TEXTOS COMERCIALES

Se considera un texto comercial al documento emitido en razn a la existencia de una

relacin de negocios; en este sentido, se pretende una aproximacin a aquellos escritos
que, tradicionalmente, son considerados como tales: Memorando, Circular, Informe,
Cartas, E-mail, entre otros.

CARTA COMERCIAL
La carta comercial es un documento cuyo contenido est relacionado con operaciones
comerciales, negocios, compra, venta, propaganda y movimientos internos de una
empresa. Sirve como medio de comunicacin entre dos empresas comerciales o bien una
empresa con un particular o viceversa.
Las cartas comerciales poseen un esquema rgido, un tono objetivo y deben ir siempre
mecanografiadas (escritas a mquina o computadora). A diferencia de cartas personales,
el contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.

Existe una gran variedad de cartas comerciales. Las ms empleadas son: de acuse de
recibo, de solicitud de empleo, de crdito, de publicidad, de cobro, de reclamacin, de
ofertas, de solicitud de informacin, entre otras.

Estructura de la carta comercial

Encabezamiento:

Contiene el membrete, identificacin de la empresa o entidad, el lugar y la fecha, la

direccin del destinatario y el saludo. Generalmente, en el encabezamiento se indica
tambin el asunto de la carta, para que el destinatario comprenda claramente de qu se
trata. Se presenta en la parte superior del papel y del sobre que se emplea para la
correspondencia.

El asunto es un mensaje breve y concreto, que no debe exceder una lnea.

Cuerpo:

Es la parte fundamental de la carta comercial. Se compone a su vez de tres partes:

a) Introduccin: Hace referencia a una correspondencia anterior; puede ser para

agradecer al destinatario y/o indicar el motivo del escrito.

b) Ncleo: Expone la idea central de la carta. Exige objetividad y claridad en su redaccin,

sobre todo cuando se trata de una reclamacin.
c) Conclusin: Sirve de resumen de la carta. En ocasiones, incluye mensajes de estmulo o
expresiones de afecto.

Cierre:

Contiene la despedida, la antefirma, la firma, el nombre y el cargo.

La despedida debe guardar el mismo tono de cortesa del saludo inicial y debe considerar
la relacin entre el emisor y el receptor. La antefirma se emplea cuando la persona que
remite la carta lo hace en nombre y representacin de otra. A veces, las cartas
comerciales llevan las iniciales del/la mecangrafo/a.

Si se envan anexos -uno o varios documentos adjuntos- se debe indicar el nmero de

estos. Para indicar que se envan fotocopias a otras personas se usa la expresin C.c.
seguido del nombre del otro destinatario. Si la carta es firmada en nombre del remitente,
la firma va precedida por la abreviacin P.O. (por orden) o P.A. (por autorizacin),
indicando que la persona que firma la carta tiene la autorizacin de la persona
responsable.

Pasos para elaborar una carta comercial

1 - FECHA:
La escribimos junto con el nombre de la poblacin. Conviene poner el da de semana
para orientar mejor al lector. Evitar los nmeros romanos y las abreviaciones:
EL CARMEN MANABI, 6 de septiembre del 2012

2 - DIRECCIN:
Debajo de la fecha ponemos la direccin del destinatario o persona que va a recibir la
carta comercial. Abreviatura Sr. D. cuando la carta comercial va dirigida a una
persona, y Sres. cuando va dirigida a una empresa o una corporacin.

3 - SALUDO INICIAL:
De forma cordial, sin excesos de formalismos, a modo de apertura, simple y
sencillamente podemos escribir:
Muy Sr. mo - Para el caso de un seor
Muy Sres. mos - Para una empresa

4 - INTRODUCCIN:
Bajo el saludo, a modo de introduccin y escuetamente escribiremos el motivo del
porqu de nuestra carta comercial.
5 - EL CUERPO:
Tras la introduccin, y ahora entrando en detalles, podemos extendernos y explicar el
resto de motivos de redactar la carta comercial. Expresar claramente todas las ideas y
los argumentos que nos interese hacer comunicar.

6 - DESPEDIDA:
Al igual que el saludo debemos ser breves y sencillos, sin excesos de formalidad.
Esperando su respuesta, se despide cordialmente.....
Sin otro motivo, se despide.....
Reciba un saludo de......

7 - FIRMAR:
Firmar en nombre de quin se escribe, en el caso de una empresa o corporacin
bastara con el sello oficial. En el caso de una persona fsica, poner el nombre y cargo,
y firmar con bolgrafo.

EL INFORME
Una de las formas ms utilizadas en la comunicacin es el Informe, ste no tiene por qu
ser una obra literaria; todo lo que se pide es que resulte razonado, lcido y claro. Nada
ms lejano de lo que debe ser un informe que los rodeos, la oscuridad y la indefinicin. El
informe es una comunicacin destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el
resumen de hechos y actividades pasadas o presentes; y en algn caso de hechos
previsibles, partiendo de datos comprobados. Aunque esencialmente se componga de
datos, el informe contiene con frecuencia la interpretacin del emisor, as como sus
conclusiones y recomendaciones entorno al problema que lo motiva.

Un informe no es producto de una inspiracin momentnea que nos complace expresar a

los dems, sino una respuesta a una pregunta, o una pregunta a otra persona en busca de
informacin. El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere
una cierta investigacin y reunin de datos para informar a alguien sobre los resultados de
la misma. Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente
esquema de preguntas: 1) Qu es lo que se investiga exactamente? 2) Por qu? 3)
Segn qu mtodo? 4) Cules son los resultados? 5) Cules son las conclusiones?

Existen tantos informes como asuntos diferentes hay. No hay, pues, una metodologa
definida que sirva para todos ellos. El empleo de un mtodo u otro a la hora de redactar
un informe depende exclusivamente del tema sobre el que se va a tratar. Siempre ser
conveniente conocer la finalidad del informe con el fin de saber cul es el estilo requerido.
Pasos del informe
La estructura bsica fija para un informe de investigacin comprende lo siguiente:
Introduccin (entre otras la delimitacin del objeto de investigacin), Descripcin del
problema, Manera de trabajo, Resultados y Conclusin. Con esto, se podr observar que la
presentacin del informe es sencilla pero debe ser bien cuidada su parte externa

a) Se recomienda una portada. Es lo que se denomina cubierta o cartula.

b) ndice o contenido.
c) El ttulo del informe debe comprender una pgina relacionada con el trabajo de que se
trata y el nombre del autor.
d) Introduccin o Presentacin del informe: explica el tema del informe, delimita las reas
estudiadas, seala el objetivo que se persigue y los aspectos ms relevantes del mismo.
e) Cuerpo del informe: como su nombre lo indica es la parte en que s presenta el grueso
de las informaciones obtenidas, se analizan las mismas y se abren posibles soluciones.
f) Conclusiones: en este apartado se han de presentar de manera inequvoca, clara y
definida, los resultados de nuestro estudio y las recomendaciones concretas que se
ofrecen. En algunos casos, bastar con se ofrezca el panorama de posibles soluciones
recomendadas para que asesoren a un superior a tomar la decisin.
g) Apndices: en ciertos casos es bueno reservar para esta parte la documentacin
(fotocopias, etc.) que puedan aclarar el contenido del informe. De esta manera, se alivia
de piso el cuerpo central y se vuelve ms fcil la lectura.
Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen
carcter formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprenderlos, especialmente
si son informes de tipo tcnico. Si tambin incluyen anexos, stos deben ir al final del
informe, excepto cuando deben ilustrar lo que se est diciendo, como por ejemplo, una
tabla de estadsticas.

Diego Fernndez de la Torrente (1979) ofrece los siguientes consejos para la informacin
complementaria o apndices:

o Enumerar cada apndice, par que el lector pueda comprobar alguna afirmacin del
informe y acuda al apndice con poco esfuerzo.
o Haga que en el texto del informe y entre parntesis, figure la numeracin que coincida
con el apndice (los programas de computacin ya dan estas facilidades).
o Enumerar tambin los grficos, cuadros estadsticos, mapas, etc. si forman parte
esencial del informe.
 ACTAS
Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunin y,
en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben
directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para
levantar actas estn regulados por el Cdigo de Comercio y tambin por los estatutos de
la empresa o asociacin.

Pasos de actas
Un acta est constituida por:

Encabezamiento o ttulo, y nombre de la empresa o asociacin

Lugar, fecha, hora de comienzo y terminacin
Lista de asistentes
Resumen ordenado de los debates realizados
Visto bueno y firma del presidente
Firma del secretario

MEMORANDUM
El memorando (del latn memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es para la
Real Academia una comunicacin que se usa en la diplomacia, menos solemne que la
memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se resean los hechos,
razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideracin de un asunto
importante o grave.

En la prctica podemos distinguir, tanto en lo que atae a la forma como en lo que

concierne a su contenido y extensin, dos clases de memorandos:

Memorando breve

Consiste en un escrito o mensaje de poca extensin, destinado a transmitir informacin

entre personas de una misma empresa y con un fin especfico. Por tratarse de una
comunicacin interna, es decir, que va a circular en casa, se prefiere el menor nmero
de elementos as como el ms funcional y prctico formato. Su redaccin suele hacerse en
impresos que cada empresa u organismo posee con su propio membrete.

En dicha hoja aparecen impresos ciertas lneas y espacios que bastar completar y que
indican:
A: Rellenar con el nombre del destinatario. Seccin, divisin o departamento al que
pertenece

DE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Seccin, divisin o departamento a que
pertenece.

FECHA: Puede usarse en forma abreviada.

ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicacin o mensaje.

FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.

Memorando extenso

Es aqul de contenido ms largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de

Memo, que responde ms a las caractersticas de los que se utilizan en los medios
diplomticos, conforme a la definicin de la Real Academia. Este medio de comunicacin
interna, tan frecuente hoy da, se usa en la empresas u organismos generalmente cuando
un jefe de departamento, divisin o seccin tiene que dirigirse a sus subalternos para
darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prcticas y normas en los
trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de inters para
la organizacin de que se trate.

Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas
cualidades o caractersticas de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad,
cohesin, precisin y armona que son indispensables para que el mensaje corra por los
canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su xito depender del
grado de aceptacin que encuentre en el destinatario. (Fernndez de la Torriente, G.
1979).

Recomendaciones generales

Se debe evitar:

Expresarse en primera persona del singular

Usar expresiones que den lugar a interpretaciones errneas.
Abusar del tiempo del destinatario.
Elaborar ideas obvias
Incluir algo que no venga al caso.
Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicacin
Adornar el mensaje con palabras o frases metafricas
Usar y abusar de la construccin negativa
Emplear rodeos y redundancias
 Acumular oraciones difusas
Ser oscuro en las expresiones
Herir sensibilidad del receptor
Firmar antes de releer el escrito.

CIRCULAR
Conforme a la Real Academia, la palabra circular tiene dos acepciones 1) orden que una
autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerrquica, y 2) cada una de las cartas
o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en conocimientos
de alguna cosa. En nuestro caso, nos referimos a la circular como medio de comunicacin
escrita, carta o circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio
mecnico de reproduccin del texto nico.

No existe una diferencia sustancial entre la circular y memorando. Se ha sealado, sin

embargo, que la circular debe reservarse para los asuntos que tengan carcter
permanente, mientras que el memorando debe ceirse a los avisos e informacin general
que no tengan ese carcter. Muchas veces las circulares estn redactadas por las oficinas
centrales de empresas u organismos para comunicar a sus oficinas locales, informaciones,
disposiciones, recomendaciones, consejos, etc.

Se utilizan estas comunicaciones con los motivos ms diversos

Cambio de direccin y telfono

Cambios de personal
Apertura de nuevas sedes o programas
Ampliacin de negocios o extensin de servicios
Anuncios de visitas.
Caractersticas

El hecho de que las circulares tengan como fin la simple informacin, hace que su
redaccin sea sencilla, debiendo prevalecer en ellas las caractersticas de claridad,
sencillez, brevedad y cuantas otras son comunes en cualquier tipo de correspondencia
escrita.

Una comunicacin circular no debe hacer pensar que est privada de personalidad y de
humanidad. Sea cual fuere el medio mecnico que se utilice para su confeccin, debe de
ser cuidada, procurando que su apariencia se asemeje al mximo a una carta original, a
una carta no hecha en serie, lo que siempre ser motivo de halago para el que lo recibe.

Recomendaciones

Utilice papel en el que figure el membrete de la empresa u organismo que la expide.

 Recuerde la fecha (mes y ao)
Evite dirigirse a la masa para la que ha sido preparada
D la sensacin de que se dirige a cada una de las personas que lean la circular.
Use prrafos cortos y expresiones ordenadas.
Esfurcese por una presentacin agradable.
Concluya con saludos y gracias por la atencin prestada.
Use firma manuscrita si quiere que conste la autenticidad de la comunicacin.
Diferencias entre circular y memorando

Como se ha observado, no existe una diferencia sustancial entre la circular y el

memorando. La circular debe reservase para los asuntos que tengan carcter permanente,
mientras que el memorando debe ceirse a los avisos e informacin general que no
tengan ese carcter. Muchas veces las circulares estn redactadas por las oficinas
centrales de empresa o agencias para comunicar a sus oficinas locales o perifricas
informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos. (Ortografa y redaccin.
Documento en lnea).

SOLICITUD

La solicitud es una comunicacin escrita que se propone formular un pedido, a fin de

conseguirlo en un futuro inmediato o mediato dirigida a las actividades o entidades para
conseguir algo que la ley nos concede.
La introduccin: Se busca el camino que relaciona al emisor con el receptor, a travs de la
identificacin de la persona: natural, jurdica, grupo o entidad que detrs de un propsito
abre la comunicacin.
Cuerpo: Comprende la exposicin de un hecho, antecedente o explicacin, mediante la
cual el emisor contrata la atencin del receptor y lo invita a compartir mentalmente la
veracidad de las afirmaciones con documentos o certificados; depende del caso.
Conclusin: Consiste en el cierre de la solicitud, con el agradecimiento, propio de la
cortesa del emisor
El agradecimiento debe hacerse con la realidad del tiempo posible de la respuesta; esto es
con un verbo en futuro, porque
vendr la respuesta siempre en futuro. Cabria incluir en este aspecto, la expresin final
"ATENTAMENTE", despus de la cual se firma y se rubrica, seal de asumir la
responsabilidad sobre el escrito.

Ejemplo:
Solicitud
Ref.: SOLICITA LIBRO "ANTOLOGA DEL LENGUAJE"
Santiago 19 de junio de 2003
Pamela Ritchie, alumna de Universidad Mayor, Rut: 29.558.621-4, soltera,
respetuosamente expone:
Debido a mi inters en el tema sobre el hablar y el escuchar en la comunicacin humana,
solicito el libro "Antologa del lenguaje" de Rafael Echeverra, a vuestra biblioteca, para
una mejor informacin sobre el tema mencionado.
POR TANTO, solicito la inclusin de dicho libro en vuestro catlogo.
ATENTAMENTE, a la SEORA DIRECTORA DE BIBLIOTECAS.