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Manuel
de Gestion
Financire
pour les
Partenaires
1
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
Matieres
4.3 RAPPORT AUX DONATEURS ET AUX BAILLEURS DE FONDS
48
1. INTRODUCTION A LA GESTION FINANCIERE 7
4.5 RAPPORT AUX BENEFICIAIRES 49
4.6 QUALITES DE LINFORMATION SUR UNE BONNE COMPTABILITE 49
1.1 ELEMENTS DE LA GESTION FINANCIERE 7
2. PLANIFICATION ET BUDGETISATION 14
5.3 CONTROLE DU BUDGET ET DES COMPTES 54
5.4 CONTROLES DES ACHATS ET DES AUTORISATIONS 55
2.1 LE PROCESSUS DE BUDGETISATION 15
5.5 CONTROLE DE LA GESTION 55
2.2 BONNE PRATIQUE DANS LA BUDGETISATION 16
5.6 CONTROLES PHYSIQUES 56
2.3 BONNE PRATIQUES DANS LA BUDGETISATION 18
3.1 IMPORTANCE DES DOCUMENTS 29 7.1 IMPORTANCE DES AUDITS 64
2 3
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
8 ANNEXES 71 Avant-propos
ANNEXE 1 CHANTILLON DE FORMAT DU LIVRE DE CAISSE 71
ANNEXE 2 - CHANTILLON DU FORMAT DU CALENDRIER DES AVANCES 72 Une bonne gestion financire est un atout essentiel dans le bon dveloppement organisationnel
ANNEXE 3 CHANTILLON DU BUDGET ET DEMANDE DAVANCE 73 et fait partie intgrante de la gestion de projet/programme. La gestion financire est un
ANNEXE 4 - CHANTILLON DU FORMAT DU RELEVE DE RECETTES instrument indispensable permettant une organisation plus efficace conduisant ainsi
ET DE PAIEMENTS 74 lamlioration du programme des activits. Des systmes solides de gestion financire
permettent lorganisation dtre plus apte contrler ses propres affaires. Sans cela, lavenir
ANNEXE 5 CHANTILLON DU FORMAT DE LETAT
reste incertain : il pourra tre difficile de prvoir lpuisement des ressources financires et,
DE RECONCILIATION BANCAIRE 75
surtout, il pourra tre difficile de financer des projets/programmes.
ANNEXE 6 CHANTILLON DU FORMAT DE LATTESTATION
DU COMPTE CAISSE 76
Le 1er chapitre de ce manuel offre un aperu des lments, des principes, des outils et de la
ANNEXE 7 LISTE DE CONTROLE A LA FIN DU MOIS 77
responsabilit de la gestion financire. Le 2me chapitre traite des principes de base de la
ANNEXE 8 PIECES JUSTIFICATIVES DE LA LISTE DE CONTROLE 78 planification et de la budgtisation, la premire des quatre tches spcifiques de la gestion
ANNEXE 9 GUIDE DE GESTION FINANCIERE 83 financire. Il prsente les meilleures pratiques de la planification budgtaire, du suivi des
budgets et de la prvision des flux de trsorerie. Le 3me chapitre examine les principaux
registres tenus. Le chapitre dcrit limportance des registres, des mthodes comptables et des
documents comptables essentiels devant tre tenus. Le 4me chapitre traite des diffrents
types de rapports financiers exigs par les parties prenantes. Le 5me chapitre tudie les
contrles financiers et les meilleures pratiques pour sen servir. Le 6me chapitre traite de
la fraude et des irrgularits, les risques associs ainsi que la manire de les rduire. Le
7me chapitre dcrit les procdures internes et externes daudit, leur importance ainsi que les
types dopinion daudit. Enfin, le manuel contient une liste de formats dchantillons dans la
section des annexes.
Objectif du manuel
Ce manuel dcrit les meilleures pratiques dans les tches spcifiques de gestion financire
notamment, la planification et la budgtisation ainsi que les contrles financiers. Il tudie
ce que les quipes de direction peuvent faire pour guider lorientation long terme de leur
organisation (une activit parfois dsigne sous le terme de gouvernance ) et il dcrit
4 5
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
dautres aspects de la gestion financire pouvant tre incorpors dans la structure dune
organisation. Nous esprons que ce manuel sera utilis par les prsidents et membres 1. Introduction la gestion financire
des comits de direction, les dirigeants, les directeurs, les gestionnaires, le personnel 1.1 Elments de la gestion financire
des programmes, les administrateurs et le personnel charg des finances. La gestion financire est une partie importante de la gestion de projets/programmes et
ne doit pas tre considre comme une activit part rserve au personnel charg des
Remerciement finances.
Dans llaboration de ce manuel, nous nous sommes appuys sur le Manuel de gestion La gestion financire implique la planification, lorganisation, le contrle et le
financire pour les organisations non gouvernementales (MANGO) ainsi que sur la suivi des ressources financires dune organisation pour atteindre des objectifs.
Planinification et
budgtisation
Contrles
financiers
6 7
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
1.1.3 Rapports financiers ont un devoir oprationnel, moral et lgal dexpliquer leurs dcisions et leurs actions
Si lorganisation a fix un budget, quelle a tenu et rapproch ses comptes de faon claire et ainsi que de soumettre des rapports financiers pour vrification.
en temps opportun, il est alors trs facile dlaborer des rapports financiers qui permettent
aux gestionnaires de vrifier les avances de lorganisation. 1.2.3 La transparence
Lorganisation doit faire preuve douverture sur ses activits en mettant la disposition
1.1.4 Contrles internes des parties prenantes concernes les informations sur ses activits et projets. Cela inclut
Un systme de contrles, de freins et contrepoids communment dsign sous le terme de llaboration en temps opportun de rapports financiers complets rendus accessibles aux
contrles internes est mis en place pour protger les actifs de lorganisation et pour grer parties prenantes, y compris les bnficiaires. Si une organisation nest pas transparente,
le risque interne. Il a pour objectif de dissuader le vol opportuniste ou la fraude ainsi que de elle donne alors limpression quelle a quelque chose cacher.
reprer les erreurs et les omissions dans les documents comptables. Un mcanisme efficace
de contrle interne protge galement le personnel concern par les activits financires. 1.2.4 La viabilit
Afin dtre financirement viables, les dpenses dune organisation doivent tre
1.2 Principes de la gestion financire quilibres par rapport aux rentres des fonds, aussi bien aux niveaux oprationnels que
Il est utile didentifier une srie de principes de bonnes pratiques pouvant servir de norme stratgiques. La viabilit est une mesure de la continuit et de la scurit financire de
dans llaboration de systmes appropris de gestion financire. Ces principes offrent un lorganisation. Les administrateurs et les gestionnaires devraient laborer une stratgie
guide de haut niveau aux administrateurs et aux cadres suprieurs pour les aider sassurer financire pour dmontrer comment ils comptent remplir les obligations financires et
de ce que leur organisation utilise les fonds de manire efficace et que le personnel travaille raliser le plan stratgique de lorganisation.
de manire approprie.
1.2.5 Lintgrit
1.2.1 La cohrence Au sein de lorganisation, les personnes doivent agir avec honntet et biensance.
Les politiques et les mcanismes financiers dune organisation doivent tre cohrents au fil Les gestionnaires et les membres de la direction serviront de guides, notamment, en
du temps. Cela favorise lefficacit des oprations et la transparence, particulirement dans respectant la politique et les procdures et en faisant part de tout intrt personnel qui
la prparation de rapports financiers. Cela ne signifie pas que les mcanismes ne peuvent puisse entrer en conflit avec leurs activits officielles. Lintgrit des documents et des
pas tre affins pour rpondre aux besoins dune organisation qui volue. Des mthodes rapports financiers dpend de lexactitude et de lexhaustivit des documents financiers.
incohrentes dans la gestion financire pourraient tre un signe de ce que la situation
financire est manipule. 1.2.6 La gestion
Une organisation doit prendre bon soin des ressources financires qui lui sont confies
1.2.2 Lobligation de rendre compte et veiller ce quelles soient utilises pour lobjectif prvu cest ce quon appelle la
Lorganisation doit expliquer toutes les parties prenantes, y compris les bnficiaires, la gestion financire. Linstance dirigeante (par ex. le Conseil dadministration) en a la
manire dont les ressources ont t utilises et le rsultat atteint. Toutes les parties prenantes responsabilit absolue. En pratique, les gestionnaires accomplissent une bonne gestion
ont le droit de savoir comment leurs fonds et leur autorit ont t utiliss. Les organisations financire travers une planification stratgique minutieuse, une valuation des risques
financiers ainsi que par la mise en place de mcanismes et contrles adquats.
8 9
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
1.3.3 Le contrle
1.2.7 Les normes comptables
Un systme de contrles, de freins et contrepoids est primordial pour veiller sur la bonne
Les normes comptables sont un terme utilis pour dsigner le cadre normatif des lignes
application des procdures et des ressources au cours de la mise en uvre du projet/
directrices pour la comptabilit financire. Il sagit des conventions et des rgles suivies
programme.
par les comptables dans lenregistrement et le rsum des transactions ainsi que dans la
Les outils : budgets, pouvoir dlgu, procdures dapprovisionnement, rconciliation,
prparation des tats financiers. Le systme de tenu des registres et des documents financiers
audit interne et externe, registre des actifs immobiliss, politique en matire de vhicule,
doit tre conforme aux principes et aux normes de comptabilit internationalement
dassurance, etc.
reconnus.
1.3.4 La surveillance
1.3 Les outils de gestion financire
Il sagit de fournir rgulirement et en temps opportun des informations aux gestionnaires
Il existe de nombreux outils, qui ne sont pas ncessairement financiers, pouvant tre utiliss
et parties prenantes dans lobjectif de contrle. La surveillance signifie la comparaison
par les gestionnaires contribuant lutilisation de bonnes pratiques dans le domaine de la
de la performance relle avec les plans pour valuer lefficacit de ceux-ci, identifier les
gestion et du contrle financier. Nous pouvons identifier ces outils dans chacune des quatre
faiblesses un stade prcoce et prendre, le cas chant, des mesures correctives.
fonctions de la gestion financire.
10 11
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
Pouir dlgu
organisation, le trsorier peut assumer un rle plus actif tel que soccuper de la
Responsabilit
tenue des livres. En revanche, lorsquil y a un personnel rmunr, le trsorier
Directeur gnral
joue plutt un rle de supervision.
12 13
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
14 15
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
2.2 Bonne pratique dans la budgtisation Des dispositions peuvent tre prises pour rpondre aux imprvus dans le budget, cela
2.2.1 La clart pouvant tre sous la forme dun pourcentage du total des cots budgtiss. Les donateurs
tant donn que diffrentes personnes auront besoin dutiliser le budget des fins diverses, ont des approches et des lignes directrices diffrentes sur la manire de calculer/prendre
celles-ci doivent pouvoir le comprendre (et ladapter, le cas chant) sans explication des dispositions contre les imprvus.
t faits. Il y a une tendance sous-estimer les cots rels de gestion dun projet par peur de ne pas
obtenir le financement dudit projet. Certains des cots le plus souvent ngligs figurent
Plusieurs tapes tant ncessaire llaboration dun budget avant sa soumission au conseil Les frais relatifs au personnel (par ex. les frais de recrutement, de formation, les
dadministration pour approbation, il est de bonne augure de prparer un calendrier pour la avantages et les paiements officiels)
budgtisation et dentamer le processus assez tt, savoir jusqu six mois avant le dbut de Les frais de lancement (par ex. la publicit, les frais juridiques)
lexercice selon la taille de lorganisation et lapproche adopte. Les frais gnraux ou de base (par ex. les assurances, lutilisation des services
publics)
Lors de la prparation dun budget pour la premire fois ou lors de la rvision de celui-ci, Lentretien et la rparation des quipements (par ex. les photocopieuses et les
il est important de tenir compte des codes comptables. Ceci est ncessaire du fait que les ordinateurs)
postes budgtaires apparaissent aussi bien dans les livres comptables que dans les rapports Les frais dadministration (par ex. les runions du conseil de direction, lAGA,
de gestion. Si les postes budgtaires et les livres comptables ne sont pas compatibles, il sera Assemble Gnrale Annuelle)
alors trs difficile dlaborer des rapports de suivi lors de la mise en uvre du projet. Les honoraires daudit
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Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
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Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
1 Cot de l'atelier D No d'units Ceci dsigne le nombre dunits ncessaire pour le projet. Par
exemple, dans le budget ci-dessus la ligne 1.4, nous avons besoin
de repas pour 22 dlgus (20 stagiaires plus 2 facilitateurs).
Location de salle
1,1 Jours 4 1 25 100
pour l'atelier E Quantit Ceci est utile lorsque plusieurs postes sont ncessaires. Par exem
ple, la ligne 1.4 dans le tableau ci-dessus, nous avons besoin de
Frais des djeuners pour 22 dlgus pour une dure de 4 jours, s'agissant
1,2 Jours 4 2 100 800
animateurs d'un cours de 4 jours. la ligne 1.3, nous avons besoin de fournir
lhbergement pour 2 facilitateurs. Alors qu la ligne 1.1 il est
Hbergement seulement ncessaire de louer une salle.
1,3 Nuits 5 2 50 500
des animateurs
F Cot par unit Il sagit du cot de chaque unit tel quindiqu dans la colonne C.
Djeuners et la ligne 1.4 nous voyons que le cot est de 5$ pour le djeuner et les
1,4 Dlgu 22 4 5 440
rafrachissements rafrachissements pour chaque dlgu.
Manuels de G Cot total Ceci est calcul en multipliant le No dunits X quantit X cot par
1,5 Dlgu 22 1 5 110
cours unit. Le cot du djeuner et des rafraichissements pour les 22
dlgus pour chacun des 4 jours est donc de 5$ par dlgu, soit
Chemises pour 440$ [22 X 4 X 5].
1,6 Stagiaire 20 1 3 60
documents
H Notes Une colonne de notes ou de commentaires est utile pour expliquer
l'objet du poste et la manire dont le calcul des quantits a t
Sous total 2 010
effectu.
I Code Les codes utiliss dans les livres comptables de lorganisation (par
comptable ex. tel que mentionn dans le plan comptable).
Dautres colonnes ordinaires (non indiques dans lexemple ci-haut) incluent Notes et
Codes des comptes tel que dcrit en dtail ci-dessous. J Code des Il peut tre utile dajouter une autre colonne qui reprend les dtails
donateurs et du code du donateur ou les rfrence des postes budgtaires, ceci
bailleurs de simplifiant le transfert des sommes du budget celui du donateur et
fonds des bailleurs de fonds et selon les formats de rapports.
20 21
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
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Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
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Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
d) EAF prvoit de dpenser 50.000 dollars US par mois au cours des 6 premiers mois
quipement
Achat de fournitures
Utilisation des services publics
Frais d'exploitation des vhicules
Loyer
Salaires
Sortie de fonds
Total des fonds rentrant [B]
Donateur et bailleur de fonds 3
Donateur et bailleur de fonds 2
(i)
(h)
(g)
(f)
(e)
(d)
C
(b)
(a)
Notes
(j)
(k)
g) EAF prvoit de dpenser mensuellement 5.000 dollars US au cours des 6 prochains
mois pour lusage de services publics.
400 000
JAN
12 500
153 000
400 000
153 000
247 000
50 000
300 000
100 000
h) Selon le plan dapprovisionnement, lEAF envisage dacheter des fournitures dune
15 000
20 000
5 000
valeur de 50.500 dollars US en janvier 2010, de 150.000 dollars US en juillet 2010, le
solde tant donc de 124.500 dollars en octobre 2010.
i) Lquipement doit tre achet en 2 lots gaux en juin et en octobre 2010.
5 000
0
15 000
20 000
50 000
FV
90 000
157 000
90 000
247 000
j) Lassurance est paye une fois par an en dcembre. La prvision pour lassurance de
2011 slve 200.000 dollars US et doit tre paye en dcembre 2010.
k) Les estimations des frais de voyage par mois sont de 12.500 dollars par trimestre
5 000
15 000
20 000
50 000
MAR
90 000
67 000
90 000
157 000
Les prvisions de trsorerie pour la priode de janvier juin 2010 seraient comme suit :
5 000
20 000
50 000
AVR
102 500
15 000
0
(35,500)
120 500
12 500
67 000
5 000
MAI
90 000
20 000
50 000
1 000 000
1 000 000
15 000
874 500
90 000
1 000 000
(35,500)
5 000
JUIN
690 000 1 190 500
0
600 000
20 000
50 000
184 500
15 000
690 000
874 500
1 000 000
1 400 000
120 000
300 000
100 000
600 000
300 000
30 000
50 500
90 000
TOTAL
26 - 27
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
Le projet de budget convenu fait partie de laccord entre Forum Syd et lONG sudoise
et doit galement faire partie de laccord entre lONG sudoise et ses partenaires locaux.
3.1 Importance des documents
3.1.1 Information
Les conditions gnrales de Forum Syd exigent que si dimportantes divergences
Toutes les organisations doivent tenir des registres de leurs transactions financires afin de
apparaissent vis--vis des activits planifies, lorganisation doit alors consulter Forum
disposer dinformations sur leur situation financire, comprenant :
Syd. Toute modification de plus de 10% dans un poste budgtaire et autres changements
importants dans la direction du projet, de la dure ou du financement, doit tre
Un rsum des recettes et des dpenses et de la manire dont ils sont affects dans
pralablement discute et approuve par crit par Forum Syd.
diverses catgories.
Le rsultat de toutes les oprations lexcdent ou le dficit, les recettes ou les
Un volet dautofinancement doit tre pay par lorganisation sudoise et doit reprsenter
dpenses nettes.
au moins 10% du total du budget du projet. Il doit tre compos de fonds montaires
Lactif et le passif ou ce que lorganisation possde, ou ce quelle doit des tiers.
collects en Sude. Les biens matriels propres ou recueillis par lorganisation, ou la
valeur de son propre travail ne peuvent pas tre considrs comme faisant partie du
3.1.2 Crdibilit
volet de son propre autofinancement. Il en va de mme pour les subventions provenant de
Les organisations finances par les donateurs et les bailleurs de fonds doivent tre
ltranger et les fonds provenant dautres subventions publiques.
perues comme tant strictes dans leur gestion de fonds avoir des documents financiers
exacts favorise lintgrit, la responsabilisation, la transparence et vite la suspicion de
malhonntet.
28 29
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
Ces documents fournissent un compte de recettes et de dpenses qui rsume toutes les
Les transactions de paiement sont enregistres dans un Livre de banque (ou de
recettes et les dpenses engages au cours dune priode donne ainsi quun bilan qui
caisse) au fur et mesure quelles sont effectues et les transactions entrent au fur
montre entre autres, les sommes dues lorganisation et celles que celle-ci doit aux tiers,
et mesure quelles sont reues.
au dernier jour de la priode.
Le systme ne tient compte daucun dlai et daucune facture qui pourrait tre
impaye.
30 31
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
Un livre de caisse est utilis pour enregistrer, classer et rsumer les transactions en espces Les avances de fonds pour le voyage ou avance sont une somme demande par une personne
dune organisation dune faon qui permette chaque personne intresse par cette et mise disposition de celle-ci pour tre utilise lors dun voyage de terrain autoris et
information de prendre une dcision avise. Si le livre de caisse est bien tenu, lorsque planifi. La trsorerie pour le voyage planifi est remise en utilisant le formulaire davance
quelquun le consulte, il doit tre en mesure de dire quelle somme lorganisation avait (le de fonds de voyage ou demande davance de fonds . Ceci est une avance de fonds ou avance
cas chant) au dbut dune priode donne, quelle somme est rentre (dpts) et quelle unique et la demande doit tre faite chaque fois quun voyage sur le terrain est planifi.
montant a t pay (ou vers) ainsi que le solde ou la diffrence disponible un moment Lavance de fonds ou avance doit tre comptabilise en utilisant la pice justificative des
donn. Un chantillon du livre de caisse est joint en annexe 1 . dpenses de voyage qui doit tre remplie, signe, soumise et approuve aussitt quune
personne revient dun voyage sur le terrain, tout solde de trsorerie, le cas chant, devant
3.3.2 Pices comptables tre remis. Se rfrer lannexe 2 pour un chantillon de formulaire davance devant tre
Une pice comptable est une preuve documentaire pour appuyer les transactions. Il y a trois prpar sur une base priodique comme instrument permettant de suivre les avances non
types de pices comptables. rembourses.
Pice justificative de paiement elles sont utilises pour enregistrer les paiements et 3.3.4 Relevs Bancaires
les dpenses Un relev bancaire est un compte rendu dtaill conserv par la banque des transactions
Pice justificative de rception elles sont utilises pour enregistrer la rception en financires, la disposition du client sur demande. Outre les dpts et les retraits du client, le
espces ou par chque relev bancaire contient un enregistrement dlments tels que :
Pice justificative de journal elles sont utilises pour enregistrer les transactions
autres que celles concernant les espces. Les frais facturs par la banque pour le maintient du compte
Les intrts sur les prts et les dcouverts
32 33
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
Les ordres de virements effectus par la banque pour le compte du client en application Illustration 4 - Le livre de caisse
les instructions crites dudit client Le 1er janvier 2010, East Africa Forum disposait de 200 dollars US en espces et de 200.000
Les recouvrements directs faites par la banque pour le compte du client dollars US la banque. Au cours du mois, les transactions suivantes ont eu lieu.
Les chques impays quelle quen soit la raison.
a) Rception de trsorerie provenant dun donateur et un bailleur de fonds entre
3.3.5 tat de rapprochement bancaire dans la banque 100.000 dollars US au 5 janvier 2010
Le rapprochement bancaire est un enregistrement rconciliant les diffrences entre le relev Dr Cr
bancaire et le livre de caisse. Veuillez vous rfrer lchantillon de rapprochement bancaire Banque $100,000
joint lannexe 5. Le rapprochement bancaire sert aux fins suivantes ; Recette $100,000
Vrifier lexactitude du livre de caisse et du relev bancaire avant la prparation de b) Retrait de la banque vers la petite caisse 2.000 dollars US au 10 janvier 2010
ltat financier et des rapports. Dr Cr
Cest un outil de vrification interne des transactions bancaires qui permet au dtenteur Petite caisse $2,000
du compte de contrler et de rgler les contradictions qui surgissent entre le livre de Banque $2,000
caisse du titulaire du compte et le relev bancaire.
Sassurer que des retards injustifis ne surviennent pas entre les dcaissements de c) Paiement de dpenses partir de la banque Salaires pays 20.000 dollars US au
chque, les dpts et leurs rglements par la banque. 15 janvier 2010, Chque 001
Sassurer de lencaissement exact indiquer dans le rapport financier. Dr Cr
Vrifier quil ny a pas derreur commise dans lenregistrement des transactions Dpense $20,000
bancaires, soit par le dtenteur du compte, soit par la banque. Banque $20,000
Mettre jour le livre de caisse du titulaire du compte en ce qui concerne les paiements
effectus et les lments reus par la banque, qui apparaissent seulement sur le relev d) Paiement des avances partir de la petite caisse 500 dollars US chacun James,
bancaire mais pas dans les livres du titulaire du compte. Mike et Mary le 20 jan. 2010
Dr Cr
Avance James $500
Petite caisse $500
Avance Mike $500
Petite caisse $500
Avance Marie $500
Petite caisse $500
34 35
Les transactions apparaitront dans le livre de caisse de faon suivante:
East Africa Forum
Livre de caisse du mois de janvier 2010
Date Chque Pice Description BANQUE PETITE CAISSE DPENSES Avance
No No
DR (E) CR (S) SOLDE DR (E) CR (S) SOLDE RECETTE Salaires Voyage
1er janvier 10 PV001 Solde douverture 200 000 200
5 janvier 10 RV001 Reu des fonds du donateur et des bailleurs de fonds 100 000 300 000 200 100 000
Manuel de la Gestion Financire
10 janvier 10 PV002 Reconstitution de la petite caisse 2 000 298 000 2 000 2 200
15 janvier 10 0001 PV003 Salaires du mois de janvier 2010 50 000 248 000 2 200 50 000
20 janvier 10 PV004 Avance voyage James 248 000 500 1 700 500
20 janvier 10 PV005 Avance voyage Mike 248 000 500 1 200 500
20 janvier 10 PV006 Avance voyage Mary 248 000 500 700 500
37
25 janvier 10 JV 001 Liquidation des dpenses PV004-James 248 000 700 500 (500)
25 janvier 10 RV002 Liquidation des dpenses PV005-Mike 248 000 50 750 450 (500)
25 janvier 10 PV009 Liquidation des dpenses PV006-Mary 248 000 100 650 600 (500)
TOTAL 100 000 52 000 2 050 1 600 100 000 50 000 1 550 -
iii) Mary - Dpense US$ 600 dollars US, remboursement partir de la petite caisse
ii) Mike - Dpense 450 dollars US, remboursement la petite caisse 50 dollars US
e) Retrait/Liquidation de lavance voyage de 500 dollars US au 25 janvier 2010
Manuel de la Gestion Financire
36
$500
$500
$100
$500
Cr
Cr
Cr
$500
$450
$600
Petite caisse $50
Dr
Dr
Dr
de dpense excdentaire
Avance
Avance
Petite caisse
Avance
Dpense
Dpense
Dpense
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
Notes Dpenses
Tout frais pay partir de la trsorerie bancaire ou de la petite caisse doit tre affect au poste
Date de dpense particulier. Dans la reprsentation ci-dessus, les frais pays (voyage et salaires)
Il doit sagir de la date laquelle le paiement est effectu. Il est important de maintenir un sont affects dans les colonnes particulires. la fin du mois (la priode de rfrence), le
mme format de date. rsum total des dpenses effectues est rsum sur la ligne indique Total . Dans cette
Numro de chque illustration, le total des dpenses au titre de salaires est de 50.000 dollars US alors que les
Il doit sagir de la rfrence au numro du chque utilis pour faire le paiement. Les chques dpenses relatives aux voyages pour le mois sont de 1.550 dollars US.
annuls doivent tre rpertoris et mentionns comme tant annuls. Avances
Numro de la pice Cette colonne est un rsum des avances accordes et des retraits/liquidations distincts.
Il sagit de la rfrence au numro de la pice justificative utilise pour soutenir le paiement. Dans le cas o il y a une quelconque avance en suspend, un rsum de telles avances doit
Une bonne pratique est que les pices doivent tre pr-numrotes en srie. Toute annulation tre prpar.
de pice doit tre clairement dsigne comme tant annule et conserve dans le fichier des
pices justificatives. Rfrence particulire aux conditions gnrales de Forum Syd
Description
Ceci est la description des paiements. La description doit tre concise et suffisamment explicite. Demande et versement de fonds (CG 6)
Banque Les CG de Forum Syd exigent que les subventions approuves soient payes en avance par
La banque doit avoir trois sous-colonnes. La colonne de dbit montrant les fonds entrant, Forum Syd conformment aux notes de dbit dorigine condition que le rapport prescrit
la colonne de crdit montrant les fonds verss et la colonne du solde courant qui montre la sur toute subvention/paiement partiel antrieur ait t reu. Chaque note de dbit de fonds
situation de la banque tout moment. La colonne de la banque doit tre le reflet exact de ce doit tre accompagne dune prvision financire de lutilisation des fonds pendant la
qui a lieu dans la banque. priode couverte par la note soumise.
Petite caisse
La colonne de la petite caisse doit avoir trois sous-colonnes. La colonne de dbit montre les Comptabilit financire (GC 9)
fonds entrant, la colonne de crdit montre les fonds verss et la colonne du solde courant Pour les subventions transfres aux organisations cooprantes locales, les ONG sudoises
qui montre le solde de la petite caisse tout moment. Le solde de la petite caisse doit tout doivent sassurer de ce que lorganisme bnficiaire dans le pays du projet tient des livres
moment avoir un solde similaire celui disponible dans la petite caisse relle (dans la caisse). exacts et complets et que lorganisme va utiliser et faire rapport de la subvention sudoise
Recette conformment au budget et aux plans dactivits convenus.
Chaque rception de trsorerie dune source externe affiche dans la banque (dbit/entrant)
doit tre indique comme une recette. La contribution non montaire (contributions en nature) Les organismes bnficiaires dans les pays du projet doivent se conformer aux rglements
ne doit pas tre affiche dans le livre de caisse. nationaux gnralement accepts en matire de comptabilit et dimposition. Il est possible
de dduire les frais dclars de la tenue des livres. Il doit y avoir des pices justificatives
compltes pour vrifier les cots dans un projet.
38 39
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
40 41
tat du Budget et Demande d'Avance
I II III
(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) PRVISIONS (h)
CUMULATIF MOIS
CODE DE DESCRIPTION DES BUDGET ACTUEL ET MOIS DEPENSES TOTALES SOLDE
COMPTE A/C POSTES BUDGTAIRES APPROUV PRECEDENTS COURANT JUSQUA CE JOUR BUDGTAIRE FV MAR AVR TOTAL
Manuel de la Gestion Financire
43
IV
RCONCILIATION DU SOLDE DU FONDS
US $
Avance 1
Avance 2
Total reu jusqu ce jour (i)
Total dpens jusqu ce jour = (f)
Solde du fonds (j) = (i)- (f)
Prvisions des besoins de trsorerie = (h)
Demande de trsorerie (l) = (h) (j)
prvision des besoins de trsorerie, de la trsorerie en caisse et des demandes de trsorerie
Il sagit dun rsum de la rconciliation de tous les reus du total de paiements, de la
Manuel de la Gestion Financire
42
IV. Section rconciliation du solde du fonds
supplmentaire attendus.
Illustration 5- tat du budget & demande de trsorerie
Cette illustration renforce les informations dans les illustrations 1 4 des sections prcdentes.
tat du budget et demande davance de trsorerie de East Africa Forum pour le mois de janvier 2010
I II III
(a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) PRVISIONS (h)
DEPENS
COD ES
E DE CUMULATIF TOTALE
COM DESCRIPTION BUDGET MOIS MOIS S SOLDE
PTE DES POSTES APPROUV ACTUEL ET COURAN JUSQUA BUDGTA Fv. Mar. Avril
A/C BUDGTAIRES PRC DENTS T CE JOUR IRE 2010 2010 2010 TOTAL
Achat de
fournitures 325 000 0 0 0 325 000
Salaires 500 000 0 50 000 50 000 450 000 50 000 50 000 50 000 150 000
44
Loyer 400 000 0 0 0 400 000 20 000 20 000 20 000 60 000
Total 2 800 000 0 50 550 51 550 2 748 450 75 000 75 000 87 500 237 500
IV
Notes US $
Demande de trsorerie pour les 3 prochains mois (l) = (h) (j) 189 050
Manuel de la Gestion Financire
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Notes Toutes les informations relatives au compte des recettes et des paiements proviennent des
Les postes budgtaires et les montants sont affichs comme ils apparaissent dans le livres de lorganisation elle-mme. Ils prsentent:
Le mois actuel est le rsum du total de chaque catgorie de dpense telle que Moins largent pay (paiements)
mentionn dans le livre de caisse, dans ce cas 51.550 dollars US. Le montant en liquidits et la banque la fin de lanne.
Le total dpens jusqu ce jour est la somme du cumulatif des priodes prcdentes
plus le mois actuel c.--d. 0 + 51.550 = 51.550 dollars US Il ne montre pas sil y a un excdent ou un dficit mais seulement largent qui reste. Le
Le solde budgtaire, le budget approuv moins les dpenses effectues jusqu ce compte de recettes et de paiements est normalement produit par les petits groupes avec une
jour c.--d. (2.800.000 51.550) = 2.748.450 dollars US activit unique et un personnel rduit. Son rel avantage est quil peut tre prpar par une
Les prvisions pour les 3 prochains mois (fv. Mars et avril 2010) = 237.500 dollars personne qui na pas eu de formation en technique comptable.
4.2 Relev comptables annuels Le compte de recettes et de dpenses est un relev comptable annuel prsentant ce qui sest
La plupart des organisations, mme les plus petites, produisent un relev la fin de leur pass pendant la dernire anne. Il montre les montants en liquidits et en banque mais aussi
exercice financier, pour tablir un rapport de ce quelles ont ralis avec les fonds qui leurs dautres postes. Par exemple, un montant d pour paiement au cours de lanne (notamment
ont t allous. Ces rapports sont prsents de deux manires principales : les frais de tlphone exceptionnels la fin de lanne) sera inclus, mme sil na pas encore
t pay. Cela signifie que le compte montre les recettes et les dpenses de 12 mois complets
4.2.1 Le compte de recettes et de paiements et peut tre compar avec le budget et les relevs comptables de lanne prcdente.
Le compte des recettes et des paiements (parfois appel compte de trsorerie ) prsente
un rsum de lensemble de largent en espces et de la trsorerie provenant de la banque 4.3 Rapport aux donateurs et aux bailleurs de fonds
qui rentre (recettes) et qui sort (paiements) pendant lanne prcdente. Cest la forme Il convient de rappeler que les agences donatrices sont elles mmes responsables vis--vis
la plus simple de relev comptable. Les articles achets pour une utilisation plus long des actionnaires, (administrateurs, gouvernement, contributeurs, etc.) et elles comptent sur
terme, par exemple les vhicules ou les ordinateurs, sont mentionns ct des articles ces derniers pour avoir les informations dont elles ont besoin. La responsabilit financire
quotidiens comme le loyer et les salaires. (Voir lexemple du compte des recettes et des ncessite que vous dmontriez aux donateurs que leurs fonds sont utiliss pour lobjectif
paiements dans lannexe 7). auquel ils sont attribus. Le point de rfrence est que la demande et les lignes directrices
du fonds original sont dhabitude fournies au moment de la confirmation de la subvention
et que le contrat ou laccord soit sign par les deux parties. Il est important de se conformer
aux conditions et dhonorer les dates butoir pour le rapport afin de gagner la crdibilit et
encourager la confiance, et de sassurer que votre subvention vous parvienne temps.
46 47
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
Il est toujours important de vrifier ce dont vous avez convenu de raliser en tant que partie accs linformation concernant ses programmes, ressources et activits. Une transparence
de laccord du financement de chacun de vos donateurs et bailleurs de fonds. Les conditions et une responsabilit des bnficiaires accrues comportent plusieurs atouts dont :
imposes par les donateurs et les bailleurs de fonds varient normment mais peuvent inclure :
Le renforcement de la confiance et du respect entre le personnel et les bnficiaires de
Des rapports dtat davancement la frquence, le format et le style des rapports. Ils lorganisation ;
sont gnralement trimestriels afin de concider avec la dlivrance des versements de la Lamlioration de la qualit des dcisions du projet/programme, les bnficiaires
subvention. fournissant un compte-rendu sur la manire dont les fonds sont dpenss.
Ampleur et affectation des fonds le but de lutilisation ou de la non utilisation des Lencouragement des bnficiaires prendre leur propres dcisions ; et,
fonds ; si les fonds peuvent tre reports dun exercice financier un autre. La rduction des risques dinefficacit et de fraude.
Frais administratifs gnraux les postes spcifiques qui sont accords ou exclus, ou
un pourcentage limit bas sur la subvention totale. Lintroduction de ce niveau de transparence financire peut naturellement rencontrer certains
Les postes cl du budget des classifications spcifiques des chapitres/comptes du obstacles, tel qualourdir davantage la charge du personnel dj trs occup. Cependant,
budget qui correspondent la demande dorigine de la subvention. si cela est effectu dune manire rflchie, les avantages dpassent gnralement de loin
Politique de virement comme par exemple la permission (ou par un autre biais), pour les cots. Certaines ides de la bonne pratique sur la manire de faire rapport, de manire
le transfert de surplus dans le budget dun chapitre un autre et dans ces limites. pratique, aux donateurs et aux bailleurs de fonds incluent :
Mthodes de compte cumulatives ou compte de la caisse.
Comptes et intrts bancaires des comptes bancaires spars sont exigs par certains La facilitation de la comprhension de linformation en utilisant des prsentations
donateurs et les bailleurs de fonds, faute de quoi ils ne permettent pas de garder les graphiques.
intrts gagns sur les sommes investies. Lutilisation de tableaux daffichage lextrieur des bureaux pour le budget. Affichez
Politique des actifs immobiles la manire de traiter des actifs immobiles acquis avec les montants des fonds disponibles pour chaque domaine et une mise jour mensuelle
une subvention. des dpenses.
Audit externe certains donateurs et bailleurs de fonds exigent un audit externe distinct.
4.6 Qualits de linformation sur une bonne comptabilit
4.4 Rapport au gouvernement 4.6.1 La pertinence
Le gouvernement demandera une information complte relative aux taxes et la cration Les informations fournies doivent satisfaire les besoins des utilisateurs en termes
dactivits de dveloppement renforant les efforts du gouvernement. dinformation. Dans le cas de la comptabilit dune entreprise, il est vident quun large
ventail dinformations sera ncessaire pour satisfaire un large ventail dutilisateurs.
4.5 Rapport aux bnficiaires
La majorit des organisations reconnaissent la ncessit dune comptabilit oriente vers le 4.6.2 Une vision exhaustive
bas. Pour participer entirement au travail dune organisation, les bnficiaires ncessitent un La comptabilit dune organisation doit prsenter une image exhaustive de ses activits.
48 49
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
4.6.3 La comprhension
est responsable. Les rsultats doivent tre compars avec le budget consenti et doivent
Linformation peut tre difficile comprendre si elle est parcimonieuse (insuffisante en
prsenter, lorsque cela est applicable, le rsultat cumul (si le projet est gr pendant plus
quantit et en grandeur) ou incomplte ; cependant, trop de dtails sont galement un
dune anne). Lintrt gnr doit tre spcifi.
inconvnient pouvant entraver la comprhension.
Les frais du personnel : lorsque les frais de rmunration/salaires sont inclus dans un
4.6.4 La fiabilit
projet, le rapport financier doit montrer les principes utiliss pour la rpartition des frais de
Linformation sera plus fiable si elle est vrifie de manire indpendante. La bonne pratique
rmunration/salaire. Des routines fiables doivent exister permettant le contrle et laudit
veut que les auditeurs qui vrifient les comptes soient indpendants de lorganisation et
de toutes les heures de travail imputes un projet/programme. Les frais de rmunration/
possdent une qualification confirme.
salaire doivent tre nots rgulirement durant la mise en uvre dun projet afin den
favoriser le bon contrle.
4.6.5 Lobjectivit
Linformation doit tre aussi objective que possible. En particulier, dans le cas o des
intrts conflictuels existent et quune prsentation impartiale est ncessaire.
4.6.7 La comparabilit
Linformation doit tre produite de manire cohrente pour permettre que des comparaisons
valides soient faites avec des informations provenant dautres sources (par exemple, les
comptes dorganisations similaires).
50 51
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Une personne autre que le trsorier doit autoriser les grands paiements ou les paiements
5 Contrles internes inhabituels. Fixez un plafond pour lequel le trsorier doit obtenir lapprobation dun
Les contrles financiers (ou internes) sont essentiels pour tout groupe ou toute organisation.
directeur.
Ils aident lorganisation empcher les erreurs et la possibilit de vol. Plus important
La personne responsable de la trsorerie (le trsorier ) ne doit pas tre charge
encore, les contrles financiers aident prserver les rputations. Lquipe de direction et
dautres livres de comptes.
de gestionnaires est appele sassurer que de bons contrles financiers sont mis en place.
Le trsorier doit vrifier rgulirement la somme dargent restante et informer un cadre
suprieur si cette somme est suffisante pour les oprations quotidiennes.
En quoi consistent les contrles financiers ?
Accordez la responsabilit une personne pour vrifier largent en espces
Les contrles financiers sont des systmes financiers et systmes de gestion visant
tout moment. Lorsquune nouvelle personne est charge de cette responsabilit les deux
protger la proprit dune organisation et rduire le risque derreur et de vol.
personnes doivent convenir et signer le solde de largent.
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Conservez les carnets de chques dans un coffre-fort, un placard ou un tiroir ferms cl.
5.4 Contrles des achats et des autorisations
Maintenir le minimum de comptes bancaires possible, mme si certains donateurs
Soyez sr quun budget existe pour les articles et services commands.
insistent sur le fait que leurs fonds soient gards sur un compte bancaire spar.
Autorisez uniquement les personnes dsignes faire des commandes.
Demandez au moins trois devis pour les articles et les services valus au del dun
5.3 Contrle du budget et des comptes certain montant.
Prparez le budget conformment aux objectifs de lorganisation avant le dbut de
Vrifiez la qualit des articles et services reus avant deffectuer tout paiement.
lanne, et veillez ce que le comit de direction lapprouve.
Comparez les factures aux originaux des bons de commandes, et payez uniquement
laborez le budget et les rapports actuels immdiatement aprs la fin de la priode.
sur la base de factures originales.
Ajoutez des notes pour expliquer les grandes diffrences dans le budget et le relev
Maintenez des registres clairs pour les fonds dus et pays de tierces personnes.
actuel.
Effectuez des contrles rguliers du stock des articles existants, et vrifiez leur
Comparez les rsums rguliers des recettes et des dpenses avec le budget. Assurez-
conformit avec les registres du stock.
vous que le comit de direction et les directeurs contrlent les rsums.
Un cadre suprieur doit autoriser toute dpense avant quelle ne soit effectue.
Prparez des prvisions de trsorerie en vue dviter la pnurie dargent en espces.
Les chques doivent tre autoriss par une personne diffrente de celle qui les signe.
Enregistrez tout, maintenez des livres de comptes prcis et mis jour.
Assurez-vous de fournir une pice justificative (une facture, par exemple) pour chaque
5.5 Contrle de la gestion
transaction, et archivez minutieusement le document.
Attribuez des responsabilits au personnel.
Mettez en place un systme dalerte lorsquune somme dargent vous est due.
Rdigez des descriptions des tches pour le personnel et les bnvoles.
Enregistrez sparment les fonds limits des donateurs dans le systme des comptes.
Recrutez du personnel et des bnvoles dment qualifis. Vrifiez leurs rfrences et
Fournissez des rapports financiers chaque fois quils sont demands et ajoutez-les aux
qualifications.
plans de travail.
Identifiez le personnel nagissant pas de manire approprie et prenez des mesures.
Assurez-vous que tout le personnel est au courant des politiques et des procdures.
crivez-les et parlez-en rgulirement, par exemple pendant les runions du personnel.
Renforcez la comptence du personnel et des bnvoles, par exemple par le biais de
linduction et de la formation pour le nouveau personnel.
Organisez un audit externe annuel.
Excutez les recommandations de lauditeur.
Rdigez des procs verbaux pour toutes les runions.
Communiquez ouvertement avec le personnel, les bnvoles, et les autres parties
prenantes.
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Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
Des situations surviendront o les systmes internes de contrle narrivent pas empcher les Les factures, les reus, les relevs bancaires et autres documents font souvent dfaut ;
pertes encourues travers le vol, lvasion ou autres irrgularits. La fraude est dfinie comme Les rapports financiers et de stocks contiennent plusieurs erreurs.
tant une action dlibre, inapproprie qui fait subir lorganisation une perte financire.
Ceci inclut le vol de biens ou de proprits ; la falsification des dclarations de dpenses et 6.1 Des mesures pour rduire la fraude
la falsification (ou la destruction) de registres en vue de dissimuler une action inapproprie. 6.1.1 Sparation des tches
La sparation des tches concerne chaque domaine du contrle financier. Elle vise la
La fraude ninclut pas les erreurs comptables, les actions inadquates excuses commises prvention des erreurs et du vol en sassurant quen aucun moment, la responsabilit de la
travers une pratique tablie et des cas o aucune perte na eu lieu. Dautres irrgularits totalit de nimporte quelle transaction nest attribue une seule personne, par exemple
comprennent des activits non autorises en vue de gains privs, par exemple lemprunt de lmission dun ordre, lautorisation dun paiement et la signature dun chque. Chaque
la caisse, lusage de vhicules, ou labus de lutilisation du tlphone et autres quipements. personne devrait accomplir une tche diffrente.
Limpact de la fraude a invitablement un effet nfaste sur lorganisation. Les petites organisations qui ne possdent pas toujours suffisamment de personnel pour
sparer les tches, doivent recourir occasionnellement quelquun dautre, par exemple
Quest-ce que la fraude ? compter largent liquide lors de la visite dun membre ou dun individu ne faisant
pas partie de lorganisation, ou bien demander une entreprise de comptabilit locale
Cest lusage de lescroquerie afin dobtenir des biens ou des services de lorganisation des deffectuer des contrles improviss. Le fait dtre une petite organisation nest pas une
fins personnelles. raison valable pour avoir de faibles contrles financiers. Cest une raison pour penser
attentivement introduire des moyens efficaces. Il peut savrer ncessaire de recourir
Le dommage caus par la fraude peut tre valu en termes de la somme vole, cependant, aux conseils dun comptable qualifi.
le plus grand dommage est latteinte la rputation de lorganisation. Il existe aussi un cot
cach du temps dpens par le personnel et de la morale pour la cration de nouveaux systmes 6.1.2 Des contrles financiers appropris
et pour restaurer la rputation de lorganisation. Le responsable et le personnel de direction doivent clarifier publiquement que le vol
de quelque sorte quil soit est totalement inadmissible.
Dtecter les dysfonctionnements Expliquez au personnel que les contrles sont importants pour la protection de
lorganisation et du personnel, mme sils sont parfois difficiles suivre.
Bien quil soit impossible de dtecter toutes les fraudes, de minutieux contrles financiers Le personnel de direction doit lui mme suivre strictement les rgles.
pourront vous avertir quand les choses prennent une mauvaise tournure. Il existe un certain Lquipe dirigeante doit mettre en uvre des contrles et tre prpare pour une
nombre de signes ou dindices dans les comptes prendre en considration : ventuelle fraude.
Les livres des comptes sont faux, corrigs et/ou dsuets ; Des informations exactes et actualises doivent tre disponibles sous une forme
facile utiliser.
58 59
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
Les responsables et les gestionnaires doivent signer les comptes mensuellement et Cette politique de fraude devrait tre connue de lensemble du personnel. Elle devrait tre
procder des contrles improviss des systmes financiers. actualise aprs quun vol ou une fraude sont suspects ou prouvs.
Les responsables et les gestionnaires doivent examiner toute plainte reue.
Au moment de recruter du personnel et des volontaires, il est ncessaire de vrifier 6.2 Comment survivre et ragir
les frences et de vrifier les attestations de qualifications. Il est ncessaire que lorganisation tire des consquences de tout incident de vol ou de fraude. Il
Assurez une formation en gestion financire. faut sassurer que toutes ces consquences soient compltement rapportes par crit, et que tout
Ayez recours un audit externe rgulier. changement ncessaire apport aux contrles financiers soit effectu travers lorganisation.
La situation peut savrer tre stressante, mais il reste important que ceux qui y sont impliqus
6.1.3 Encouragez le personnel informer quelquun en cas de soupon bnficient du soutien de leurs collgues et amis. Les membres du personnel qui ne sont pas
Instaurer une culture qui encourage le personnel partager les proccupations. Nanmoins, directement impliqus peuvent ressentir quils sont galement suspects, alors, il est de votre
ceci doit tre fait de manire responsable et en sappuyant sur une preuve spcifique. devoir de les aider avoir confiance en eux-mmes.raison pour laquelle il est important de
Introduire un schma de signal dalarme de dnonciation confidentielle, tout en expliquant leur redonner confiance. Ceci peut parfois tre ralis de manire positive en impliquant le
la procdure de cette dernire et le genre de problmes qui pourraient tre reports. personnel dans les discussions sur les risques probables et la manire de procder pour viter
quune situation similaire ne se reproduise.
Quest-ce que le signal dalarme ?
Les organisations hsitent parfois rvler leurs donateurs un incident de fraude. Cependant,
Mettre disposition du personnel et des volontaires une procdure permettant de il est gnralement mieux quil en soit inform par vous mme plutt que quelquun dautre.
dnoncer de manire confidentielle toute proccupation en ce qui concerne la conduite
dun collgue, par exemple si la manire de ce dernier de traiter des fonds est suspecte. Rfrence spcifique aux conditions gnrales de Forum Syd
Dordinaire, ceci devrait tre report leur responsable, mais un membre du personnel Usage inappropri des fonds (GC 13)
de direction ou un membre du comit dadministration peuvent galement tre une Les organisations bnficiaires et leur personnel, ainsi que les consultants des projets/
alternative. Lorganisation a alors pour tche denquter sur le problme et de prendre programmes financs par Asdi ne sont en aucun cas autoriss recevoir ou permettre des
toute action ncessaire. promesses, des demandes ou des soumissions, des promesses ou offres de pots de vin ou
toutes autres rmunrations, rcompenses, compensations inappropries; gains ou avantages
6.1.4 Disposer dune politique clairement dfinie pour lutter contre la fraude inadquats de sorte que ces derniers puissent reprsenter un comportement illgal ou
Instaurez des contrles de routine. inappropri
Spcifiez la manire dont les gens peuvent faire part de leurs proccupations.
Spcifiez le moment opportun den informer la police. La politique anti-corruption de Forum Syd
Identifiez la personne responsable de toute investigation.
Dfinissez la mthode dont une investigation doit tre sensiblement mene. Quest-ce que la corruption ?
Identifiez les documents qui doivent tre protgs comme preuve. La corruption est une forme dabus de pouvoir. Forum Syd, la signification du terme
Dterminez la manire de noter tous les incidents dans un registre de fraude. corruption, est lacquisition de gains indus ou inappropris par une personne ou entit -
60 61
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
La corruption viole les valeurs fondamentales de lorganisation, telles que la justice, la dignit, contribuent la prvention de la corruption dans ses oprations, sont connus et mis
lintgrit, la transparence et la responsabilit. La corruption signifie labus de confiance ou en pratique au sein de lorganisation.
Ne jamais
accepter
Toujours agir
Toujours
informer
Le principe fondamental de Forum Syd est de rejeter la corruption sous toutes ses formes, et
de toujours agir et informer les autres sur les pratiques suspectes de corruption.
Les partenaires locaux sont appels se conformer aux rglements anti -corruption de Forum
Syd dans llaboration du travail pour lequel ils reoivent des fonds/une aide. Ceci implique
par exemple :
Dinformer Forum Syd de chaque incident de corruption suspect durant
laccomplissement de leur propre travail de coopration.
Dagir en cas de corruption suspecte.
62 63
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
Un audit interne va inclure une srie de contrles faisant partie de lexamen indpendant, dont
7 Audit externe :
Un audit est un examen indpendant des comptes rendus/procs verbaux, procdures et
Des systmes et procdures de comptabilit financire ;
activits dune organisation, dont la conclusion est un rapport sur les rsultats.
Des systmes et procdures de gestion comptable ;
Des mcanismes internes de contrle.
Il existe deux types daudits :
Lauditeur interne examine ladquation du design des systmes des procdures et vrifie quils
Laudit interne
sont mis en uvre de manire approprie. Un rapport est prsent au conseil dadministration
Laudit externe
et la direction qui rpondent par la prise de mesures correctives, peut-tre, parmi un
ensemble de recommandations, un changement de procdure, ou une ventuelle formation
Comme son appellation lindique, un audit externe est essentiellement pour le compte
ou une restructuration. Les lments suivants sont des facteurs qui influencent lapproche de
de ceux qui sont externes lorganisation, tels que les parties prenantes et les donateurs
lauditeur interne :
et bailleurs de fonds. Laudit interne est ralis pour le compte des personnes qui sont
lintrieur de lorganisation, comme par exemple, les administrateurs et la direction.
conomie ne pas payer plus que le ncessaire pour les ressources ncessaires.
Laudit doit tre une exprience positive et une opportunit de recevoir un compte rendu sur
Rendement acqurir le meilleur bnfice avec le minimum de ressources.
les points forts et les faiblesses des systmes de lorganisation.
Efficacit dcrire notre russite en termes de ralisation des objectifs ou daction
approprie .
7.1 Importance des audits
Les audits sont importants pour les organisations vu quils dmontrent un engagement en
7.3 Audit externe
faveur de la transparence et de la responsabilit et quils garantissent la crdibilit. Cest
Un audit externe est un examen indpendant des tats financiers prpars par lorganisation.
aussi une exigence lgale dans la plupart des pays de procder, une fois par an, lexamen
Dhabitude, il est effectu pour des raisons statutaires (parce que la loi lexige). Des auditeurs
des tats financiers par lintermdiaire dun auditeur indpendant.
externes peuvent galement tre engags pour effectuer dautres tches spcifiques (par exemple
une investigation de fraude). Lobjectif de laudit externe est de vrifier que les comptes annuels
7.2 Audit interne rendent une image fiable et juste des finances de lorganisation et que lutilisation des fonds est
Un examen de laudit interne est ralis par la direction de lorganisation. Il met laccent sur
conforme aux buts et aux objectifs tels que prciss dans la constitution.
la conformit aux systmes et aux procdures telles qutablis par le conseil de direction.
Le rapport de laudit interne mettra en relief les rsultats et avancera des recommandations
Lobjectif dun audit externe NEST PAS :
daction, si cest ncessaire. Il peut tre effectu par une personne faisant partie de
lorganisation ou un individu en dehors de cette dernire, engag pour mener un audit
Dagir en tant quinvestigation de fraude
interne par le biais dun arrangement de dlocalisation.
De prparer les comptes
De fournir une attestation disant qu il ny a aucun problme
64 65
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
De prouver que les systmes de contrle interne sont efficaces Quest-ce que lopinion de laudit ?
De prouver que les comptes sont entirement exacts
Lauditeur exprime une opinion la fin de laudit dclarant si les comptes donnent une
7.3.1 La dsignation dauditeurs externes vision relle et quitable de lactivit de lorganisation. Une opinion positive (ou non
Un audit externe peut tre men soit en tant que partie de lexamen annuel des comptes qualifie ) est prsente par la plupart des audits. Une opinion ngative (ou qualifie )
ou en tant quexamen spcial, par une agence donatrice. Il est men par une entreprise est moins commune et constitue une source dinquitude pour lorganisation. Elle suggre
de comptables ayant des qualifications professionnelles reconnues. Les auditeurs sont que quelque chose nest pas correct.
dsigns par le conseil dadministration (ou par lassemble gnrale annuelle) ou par un
donateur pour un audit spcial. Ils sont indpendants de lorganisation qui les emploie. Si les auditeurs sont en dsaccord avec les rsultats financiers tels que prsents par
Lindpendance signifie que lauditeur ne doit pas tre impliqu dans le maintien des livres lorganisation, ils peuvent laborer un rapport avanant que, selon eux, les comptes ne sont
de comptes et na personnellement aucun lien avec lorganisation audite. pas corrects. Le tableau ci-dessous rsume les diffrents types dopinion.
66 67
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
Dans le cas o des ONG sudoises transfrent des fonds des organisations bnficiaires
7.5.2 Lettre de recommandation locales, lorganisation locale doit tre responsable de laudit annuel des fonds.Une chane
Un exemple de lettre de la direction et de rponses correspondantes est prsent ci-dessous : continue de rapports daudit doit toujours exister et doit comprendre lorganisation finale
bnficiaire du fonds. Les directives des audits en cours, quand elles sont applicables, doivent
1ercommentaire
Un nombre d'avances pour le personnel restent non rembourses et ne sont pas totalement tre prsentes lorganisation le plus rapidement possible selon la chane mise en relief
enregistres au 31 dcembre. Un systme plus exhaustif de contrle financier est ncessaire pour ci-dessous :
garantir le suivi de ce dernier point.
3me commentaire
Chaque organisation doit utiliser le format des termes de rfrences pour laudit, qui figure
Les subventions reues des donateurs internationaux n'ont pas toujours t dpenses tel que
spcifi par le donateur. Les livres de comptes de l'organisation ne montrent pas clairement la part qui dans lannexe 1 relatif aux conditions gnrales de Forum Syd.
a t attribue un objectif particulier sparment identifi.
68 69
Manuel de la Gestion Financire Manuel de la Gestion Financire
Le rapport de laudit doit contenir les rsultants de laudit effectu par lauditeur durant le
processus de laudit. Le rapport de lauditeur doit contenir aussi des informations indiquant
si lorganisation avait pris des mesures raisonnables eu regard aux recommandations cites
plus haut.
Le rapport de laudit doit tre soumis en mme temps que le rapport financier du projet.Une
rponse de la direction au rapport de laudit, comprenant le point de vue de lorganisation
et les actions planifies, doit tre jointe au rapport financier.
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Frais de bureau
Salaires et bnfices
Dans le cas o le projet/programme paie un loyer, un tel paiement doit apparatre dans
Bon de paiement dment autoris et approuv (doit contenir une description dtaille,
lagrment du projet et/ou dans le budget approuv
claire et concise)
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise)
Fiche de paie signe et approuve
Facture originale
Fiche de paie signe par les employs respectifs
Demande approuve pour contracter des dpenses
Transferts bancaires signs et approuvs pour les montants nets au cas o les salaires
Calculs montrant le montant allou chaque projet en cas de ressources communes
sont virs sur les comptes bancaires des employs
(joindre tableau des affectations approuves)
Tous les paiements pour les dductions statutaires
Copie du chque de paiement
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Rparations et entretien du bureau Une liste/calendrier des avances de dplacement impayes doivent tre inclus aux
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise) retours financiers mensuels
tat des travaux/devis pour le travail effectuer
Copie du chque de paiement Dpenses des vhicules
Facture originale Tout mouvement de vhicule du projet/programme doit tre not sur le journal de bord
Demande approuve pour effectuer toute dpense (la raison doit tre clairement indique) Tout mouvement doit tre approuv par une personne autorise
Calculs montrant le montant allou chaque projet au cas o la dpense est commune Lachat de carburant pour le vhicule doit tre effectu sur la base dune demande
(joindre tableau des affectations approuves) approuve et figurant dans le journal de bord du vhicule et la consommation de
carburant par kilomtre doit figurer dans le journal de bord.
Assurances pour les biens du bureau Tous les reus de carburant doivent figurer sur le journal de bord du vhicule comme
Une copie du formulaire de la proposition de lassurance fait partie du soutien partie de document de support.
Devis de la compagnie dassurance Lachat de carburant pour tout vhicule personnel avec les fonds du programme est
Expertise de lattestation lorsque cela est applicable strictement interdit.
Bon de paiement approuv (tout paiement doit tre effectu par chque) Une personne officiellement autorise doit approuver lutilisation de vhicules
Copie du chque de paiement personnels pour le programme de travail. Un membre du personnel ne doit pas
Facture originale approuver lutilisation de son propre vhicule pour le programme de travail.
Demande approuve pour contracter les dpenses. Tout remboursement pour utilisation de vhicule personnel doit tre dument approuv
Calculs montrant le montant allou chaque projet dans le cas de dpenses communes par une personne officiellement autorise et un tel remboursement doit tre effectu sur
(joindre tableau des affectations approuves) la base des taux approuvs.
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise, tout
Dplacement paiement doit tre effectu le plus possible par chque)
Toutes les avances accordes pour les dplacements doivent tre demandes par crit. Copie du chque de paiement (pour les cas de paiement de carburant par chque)
Lobjectif du dplacement doit clairement figurer dans le formulaire de demande Factures montrant le montant payable, ou
Toutes les demandes davances pour les dplacements doivent tre dment approuves Reus de carburant valides en cas de paiement en espces
Toutes les avances doivent tre comptabilises durant une priode spcifique (disons 24 Demande et/ou LPO approuvs pour contracter des dpenses mme en espces
heures) aprs le retour, et ces comptes doivent tre effectus sur la base de factures de du carburant (doit tre approuve par quelquun dautre que le chauffeur ou la personne
dpenses de dplacement procurant le carburant.
Toutes les allocations et primes doivent tre payes conformment aux taux approuvs Copie du journal de bord du carburant dument renseigne et approuve.
Toute demande davance pour dplacement doit tre approuve Calculs montrant le montant allou chaque projet en cas de dpenses communes.
Les factures de dpenses de dplacement doivent tre approuves Fourniture de matriel
Reus pour toutes les dpenses effectues La procuration pour lensemble des matriels et fournitures de bureau doit tre initie
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travers une demande de lutilisateur et doit tre dument approuve par la personne Annexe 9 Guide de gestion financire
responsable
Les achats en dessus ou en dessous du montant dcrit doivent tre sujets loffre la plus Notes sur lutilisation du guide de gestion financire
comptitive Ce guide vous aide valuer les systmes financiers de votre organisation et identifier
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise) ses points forts et ses faiblesses. Une norme minimale est donne pour chaque question.
Demande approuve pour effectuer toute dpense (la raison doit tre clairement indique) Lexamen est une faon didentifier les amliorations qui peuvent tre faites pour renforcer
Reus et factures originaux votre capacit financire et de gestion, et non pas une manire de juger de lorganisation.
Copie du chque de paiement
Preuve dtaille et suffisante de loffre comptitive et des critres de slection lorsquils Si vous comptabilisez plusieurs 1 et 2, vous avez probablement besoin de procder une
sont applicables action urgente ainsi que de faire appel une assistance externe.
Contrat des fournisseurs lorsque cela est applicable Si vos rponses sont majoritairement des 4 et 5, vous disposez de bons systmes
Note des articles reus/Note de dlivrance telle quapplicable financiers, mme si certaines questions ncessitent toutefois une attention particulire.
Formation La personne la mieux mme de raliser lexamen est quelquun qui connait bien
Frais des salles de confrences, honoraires et cots des facilitateurs, matriels de lorganisation. Elle peut faire des commentaires sur la plupart des questions, ou sait du moins
formation, etc. doivent tre budgtises et imputes ce code de compte o trouver linformation. Certaines questions devront tre prise en charge par un membre
Bon de paiement approuv (doit contenir une description dtaille, claire et concise) de la direction qui connait le fonctionnement du comit de gestion. Il est important que les
Demande approuve pour effectuer toute dpense (la raison doit tre clairement indique) rponses soient aussi honntes que possible, dcrivant la situation relle et non vos attentes
Reus et factures originaux sur ce qui devrait arriver. Cela est facilit si quelquun au sein de lorganisation procde
Liste des participants signe et approuve lexamen, plutt quune personne extrieure. Toutes les questions ne sont pas appropries
Copie du chque de paiement toutes les organisations. Vous pouvez ajouter vos propres questions la fin. Les petites
organisations volontaires communautaires, par exemple, ne ncessitent pas ventuellement de
procder lexamen de lensemble de leurs systmes. Au fur et mesure que vous procdez,
rdigez des commentaires dans la colonne intitule Action ncessaire . Lorsque vous avez
termin lexamen, notez les points daction sous forme de liste avec une date limite laquelle
vous souhaitez les raliser et envoyer une copie toutes les parties concernes.
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Pour chaque question, encerclez le chiffre qui correspond le mieux la situation actuelle :
1 = Jamais, ou je ne sais pas 2 = Rarement 3 = Occasionnellement 4 = Parfois 5 = Toujours
Comparez votre rponse avec la norme minimale et notez l Action ncessaire.
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Le personnel/les volontaires concerns sont
Est ce que l'ensemble du consults, et /ou contribuent aux discussions
3 personnel/des volontaires 1 2 3 4 5 sur le budget. Des organisations plus petites
concerns discutent les dtails du peuvent inclure lensemble de leur
budget ? personnel/volontaires.
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t programm ?
Est ce que les prvisions du flux Une prvision est rgulirement prpare et
7 de trsorerie ont t prpares, en 1 2 3 4 5 chaque fois que les fonds sont puiss. La
particulier les fonds ne sont pas meilleure pratique est de prparer une
suffisants ? prvision qui est mise jour mensuellement.
Est-ce que le comit de direction et Le comit de direction examine rgulirement
8 le leader examinent rgulirement 1 2 3 4 5 le budget et ltat actuel. Les membres posent
le rsum du budget et ltat des questions sur les carts importants entre le
actuel ? budget et les chiffres actuels.
Les directeurs examinent le budget et ltat
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10 et ltat actuel sont notes en ce 1 2 3 4 5 sur le budget et ltat actuel pour expliquer les
qui concerne le budget et ltat grandes diffrences.
actuel ?
Est-ce que le budget et les Le budget et les tats actuels sont fournis un
11 rapports actuels sont fournis 1 2 3 4 5 mois aprs la fin de la priode. Le comit de
immdiatement aprs la fin de la direction/les directeurs/gestionnaires peuvent
priode ? agir rapidement.
Est-ce que des runions sont Des runions, individuelles ou en groupe, sont
12 tenues entre les financiers et les 1 2 3 4 5 tenues immdiatement aprs que les
directeurs pour discuter des informations sont fournies.
Question Norme minimale Action ncessaire
contenus du budget et le rapport
actuel ?
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Des dossiers spars sont gards pour les
Est-ce que les documents sommes reues et celles payes. Les documents
3 1 2 3 4 5
financiers sont classs de manire sont galement nots dans le livre de
ordonne ? caisse/banque.
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Est ce que les fonds reus sont Les fonds sont dposs la banque le plus
4 dposs la banque le plus vite 1 2 3 4 5 souvent possible, cela dpend de la proximit
possible ? de la banque.
Il existe un registre des avances/prts en
Est ce quun registre est maintenu espces dans lequel sont nots tous les
5 pour noter les fonds allous au avances/prts et notes lorsqu'ils sont effectus,
personnel en tant quavance en 1 2 3 4 5 comptabiliss et rembourss. Il rvle de
espces ou en tant que prt ? manire claire les montants non pays, devant
tre suivis. Les remboursements sont dduits
des salaires.
Est-ce que la caisse est garde en Il y a un coffre -fort ou un placard ferm cl.
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toute scurit ? N'y est garde que la somme en espces
ncessaire.
Est ce que le solde de la caisse est Un personne intervient lorsque le solde de la
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10 1 2 3 4 5
contrl ? caisse devient trop bas.
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concernant les chques et des Deux personnes signent chaque instruction
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paiements sont signes par deux concernant les chques/paiements.Ceci
personnes ? permet de prvenir les erreurs et le vol.
Est-ce que les chques sont signs Les chques blancs ne doivent jamais tre
18 aprs lentre des dtails ? 1 2 3 4 5 signs.
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21 Est-ce que des chques sont 1 2 3 4 5 Les chques sont utiliss en priorit des
utiliss le plus souvent possible ? paiements en espces chaque fois que cela
possible.
C RAPPORT FINANCIER
Question Norme minimale Action ncessaire
Est- ce que les tats comptables Des synthses annuelles des revenus et
annuels sont prpars et est-ce dpenses sont labores. Des organisations
1 1 2 3 4 5 plus grandes possdent gale ment des tats
quils indiquent les fonds limits
et illimits ? plus dtaills. Tous montrent quel fonds sont
limits un usage particulier.
Est-ce que le comit de direction
2 examine et approuve les tats 1 2 3 4 5 Le comit de direction examine et approuve les
comptables annuels? tats annuels.
Est-ce que le systme de
comptabilit peut fournir des Des systmes de comptabilit fournissent des
3 1 2 3 4 5 rapports au donateur selon le format requis.
rapports au donateur selon le
format requis ?
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Est-ce que les rapports des
4 donateurs sont toujours prpars 1 2 3 4 5 Les rapports des donateurs sont prpars et
en temps voulu ? envoys en temps voulu.
Est-ce queles donateurs reoivent Il y a une liste des donateurs. Les tats de
5 une copie des tats des comptes 1 2 3 4 5 comptes annuels sont envoys aux donateurs
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d'origine afin dviter un double Les bons dachat sont joints aux factures, ou un
paiement ? systme similaire est mis en place.
Est-ce que plusieurs devis sont
demands lorsquil sagit de Trois devis sont requis pour les biens ou
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lachat de grandes quantits de services (si possible, uniquement pour articles
produits ou de services ? dpassant un certain montant).
Est ce que quelquun vrifie que
les produis et services sont reus La facture est signe pour montrer que les
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et sont de bonne qualit avant que biens/services ont t reus et sont de qualit
les paiements ne soit effectus ? acceptable.
Question Norme minimale Action ncessaire
Un registre des biens immobiles est tenu de
Est-ce quun registre des biens manire dtaille sur les biens.Ceci inclut la
10 (biens immobiles) est actualis et 1 2 3 4 5 date de lachat, la valeur et o ils ont t
rgulirement revu ? achets et gards.Ceci est annuellement
compar aux articles actuels.
Estce que lassurance couvre Les biens sont suffisamment assurs. Dautres
suffisamment la valeur actuelle risques (par exemple les charges publiques,
11 des biens et autres risques? 1 2 3 4 5 lincendie et le vol et les espces en transit)
doivent galement tre couverts, si cela est
possible dans le pays o vous travaillez.
Est ce que les articles peuvent tre Il y a/aura des fonds pour remplacer les
12 facilement remplacs quand ils 1 2 3 4 5 articles essentiels.
sont uss?
Est ce que tous les biens sont Les articles de valeurs sont enferms ou gards
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13 gards en scurit? 1 2 3 4 5 dans une salle ferme cl.
Est ce que les registres financiers Tout registre financier est gard dans un
14 sont numrots, intituls et gards 1 2 3 4 5 coffre-fort ou enferm cl dans un placard.
en scurit ?
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15 Est ce que les entres des locaux et 1 2 3 4 5 Les locaux doivent tre ferms et gards (si
des entrepts sont scurises ? ncessaire).
Est-ce que chaque vhicule Les chauffeurs doivent remplir le journal de
16 possde un journal de bord pour 1 2 3 4 5 bord du vhicule chaque fois quun
noter le kilomtrage du vhicule ? dplacement est effectu.
Est- ce que le personnel paie pour Le personnel connat la politique de
17 lutilisation personnelle du 1 2 3 4 5 lorganisation et le processus de paiement
tlphone et des photocopieuses? utilis.
mdicaments.
Est-ce que le stock est compt Les comptes du stock sont mens par une
19 rgulirement et concorde avec le 1 2 3 4 5 personne indpendante au moins tous les trois
registre du stock ? mois.
VALUATION DE LAUDIT
E EXTERNE
Est-ce que le comit de gestion La dsignation des auditeurs figure
1 slectionne les auditeurs 1 2 3 4 5 annuellement sur lagenda du comit de
annuellement ? gestion.
Est-ce quun audit Un audit financier annuel est men par une
2 financier/examen a lieu 1 2 3 4 5 personne indpendante/une compagnie
annuellement? daudit.
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Est-ce que lauditeur labore une Laudit eur fait des recommandations (
4 1 2 3 4 la
5 lettre de la direction ) qui sont adresses
lettre de recommandations ? au
comit de gestion la fin de laudit.
Est-ce que le comit de direction
prend en considration les Les recommandations sont mises en uvre et
5 1 2 3 4 5 suivies.
recommandations de lauditeur et
agit en consquence ?
Lauditeur examine les systmes financiers, de
6 Est ce que lauditeur fournit un 1 2 3 4 5 gestion et lutilisation des informations de
audit de gestion (de systmes)?
gestion.
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Notes Notes
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Notes
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