AUTOR: LUIS PREZ ZIGA

INSTRUCTOR : LUIS PEREZ ZUIGA

INDICE:

1.- TRABAJO EN MS EXCEL .............................................................................. 2

1.1.- Creacin de la hoja de TAREAS .............................................................. 2
1.2.- Creacin de la hoja de RECURSOS ........................................................ 5
1.3.- Creacin de la hoja ASIGNACIONES ...................................................... 7
1.3.1.- Calculo de la columna ID. EXCLUSIVO DE TAREA......................... 11
1.3.2.- Calculo de la columna CANTIDAD...................................................... 13
1.3.3.- Calculo de la columna ID. EXCLUSIVO DE RECURSO................... 13
1.3.4.- Calculo de la columna TRABAJO ..................................................... 13
2.- Importar informacin a PROJECT ................................................................ 14
2.1.- Calendario laboral .................................................................................. 14
2.2.- Tipo de tarea predeterminado................................................................ 16
2.3.- importacin de la informacin de EXCEL a PROJECT .......................... 16
2.3.1.- Importar TAREAS y RECURSOS ....................................................... 19
2.3.2.- Importar ASIGNACIONES .................................................................. 22

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1.- TRABAJO EN MS EXCEL

JUNTAR LA HOJA DE ITEM DEL PROYECTO Y LA HOJA DE ANALISIS DE

PRECIOS COMO SE MUESTA EN LA FIGURA, Y CAMBIAR LOS NOMBRES
QUE EN ESTA FIGURA MUESTRA.

1.1.- Creacin de la hoja de TAREAS

La hoja de TAREAS debe tener las siguientes columnas: RESUMEN,

NIVEL DE ESQUEMA, NOMBRE, IDENTIFICADOR EXCLUSIVO, UNIDAD,
CANTIDAD TOTAL, CANTIDAD POR CASA, DURACIN como se muestra en la
siguiente figura.

RESUMEN:

Trata de aquellas tareas que en el PROJECT sern tareas de resumen, y

se coloca la condicin S para que sea. Las tareas de resumen usadas son OBRA
GRUESA, TERMINACIONES, INSTALACIONES y OBRAS
COMPLEMENTARIAS, a estos registros se les da la condicin S.

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NIVEL DE ESQUEMA:

Se asigna el nmero 1 a los registros que tienen como RESUMEN S y a los

otros se les asigna el nmero 2.

IDENTIFICADOR EXCLUSIVO

Esta columna es la llave nica de programacin en el PROJECT, con esta

columna se genera la programacin, se debe llenar en forma correlativa desde el
nmero 1 hasta la ltima tarea.

CUBICACION

Es la cubicacin que viene del APU.

DURACIN

Se llena con 1 desde la primera tarea hasta la ultima.

La presentacin de esta hoja debe quedar como muestra la siguiente figura

y no debe variar en la cantidad de columnas y su posicin.

SELECCIONAR LA COLUMNA A I IR AL MENU DATOS / FILTRO /

AUTOFILTRO.

APARECE UNA CAIDA DEBAJO DE LA COLUMNA A, HACER CLIC EN

ESA CAIDA Y SELECCIONAR LA OPCION VACIAS, DESPUES
SELECCIONAR LAS LINEAS QUE QUEDAN EN COLOR AZUL Y ELIMINAR
ESTAS FILAS, COMO SE MUESTRA EN LA FIGURA.

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LUEGO IR AL MENU DATOS / FILTRO / AUTOFILTRO Y ELIMINAR LA

LINEA 1 Y CAMBIAR LOS TITULOS DE ESTA COMO SE MUESTRA EN LA
FIGURA SIGUIENTE.

LUEGO QUEDA ELIMINAR LOS TEXTOS QUE HAY EN LA COLUMNA

PRECIO UNITARIO, PARA ELIMINAR ESTO SELECCIONAR LA COLUMNA F I
IR AL MENU DATOS / FILTRO / AUTOFILTRO, HACER UN CLIC EN LA CAIDA Y
SLECCIONAR LA OPCION VACIAS, LUEGO SELECCIONAR LOS TEXTOS DE
LA COLUMNA E DESDE LA SEGUNDA LINEA HASTA EL FINAL Y BORRAR
EL CONTENIDO.

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LUEGO IR MENU DATOS / FILTRO / AUTOFILTRO Y SELECCIONAR LA

COLUMNA C E INSERTAR UNA COLUMNA, COLOCAR COMO TITULO
Identificador Exclusivo Y LLENAR ESTA COLUMNA DESDE LA SEGUNDA
CELDA HASTA EL FINAL DE LOS DATOS CON MUNEROS CORRELATIVOS,
COMO MUESTRA LA FIGURA SIGUIENTE.

1.2.- Creacin de la hoja de RECURSOS

La esta hoja se crea ejecutando un filtro avanzado en la hoja APU por la

columna NOMBRE DE RECURSOS, los registros filtrados de copian en esta hoja
y se pegan en la hoja de recursos (creada con anterioridad), estando en la hoja
RECURSOS transformarla en la siguiente tabla como muestra la figura.
La tasa estndar de los recursos LEYES SOCIALES, PERDIDAS,
IMPUESTOS, Y TODO RECURSO QUE ESTE EN % dejarla en $ 1.
Esta hoja se crea despus de la hoja asignaciones.

EN LA HOJA ASIGNACIONES SELECCIONAR INA CELDA DENTRO DE

LA TABLA E IR AL MENU DATOS/FILTRO/FILTRO AVANZADO HACER
CLIC EN LA COLUMNA A Y SELECCIONAR LO QUE SE MUESTRA EN
LA FIGURA Y HACER CLIC EN ACEPTAR.

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LUEGO SELECCIONAR LOS DATOS DESDE LA CELDA A1 HASTA LA

COLUMNA E Y HASTA EL FINAL, HACER CLIC EN COPIAR, IR AL
MENU INSERTAR HOJA DE CALCULO, HACER CLIC EN LA CELDA A1
Y PEGAR, CAMBIAR NOMBRE DE HOJA A RECURSOS, QUEDANDO
COMO SE MUESTRA EN LA FIGURA.

SELECCIONAR LA COLUMNA D E INSERTAR 2 COLUMNAS CON LOS

SIGUIENTES NOMBRES Identificador exclusivo Y Tipo.
LA COLUMNA Identificador exclusivo ES UN CORRELATIVO DESDE EL
1 HASTA EL FINAL.
LA COLUMNA Tipo SE DEFINE COMO MATERIAL LOS RECURSOS
QUE TENGAN UNIDAD DE MEDIDA DE INSUMO, Y TRABAJO PARA
AQUELLAS UNIDADDES QUE ESTEN DEFINIDAS POR TIEMPO.

IDENTIFICADOR EXCLUSIVO

Esta columna es la llave nica de programacin en el PROJECT, con esta

columna se genera la programacin, se debe llenar en forma correlativa desde el
nmero 1 hasta la ltima tarea.

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TIPO

1.- TRABAJO

Se ingresa trabajo a aquellos recursos que tengan las unidad como DIA,
H/D, HR, HRS, HORA, HORAS, MES, MESES, MS, etc... Todo lo que signifique
tiempo debe llevar esta condicin.

2.- MATERIAL

Se ingresa Material a aquellos recursos que sean insumos o subcontratos.

1.3.- Creacin de la hoja ASIGNACIONES

La tabla de APU que entrega el sistema.

CAMBIAR NOMBRE DE HOJA A ASIGNACIONES

SELECCIONAR LA COLUMNA A E IR AL MENU DATOS / FILTRO /

AUTOFILTRO, LUEGO EN LA CAIDA SELECCIONAR VACIAS, Y
SELECCIONAR TODAS LAS LINEAS HASTA EL FINAL Y ACTIVAR LA
OPCION ELIMINAR, DESPUES EN LA MISMA CAIDA SELECCIONAR
CLAVE Y ELIMINAR LAS LINEAS EN AZUL, LUEGO SELECCIONAR
POR ANALISIS Y TAMBIEN ELIMINAR LAS LINEAS AZULES. DESPUES
IR AL MENU DATOS / FILTRO / AUTOFILTRO, ELIMINAR LA COLUMNA
F, ELIMINAR LA PRIMERA LINEA E INSERTAR UNA LINEA EN
BLANCO, A ESTA LINEA COLOCAR LOS TITULOS QUE SE MUESTRAN
EN LA FIGURA.

LUEGO SELECCIONAR LA COLUMNA A E IR AL MENU DATOS /

FILTRO / AUTOFILTRO HACER CLIC EN LA CAIDA Y SELECCIONAR LA
OPCIN PERSONALIZAR, EN EL CUADRO DE DIALOGO
SELECCIONAR CONTIENE Y EN EL RECUADRO ESCRIBIR . Y

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VERIFICAR QUE NINGUN CODIGO DE RECURSOS CONTENGA

PUNTOS, DE LO CONTRARIO BORRAR LOS PUNTOS QUE
CONTENGAN ALGUNOS CODIGOS.

LAS COLUMNAS F Y G COLOCAR LOS SIGUIENTES TITULOS

CONSECUTIVAMENTE NOMBRE TAREAS Y CANTIDAD, EN LA
COLUMNA F IGUALAR A LA COLUMNA B Y EN LA COLUMNA G
IGUALAR A LA COLUMNA D COMO SE MUESTRA EN LA FIGURA.

EN LA CAIDA DE COLUMNA A SELECCIONAR TODAS Y

SELECCIONAR LAS COLUMNAS F Y G HACER CLIC EN EL BOTON
COPIAR Y LUEGO IR AL MENU EDICIN/PEGADO ESPECIAL Y
SELECCIONAR LA OPCION VALORES Y HACER CLIC EN ACEPTAR.

LUEGO HACER CLIC EN LA CAIDA DE LA COLUMNA A Y

SELECCIONAR LA OPCIN PERSONALIZAR, EN EL CUADRO DE
DIALOGO SELECCIONAR CONTIENE Y EN EL RECUADRO ESCRIBIR
., SELECCIONAR LOS DATOS DESDE LA SEGUNA LINEA HASTA LA
COLUMNA E Y HASTA EL FINAL Y LUEGO BORRAR CONTENIDO,
LUEGO IR AL MENU DATOS / FILTRO / AUTOFILTRO, QUEDANDO LA
INFORMACIN COMO SE MUESTRA EN LA SIGUIENTE FIGURA

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LUEGO EN LAS COLUNMAS H E I REPETIR LOS TITULOS DE LAS

COLUMNAS F Y G Y APLICAR LA SIGUIENTE FORMULA EN LA
COLUMNA H (+SI(F2=;H1;F2), LUEGO ESTA FORMULA SE COPIA A
LA COLUMNA I Y SE COPIA HACIA ABAJO HASTA LA ULTIMA LINEA,
LUEGO SELECCIONAR LAS COLUMNAS H E I ACTIVAR BOTON
COPIAR Y LUEGO IR MENU EDICIN/PEGADO ESPECIAL Y
SELECCIONAR LA OPCION VALORES Y HACER CLIC EN ACEPTAR,
LUEGO SELECCIONAR LAS COPUMNAS F Y G Y HACER CLIC EN
ELIMINAR.

LUEGO SELECCIONAR LA COLUMNA A E IR AL MENU DATOS /

FILTRO / AUTOFILTRO HACER CLIC EN LA CAIDA Y SELECCIONAR LA
OPCIN VACIAS Y SELECCIONAR TODAS LAS LINEAS AZULES Y
PRESIONAR LA OPCION ELIMINAR Y LUEGO IR AL MENU DATOS /
FILTRO / AUTOFILTRO, QUEDANDO LA TABLA COMO SE MUESTRA
EN LA FIGURA SIGUIENTE.

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Esta tabla es la que genera las asignaciones de recursos en PROJECT,

para generar esta tabla se deben insertar las siguientes columnas: ID. ECLUSIVO
DE TAREA, CANTIDAD, ID. EXCLUSIVO DE RECURSO, TRABAJO
Hay que separar las columnas, CODIGO, NOMBRE y UNIDAD de tareas
con respecto a las columnas de los recursos, esto se logra insertando columnas al
inicio y aplicando autofiltro por vacas, estas celdas se llenan con 1 y se usan
como referencia para separar estas columnas.

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1.3.1.- Calculo de la columna ID. EXCLUSIVO DE TAREA

El calculo de esta columna se realiza usando la formula BUSCARV(

valor_buscado; matriz_de_comparacin; indicador_columnas; ordenado)

Valor_buscado:

Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado

puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Matriz_de_comparacin:

Es el conjunto de informacin donde se buscan los datos. Utilice una referencia

a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.

Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera

columna del argumento matriz_de_comparacin deben colocarse en orden
ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo
contrario, BUSCARV podra devolver un valor incorrecto.
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del
men Datos y seleccione la opcin Ascendente.
Los valores de la primera columna de matriz_de_comparacin pueden ser
texto, nmeros o valores lgicos.
El texto escrito en maysculas y minsculas es equivalente.

Indicador_columnas:

Es el nmero de columna de matriz_de_comparacin desde la cual debe

devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1,
la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento
matriz_de_comparacin; si el argumento indicador_columnas es igual a 2,
devuelve el valor de la segunda columna de matriz_de_comparacin y as
sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el
valor de error #VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el nmero de
columnas de matriz_de_comparacin, BUSCARV devuelve el valor de error
#REF!

Ordenado:

Es un valor lgico que indica si desea que la funcin BUSCARV busque un

valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es
VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no
encuentra un valor exacto, devolver el valor inmediatamente menor que

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valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si

no encuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A.

Formula a usar en la primera celda:

Valor_buscado : Nombre de tareas (hoja ASIGNACIONES)

Matriz_de_comparacin : La tabla de tareas desde el nombre hacia la derecha
(hoja TAREAS)
Indicador_columnas :2 considerando la seleccin desde el nombre de tareas
hacia la derecha.
Ordenado : 0 para que busque el valor exacto

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Una vez hecha la formula copiar hasta el final de los datos

Ordenado
=BUSCARV(Asignaciones!B2;Tareas!$C$2:$D$47;2;0)

Valor_Buscado
Indicador_columnas
Matriz_de_comparacin
Matriz de tareas

1.3.2.- Calculo de la columna CANTIDAD

De la misma forma anterior usar funcin BUSCARB de la siguiente forma

Valor_buscado :Nombre de tareas (hoja ASIGNACIONES)

Matriz_de_comparacin :La tabla de tareas desde el nombre hacia la derecha
(hoja TAREAS)
Indicador_columnas :5 considerando la seleccin desde el nombre de tareas
hacia la derecha.
Ordenado :0 para que busque el valor exacto

Una vez hecha la formula copiar hasta el final de los datos

1.3.3.- Calculo de la columna ID. EXCLUSIVO DE RECURSO

De la misma forma anterior usar funcin BUSCARB de la siguiente forma

Valor_buscado :Nombre de recursos (hoja ASIGNACIONES)

Matriz_de_comparacin :La tabla de recursos desde el nombre hacia la derecha
(hoja RECURSOS)
Indicador_columnas :2 considerando la seleccin desde el nombre de tareas
hacia la derecha.
Ordenado :0 para que busque el valor exacto

Una vez hecha la formula copiar hasta el final de los datos

1.3.4.- Calculo de la columna TRABAJO

Para el calculo de esta columna hay que hacer la diferencia entre los
recursos TIPO TRABAJO y MATERIAL

RECURSOS TIPO TRABAJO

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Filtrar por la columna ETIQUETA DE MATERIAL las unidades que sean de

trabajo e ir generando la formula para en calculo de la siguiente forma:

+REDONDEAR(CANTIDAD * RENDIMIENTO * FACTOR DE TIEMPO;2)

FACTOR DE TIEMPO

D, DI, DIA, DIAS, H/D 9

H, HR, HRS, HORA, HORAS 1
MS, MES, MESES 192

RECURSOS TIPO MATERIAL

Para el calculo de estos datos se debe filtrar la columna trabajo por

CELDAS VACIAS, y luego generar la siguiente funcin.

+REDONDEAR(CANTIDAD * RENDIMIENTO;2)

2.- Importar informacin a PROJECT

situacin de PROJECT para realizar la importacin

2.1.- Calendario laboral

En PROJECT ir a HERRAMIENTAS/CAMBIAR CALEDARIO LABORAL, en

este cuadro seleccionar los das de la semana de lunes a viernes e ingresar la
jornada laboral. Despus ingresar a las opciones del calendario y cambiar lo
siguiente:

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Hora predeterminada de entrada

Hora predeterminada de salida
Jornada laboral

Las horas de entrada y salida tienen que ser coherentes con la jornada
ingresada en el calendario.

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2.2.- Tipo de tarea predeterminado

Esta opcin
desactivada

Esta opcin debe ser cambiada a duracin fija y se realiza en el men

HERRAMIENTAS/OPCIONES/PESTAA PROGRAMACIN.
Tambin en este cuadro de dialogo hay que desactivar la opcin Las nuevas
tareas estn condicionadas por el esfuerzo.
Estos 2 puntos anteriores se solucionan creando un archivo Project como
plantilla y dejando estas condiciones preestablecidas.

2.3.- importacin de la informacin de EXCEL a PROJECT

Para este caso hay que disear una plantilla con las TABLAS, CALENDARIO,
EQUIVALENCIAS, FILTROS, CAMPOS PERSONALIZADOS, OPCIONES DE
PROJECT, MACROS DE PASO A EXCEL y MACROS DE PASO A ACCESS
Desde Project ABRIR LA PLANTILLA anteriormente desarrollada
GUARDAR el archivo con el nombre del proyecto (ejemplo PUNTA MIRA 70 VIV)
e ir al men ARCHIVO/ABRIR y en el cuadro tipo de archivo mostrar Libros de
Microsoft Excel y seleccionar el libro que contiene la informacin que se desea
importar.

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Seleccionar libro
de Microsoft Excel

Al presionar el botn ABRIR aparece el cuadro de dialogo que se muestra

en la siguiente figura

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 AUTOR: LUIS PREZ ZIGA

Hacer clic en el boton siguiente.

Lo que esta seleccionado y hacer clic en siguiente.

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Esta importacin de datos se debe realizar en dos etapas, primero se

importan las TAREAS CON RECURSOS y luego las ASIGNACIONES.

2.3.1.- Importar TAREAS y RECURSOS

En esta figura seleccionar lo que se muestra.

Hacer clic en el botn siguiente para seleccionar informacin de tareas

La primera columna de esta tabla son los campos que se deben seleccionar
para importar la informacin a MS PROJECT, la segunda y tercera columna son
los campos que vienen de la hoja de clculo EXCEL, a veces este cuadro
reconoce los nombres de campos y a veces no y asocia nmeros a los campos
como se muestra en la siguiente figura:

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 AUTOR: LUIS PREZ ZIGA

Hacer clic en el botn siguiente para asociar informacin de recursos.

La primera columna de esta tabla son los campos que se deben seleccionar
para importar la informacin a MS PROJECT, la segunda y tercera columna son
los campos que vienen de la hoja de clculo EXCEL, a veces este cuadro
reconoce los nombres de campos y a veces no y asocia nmeros a los campos
como se muestra en la siguiente figura:

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 AUTOR: LUIS PREZ ZIGA

Despus de terminar la equivalencia de campos de ambas pestaas hacer clic en

el botn ACEPTAR y despus pinchar el botn ABRIR.

TABLA DE TAREAS

Despus de realizada la importacin de datos, en Project, revisar la tabla de

TAREAS si se importo bien y la tabla de RECURSOS, en caso de que la
importacin no se realiz bien usar los botones copiar y pegar desde EXCEL a
PROJECT campo a campo.

TABLA DE RECURSOS

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En esta tabla revisar los recursos tipo TRABAJO y asociar las tasa estndar por el
periodo de tiempo que viene de PRESTO.

2.3.2.- Importar ASIGNACIONES

Realizar los mismos pasos anteriores hasta llegar al cuadro que se muestra en la
siguiente figura:

Hacer clic en el botn siguiente:

La primera columna de esta tabla son los campos que se deben seleccionar
para importar la informacin a MS PROJECT, la segunda y tercera columna son
los campos que vienen de la hoja de clculo EXCEL, a veces este cuadro
reconoce los nombres de campos y a veces no y asocia nmeros a los campos
como se muestra en la siguiente figura:

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 AUTOR: LUIS PREZ ZIGA

Despus de terminar la equivalencia de campos de ambas pestaas hacer

clic en el botn SIGUIENTE y despus pinchar el botn FINALIZAR.

Despus de realizada la importacin de datos, en PROJECT, revisar las

TAREAS en la tabla costos para hacer la comparacin con los costos que estn
en la hoja CAPITULO de EXCEL.

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