Guia Basica para Documentar Procesos Version 0 0

ADMINISTRACIN Y MEJORAMIENTO DEL U-GU-15.005.
001
SISTEMA DE GESTIN
Versin: 0.0
GUA BSICA PARA DOCUMENTAR
CARACTERIZACIN DE PROCESOS Pgina 1 de 21
GUA BSICA
PARA DOCUMENTAR CARACTERIZACIN DE
PROCESOS
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

ADMINISTRACIN Y MEJORAMIENTO DEL U-GU-15.005.001
SISTEMA DE GESTIN
Versin: 0.0
PRESENTACIN
El UN-SIMEGE, Sistema de Mejor Gestin, es un conjunto de polticas, estrategias,

metodologas, tcnicas y mecanismos para mejorar la gestin y el manejo de los
recursos de manera que se fortalezca la capacidad administrativa y el desempeo de
la Universidad Nacional de Colombia.
Con el SIMEGE la Universidad como parte del Estado, proporciona una estructura
para el control de la estrategia, la gestin y la evaluacin institucional, con el fin de
orientarla hacia el cumplimiento de sus objetivos misionales, dando un enfoque lgico
y racional a la gestin para lograr la calidad de la misma, al ser coherente y mejorar
las prcticas de trabajo, los productos y los servicios de manera que satisfagan las
necesidades de sus usuarios.
El SIMEGE contempla 5 fases para su implementacin, la tercera de ellas validacin

con lo normativo que implica organizar y ejecutar el levantamiento e implementacin
de procesos seleccionados lo que incluye definir mtodos, especificaciones,
directrices, responsabilidades, autoridades, perfiles y flujos de informacin requeridos
para cumplir con las actividades y ejecutar las tareas de la institucin y elaborar con
base en ellos mapas de riesgo.
Dicha tarea requiere la unificacin de conceptos en torno al tema de los procesos

institucionales, adems de la definicin de un esquema metodolgico que establezca
la ruta de accin para lograr los resultados esperados, por lo que se hace necesario
estructurar el presente documento que fija dichas directrices y establece las tareas
requeridas para cumplirlas.
SISTEMA DE GESTIN
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1. OBJETIVO DE LA GUIA
Unificar semnticamente los conceptos que guan la implementacin de un esquema

de gestin por procesos en la Universidad Nacional de Colombia y establecer una
orientacin metodolgica que facilite el ejercicio de documentar sus procesos y
procedimientos.
2. ALCANCE
Aplica para la documentacin de todos los procesos y procedimientos de la

Universidad en sus diferentes dependencias, sedes (NODOS) u otras formas de
organizacin interna.
La presente gua establecer el esquema metodolgico y apoyar su aplicacin a

travs de un ejemplo prctico con un proceso determinado.
3. DEFINICIONES
3.1 Caracterizacin de procesos y servicios: Documento que describe las

caractersticas generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del
mismo.
3.2 Desplegar: Desdoblar, extender lo que est plegado. Aclarar y hacer patente lo
que estaba agregado o subsumido.
3.3 Documento: Informacin y su medio de soporte. EJEMPLO Registro,

especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA El
medio de soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico, muestra
patrn o una combinacin de estos.
3.4 Gua: Documento que establece pautas de accin, recomendaciones o

sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestin de los
procesos o la documentacin de los mismos.
3.5 Interaccin de procesos: Medios con los que se relaciona y comunica un proceso.
Documentos, registros, recursos o materiales.
3.6 Macroproceso: Propsito, funcin o servicio de una entidad o dependencia,

generalmente establecido por la norma de creacin de la misma. En general los
SISTEMA DE GESTIN
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macroprocesos recogen un conjunto de procesos que permiten alcanzar el

resultado propuesto.
3.7 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan

para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Una salida de un proceso generalmente es la entrada de otro.
3.8 Procedimiento: Documento que describe la forma especifica de llevar a cabo un

proceso y las caractersticas de la misma, definen el quien hace que, como,
porque, cuando y donde.
3.9 Requisito: necesidad o expectativa, generalmente implcita u obligatoria.
3.10 Secuencia: Continuidad, sucesin ordenada. Serie o sucesin de cosas que

guardan entre s cierta relacin.
3.11 Subproceso: Etapa de un proceso.
4. NORMATIVIDAD LEGAL Y REGLAMENTARIA

Origen
Tipo de documento Titulo del documento
Externa Interna
Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones, artculo
2 literal a). Proteger los recursos de la organizacin, buscando su
adecuada administracin ante posibles riesgos que los afectan. Artculo 2 X
literal f). Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presenten en la organizacin y que
puedan afectar el logro de los objetivos.
Ley 489 de 1998 Estatuto bsico de Organizacin y funcionamiento de la administracin
pblica. X
Decreto 2145 de Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno
1999 de las Entidades y Organismos de la Administracin pblica del orden
nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. Modificado X
parcialmente por el Decreto 2593 del 2000.
Directiva Lineamientos para la implementacin de la poltica de lucha contra la

corrupcin.
presidencial 09 de X
1999
Decreto 1537 de Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a
elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control
2001 interno de las entidades y organismos del Estado. Cuarto pargrafo. Son
objetivos del sistema de control interno () definir y aplicar medidas para
prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones Artculo 3. El rol
que deben desempear las oficinas de control interno () se enmarca en X
cinco tpicos () valoracin de riesgos. Artculo 4. Administracin de
riesgos. Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control
interno en las entidades publicas ().
SISTEMA DE GESTIN
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Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva
del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios. X
Decreto 4110 de Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma tcnica
2005 de calidad en la gestin pblica. X
Decreto 1599 de Por el cual se adopta el modelo estndar de control interno para el Estado
2005 Colombiano X
5. METODOLOGA
CARACTERIZAR Y DOCUMENTAR EL SISTEMA DE MEJOR GESTIN DE LA

INSTITUCION
Asegurar la mejora continua de una institucin exige establecer, documentar,

implementar y mantener un sistema integral de gestin o de mejor gestin, como se
ha denominado dentro de la Universidad en particular.
El punto de inicio del plan es caracterizar dicho sistema para lo cual es necesario
identificar y documentar los procesos que le permiten cumplir la misin que se le ha
asignado a la institucin; el presente documento establece una gua metodolgica
para adelantar dicha caracterizacin, tal como lo muestra la figura siguiente:
FIGURA 1 - Esquema metodolgico para caracterizar y documentar el SIMEGE

SISTEMA DE GESTIN
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Como vemos las etapas de implementacin son secuenciales, complementarias y

lgicas y responden a una razn simple, desdoblar, de lo general a lo particular, la
cadena de actividades que permiten el cumplimiento de la misin encomendada a la
institucin, veamos en detalle como adelantar cada etapa y el producto esperado para
la misma.
5.1 IDENTIFICAR EL MAPA DE PROCESOS O MODELO DE OPERACION
La primera tarea para implementar de manera efectiva un sistema de gestin es

definir el estndar organizacional que soporta la operacin de la Universidad,
armonizando con enfoque sistmico la visin y la misin institucional y las actividades
que a partir de sus interacciones o secuencia permiten la transformacin de unos
insumos en un servicio que cumpla los objetivos de la institucin y los requerimientos
de las diferentes partes interesadas, estudiantes, profesores, servidores, etc.
PASO 1. Definir los Macroprocesos
El primer paso es identificar de manera grfica la red de procesos de la Universidad a

nivel de macroproceso o funcin.
MACROPROCESO: Propsito, funcin o servicio de una entidad

o dependencia, generalmente establecido por la norma de
creacin de la misma.
En general los macroprocesos recogen un conjunto de procesos

que permiten alcanzar el resultado propuesto por la institucin.
Las instituciones de manera general cuentan con cuatro tipos o niveles de

macroprocesos: misionales, estratgicos, apoyo y evaluacin, igual de importantes y
necesarios, veamos en detalle de que se ocupa cada uno:
Misionales: la razn de ser de la institucin, para lo que fue creada y que permite
su sostenibilidad en el tiempo.
Estratgicos: establecen polticas, estrategias y lneas de accin generales para la
supervivencia o mejor organizacin de la entidad y de los dems procesos.
SISTEMA DE GESTIN
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Apoyo: proveen los recursos necesarios para el bien andar de los dems
procesos institucionales.
Evaluacin: determinan o permiten el anlisis del desempeo del sistema y de la
institucin como un todo.
EJEMPLO:
Del anlisis de la normatividad vigente, de la plataforma estratgica de la Universidad, del contexto externo e interno y de la
forma de operar actualmente, se identifican claramente los cuatro niveles de macroprocesos: Estratgicos, Misionales, Apoyo y
Evaluacin, en cada nivel se hace el anlisis frente a la definicin de lo que es un macroprocesos y se identifica la red de
macroprocesos de la institucin como se ve en el siguiente diagrama:
MAPA DE MACROPROCESOS
UNIVERSIDAD NACIONAL
PROCESOS ESTRATGICOS
Cumplimiento a necesidades y expectativas de la Comunidad

Necesidades y expectativas de la Comunidad Universitaria
Planeacin
SALIDAS
Nuevo conocimiento
ENTRADAS
Nuevos profesionales,
Conocimiento Relaciones
Direccionamiento Comunicacin investigadores y
Talento humano Interinstitucionales docentes
Recursos
Propuestas de solucin
financieros
a problemas de pas
Recursos
Programas curriculares
fsicos
PROCESOS MISIONALES Programas de educacin
Recursos de
no formal
informacin
Difusin de la
Normas
produccin acadmica
Otros recursos
Otros bienes y servicios
Formacin Investigacin Extensin
Universitaria
PROCESOS DE APOYO
Gestin de Apoyo Bienestar Gestin del

Gestin de Laboratorios Gestin de Bibliotecas
a la Docencia/Formacin Universitario Talento Humano
Gestin de Desarrollo
Gestin de Recursos Gestin de Sistemas Gestin Gestin Jurdica Gestin
Tecnolgico
Fsicos de Informacin Administrativa y Legal Financiera
e innovacin
Evaluacin Independiente y
Anlisis y Mejora (Auto)Evaluacin y Auditora
Auditora de Calidad
El anlisis se centra en que macroprocesos (funciones) se gestionan en cada nivel por ejemplo:
EN LOS MACROPROCESOS MISIONALES: Analizando la Universidad y sus normas de creacin, se establece que la
misma tiene como funcin o propsito misional la FORMACION, EXTENSIN E INVESTIGACION.
EN LOS MACROPROCESOS APOYO: Continuando el anlisis se evidencia que para adelantar la tarea anterior, la
Universidad requiere adelantar otras funciones principales, como proveer recursos humano competente para la gestin;
es as como se identifica: GESTIN DEL TALENTO HUMANO
SISTEMA DE GESTIN
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El resultado final del ejercicio anterior es el mapa de macroprocesos identificado a

nivel 1, en el listado siguiente se identifican, asignndosele un cdigo a cada uno que
en adelante acompaar su caracterizacin:
CDIGO MACROPROCESO
1 PLANEACIN
2 DIRECCIONAMIENTO
3 RELACIONES INSTERINSTITUCIONALES
4 COMUNICACIN
5 FORMACION
6 INVESTIGACION
7 EXTENSIN
8 GESTIN DE APOYO A LA DOCENCIA / FORMACION
9 BIENESTAR UNIVERSITARIO
10 GESTIN DEL TALENTO HUMANO
11 GESTIN DE DESARROLLO TECNOLOGICO E INNOVACION
12 GESTIN DE RECURSOS FISICOS
13 GESTIN DE SISTEMAS DE INFORMACION
14 GESTIN ADMINISTRATIVA
15 GESTIN JURIDICA Y LEGAL
16 GESTIN FINANCIERA
17 ANLISIS Y MEJORA
18 AUTO (EVALUACIN) Y AUDITORIA
19 EVALUACIN INDEPENDIENTE Y AUDITORIA DE CALIDAD
PASO 2. Desplegar e Inventariar los procesos
Con los macroprocesos identificados, la tarea siguiente es identificar los procesos de

la institucin:
PROCESO: conjunto de actividades relacionadas

mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Una salida de un proceso generalmente es la entrada de otro.
Identificar el proceso no es otra cosa que definir el como (operativo) del macroproceso
(propsito, funcin o servicio), desdoblando o desplegando su complejidad,
hacindolo mas simple y estableciendo la manera en que se gestiona una funcin a
partir de las actividades operativas de la misma.
SISTEMA DE GESTIN
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Para facilitar la tarea de despliegue se planteo el formato del anexo A, que iremos
diligenciando durante la gua, reconzcalo y diligencie entonces las casillas
MACROPROCESOS y PROCESOS ASOCIADOS (figura 2) siguiendo el anlisis que
ilustra el ejemplo siguiente:
Figura 2 Formato Despliegue de Macro procesos
EJEMPLO: (continuacin)
Definidos uno a uno los MACROPROCESOS, seleccione aquel que ser objeto de anlisis; para este ejemplo usaremos un
macroproceso de APOYO: GESTIN DEL TALENTO HUMANO
El paso siguiente es desplegar la manera como se opera esta funcin, en otras palabras identificar los procesos o los conjuntos
de actividades que permiten que los elementos de entrada se transformen en resultados.
GESTIN DEL TALENTO HUMANO:
Analizamos el resultado general esperado teniendo en cuenta las definiciones mencionadas proveer el recurso humano
necesarios para el bien andar de los dems procesos y nos respondemos la siguiente pregunta:
Cules son las actividades RELACIONADAS o que INTERACTUAN que permiten adelantar dicha funcin,
propsito o servicio?
Teniendo en cuenta que un macroproceso puede tener mas de un proceso, para facilitar el ejercicio, los procesos identificados
deben cumplir de manera simultnea, por lo menos dos de las siguientes condiciones: secuenciales, complementarios y lgicos.
La respuesta a la pregunta anterior nos debe permitir establecer que para hacer la gestin del talento humano, como entidad
debo: seleccionarlo, administrarlo, capacitarlo y generarle condiciones para su bienestar; dicha informacin se consigna en el
formato No. 1, as:
SISTEMA DE GESTIN
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Lo mismo habr de hacerse con cada macroproceso institucional, as al final del

ejercicio habremos identificado y desplegado la red de procesos a travs de la cual se
gestiona la institucin; tenga en cuenta los siguientes tips para hacer el despliegue y
el inventario:
Cuando identifique un proceso determine si de manera general cuenta con los

siguientes elementos: proveedores, entradas, recursos, controles, salidas y
usuario de esas salidas; si el proceso identificado no cuenta con los 6 elementos
mencionados, no es un proceso descrtelo.
Un macroproceso es un conjunto de procesos, sin embargo para el caso particular
de la Universidad un macroproceso puede llegar a tener un solo proceso, caso en
el cual por su jerarqua o complejidad se mantendr como tal.
Cuando se consideren varios procesos para un macroproceso, ellos deben
cumplir de manera simultnea, por lo menos dos de las siguientes condiciones:
secuenciales, complementarios y lgicos.
PASO 3. Validar el resultado con los responsables del proceso
Un paso fundamental en el ejercicio de caracterizar una institucin, un sistema o un

proceso, es la divulgacin de la informacin y la validacin de los resultados que se
van alcanzando, para el efecto debe darse un proceso de validacin de esta primera
etapa que comprenda como mnimo:
Socializacin de los resultados en versin preliminar, con los responsables de

cada proceso.
Discusin de contenidos y concertacin de ajustes, con los responsables de cada
proceso.
Presentacin versin final del documento al comit responsable de su aprobacin.
5.2 CARACTERIZAR LOS PROCESOS
La identificacin de los rasgos distintivos del proceso se conoce como caracterizacin,

que no es otra cosa que establecer la relacin con los
dems procesos internos o externos, los insumos y salidas
del proceso, los proveedores y clientes, los riesgos y
controles, permitiendo a los usuarios del sistema clarificar de
manera muy sencilla el accionar de la Entidad y la gestin
de sus procesos.
SISTEMA DE GESTIN
Versin: 0.0
La caracterizacin de los procesos debe contener como mnimo:
Objeto del proceso y responsable del mismo,

Proveedores e insumos o entradas y productos o salidas y usuarios o clientes,
Recursos asociados a la gestin del proceso,
Riesgos y controles asociados e indicadores del proceso,
Requisitos relacionados con el proceso y documentos y registros del mismo.
Para facilitar el ejercicio se ha definido el formato de levantamiento de informacin

caracterizacin de procesos, anexo B de esta gua, que permite identificar los
elementos mencionados de manera sencilla y se diligencia tal como se muestra a
continuacin:
Paso 1. Diligenciar PRIMERA SECCION - Generalidades:
Tal como lo ilustra la figura 3, la primera seccin del formato de levantamiento de

informacin contiene los siguientes campos:
Figura 3 Seccin 1 Generalidades

Formato levantamiento informacin caracterizacin de procesos.
Objetivo del Proceso. En esta casilla se establece con claridad y precisin el propsito
del proceso.
Una clave para adelantar esta tarea es preguntarse Cul es la razn de ser de este
proceso? A travs de que acciones lo concreto ? en otras palabras que hace y para
que lo hace.
SISTEMA DE GESTIN
Versin: 0.0
Alcance del Proceso. En esta casilla se establece con donde inicia y donde termina el
proceso, adems de cual es el alcance de su aplicacin.
Lder de Proceso. Identifique el cargo que tiene como responsabilidad el coordinar,

gerenciar u orientar el proceso y responde por la efectividad de su resultado.
El lder del proceso es el responsable de aprobar el contenido del mismo y debe ser
identificado a nivel nacional y en las respectivas sedes.
A continuacin se ejemplariza la utilizacin de la primera seccin del formato:
Para continuar con el ejemplo definamos la primera informacin de la caracterizacin para el proceso de seleccin y promocin
(macroproceso de gestin del talento humano):
Determinar el objetivo:
Pregunta 1 Cul es la razn de ser de este proceso? Este proceso existe para que los dems procesos puedan contar
con personal idneo y suficiente para desarrollar sus tareas.
Pregunta 2 A travs de que acciones lo concreto? A travs de la identificacin, reclutamiento y seleccin de los
candidatos mas aptos para suplir esa necesidad de los dems procesos institucionales.
Determinar el alcance:
Pregunta 1 Dnde inicia y donde termina el proceso? Este proceso inicia con la planeacin de los empleos actividad en la
que se establece la necesidad y termina con el candidato seccionado y capacitado, esto es una vez recibida la induccin en
el puesto de trabajo existe para que los dems procesos puedan contar con personal idneo y suficiente para desarrollar
sus tareas.
Pregunta 2 Cul es el alcance de la aplicacin del proceso? Es un proceso que se ejecuta en su totalidad en el nivel
nacional.
Determinar el lder del proceso:
Quien tiene la responsabilidad de coordinar, gerenciar u orientar el proceso?

En el nivel nacional? Identifique si el proceso es liderado a nivel nacional, para este caso por ejemplo el director nacional
de personal
En el nivel territorial (sedes)? Identifique si en el nivel territorial (sedes) si el proceso se gestiona operativamente con un
lder y quien es el responsable de este en dicho nivel.
SISTEMA DE GESTIN
Versin: 0.0
Paso 2. Diligenciar SEGUNDA SECCION - Etapas del proceso, secuencia e

interaccin:
Es la seccin central de la Caracterizacin de Proceso, e ilustra la secuencia e

interaccin del proceso con sus proveedores (Externos y/ Internos), las actividades
principales y sus clientes (Externos y/ Internos) y est compuesta por los siguientes
elementos (Figura 4):
Figura 4 SECCION 2. Etapas del proceso, secuencia e interaccin

Proveedores: Proceso, persona o tercero que suministra el producto o servicio, que

se menciona en la columna de "Entradas"
Entradas: Producto, servicio, informacin, directriz u objeto de transformacin

necesaria para el inicio del proceso. Los insumos (equipos, papel, etc.) y la
normatividad no se consideran entradas.
Solo se consideraran entradas aquellas en las que el proveedor sea externo al

proceso analizado.
Subprocesos o etapas: Describe de manera secuencial las actividades que se

desarrollan en el proceso. Todo subproceso o etapa comenzar con una accin
(verbo).
Salidas: Producto, servicio, informacin, directriz, etc.; que es generado como

resultado de la ejecucin de los subproceso o etapas del proceso.
Solo se consideraran salidas aquellas en las que el usuario sea externo al proceso
analizado.
SISTEMA DE GESTIN
Versin: 0.0
Usuarios: Proceso, persona o tercero que recibe el producto o servicio, que se

menciona en la columna de "Salidas".
A continuacin se ejemplariza la utilizacin de la segunda seccin del formato:
Veamos la identificacin de la secuencia e interaccin del proceso del ejemplo a partir de los elementos mencionados:
Cual es el propsito del proceso?
Proveer a los dems procesos institucionales el talento humano idneo para el desarrollo de sus actividades a travs de la
identificacin, reclutamiento y la seleccin de candidatos.
Que me dice el anlisis del propsito frente a que hace?
() identificacin, reclutamiento y la seleccin de candidatos (), de dicho anlisis se puede colegir que el proceso inicia con la
planificacin e identificacin de necesidades y empleos, contina con la seleccin y vinculacin y termina con la induccin del
personal contratado.
Paso 3. Diligenciar TERCERA SECCION - Requisitos e indicadores:
Es la seccin final de la Caracterizacin de Proceso, recoge los requisitos aplicables

al proceso y los mtodos de medicin del mismo, est compuesta por los siguientes
elementos (Figura 5):
Requisitos aplicables: necesidad o expectativa establecida para la prestacin de un

servicio o la gestin de un proceso, en el servicio pblico generalmente se refiere a
disposiciones de carcter normativo, para el diligenciamiento del formato, tenga en
cuenta:
SISTEMA DE GESTIN
Versin: 0.0
Requisitos Internos: liste toda la documentacin que establece parmetros

determinados al interior de la entidad para el desempeo del proceso.
Requisitos Externos: liste toda la documentacin que establece parmetros

determinados por el gobierno nacional o el congreso para el desempeo del proceso.
Figura 5 SECCION 3. Requisitos e indicadores

Indicadores: un indicador es una herramienta de control que permite establecer una

medida del desempeo del proceso en trminos de eficacia, eficiencia o efectividad
(impacto)
En este punto del proceso, solamente se har el inventario de los indicadores

existentes, insumo con el cual posteriormente se har un trabajo de depuracin y
mejora.
SISTEMA DE GESTIN
Versin: 0.0
Al continuar con el ejemplo identificamos los documentos internos y externos que regulan el proceso:
Internos: Acuerdo 13 de 1999 Estatuto general, Acuerdo 11 de 2005 Estatuto General de la UN.
Externos: Constitucin Nacional, Decreto Ley 1210 de 1993.
As mismo los indicadores que en la actualidad se encuentran vigentes:
Personal capacitado, Ausentismo laboral, etc.
Paso 4. Validar el resultado con los responsables del proceso
Como ya se mencion, un paso fundamental en el ejercicio de caracterizar un

van alcanzando, para el efecto debe darse un proceso de validacin de esta segunda
etapa similar al establecido en el paso 3 del subnumeral 4.1.
5.3 DOCUMENTAR LOS PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos recogen las actividades, las tareas y los movimientos de un

proceso y se despliegan segn las necesidades operativas de la institucin y el rea.
En otras palabras el procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo un

proceso y definen entre otras cosas: quien hace que, donde, cuando, porque y como.
SISTEMA DE GESTIN
Versin: 0.0
Paso 1. Catalogar los procedimientos
Para relacionar o catalogar los procedimientos volveremos sobre el formato del anexo
A, tal como lo ilustra la figura 6, y proceso a proceso iremos identificando cuales son
los procedimientos que estn directamente relacionados con un proceso y sus
subprocesos.
Figura 6 Formato Despliegue de Macro procesos, seccin 2.
Veamos como se comporta el formato en el ejemplo que venimos manejando a lo

largo de esta gua:
Veamos la identificacin de los procedimientos para el macroproceso de GESTIN DEL TALENTO HUMANO:
Tenemos que se identifica el proceso de INTEGRACIN, y las etapas o subprocesos del mismo, as como los procedimientos
para la etapa de planeacin y ubicacin de empleos:
SISTEMA DE GESTIN
Versin: 0.0
Paso 2. Validar el resultado con los responsables del proceso
Como ya se mencion, un paso fundamental en el ejercicio de caracterizar un

van alcanzando, para el efecto debe darse un proceso de validacin de esta segunda
etapa similar al establecido en el paso 3 del subnumeral 4.1.
SISTEMA DE GESTIN
Versin: 0.0
ANEXO A - FORMATO DE DESPLIEGUE DE PROCESOS

SISTEMA DE GESTIN
Versin: 0.0
ANEXO B - FORMATO DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS

SISTEMA DE GESTIN
Versin: 0.0
6. CONTROL DE CAMBIOS
Equipo Tcnico Coordinadora Vicerrectora

Elabor: Revis: Aprob:
SIMEG General SIMEG General
Asesora y Analistas Vicerrectora
Cargo: Cargo: Asesora Cargo:
Senior General
Fecha: 10-03-08 Fecha: 17-03-08 Fecha: 28-03-08
No. DESCRIPCIN DEL

MOTIVO DEL CAMBIO FECHA
VERSIN CAMBIO
0.0 Elaboracin del Documento N.A. 28-03-08

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ADMINISTRACIN Y MEJORAMIENTO DEL U-GU-15.005.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

El UN-SIMEGE, Sistema de Mejor Gestin, es un conjunto de polticas, estrategias,

El SIMEGE contempla 5 fases para su implementacin, la tercera de ellas validacin

Dicha tarea requiere la unificacin de conceptos en torno al tema de los procesos

Unificar semnticamente los conceptos que guan la implementacin de un esquema

Aplica para la documentacin de todos los procesos y procedimientos de la

La presente gua establecer el esquema metodolgico y apoyar su aplicacin a

3.1 Caracterizacin de procesos y servicios: Documento que describe las

3.3 Documento: Informacin y su medio de soporte. EJEMPLO Registro,

3.4 Gua: Documento que establece pautas de accin, recomendaciones o

3.6 Macroproceso: Propsito, funcin o servicio de una entidad o dependencia,

macroprocesos recogen un conjunto de procesos que permiten alcanzar el

3.7 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan

3.8 Procedimiento: Documento que describe la forma especifica de llevar a cabo un

3.9 Requisito: necesidad o expectativa, generalmente implcita u obligatoria.

3.10 Secuencia: Continuidad, sucesin ordenada. Serie o sucesin de cosas que

3.11 Subproceso: Etapa de un proceso.

4. NORMATIVIDAD LEGAL Y REGLAMENTARIA

Directiva Lineamientos para la implementacin de la poltica de lucha contra la

CARACTERIZAR Y DOCUMENTAR EL SISTEMA DE MEJOR GESTIN DE LA

Asegurar la mejora continua de una institucin exige establecer, documentar,

FIGURA 1 - Esquema metodolgico para caracterizar y documentar el SIMEGE

Como vemos las etapas de implementacin son secuenciales, complementarias y

5.1 IDENTIFICAR EL MAPA DE PROCESOS O MODELO DE OPERACION

La primera tarea para implementar de manera efectiva un sistema de gestin es

PASO 1. Definir los Macroprocesos

El primer paso es identificar de manera grfica la red de procesos de la Universidad a

MACROPROCESO: Propsito, funcin o servicio de una entidad

En general los macroprocesos recogen un conjunto de procesos

Las instituciones de manera general cuentan con cuatro tipos o niveles de

Cumplimiento a necesidades y expectativas de la Comunidad

Gestin de Apoyo Bienestar Gestin del

El resultado final del ejercicio anterior es el mapa de macroprocesos identificado a

PASO 2. Desplegar e Inventariar los procesos

Con los macroprocesos identificados, la tarea siguiente es identificar los procesos de

PROCESO: conjunto de actividades relacionadas

Una salida de un proceso generalmente es la entrada de otro.

Figura 2 Formato Despliegue de Macro procesos

GESTIN DEL TALENTO HUMANO:

Lo mismo habr de hacerse con cada macroproceso institucional, as al final del

Cuando identifique un proceso determine si de manera general cuenta con los

PASO 3. Validar el resultado con los responsables del proceso

Un paso fundamental en el ejercicio de caracterizar una institucin, un sistema o un

Socializacin de los resultados en versin preliminar, con los responsables de

5.2 CARACTERIZAR LOS PROCESOS

La identificacin de los rasgos distintivos del proceso se conoce como caracterizacin,

La caracterizacin de los procesos debe contener como mnimo:

Objeto del proceso y responsable del mismo,

Para facilitar el ejercicio se ha definido el formato de levantamiento de informacin

Paso 1. Diligenciar PRIMERA SECCION - Generalidades:

Tal como lo ilustra la figura 3, la primera seccin del formato de levantamiento de

Figura 3 Seccin 1 Generalidades

Lder de Proceso. Identifique el cargo que tiene como responsabilidad el coordinar,

A continuacin se ejemplariza la utilizacin de la primera seccin del formato:

Determinar el lder del proceso:

Quien tiene la responsabilidad de coordinar, gerenciar u orientar el proceso?

Paso 2. Diligenciar SEGUNDA SECCION - Etapas del proceso, secuencia e

Es la seccin central de la Caracterizacin de Proceso, e ilustra la secuencia e

Figura 4 SECCION 2. Etapas del proceso, secuencia e interaccin

Proveedores: Proceso, persona o tercero que suministra el producto o servicio, que

Entradas: Producto, servicio, informacin, directriz u objeto de transformacin

Solo se consideraran entradas aquellas en las que el proveedor sea externo al