Anlisis de una Organizacin desde la perspectiva de la creacin de un software.

La organizacin, pblica o privada, brinda un servicio o producto a un determinado

destinatario. Se constituye en base a objetivos primarios y secundarios que deben ser alcanzados
para la persistencia de la misma. Se vale de recursos, que, combinados entre s, permiten obtener
los resultados deseados. En muchas ocasiones, existen oportunidades o situaciones de mejora,
que permiten obtener una mayor calidad en los resultados o bien alcanzar los objetivos de una
manera eficaz.

Se plantea, entonces, a la organizacin como un sistema, es decir, como un conjunto de

partes interrelacionadas, donde cada parte es un sistema en s mismo.

El analista de sistemas debe poder analizar las partes que le interesan y las relaciones
existentes para poder encontrar la informacin necesaria y lograr detectar las oportunidades de
mejora.

Pero cules son las partes de una organizacin?

Segn como aprecie una organizacin, sern las partes que podrn detectarse. As, una
organizacin podr ser vista de su tipologa y en el caso de una organizacin jerrquica contar
con direcciones, departamentos, divisiones, etc. Sin embargo, una organizacin conformada por
proyectos tendr equipos de trabajos, que se conforman de acuerdo al proyecto en vigencia.

Las organizaciones obtienen sus productos en base a la ejecucin de procesos. Estos

procesos, se constituyen en actividades que pueden ser llevadas a cabo por una o ms personas.
En cada actividad se emplean recursos y el conjunto de ellas generan un producto que es la salida
del proceso.

As, un proceso puede estar compuesto por una o ms actividades, que tienen una entrada
y una salida. Es precisamente, a este tipo de actividades a las que el analista debe observar para
determinar el flujo de informacin. El producto que resulta de una salida en una actividad,
constituye la entrada en otra. En cada actividad, se aplica un conjunto de acciones que modifican
la entrada, transformndola en una salida. Cada paso del producto por una actividad va
conformando el FLUJO O CIRCUITO DE LA INFORMACIN.

Los procesos, siendo actividades relacionadas que se combinan para satisfacer objetivos
especficos, constituyen los que la organizacin hace y como lo hace. El conjunto de procesos
en una organizacin constituyen la funcionalidad de la misma.
 Relacin producto, proceso, actividades

Proceso 1 Producto de salida Proceso 2 Producto de salida Proceso 3

Producto de entrada Producto de entrada

Actividad
Producto de entrada A
Producto de salida

Producto de entrada Actividad

B

Producto de salida

Producto de entrada
Actividad
C
Producto de salida

Actividades de mejora

El estudio exhaustivo en la organizacin o sector de inters de esta, debe basarse en

identificar los procesos y actividades que se llevan a cabo dentro de los mismos, as como las
entradas y salidas de estas. En ocasiones, las actividades se encuentran sin lmites claros de inicio y
fin de las mismas, por lo que muchas veces los procesos no se encuentran definidos. Es tarea del
analista determinar dichos lmites, organizar y detectar las oportunidades de mejora.

Dentro de las actividades de mejora que se pueden presentar:

Simplificar y estandarizar los flujos de operacin o de informacin

Controlar las operaciones entre las actividades y entre los mismos procesos para
eliminar agujeros negros.
Eliminar actividades sin valor agregado
Minimizar los costos de operacin
Minimizar los tiempos de respuesta
Mejorar la calidad en el proceso y en sus resultados
Definir claramente los recursos a usar en cada proceso
Definir claramente los insumos en cada proceso
Identificar al responsable en cada proceso
Definir oportunidades de mejora tecnolgica en el proceso