Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
Federico Villarreal
GUA ACADMICA
ADMINISTRACIN GENERAL
CONTABILIDAD IV CICLO
E
Escuela Universitaria
uded
Educacin a distancia
Gua Didctica Administracin General
NDICE
Introduccin a la asignatura 4
Orientaciones generales para el estudio 5
Tutoras 5
Cronograma 6
Evaluacin 6
Medios y recursos didcticos 6
Objetivos Generales 7
UNIDAD I. FUNDAMENTOS ESENCIALES DE LA ADMINISTRACION Y LA
PLANEACIN 8
1.1 La administracin y los gerentes 10
1.2 Qu es una organizacin? 10
1.3 Definicin de Administracin 10
1.4 Cundo y cmo se administra? 10
1.5 En qu niveles se aplica? 11
1.6 Objetivos de la Administracin 11
1.7 Importancia de la Administracin 11
1.8 Definicin de la planeacin 11
1.9 Importancia de la planeacin 12
1.10 Pasos de la planeacin 12
1.11 Principios de la planeacin 13
1.12 Elementos de la planeacin 14
1.13 Tipos de planeacin y niveles de ejecucin. 16
Actividades de la Unidad I 17
Autoevaluacin de la Unidad I 17
UNIDAD II: LA ORGANIZACION 18
2.1 Definicin de la organizacin 20
2.2 Importancia de la organizacin 20
2.3 Caractersticas bsicas 20
2.4 Tipos de organizacin y niveles de ejecucin 21
2.5 Principios de la organizacin 21
2.6 Procesos de organizacin 22
2.7 Departamentalizacin 23
2.8 Tipos de estructura organizacional. 23
Actividades de la Unidad II 30
Autoevaluacin de la Unidad II 30
UNIDAD III: LA DIRECCION 31
3.1 Definicin de direccin 33
3.2 Importancia de la direccin 34
3.3 Tipos de direccin y niveles 34
3.4 principios de la direccin, 34
3.5 elementos inherentes de la direccin. 35
3.6 El liderazgo. 39
Actividades de la Unidad III 42
Autoevaluacin de la Unidad III 42
UNIDAD IV: EL CONTROL 43
2
Gua Didctica Administracin General
4.1 Definicin 45
4.2 proceso de control 46
4.3 importancia del control, 47
4.4 principios del control 48
4.5 tipos de control y niveles de ejecucin 49
4.6 categoras de control 50
Actividades de la Unidad IV 52
Autoevaluacin de la Unidad IV 52
Solucionario 53
Fuentes bibliogrficas 54
Glosario 55
Anexo 57
3
Gua Didctica Administracin General
INTRODUCCIN
La Gua didctica de Administracin General est organizada en cuatro unidades, cada unidad
est estructurada con sus respectivos objetivos, actividades, y preguntas de autoevaluacin.
Adems en la parte final de la gua se incluyen los solucionarios, los cuales le permitirn al
alumno poner en prctica lo aprendido en cada unidad.
Esperamos que el texto constituya una gua efectiva y motive a la vez al estudio y la dedicacin
adecuada que permita el logro de los objetivos. El uso de la gua requiere ser complementada
con en la profundizacin o ampliacin de parte del alumno de los temas contenidos en sta
con el texto base y manual de la EUDED.
4
Gua Didctica Administracin General
Nuestro texto bsico presenta aspectos importantes sobre los fundamentos generales de la
administracin y las organizaciones, aspectos como: el estudio de la planeacin como un
elemento importante para aprender a prever, definir objetivos, estrategias, etc. La
organizacin como parte del proceso administrativo, la direccin organizacional como
elemento importante para aprender a motivar, liderar, comunicar, etc. El control como
elemento importante para evaluar, monitorear, hacer el seguimiento de las actividades y
verificar que se cumplan las tareas programadas.
Ahora bien, para que el proceso de enseanza-aprendizaje as como los objetivos planteados
en esta gua sean alcanzados es necesario que usted conceda un tratamiento acadmico
adecuado al estudio de la asignatura.
Razn por la cual me permito darle algunas recomendaciones fundamentales para lograr el
xito en los estudios:
Buscar un lugar donde usted se sienta cmodo para realizar la lectura de la gua
didctica as como del texto bsico. En lo posible un lugar con claridad y libre de ruido.
Dedicar al menos dos horas diarias a la lectura y comprensin de los contenidos de la
Gua Didctica reforzando con los contenidos del Texto bsico.
Realizar una lectura comprensiva, utilizando mtodos como subrayar, cuadros
sinpticos, mapas conceptuales con la finalidad de identificar las ideas principales para
reforzar los conocimientos.
Al finalizar cada captulo es recomendable realizar la autoevaluacin que contiene la
Gua Didctica, as como las tareas del texto bsico.
Tutoras
Las tutoras se desarrollaran mediante la programacin de un calendario de tutoras. La tutora
ser presencial y virtual.
5
Gua Didctica Administracin General
Cronograma
Cantidad de horas acadmicas
Horas
Tutoras presenciales Horas Horas video
y virtuales presenciales virtuales conferencia
semana 1 2 2.5 3
UNIDAD I
semana 2 2 2.5 3
semana 3 2 2.5 3
UNIDAD II
semana 4 2 2.5 3
EVALUACIN PARCIAL VIRTUAL UNIDADES I II
semana 5 2 2.5 3
UNIDAD III
semana 6 2 2.5 3
semana 7 2 2.5 3
UNIDAD IV
semana 8 2 2.5 3
EVALUACIN FINAL UNIDADES III - IV
16 20 24
TOTAL 60 HORAS ACADEMICAS
Evaluacin
Examen parcial ser virtual y se realizar en la 4 semana; el examen final ser presencial y
se realizar en la 8 semana y la presentacin de un trabajo monogrfico en la ltima semana
del ciclo.
6
Gua Didctica Administracin General
Objetivo General
Conocer los fundamentos esenciales de la administracin, as como las cuatro funciones del
proceso administrativo planeacin, Organizacin, direccin y control y su aplicacin en las
empresas.
7
Gua Didctica Administracin General
UNIDAD I
FUNDAMENTOS DE LA
ADMINISTRACIN Y LA PLANEACIN
Objetivos especficos
8
Gua Didctica Administracin General
Contenido Temtico
Actividades de la Unidad I
Autoevaluacin de la Unidad I
9
Gua Didctica Administracin General
Administrar dichos recursos ha sido desde siempre una necesidad natural, obvia y latente
de todo tipo de organizacin humana. Por lo tanto, la administracin es imprescindible
para la existencia, supervivencia y xito de las organizaciones.
La Organizacin es una unidad social que tiene niveles de jerarqua (superior, medio,
inferior) y la Administracin se aplica en todos los niveles por igual, lo que vara es la
intensidad con que se aplica cada uno de los subprocesos administrativos,
Eficacia. Se define como hacer las cosas correctas, es decir las actividades de trabajo
con la que la organizacin alcanza sus objetivos. Cuando la empresa alcanza sus metas
Al disear un ambiente para el diseo efectivo y funcional de los individuos que trabajan
en grupo, la tarea principal de un administrador es asegurarse de que todos comprendan
el proyecto a realizar y los objetivos del grupo, as como los mtodos para alcanzarlos. Si
el esfuerzo de grupo se enfoca en ser efectivo, las personas debe saber lo que se espera
11
Gua Didctica Administracin General
Por su parte Amaru (2009) manifiesta que el proceso de planeacin es la herramienta para
administrar las relaciones con el futuro; es una aplicacin especfica del proceso de tomar
decisiones. Las decisiones que buscan influir en el futuro o que se pondrn en prctica en
l son decisiones de planeacin. Este proceso consiste en:
Definir objetivos o resultados a alcanzar, al igual que los medios para realizarlos.
Imaginar una situacin futura y trabajar para construirla.
Recuerdaquelosadministradorescumplenconestas4funcionesparaadministrar.Porlotanto
debesaprenderaaplicarestascuatrofuncionessiquierestenerxitocomoadministrador.
1. Definir los objetivos.- El primer paso de la planeacin es establecer los objetivos que
se pretenden alcanzar.
2. Verificar cul es la situacin actual frente a los objetivos.- luego se debe evaluar la
situacin actual, verificar donde se est y que se debe hacer.
3. Desarrollar premisas sobre las condiciones futuras.- se trata de generar escenarios
alternativos para los estados futuros de las acciones, analizando lo que puede ayudar
12
Gua Didctica Administracin General
a. Precisin
Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor
precisin posible, porque van a regir acciones concretas.
b. Flexibilidad
Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en ste, y a razn en la
parte imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado despus de la revisin.
c. Unidad de Direccin
Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para
cada funcin y todos los que se aplican en la empresa deben de estar de tal modo
coordinado e integrado que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.
d. Consistencia
Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos
interacten en conjunto, logrando as una coordinacin entre los recursos, funciones y
actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
e. Rentabilidad
13
Gua Didctica Administracin General
Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que espera con
respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el valor de los
resultados que se obtendrn en la forma ms cuantitativa posible. El plan debe
expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.
f. Participacin
Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de las personas que habrn de
estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento.
b) Investigacin
Aplicada a la planificacin, la investigacin consiste en la determinacin de todos los
factores que influyen en el logro de los propsitos, as como los medios ptimos para
conseguirlos.
c) Objetivos
Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo
especfico; es hacia donde se encaminan los esfuerzos conjuntos.
Los objetivos pueden ser de corto plazo (operacionales: hasta un ao), mediano plazo
(tcticos: de 1 a 3 aos) y largo plazo (estratgicos: ms de 3 aos).
Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar en un 10%
las ventas del ao 2008 con respecto a las del 2007.
d) Metas
Son los diferentes propsitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas
son fines ms especficos y cuantificables que integran el objetivo de la empresa.
Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta
podra ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del ao
2008, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado.
e) Estrategias
Son cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo de
los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas.
14
Gua Didctica Administracin General
f) Recursos o medios
Constituyen todos los insumos sean tangibles o intangibles con los que cuenta la
organizacin y que le permiten funcionar y alcanzar sus objetivos. Los tipos de
recursos son:
g) Polticas
Son guas para orientar la accin. Son criterios, lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre situaciones
o problemas que se repiten dentro de una organizacin, son
lineamientos de carcter general, que indican el marco dentro del
cual los miembros de una empresa deben desempearse y pueden
tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio.
Por ejemplo, una poltica podra ser: Todos los empleados de la organizacin debern
portar permanentemente su carn de identificacin durante su horario de trabajo.
h) Programas
Son esquemas en donde se establece la secuencia de actividades que habrn de
realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus
partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin.
i) Procedimientos
Establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en
la realizacin de un trabajo repetitivo.
Son planes que sealan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de
acuerdo a una secuencia cronolgica, para alcanzar los objetivos preestablecidos.
Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago
de sueldo a los empleados.
j) Presupuestos
Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado
en trminos econmicos, junto con la comprobacin subsecuente de la realizacin de
dicho plan.
15
Gua Didctica Administracin General
La planificacin incluye gran parte de la actividad organizacional. Esto quiere decir que
la organizacin siempre est planificando: el nivel institucional elabora la planificacin
estratgica general; el nivel intermedio la sigue con planes tcticos y el nivel operativo
desarrolla en detalle los planes operacionales; cada uno dentro de su rea de
competencia y al unsono con los objetivos generales de la organizacin.
1. Planes Estratgicos.
Son los que establecen los lineamientos generales de la planeacin, sirviendo de base a
los dems planes (tctico y operativos), son diseados por los miembros de mayor
jerarqua de la empresa y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y disposicin de
los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin, son a
largo plazo y comprenden a toda la empresa.
3. Planes Operativos.
16
Gua Didctica Administracin General
ACTIVIDADES DE LA UNIDAD I
17
Gua Didctica Administracin General
18
Gua Didctica Administracin General
UNIDAD II
LA ORGANIZACIN
Objetivos especficos
19
Gua Didctica Administracin General
Contenido Temtico
2.7 Departamentalizacin
Actividades de la Unidad II
Autoevaluacin de la Unidad II
20
Gua Didctica Administracin General
UNIDAD II
LA ORGANIZACIN
2.1 Definicin
La organizacin puede entenderse desde dos concepciones: como unidad o entidad social
y como funcin administrativa. A continuacin se explican cada una de ellas.
2.2 Importancia
Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa
y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin, contraccin, nuevos
productos, entre otros), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar
cambios en la organizacin.
Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del
grupo social.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades
eficientemente, con un mnimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
Todas las organizaciones sean fbricas, bancos, supermercados, y otras de diverso tipo,
se caracterizan por la estructura interna que les garantiza coordinacin e integracin
internas.
Como la actividad organizacional es compleja e incluye diversas tareas que deben ser
coordinadas e integradas, la estructura adquiere importancia fundamental. El xito de la
organizacin reside en gran parte en la manera cmo se organiza para operar y
proporcionar resultados.
21
Gua Didctica Administracin General
a. Jerarqua administrativa
Para que los empleados puedan realizar con eficiencia
sus tareas y deberes existe la jerarqua administrativa.
La funcin principal de sta es garantizar que las
personas ejecuten sus tareas y deberes de manera
eficiente y eficaz. La jerarqua administrativa se refiere
al nmero de niveles de administracin para garantizar
la realizacin de las tareas y el alcance de sus objetivos.
La especializacin del trabajo, que recibe tambin el nombre de divisin del trabajo, es
el grado de divisin y fragmentacin de las organizaciones en actividades separadas.
c. Cadena jerrquica
Es una lnea de autoridad que une todas las personas de una organizacin e indica
quien subordina a quien. Est asociada a dos principios enunciados por la teora
clsica de la administracin: el principio de la unidad de mando y el principio de
escalar.
Unidad de mando
Significa que cada empleado se debe reportar o subordinar a un solo supervisor o
autoridad.
Principio de escalar
Se refiere a las lneas claramente definidas de autoridad, desde la cpula hasta la base
de la organizacin, que incluye a todos los empleados.
22
Gua Didctica Administracin General
Autoridad
Es el derecho formal y legtimo de tomar decisiones, impartir rdenes y disposiciones
y asignar recursos para alcanzar objetivos organizacionales esperados.
Responsabilidad
La responsabilidad de un superior por los actos de sus subordinados es absoluta. La
responsabilidad consiste en asumir una actividad y responder plenamente por su
cumplimiento.
Delegacin
La autoridad delegada a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para
asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados. Por otro lado, la
delegacin entendida como entregar poder de decisin, tambin puede realizarse
sobre los empleados siempre y cuando exista el compromiso, la responsabilidad y las
condiciones idneas para hacerlo, lo cual se conoce como empowerment.
e. Centralizacin y descentralizacin
El grado de centralizacin o descentralizacin se refiere a cunta autoridad para tomar
decisiones se concentra en la cima o se dispersa en la base de la organizacin.
Centralizacin significa que la autoridad para decidir se localiza en la cpula de la
organizacin; descentralizacin significa que la autoridad para decidir est dispersa
en los niveles organizacionales ms bajos. En general, las organizaciones emprenden
varios intentos para saber cul es el nivel jerrquico ms adecuado para tomar
decisiones.
2.6 Proceso
La organizacin como proceso comprende cuatro etapas:
1. Divisin del trabajo y especializacin. Dividir la carga total del trabajo en tareas que
puedan ejecutar lgicamente los individuos o los grupos.
2. Departamentalizacin. Combinar y agrupar las personas y tareas de manera lgica y
eficiente en unidades organizacionales.
3. Jerarqua. Especificar quin se debe subordinar a quin en la organizacin. Este
vnculo de departamentos origina la jerarqua organizacional.
4. Coordinacin. Establecer mecanismos para integrar las unidades departamentales en
un todo coherente y monitorear la eficacia de esa integracin.
2.7 Departamentalizacin
23
Gua Didctica Administracin General
Ventajas Desventajas
1
Chiavenato, Idalberto (2002) Administracin en los nuevos tiempos, McGraw-Hill Colombia, p.397.
24
Gua Didctica Administracin General
Organigrama Funcional
Director General
Ventajas Desventajas
25
Gua Didctica Administracin General
Organigrama Divisional
Director
General
La estructura matricial funciona como una tabla de doble entrada: vertical y horizontal.
La jerarqua funcional de autoridad se sita en la columna vertical mientras que la
jerarqua divisional de autoridad se sita en la columna horizontal.
26
Gua Didctica Administracin General
27
Gua Didctica Administracin General
aunque cada unidad a lo largo del flujo de trabajo haga lo mejor posible. As mejorar
internamente cada una de las actividades no resuelve el problema, que reside
bsicamente en la falta de coordinacin e integracin entre ellas.
Por otro lado, las formas tradicionales de organizacin obligan a que las unidades sean
organizadas como si fuesen definitivas, estables y permanentes, cuando el mundo
alrededor y todo lo contenido en l (organizaciones, productos o servicios, clientes y
mercados) cambian con increble rapidez.
Cada equipo es propietario del proceso y como un todo responde ntegramente por l,
puesto que sus miembros desempean todas las actividades necesarias para ejecutar
el proceso. En el extremo inicial del proceso, el equipo trata con un proveedor externo:
otra organizacin que le suministra los insumos necesarios para iniciar el proceso.
En el extremo final del proceso, el equipo trata con un cliente externo que recibe el
resultado del trabajo para utilizarlo en sus necesidades. Entre el comienzo y el final, el
proceso se caracteriza por una secuencia de proveedores y clientes internos: cada
participante en el equipo es cliente del participante que le precede, y proveedor del
siguiente.
Por ejemplo, si la empresa Alpha fuese una organizacin de gran tamao, debera
tener varios equipos de cuadernos y papelera, cada uno de los cuales tendra un lder
y varios miembros. Como organizacin grande, debera contar con un soporte tcnico
de staff dentro o fuera de la organizacin, para asistir al personal operacional en las
actividades ms complejas
Director General
28
Gua Didctica Administracin General
Organigrama de redes
Distribucin Diseo de
d d t d t
Oficina Sede de
la compaa
Publicidad Fabricacin
Cuentas d d t
b
Fuente: Richard L. Daft. Teora y Diseo Organizacional.
a. Organizaciones hbridas
29
Gua Didctica Administracin General
b. Organizaciones virtuales
30
Gua Didctica Administracin General
ACTIVIDADES DE LA UNIDAD II
AUTOEVALUACIN UNIDAD II
Lea cada una de las siguientes aseveraciones, emita su criterio de verdadero (V) o
falso (F) dentro del parntesis respectivo:
31
Gua Didctica Administracin General
32
Gua Didctica Administracin General
UNIDAD III
LA DIRECCIN
Objetivos especficos
33
Gua Didctica Administracin General
Contenido Temtico
UNIDAD III:
LA DIRECCIN
3.6 El liderazgo.
34
Gua Didctica Administracin General
LA DIRECCIN
3.1 Definicin
Sin embargo, el proceso es igual para todos: tratar con subordinados mediante la
comunicacin, liderazgo y motivacin.
35
Gua Didctica Administracin General
En el nivel institucional, esta funcin es directiva, la cual est enfocada a largo plazo
y es ejecutada por la alta direccin hacia la gestin global, integral.
Para que la direccin a lo largo de todos los niveles organizacionales sea efectiva,
deben considerarse varios elementos importantes tales como: estilos de direccin,
proceso decisorio, comunicacin, motivacin, liderazgo, coordinacin e integracin de
los miembros de la organizacin.
Estos elementos deben estar presentes ya sea a nivel institucional, pues corresponde
a la alta direccin llevar a su gente hacia los objetivos estratgicos; al nivel intermedio,
ya que es labor de las gerencias guiar el desempeo de las diferentes reas
funcionales; y finalmente, al nivel operacional pues es all donde se lleva a cabo el
trabajo bsico y fundamental que es la razn de ser de la organizacin.
36
Gua Didctica Administracin General
g) Objetivos de la direccin
Como lineamientos generales de la direccin se pueden considerar los siguientes
objetivos:
3.5.1 Motivacin
La motivacin est constituida por todos los factores capaces de provocar, mantener
y dirigir la conducta hacia un objetivo.
Segn Macuca (2009, p. 182) la motivacin es el impulso a actuar para lograr
satisfacciones.
Surge porque la persona valora a priori la satisfaccin que obtendr al actuar
humana. La motivacin habla de lo que hace que las personas funcionen. El proceso
administrativo para motivar recurre a los conocimientos de la motivacin en su
pretensin de influir en los empleados
Los temas de motivacin puede encontrar ms detallado en la asignatura de
administracin I desarrollados como la Teora del Comportamiento. Este Teora de la
administracin trajo una nueva ptica a la teora administrativa con enfoque orientada
a las ciencias de la conducta.
Los principales exponentes de la teora del comportamiento en la administracin son:
Frederick Herzberg: teora de los Dos Factores. Distingue dos formas de motivar a
los trabajadores: Una que consiste en proporcionar factores higinicos, tales como
un mejor ambiente laboral, los beneficios salariales y la satisfaccin de otras
necesidades de menor nivel. Cuando esos factores son ptimos, simplemente evitan
la insatisfaccin, ya que su influencia sobre el comportamiento no logra elevar
substancial y duraderamente la satisfaccin. Sin embargo, cuando son precarios,
provocan insatisfaccin.
La otra forma es satisfacer las aspiraciones de ms alto nivel mediante la entrega de
efectivos factores motivadores tales como el enriquecimiento del puesto de trabajo
(empowerment), planes de desarrollo laboral, disminucin de controles y asignacin
de tareas especiales, los deberes relacionados con el cargo. Son los factores
motivacionales que producen efecto duradero de satisfaccin y de aumento de
productividad en niveles de excelencia, o sea, superior a los niveles normales. El
termino motivacin, para Herzberg, incluye sentimientos de realizacin de crecimiento
y de reconocimiento profesional, manifestados por medio del ejercicio de las tareas y
38
Gua Didctica Administracin General
actividades que ofrecen suficiente desafo y significado para el trabajador. Cuando los
factores motivacionales son ptimos, suben substancialmente la satisfaccin; cuando
son precarios, provocan ausencia de satisfaccin.
39
Gua Didctica Administracin General
3.6 Liderazgo
El concepto de liderazgo a nivel organizacional como todo en administracin, se encuentra
en permanente desarrollo y en s mismo el liderazgo, es desarrollo.
El liderazgo se puede conceptualizar como la capacidad o habilidad que orienta el camino
a seguir, a travs de la estimulacin por su influencia de todas las reas que conforman
un sistema organizacional, potenciando al mximo cada una de ellas, logrando a travs
de la creatividad el incremento de la productividad, traducida en la satisfaccin de
necesidades, con el fin de alcanzar los objetivos generales de la empresa.
Robbins, mencionado por Machuca (2009, p. 192) interpreta que el liderazgo es influencia,
es tomes, el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y
entusiastamente en el cumplimento de las metas grupales.
41
Gua Didctica Administracin General
c) El lder liberal: Mediante este estilo de liderazgo, el lder delega en sus subalternos
la autoridad para tomar decisiones, puede decir a sus seguidores "aqu hay un trabajo
que hacer. No me importa cmo lo hagan con tal de que se haga bien". Este lder
espera que los subalternos asuman la responsabilidad por su propia motivacin, gua
y control. Excepto por la estipulacin de un nmero mnimo de reglas, este estilo de
liderazgo, proporciona muy poco contacto y apoyo para los seguidores.
Evidentemente, el subalterno tiene que ser altamente calificado y capaz para que este
enfoque tenga un resultado final satisfactorio.
Desde luego, existen diversos grados de liderazgo entre estos estilos; slo se
analizaron tres de las posiciones ms definidas .En una poca, algunos autores y
42
Gua Didctica Administracin General
Debido a esto, por lo general se recomienda que el administrador tome en cuenta una
serie de factores para determinar qu estilo de liderazgo es apropiado para cada
situacin. En pocas palabras, un estilo de liderazgo ser ms eficaz si prevalecen
determinados factores situacionales, en tanto que otro estilo puede ser ms til si los
factores cambian.
43
Gua Didctica Administracin General
1. Defina que entiende por direccin como funcin del proceso administrativo.
2. Mencione los tipos de direccin y los niveles de ejecucin.
3. En que consiste el principio de la impersonalidad de menado.
4. En que consiste el principio de la va jerrquica.
5. Explique los 5 niveles de jerarqua propuestos por Abraham Maslow.
6. Mencione los estilos de direccin segn Mc Gregor.
7. Cul es la diferencia entre las dos formas de motivacin segn Frederic Herzberg
8. Grafique las etapas del ciclo motivacional
9. Grafique los elementos y su proceso de comunicacin
10. Qu entiende por liderazgo mencione ejemplo.
11. Elabore un mapa conceptual sobre los estilos de liderazgo.
12. Analice un caso VOLKSWAGEN (est en los anexos de la gua)
44
Gua Didctica Administracin General
UNIDAD IV
EL CONTROL
Objetivos especficos
45
Gua Didctica Administracin General
Contenido Temtico
UNIDAD IV:
EL CONTROL
4.1 Definicin
Actividades de la Unidad IV
Autoevaluacin de la Unidad IV
46
Gua Didctica Administracin General
EL CONTROL
4.1 Definicin
Para Robbins (1996) el control puede definirse como el proceso de regular actividades
que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier
desviacin significativa (p.654).
Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control Consiste en verificar si
todo se realiza conforme al programa adoptado, a las rdenes impartidas y a los principios
administrativosTiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda
repararlos y evitar su repeticin. (p.62).
Analizando todas las definiciones citadas se observa que el control posee ciertos
elementos que son bsicos o esenciales:
47
Gua Didctica Administracin General
El proceso de control se caracteriza por su aspecto cclico y repetitivo. El control debe ser
visto como un proceso sistemtico en que cada etapa influye en las dems, y stas en
aqulla.
A continuacin se explican cada una de las cuatro etapas de este proceso, las cuales
deben aplicarse considerando los planes de accin establecidos en la funcin de
Planificacin.
48
Gua Didctica Administracin General
d. Accin correctiva para superar los posibles desvos o anormalidades. Esta etapa se
refiere a determinar las acciones correctivas para las desviaciones ocurridas, a fin de
mantener el desempeo dentro de los niveles de aceptacin. Es importante considerar
que el objetivo del control es indicar con exactitud cundo, cunto, cunto, dnde y
cmo se debe emprender la accin necesaria2, segn lo indica el autor Idalberto
Chiavenato.
Tal como se puede observar, el proceso de control sirve para verificar que se cumpla lo
establecido en la funcin de Planificacin, lo cual se efectuar a travs del seguimiento de
los planes de accin que se hubieren elaborado previamente.
4.3 Importancia
Sin embargo, es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino
que, al igual que la planificacin, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin.
En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y por qu
los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas
necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
2
CHIAVENATO, Idalberto. ADMINISTRACIN EN LOS NUEVOS TIEMPOS, McGraw- Hill Interamericana S.A., Bogot -
Colombia, 2002, p.654.
49
Gua Didctica Administracin General
Adems siendo el control la cuarta y ltima de las funciones del proceso administrativo,
sta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones
significativas contra el desempeo planificado.
Podemos hacer planes, crear la estructura de una organizacin de modo que facilite el
logro de los objetivos con eficiencia, y podemos dirigir y motivar a los empleados. Sin
embargo, no existe garanta de que las actividades estn marchando conforme a los
planes, ni de que, en realidad, estemos alcanzando las metas.
4.4 Principios
El control necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el
error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.
50
Gua Didctica Administracin General
un anlisis detallado para identificar sus causas, y as poder establecer las medidas
necesarias para evitarlas en un futuro, las cuales obstaculizan el logro de los objetivos
previstos.
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes
deben ser analizadas detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas
que lo originaron. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas
y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
Al igual que en las primeras tres funciones del Proceso Administrativo, el Control tambin
se lleva a cabo en los tres niveles organizacionales, considerando para tal efecto las
limitaciones y caractersticas de cada uno de ellos.
51
Gua Didctica Administracin General
Cada organizacin requiere un sistema bsico de controles para aplicar sus recursos
financieros, desarrollar personas, analizar el desempeo financiero y evaluar la
productividad operacional. El desafo es saber cmo utilizar tales controles y mejorarlos
para aumentar gradual y continuamente el desempeo de la organizacin.
Cuando se habla de las organizaciones, se dice que toda organizacin pretende alcanzar
sus metas con eficacia y eficiencia. No obstante, esto implicara que los sistemas de
control que usan las organizaciones son idnticos. Es decir que se tiene el mismo tipo de
sistema de control. Definitivamente no. Aun cuando pudiera haber similitudes, por lo
general existen tres enfoques diferentes para disear los sistemas de control:
Terry (1999) en su libro Principios de Administracin expone que existen tres tipos de
control que son: el control preliminar, el concurrente y el de retroalimentacin.
Control preliminar o previo. Este tipo de control tiene lugar antes de que inicien las
operaciones e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para
asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. En vez de
esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia
controladora limitando las actividades por adelantado.
publicados, debe ser autorizados por escrito por el gerente, es decir, a ningn
vendedor de campo se le permite que altere algn precio. Con esto se puede observar
que el gerente de ventas lleva un control en su departamento a travs de las polticas
existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo.
Control concurrente o simultneo. Este tipo de control tiene lugar durante la fase
de la accin de ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de
las actividades segn ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el
plan ser llevado a cabo en el tiempo especfico y bajo las condiciones requeridas.
Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el pas:
Sucursal A, Sucursal B y Sucursal C. El gerente general ha detectado que la sucursal
A tiene serios problemas financieros, mientras que sus otras dos sucursales estn
funcionando correctamente. Es aqu cuando el gerente debe decidir si esta informacin
es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deber cambiar las estrategias que
han venido implementando.
Las tres categoras de control se pueden aplicar en los diferentes tipos de control a travs
de los niveles organizacionales.
53
Gua Didctica Administracin General
ACTIVIDADES DE LA UNIDAD IV
AUTOEVALUACIN UNIDAD IV
Lea cada una de las siguientes aseveraciones, emita su criterio de verdadero (V) o
falso (F) dentro del parntesis respectivo:
54
Gua Didctica Administracin General
55
Gua Didctica Administracin General
SOLUCIONARIO DE AUTOEVALUACIN
56
Gua Didctica Administracin General
FUENTES DE INFORMACIN
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
Gareth R., J., & Jennifer M., G. (2010). Administracin Contemporanea (2da ed.). Mxico:
McGRAW-HILL/Interamericana Editores, S.A.
Hellriegel, D., Jackson, S. E., & Slocum, J. (2008). Administracin: Un enfoque basado en
competencias (11va ed.). Mexico: Cengage Learning Editores, S.A.
Hernandez, J., & Rodriguez, S. (2011). Introduccin a la Administracin (5ta ed.). Mxico:
McGRAW-HILL/Interamericana Editores, S.A.
Hitt, M., Black, J., & Porter, L. (2006). Administracin. Mexico: Person Educacin.
Koontz, H., Weihrich, H., & Cannice, M. (2012). Administracin: Una perspectiva global y
empresarial (14a ed.). Mxico: McGRAW-HILL/Interamericana Editores, S.A.
Robbins, S., & Coulter, M. (2010). Administracin (10a ed.). Mexico: Person Educacin.
REFERENCIAS WEBGRFICAS
1. Robbins, S., & Coulter, M. (2010). Administracin (10a ed.). Mexico: Person
Educacin. Recuperado el 18 de abril del 2015 de
https://onedrive.live.com/view.aspx?cid=9059460B4405F2C0&resid=9059460b4405f
2c0!567&qt=sharedby&app=WordPdf&authkey=!ALluINv7jri3A-M
3. Koontz, H., Weihrich, H., & Cannice, M. (2012). Administracin: Una perspectiva
global y empresarial (14a ed.). Mxico: McGRAW-HILL/Interamericana Editores, S.A.
Recuperado el 18 de abril del 2015 de
https://onedrive.live.com/view.aspx?cid=9059460B4405F2C0&resid=9059460b4405f
2c0!584&qt=sharedby&app=WordPdf&authkey=!ALluINv7jri3A-M
57
Gua Didctica Administracin General
GLOSARIO
Anlisis: Accin de dividir una cosa o problema en tantas partes como sea posible, para
reconocer la naturaleza de las partes, las relaciones entre stas y obtener conclusiones
objetivas del todo.
Auditoria: Es la investigacin, consulta, revisin, verificacin, comprobacin, y evidencia
aplicada a la empresa. Es el examen realizado por el personal cualificado e independiente
de acuerdo con Normas establecidas.
Compaa: Nombre dado generalmente a las grandes empresas. Sociedad o reunin de
varias personas unidas para un mismo fin, generalmente industrial o comercial.
Competencia: Una de las definiciones de competencia est vinculada con la incumbencia,
al nombrar a la pericia, aptitud e idoneidad para hacer algo.
Competitividad: Es la capacidad de una empresa u organizacin de cualquier tipo para
desarrollar y mantener unas ventajas comparativas que le permiten disfrutar y sostener
una posicin destacada en el entorno socio econmico en que actan.
Capacidad de una organizacin para ofrecer productos y servicios mejores y ms baratos,
adecuados a las necesidades y expectativas del mercado brindando soluciones
innovadoras al cliente.
Efectividad: Este concepto involucra la eficiencia y la eficacia, es decir, el logro de los
resultados programados en el tiempo y con los costos ms razonables. Supone hacer lo
correcto con gran exactitud y sin ningn desperdicio de dinero o de tiempo.
Eficacia: Grado en que se logra los objetivos y metas de un plan, es decir, cuanto de los
resultados esperados se alcanz. La eficacia consiste en concentrar los esfuerzos de una
entidad en las actividades y procesos que realmente deben llevarse a cabo para el
cumplimiento de los objetivos formulados.
Eficaz: Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos
disponibles en un tiempo predeterminado.
Eficiencia: Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mnimo de
recursos disponibles y tiempo, logrando de esta forma su optimizacin.
Empirismo: El empirismo es el conocimiento que se origina desde la experiencia.
Tambin se trata de un sistema filosfico basado, justamente, en los datos de la
experiencia.
Empresa: Una empresa es una organizacin con fines de lucro que otorga un servicio o
bien a la sociedad. Desde el punto de vista de la economa, una empresa es la encargada
de satisfacer las demandas del mercado.
Equipo: grupo de personas con habilidades complementarias comprometidas con un
propsito comn y una serie de metas de desempeo, de los que son mutuamente
responsables.
Estrategia: Es un plan ideado para dirigir un asunto y para designar al conjunto de reglas
que aseguran una decisin ptima en cada momento. Las estrategias son medios
organizacionales utilizados para alcanzar objetivos globales y finales. Una estrategia es el
proceso seleccionado a travs del cual se prev alcanzar un cierto estado futuro.
Globalizacin: Se conoce por globalizacin el fenmeno de apertura de las economas y
las fronteras, como resultado del incremento de los intercambios comerciales, los
movimientos de capitales, la circulacin de las personas y las ideas, la difusin de la
informacin, los conocimientos y las tcnicas, y de un proceso de desregulacin.
Meta: Es la cuantificacin del objetivo especfico. Indica la cantidad y unidad de medida
del resultado deseado y el tiempo y lugar para lograrlo. La meta es el fin u objetivo de una
accin o plan. La Meta desde la perspectiva conceptual es un lmite que marca hasta
donde se quiere llegar.
58
Gua Didctica Administracin General
Objetivo: Los objetivos son acciones especficas que se deben tomar para lograr los
resultados deseados. Los objetivos normalmente son fines que podramos considerar
grandes. Normalmente, los objetivos encaran grandes logros.
Organizacin: Entidad social compuesta por personas y recursos, estructurada y
orientada deliberadamente hacia un objetivo comn. Funcin de la administracin.
Productividad: La productividad es la relacin entre la produccin obtenida por un
sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha produccin.
Tambin puede ser definida como la relacin entre los resultados y el tiempo utilizado para
obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, ms
productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el indicador
de eficiencia que relaciona la cantidad de producto utilizado con la cantidad de produccin
obtenida.
Tctica: planes de accin mediante los cuales se ponen en prctica las estrategias.
Tctica es el sistema o mtodo que desarrolla para ejecutar u obtener algo. El trmino
tambin se usa para nombrar a la habilidad para aplicar dicho sistema. La tctica ayuda a
poner en orden los recursos en pos de un fin.
Ventaja comparativa: Se entiende por ventaja comparativa aquella habilidad, recurso,
conocimiento, atributos, etc., de que dispone una empresa, de la que carecen sus
competidores y que hace posible la obtencin de unos rendimientos superiores a estos.
59
Gua Didctica Administracin General
ANEXOS
CASOS DE ANALISIS
Cuando Snapple apareci por primera vez en el mercado del t helado listo para consumirse,
en 1988, no hubo nadie que se inmutara. Ahora, a slo cinco aos de distancia, el tremendo
xito empresarial de la pequea empresa ha llevado a los gigantes de los refrescos, Coca-
Cola y Pepsi, a una caldeada batalla, movida por millones de dlares. Se espera que el gasto
en medios de comunicacin, tan slo para el mercado del t helado, llegue a 60 millones de
dlares para finales de 1993. La interrogante que queda abierta para Snapple, una empresa
de tamao mnimo en comparacin con sus competidores, es si tendr que alterar su
estrategia con objeto de seguir siendo competitiva en el mercado del t helado listo para
consumir.
El mercado del t helado listo para consumir ha resultado un lugar lleno de emociones para
una pequea empresa como Snapple. En 1988, cuando Snapple entr en el mercado, ste
estaba del todo abierto. Snapple de inmediato capt una importante del mercado. En la
actualidad la compaa tiene 33 por ciento de este y ofrece una bebida tradicional con un giro
nuevo: t helado con 11 sabores diferentes, por menos de un dlar por botella de 16 onzas;
ms o menos el precio de una botella de cerveza importada. Con una imagen ecolgica sin
preservativos, Snapple ha capitalizado la conciencia de la salud que existe en los aos
noventa.
Si se compara el mercado del t helado listo para consumir, con el mercado ms maduro de
los refrescos, su atractivo salta a la vista. El t helado se sirve en casi 75 por ciento de los
hogares de Estados Unidos, y el mercado, al parecer, sigue creciendo. En 1992 el mercado
del t helado listo para consumir aumento 50 por ciento, en comparacin con el mercado de
las colas que slo creci 1.5 por ciento.
Aunque esto puede parecer alarmante para las empresas pequeas, Snapple, de hecho, se
beneficia con el aumento de la competencia, porque sta promete la expansin del mercado
en general. Adems si el mercado crece, tambin podran hacerlo las utilidades de Snapple.
Sin embargo, Snapple puede dejar los costosos proyectos de publicidad y comercializacin
en manos de Coca-Cola y Pepsi y aprovechar el viaje.
Quiz disminuya nuestra participacin pero sta significar una participacin menor-
comenta Greenberg, pero sta significar una participacin menor dentro de un mercado
mucho mayor.
3
Stoner James, Freeman Edward y Daniel Gilbert (1999) Administracin. Prentice Hall hispanoamericana S.A.
Mxico.
60
Gua Didctica Administracin General
Esto no quiere decir que el camino de Snapple para una mayor rentabilidad est carente de
desafos. Por el contrario, infinidad de obstculos aguardan en el futuro. Los consumidores
pueden hacer t helado en casa, a un precio muy inferior al que se les cobra por el t helado
preparado que ofrece Snapple. Adems, Snapple slo est presente en 51 de las 278 cadenas
de supermercados importantes.
Para competir con los nacientes ts de Coca-Cola/Nestea y Pepsi/Lipton, Snapple tendr que
empacar su t helado en paquetes mltiples y, con toda probabilidad, bajar su precio, lo cual
no estn dispuestos a hacer sus comercializadores. Otro obstculo es la incapacidad de
Snapple para entrar con xito en el mercado de las mquinas vendedoras. La mayor parte de
las embotelladoras grandes que cuentan con mquinas vendedoras tienen vnculos estrechos
con Coca-Cola y Pepsi y no estn dispuestas a darle una oportunidad a Snapple;
naturalmente, es poco probable que Coca-Cola y Pepsi tengan problema para colocar sus ts
helados en las mquinas.- El tamao relativamente pequeo de Snapple slo 87
empleados, as como el hecho de que la empresa no cuenta con instalaciones de
produccin propias, han hecho que los analistas empiecen a especular si la compaa
aguantar el prximo combate contra los pesos pesados. Por ltimo, y quiz lo ms
importante, est el hecho de que Snapple no es reconocido en todo el pas. Coca-Cola y Pepsi
son palabras usadas casi a diario, pero Snapple?
El personal de la empresa ha adoptado Soar en equipo para que les recuerde que las ideas
fantasiosas, las ideas aventuradas y los sueos desbocados son la mdula de la filosofa de
la empresa. El control general de cada departamento es templado gracias a este concepto.
4
Stoner James, Freeman Edward y Daniel Gilbert (1999) Administracin. Prentice Hall hispanoamericana S.A.
Mxico.
61
Gua Didctica Administracin General
Los directivos de Disney luchan por delegar facultades en sus empleados, dndoles espacio
para que fluyan sus juegos creativos. De hecho, los directivos de Disney hacen mucho ms
que fomentar las innovaciones. Las exigen.
Al demandar tanto de sus empleados, los directivos de Disney impulsan, de hecho, a sus
empleados para que sean creativos. Michael Eisner, el actual lder de Disney, ha establecido
el concepto de soar en equipo. Eisner se dio cuenta de que los administradores de Disney
tenan que dejar que sus empleados tuvieran lluvias de ideas y crearan con apoyo. Como dice
Fran Kells, presidente de Disney:
Si una idea buena est ah, uno la reconoce, la siente, la lleva a cabo, sin importar de dnde
procede.
VOLKSWAGEN5
En esa direccin Volkswagen abri dos frentes de trabajo: la capacitacin de la fuerza laboral
y el intercambio de informacin permanente con representantes de los empleados. En esos
encuentros se analizan todos los temas; esta prctica ha contribuido a elevar la credibilidad
de la empresa en los empleados.
Al adoptar la negociacin directa para hablar de todos los temas en el rea de recursos
humanos la empresa busca el involucramiento de los empleados dentro del enfoque gerencial
participativo. El director de recursos humanos de Volkswagen coordina las reuniones
regulares con los empleados de tiempo completo, responsable de grupos de personas para
que acten como multiplicadores en este proceso de comunicacin.
5
Stoner James, Freeman Edward y Daniel Gilbert (1999) Administracin. Prentice Hall hispanoamericana S.A.
Mxico.
62
Gua Didctica Administracin General
Con 30 mil empleados, de los cuales 450 son ejecutivos y 3,000 son trabajadores de tiempo
completo, Volkswagen utiliza instrumentos variados en la comunicacin interna. Con los
trabajadores de tiempo completo, emplea el correo electrnico; con los trabajadores por horas
se pone, se pone anuncios prximos a los puestos de trabajo, con mensajes en letras grandes
y lenguaje sencillo; adems existe un sistema interno de radio con transmisin en los
comedores de la empresa. Para proponer sugerencias o hacer crticas los empleados tienen
una urna y en el caso de los trabajadores de tiempo completo pueden utilizar el correo
electrnico. Los canales de comunicacin son variados.
Este sistema de comunicacin mejoro ostensiblemente las relaciones con los empleados. En
las ltimas negociaciones, se defini la flexibilizacin de las horas de trabajo cuyo patrn es
42 horas semanales. En caso de que las exigencias de la produccin eleven ese periodo hasta
44 horas, el empleado recibe un crdito que va al banco de horas; por encima de las 44 horas,
recibe la hora extra integral, si supera las 48 horas, adems de recibir las horas extras, la
cantidad de horas trabajadas va al banco de horas.
En los aos noventa, en las organizaciones de EEUU, han aumentado las auditorias de
seguridad y salubridad interna. Conforme las empresas luchan por deshacerse de los riesgos
en el centro de trabajo y de mejorar la calidad de los servicios mdicos, estas auditoras han
adquirido un valor muy especial.
Muchos administradores decidieron realizar sus propias auditorias antes de que llegara la
OSHA a hacerlas y les pusiera multas o les enviara citatorios en consecuencia. En los aos
siguientes, una cantidad de compaas cada vez mayor opto por realizar auditoras voluntarias
y hasta principios de los aos noventa, estas auditoras solo servan como recordatorios
internos de las cuestiones de seguridad y salubridad que necesitaban mejoras o que no
estaban funcionando debidamente.
No obstante en 1992, la poltica cambi. En julio el secretario del trabajo solicit a los
administradores de la Hmmermill Paper divisin, de International Paper Company que
presentaran copias de las auditorias voluntarias de la compaa para los periodos de 1989,
1990 y 1991.
Hammermill acepto presentar ante OSHA las copias de los registros que deben llevar los
patrones al tenor de las leyes federales, pero se neg a presentar cualquier informe preparado
en forma voluntaria. Hammermill, refirindose a la seccin 8 de la Ley para la seguridad y la
salubridad en el Trabajo, argument que el secretario del trabajo solo tiene facultades para
mandar inspecciones peridicas del centro de trabajo, pero que no las tiene para requerir que
63
Gua Didctica Administracin General
64