Gestin documental

y de archivos

R E S U M E N D E L P L A N D E N E G O C I O
 AUTORES C.E.E.I Galicia, S.A (BIC GALICIA)
PROMOVE CONSULTORA, SLNE.

COORDINACIN Roberto Vieites Rodrguez (C.E.E.I Galicia, S.A)

EDITA C.E.E.I GALICIA, S,A

DISEO Y MAQUETACIN gifestudio.com

Producciones khartum S.L.

(C) DE LA EDICIN C.E.E.I GALICIA, S.A (BIC GALICIA)

Santiago de Compostela, CEEI GALICIA, S.A. 2010

Quedan rigorosamente prohibidas, sin la autorizacin escrita de los titulares del Copyright, bajo las
sanciones establecidas en las leyes, la reproduccin total o parcial de esta obra por cualquier medio
o procedimiento, includas la reprografa y el tratamiento informtico y la distribucin de ejemplares
de ella mediante alquiler o prestamos pblicos.
NDICE
0 INTRODUCCIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1 ResumEN eJecutivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2 ACTIVIDAD DE LA EMPRESA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
3 Proceso de prestacin dEL serviCIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
4 EL mercado Y La competencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.1 Perfil de cliente y estimacin de ventas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4.2 La competencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
5 DAFO del proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
6 LA comercializacin dEL serviCIo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
7 Localizacin dE La empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
8 Recursos humanos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
9 ResumEN dEL plan econmico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
9.1 Inversiones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
9.2 Financiacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
9.3 Ingresos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
9.4 Costes fijos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
9.5 Cuenta de resultados previsionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
9.6 Previsiones de tesorera. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
9.7 Ratios del proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
10 Innovacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
11 Planificacin temporal dE LA pUEsta en marcha. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
 0. Introduccin

BIC GALICIA presenta una coleccin de Modelos de Plan de Negocio destinada especial-
mente a emprendedores y tcnicos de apoyo a la creacin de empresas. Estos documentos son
el resultado de la utilizacin de muchos de los recursos que BIC GALICIA ha desarrollado para
apoyar la creacin y consolidacin de empresas, aplicados de forma prctica sobre una idea
empresarial concreta.

La redaccin de estos Modelos de Plan de Negocio se configur a partir de la recreacin de

un/os promotor/es y su idea empresarial, con un perfil ficticio, pero inspirado en las caracters-
ticas medias del sector en el que estn enmarcados.

Cada modelo desarrolla un proyecto empresarial de forma ntegra, mostrando un anlisis de

la viabilidad tcnica, comercial, financiera y econmica de la futura empresa, con el objetivo
final de presentar un documento completo, que sin sustituir el trabajo especfico del emprende-
dor o de los tcnicos, le facilite informacin de inters y le sirva como ejemplo y referencia para
el desarrollo de su propio plan de negocio.

A lo largo del texto el lector encontrar notas ajenas al discurrir del mismo, estas notas, cla-
ramente diferenciadas, mencionan los recursos y herramientas de BIC GALICIA empleados en
la elaboracin de un apartado genrico o de un epgrafe concreto del proyecto. Su consulta
4 facilitar la adaptacin de los Modelos de Plan de Negocio a la situacin particular de cada em-
prendedor y/o ampliar informacin sobre conceptos fundamentales en la creacin, puesta en
marcha y consolidacin de una empresa.

Relacin de Herramientas y Recursos empleados para realizar los Modelos de

Plan de Negocio
En la elaboracin de esta coleccin se trabaj con varias de las herramientas y recursos que
BIC GALICIA pone a disposicin de emprendedores, tcnicos y empresarios, para la elaboracin
del Plan de Negocio, indicamos la relacin de estos recursos, su descripcin y la forma de apli-
carlos sobre el proyecto empresarial, con el fin de facilitar que cualquier emprendedor pueda
adaptar los Planes de Negocio a sus propias circunstancias.

Todas las herramientas y recursos estn a disposicin de los usuarios en el Portal Web de BIC
GALICIA, en la direccin: www.bicgalicia.es

Guas de actividad empresarial.- Las guas de son una coleccin de trabajos de anlisis
cualitativo y estadstico sobre diferentes sectores y actividades econmicas en Galicia.

En el presente Modelo de Plan de Negocio se emple la siguiente Gua de actividad empre-

sarial.

RESUMO DO PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 - Gua n 71.- Empresas de gestin documental

Cmo aplicarlas.- El usuario deber buscar en el directorio de guas aquellas que estn re-
lacionadas directa o indirectamente con su actividad. Una vez localizadas podr consultarlas y
seleccionar la informacin que sea de su inters, como el volumen de mercado en el sector, la
competencia, la normativa que regula el sector...para incorporarla a su plan de negocio. Tam-
bin podr consultar las fuentes de informacin que se detallan en las Guas para profundizar
en el estudio y desarrollo de su propio proyecto.

Gua para la elaboracin de un plan de negocio.- Documento con un contenido espe-

cfico sobre los elementos fundamentales que debe recoger el plan de empresa. Su ndice, con
ligeras modificaciones, es la referencia seguida en este plan.

Cmo aplicarla.- La lectura completa de esta gua antes o durante la realizacin del plan de
empresa aportar al usuario un conocimiento prctico sobre cmo se estructura y cmo se ela-
bora un plan de negocio.

Manuales para emprendedores.- Conjunto de publicaciones orientadas especialmente

a los emprendedores, est formada por:
- Recursos y herramientas para emprender.-
Expone de forma detallada los recursos y programas de apoyo a la creacin y con-
solidacin de empresas que ofrece Bic Galicia, adems de presentar los principales
organismos pblicos que trabajan en el campo del desarrollo socioeconmico y las
fuentes de informacin oficial.
- Trmites generales para la creacin de la empresa.-
5
Aborda los contenidos y aspectos relacionados con la puesta en marcha de la empre-
sa, es decir, la eleccin de la forma jurdica y los trmites legales, administrativos y
mercantiles que es necesario conocer a la hora de pensar en crear una empresa.
- Cmo presentar un proyecto en pblico.-
Una presentacin empresarial puede tener como finalidad persuadir a la audiencia
para que financie un proyecto, compre un producto o servicio, participe en el pro-
yecto...etc. Explicamos los elementos que forman parte de una buena presentacin:
Medios, fases y tcnicas bsicas.

Memofichas.- Compendio de informacin sobre aspectos legales, laborales, financie-

ros, fiscales...etc relacionados con la creacin, puesta en marcha, gestin y consolidacin de una
empresa.

Cmo aplicarlas.- Las Memofichas facilitan tanto que el usuario encuentre de forma rpida
respuestas a dudas especficas como que se acerque de forma general a un tema vinculado a los
procesos de creacin, gestin y consolidacin de la empresa. La lectura de los numerosos ejem-
plos y el uso de la navegacin a travs de las fichas relacionadas mediante enlaces, optimiza los
resultados de esta herramienta.

Bic Proyecta y Simula.- Herramienta informtica para realizar el plan econmico y fi-
nanciero del proyecto empresarial para sus primeros cinco aos de actividad.

RESUMO DO PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 Cmo aplicarlo.- Tras ejecutar el programa lo ms recomendable es trabajar con la opcin
del asistente activada hasta familiarizarse con la aplicacin. Siguiendo las indicaciones e intro-
duciendo los datos econmicos del proyecto (inversin, financiacin, ingresos, costes variables
y costes fijos) se obtendr el informe econmico y financiero del mismo. El programa permite
elaborar y guardar un gran nmero de proyectos.

Manuales Prcticos de gestin.- Documentos que ofrecen informacin sobre aspectos

fundamentales en la gestin y consolidacin de la empresa desde un enfoque lo ms prctico
posible.

Cmo aplicarlos.- El usuario deber seleccionar y consultar los Manuales que le interesen en
funcin de la temtica de cada uno y de las caractersticas de su proyecto.

Recomendamos especialmente, por su inters, la consulta de los ejemplos prcticos que con-
tienen algunos de los Manuales.

Gua bsica del autnomo y cuadernos del autnomo.-

Estn formados por una serie de documentos que explican elementos bsicos para el desa-
rrollo de actividades empresariales y profesionales bajo el Rgimen Especial de Trabajadores
Autnomos.

Cmo aplicarlos.- En la Web autonomosgalicia.org podr encontrar la Gua Bsica y la

relacin de cuadernos, cuya temtica se centra en reas concretas de la gestin del negocio.
Cuentan adems con cuadernos especficos para los sectores de hostelera, comercio minorista,
construccin y profesionales liberales.

6 Procedimientos de Calidad para la mejora de la Gestin de las MicroPymes.- Docu-

mentos en los que se recogen una serie de procedimientos de gestin interna de las pymes,
tanto de tipo general como sectorial.

Cmo aplicarlos.- El usuario podr consultar en los procedimientos de tipo general o sectorial
aquellos que se ajusten a su proyecto. Una vez seleccionados su lectura ser de utilidad no slo
para la elaboracin del plan de negocio, sino como referente para su aplicacin prctica en la
futura gestin de la empresa.

Formacin para emprendedores y empresarios

BIC GALICIA a travs de su Portal en Internet: http://www.bicgalicia.es oferta una amplia
relacin de cursos y seminarios presenciales y on-line, orientados a emprendedores, empresarios
y tcnicos de promocin econmica, en los que se imparten conocimientos necesarios para el
anlisis de la idea de negocio, su puesta en marcha y la gestin y consolidacin de la empresa.

RESUMO DO PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 1. Resumen ejecutivo

El presente plan de negocio se realiza para analizar la viabilidad del proyecto empresarial
Xestidoc S.L., que supone la creacin de una empresa de Gestin documental que tendr como
actividad principal los servicios de custodia, digitalizacin, destruccin, formacin gestin do-
cumental y formacin.

Las promotoras de este proyecto son Mar Marias y Sabela Pea, ambas con experiencia en
el sector y que, tras varios aos trabajando por cuenta ajena, deciden unir sus conocimientos e
intereses para poder desarrollar un proyecto en comn.

Mar Marias es Diplomada en Biblioteconoma y documentacin por la Universidad de A Co-

rua y Licenciada en Documentacin por la Universidad Oberta de Catalua. Tras un perodo de
trabajo como becaria en el Archivo de RTVG, su mayor experiencia parte de la empresa privada,
donde estuvo trabajando, primero 5 aos como consultora junior en gestin documental y, pos-
teriormente, de Analista Programador y Analista Funcional en proyectos de gestin documental
durante 8 aos, en una empresa dedicada a las tecnologas de la informacin.

Sabela Pea, por su parte, es Diplomada en Ingeniera Informtica por la Universidad de A

Corua y cuenta con una dilatada experiencia en el mbito de las tecnologas de la informacin:
comenz su carrera profesional como tcnico en imagen y gestin documental en unos gran-
des almacenes, posteriormente desempe el puesto de responsable informtico en una gran 7
empresa durante 3 aos y, por ltimo, acumula ya una dcada de experiencia como jefa del
departamento de informtica de una gran empresa TIC, en la que se encargaba del desarrollo
de aplicaciones y gestin de bases de datos, desarrollo de proyectos informticos de gestin
documental y Destination Management Systems.

La oportunidad de negocio aparece porque a da de hoy es muy necesaria una correcta ges-
tin de la informacin y el conocimiento, motivada fundamentalmente por la falta de espacio
fsico para su almacenamiento, el ahorro en tiempo de localizacin de la informacin y el cum-
plimiento de la legislacin vigente sobre proteccin de datos, la mejora de los procesos dentro
de la organizacin...etc

Segn un estudio de DBK, el mercado de servicios de gestin documental, incluyendo consul-

tora, desarrollo e implantacin de aplicaciones, digitalizacin, recogida, custodia y destruccin
de documentos, alcanz los 200 millones de euros en 2007, tras registrar crecimientos del 17%
en 2006 y del 14% en 2007.

La ventaja competitiva frente a la competencia se centra en el perfil del cliente al que dirige
sus servicios y que presta un servicio de tipo integral y adaptado a cualquier tipo de gestin,
ya sea con sistemas avanzados de gestin empresarial (CRM, ERP, etc.) o empresas que toda-
va basan la gestin en papel. Por otra parte, a la hora de implantar soluciones en la empresa
cliente, Xestidoc S.L. utilizar un sistema de proyecto piloto, instalando el proceso en un

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 solo departamento, para probar su operatividad, as como verificar el funcionamiento y poder
corregir errores.

La empresa se ubicar en una nave alquilada en el polgono de NOVO MILLADOIRO, a 5

minutos de Santiago de Compostela y con una posicin estratgica, ya que est prxima a las
vas de comunicacin que unen la capital con el resto de Galicia.

Los factores clave de xito para la empresa estn determinados por los siguientes elementos:
Localizacin inmediata de toda la informacin. Xestidoc S.L ofrecer un servicio de
gestin y almacenamiento de documentos en todos los formatos, con una organiza-
cin eficaz, lo que permitir al cliente el ahorro mximo de espacio, tiempo y mate-
rial.
Adaptabilidad: un mtodo no tiene por qu ser nico para todos los clientes, por
lo que Xestidoc S.L. propone un conjunto de principios, procedimientos y tcnicas
capaz de adaptarse a situaciones distintas.
Seguridad total de la documentacin: Todos los servicios de Xestidoc S.L, desde la
digitalizacin hasta la custodia, estn cubiertos con sistemas de seguridad (contra
incendios, inundaciones, tratamiento de papel, etc.) que eviten la prdida o dao.
Acceso remoto e inmediato. Se ofrecer una accesibilidad total por parte de la em-
presa cliente a la documentacin en custodia, es decir, podr consultar la documen-
tacin en cualquier momento y desde cualquier lugar a travs del control de acceso
por usuario a los documentos.
Acceso selectivo, eficaz y descentralizado a la informacin, bien a travs de sistemas
8 de gestin o a travs de la pgina web de Xestidoc S.L, con un punto nico de acceso
y mltiples fuentes de informacin.
Workflow. A travs de este sistema se permitir la conexin entre distintas oficinas o
sucursales del cliente, permitiendo compartir la informacin de la empresa entre de-
partamentos, proveedores y clientes, si es necesario, a travs de un acceso selectivo
a la informacin.
Servicios complementarios. Servicios de postventa de mantenimiento de aplicacio-
nes informticas y de sistemas de gestin de informacin, as como la formacin
interna de los usuarios de la empresa encargados de estas tareas.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
Datos bsicos del Proyecto
El siguiente cuadro presenta de forma resumida las principales caractersticas del proyecto.

Cuadro.- Caractersticas de la empresa

Sector Gestin documental

Actividad Gestin documental

Forma Jurdica Sociedad Limitada

Localizacin Milladoiro Ames (A Corua)

Instalaciones Nave de 400 m2

Equipos informticos, software, mobiliario, m-

Equipos y maquinaria
Personal y estructura organizativa
quina digitalizacin, mquina destructora-com-
pactadora, carretilla elevadora, etc.
Dos promotoras, dos documentalistas, un trans-
portista.

Digitalizacin, Destruccin, Custodia, Formacin

Cartera de Servicios
y gestin documental con asesora informtica.
9

Clientes Empresas de ms de 50 empleados

Web corporativa, videos de presentacin, Mai-

Herramientas de Promocin
ling, Vehculos rotulados, Cartelera y folletos.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 Los datos de inversin y los resultados econmicos bsicos se detallan en la siguiente tabla.

Cuadro.- Resumen de los datos econmicos y financieros

Concepto Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5
Inversin total 73.300,00 5.000,00 5.000,00 2.300,00 7.000,00
Fondo de maniobra inicial 24.259,02 0,00 0,00 0,00 0,00
Recursos propios 38.000 0,00 0,00 0,00 0,00
Recursos ajenos 36.000 0,00 0,00 0,00 0,00
Previsin de ventas 145.650 164.330,84 185.444,61 218.403,22 246.793,60
Resultados estimados
15.439,02 26.925,58 25.455,86 33.836,77 52.222,74
despus de impuestos

Tesorera acumulada 6.389,64 59.195,77 85.367,95 126.566,79 182.690,64

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RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 2. Actividad de la empresa

La empresa Xestidoc S.L. ofrecer los servicios de:

- Gestin de informacin y documentacin:

Su finalidad es facilitar la organizacin, recuperacin y acceso a la informacin de forma sen-

cilla, completa e integrada con todo tipo de contenidos (imgenes, fax, informes, archivos de
aplicaciones, formularios HTML, mensajes de correo electrnico, video, etc.).

- Asesora informtica

Este servicio proporciona a los usuarios aplicaciones para el uso, acceso y control de archivos
y contribuye a crear un sistema de gestin de las tecnologas de la informacin adecuado a la
identidad y actividad de cada cliente.

- Transporte y Custodia de documentacin:

La custodia consiste en el almacenaje de documentacin, previamente referenciada en cajas

adaptadas a tal efecto, conservando su soporte original, y colocadas de manera sistemtica en
las instalaciones de la empresa.

- Digitalizacin de documentos

Consiste en la obtencin de la imagen digital del documento fsico (papel) y la posterior gra- 11
bacin de los datos requeridos para tener referenciado de forma unvoca el documento. Una
vez registrada dicha imagen se puede convertir ese documento, en tiempo real, nuevamente en
papel, tanto de forma parcial como total.

- Destruccin de documentacin:

La destruccin de documentacin consiste en la eliminacin de la informacin de cualquier

tipo de soporte fsico (papel, disquetes, CDs, DVDs, etc.) aplicable tanto por vencimiento del
plazo legal de vigencia, como por la confidencialidad de la informacin contenida en el mis-
mo, una vez que esta no resulta de utilidad. Al final de este servicio, Xestidoc S.L. emitir un
certificado de destruccin de acuerdo con la ley vigente de Regularizacin del Tratamiento Au-
tomatizado de los datos de carcter personal, y a requerimiento del cliente tambin se emitir
certificado notarial.

- Formacin en tcnicas de gestin documental

Consiste en la imparticin de cursos de formacin en el rea archivstica al personal interno

de las empresas clientes, ofreciendo formacin a los empleados sobre el uso de la gestin web,
as como el tratamiento de la informacin y los procedimientos para la gestin de la documen-
tacin.

Los precios ofertados y la estimacin de ventas para el primer ao son las siguientes:

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 Cuadro.- Tarifas y unidades vendidas

Servicio Tarifa (sin IVA) Ventas unidades

Digitalizacin 1 /unidad 2.000

Destruccin 7 /caja 450

Custodia 10 /caja/mes 100

Formacin 20 /hora 350
Gestin documental 45 /hora 2.700

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RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 3. Proceso de prestacin del
servicio

Los procedimientos se segmentarn paso a paso para cada una de las lneas de servicio, en
este resumen indicamos a modo de ejemplo el proceso a seguir para el servicio de gestin de
informacin y documentacin

Gestin de informacin y documentacin:

1 Contacto con el cliente a travs de una visita comercial, por telfono o a travs de la
web de la empresa.
2 Fijacin de cita con el cliente para la definicin del proyecto. Es el momento en que
se identifican los problemas documentales del cliente y lo que se pretende conseguir
con el sistema de gestin documental.
3 Anlisis de la situacin. A partir de los objetivos marcados en la definicin del proyec-
to, se analizan los tipos y soportes de documentos generados, as como los procesos
de produccin, recepcin, almacenamiento, difusin, conservacin y preservacin de
la documentacin.
4 Realizacin del presupuesto. Aqu se evalan los costes del proyecto: alcance del
proyecto, el tiempo de desarrollo, el personal necesario, materiales, condiciones de
trabajo, etc.,
5 Diseo del proyecto: En el caso de aceptacin del presupuesto, se realiza la organiza-
cin de esa gestin de la documentacin (organizacin y codificacin de la documen- 13
tacin segn un orden preestablecido: clasificacin, descripcin y ordenacin), el de-
sarrollo e implementacin de las herramientas informticas necesarias para asegurar
el acceso a los documentos, y garantizar la organizacin, conservacin y eliminacin
de los mismos.
6 Implantacin: Se realizar la implantacin del sistema de gestin documental por
fases, para poder comprobar su eficacia y detectar posibles errores.
7 Formacin de usuarios: Se formar al personal de la empresa cliente por reas, en
funcin de las tareas documentales que realicen y se elaborar un manual de proce-
dimiento para el personal de la organizacin cliente.
La mayora de las necesidades de aprovisionamiento para la prestacin de los servicios sern
de material (cajas, CDs, disquetes, etiquetas, etc.) y consumibles de oficina (folios, archivado-
res, tinta de impresin, etc.), por lo que las compras de material se realizarn a mayoristas de la
zona. Su gestin y obtencin no presenta ninguna dificultad

En la actividad de Xestidoc S.L. el control de calidad se realizar sistemticamente en cada

una de las tareas desarrolladas. Destacamos la supervisin del desarrollo del software necesario
para el control y gestin de la documentacin en la empresa cliente.

Se establecer un procedimiento que describa la sistemtica a seguir para una correcta pla-
nificacin del desarrollo de una aplicacin de software y de las medidas de control a establecer
por el gabinete de programacin.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 4. El mercado y la competencia

4.1 Perfil de cliente y estimacin de ventas

Las caractersticas bsicas de los potenciales clientes de una empresa como la nuestra:
Entidades que acumulan archivos/documentacin histrica sin un lugar especfico
para ella.
Generan mltiples transacciones documentales, debido al elevado volumen de ges-
tiones realizadas con sus clientes, proveedores, etc.
Tienen problemas internos de espacio porque estn situadas en zonas cntricas de las
ciudades, donde el precio del metro cuadrado es caro.
Invierte mucho tiempo en la bsqueda de documentacin, puesto que se encuentra
desordenada sin criterios de clasificacin, lo que supone un acceso difcil a la misma.
Generalmente, los documentos se encuentran en psimas condiciones ambientales,
con altos niveles de humedad, gran cantidad de polvo y sin circuito de renovacin
del aire, lo que puede provocar la degradacin de los documentos y la consecuente
prdida de informacin.

A continuacin, se muestra una relacin que contiene algunos de los principales clientes por
14 volumen de documentacin generada- de las empresas de gestin documental.
Archivos: Tienen un gran nmero de fondos documentales que hay que revisar, ca-
talogar y clasificar para pasar a formar parte de los archivos histricos, o bien, ser
eliminados.
Bibliotecas: En la actualidad, las bibliotecas demandan ms servicios relacionados
con la implantacin de nuevas tecnologas de cara a la gestin interna de los fondos
bibliogrficos.
Centros de documentacin: Son entidades adscritas a organismos de naturaleza p-
blica o privada que funcionan como unidades de informacin especializada, cuya
finalidad es servir de referencia y ayuda documental a los profesionales o investiga-
dores en un rea determinada.
Hospitales: La gran produccin de historiales clnicos, cuyo contenido debe ser tra-
tado con rigurosa confidencialidad, exige el uso de los servicios de profesionales en
gestin documental.
Empresas que generen grandes volmenes de documentacin. Es en este grupo en
el que se centrar la labor comercial de la empresa, diferencindose as de la compe-
tencia que trabaja mayoritariamente con centros pblicos
- Compaas de seguros: Generan un gran volumen de documentacin que, a
efectos legales, debe ser archivada.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 - Banca: Manejan una gran cantidad de documentacin que debe ser custodia-
da durante perodos determinados, dependiendo de su tipologa. En este sen-
tido, al estar situadas las oficinas y sucursales en zonas cntricas donde el coste
por metro cuadrado del suelo es elevado, es habitual que tengan externalizada
la gestin y custodia de la documentacin.
- Abogados, ingenieros y arquitectos: Son demandantes de diferentes servicios
ofertados desde las empresas de gestin documental, entre los que cabe des-
tacar la microfilmacin de los planos, debido a su importante valor.
- Clnicas privadas: Producen gran cantidad de historiales clnicos, cuyo conte-
nido debe ser tratado con rigurosa confidencialidad, y que ocupan demasiado
espacio.
- Empresas relacionadas con los medios de comunicacin (prensa, editoriales,
televisiones...

Cuadro.- Nmero de empresas en Galicia, 2009

Galicia A Corua Lugo Ourense Pontevedra

Servicios financieros 57 38 3 2 14
Seguros y fondos de
35 13 4 3 15
pensiones
Actividades auxiliares
a los servicios finan- 3.823 1.639 458 445 1.281
cieros y a los seguros
15
Actividades jurdicas y
9.964 4.604 1.037 1.043 3.280
de contabilidad
Servicios tcnicos de
arquitectura e inge-
7.913 3.830 856 725 2.502
niera; ensayos y an-
lisis tcnicos
Actividades veterina-
674 260 194 61 159
rias
Actividades sanitarias 5.924 2.789 648 595 1.892
Medios de comunica-
3.325 1.602 288 220 1.215
cin
TOTAL 31.715 14.775 3.488 3.094 10.358
Fuente: IGE

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 4.2 La competencia
Existen muchas empresas que prestan alguno de los servicios que oferta Xestidoc SL, si bien
no son estrictamente empresas de gestin documental. Por otra parte, hay que sealar tambin
que existe un gran nmero de empresas de gestin documental que teniendo la sede en otra
comunidad autnoma, ofrecen sus servicios en Galicia.

A continuacin analizaremos la competencia en base a los servicios ofertados:

Custodia de documentacin: Existen muchas empresas de mudanzas que ofrecen el
servicio de guardamuebles para la custodia de documentacin.
Digitalizacin: Aqu podemos encontrar variedad de tipos de empresas, desde em-
presas que ofrecen software para digitalizar, empresas que ofrecen mquinas tipo
escner o empresas de informtica que incluyen este servicio en su cartera.
Destruccin: En este campo estaran las empresas de venta de maquinaria de des-
truccin de papel, que podran suponer una cierta competencia.
Gestin de documentacin: Este servicio incluye un tratamiento integral de la do-
cumentacin de la empresa, su anlisis, asesoramiento al cliente sobre el proceso a
seguir y las necesidades de software o sistemas.

En este campo ltimo campo, que recoge las empresas que son competencia directa de Xes-
tidoc S.L. es donde encontramos menor nmero de empresas, detectando tan slo 9 empresas
en Galicia que presten una cartera de servicios integral. De estas 9 empresas de gestin docu-
mental, 5 se encuentran en la provincia de Pontevedra y 4 en A Corua.

16 La principal diferencia de Xestidoc S.L frente a la competencia ser, bsicamente, el tipo de

cliente al que va a destinar sus servicios, ya que, mientras la mayora de las empresas existentes
centran sus esfuerzos en clientes del sector pblico (archivos, bibliotecas, hospitales, etc.), Xes-
tidoc S.L. dirigir sus servicios al sector privado.

Otra de las ventajas ser la prestacin de un servicio integral. En el anlisis de la competencia

se observa la existencia de muchas empresas que pueden ser competidoras en algn servicio,
pero hay pocas que realicen una gestin completa de la documentacin y que incorporen todos
los servicios en su cartera.

La personalizacin de los servicios ser otra caracterstica diferenciadora con respecto a

aquellas empresas que ofrecen una solucin estndar. Por ltimo se ofertar tambin un ser-
vicio postventa destinado a cubrir el mantenimiento del sistema y las posibles demandas de
mejora de los clientes.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 5. DAFO del proyecto

Se plantean en la siguiente tabla las principales amenazas y oportunidades que se presentan

para el desarrollo de la actividad en el sector, as como las ventajas y desventajas de la empresa
frente a la competencia.

Cuadro.- DAFO

DEBILIDADES
Necesidad de una continua adaptacin tecno-
lgica en las herramientas informticas.
Reducido tamao empresarial.
Necesidad de ganarse la confianza de los
clientes.
Servicio integral, falta de especializacin.
AMENAZAS
Desaparicin paulatina de la documentacin
en papel en la empresa privada y la Adminis-
tracin.
Personal propio de administracin de las or-
ganizaciones que se encargan de la gestin
documental.
Comercializacin de programas de gestin
documental.
Desconocimiento de la actividad.
Temor de ciertas organizaciones (empresas) a
ceder su documentacin.
FORTALEZAS
Capacidad de innovacin y adaptacin.
Flexibilidad en los servicios.
Posibilidad de diferenciacin en cuanto al pbli-
co objetivo.
Adecuacin a las necesidades reales del cliente.
Capacidad de realizar una gestin integral.
Experiencia y formacin de las promotoras.
OPORTUNIDADES
Necesidad de las empresas de ahorro de tiem-
po, personal y espacio en la gestin de docu- 17
mentacin.
Obligatoriedad de una gestin segura y confi-
dencial de la informacin bajo la proteccin de la
Ley Orgnica de Proteccin de Datos de Carcter
Personal.
Escasa competencia con servicios integrales.
Tendencia del sector empresarial a reducir costes
fijos y subcontratar servicios.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 6. La comercializacin del servicio

La empresa se denominar Xestidoc, S.L. donde se anan las dos palabras que definen la
actividad de Gestin Documental.

El logotipo estar compuesto por el nombre Xestidoc S.L. al lado de una carpeta de archivo
abierta en abanico, que recordar la funcin de la gestin y archivo de documentos. La imagen
de la carpeta y las letras Xesti estarn color naranja, mientras que la slaba doc ser de color
gris. El logotipo ir enmarcado en un fondo transparente y tendr un pequeo reflejo en la parte
inferior para transmitir innovacin y claridad en la lnea de las tendencias de diseo 2.0.

El logotipo se reproducir en cualquier tipo de aplicacin y publicidad, y en todo momento

figurarn los datos de localizacin de la empresa (direccin, telfono, correo electrnico y mapa
de situacin).

Los elementos en las acciones de promocin y publicidad sern los siguientes:

Web corporativa y vdeos de presentacin:
Mailing: Es otra herramienta de comunicacin tambin muy adecuada para este tipo
de empresas (permite ofrecer al cliente los servicios de forma personalizada pero sin
el coste de la visita comercial) y estar orientado a empresas susceptibles de requerir
nuestros servicios.
18
Papelera de la empresa, cartelera y folletos
Rtulo: ser instalado en la entrada de la empresa.

La responsabilidad de las distintas campaas promocionales y la publicidad recaer sobre

la promotora-gerente, que ir variando los canales y medios de promocin en funcin de los
resultados.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 7. Localizacin de la empresa

La empresa se ubicar en el polgono industrial NOVO MILLADOIRO del municipio de Ames,

a cinco minutos de Santiago de Compostela que, como capital de la comunidad es una de zona
con gran dinamismo econmico y concentracin de empresas.

Se alquilar una nave por un precio de 1.500 euros mensuales. La superficie es de 400 m2
distribuida en espacios diferenciados:
Zona de oficina: espacio de unos 50 m2 destinado a organizacin y digitalizacin de
documentos, impresiones, resolucin de consultas, etc. Adems, sera deseable habi-
litar una pequea zona acondicionada para la celebracin de reuniones.
Zona de custodia: contar con una superficie de aproximadamente 300 m2 destina-
da a la custodia y archivo de la documentacin. Este espacio estar dotado con los
equipos de seguridad necesarios, tales como extintores, cmaras de circuito cerrado,
cierres de seguridad en puertas y ventanas, etc.
Almacn: espacio de unos 40 m2 destinado a guardar el material de oficina y los di-
ferentes soportes fsicos utilizados de la documentacin: papel, CDs, DVDs, etc.
Aseos higinico-sanitarios.

Se ha optado por esta ubicacin por la posicin geogrfica del municipio, en y sus comunica-
ciones por autoista con Corua, Vigo, Pontevedra y Ourense. 19

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 8. Recursos humanos

Se crearn tres puestos de trabajo adems del de las promotoras del proyecto, todos ellos a
jornada completa: un transportista y dos documentalistas.

Las dos promotoras se encargarn de definir la estrategia y objetivos de la empresa. A efectos

de organizacin, la promotora Mar Marias, se encargar de la gestin econmico-financiera
y la relacin con bancos y clientes, es decir, elaborar facturas y dems documentos derivados
de la gestin empresarial, para lo que se coordinar con la otra promotora y se apoyar en la
aplicacin informtica utilizada a tal fin. Adems, se responsabilizar de formar y supervisar el
trabajo de gestin documental realizado por los documentalistas contratados.

La otra promotora, Sabela Pea, ser la responsable de la relacin con proveedores y apro-
visionamientos, prestando especial atencin a la calidad e innovacin de la empresa. Se encar-
gar, por otra parte, de la labor comercial, realizando visitas a clientes y analizando sus nece-
sidades para poder ofrecer una propuesta de servicio ptima. Adems, ser la responsable del
diseo, desarrollo y mantenimiento de aplicaciones informticas necesarias para los proyectos
de gestin documental.

Los documentalistas se encargarn de las tareas tcnicas de gestin de archivos y documen-

tacin, digitalizacin, destruccin y resolucin de consultas relacionadas con la documentacin
20 en custodia. El perfil necesario para estos puestos ser el de personas con formacin especfica
en gestin documental o administracin, con experiencia en gestin de archivos y conocimien-
tos de informtica, catalogacin y gestin administrativa.

El conductor tendr como tarea principal la de recogida y entrega de material o documen-

tacin en la sede del cliente. Adems, se encargar de prestar apoyo en el rea de destruccin
cuando no se encuentre en servicio de transporte.

Cuadro.- Personal

CATEGORA PROFESIONAL Tipo contrato Salario Base

Promotora 1 - 15.000
Promotora 2 - 15.000
Documentalistas Indefinido 14.000
Transportista Indefinido 13.000

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 9. Resumen del plan econmico

Presentamos los principales indicadores del plan econmico de la empresa.

9.1 Inversiones
Se detallan las inversiones previstas para los cinco primeros aos de actividad.

Cuadro.- Resumen de las inversiones

CONCEPTO Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5
INMOVILIZACIONES INMATERIALES 3.500,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Aplicaciones Informticas 3.500,00 0,00 0,00 0,00 0,00
CONSTRUCCIONES 18.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Acondicionamiento de locales 18.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00
ELEMENTOS DE TRANSPORTE 12.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00
MOBILIARIO Y ENSERES: 12.500,00 5.000,00 5.000,00 0,00 0,00
Mesas, sillas y otros muebles 2.500,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Armarios y estanteras 10.000,00 5.000,00 5.000,00 0,00 0,00
21
MAQUINARIA Y EQUIPOS: 23.800,00 0,00 0,00 500,00 7.000,00
Maquinaria 14.000,00 0,00 0,00 0,00 7.000,00
Equipos de transporte interno
6.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00
(carretillas elevadoras, ...)
Equipos de control 2.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Utillajes 1.800,00 0,00 0,00 500,00 0,00
EQUIPOS INFORMTICOS 3.500,00 0,00 0,00 1.800,00 0,00
TOTAL 73.300,00 5.000,00 5.000,00 2.300,00 7.000,00
TOTAL IVA SOPORTADO 13.194,00 900,00 900,00 414,00 1.260,00

En el segundo y tercer ao de actividad, Xestidoc S.L. aumentar la inversin en mobiliario

y, al cuarto y quinto ao, de maquinaria, con la intencin de mejorar la calidad de los servicios.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 9.2 Financiacin
Se ha estimado que la estructura de la financiacin a largo plazo necesaria para el desarrollo
de la actividad presenta la siguiente composicin.

Cuadro.- Resumen de Financiacin

Concepto Importe
Inversin 73.300
Fondo de maniobra 24.259,02
Recursos propios 38.000
Recursos ajenos 36.000
Total financiacin 74.000
% fondos propios 51,5%

Se solicitar un prstamo de 36.000 euros a una entidad financiera a travs del ICO, las con-
diciones de este programa establece un plazo de 7 aos para la devolucin y un tipo de inters
del 3,65% con dos aos de carencia.

22

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
9.3 Ingresos
Se presenta a continuacin los ingresos por lnea de servicios que oferta la empresa.

Cuadro.- Ingresos previstos

CONCEPTO IMPORTE (EUROS)

Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5

Digitalizacin 2.000,00 2.163,00 2.339,28 2.650,41 3.002,91

Destruccin 3.150,00 3.341,84 3.545,35 3.907,33 4.225,78

Custodia 12.000,00 13.596,00 15.404,27 18.246,36 20.673,12

Formacin 7.000,00 7.570,50 8.187,50 8.854,78 9.576,44

Gestin documental 121.500,00 137.659,50 155.968,21 184.744,35 209.315,35
TOTAL 145.650,00 164.330,84 185.444,61 218.403,22 246.793,60
TOTAL IVA REPERCUTIDO 26.217,00 29.579,55 33.380,03 39.312,58 44.422,85

Los incrementos de precio previstos para las distintas lneas de servicios sern del 3%.

Los costes variables son muy similares para todos los servicios y se han estimado entre un
2,5% y un 3% sobre el precio de venta. Bsicamente se refieren a la compra de materiales ne-
cesarios para la prestacin del servicio. Los pagos se harn a 30 das, vinculados a la percepcin
de ingresos.
23

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 9.4 Costes fijos
Presentamos el resumen de los costes fijos de la empresa.

Cuadro.- Costes fijos

CONCEPTO Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5
SERVICIOS EXTERIORES 38.820,00 39.374,00 39.893,30 40.438,50 41.011,29
Alquileres 18.000,00 18.000,00 18.000,00 18.000,00 18.000,00
Reparaciones y mantenimiento 1.000,00 1.100,00 1.210,00 1.331,00 1.464,10
Servicios de profesionales
9.000,00 9.270,00 9.548,10 9.834,54 10.129,58
independientes
Publicidad, Promocin y Relaciones
1.800,00 1.800,00 1.800,00 1.800,00 1.800,00
Pblicas
Dietas y gastos de viajes 1.200,00 1.260,00 1.323,00 1.389,15 1.458,61
Seguros 2.500,00 2.500,00 2.500,00 2.500,00 2.500,00
Servicios bancarios y similares 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Material de oficina 1.900,00 1.900,00 1.900,00 1.900,00 1.900,00
Agua 800,00 800,00 800,00 800,00 800,00
Luz 1.200,00 1.200,00 1.200,00 1.200,00 1.200,00
Telfono 1.240,00 1.364,00 1.432,20 1.503,81 1.579,00
Suscripciones y cuotas
24 180,00 180,00 180,00 180,00 180,00
profesionales
Correo y mensajera 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Otros suministros 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Tipo de IVA Soportado 18% 18% 18% 18% 18%
Periodo Medio Pago (das) 30 das 30 das 30 das 30 das 30 das
TRIBUTOS 5.596,34 9.438,69 8.962,69 11.770,65 17.914,06
Impuesto sobre beneficios 5.146,34 8.975,19 8.485,29 11.278,92 17.407,58
Tasas municipales (IAE, Basura, etc.) 450,00 463,50 477,41 491,73 506,48
GASTOS DE PERSONAL (*) 71.930,64 74.088,56 96.065,17 117.840,38 121.375,59
GASTOS FINANCIEROS 1.314,00 1.314,00 1.237,59 1.066,92 889,93
Intereses de deudas 1.314,00 1.314,00 1.237,59 1.066,92 889,93
Otros g.financieros (avales,
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
comisiones bancarias, ...)
AMORTIZACIONES 8.120,00 8.620,00 9.120,00 8.500,00 8.290,00
OTROS GASTOS DE GESTIN 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
COSTES DE ESTRUCTURA TOTALES 125.780,98 132.835,25 155.278,75 179.616,45 189.480,86

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Gestin documental
9.5 Cuenta de resultados previsionales
Se presenta a continuacin la cuenta de resultados previsionales de la empresa.

Cuadro.- Cuenta de resultados

CUENTA RESULTADOS Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5
+ INGRESOS 145.650,00 164.330,84 185.444,61 218.403,22 246.793,60
+ SUBVENCIONES
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
EXPLOTAC.
= INGRESOS DE
145.650,00 164.330,84 185.444,61 218.403,22 246.793,60
EXPLOTACIN
- COMPRAS Y OTROS
4.430,00 4.570,00 4.710,00 4.950,00 5.090,00
COSTES VENTA
+/- VARIAC.
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
EXISTENCIAS
- GASTOS PERSONAL 71.930,64 74.088,56 96.065,17 117.840,38 121.375,59
- GASTOS
39.270,00 39.837,50 40.370,71 40.930,23 41.517,77
EXPLOTACIN
- AMORTIZACIONES 8.120,00 8.620,00 9.120,00 8.500,00 8.290,00
- DOTAC.
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
INSOLVENCIAS
=RESULTADO DE
21.899,36 37.214,78 35.178,74 46.182,61 70.520,25
XPLOTACIN
25
+ INGRESOS
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
FINANCIEROS
- GASTOS
1.314,00 1.314,00 1.237,59 1.066,92 889,93
FINANCIEROS
=RESULTADO
-1.314,00 -1.314,00 -1.237,59 -1.066,92 -889,93
FINANCIEROS
- OTROS GASTOS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
= RESULTADO ANTES
20.585,36 35.900,78 33.941,15 45.115,69 69.630,32
IMPTOS.
- IMPUESTOS 5.146,34 8.975,19 8.485,29 11.278,92 17.407,58
RESULTADO DEL
15.439,02 26.925,58 25.455,86 33.836,77 52.222,74
EJERCICIO
CASH - FLOW 23.559,02 35.545,58 34.575,86 42.336,77 60.512,74

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 9.6 Previsiones de tesorera
La tesorera anual de la empresa se detalla en el siguiente cuadro.

Cuadro.- Tesorera anualizada

PRESUPTO. TESORERA Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5
Pagos de las Inversiones en
73.300,00 5.000,00 5.000,00 2.300,00 7.000,00
Activos Fijos
Variacin Inmov. Financiero 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
+ Clientes y Deudores 14.322,25 16.159,20 18.235,39 21.476,32 24.268,04
+ Existencias 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
- Cuentas a Pagar 10.417,87 34.515,37 37.785,87 46.957,53 57.306,01
= Capital Circulante 3.904,38 -18.356,17 -19.550,48 -25.481,21 -33.037,97
- Capital Circulante INICIAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
(Disminucin)/Aumento
3.904,38 -22.260,55 -1.194,31 -5.930,73 -7.556,76
C.Circulante
TOTAL FONDOS ABSORBIDOS 77.204,38 -17.260,55 3.805,69 -3.630,73 -556,76
FONDOS GENERADOS
9.594,02 35.545,58 34.575,86 42.336,77 60.512,74
(Cash Flows)
MOVIMIENTO DE FONDOS -67.610,36 52.806,13 30.770,17 45.967,50 61.069,50
+ Desembolsos Capital 38.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00
26
+ Financ.Recibida a L.P. 36.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00
+ Financ.Recibida a C.P. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
- Devol. Financ. a L.P. 0,00 0,00 4.597,99 4.768,66 4.945,65
- Devol. Financ. a C.P. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
= VARIACION TESORERA 6.389,64 52.806,13 26.172,18 41.198,84 56.123,85
+ Saldo Inicial Tesorera 0,00 6.389,64 59.195,77 85.367,95 126.566,79
= SALDO FINAL DISPONIBLE 6.389,64 59.195,77 85.367,95 126.566,79 182.690,64

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
9.7 Ratios del Proyecto
Se presentan a continuacin los ratios ms significativos sobre los resultados obtenidos.

Cuadro.- Ratios del proyecto

Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5
Rentabilidad econmica 3,8% 27,2% 21,8% 23,2% 27,4%
Margen sobre las ventas 2,3% 22,6% 19,0% 21,1% 28,6%
Rotacin del activo 1,70 1,20 1,15 1,10 0,96
Rentabilidad financiera 3,7% 40,6% 27,7% 26,9% 29,4%
Endeudamiento 0,91 0,54 0,34 0,21 0,12
Coste medio de la deuda 3,7% 3,7% 3,9% 4,0% 4,1%
Apalancamiento 2,18 2,06 1,75 1,59 1,44
Solvencia 1,99 2,18 2,74 3,15 3,61

Cuadro.- Grfico de rentabilidades

R. FINANCIERA R. ECONMICA

45,0 %
40,0 %
35,0 %
30,0 %
25,0 % 27
20,0 %
15,0 %
10,0 %
5,0 %
0,0 %
(5 %)
Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5

EVOLUCIN DE LA RENTABILIDAD

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 10. Innovacin

Hoy en da lo habitual es que las empresas necesiten implantar sistemas informticos que
permiten la planificacin y el control de los procesos y los recursos: aplicaciones tipo MRP (Ma-
terial Requirements Planning), ERP (Electronic Resource Planning), CRM (Customer Relations-
hip Management) y SCM (Suply Chain Management). Dichas aplicaciones permiten controlar
los datos relativos a los procesos clave (comercial, ingeniera, compras, fabricacin, almacenes,
expediciones, facturacin, tesorera, contabilidad analtica, contabilidad financiera). Estos MRP,
ERP, CRM y SCM han tenido mucho xito en la mejora de las organizaciones, ya que facilitan la
sistematizacin de los procesos y permiten disponer de informacin en tiempo real que resulta
crucial para la gestin.

Para poder dar respuesta a las necesidades de las empresas en cuanto a gestin documental e
integrarla con estos sistemas, Xestidoc S.L. estar en disposicin de trabajar con diferentes siste-
mas operativos (Windows, Solaris, Linux, etc), servidores de aplicaciones (Tomcat, WebSphere),
plataformas (Documentum, Webpublisher, Ultimus, Vignette, FatWire, OpenCMS), Entornos
colaborativos (EMC, Vignette, Alfresco), sistemas ERM (Employee Relationship Management),
bases de datos (Oracle, PostgreSQL, Mysql, etc) y lenguajes de programacin (J2EE, JSP, XML,
XSL, Jphython, SQL, DQL).

En un entorno tan cambiante como el de las nuevas tecnologas, es necesario que Xestidoc
28 S.L. est al da en cuanto a las novedades tecnolgicas, por lo que realizar estudios peridicos
de las novedades en sistemas de gestin documental que la competencia ponga en el mercado
y, por supuesto, acudir a ferias sectoriales, jornadas y eventos. A continuacin mostramos las
de mayor inters:
Congreso de ANABAD, en Madrid. Congreso sobre Memoria y Tecnologa.
Seminario de Medidas de conservacin y mantenimiento de materiales documentales
en Madrid. Seminario organizado por la Fundacin Ciencias de la Documentacin.
Jornadas de Tratamiento y Recuperacin de Informacin en Legans (Madrid).
Mite en Santiago de Compostela. Certamen de las tecnologas de comunicacin e
informacin.
Galicia TIC. Foro de referencia sobre tecnologas de la informacin y comunicaciones
en Galicia.
SIMO en Madrid. Feria de Informtica, multimedia y comunicaciones.

RESUMEN DEL PLAN DE NEGOCIO

Gestin documental
 11. Planificacin temporal de la
puesta en marcha

El listado de trmites que realizarn las promotoras son los habituales de una empresa y no
presentan ningn elemento especfico determinado por el tipo de actividad. Sern los siguientes:
Registro del dominio Web.
Constitucin de la Sociedad Limitada.
Declaracin previa al inicio de actividad.
Solicitud de prstamo a largo plazo.
Gestin de alquiler de local.
Solicitud de licencia de obra.
Acondicionamiento del local.
Contactos con proveedores.
Adquisicin de equipamiento
Seleccin de trabajadores.
Solicitud de licencia de apertura.
Adquisicin de equipamiento.
Solicitud de pedido a proveedores.
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Inicio de campaa promocional de apertura.
Trmites laborales (alta de las promotoras y de los trabajadores, comunicacin de la
apertura del centro de trabajo y sellado de libros).
Inicio de la actividad.

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