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es
Mi nombre es
Lourdes
Snchez, y
llevo ms de 25
aos ayudando
a dueos de
pequeos
Soy Lourdes Snchez y si ests leyendo esto, es que formas
negocios a
parte de mi comunidad de Negocios Unipersonales que
crear y
quieren sacar lo mejor de su empresa. gestionar mejor
su empresa.
A partir de ahora podrs recibir en tu bandeja de entrada los
artculos de mi blog, donde hablar sobre cmo mejorar los
ingresos de los pequeos negocios gracias a una buena
gestin.
Un fuerte abrazo,
Lourdes Snchez.
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Seguramente esta situacin te es ms que familiar: acabas de empezar con tu
empresa, apenas llevas unos meses en funcionamiento y quieres llevar una
organizacin ejemplar desde primer da pero...
Creme, es posible ;)
Por supuesto tampoco recuerdas a quien se los mandaste la ltima vez, ni si los
recogiste o no.
Tardas horas o das en encontrar un documento que ests seguro de haberlo visto
por ah.
En el mejor de los casos los encuentras al cabo de unas horas, pero si no es as, te
toca pedir un duplicado. Y eso, con algunos documentos, no es fcil de conseguir.
Quieres acceso inmediato a los documentos, de una manera sencilla e intuitiva, sin
importar el tiempo que hace que los archivaste y sin tener que acudir a tu memoria
(que por cierto, no es muy buena!).
Dirs adis al stress. No sentirs ese agobio que te supone no tener los
documentos organizados y ver pilas de papeles por doquier.
Los internos son los realizados por la propia empresa (facturas de venta,
escritos, partes de trabajo, presupuestos)
Los externos son los que la empresa recibe de fuera, de terceros: facturas de
compras y gastos que nos mandan nuestros proveedores, nminas e
impuestos que realizan los asesores, extractos que nos envan los bancos, etc.
Tanto los internos cmo los externos pueden estar a su vez en formato digital o en
papel.
El primer paso es identificar todos y cada uno de los posibles puntos de entrada de
documentos y establecer bandejas de entrada (que tambin llamaremos Inbox)
para cada uno de ellos.
Una vez identificados, comprueba que no te dejas ninguno atrs, y, a cada punto
de entrada, asgnale una Inbox.
Ej. 1. Has ido a la papelera a comprar material de oficina y te han dado la factura
correspondiente. Llegas a tu despacho o lugar de trabajo.
Ej. 2. Te llega por email la factura de la luz del mes, ya que te adheriste a la factura
electrnica. (Si no lo has hecho, te aconsejo que lo hagas. Muchas compaas
ofrecen descuentos por acogerte a la facturacin electrnica en vez de recibir las
facturas en papel).
Ej. 3. Acabas de generar unas facturas de ventas en formato PDF con tu programa
de gestin o con tu Excel.
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REVISIN DE LAS BANDEJAS DE ENTRADA E INBOX.
No hay nada que desmotive ms que una bandeja o una mesa llena de
documentos apilados y atrasados.
Por eso debes intentar que este paso est dentro de tu rutina, que reserves
momentos concretos para realizarlo y no lo dejes pasar.
El resto, lo archivo a diario, porque alguien como yo que trabaja no slo con sus
documentos sino con los de muchas empresas, tiene que tener una organizacin
impecable.
Truco INBOX CERO #1: Digitaliza todos los documentos fsicos y mndalos al Inbox
digital.
S. Has odo bien, TODOS. Si quieres que el mtodo funcione no tienes ms remedio
que digitalizar todos los documentos en papel. Al principio, sentirs que perders
ms tiempo, pero ste ser insignificante comparado con el que ganars despus.
A partir de ese da, escanears todos los documentos nuevos. Y en los ratos libres,
iras escaneando los documentos antiguos. En poco tiempo lo tendrs al da.
NOTA: Si no tienes un escner puedes usar una impresora multifuncin, o algunas de las
aplicaciones gratuitas para dispositivos mviles. Hay multitud de aplicaciones gratuitas
para IOS y Android que te dan una buena calidad. Tiny Scan, CamScanner (esta es la que
yo uso), Genius Scan.
Para documentos que vayas a utilizar a menudo, que tengan muchas pginas puedes
acudir a cualquier empresa de servicios de reprografa. Tendr un coste pero mnimo
comparado con el papel que no usars y con el tiempo que ahorrars.
As que, el primer paso de la revisin es digitalizar los documentos en papel que tienes en
tus bandejas de entrada. Una vez digitalizadas se quedan vacas y las copias digitales van
de nuevo al Inbox digital.
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LLEGA EL MOMENTO DE CREAR TU SISTEMA DE ARCHIVO
Primer nivel
No son pocas las ocasiones en las que me he encontrado con empresas que
han tenido que solicitar copias a la Notara de sus escrituras, o a Hacienda de
su CIF porque no aparecan los originales.
02 CARPETA EJERCICIOS
En esta carpeta vas a guardar todos los documentos que dependen del
ejercicio fiscal en que se han emitido o generado.
Esta carpeta se desglosa por ejercicios fiscales. De este modo, cuando uno
de los ejercicios est prescrito (a los 5 aos habitualmente) es muy fcil
desprenderse y eliminar dicha documentacin, dejando espacio liberado en
nuestro archivo.
01 Facturas emitidas:
Guarda y archiva aqu tus facturas de ventas o ingresos, las que realizas a tus
clientes. Sepralas por trimestres. 1T-2T-3T-4T
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02 Facturas recibidas:
03 Informes contables:
04 Bancos:
05 Fiscal:
Ejemplos:
De este modo accederemos al documento por dos vas: por ejercicio fiscal
(ao) e individualizada por contacto, lo que facilita enormemente las
bsquedas.
La estructura definitiva de vuestro archivo, tanto fsico, como digital, quedara por
tanto de esta forma:
PRIMER NIVEL
SEGUNDO NIVEL
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TERCER NIVEL (solo para 02 ejercicios y 03 Contactos)
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ESQUEMA DE TODOS LOS NIVELES DESPLEGADOS
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Ten tus archivos al alcance de la mano. Debes de convertir el guardado de
documentos en algo instantneo y sencillo. Si cada vez que tengas que
archivar algo tienes que levantarte e ir a otra habitacin, o buscar entre una
red de carpetas en tu PC, lo normal es que al final acabes no hacindolo o
dejndolo para maana.
An recuerdo cmo ha sufrido mi espalda cuando tena que cargar con los libros y
facturas de los clientes para resolver algn requerimiento o inspeccin.
Por eso estoy convencida de que si aplicas lo que viene en esta gua podrs ver
una gran mejora en tu empresa a corto y largo plazo.
Y por supuesto, no dejes de contarme tu experiencia tras usar este sistema. Tus
xitos son los mos, porque es lo que da sentido a mi negocio.
Un fuerte abrazo
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