato.
Origen
El formato tiene su origen en la Library of Congress, de Washington, en 1966,
cuando desarroll un proyecto para el almacenamiento de asientos bibliogrficos legibles
por ordenador, con el fin de facilitar el intercambio de los mismos a otras bibliotecas.
Dos aos despus, en 1968, en unin con la British Library, se pone en marcha el
formato MARC-II. La ISO lo adopta y define su estructura en la norma ISO 2709-1973. A
partir de ah, en los diversos mbitos nacionales se va desarrollando una serie de
adaptaciones del formato a las distintas bibliotecas, que dar lugar a mltiples variables,
fundamentalmente basadas en dos modelos: UKMARK (ingls) y el USMARC
(estadounidense). En Espaa, CATMARC sigue al primero, e IBERMARC (adoptado en
1976), al segundo. A partir de 1998 comienza la unificacin de los dos modelos, que dar
como resultado la creacin de MARC-21, aceptado ya por la totalidad de bibliotecas.
La norma ISO 2709 defina la estructura y las indicaciones de las partes de un
registro, pero no el modo de introduccin de los datos en la misma, lo cual llevaba a una
variedad (e incluso confusin) nada eficiente, pues impeda cumplir con el objetivo de
poder ser un vehculo de intercambio bibliogrfico entre las distintas bibliotecas. Por
ello, se desarrollan las ISBD, en 1978, las cuales pretenden la normalizacin descriptiva.
Tambin en estos aos, se crea el IMP (Internacional MARC Programme), no tanto para
favorecer el intercambio, sino para lograr la compatibiblidad entre pases. De ah, en
1983, surge UNIMARC (Universal MARC), basado ya en las ISBD, como un lenguaje de
traduccin entre los distintos MARC; en l se normalizan los cdigos identificadores del
contenido.
En Espaa se crea Ibermarc en 1978. Es el formato utilizado en la Biblioteca
Nacional y en las bibliotecas pblicas del Estado, tanto para descripcin como para
intercambio. Al tiempo, lo incorpora la base de datos REBECA, y el Catlogo Colectivo
del Patrimonio Bibliogrfico Espaol (PABI).
Definicin
El Manual del formato IBERMARC recoge la siguiente definicin: es la estructura
de la noticia bibliogrfica, as como el sistema de cdigos que identifican el contenido de
la misma; es decir, una estructura dada para la representacin fsica de la informacin de
modo que resulte legible por mquina.
 El formato es el conjunto constituido por la estructura y los cdigos que
identifican en contenido de un registro informtico. Los datos de un registro
perteneciente a un fichero informtico tienen que estar codificados para que un programa
de ordenador que acte sobre l, sepa qu instrucciones tiene que realizar sobre ellos. El
formato MARC se ha convertido en un estndar internacional de la catalogacin, sin ser
en s mismo una norma de catalogacin, ni una herramienta diseada para la
recuperacin de la informacin.
Tendremos tantas clases de formatos bsicos, como maneras de introducir los
datos. Por ello, habr un formato para:
- Registros bibliogrficos (cataloga monografas, archivos de ordenador, mapas,
msica, publicaciones seriadas, material grfico, analtica)
- Asientos de autoridad y referencia (facilitan la gestin de listados de autores,
ttulos, materias, y tesauros)
- Registros de fondos y localizaciones (necesario para indicar las distintas
colecciones: de una misma biblioteca y de un catlogo colectivo)
- Registros de clasificacin bibliogrfica
El formato: - identifica los ficheros dentro de la base
- identifica un registro bibliogrfico en el fichero
- identifica las distintas partes dentro de cada registro, pues un/a autor/a,
materia, editorial,... pueden ser objeto de consulta.
Cada dato debe tener una identificacin numrica, una direccin.
Objetivos del formato
1. Crear una descripcin bibliogrfica nica, que pueda ser utilizada, modificndola y
aumentndola cuando sea preciso, en todos los procesos y servicios de la biblioteca:
adquisiciones, catalogacin, recuperacin de la informacin y circulacin
2. Proporcionar una estructura y unos cdigos normalizados identificadores del
contenido, que faciliten el intercambio y comunicacin de informacin bibliogrfica,
en soporte informtico, entre distintos sistemas automatizados de bibliotecas. Las
finalidades fundamentales del intercambio de informacin son dos:
- racionalizar la catalogacin, evitando que una misma obra sea descrita por
varios centros. As, se puede aprovechar recursos humanos en otras tareas
- compartir recursos y constituir redes de bibliotecas, que cooperen en la
constitucin de catlogos colectivos, que puedan ser utilizados para
actividades tales como planes de adquisiciones compartidas, catalogacin
cooperativa, informacin bibliogrfica, prstamo interbibliotecario, etc.
3. Independizar los datos del equipo fsico y de los programas para facilitar la
emigracin de otra aplicacin de mejores prestaciones, que tambin gestione registros
MARC.

Elementos

III LAS TELECOMUNICACIONES

En el siglo XX la tecnologa clave es la que permite la recoleccin,
procesamiento y distribucin de la informacin. La informacin es fundamental para el
desarrollo de las empresas; por ello, se comienza con su gestin fsica y se pasa a su
gestin estratgica. Podemos definir la telecomunicacin como toda transmisin,
emisin o recepcin de signos, seales, escritos, imgenes, sonidos o informacin de
cualquier tipo, mediante hilo, electricidad, medios pticos u otros sistemas
electromagnticos.
La variedad de compaas de telecomunicaciones (entre los diversos pases, o
dentro de un mismo pas: USA tiene 1.600) hace necesaria la normalizacin para poder
comunicarse . La encargada de coordinar es una agencia de Naciones Unidas: ITU
(Unin Internacional de Telecomunicaciones). La encargada de producir las normas es la
ISO (Organizacin Internacional de Normalizacin); entre su actividad destaca el diseo
de OSI (Interconexin de Sistemas Abiertos), y de la norma X.25, que especifica la
interfaz de usuario homologado a nivel internacional, la cual sirve para mediar entre el
terminal de usuario y los ordenadores que contienen las bases de datos (en la red)
Cuando se fusionan las comunicaciones y los ordenadores, hablamos de
telemtica. Uno de sus servicios ms efectivos en las bibliotecas es el acceso a las bases
de datos. La conexin se realiza en lnea, en tiempo real y de forma interactiva. Las bases
pueden estar en ordenadores de entidades pblicas o privadas. Mediante el uso de redes
pblicas se accede a ellas, contando con: a) terminal informtico; b) mdem o tarjeta de
comunicaciones; c) lnea telefnica; d) software que controla y ordena el mdem, los
protocolos y la sesin; e) darse de alta en red de transmisin de datos (Iberpac),
formalizar contratos con las distribuidoras, y conocer sus lenguajes de interrogacin.
Las telecomunicaciones y los ordenadores forman redes de comunicacin: un
conjunto de ordenadores, que usan unos protocolos comunes para intercambiar
informacin, aparte de la conexin de lo medios de transmisin que utilizan (los
protocolos estn normalizados, los medios de transmisin no). Estas redes tambin se
aplican al campo de las bibliotecas y centros de documentacin, para la realizacin de
mltiples tareas: catalogacin compartida, bsquedas bibliogrficas, prstamo
interbibliotecario, etc. Nos posibilitan, as, la teledocumentacin: el acceso remoto y
selectivo a la informacin.

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