CTN50/SC1-

Gestin de
documentos y
aplicaciones

UNE ISO 30301. SISTEMA DE GESTIN PARA LOS DOCUMENTOS

CMO LO IMPLANTAMOS EN UNA EMPRESA?

CTN50/SC1 Gestin de Documentos y aplicaciones de AENOR

I JORNADAS VALENCIANAS DE
DOCUMENTACIN
 UNE ISO 30301. SISTEMA DE GESTIN PARA LOS DOCUMENTOS CTN50/SC1-
Gestin de
CMO LO IMPLANTAMOS EN UNA EMPRESA? documentos y
aplicaciones

Implantacin ficcin. Escenario:

Les Xufes (Horta Nord, Valencia).

Desde 1985.
Fabricacin industrial (elaboracin, envasado y comercializacin) segn las
normas del Consejo Regulador de la Denominacin de Origen Chufa de
Valencia.
250 trabajadores en plantilla. rea produccin:150, rea logstica:50, rea
comercial y marketing:30, rea Administracin:13 (incluye Departamento de
Calidad:3), rea de Tecnologa:7.
Desde 2001 Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) segn la norma ISO 9001

Departamento Calidad.
Valores = Tradicin + Innovacin (Tecnolgica) + Calidad.
Plan estratgico 2012-2015: exportacin al mercado asitico.

Les Xufes y la gestin de documentos:

Cuando se implanta el SGC segn ISO 9001 se contrata a un documentalista.
Vinculacin: Departamento de Calidad. Funciones: Bsqueda de informacin
regulatoria, normativa, y tcnica | Mantenimiento de la biblioteca | Gestin de la
Intranet y la pgina Web| Archivo de calidad | Distribucin de documentacin de
calidad.

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Implantacin ficcin. Escenario:

Les Xufes y la gestin de documentos:

Filosofa documental:
2001 (despus de implantar el SGC segn ISO 9001):
Cada rea y cada proceso tiene su sistemtica + Sistemtica especfica para el
control de documentos y registros de calidad (Departamento de Calidad).
Auditorias externas de seguimiento y certificacin: No Conformidades -NC- en
relacin al control de documentos del SGC (punto 4.2 ISO 9001).

2007:
Voluntad de cambio: 1 nica sistemtica que siga las buenas prcticas en
gestin documental reconocidas internacionalmente en la ISO 15489. Responsable:
Documentalista (Responsable de la Gestin de Documentos, RGD).
1r proyecto (2007-2010): El RGD y el Departamento de Calidad intentan
alinear los procesos documentales segn ISO 15489. Se identifican los
documentos asociados a los procesos de trabajo; y se define un cuadro de
clasificacin, unas reglas de acceso bsicas, y un calendario de conservacin.
El rea de Tecnologa instala la solucin Sharepoint con la intencin que no se
distribuyan ni archiven documentos en papel en la empresa. El Departamento
de Calidad es el responsable funcional del mismo y redacta los manuales y
procedimientos para su implantacin. Se realiza formacin a nivel Direccin de
rea y Administrativos y personal que gestiona documentos (total=90personas).
2 proyecto (2011): Implantacin de un Sistema de Gestin de Documentos
segn ISO 30301.

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Implantacin ficcin. Sinopsis:

Noviembre 2011, Responsable gestin documental (RGD) Les Xufes: Cmo

planteo el proyecto a Direccin?
Noviembre 2011, Directora General (DG) Les Xufes: Por qu apruebo el
proyecto? Resultados esperados y beneficios
Noviembre 2011, Responsable gestin documental (RGD) Les Xufes: Cmo
escojo a la consultora en gestin documental?
Diciembre 2011, Consultora en gestin documental (CGD): Cmo desarrollo el
proyecto?
Marzo 2012, Responsable gestin documental (RGD) Les Xufes: Cmo
escojo a la entidad de certificacin?
19 de marzo (Visquen les falles!), Auditor (A): Cmo desarrollo el proceso de
auditora? Cul es el resultado?

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Implantacin ficcin. Protagonistas:

DG = C.Bustelo RGD = MR.Lloveras

CGD = M.Lorience A = A.Sells

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CMO PLANTEO EL PROYECTO A DIRECCIN?

Tres motivos:
1: Consolidacin del SGD.
SGD = Direccin segn ISO 30301 | Operativa segn ISO 15489

2: Certificacin del SGD.

Ms Garanta > Ms Clientes
Penetracin en nuevos mercados (Plan
estratgico 2012-2015 Les Xufes)

3: Innovacin.
1 empresa certificada en Espaa

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CMO PLANTEO EL PROYECTO A DIRECCIN?

Una estrategia:
- Alcance sin riesgo y escalable:
- Sin riesgo> Alcance del SGC segn ISO 9001 (desde 2007: eliminacin de
No Conformidades -NC- en el mbito de control de documentos).
- Escalable> A medida que se incorporan procesos en el SGC, tambin se
incorporan en el SGD.

- Inversin mnima:
- Empresa consultora externa: Auditora + Cumplir los requisitos no cubiertos
(clculo 30%; trabajo realizado en 3 meses).
- Les Xufes: Direccin | RGD | Departamento de Calidad.
- Empresa de certificacin.

- Resultados a corto plazo: Certificacin en marzo de 2012.

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POR QU APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y

BENEFICIOS

TRADICIN + INNOVACIN + CALIDAD

PRINCIPIOS
-Compromiso con la calidad
-Internacionalizacin
-Respeto a la tradicin en los procesos de fabricacin
-Innovacin
-Eficacia y eficiencia en los procesos administrativos

Empresa familiar
2001
Profesionalizacin de la Direccin

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POR QU APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y

BENEFICIOS

2001 - Plan de desarrollo y expansin:

- Implantacin de la norma ISO 9001
- Modernizacin de las estructuras tecnolgicas
- Modernizacin de la administracin: reduccin papeleo

201110 aos despus: EN GENERAL- MUY SATISFACTORIO

- LA EMPRESA HA DUPLICADO SU PLANTILLA
- PLAN DE EXPANSIN EN EL MERCADO ASIATICO (2012-2015)
- HA TRIPLICADO SU FACTURACIN

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POR QU APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y

BENEFICIOS
NUESTRA FILOSOFIA: LA MEJORA CONTINA
PLANES DE FUTURO
- Compromiso con la
responsabilidad social y
el medio ambiente
-Apertura de comercio
electrnico al por mayor
-Afianzamiento mercado
asitico
2011- REVISIN POR LA
DIRECCIN DEL SISTEMA DE
GESTIN
Las no conformidades en su mayora
provienen de la documentacin
PLATAFORMAS TECNOLGICAS
SATURADAS. Algunos problemas
para recuperar informacin

PROPUESTA DEL RESPONSABLE DE CALIDAD DE

IMPLANTAR LA NORMA ISO 30301

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POR QU APRUEBO EL PROYECTO? RESULTADOS ESPERADOS Y

BENEFICIOS
COSTE ESTRATEGIA BENEFICIOS

+
BENEFICIOS
INVERSIN
1%

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CMO ESCOJO A LA CONSULTORA EN GESTIN DOCUMENTAL?

Tres preguntas tcnicas:

1: Experiencia comprobable en el mbito de la implantacin y auditora de

SSGGDD segn ISO 30301, y en el sector?

2: Compromiso hasta la certificacin? Asesoramiento para la resolucin de

las posibles No Conformidades -NC encontradas en auditora externa.

3: Capacidad de respuesta ante servicios adicionales? Por ejemplo,

asesora respecto a la actualizacin de la seguridad informtica.

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CMO DESARROLLO EL PROYECTO?

1. Auditora preimplantacin (1 mes):
 Objetivo: Identificar requisitos no cubiertos (No Conformidades - NC) y las acciones
a llevar a cabo para cubrirlos.
 Metodologa: Comparacin de requisitos con lo ya existente.
 Resultado: Informe de acciones a llevar a cabo.

2. Consultara I (2 meses):
 Objetivo: Eliminar las No Conformidades - NC.
 Metodologa: Realizacin de las acciones necesarias.
 Resultado: Sistema implantado listo para la auditora externa.

3. Consultara II post auditora externa de certificacin:

 Objetivo: Apoyar la resolucin de las No Conformidades - NC identificadas en la
auditora externa.
 Metodologa: Realizacin de las acciones necesarias.
 Resultado: Eliminacin de las No Conformidades - NC y SGD certificado.

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CMO DESARROLLO EL PROYECTO?

REQUISITOS NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)

CONTEXTO DE LA NC = Falta documentar.
ORGANIZACIN A.1 = Redactar documento formal que incluya alcance SGD, factores
Punto 4 externos e internos, requisitos legales, reglamentarios, de negocio y otra
ndole.

LIDERAZGO NC= No existe una poltica de gestin documental.

Punto 5 NC= Los roles y responsabilidades en Gestin documental no estn
explcitamente documentados.

A.2 = Establecer conjuntamente con la Direccin y el RGD una poltica

de gestin documental.
A.3 = Integracin = incluir en el documento Poltica de calidad la poltica
de gestin documental. Aprobacin de la Direccin. En este documento
se incluyen los roles y responsabilidades conjuntamente con los de
calidad.
A.4 = Difusin = reunin de presentacin con los Directores de rea;
publicacin de la poltica en la Intranet; e-mail de la direccin a todos los
trabajadores anunciando la modificacin de la poltica de calidad para
incluir la poltica de gestin de documentos.

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CMO DESARROLLO EL PROYECTO?

REQUISITOS NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)

PLANIFICACIN NC = No se han establecido los objetivos.

Punto 6 NC = No existe un plan para llevarlos a cabo.

A.5 = Establecer conjuntamente con el RGD los objetivos de un plan y

determinar para cada uno de ellos las acciones, quien las lleva a cabo,
los recurso necesarios, cuando se completarn y como se evaluarn.
El plan se integra con los objetivos de SGC segn la norma ISO 9001.

SOPORTE NC = No existen. El personal est capacitado y existen

Punto 7 procedimientos de comunicacin y de aprobacin de la documentacin
en base al SGC segn la norma ISO 9001 que son totalmente vlidos.

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CMO DESARROLLO EL PROYECTO?

REQUISITOS OPERACIN NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES
Punto 8 + Anexo A CONSULTORA (A)
Determinacin de qu documentos, cundo y NC = El cuadro de clasificacin y la determinacin de los
cmo deberan ser creados y capturados en documentos de cada procedimiento es vlida, pero no existe un
cada proceso de negocio. procedimiento escrito de cmo se determinan los perodos de
conservacin

A.6= Redaccin de procedimiento de evaluacin y asignacin

Determinacin de la informacin sobre el
contenido, el contexto y el control (metadatos)
que debera incluirse en los documentos.
Definicin de la forma y la estructura en que los
documentos se deberan crear e incorporar al
sistema.
de periodos de conservacin
NC = No se recoge toda la informacin necesaria.
A.7 = Modificacin de la aplicacin para permitir recoger todos
los metadatos necesarios, especialmente los referentes a la
firma.
NC = Hasta ahora no se haba incluido la firma electrnica.
A.8 = Modificacin de la aplicacin para la incorporacin de
documentos firmados electrnicamente.

Determinacin de las tecnologas apropiadas NC = No existe. SharePoint es la tecnologa en la que se

para crear e incorporar documentos. conservan los documentos.

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REQUISITOS OPERACIN
Punto 8 + Anexo A
Determinacin de la informacin (metadatos) que
debera crearse durante los procesos documentales, y
cmo se vincularn y gestionarn dichos metadatos a
lo largo del tiempo.
Establecimiento de reglas y condiciones de uso de los
documentos a lo largo del tiempo.
NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES
CONSULTORA (A)
NC = No se recogen determinados metadatos
relacionados con los procesos documentales.
A.9 = Incorporacin del mdulo RM de Sharepoint.
NC = No existen. El sistema de seguridad y acceso
definido es vlido y est documentado.

Mantenimiento de la disponibilidad de los documentos a NC = No existe un plan de preservacin.

lo largo del tiempo.
Implementacin de la disposicin autorizada de los
documentos.
Establecimiento de las condiciones para la
administracin y mantenimiento de las aplicaciones d e
gestin documental.
A.10 = Establecimiento del plan de conversin de
formatos a PDF-A.
NC = No existe evidencia de las autorizaciones. No se
explicita porque los controles de trasferencia no son
necesarios
A.11 = Incorporacin del mdulo RM de Sharepoint.
A.12 = Documento formal con las razones de no
implementacin de controles de trasferencia
NC = No existe documentacin puesta al da de la
personalizacin de Sahrepoint.
A.13 = Puesta al da del documento de anlisis funcional.

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CMO DESARROLLO EL PROYECTO?

REQUISITOS NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CONSULTORA (A)

EVALUACIN NC = Deben establecer los elementos a supervisar y evaluar. El sistema de

Punto 9 auditora y no conformidades del SGC segn la norma ISO 9001 puede
ampliarse perfectamente a los requisitos documentales.

A.14 = Establecer los indicadores de evaluacin del SGD integrndolos con el

SGC segn ISO 9001.

MEJORA NC = No existe. El sistema de mejora del SGC segn la norma ISO 9001 puede
Punto 10 aplicarse perfectamente.

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PRODUCTOS OBTENIDOS

CONTEXTO
ORGANIZACIN
Procesos Trabajo

Documentos
Identificacin

Manual de Procedimientos
Captura
LIDERAZGO

Instrucciones de Trabajo
Registro Metadatos
Workflow
Uso y accesibilidad

Informe Valoracin
Clasificacin
Conservacin

SGD
PLANIFICACIN MEJORA

Roles /Funciones

Comunicacin
SOPORTE EVALUACIN
Formacin

Indicadores rendimiento

Plan Contingencia OPERACIN

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CMO ESCOJO A LA ENTIDAD DE CERTIFICACIN?

Tres preguntas tcnicas:

1: Entidad acreditada?

2: Experiencia comprobable en el mbito de los SSGGDD segn ISO 30301,

y en el sector?

3: Han auditado antes el SGQ de Les Xufes?

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CMO DESARROLLO EL PROCESO DE AUDITORA?

1. Plan de auditora: alcance, criterios, duracin (fechas), equipo auditor.

2. Realizacin de la auditora:
 Reunin de apertura (participan DG y RGD).
 Anlisis de la documentacin (participa RGD).
 Preparacin de las conclusiones.
 Reunin de cierre y entrega del Informe de auditora (participan DG y RGD).
 Resumen global. Informar sobre lo observado, positivo y negativo.
 Discusin sobre las No Conformidades -NC, y acuerdo sobre las acciones correctivas y
plazos.
 Sobre el certificado: alcance, validez (recertificacin), auditoras internas, uso del logo, etc.

3. Seguimiento y cierre de las No Conformidades -NC:

 Evidencias documentales
 Trazabilidad de Procesos y Procedimientos establecidos.

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CMO DESARROLLO EL PROCESO DE AUDITORA?

INFORME DE AUDITORA

Para aportar valor, el equipo de auditoria en el proceso de certificacin, entregar un informe de

auditoria completo con los resultados abajo indicados.

El informe de auditoria proveer evidencia precisa y concisa de la auditoria realizada, para

permitir e informar sobre la decisin de certificar, debiendo incluir o hacer referiencia a:

a) Identificacin del organismo certificador

b) El nombre y direccin del cliente y de sus interlocutores responsables
c) El tipo de auditoria (ej. Auditoria inicial, de reconocimiento o rectificacin)
d) El criterio de la auditoria
e) Los objetivos de la auditoria
f) El alcance de la auditoria, identificacin particular de las unidades funcionales o
procesos auditados en el momento de la auditoria
g) Identificacin del jefe de proyecto, los miembros del equipo de auditoria y cualquier otro
personal involucrado
h) Las fechas y lugares donde las actividades de auditoria (internas o externas) han sido
realizadas
i) Conclusiones, evidencias, y fallos de la auditoria, consistentes con los requerimientos
del tipo de auditoria

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CMO DESARROLLO EL PROCESO DE AUDITORA?

Conformidad

Buenas
Prcticas / Oportunidades
Puntos Hallazgos
de Mejora
fuertes

Puntos
Riesgos
dbiles
No
Conformidad

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CUAL ES EL RESULTADO DEL INFORME DE AUDITORIA?

VALORACIN GLOBAL: Se constata que el sistema implantado se encuentra en una fase de
acentuada juventud. No obstante, dicha juventud no ha impedido constatar la suficiente
implantacin y eficacia de los procedimientos aplicados. El sistema cumple con los
requisitos de la norma ISO 30301 a excepcin de la NC indicadas.
REQUISITOS NO CONFORMIDADES (NC) / ACCIONES CORRECTIVAS (AC)

EVALUACIN NC = No se puede evidenciar, a fecha de auditora, como se procede en la

Punto 9 revisin por la Direccin, ya que no se ha cumplido el plazo para hacerla.
Del mismo modo para considerar auditora interna, la auditora
preimplantacin es necesario un informe de auditora. En el plan de
auditora del SGC segn ISO 9001 no se especifica que tambin se incluye
en SGD segn ISO 30301.

AC 1 = Revisar y modificar el Plan de auditoras SGC para hacer mencin

explcita a que se auditar tambin el SGD.
AC 2 = Obtener el informe de la auditora preimplantacin.
MEJORA NC= En el procedimiento de no conformidades no se hace mencin
Punto 10 explicita al SGD.

AC 3 = Revisar y aprobar el procedimiento de deteccin de no

conformidades y acciones correctivas.

Extracto del informe de auditora. Las acciones correctivas son propuestas por la empresa para eliminar las no conformidades.

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CUAL ES EL RESULTADO DEL INFORME DE AUDITORIA?

PLAZO DE CORRECCIN PACTADO CON LA ENTIDAD DE CERTIFICACIN = 15 das

Les Xufes
Primera empresa
espaola certificada en
ISO 30301

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Y el Rey Jaume I dijo aix s or,

or, xata
xata
Si le diramos a probar la ISO 30301 tambin lo dira?

MUCHAS GRACIAS!

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