Los Sistemas de Información

Sistemas de informacin
Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin

Departamento de Ciencias de la Administracin
Procesos y Sistemas de Informacin

Organizacin y Sistemas
Mara Messina Scolaro

Walter Prez Decarolis
Oficina de Apuntes del CECEA
Marzo de 2013
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INDICE
1. Introduccin .................................................................................................. 3
2. Administracin-decisiones-informacin: interrelaciones ...................................... 5
3. Datos e informacin ....................................................................................... 7
4. Sistemas de informacin: concepto y caractersticas.......................................... 9
5. Elementos de un sistema de informacin ........................................................ 11
6. Ventajas de los sistemas de informacin computarizados ................................. 15
7. La informtica, las telecomunicaciones y los sistemas de informacin ................ 18
8. Requisitos de la informacin .......................................................................... 23
9. Metodologa para el desarrollo e implementacin de sistemas de informacin .... 30
10 Roles de los analistas de organizaciones y los analistas de sistemas de
computacin ........................................................................................................ 47
11 Bibliografa................................................................................................ 48
2
OBJETIVOS
El presente documento tiene por objetivo general aportar material de lectura sobre
el tema del ttulo. Este material es de particular aplicacin al estudio y preparacin de
las Unidades temticas 3 y 6 del curso Procesos y Sistemas de Informacin
de Facultad y de las Unidades temticas 5 y 6 del Programa de Organizacin
y Sistemas II de la Escuela de Administracin.
Son objetivos particulares:
1. Conceptualizar los trminos sistemas y sistemas de informacin. Explicar las

diferencias entre los conceptos de datos e informacin.
2. Explicar la importancia de la informacin en el proceso administrativo y en

la toma de decisiones empresariales.
3. Analizar los elementos componentes de los sistemas de informacin y sus

relaciones de interdependencia. Explicar los requisitos de la informacin
para la generacin de valor para tomar decisiones.
4. Conocer las ventajas de los sistemas de informacin computarizados.
5. Analizar una metodologa para el anlisis y diseo de sistemas de

informacin computarizados y ubicar la intervencin de los analistas de
organizaciones y sistemas de computacin.
1. Introduccin
Cuando se habla de sistemas de informacin, muchas veces se asocia el concepto con

la informtica. Cuando se hace referencia al analista de sistemas, tambin con mucha
frecuencia se relaciona el concepto en forma casi exclusiva con los profesionales que
trabajan en el rea de la computacin.
3
Si bien la referida asociacin conceptual es en la mayora de los casos correcta, no

siempre lo es. En efecto, un sistema de informacin que utilice un volumen reducido
de datos, puede analizarse, disearse y ponerse en funcionamiento sin ser necesario
recurrir al procesamiento electrnico.
Al igual que los analistas de sistemas de computacin, tambin existen los analistas de
organizaciones, los analistas de sistemas financieros y contables y los analistas de
recursos humanos.
En este documento se estudia la informacin como uno de los tantos recursos que
utilizan los administradores para cumplir sus tareas y en especial, como un insumo
para tomar decisiones.
Se presenta el concepto de sistemas de informacin y sus elementos, haciendo

referencia adems a algunos conceptos referidos a la tecnologa y su relevancia en la
forma de acceder y procesar la informacin.
Se estudian tambin los requisitos que debe reunir ese insumo para que genere valor
en la labor gerencial y en especial, en los resultados organizacionales.
Por ltimo se desarrolla una metodologa para analizar y disear sistemas de

informacin computarizados, tarea en la cual los analistas de organizaciones al igual
que los analistas de sistemas de computacin pueden desempear un rol muy
importante.
La metodologa propuesta se apoya, bsicamente, en experiencias de diseo e

implementacin de sistemas de informacin apoyados en la informtica como
herramienta de gestin y desarrollo empresarial.
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2. Administracin-decisiones-informacin: interrelaciones
Uno de los problemas que con ms frecuencia mencionan los administradores,

directores, gerentes y jefes cuando se refieren a los aspectos de organizacin y
funcionamiento de sus empresas, est relacionado con la cantidad y calidad de la
informacin que utilizan para tomar sus decisiones. No solamente se refieren a la
informacin que circula dentro de su propia organizacin sino tambin a la informacin
que intercambian con otras instituciones.
A veces hablan de los problemas con la informacin; otras veces mencionan los
problemas de la informacin: cuando necesitamos informacin, muchas veces no la
tenemos en el momento; si nos llega, nos llega tarde o con errores... ; en mi
empresa archivan gran cantidad de documentos y publicaciones que ocupan mucho
espacio y casi nunca se utilizan..... a veces ni siquiera sabemos que esa informacin
existe ; me mandan informacin pero casi nunca es completa....a veces es tan
confusa que cuesta mucho comprenderla.. ; la informacin que me hacen llegar
viene con tantos detalles que me cuesta encontrar la que realmente necesito....casi
siempre la dejo para despus....; hoy en da con internet, las bases de datos, los
sitios web y las redes sociales, se puede acceder a tanta informacin que el esfuerzo
para encontrar la que necesito me lleva tiempo que a veces no dispongo.. los
buscadores son una gran ayuda pero a veces lleva tiempo encontrar lo que buscas.
El contacto frecuente con usuarios y analistas de informacin demuestra que esos

problemas tienen su origen, entre otras causas, en la falta de un diagnstico de las
necesidades de informacin de los administradores que permitan mejorar esa
situacin.
En caso de conocer las reales necesidades de informacin en forma sistemtica, se

pueden encontrar alternativas para que esas informaciones estn disponibles en
tiempo oportuno para quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones, de
ponerlas en prctica y de controlar los resultados de su ejecucin.
La informacin constituye la materia prima del proceso a travs del cual se toman las
decisiones personales e institucionales. La informacin de buena calidad puede
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representar una ayuda muy importante para mejorar las decisiones que se toman en
los distintos niveles jerrquicos de las organizaciones: direccin, gerencial, jefatura y
operativo. Adems de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos,
tambin la informacin junto con el tiempo, son otros recursos importantes que los
administradores deben gestionar cuando realizan las tareas propias de los cargos que
desempean.
Recursos
Recursos
materiales humanos
Recursos
financieros
Objetivos
proceso administrativo
Recursos y metas
proceso decisorio
tecnolgico
s
Informacin
Tiempo
Recursos que los administradores gestionan en los distintos niveles

jerrq
A travs del estudio ordenado y sistemtico de anlisis y diseo de sistemas de
informacin y su posterior implementacin, se pueden evitar muchos de los problemas
antes mencionados. De esa forma se puede tambin contribuir a mejorar el acierto de
las decisiones que se toman en la organizacin y a asegurar un uso ms eficiente de
los recursos, generalmente escasos, que los directores, gerentes y jefes tienen
disponibles para lograr los objetivos y metas bajo su responsabilidad.
Los sistemas de informacin administrativa pueden resultar muy valiosos para mejorar
no slo las decisiones institucionales sino tambin la eficiencia con la que los
administradores desempean sus tareas directivas, gerenciales y de supervisin. Al
alcanzar mejores resultados cuando toman decisiones y administran los recursos que
tienen disponibles, podrn lograr los objetivos de las unidades (Direcciones,
Gerencias, Departamentos) a su cargo y contribuir a lograr los objetivos y metas
organizacionales con mayor eficiencia.
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Administracin
Objetivos y
Decisiones
metas
Informacin organizacionales
Administracin-decisiones-informacin: interrelaciones
Cuando los analistas de organizaciones tienen conocimientos especializados y

experiencia en el rea de sistemas de informacin, pueden desempear un rol
importante en la tarea de anlisis y diseo de este tipo de sistemas.
Cuando los sistemas de informacin que se crean o se redisean, requieren de

programas informticos para el procesamiento de los datos, la participacin de los
analistas de organizaciones puede ser igualmente muy til, al aportar a los analistas de
sistemas de computacin, la visin de los aspectos organizacionales y administrativos
de estos sistemas.
3. Datos e informacin
Si bien es muy frecuente utilizar en forma indistinta los trminos datos e informacin,
en teora de la informacin se enfatiza en forma expresa en la diferencia conceptual
entre ambas palabras. Esta diferencia ayuda a una mejor comprensin del proceso de
gestionar la informacin y en especial, a valorar la informacin como uno de los
recursos que pueden utilizar los administradores para desempear mejor sus tareas de
planificacin, organizacin, direccin y control.
Los datos son hechos expresados en su estado primario. Para representar esos
hechos se pueden utilizar, entre otras formas, las letras, los nmeros, una
combinacin entre ambos, las imgenes o los sonidos. Los nombres de los empleados,
el listado de los clientes y la nmina de los equipos e instalaciones de una empresa
son datos primarios que se tienen de esa empresa. Los datos en su estado primario,
sin ordenar o clasificar, son muy similares a las materias primas de un proceso de
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produccin; recin se percibe el valor que tienen, una vez que se los procesa y se
transforman en productos terminados.
La informacin es el resultado del proceso de organizar datos de una manera

ordenada y lgica, con el fin de proporcionar a las personas que la utilizan, un mejor
conocimiento de la realidad que esos datos representan.
El tipo y valor de la informacin que se obtiene como consecuencia del tratamiento de

los datos depende de las relaciones que se establecen entre los mismos. Si por
ejemplo, se ordenan y agrupan los nombres de los empleados de la empresa, por
edad, sexo, unidad donde trabajan, cargo que ocupan, principales tareas que realizan
y nivel de formacin, se obtiene como resultado final una informacin que puede tener
valor muy significativo para tomar decisiones gerenciales en el rea de recursos
humanos.
La informacin en ese caso, tiene mayor significado y relevancia que los datos
primarios y puede aportar, en forma ms rpida y clara, un mejor conocimiento del
personal de la empresa. Esa informacin puede servir de base inicial para diagnosticar
la situacin general de los recursos humanos en las distintas unidades de la empresa y
analizar diferentes opciones para luego decidir sobre determinadas polticas en el rea
de gestin de recursos humanos como por ejemplo, en materia de remuneraciones,
capacitacin, seguridad laboral, ascensos y bienestar social del personal.
En relacin a los datos sobre los que se elabora, la informacin tiene un valor adicional
mayor que el valor propio de los datos en su estado primario. El valor agregado de la
informacin est representado por la utilidad y apoyo que proporciona a quienes la
utilizan.
Es importante destacar para complementar la diferencia establecida para los dos

trminos, que lo que en cierto momento y para determinados usuarios, es la
informacin elaborada a partir de un proceso de transformacin de datos primarios, se
puede convertir en un momento posterior o incluso, en el mismo momento para
usuarios diferentes, en datos que pueden ser objeto de un nuevo proceso de
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transformacin para elaborar nueva informacin. Es el caso, por ejemplo, de

informacin semanal que elaboran seis sucursales con los datos de las ventas por
artculos de sus vendedores. Esa informacin semanal de cada una de las seis
sucursales se convierte en un conjunto de datos, en el momento que la casa central los
toma como base de clculo para conocer las ventas totales de la semana. A su vez, la
informacin de las ventas totales de la semana pasan a ser un dato para conocer
posteriormente las ventas totales del mes.
4. Sistemas de informacin: concepto y caractersticas
Los sistemas estn compuestos por distintos elementos que se relacionan entre s y
que realizan actividades conjuntas con el fin de posibilitar el logro de determinados
objetivos. En el caso de los sistemas de informacin esos objetivos estn
orientados, bsicamente, a atender de la mejor manera las necesidades de informacin
que tienen aquellas personas, unidades o instituciones usuarias del sistema.
En la mayora de los casos, la informacin que el sistema brinda a los usuarios se

utiliza para tomar decisiones, ponerlas en prctica y controlar y evaluar los resultados
que se alcanzan luego de su ejecucin. Muchas veces las personas que toman
decisiones en las organizaciones son las mismas que las ponen en prctica y controlan
los resultados. Otras veces unas personas son las que deciden, integrantes del
Directorio por ejemplo, otras son las que ejecutan, jefes y operarios y otras son las que
coordinan, controlan y evalan, gerentes por ejemplo. En este ltimo caso, la cantidad
de usuarios del sistema es ms amplia y variada.
Los propios elementos de un sistema de informacin y las relaciones que se producen

entre ellos generan una serie de actividades que lo ponen en funcionamiento. Para
atender las necesidades de los usuarios, las actividades de un sistema de informacin
son bsicamente las siguientes: recopilacin o captura de datos o de informacin,
procesamiento, anlisis, distribucin, almacenamiento, recuperacin y seguridad.
Los sistemas de informacin gerencial constituyen un tipo de sistema de informacin;

sus objetivos estn dirigidos a proporcionar a quienes ocupan cargos gerenciales
dentro de la estructura organizacional, la informacin que necesitan para cumplir las
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tareas propias de sus cargos, como la planificacin y organizacin del trabajo, la

direccin y supervisin del personal, el control de los resultados.
Los informes semanales o mensuales sobre la cantidad y destino de las ventas

realizadas por el plantel de vendedores pueden proporcionar al Gerente de
Comercializacin informacin bsica para evaluar, al cabo de un perodo, diferencias en
el rendimiento de cada uno de los vendedores que venden los mismos productos al
mismo tipo de clientes. Esa informacin puede ser la base para que el Gerente tome
decisiones para motivar a la fuerza de ventas y premiar a los mejores vendedores.
Una forma especialmente til que puede tener la informacin de uso gerencial est
representada por los informes de excepcin, que slo contienen informacin sobre
hechos fuera de los previstos. Se trata en estos casos de aplicar un principio orientado
a evitar prdidas de tiempo de los gerentes en el anlisis de informacin redundante
sobre situaciones que estn dentro de rangos de variacin previamente establecidos.
Un informe mensual que contenga slo el listado de los deudores que se han atrasado
dos o ms meses en el pago de sus cuotas, puede tener mayor valor para un Gerente
de Finanzas, que el listado de todos los deudores, incluidos los que cumplen
normalmente con el pago de sus cuotas en los plazos acordados.
La informacin de excepcin evita la sobrecarga informativa y posibilita una mejor

administracin del tiempo de los gerentes en el anlisis de la informacin y en la toma
de decisiones de gestin.
Los sistemas de informacin pueden ser manuales, computarizados o mixtos. Los

sistemas de informacin computarizados tienen un soporte informtico, es decir se
desarrollan en un entorno usuario - computadora, utilizando hardware y software
computacional, redes de telecomunicaciones, tcnicas de administracin de bases de
datos computarizadas y otras formas de tecnologas de la informacin (como por
ejemplo una gran variedad de dispositivos: scaners de cdigos de barra, PDA (del
ingls personal digital assistant, es un ordenador de bolsillo), celulares, terminales de
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autoservicio, tablets (computadora porttil con la que se puede interactuar a travs de

una pantalla tctil o multitctil)).
La importancia de los sistemas de informacin computarizados surge cuanto ms

grande y compleja se vuelve la organizacin, haciendo que el sistema de informacin
manual no logre procesar y generar la informacin necesaria y en los tiempos
requeridos.
Las nuevas tecnologas de informacin y de telecomunicaciones (TICs) resultan muy

importantes en los sistemas de informacin computarizados, en el rol de los
administradores y en la forma de realizar las tareas, dando la posibilidad de contar con
informacin en tiempo real y accesible a diferentes puestos de trabajo.
Los roles de los sistemas de informacin computarizados en las organizaciones, han

evolucionado de ser procesamiento de datos, a brindar una interconexin en red
empresarial y global, que permite el manejo de operaciones globales e
interorganizacionales a travs de internet, intranets, extranets y otras redes
empresariales y globales.
5. Elementos de un sistema de informacin
Los elementos bsicos de un sistema de informacin, como los de cualquier otro

sistema, estn representados por los insumos o entradas, la unidad de procesamiento,
los productos o salidas, el control y la retroalimentacin.
Los insumos de un sistema de informacin son los elementos vinculados con el

relevamiento o registro de datos y de informacin. Las entradas pueden hacerse en
forma manual, electrnica o mixta. Las actas de los cursos o exmenes que los
profesores completan en forma manuscrita y entregan en Bedela con las calificaciones
de los estudiantes son documentos de entrada manual de un sistema de informacin
de registro y control de escolaridades. Las tarjetas magnticas de registro de
asistencia del personal, donde se marca la hora de llegada y salida, son documentos
electrnicos de entrada de un sistema de informacin de control de personal y de
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liquidacin de sueldos. Los datos de las actas de exmenes hechas a mano que son
ingresados luego al computador, son un ejemplo de entradas de mtodo mixto.
Control
Insumos Unidad de Productos
procesamiento

Retroalimentacin
Elementos de un sistema de informacin
En la unidad de procesamiento, las entradas se procesan y se transforman en

salidas. Para lograrlas, el procesamiento puede requerir tareas de clculo, verificacin,
comparacin, anlisis y correccin. En el caso del sistema de informacin de
liquidacin mensual de sueldos, ser necesario conocer los das trabajados en el mes,
el horario de entrada y salida, la retribucin nominal mensual y los descuentos a
realizar por impuestos y aportes sociales u otros conceptos a efectos de determinar en
pesos, la cantidad lquida a pagar. En este caso, el proceso de conversin de las
entradas en salidas puede realizarse en forma manual con ayuda de mquinas de
clculo, a travs de un programa informtico o combinando ambas modalidades.
Los productos representan el resultado del procesamiento o transformacin de las

entradas. Son por ejemplo, los certificados de escolaridad de los estudiantes emitidos
por las Bedelas, con las materias aprobadas, calificaciones, reprobaciones, fechas
correspondientes y promedio general de la escolaridad. Son tambin salidas, las
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planillas de sueldos donde aparecen los montos de sueldos nominales mensuales,

otros conceptos de remuneracin como las horas extras, descuentos varios e importes
lquidos a pagar. En caso que el propio sistema emita directamente los cheques de
pago para los empleados, esos cheques son tambin salidas del sistema de
informacin. Asimismo las salidas pueden tomar la forma de documentos e informes
manuscritos o impresos. Tambin pueden tomar la forma de imgenes que aparecen
en la pantalla de un computador y que pueden ser utilizadas para consulta o que
pueden enviarse va internet a otros destinatarios, personas o instituciones.
El control es un proceso que permite comparar los resultados que se alcanzan con los
resultados deseados. Cuando se hace referencia a estos ltimos es porque esos
resultados fueron previamente fijados y necesitan ser controlados para determinar su
grado de cumplimiento. El control puede verificar si los insumos que ingresan al
sistema, las actividades que se realizan en la unidad de procesamiento o los
resultados que se obtienen de esa conversin son los que se proyectaron
previamente. La informacin que se obtenga de comparar los hechos reales con los
esperados facilitar la retroalimentacin.
La retroalimentacin consiste en utilizar la informacin que se obtiene del proceso

de control para analizar las relaciones entre causas y efectos y realizar si resultan
necesarios, ajustes o cambios en las entradas, en el procesamiento o en las salidas.
Esos cambios podrn servir para corregir errores, rectificar acciones futuras y asegurar
mayor confiabilidad del sistema.
Al detectarse errores, que pueden ser involuntarios o no, como por ejemplo, el
registro incorrecto de las asistencias a clase o de las horas extras trabajadas, la
retroalimentacin permite corregir esos errores a travs de la informacin que
suministra el control. Para ello ser necesario una tarea de intervencin en las
entradas, en el procesamiento o en las salidas, lo que permitir lograr mayor
veracidad y confiabilidad de la informacin del sistema y de esa forma, mejorar las
decisiones que se puedan tomar en base a las informaciones disponibles.
Las salidas de un sistema, producto del procesamiento de una o ms entradas,

pueden transformarse en entradas de otros sistemas. En estos casos la informacin de
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salida de un sistema se convierte en dato de entrada de otros sistemas que a su vez,

pueden generar otras salidas. Es el caso de los certificados de escolaridad de
estudiantes que se gradan en determinada Facultad,- salidas del sistema de
informacin de esa Facultad -, que los graduados presentan en la misma u otra
institucin universitaria, nacional o extranjera, con el fin de ser aceptados para realizar
estudios de posgrado. Las salidas del sistema de informacin de la Facultad
(escolaridades de egreso de carreras de grado) se convierten en entradas del sistema
de informacin de la misma o una nueva Facultad (requisitos de ingreso para cursos
de posgrado). Una informacin de salida de un sistema puede convertirse en el dato
de entrada del mismo sistema u otro sistema.
Los sistemas de informacin pueden ser manuales, computarizados o mixtos. Muchos

sistemas de informacin comenzaron a funcionar en las micro y pequeas empresas
en forma exclusivamente manual. Luego se apoyaron en el uso de mquinas de
clculo y despus comenzaron a utilizar dispositivos electrnicos. A travs de esos
cambios, el ingreso y el procesamiento de las entradas y la obtencin de las salidas se
realizan en forma ms rpida. Muchas veces, tambin en forma ms confiable por la
exactitud y correccin de los clculos.
Cuando se computariza un sistema de informacin que viene funcionando en forma

manual con fallas en sus procesos, si esas fallas no se corrigen o se corrigen en forma
parcial, la computacin como herramienta que es, slo permitir informatizar los
procesos, aunque se mantendrn las mismas fallas.
Las salidas del sistema computarizado podrn obtenerse con mayor rapidez pero si no
se realiza un anlisis previo y racionalizacin de los procesos para obtenerlas, seguirn
manteniendo los mismos errores. Cuando se cambian los mtodos de trabajo, la
intervencin de los analistas de organizaciones, puede resultar importante en el
estudio previo de los sistemas administrativos para obtener luego resultados exitosos
en el diseo y posterior implantacin de los sistemas de informacin computarizados.
Se puede realizar la siguiente analoga entre los elementos de un sistema de

informacin manual y un sistema de informacin computarizado:
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Elementos Sistema manual Sistema Computarizado

Entrada Formularios de entrada con Medios magnticos y pticos
datos a ser procesados, (cd, dvd) y tarjetas de
Informacin verbal, memoria flash (usb, tarjetas
informacin escrita de memorias para dispositivos
porttiles (sd), multimediacard
(mmc), , formularios activos;
escaners, formularios en la red
y correo electrnico
Unidad de procesamiento. Cerebro humano, habilidades Unidad Central de
mentales de clculo Procesamiento electrnico con
equipos informticos
Salida Formularios de salida con Formularios activos,
datos procesados y con monitores, impresoras.
informacin elaborada,
Informes, Informacin verbal
6. Ventajas de los sistemas de informacin computarizados
La necesidad de disponer de informacin se hace an ms crtica cuando se trata de

organizaciones complejas con cantidad de personas trabajando en el cumplimiento de
diferentes actividades y tareas.
Las razones por las cuales se hace necesario disponer de sistemas de informacin
computarizados son: la necesidad de procesar gran cantidad de datos o de
informacin, la rapidez con la cual se necesita, la importancia de visualizar solamente
la informacin necesaria y de acceder directamente a la informacin sin tener que
depender de unidades tcnicas que la elaboren y la entreguen, y la necesidad de
compartir informacin por parte de mltiples usuarios.
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A continuacin se expresan una serie de ventajas que se pueden lograr en las

organizaciones con sistemas de informacin computarizados:
Selectividad de la informacin
Es necesario que los sistemas de informacin computarizados a travs de una

adecuada metodologa de anlisis y diseo, logren atender las reales necesidades de
los usuarios destacando lo que sea preciso destacar, presentando nociones resumidas
que son respaldadas con detalles. De esa forma los sistemas son selectivos en la
presentacin de la informacin, permitiendo concentrar la atencin de quienes estn
en los niveles altos de la estructura jerrquica en los aspectos ms importantes de la
organizacin, y resaltarlos solo en caso de producirse desviaciones respecto a los
objetivos planteados, para permitir corregirlas oportunamente. Por lo tanto permite
que cada nivel jerrquico reciba solo la informacin necesaria para el desempeo y
cumplimiento de sus actividades y tareas.
Esta ventaja es un aporte muy importante para quienes toman decisiones en el sentido
que stos pueden contar con la informacin necesaria que les permita por ejemplo
encontrar alternativas para resolver problemas, evaluar dichas alternativas y
finalmente decidir.
Uniformidad de la informacin
Los sistemas de informacin computarizados contribuyen a evitar un error frecuente,

que es la incongruencia de informacin que poseen distintos integrantes de la
organizacin, por provenir muchas veces de fuentes distintas que no estn integradas.
Con un adecuado diseo se puede lograr un sistema que, consolidando los datos desde
las fuentes de origen, vaya integrando el procesamiento con criterios comunes y logre
uniformizar la informacin de salida que llega a los usuarios.
Rapidez del procesamiento
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En este sentido es muy importante la informtica, ya que agilita el procesamiento de

los datos. Cada vez ms, es necesario disponer solamente de informacin clave para el
funcionamiento de la organizacin; para la generacin de la misma se debe contemplar
diversa informacin interna y externa a la organizacin que tiende a ser cada vez
mayor y ms compleja, de ah la importancia de contar con un procesamiento rpido.
Confiabilidad
La informtica permite procesar los datos con mayor precisin que las personas, por lo
cual se pueden reducir errores en la informacin, siempre que el ingreso de datos sea
correcto. La ventaja de poder uniformizar la informacin debido a la posibilidad de
eliminar mltiples ingresos de datos en diferentes sistemas de informacin
independientes que no tengan criterios comunes; la realizacin del procesamiento con
parmetros uniformes; la posibilidad de compartir informacin por distintos usuarios y
acceder directamente a la informacin; permite que la informacin sea ms confiable.
Almacenamiento compacto
Los sistemas de informacin computarizados permiten reducir el espacio fsico que se

requiere para la conservacin de registros y archivos, dando adems la posibilidad de
acceder fcilmente a los archivos. Es necesario tener en cuenta en estos casos, el
adecuado resguardo y seguridad de la informacin almacenada.
Manejo de grandes volmenes de datos
Los sistemas de informacin computarizados tienen una ventaja muy importante,

respecto a los sistemas manuales, que es permitir manejar con rapidez y confiabilidad
gran cantidad de datos heterogneos. Para una buena gestin, las organizaciones
deben considerar una gran diversidad de informacin tanto interna como externa, a la
cual las tecnologas de la informacin y las telecomunicaciones (TICs) posibilitan
acceder, y brindan adems herramientas que permiten procesarla, distribuirla,
analizarla y almacenarla.
Presentacin en forma interactiva
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Los sistemas de informacin computarizados permiten disponer de la forma de

presentacin ms adecuada para el usuario, pudindose modificar en forma interactiva
de acuerdo a las necesidades concretas.
Accesibilidad
Otras dos posibilidades que brinda la informtica y que colaboran con la uniformidad
de la informacin son, en primer lugar, permitir compartir informacin a distintos
usuarios, y en segundo lugar, la posibilidad de acceder directamente a la informacin
sin tener que depender de otras unidades.
La accesibilidad desde cualquier sitio, y la posibilidad de acceder a la informacin y de

realizar acciones sobre la misma, segn el rol y permiso establecido, ha brindado
seguridad y confiabilidad a la informacin, garantizando que ciertas operaciones sobre
la informacin como ser autorizaciones de pagos, queden slo permitidas a algunos
usuarios de acuerdo a la definicin de su rol de usuario.
7. La informtica, las telecomunicaciones y los sistemas de informacin
La informtica es la disciplina directamente relacionada con el procesamiento

automtico de la informacin a travs de computadoras y en la que se basa la mayora
de las nuevas tecnologas.
La informtica se compone de hardware (equipos) y software (programas). La

posibilidad de acceder al hardware es cada vez mayor, ya que los costos han ido en
permanente descenso. Respecto al software, es muy grande la variedad que se puede
encontrar, cada usuario y organizacin puede elegir entre usar un software estndar o
adquirir uno a medida de sus necesidades. La seleccin de uno u otro depender de la
finalidad del software y la satisfaccin que el mismo brinde a las necesidades de
informacin requeridas. Es importante hacer referencia al software libre, que consiste
en mantener libre el cdigo, es decir que el control, que construyen los
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codificadores, sea transparente para todos y permita que cualquiera tenga derecho a
tomar ese control y modificarlo a su gusto1 .
Las telecomunicaciones son la transmisin electrnica de seales de comunicacin

que permiten a las organizaciones conectar entre s sistemas de computacin2
El importante desarrollo de las telecomunicaciones ha permitido el surgimiento de

sistemas de comunicacin de mayor potencia que posibilitan a las personas compartir
informacin y comunicarse a pesar de las distancias.
La telemtica es la consideracin de las telecomunicaciones y la informtica en el

mbito de la organizacin, siendo un factor determinante de los cambios profundos de
las mismas. En un principio la telemtica usaba enlaces de comunicacin como lneas
telefnicas o vnculos, actualmente se logr la interconexin de dos o ms sistemas de
computacin a travs de redes.3.
La unin de la informtica y las telecomunicaciones ha cambiado la forma de trabajar de

las organizaciones, pasando de organizaciones burocrticas y rgidas a organizaciones
ms descentralizadas y con mayor comunicacin con el exterior.
Una red es un conjunto de equipos de computacin y/o sistemas de cmputos que

interactan. 4. Las computadoras se conectan en red o se interconectan a travs de
internet, intranets y otras redes de telecomunicaciones. Eso permite compartir tanto
informacin como equipamiento, permitiendo la actualizacin y consulta simultnea por
diferentes usuarios.
Existen redes privadas y pblicas. Las redes pblicas permiten que el trfico sea
realizado por mltiples usuarios. Como ejemplo est internet que es hoy una red
1
Stallman Richard M: Free Software. Free Society: Selected Essays. GNU Press, 2002.
2
. Stair, M y Reynolds, G: Principios de sistemas de informacin. 4 ed. Mejico, Internacional Thomson
Editores,1999.
3 4
y Freijedo, F. y otros: Tecnologas de la informacin y las comunicaciones, Bs.As, Ediciones
Macchi, 2000.
19
pblica de alcance global, que permite la interconexin entre redes ubicadas en

cualquier punto de nuestro planeta.
Algunos de los servicios que se pueden encontrar en internet son: el uso de correo
electrnico; la transferencia de archivos; el comercio electrnico que puede
clasificarse, en funcin a las partes que interactan, en: B2B (Business to Business)
que son negocios efectuados entre dos empresas, B2C (Business to Consumer) que
consiste en empresas que venden sus productos a los consumidores a travs de una
pagina web, E-Government que permite a los ciudadanos la realizacin de trmites o
transacciones con distintas dependencias pblicas, Customer to Business que es
cuando actan una empresa y un cliente pero el que ofrece es el cliente y Customer to
Customer que es el caso en que un consumidor ofrece a otro productos o servicios.
Otro servicio importante que brinda internet es la consulta y respuesta inmediata de
informacin institucional de inters, como por ejemplo la pgina web de la facultad que
adems de brindar informacin como fechas de exmenes y revisiones y programas de
asignaturas, permite la realizacin de consultas a las ctedras.
La potencialidad de internet para mejorar el acceso a la informacin por parte de las

empresas es muy elevada. Brinda gran transparencia de informacin a los mercados de
bienes y servicios. internet est cambiando la forma como se manejan las empresas y
trabajan las personas y la manera como las tecnologas de la informacin respaldan las
operaciones.
Otra red que importa destacar son las intranets que son sistemas de informacin
internos a una organizacin basados en tecnologa internet, que permiten la
transmisin y comunicacin de datos para uso interno. Las intranets son un importante
aporte a la comunicacin interna de la organizacin.
Por otro lado existen las extranets que son Intranets extendidas, es decir que permiten
el acceso, generalmente parcial, de organizaciones de clientes y proveedores entre
otras, a los sistemas de informacin de la organizacin y viceversa.
Todos los elementos planteados permiten importantes mejoras en los sistemas de

informacin, que hacen que los mismos estn desempeando un papel fundamental en
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las empresas, pudiendo ayudar a mejorar la eficiencia y la eficacia de los procesos

empresariales, la toma de decisiones gerenciales y la colaboracin en grupos de
trabajo. Por consiguiente el xito de los sistemas de informacin no debe medirse slo
por su eficiencia al minimizar costos y tiempo, sino que debe medirse tambin por la
efectividad en el respaldo de las estrategias empresariales de una organizacin,
facilitando sus procesos, mejorando y agilizando las comunicaciones internas y
externas y contribuyendo al logro de los objetivos organizacionales.
A lo largo del tiempo y como consecuencia de los avances de las tecnologas de la

informacin y de las telecomunicaciones, se ha ido utilizando la informtica con
distintos fines, como por ejemplo, los que se mencionan a continuacin.5
Procesamiento electrnico de datos (PED)
En sus principios la computacin fue utilizada para tareas de procesamiento de

transacciones comerciales y contable-financieras, como la facturacin y la liquidacin
de sueldos. Debido al xito en el procesamiento de transacciones de este tipo, el
prximo paso fue la actividad gerencial. Esto dio paso al nacimiento de los sistemas de
informacin gerencial.
Sistemas de informacin gerencial (SIG)
En los inicios consista en un conjunto de reportes previamente especificados,

estandarizados y a menudo peridicos, con fines de mantener informados a los
gerentes de las operaciones corrientes. Luego se empezaron a disear sistemas que
brindaran al nivel gerencial, acceso a informacin oportuna y confiable, para las tareas
particulares de toma de decisiones, orientadas a resolver situaciones, por lo general,
programadas o de rutina.
Sistema de soporte a las decisiones (SSD)
5
. Kaufmann, A., Maglione, M. y Melgendler, G.: Sistemas de Informacin Gerencial, Utilizacin por las
empresas y software para generarlo, (Monografa para obtencin de ttulo, Facultad de Ciencias
Econmicas y de Administracin). Montevideo, 1997.
21
El SSD es un sistema de procesamiento y exposicin de datos interactiva, el cual es

usado tambin para asistir en el proceso de toma de decisiones aunque de manera
diferente; tiene las siguientes caractersticas:
Muestra la informacin en un formato y terminologa familiar para el usuario.
Es selectivo en la provisin de informacin y evita sobrecargas de la misma a
los usuarios.
Tiende a estar dirigido a los problemas menos estructurados y especificados,
que son los que enfrenta el nivel de gerencia superior.
Combina el uso de modelos o tcnicas analticas con funciones tradicionales de
acceso y recuperacin de datos. Ayuda a los gerentes a detectar problemas nuevos o
ya existentes.
Tiene caractersticas que lo hacen fcil de usar por personas no expertas en
computacin por medio de un modo interactivo.
Enfatiza la flexibilidad y adaptabilidad para tratar los cambios del entorno y el
proceso de toma de decisiones.
Sistemas integrados de gestin
Otro cambio importante que han tenido ltimamente los sistemas de informacin
computarizados es el pasaje de sistemas de informacin independientes - es decir que
corresponden a determinado rgano o funcin y son independientes de los sistemas de
los otros rganos - a sistemas de informacin integrados, que han unido los sistemas
de informacin, de tal manera que con el ingreso de datos por un nico punto del
sistema se produzca la actualizacin de la base de datos de todos los subsistemas. Un
ejemplo de sistema de informacin integrado es si existe un nico sistema para las
funciones de Produccin, Finanzas y Ventas, que permite que cuando se realiza una
venta, quien la realiza pueda saber directamente si existe stock y si el cliente tiene
crdito. A su vez luego de realizada la venta se actualiza automticamente el stock y la
cuenta corriente del cliente.
22
8. Requisitos de la informacin
A diferencia de otros recursos que se utilizan en las organizaciones, no siempre resulta

fcil determinar el valor de la informacin.
Existen una serie de caractersticas de la informacin que si se cumplen, seguramente

contribuirn a generar valor para quienes la utilizan. A continuacin se analizan dichas
caractersticas o requisitos: oportunidad, confiabilidad, claridad, selectividad,
periodicidad, uniformidad y accesibilidad.
Oportunidad
Accesibilidad Confiabili
dad
Uniformidad
Claridad
Periodicidad Selectividad
8.1. Oportunidad. La informacin es oportuna cuando llega a quien la va a utilizar

o cuando ste puede acceder a ella justo en el momento que la necesita. De lo
contrario el valor de esa informacin como recurso informativo para los usuarios,
puede llegar a ser muy relativo o incluso nulo.
Un presupuesto para el ao 2011 elaborado por un grupo de asesores con la

participacin del personal de lnea en noviembre de 2010, que se aprueba por la alta
direccin en mayo de 2011 no tiene mayor sentido. En esa situacin se desvirta la
finalidad del presupuesto y se quita toda posibilidad de usarlo como verdadero
instrumento de planificacin y control.
23
Los sistemas actuales de telecomunicaciones combinados con el uso de los equipos y

programas informticos, pueden contribuir significativamente a lograr una mayor
rapidez y confiabilidad en las diferentes actividades de la administracin de la
informacin, en particular en la captura, en el procesamiento y en la transmisin. De
tal forma pueden hacer oportuna mucha de la informacin que utilizan los usuarios
para cumplir sus tareas.
Las tecnologas de la informtica y las telecomunicaciones (TICs) permiten que las

personas y organizaciones se pongan en contacto desde lugares cercanos o lejanos y
facilitan la obtencin, transmisin y uso de la informacin con gran rapidez.
Existen programas informticos que permiten a los usuarios acceder a datos desde
distintas fuentes, visualizarlos en formatos diferentes a los formatos originales,
analizarlos, crear informacin a partir de todos o parte de los datos disponibles e
imprimir dicha informacin en diferentes formas. Esas fuentes pueden ser internas,
cuando estn localizadas dentro de la propia empresa o externas, es decir, otras
empresas que disponen de la informacin que se necesita y que permiten su acceso
(informacin de cuentas bancarias, horarios de vuelos, cotizacin de valores en
bolsas).
Otra forma de asegurar la oportunidad de la informacin que se necesita es a travs

de las redes de computacin. Las computadoras conectadas no slo permiten
modernizar los procesos de trabajo en las oficinas y compartir documentos, sino que
tambin posibilitan que los administradores puedan compartir tareas de
procesamiento de datos y anlisis de informacin.
Las redes permiten transmitir y recibir informacin con mayor rapidez y facilitar el uso
de la informacin justo en el momento que se necesita. Recientemente se han creado
redes globales que permiten conectarse no solo con el entorno, sino con
organizaciones o profesionales, pudiendo servir para realizar la publicidad y
comunicacin de productos de la empresa, o para contactar profesionales. Un ejemplo
de este tipo de redes es linkedin, red en la cual las personas pueden ingresar su
curriculum, y las empresas u otras personas pueden verlos y contactarlos.
24
Tambin los administradores pueden acceder en forma directa a la informacin que

necesitan, a travs de bases de datos externas disponibles en los servicios de
informacin que prestan empresas especializadas. Una base de datos es una fuente
central de almacenamiento de datos que diferentes usuarios, generalmente con claves
de acceso, pueden consultar para disponer de la informacin que necesitan o datos
con los que puedan trabajar, cambindolos o actualizndolos, de acuerdo a las
necesidades de cada uno.
8.2. Confiabilidad. La informacin que los administradores utilizan para tomar

decisiones cuando planifican, cuando realizan el seguimiento de actividades que ya
estn en ejecucin o cuando controlan resultados, debe tener un alto grado de
confiabilidad. Ello significa que la informacin debe reflejar con total exactitud las
operaciones u otros aspectos a los que se refiere.
Si la informacin no es confiable, los errores en los registros o en los clculos

histricos o proyectados pueden ser la base para que se tomen decisiones tambin
errneas.
La confiabilidad de un sistema de informacin est referida no slo a la calidad de la

informacin que produce sino tambin a la eficiencia con la que ese sistema funciona.
Un sistema de informacin puede considerarse confiable cuando funciona bien y en
especial, cuando cumple con los objetivos con los que fue creado.
En relacin a los datos histricos, la confiabilidad de la informacin se obtiene cuando
es el resultado de estudios correctamente elaborados o de cifras calculadas con total
exactitud. Si se trata de pronsticos y proyecciones de futuro, la confiabilidad de la
informacin se puede lograr cuando las estimaciones se realizan con un grado de
aproximacin tal que aseguren una programacin realista de las variables que se
tomen en consideracin.
Para proyectar el comportamiento de variables existen diversas tcnicas y programas

informticos cuya aplicacin puede contribuir a elaborar proyecciones altamente
confiables que permitan contar con una base slida y segura para tomar decisiones
acertadas.
25
Para un administrador, un sistema de informacin ser confiable cuando el

conocimiento que le proporciona no tenga errores y adems, cuando le permita saber
que la informacin la tendr en el momento y en la forma que la necesita.
Los sistemas de informacin que se ponen a funcionar por primera vez, tienen una
etapa inicial de prueba, pudiendo presentar algunas dificultades de confiabilidad en
esa instancia. El entrenamiento del personal, sucesivas pruebas y ajustes del sistema
y consultas frecuentes con los usuarios de la informacin, permiten obtener sistemas
ms confiables. Las pruebas y ajustes de sistemas de informacin computarizados, ya
no slo se realizan en forma manual, sino que existen programas informticos que
consisten en automatizar las pruebas funcionales de los sistemas.
Es necesario los sistemas de informacin se estructuren a travs de diseos flexibles

que puedan atender en forma permanente, nuevas necesidades de informacin de los
usuarios actuales y necesidades de informacin de nuevos usuarios, tanto internos
como externos.
8.3. Claridad. La informacin debe estar disponible de manera tal que no confunda y
origine dudas y que no genere interpretaciones incorrectas en quienes la utilizan.
Muchas veces el lenguaje, la terminologa, el formato o los smbolos que se usan en
los informes pueden resultar de difcil comprensin para quienes los usan o posibilitar
mltiples y variadas interpretaciones de los mismos hechos que refieren.
El tiempo que puede insumir al administrador la interpretacin y el anlisis de la

informacin poco clara puede ser el motivo para usar dicha informacin en otro
momento o simplemente para que la ignore. En el primer caso puede resultar
inoportuna y en el segundo, si tiene algn valor, lo pierde.
Una forma de agregar valor a las salidas del sistema es utilizar un lenguaje de fcil
comprensin y complementar los informes con representaciones grficas que ayuden
a una rpida interpretacin de la informacin. Los comentarios analticos y los
resmenes ejecutivos, sobre todo cuando los informes son algo extensos, pueden
26
contribuir tambin a facilitar en forma rpida la interpretacin y comprensin de los

contenidos.
Los analistas que intervienen en el diseo de sistemas de informacin no deben

perder de vista el perfil de los usuarios para determinar los formatos y los contenidos
de las salidas compatibles con las necesidades de informacin y con las reales
capacidades de los usuarios para su fcil comprensin.
La informacin puede ser oportuna y confiable pero si no es clara para los usuarios
que la utilizan, puede originar mltiples confusiones o interpretaciones errneas que le
quiten valor, inters y utilidad.
8.4. Selectividad. Las decisiones cualesquiera sea su naturaleza y el nivel jerrquico

donde se tomen, podrn ser mejores si los administradores cuentan con buena
informacin; no slo referida a la oportunidad, confiabilidad y claridad sino tambin a
la cantidad.
La informacin debe administrarse en forma racionalmente dosificada. Un aumento en

la cantidad de informacin no necesariamente implica disponer de mayor riqueza
informativa. El mayor volumen de informacin puede agregar valor si esa informacin
es significativa para quienes la utilizan y a su vez, si est presentada en forma que
stos tengan el tiempo y la habilidad para poder analizarla.
Al ser mayor la cantidad y la rapidez con que se puede obtener informacin,

bsicamente por las oportunidades que brindan actualmente las tecnologas de la
informacin, el flujo que regula su circulacin debe ser selectivo.
Es importante que la informacin sea selectiva: el contenido de la informacin debe

ser adecuado a las necesidades, intereses y capacidades de anlisis e interpretacin
de quienes la utilizan.
Es preciso entonces durante el diseo de un sistema de informacin establecer

mecanismos para orientar la bsqueda, el registro y la elaboracin de los datos y de la
27
informacin en forma selectiva, con el fin que las salidas del sistema atiendan de la
mejor manera posible las necesidades de los usuarios.
Cuando la informacin que necesitan los administradores no la proporcionan los

sistemas internos de la empresa una de las formas para obtenerla en las cantidades
requeridas es a travs del acceso selectivo a las bases de datos administradas por
instituciones externas.
8.5. Periodicidad. Muchas veces la informacin que los administradores necesitan

para controlar la ejecucin de un plan o programa y evaluar los resultados que se
estn alcanzando, requiere un flujo peridico, es decir que puedan disponer de
informacin en determinados periodos de tiempo.
En algunas oportunidades basta con poder disponer de la informacin una vez al ao,
como por ejemplo, la informacin del balance anual que se presenta a los bancos. En
otros casos la periodicidad de la informacin requiere de plazos ms cortos como por
ejemplo, semestres, meses o mucho ms cortos, como semanas, das, horas o lapsos
menores de tiempo.
Para controlar los resultados de actividades y tareas diarias, compararlos con los
inicialmente programados y eventualmente tomar decisiones que signifiquen introducir
ajustes de rutina, es necesario en muchos casos, contar con informacin en el mismo
momento, on line, que los hechos se producen.
Si la informacin que necesita un administrador est disponible en ciertos periodos de

tiempo y en otros periodos no est, seguramente ese administrador tendr dificultades
para conocer y comparar hechos que le permitan tomar decisiones en forma oportuna.
Cuando se analiza un sistema de informacin el analista debe estudiar con qu

periodicidad los usuarios necesitan determinados tipos de informacin con el fin de
asegurar que las salidas del sistema estn disponibles en los perodos de tiempo que
se determinen y asegurar de esa forma, la oportunidad.
28
8.6. Uniformidad. Los datos deben ser tratados con criterios uniformes as se puede
asegurar el procesamiento fiel de los datos y en especial, se contribuye a elaborar
informacin que pueda ser correctamente interpretada en relacin a los hechos que
pretende reflejar.
De igual forma cuando en un sistema de informacin de salud se utilizan criterios

diferentes para codificar las enfermedades que figuran en los registros de consulta, la
informacin que se elabore a partir del procesamiento de esos datos, puede
distorsionar el conocimiento de la realidad que se pretende reflejar y pueden
desvirtuar las acciones de mejoramiento que se encaren.
La falta de uniformidad, puede determinar que los mismos hechos tengan

interpretaciones diferentes o falsas.
Los controles de calidad que se deben utilizar para verificar y asegurar, antes de su
procesamiento, la confiabilidad de los datos que se reciben, ocasionan muchas veces
mltiples consultas a las unidades primarias de registro, generan costos adicionales y
pueden hacer inoportuna la informacin de salida.
8.7. Accesibilidad. Quienes necesitan informacin deben tener fcil acceso a las
fuentes donde pueden obtenerla. A veces esas fuentes estn dentro de la propia
empresa - fuentes internas- y otras veces se encuentran fuera fuentes externas -,
en el pas o en el exterior.
No siempre se puede obtener la informacin en el formato y con los contenidos que el

usuario necesita. En algunos casos se pueden obtener datos que necesitan una tarea
posterior de clasificacin y ordenamiento para disponer de la informacin que se
necesita. En otros casos, se encuentran algunos datos en ciertas fuentes y es
necesario recurrir a otras fuentes para encontrar el resto de los datos que se
necesitan.
Las tecnologas de la informacin (TICs) brindan muchas posibilidades para acceder

en forma directa, con gran rapidez y facilidad, a informacin que unos cuantos aos
29
atrs, se poda disponer de ella con un alto grado de dependencia de las unidades de
procesamiento electrnico de datos, como los Departamentos de Cmputos, de
Informtica o de Sistemas. Si estos Departamentos no proporcionaban la informacin
que los administradores necesitaban, era casi imposible obtenerla por otros medios o
si se lograba, sola tener altos costos, se consegua en forma inoportuna o muchas
veces, en forma incompleta. Las telecomunicaciones y la informtica permiten el
ingreso y consulta de informacin en el lugar donde se producen los datos o se
necesita la informacin.
Los dispositivos electrnicos de comunicacin como las redes de rea local, de rea
expandida, las intranets, las extranets, el correo electrnico y las redes sociales
ofrecen grandes oportunidades para mejorar las comunicaciones intra e inter
organizacionales y obtener la informacin que se necesita.
El servicio de banda ancha mvil permite a travs de la conexin inalmbrica y

porttil, el uso creciente de los netbooks, tabletas electrnicas y otros dispositivos
transportables para acceder a internet y ubicar la informacin necesaria.
La dificultad hoy en da no es cmo y dnde conseguir informacin. Por el contrario, el

problema es saber cmo manejarse con tantos datos disponibles, sobre todo teniendo
presente que ms informacin no siempre significa mayor riqueza informativa.
9. Metodologa para el desarrollo e implementacin de sistemas de

informacin
La metodologa que aqu se plantea, es aplicable para cualquier sistema de

informacin, aun para los manuales, que actualmente son cada vez menos utilizados
incluso en organizaciones pequeas.
30
Las etapas que se plantean en esta metodologa son las siguientes:
9.1 Determinacin de los objetivos y el alcance del sistema de informacin.

9.2 Identificacin de los centros usuarios de informacin.
9.3 Determinacin de las necesidades y las carencias de informacin.
9.4 Localizacin de las fuentes de datos y de informacin.
9.5 Diseo del sistema de informacin computarizado: Diseo general:
determinacin de las alternativas de realizacin; Propuesta y evaluacin de
alternativas; Diseo detallado: se define el hardware, software, las
comunicaciones, y los portadores de informacin.
9.6 Determinacin de las normas y procedimientos.
9.7 Implementacin y prueba del sistema.
9.8 Operacin y seguimiento.
9.1 Determinacin de los objetivos y el alcance del sistema de informacin
En esta primera etapa del trabajo deben formularse con claridad los objetivos del
sistema de informacin, es decir los fines con que se concibe su creacin. Los
objetivos pueden ser muy generales como por ejemplo, proporcionar a los rganos de
direccin superior la informacin necesaria para la toma de decisiones gerenciales .
Por el contrario, los objetivos pueden ser ms especficos y estar referidos a un rea
funcional en particular, como por ejemplo, proporcionar a la Gerencia de Personal la
informacin que le permita formular polticas y planes vinculados con la gestin de
recursos humanos y evaluar los resultados de su aplicacin .
Cuando se formulan los objetivos de un sistema de informacin se debe determinar

tambin el alcance institucional que tendr el sistema. El sistema de informacin puede
concebirse para una sola unidad de una organizacin, para varias unidades o para
todas.
Adems de ese alcance de que un sistema sirva para una unidad de la organizacin,
para varias o para todas, siendo en este caso un sistema institucional, pueden existir
sistemas interinstitucionales, en el caso de que se comparta un sistema entre
31
diferentes instituciones, pudiendo adems ser esas instituciones de diferentes pases

por lo cual sera un sistema internacional.
Como ejemplo de un sistema internacional, podemos hacer referencia al sistema de
informacin utilizado por la Direccin Nacional de Aduanas (DNA), a travs del cual
tiene disponible toda la informacin de mercaderas ingresadas al territorio nacional, ya
sea en trnsito desde territorios limtrofes, en zonas francas o con destino final en
nuestro pas. Pero adems la DNA comparte la informacin de su sistema con otras
organizaciones del pas y del MERCOSUR, por lo cual el alcance del sistema de
informacin dej de ser institucional y pas a ser interinstitucional e internacional.
Si bien resulta conveniente establecer los objetivos y el alcance del sistema de

informacin en la etapa inicial del anlisis, no necesariamente debern ser los mismos
a medida que se avance en el estudio o cuando el sistema comience a funcionar.
Cuando comiencen a salir los primeros informes del sistema, pueden surgir nuevas
instituciones interesadas en contar con esa informacin e incluso integrarse al sistema
aportando informacin relacionada. De esa forma la cantidad de usuarios puede ser
mayor y por consiguiente, se puede ampliar el alcance interinstitucional del sistema de
informacin.
Sin embargo, en cualesquiera de las situaciones que se han planteado, resulta

imprescindible definir en trminos bien claros los objetivos y el alcance del sistema de
informacin, es decir para qu se crea el sistema y qu unidades internas dentro de
una organizacin o qu conjunto de instituciones atender. La falta de definicin de los
objetivos y el alcance o la formulacin ambigua de los mismos puede producir
desorientacin y confusiones en cuanto a lo que realmente se espera del sistema y
generar esfuerzos intiles y costosos sin resultados efectivos.
Una de las formas ms eficaces de establecer los objetivos y el alcance en forma

explcita es a travs del trabajo conjunto entre los analistas y quienes sern los
usuarios de la informacin de salida del sistema. Los analistas de organizaciones
pueden colaborar activamente en esta etapa aportando elementos conceptuales de los
sistemas de informacin y su relacin con la estructura organizativa, los sistemas
administrativos y el entorno organizacional.
32
9.2 Identificacin de los centros usuarios de informacin
En otra etapa del anlisis se deben identificar, dentro del mbito institucional definido
para el sistema de informacin, las unidades donde se toman las decisiones y las
personas que tienen a su cargo dicha tarea o que colaboran en ella. Estn quienes
tienen la responsabilidad directa por la toma de decisiones y quienes no deciden pero
que apoyan a quienes lo hacen, como es el caso de los asesores.
Asimismo se deben ubicar las unidades y las personas encargadas de programar y

poner en prctica las decisiones tomadas as como tambin las unidades y personas
que realizan el seguimiento, el control y la respectiva evaluacin de los resultados que
puedan alcanzarse.
Estos centros de decisin donde se programa, se ejecuta, se realiza el seguimiento y

se controla, por la naturaleza de las actividades que llevan a cabo, son potenciales
usuarios de informaciones diversas y pueden estar ubicados en todos los niveles
jerrquicos de la estructura institucional.
La aprobacin de un plan anual y el respectivo presupuesto puede ser objeto de

estudios y decisiones que se tomen en el nivel poltico de una organizacin, como el
caso de un Ministro o un Directorio. Las decisiones que se aprueben para asignar los
recursos y las respectivas actividades a realizar para ejecutar dicho plan, pueden ser
responsabilidad de quienes ocupan cargos en un nivel inmediato inferior, como lo es
un Director General o un Gerente General.
Otras decisiones que se tomen para reasignar recursos o reprogramar actividades en

el marco de programas ya aprobados, pueden ser tareas de un Gerente funcional o de
un Jefe de Seccin.
En cualesquiera de esos casos, el rol de la informacin como apoyo para las decisiones
que se tienen que tomar es de importancia vital. Para tomar esas decisiones, resulta
imprescindible que exista un sistema de informacin que atienda las necesidades
informativas de los decisores y que atienda al mximo las caractersticas que debe
reunir la informacin.
33
En la prctica muchas veces las personas que deciden sobre estrategias, planes y
polticas institucionales son las mismas que realizan el control y la evaluacin de los
resultados de gestin. Esas tareas pueden ser algunas de las que tienen a su cargo los
integrantes del Directorio o los dueos de una empresa.
En otros casos, quienes toman las decisiones son los que elaboran los programas de
sus respectivas gerencias, supervisan su ejecucin y controlan los resultados. Puede
ser el caso de una Gerencia de Personal donde es el propio Gerente quien elabora un
plan de capacitacin, los programas de los cursos y el respectivo presupuesto.
Tambin supervisa y evala los resultados de los cursos en trminos de mejoramiento
de los servicios.
Para realizar todas esas tareas resulta importante que exista un sistema que brinde al
Gerente y a sus asistentes, diversos tipos de informacin como por ejemplo, las
necesidades de capacitacin en cuanto a personas a capacitar y contenidos temticos
a desarrollar, disponibilidad de recursos financieros para las actividades a realizar,
extensin horaria de los cursos y tipo de materiales a utilizar.
Tambin se puede presentar la situacin en que unas unidades y personas tienen la

responsabilidad de tomar las decisiones de planificacin, otras son las que deciden en
materia de ejecucin y son otras las que controlan los resultados de gestin. Es el
caso de un Gerente de Finanzas que aprueba el presupuesto de un programa cuya
elaboracin y ejecucin es responsabilidad del Departamento de Investigacin de
Mercado y que los resultados son controlados por el Gerente de Comercializacin.
En cualesquiera de estas situaciones que pueden presentarse, resulta importante que

los analistas de organizaciones realicen un esfuerzo por identificar a todas las
unidades y a los potenciales usuarios de las informaciones que el sistema
suministrar. La localizacin de estos centros podr realizarse despus que se hayan
determinado los objetivos y el mbito del sistema o se podr realizar en forma
simultnea.
34
Si bien las unidades y las personas usuarias de informacin pueden localizarse con
relativa facilidad en la tarea inicial que realizan los analistas, no debe pensarse de
antemano que esos centros sern los nicos que el sistema deber atender.
Determinadas informaciones que en las primeras instancias del anlisis o del
funcionamiento del sistema, fueron identificadas como necesidades de la Gerencia
Comercial, posteriormente pueden interesar tambin a la Gerencia Financiera o a la
propia Gerencia General.
De ah la importancia que tiene la tarea de seguimiento peridico que deben realizar

los analistas una vez que el sistema ha comenzado a funcionar, con el propsito que
puedan colaborar en la revisin y ajuste del sistema para atender las nuevas
necesidades de informacin emergentes.
9.3 Determinacin de las necesidades y las carencias de informacin
Una vez que se han localizado los centros usuarios, es preciso conocer el tipo de
informacin que necesitan para cumplir con las tareas que tienen a su cargo. Tambin
se deben conocer los requisitos que debe reunir esa informacin para que aporte un
valor agregado a las tareas que realizan quienes la utilizan. Esos requisitos de la
informacin necesaria pueden estar referidos a la oportunidad y periodicidad
(cundo), a la forma de presentacin y contenidos (cmo y qu) y a la cantidad
(cunto).
Es posible que esas informaciones que los usuarios necesitan para establecer, por
ejemplo, una estrategia empresarial, para formular planes y programas o para
asegurar su correcta ejecucin, algunas estn disponibles y otras no. En el caso de
una institucin de asistencia mdica, quizs se pueda disponer con facilidad de los
datos referidos a las consultas diarias en policlnicas: usuarios que concurren, edad,
sexo, especialidad mdica, mdico tratante y motivo de consulta. Pero podra no
resultar tan fcil disponer de los mismos datos referidos a las consultas mdicas
domiciliarias, siendo stos tan importantes como los datos anteriores para contar con
informacin de anlisis a efectos de formular o revisar planes asistenciales de salud.
35
Tambin puede suceder que si bien las informaciones que necesitan quienes tienen
que tomar decisiones, estn disponibles, algunas de ellas no renen los requisitos en
cuanto a oportunidad o claridad y por lo tanto pierden su valor. Es el caso de la
informacin de los medicamentos expedidos en farmacia en enero-marzo para
programar las compras del segundo trimestre del ao y que se tiene disponible recin
a mediados de mayo. En este caso, si bien se llega a disponer de la informacin, ello
ocurre en momentos tan tardos que cuando se la puede utilizar, prcticamente no
tiene ningn valor para quienes la necesitaban antes de fines de marzo.
Es frecuente tambin observar en las organizaciones que se dispone de abundante

cantidad de informacin pero no siempre es precisamente la que necesitan quienes
deben tomar decisiones en materia de planificacin o quienes deben realizar el
seguimiento de determinados programas que estn en ejecucin. Es el caso de un
Gerente de Planificacin que recibe semanalmente detallados informes jurdicos de los
litigios comerciales de la empresa.
Del diagnstico que realicen los analistas en esta instancia de la determinacin de

necesidades de informacin de los usuarios, se conocern probablemente:
las necesidades de informacin que existen en los centros usuarios

identificados,
las disponibilidades de informacin en relacin a esas necesidades,
las carencias de informacin, es decir aquellas informaciones que se necesitan
pero que no se dispone de ellas,
las informaciones que llegan y que no se utilizan porque no se las necesita.
A travs del anlisis, diseo y posterior implementacin de los sistemas de informacin

se pretende que las informaciones que se necesiten estn disponibles y adems, que
esas informaciones renan los requisitos para que agreguen valor significativo a
quienes las utilizan. El propsito principal de los sistemas de informacin que se crean
o que se mejoran, es precisamente atender de la mejor manera las necesidades de
informacin que se detecten en los distintos niveles, es decir ampliar la superficie en
la que se representan las necesidades de informacin atendidas.
36
Informacin necesaria
no disponible
(carencias)
Necesidades de
informacin
atendidas
Informacin disponible que

Necesidades, disponibilidades y carencias de informacin
no se necesita
La identificacin de las necesidades reales de informacin en los distintos niveles

jerrquicos resulta para los analistas, una tarea difcil de poder concretar en forma
eficaz. Algunos administradores, al no conocer con claridad las decisiones y los
resultados que la respectiva organizacin espera de su gestin,-ms all de sus
actividades de rutina-, no estn en condiciones de identificar la informacin especfica
que necesitan para alinear las tareas que realizan a los objetivos de su organizacin.
Otro problema que los analistas deben estudiar y tratar de resolver en esta etapa es el
relacionado con la informacin verbal que se utiliza en forma permanente en las
organizaciones. Como una buena parte de esa informacin se encuentra
indocumentada y resulta desconocida para los analistas, si no se hace un esfuerzo por
descubrirla, probablemente esas necesidades de informacin quedarn sin atender a
travs del sistema.
Por tales motivos y con el propsito de evitar el desperdicio de recursos cuyo uso no
genere valor, resulta crtico en esta etapa, la tarea de los analistas de sistemas
administrativos orientada a determinar con claridad y precisin, las reales necesidades
y carencias de informacin existentes en los distintos niveles.
37
Los analistas deben averiguar en forma detallada qu informaciones necesita cada

usuario y qu caractersticas debe reunir, de qu informaciones dispone con facilidad y
de cules no, a dnde recurre para poder disponer de las informaciones que necesita
y cmo las obtiene. Esta etapa junto con la anterior, son muy importantes para la
definicin de usuarios y permisos, que se deben establecer para los sistemas de
informacin computarizados. Los usuarios y permisos correspondientes, habilitarn a
realizar tareas o visualizar informacin del sistema, de acuerdo a las caractersticas de
cada cargo, y a las tareas que cada funcionario desempea.
Esta tarea debe ser encarada como un compromiso conjunto de quienes analizan y
disean el sistema y quienes sern los usuarios de las salidas que proporcionar el
sistema de informacin. Tambin ser conveniente involucrar en la tarea, a los
encargados de suministrar los datos necesarios, -los insumos-para elaborarla. Para ello
ser necesario identificar las fuentes y conocer sus caractersticas; ese es el objetivo
de la etapa siguiente.
9.4 Localizacin de las fuentes de datos y de informacin
Una vez que se han identificado los centros usuarios del sistema y el tipo y las
caractersticas de la informacin de salida, se deben localizar las fuentes donde se
pueden encontrar los datos que ser necesario recoger y procesar o la informacin ya
elaborada, lista para que los usuarios puedan disponer de ella. Estas fuentes pueden
estar ubicadas dentro del propio mbito institucional del sistema - fuentes internas - o
fuera de l - fuentes externas -. Estas ltimas pueden estar en el sector pblico, en el
privado o en ambos; en el pas, en la regin o en el resto del mundo. Las fuentes
pueden ser fsicas, como las bedelas de las facultades a donde se puede concurrir
personalmente o virtuales, como las pginas web de los servicios universitarios que se
pueden consultar a travs de pantallas, ej. www.ccee.edu.uy
Las fuentes internas pueden ser a su vez, primarias, intermedias o finales. Las fuentes
primarias son aquellas donde se registran los datos en su estado primario o bruto, con
un reducido o nulo grado de procesamiento.
38
La existencia de uno u otro tipo de fuentes internas depende del mbito institucional y
geogrfico del sistema de informacin y tambin de la poltica de centralizacin o
descentralizacin que se establezca para administrar la informacin.
Si la organizacin es una empresa pequea, la fuente de datos puede ser la misma

fuente que los procese y elabore la informacin final que se necesita. Tambin puede
suceder que existan en la misma empresa varias fuentes primarias que ingresen datos
al sistema y que posteriormente el sistema procese dichos datos para elaborar un
informe final integrado.
Una gran parte de la informacin que utilizan los gerentes y directores as como los
funcionarios de los niveles medios de supervisin y de los niveles operativos, se
encuentra en los registros de operaciones internas de la propia organizacin como por
ejemplo, en los Departamentos Financiero-Contable, Comercial o de Personal.
Igualmente puede resultar de gran valor la informacin proveniente de fuentes

externas nacionales, como los indicadores financieros, econmicos y sociales que
brindan en sus sitios web, el Banco Central, la Cmara de Industrias o la de Comercio
y el Ministerio de Trabajo. Esas informaciones pueden aportar conocimientos bsicos
sobre la realidad nacional y permitir mejorar las decisiones estratgicas de la empresa.
Tambin los indicadores de analfabetismo, desercin o ausentismo escolar son datos

que no slo reflejan el nivel educativo de un determinado grupo de poblacin sino que
tambin pueden servir de base para tomar decisiones en materia de polticas y planes
de educacin.
Asimismo puede resultar de gran utilidad la informacin proveniente de fuentes

externas internacionales como el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), el Fondo
Monetario Internacional (FMI), la Organizacin Panamericana de la Salud (OPS), las
cmaras de comercio e industrias de otros pases y tantos otros organismos
internacionales. Este tipo de informacin de fuentes externas resulta actualmente de
fcil acceso debido a las diversas oportunidades que brindan las telecomunicaciones,
internet y el correo electrnico.
39
En materia de consulta de informacin en fuentes externas corresponde destacar

tambin las oportunidades que ofrecen las bases de datos administradas por empresas
nacionales y extranjeras que se dedican al tratamiento de informacin especializada.
9.5 Diseo del sistema de informacin computarizado
El diseo del sistema se puede dividir en tres subetapas:

a) Diseo General:
b) Propuesta y evaluacin de alternativas;
c) Diseo Detallado.
En la etapa de Diseo tanto el General como el Detallado es fundamental la

intervencin del analista de Sistemas de Computacin, ya que el mismo en base a las
necesidades de informacin detectadas previamente, debe plantear para el diseo
general las diferentes alternativas de realizacin y posteriormente es muy importante
tambin su tarea en el diseo detallado.
a) Diseo General
El Diseo General consiste en la determinacin de alternativas de realizacin. En

funcin de los objetivos, necesidades y carencias planteadas hasta el momento, se
realiza un sondeo del mercado, solicitando y evaluando diferentes propuestas,
teniendo en cuenta aspectos tcnicos y financieros entre otros, con el objetivo de
plantear diferentes alternativas de realizacin que pueden contemplar las siguientes
posibilidades: Paquetes estndar no modificables; Customizacin de paquetes
estndar, es decir que se dispone de la posibilidad de modificar su funcionamiento a
las necesidades de la organizacin y finalmente el desarrollo a medida. Por esas
razones es fundamental el trabajo conjunto de ambos analistas.
b) Propuesta y evaluacin de alternativas;
Una vez concluido el Diseo General y elaborado el correspondiente Informe, se debe

realizar su Presentacin a los niveles directivos y gerenciales de la organizacin, para la
40
Evaluacin de las alternativas. Estos son quienes deben decidir la alternativa de

realizacin, asesorndose para ello por ambos analistas.
Al evaluar las diferentes alternativas de realizacin se debe tener en cuenta la que ms

se adapte a los objetivos y necesidades planteados, para ello se puede considerar:
Facilidad de uso y documentacin: la documentacin del sistema debe

permitir aprender a usar sus funciones bsicas y evacuar las dudas.
Existen diferentes tipos de documentacin: manuales de uso
computacional, ayudas interactivas, tutores interactivos que aclaran dudas
especficas que plantea el usuario.

Integrabilidad: la posibilidad de compartir la informacin generada entre
las distintas aplicaciones.

Compatibilidad: poder compartir tanto los archivos generados con otras
personas como con otras aplicaciones.
Capacidad: poder realizar las tareas que permitan alcanzar los objetivos
planteadas.

Requerimientos de hardware: que el software funcione razonablemente en
el hardware. . 6
c) Diseo Detallado
En el Diseo Detallado se define el hardware, el software, las comunicaciones y los

portadores de informacin.
En relacin al hardware es tal vez la decisin ms sencilla de tomar, debido a que el

desarrollo tecnolgico ha hecho cada vez ms accesible disponer del hardware
apropiado.
6
Freijedo, F. y otros: Tecnologas de la informacin y las comunicaciones, Bs.As, Ediciones Macchi,
2000.
41
La decisin sobre el software tiene un alcance diferente segn la alternativa de

realizacin seleccionada. Si es un paquete estndar no modificable debe tenerse en
cuenta la posibilidad de extraer datos para su carga en otros sistemas y la posibilidad
de integrar los datos a otras aplicaciones. Si se trata de la customizacin de un
paquete deben establecerse claramente las tareas a incorporar, y en el caso de
desarrollos a medida, se trata de llegar al mximo nivel de detalle.
Otro de los elementos a definir en la etapa del Diseo detallado es determinar los
canales de comunicacin que permitan el flujo informativo desde las fuentes primarias
o intermedias hasta llegar a los usuarios.
Para determinar las comunicaciones entre unidades y personas, actualmente es

importante considerar las posibilidades que brinda la Informtica y las
Telecomunicaciones. Por esa razn se deben considerar canales de comunicacin que
pueden ser diferentes; como por ejemplo las redes, las Intranets o el correo
electrnico que permiten que las comunicaciones se realicen con mayor velocidad,
facilitando la transmisin de mayor cantidad de informacin, logrando as efectividad
en la transmisin oportuna de la informacin.
De ah surge la importancia que los analistas de sistemas estudien en cada caso

particular, la factibilidad y conveniencia de acortar al mximo los canales de
comunicacin o recurrir a las comunicaciones informales con el propsito de asegurar
que la informacin que se necesita no slo llegue sino que se pueda disponer de ella
cuando realmente se la necesita y con las caractersticas que debe reunir en cada caso.
Asimismo deben determinarse o revisarse si ya existen, las distintas formas o

portadores que se pueden utilizar para registrar los datos o las informaciones. Esos
portadores de informacin pueden ser, por ejemplo, formularios de papel, formularios
electrnicos, documentos, informes, libros, folletos, medios magnticos, discos,
microfilms o consultas en pantalla.
Esos portadores permiten realizar las distintas tareas relacionadas con la

administracin de la informacin, bsicamente, las de registro, ordenamiento y
42
clasificacin, elaboracin, presentacin, anlisis, distribucin, almacenamiento y

recuperacin.
En el caso de utilizarse un portador de informacin como fuente de registro de datos,

se debe disponer de los correspondientes instructivos de uso a fin de asegurar, a
travs de una correcta interpretacin de lo que se quiere registrar, la uniformidad y
confiabilidad de las entradas del sistema, del material que procesa y de la informacin
de salida.
Cuando se incorporan tecnologas electrnicas que sustituyen los mtodos manuales o

mecnicos de procesamiento de datos en uso, deben necesariamente revisarse los
portadores vigentes y ajustarlos a los requerimientos de las nuevas tecnologas.
En ese sentido se debe considerar el uso de formularios activos7. Por ese motivo es
conveniente que el diseo de los portadores de informacin lo realice el analista de
organizaciones con la colaboracin del analista de Sistemas de Computacin.
9.6 Determinacin de las normas y procedimientos
Uno de los elementos que puede asegurar el flujo sistemtico de datos entre las
fuentes que los generan, y los usuarios que los utilizan, est representado por un
conjunto de normas y procedimientos que determinen en forma clara:
a. las funciones de las unidades administrativas que intervienen en las diferentes

fases del proceso de administracin de la informacin, las actividades especficas
que el cumplimiento de esas funciones implica para cada una de las unidades y las
formas de comunicacin entre las mismas,
b. las tareas y responsabilidades de quienes estn al frente de esas unidades y de los

dems integrantes de las mismas, que de una manera u otra, desempean roles
7
Los formularios activos son los que se encuentran diseados en un ambiente computarizado,
en contextos interactivos en los cuales el usuario puede completar el formulario a travs de un
dispositivo informtico.
43
dentro del funcionamiento del sistema de informacin. Asimismo resulta

conveniente complementar la descripcin de los cargos con la identificacin, en
cada caso, de los requisitos mnimos para su correcto desempeo.
c. los procedimientos y mtodos de trabajo, las correspondientes operaciones y los

medios necesarios para poner en marcha y asegurar la actualizacin y
mantenimiento permanente del sistema de informacin.
Es conveniente que las normas, procedimientos y mtodos necesarios para que el

sistema funcione eficazmente, se establezcan por escrito de manera que su
conocimiento e interpretacin resulten fcilmente accesibles a quienes, directa o
indirectamente, tengan alguna participacin en el funcionamiento del mismo.
Resulta particularmente importante, al hacer referencia a las normas y

procedimientos, establecer los tiempos en que deben registrarse los datos primarios, -
registro simultneo, por ejemplo, - y los respectivos plazos para que esos datos se
hagan llegar a las unidades de tratamiento posterior, ya sean intermedias o de
consolidacin final. Tambin deben establecerse los lmites de tiempo para que la
informacin est disponible para los usuarios.
El cumplimiento de estas normas, al sistematizar los flujos de datos y de informacin

entre los centros que la elaboran y distribuyen y los centros que la reciben y utilizan,
contribuye sin duda a asegurar la oportunidad de la informacin.
Es importante que los analistas documenten el sistema a travs de manuales o

instructivos donde se expresen los objetivos y el mbito institucional del sistema y
adems, se clarifiquen los roles de las unidades que intervienen en las distintas fases
de tratamiento de los datos y de la informacin. Esta base normativa, adems de
regular el funcionamiento del sistema, puede utilizarse tambin para entrenar al
personal que acte como soporte humano del sistema, para evaluar peridicamente la
calidad de la informacin de salida y de ser necesario, ajustar tambin los aspectos
operativos que correspondan.
44
Adems de esos manuales del sistema de informacin, debern existir en los casos de
sistemas de informacin computarizados, manuales de uso del sistema, que deber
elaborar el analista de sistemas de computacin. Dicho manual de uso deber
contener la descripcin del sistema, - requerimientos, instalacin y ejecucin y las
correspondientes instrucciones de operacin con los soportes que se utilicen, tanto en
las entradas de datos como las salidas de informacin.
Los manuales son muy importantes para la capacitacin al usuario, ya que en caso de
no saber utilizarse un sistema de informacin, puede implicar la no utilizacin del
mismo o su subutilizacin. Por otra parte suele suceder que debido a no saber utilizar
el sistema en su totalidad, se siga usando el sistema anterior, lo cual puede implicar
seguir generando informacin que pueda no ser la necesaria o reiterando informacin
que ya no se necesita.
El diseo de las normas y procedimientos debe realizarse en forma conjunta, ya que

cada analista aportar en funcin de su especializacin. En trminos generales el
analista de organizaciones disear las normas y procedimientos alternativos, mientras
que el analista de Sistemas de Computacin aportar los aspectos tcnicos y disear
el o los manuales para el usuario, es decir referidos concretamente a la utilizacin del
software. En este sentido se puede considerar un ideal, el integrar los manuales de
procedimientos administrativos con los manuales para la utilizacin del sistema
computarizado, de tal forma que el usuario disponga de toda la informacin en un
mismo lugar.
9.7 Implementacin y prueba del sistema
Es importante destacar que lo primero que debe hacerse en la implementacin es la

elaboracin de un plan de implementacin, y luego las tareas propias de la instalacin
de un sistema como el entrenamiento a los usuarios, la conversin y/o vuelco de
datos, la instalacin de hardware y relacionados, la prueba del sistema y la evaluacin
de resultados, y los ajustes resultantes.
9.8 Operacin y seguimiento
45
Esta etapa es muy importante ya que los sistemas de informacin al comenzar a

operar es cuando realmente se puede ver en qu medida cumplen con los objetivos
planteados, indudablemente ello depender de cmo se hayan realizado todas las
etapas anteriores.
En cuanto al seguimiento este es fundamental, ya que todo sistema tiene un ciclo de
vida. Aqu el analista de organizaciones deber ir observando el funcionamiento de la
organizacin para poder detectar la adecuacin o no del sistema. En este sentido el
analista de Sistemas de Computacin deber monitorear los avances tecnolgicos.
El cumplimiento progresivo de las etapas que se han analizado, probablemente

posibilitar que el sistema que se implemente, elimine los problemas de y con la
informacin expresados al comienzo de este documento, reduzca en forma
considerable los costos asociados y en especial, asegure la disponibilidad de
informacin de calidad para mejorar la toma de decisiones en los niveles jerrquicos
que cubra el sistema.
Esta metodologa ha sido la ms usada, si bien tambin ha recibido crticas dado que,
si se cometen errores o hay que realizar cambios de las etapas ms tempranas, no lo
detectaremos hasta que se termine la metodologa.
Existen variantes a este modelo tambin bastante utilizadas, dentro de las cuales
interesa destacar el Modelo Agile.
Modelo Agile: este modelo est basado en el desarrollo iterativo e incremental.

Consiste en desarrollar el sistema de informacin en intervalos de tiempo ms cortos
conocidos como iteraciones, teniendo cada iteracin las fases de requerimientos,
diseo, implementacin, verificacin y documentacin.
Esta metodologa es aplicada mediante la colaboracin de grupos auto-organizados y
multidisciplinares. Se busca obtener resultados al final de cada iteracin que son
evaluados por los grupos y por todo el equipo. En estas reuniones se analiza y revisa el
proyecto y se planifican los objetivos de la nueva iteracin, haciendo ajustes a la forma
de trabajo para hacerlo lo ms eficiente posible.
46
10 Roles de los analistas de organizaciones y los analistas de sistemas de

computacin
Con el transcurso del tiempo las participaciones de ambos analistas han ido variando,
debido a que la evolucin tecnolgica tiene un desarrollo continuo, implicando que
ambos conocimientos y profesiones se entrecrucen cada vez ms.
Se transcribe, en este sentido la opinin de Freijedo (2000, 127): La complejidad

actual tanto por los avances de las Ciencias de la Economa y la Administracin como
en la Tecnologa de Computacin y Comunicaciones, requiere la concurrencia de
profesionales en las disciplinas de Administracin con conocimientos de los
fundamentos y la disponibilidad tecnolgica (orientados a la comprensin y definicin
de los requerimientos y funcionalidades), y Tecnologa, con conocimientos bsicos de
administracin (orientados a la aplicacin de la manera ms eficiente).8
Por esas razones es fundamental la participacin conjunta e integrada de ambos

Analistas a lo largo de todo el proceso, permitiendo obtener un sistema ms adecuado
a las necesidades, debido a que se realiza un proceso de mayor comprensin, por
parte del analista de sistemas de computacin, de los requerimientos planteados y de
mayor comprensin de todo lo relativo al potencial informtico por el analista de
organizaciones.
El analista de organizaciones tiene un papel fundamental al analizar la interrelacin

entre las distintas unidades y la definicin del flujo de los procesos administrativos, as
como en la generacin de informacin para la toma de decisiones. Es decir puede
tener por su formacin, una visin global de la organizacin, que es muy importante
tener en cuenta al disear sistemas de informacin.
8
Freijedo, F. y otros: Tecnologas de la informacin y las comunicaciones, Bs.As, Ediciones Macchi,
2000.
47
11 Bibliografa
Freijedo, F. y otros (2000): Tecnologas de la informacin y las comunicaciones, Bs.As,

Ediciones Macchi.
Gamboggi, A y Gerpe, S (2002): Soportes de Informacin: Los formularios hoy.

Montevideo, Oficina de Apuntes del CECEA.
Lardent, A (2001): Sistemas de informacin para la gestin empresarial. Planeamiento,

Tecnologa y Calidad. Argentina. Pearson Education S.A.
Messina, M. (2005): Los sistemas de informacin computarizados. Oficina de Apuntes

del CECEA, Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin, Montevideo.
O Brien, James, A. (2001): Sistemas de informacin Gerencial, 4 ed. Bogot,

Mc.Graw-Hill Interamericana.
Prez, W. (2002).: Aspectos Organizacionales del anlisis y diseo de sistemas de

informacin, Documento No.15, Oficina de Apuntes del CECEA, Facultad de Ciencias
Econmicas y de Administracin, Montevideo.
Stallman, R. (2002): Free Software. Free Society: Selected Essays. GNU Press.
Stair, M y Reynolds, G (1999): Principios de sistemas de informacin. 4 ed. Mejico,

Internacional Thomson Editores.
48

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Sistemas de informacin

Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin

Procesos y Sistemas de Informacin

Mara Messina Scolaro

Oficina de Apuntes del CECEA

2. Administracin-decisiones-informacin: interrelaciones ...................................... 5

3. Datos e informacin ....................................................................................... 7

4. Sistemas de informacin: concepto y caractersticas.......................................... 9

5. Elementos de un sistema de informacin ........................................................ 11

6. Ventajas de los sistemas de informacin computarizados ................................. 15

7. La informtica, las telecomunicaciones y los sistemas de informacin ................ 18

8. Requisitos de la informacin .......................................................................... 23

9. Metodologa para el desarrollo e implementacin de sistemas de informacin .... 30

10 Roles de los analistas de organizaciones y los analistas de sistemas de

Son objetivos particulares:

1. Conceptualizar los trminos sistemas y sistemas de informacin. Explicar las

2. Explicar la importancia de la informacin en el proceso administrativo y en

3. Analizar los elementos componentes de los sistemas de informacin y sus

4. Conocer las ventajas de los sistemas de informacin computarizados.

5. Analizar una metodologa para el anlisis y diseo de sistemas de

Cuando se habla de sistemas de informacin, muchas veces se asocia el concepto con

Si bien la referida asociacin conceptual es en la mayora de los casos correcta, no

Se presenta el concepto de sistemas de informacin y sus elementos, haciendo

Por ltimo se desarrolla una metodologa para analizar y disear sistemas de

La metodologa propuesta se apoya, bsicamente, en experiencias de diseo e

Uno de los problemas que con ms frecuencia mencionan los administradores,

El contacto frecuente con usuarios y analistas de informacin demuestra que esos

En caso de conocer las reales necesidades de informacin en forma sistemtica, se

Recursos que los administradores gestionan en los distintos niveles

Cuando los analistas de organizaciones tienen conocimientos especializados y

Cuando los sistemas de informacin que se crean o se redisean, requieren de

La informacin es el resultado del proceso de organizar datos de una manera

El tipo y valor de la informacin que se obtiene como consecuencia del tratamiento de

Es importante destacar para complementar la diferencia establecida para los dos

transformacin para elaborar nueva informacin. Es el caso, por ejemplo, de

4. Sistemas de informacin: concepto y caractersticas

En la mayora de los casos, la informacin que el sistema brinda a los usuarios se

Los propios elementos de un sistema de informacin y las relaciones que se producen

Los sistemas de informacin gerencial constituyen un tipo de sistema de informacin;

tareas propias de sus cargos, como la planificacin y organizacin del trabajo, la

Los informes semanales o mensuales sobre la cantidad y destino de las ventas

La informacin de excepcin evita la sobrecarga informativa y posibilita una mejor

Los sistemas de informacin pueden ser manuales, computarizados o mixtos. Los

autoservicio, tablets (computadora porttil con la que se puede interactuar a travs de

La importancia de los sistemas de informacin computarizados surge cuanto ms

Las nuevas tecnologas de informacin y de telecomunicaciones (TICs) resultan muy

Los roles de los sistemas de informacin computarizados en las organizaciones, han

5. Elementos de un sistema de informacin

Los elementos bsicos de un sistema de informacin, como los de cualquier otro

Los insumos de un sistema de informacin son los elementos vinculados con el

Insumos Unidad de Productos

Elementos de un sistema de informacin

En la unidad de procesamiento, las entradas se procesan y se transforman en

Los productos representan el resultado del procesamiento o transformacin de las

planillas de sueldos donde aparecen los montos de sueldos nominales mensuales,

La retroalimentacin consiste en utilizar la informacin que se obtiene del proceso

Las salidas de un sistema, producto del procesamiento de una o ms entradas,

salida de un sistema se convierte en dato de entrada de otros sistemas que a su vez,

Los sistemas de informacin pueden ser manuales, computarizados o mixtos. Muchos

Cuando se computariza un sistema de informacin que viene funcionando en forma

Se puede realizar la siguiente analoga entre los elementos de un sistema de

Elementos Sistema manual Sistema Computarizado

6. Ventajas de los sistemas de informacin computarizados

La necesidad de disponer de informacin se hace an ms crtica cuando se trata de