Introduccin

La contabilidad y el sistema contable es la base sobre la cual se

fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No
existe actividad econmica ajena al registro y afectacin de las tcnicas de la
ciencia contable. Desde la actividad econmica ms pequea hasta las
transacciones econmicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a
un gran cmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por
profesionales de la contadura pblica.

La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos

econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje
central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirn a la obtencin
del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una empresa
determinada.
 Sistema Contable
Un sistema es un mdulo ordenado de componentes que interactan entre
s y que se hallan interrelacionados. La idea de contable, por su parte, hace
referencia a aquello vinculado a la contabilidad (el mtodo que permite llevar las
cuentas de una organizacin).

La nocin de sistema contable, de este modo, puede entenderse de

distintas maneras. En su sentido ms amplio, se trata del conjunto de elementos
que registran la informacin financiera, las interrelaciones de estos datos. Esta
estructura, por sus caractersticas, contribuye a la toma de decisiones en el mbito
gerencial.

Los sistemas contables se componen de diversos tipos de documentos e

implican la participacin de especialistas (contadores) que se encargan del
registro preciso y del anlisis de la informacin. Los contadores suelen trabajar en
conjunto con los gerentes o los responsables de tomar las decisiones de
la empresa.

En la actualidad, el concepto de sistema contable suele asociarse

al programa informtico que permite registrar la informacin. El software
contable cuenta con diferentes mdulos para que una empresa pueda llevar sus
libros y balances de manera digital y con herramientas que facilitan los clculos.

Es posible realizar un sistema contable bsico en una planilla de clculo.

As es posible registrar los ingresos y egresos econmicos de una familia,
destinando una hoja para el mes en curso. Los movimientos del periodo, a su vez,
pueden reflejarse de manera automtica en otra hoja donde se incrementan o se
reducen los ahorros de la familia. Como se puede advertir, la planilla de clculo
funciona como un sistema contable.
 Objetivos De Un Sistema Contable
Los objetivos de un sistema contable incluyen metas pertinentes sobre una
base diaria y objetivos a largo plazo para asegurar que el departamento de
contabilidad de una empresa pueda planear con anticipacin para futuros
proyectos financieros. El sistema de contabilidad interna debe tener caractersticas
especficas para alcanzar cada uno de estos objetivos contables y para facilitar
el trabajo de todos los empleados de contabilidad que utilicen el sistema.

Objetivos a Corto Plazo

Los objetivos a corto plazo de un sistema contable incluyen la realizacin de
tareas cotidianas de contabilidad, como completar la nmina de empleados de la
empresa y el seguimiento de todos los montos de ingresos y las compras.
Preparar el presupuesto mensual para cada departamento es tambin una gran
responsabilidad. Un sistema de contabilidad interna debe realizar estas tareas
simples para los empleados de contabilidad.

Objetivos a Largo Plazo

Los objetivos a largo plazo de un sistema contable incluyen producir y
escribir informes financieros anuales utilizando los datos de un perodo fiscal
anual, utilizando los datos para tomar decisiones financieras mejoradas para la
empresa y elaborar propuestas de financiacin de proyectos de la empresa. Un
sistema de contabilidad interna que pueda proporcionar informacin financiera
precisa y presentarla de manera organizada y segura, ayuda a lograr estos
objetivos.
 Caractersticas Del Sistema Contable
El objetivo de la contabilidad es proporcionar informacin sobre la situacin
financiera, desempeo y cambios de una empresa, la cual debe ser til a una
amplia gama de usuarios para tomar decisiones econmicas. Para que sea til la
informacin contable debe poseer las caractersticas de fiabilidad, relevancia,
compresibilidad y comparabilidad.

Confiabilidad: Se refiere a la capacidad de una informacin de expresar, con el

mximo rigor, las caractersticas bsicas y condiciones de los hechos reflejados,
circunstancia que, junto con la relevancia, persigue garantizar la utilidad de la
informacin financiera. Para que una informacin sea fiable debe ser imparcial,
objetiva, verificable, constituir una representacin fiel de los hechos que pretenden
ser puestos de manifiesto y prudente.

Relevancia: La informacin se dice que es relevante si influye en las decisiones.

Para ser relevante, la informacin debe estar disponible en el tiempo, debe ayudar
en la prediccin, y ayudar en la regeneracin.

Comprensibilidad: La informacin contable debe poseer la cualidad de

importancia econmica para el usuario, es decir, para comprender el contenido y
el significado de los estados financieros e informes. Las cualidades que distinguen
entre el bien y el mal la comunicacin de un mensaje son fundamentales para la
comprensin de los mensajes. Un mensaje se dice que se comunica cuando es
interpretado por el receptor del mensaje en el mismo sentido en el que el remitente
ha enviado.

Comparabilidad: La calidad de la informacin que permite a los usuarios

identificar los cambios en los fenmenos econmicos durante un perodo de
tiempo, entre dos o ms entidades. Los informes contables deben ser
comparables entre las empresas para identificar las similitudes y diferencias.
 Ventajas Del Sistema Contable
Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas
manuales. Las ventajas principales son las siguientes:

Rapidez y oportunidad
Puede proporcionar informacin con mayor rapidez que uno manual, porque
la computadora realiza en forma instantnea tareas que consumen mucho tiempo
cuando se hacen en forma manual.

Volumen de produccin

Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema

computarizado por su rapidez de procesamiento.

Proteccin contra errores

Se reduce mucho el nmero de errores, porque la computadora hace los

clculos con mayor exactitud que un ser humano. Estn diseadas con la
caracterstica de minimizar los errores.

Pases automticos al mayor

Los pases al mayor se realizan en forma automtica en un sistema

computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al
mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos
errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura cada
asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una
cuenta equivocada, pasar un dbito como un crdito o viceversa, y pasar una
cantidad equivocada.

Preparacin rpida de informes

En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden
producir automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e
Informes Especiales que ayuden a la administracin a tomar decisiones.
 Propsitos de Un Sistema Contable
El propsito del sistema contable de una organizacin es proveer
informacin til acerca de una entidad econmica, para facilitar la toma de
decisiones de sus diferentes usuarios tales como, accionistas, acreedores,
inversionistas, administradores o las mismas autoridades gubernamentales. En
consecuencia de que el sistema de informacin contable de una empresa sirve a
un conjunto de diversos usuarios.

Elementos De un Sistema Contable

El sistema contable se compone de los siguientes elementos:

Equipos Informticos: Abarca el Hardware donde se instala y soporta el sistema

de contabilidad.

Los Recursos Humanos: Son el principal elemento, pues son los encargados de
operar el sistema as como analizar las operaciones contables.

Elementos de Entrada: Un sistema de informacin contable que trascienda a la

toma de decisiones como hardware, software, y comunicaciones de contabilidad.

Elementos de Conversin: Este elemento al entrar a ser parte del sistema se

convierte en elemento de conversin como por ejemplo, seran los datos
contables, que al aplicarle los procedimientos de contabilidad hacen la labor de
conversin sobre esos datos.

Elementos De Salida: Son los informes contables que cumplen con los objetivos
y cualidades que exigen para la informacin que produce el sistema de
informacin gerencial.
 Cualidades de Un Sistema Contable

Las cualidades del sistema contable son fundamentalmente tres para poder
satisfacer adecuadamente sus objetivos, la informacin contable debe
ser comprensible y til. En ciertos casos se requiere, adems, que la informacin
sea comparable.

El Sistema contable ser comprensible cuando sea clara y fcil de entender

El Sistema contable ser til cuando:

Sea pertinente: Es decir, cuando la informacin est al da (oportuna), cuando

permita basarse en periodos anteriores constantes para predecir el
comportamiento de un periodo futuro (valor de prediccin) y cuando permita el
uso de la informacin contable en diferentes periodos (valor de retroalimentacin)

Sea confiable: Lo cual requiere que en ninguna situacin, la informacin contable

puede estar parcializada o reflejando una postura subjetiva (Neutral), que debe
estar basada en hechos que se puedan comprobar (verificable) y finalmente que
no se especule sino que por lo contrario, se presente la realidad tal cual, sin
aproximaciones (Fiel)

La informacin contable ser comparable cuando est preparada

sobre bases uniformes, es decir cuando las polticas contables permanezcan
constantes, se actualicen de forma regular y sean consistentes por periodos.
 Estructura de Un Sistema Contable
Un sistema de informacin contable, sigue un modelo bsico y un sistema
de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y
una relacin aceptable de costo beneficio. El sistema contable de cualquier,
empresa independientemente del sistema contable que utilic, se deben ejecutar
tres pasos bsicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos
se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo, el proceso contable involucra
la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin
contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

Registro de la Actividad Financiera

En un sistema contable, se debe llevar un registro sistemtico de la

actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa, se llevan a
cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y
que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin, se refiere a
una accin terminada ms que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no
todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en
trminos monetarios.

Clasificacin de la Informacin

Un registro completo de todas las actividades, comerciales implica

comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que
pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la
informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar, aquellas
transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero.

Resumen de la Informacin
Para que la informacin contable, utilizada por quienes toman decisiones, esta
debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de
venta de una empresa como Mars sera demasiado larga para que cualquier,
persona se dedicara a leerla. Los empleados, responsables de comprar
mercancas necesitan la informacin, de las ventas resumidas por producto.

Tipos De Programas Contables

En el mercado existen diferentes tipos de programas contables, entre unos
y otros existen diferencias y similitudes, pero lo importante de estos es que cada
uno tiene las herramientas adecuadas que harn que dentro de la empresa sea
ms practico en el manejo de las operaciones, pero para elegir un programa que
se adapte a nuestro negocio primero debemos evaluarlo, es decir, que
dependiendo a las necesidades y actividades que comnmente se realicen en la
empresa es como elegiremos el mejor programa.

Entre los paquetes de contabilidad ms solicitados actualmente se encuentran los

siguientes:

Aspel NOI: Maneja todo lo relacionado con el control laboral.

Aspel SAE: Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la

empresa.

CONTASOL: Este programa nos permite un mejor control de gastos, de libros,

informes, facturacin, entre otros beneficios.

ContaFiscal 2000: Nos permite administrar los procesos contables y fiscales de la

empresa, desde la contabilidad hasta generar los XML de la informacin que
actualmente se necesita.

Programa Profit Plus: Cuenta con productos tales como, Administrativo,

Contabilidad, Nomina, Produccin, RMA, Eprofit (parecido a los sistemas ASPEL).
Cont4: Permite contabilizar las operaciones de una o varias empresas.

Contabilidad Pyme: Es un programa listo para ser utilizado, posee una

navegacin intuitiva parecida a las herramientas de oficina que se usan cada da:
hoja de clculo, herramienta de procesamiento de texto, etc.

Programa administrativo SAP: Este sistema comprende varios mdulos

integrados, que abarca prcticamente todos los aspectos de la administracin
empresarial.

Tipos De Subsistemas Contables

El subsistema de Informacin Financiera: Contabilidad Financiera.

El subsistema de Informacin Fiscal: Contabilidad Fiscal.
El subsistema de Informacin Administrativa: Contabilidad Administrativa.

Subsistema de Informacin Financiera: Est conformado por una serie de

elementos tales como las normas de registro, criterios de contabilizacin y formas
de representacin de informacin de usuarios externos. A este tipo de sistema de
informacin se le conoce debido a que expresa en trminos cuantitativos y
monetarios las transacciones que realiza una entidad as como ciertos
acontecimientos econmicos que le afectan, con el fin de proporcionar informacin
til y confiable a los diferentes usuarios externos para su toma de decisiones.

Los usuarios de la contabilidad financiera: La informacin financiera es til

para los accionistas, acreedores, analistas e intermediarios financieros, el pblico
inversionista, los organismos reguladores y para todos aquellos usuarios externos
de la informacin contable de una organizacin econmica.
Subsistema de Informacin Fiscal: Est diseado para dar cumplimiento a las
obligaciones tributarias de las organizaciones respecto de usuario especfico: el
fisco. A las autoridades gubernamentales les interesa contar con la informacin de
las diferentes organizaciones econmicas para cuantificar el monto de la utilidad
que haya obtenido de acuerdo con las leyes fiscales en vigor como producto de
sus actividades y as poder determinar la cantidad del impuesto que le
corresponde a pagar.

Los usuarios de la contabilidad fiscal: La informacin generada por el

subsistema de informacin fiscal es til para las autoridades gubernamentales.

Subsistema de Informacin Administrativa: Envuelve a la totalidad de la

empresa, y se encarga de coordinar todas las actividades.

Diferencias entre Contabilidad Manual y

Contabilidad Computarizada

La contabilidad manual requiere que todas las anotaciones, facturas y otros

documentos financieros estn hechos a mano. En cambio, la computarizada le
permite a los usuarios ingresar la informacin en software de programas de
contabilidad.

Velocidad
La contabilidad computarizada produce informacin ms rpido que la
manual. Los paquetes de software de contabilidad, como QuickBooks y Peachtree,
vienen con bases de datos incorporadas que le permiten a los usuarios ingresar
informacin.
Precisin
Los sistemas de contabilidad manuales son ms propensos a los errores
matemticos y a la equivocacin de ubicacin de nmeros. Al usar un sistema
computarizado, la informacin de tu compaa se calcula de forma automtica
basada en los nmeros que ingreses.

Estados contables
En un sistema de contabilidad manual debes preparar el estado contable
del ingreso de tu compaa, el balance general y el estado del patrimonio del
dueo. La informacin de tus anotaciones te ayuda a formular los estados
contables de tu compaa. Los sistemas computarizados permiten que los estados
contables se puedan crear partiendo de informacin almacenada en la base de
datos.

Costo
El costo de los sistemas computarizados pueden variar desde cientos a
miles de dlares para las grandes empresas. Un sistema de contabilidad
computarizado puede ahorrar horas de trabajo para un empleado que debe crear
estados contables y otros informes. Por esta razn, muchas empresas pequeas y
medianas utilizan software de contabilidad computarizado.

Informes
Los informes se pueden crear de forma puntual al utilizar un sistema
computarizado. Los informes generados con este tipo de software les permiten a
los administradores dirigir la compaa de forma ms eficiente. La creacin de un
informe en un sistema manual puede llevar a una frustracin mayor del personal y
como consecuencia se puede llegar a tener que trabajar con informacin
desactualizada.
Partes De Un Sistema Contable
 Proceso De Un Sistema Contable
La informacin contable que presenta una empresa es elaborada a
travs de lo que llamamos proceso contable. El proceso contable es el ciclo
mediante el cual las transacciones de unas empresas son registradas y resumidas
para la obtencin de los Estados Financieros. Este proceso est formado de
los siguientes pasos:

Registrar las transacciones en el diario.

Pasar la informacin del diario general al mayor general.
Obtener la balanza de comprobacin.
Registrar los asientos de ajustes.
Obtener la balanza de comprobacin ajustada.
Formular los Estados Financieros.
Hacer los asientos de cierre.
Obtener la balanza de comprobacin despus del cierre.
 Conclusion
La informacin contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni
por la naturaleza de los hechos que registra ni por la carencia de un cdigo
contable nico, completo e imperativo. Existe, por tanto, un margen de
discrecionalidad legtimo, justo y honesto en el registro, interpretacin y utilizacin
de los datos que proporciona.

Un aspecto esencial de la informacin generada por el sistema contable es que

est dirigida a satisfacer totalmente las necesidades de los diferentes usuarios de
la informacin.

Un reto para la profesin contable es generar un mecanismo donde podamos

medir y valorar algo tan fundamental en una empresa como lo son los intangibles,
de la misma forma revelar informacin que ayude a tomar una buena decisin.

Es prescindible recurrir a la tecnologa para cumplir a cabalidad con los fines de la

contabilidad que es el de generar informes tiles y oportunos a los usuarios tanto
internas como externos.