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INSTRUCTIVO PARA LA GESTIN DE DISCREPANCIAS Y

DEVOLUCIONES A PROVEEDORES
GESTIN DE ABASTECIMIENTO
UNIDAD DE SERVICIOS COMPARTIDOS DE COMPRAS Y
CONTRATACIN
Elaborado
GAB-I-010 Versin: 1
30/08/2012

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ........................................................................................................................ 3
2. GLOSARIO ....................................................................................................................... 3
3. CONDICIONES GENERALES ................................................................................................ 7
4. DESARROLLO ................................................................................................................... 8
4.1 GENERACIN DE DISCREPANCIAS ................................................................................. 8
4.1.1. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA CREACIN DE DISCREPANCIAS ............................................... 8
4.1.2. ASPECTOS A ANALIZAR DESPUS DE LA CREACIN DE LA DISCREPANCIA ............................................. 10
4.2 CREACIN DE SALIDAS A PROVEEDOR, SU MANEJO CONTABLE E INTERRELACIONES ......... 11
4.2.1 MANEJO DE LAS ORDENES TIPO RETORNO EN ELLIPSE ................................................................ 12
4.2.1.1 CREACIN Y SEGUIMIENTO A LAS ORDENES TIPO RETORNO ......................................................... 12
4.2.1.2 PROCESO DE CIERRE DE UNA ORDEN DE COMPRA TIPO RETORNO Y AJUSTES CONTABLES QUE DEBEN EFECTUARSE
.............................................................................................................................. 13
4.2.2 APERTURA, MANEJO Y CIERRE DE LAS NOTAS CRDITO EN ELLIPSE ................................................. 13
4.2.3 RECLASIFICACIN DE LAS ORDENES TIPO RETORNO EN ELLIPSE ...................................................... 14
4.2.4 RECLASIFICACIN DE LAS NOTAS CRDITO EN ELLIPSE ............................................................... 15
4.2.4.1 SI NO SE HA HECHO EFECTIVA LA NOTA CRDITO ..................................................................... 15
4.2.4.2 CUANDO EL PROVEEDOR NO ACEPTE PAGAR EL VALOR ................................................................ 15
4.2.4.3 CUANDO LA DISCREPANCIA NO ES ATRIBUIBLE AL PROVEEDOR ...................................................... 15
4.2.4.4 CUANDO EL PROVEEDOR INDIQUE QUE CONSIGNAR EL DINERO PENDIENTE ....................................... 17
4.2.4.5 CUANDO EL PROVEEDOR RESTITUIR EL MATERIAL PENDIENTE POR OTRO MATERIAL .............................. 17
4.3 REPORTE DE DISCREPANCIAS A LA ASEGURADORA Y PROCESO DE RECLAMACIN .............. 17
4.3.1 PROCEDIMIENTO BSICO DE REPORTE DE DISCREPANCIAS EN RECIBO PARA SOPORTAR LA RECLAMACIN A LA
ASEGURADORA ............................................................................................................. 18
4.3.2 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR LAS RECLAMACIONES A LA ASEGURADORA......................................... 20
4.4 TIPOS DE RECLAMACIONES E INTERRELACIONES PARA RDENES DE COMPRA PAGADAS ..... 21
4.4.1 RECLAMACIN POR FALTANTES DE MATERIAL YA PAGADO EN RDENES DE COMPRA DE IMPORTACIN .......... 21
4.4.1.1 RECLAMACIN POR FALTANTES O DAOS A LA CARGA ATRIBUIBLES AL PROVEEDOR ............................... 21
4.4.1.2 RECLAMACIN POR FALTANTES O DAOS NO ATRIBUIBLES AL PROVEEDOR. ........................................ 22
4.4.2 RECLAMACIN POR RECIBO DEL MATERIAL FUERA DE ESPECIFICACIONES ........................................... 22
4.4.2.1 EL PROVEEDOR REPONDR EL MATERIAL FUERA DE ESPECIFICACIONES Y SE REXPORTAR EL MATERIAL RECIBIDO
INICIALMENTE. ............................................................................................................. 22
4.4.2.2 EL PROVEEDOR REPARAR EL MATERIAL FUERA DE ESPECIFICACIONES O SOLICITA SE LE DEVUELVA EL MATERIAL
FUERA DE ESPECIFICACIONES DENTRO DEL PAS. ....................................................................... 24
4.4.2.3 EL PROVEEDOR REPONDR EL MATERIAL FUERA DE ESPECIFICACIONES Y SOLICITA NO SE LE DEVUELVA EL
MATERIAL ENTREGADO CON INCONSISTENCIAS ......................................................................... 25
4.4.2.4 . EL PROVEEDOR REPONDR EL VALOR EN DINERO DESCONTADO DE UN PAGO PENDIENTE O CONSIGNANDO EN LAS
CUENTAS DE ECOPETROL. .............................................................................................. 25
4.4.2.5 PROVEEDOR INDICA QUE NO REPONDR EL MATERIAL NI EL DINERO DEL MISMO NI RECIBIR EL MATERIAL FUERA
DE ESPECIFICACIONES. .................................................................................................... 25
4.4.3 MATERIALES SOBRANTES ................................................................................................. 25
4.5 PROCEDIMIENTO DE CIERRE DE DISCREPANCIAS .......................................................... 26

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4.5.1 RESPONSABLES DEL SEGUIMIENTO, GESTIN, SOLUCIN A LAS DISCREPANCIAS, SALIDAS A PROVEEDORES POR
DISCREPANCIAS Y CIERRE DE DISCREPANCIAS. ......................................................................... 28
4.6 SEGUIMIENTO Y CONTROL.......................................................................................... 30
5. CONTINGENCIAS ............................................................................................................ 31
ANEXO 1 .............................................................................................................................. 34
ANEXO 2 .............................................................................................................................. 35
ANEXO 3 .............................................................................................................................. 36
ANEXO 4 .............................................................................................................................. 37

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1. OBJETIVO

Definir en ECOPETROL S.A. el manejo de las Discrepancias presentadas en rdenes de compra y las
devoluciones de material a proveedores que stas puedan originar.

2. GLOSARIO

Agente de aduana: Compaa especializada en ofrecer servicios de agenciamiento aduanero.

Almacenamiento: Actividad que depende del rea de bodegas, necesaria para la preservacin de los
materiales, mediante la aplicacin de tcnicas correctas de almacenamiento y preservacin.

ASOI: Centro logstico virtual Asociadas Importaciones, en SAP, para materiales de rdenes de compra
de importacin en bodega.

ASOP: Centro logstico Asociadas Proyectos, en SAP, para materiales de rdenes de compra de
importacin en bodega.

Carga: Cualquier material, equipo, repuesto e insumo que llega sale del rea de recibo en un
embalaje determinado.

Chequeo: Actividad del rea de bodegas, cuya funcin bsica es verificar que el material recibido
cumpla con las condiciones de suministro pactadas en la orden de compra, en trminos de cantidad,
especificaciones tcnicas y de calidad y dems condiciones de entrega.

Cuenta de compensacin: Son cuentas corrientes en moneda extranjera en entidades financieras del
exterior, las cuales se registran en el Banco de la Repblica y a travs de las cuales se efectan las
operaciones del mercado cambiario y aquellas del mercado libre que se canalicen voluntariamente a
travs de dichas cuentas.

Despacho: Actividad que depende del rea de bodegas, su funcin es realizar la entrega de los
materiales al usuario, mediante el servicio de Mostrador Puerta a puerta.

Discrepancia: Diferencia que se presenta bien sea en cantidad, especificaciones tcnicas, condiciones
o estado general del material recibido respecto de lo convenido y solicitado en una orden de compra.

ECPI: Centro logstico virtual Ecopetrol Importacin, en SAP, para materiales de rdenes de compra de
importacin en trnsito.

ECPP: Centro logstico Ecopetrol Proyectos, en SAP, para materiales de rdenes de compra de
importacin en bodega.

ELLIPSE: Sistema de informacin utilizado por ECOPETROL S.A. para la administracin de materiales
de operacin y mantenimiento.

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Factura tipo retorno: Proceso de Ellipse en el cual se elabora una factura con cargo al proveedor de
material pagado, que present discrepancia.

Funcionario Autorizado: (FA) Ver definicin en el Manual de Contratacin de Ecopetrol S.A

Funcionario de bodega: Funcionario responsable de verificar y realizar los recibos fsicos de


materiales en bodega, as como los recibos On Site, y la creacin de discrepancias.

Funcionario de seguimiento nacional: Funcionario, de ECOPETROL S.A. o Contratista, encargado de


realizar el seguimiento y control de las rdenes de compra a proveedores nacionales cumpliendo con
los procedimientos establecidos para tal fin.

Funcionario encargado de discrepancias: Es el funcionario de seguimiento nacional o profesional


de aseguramiento de importaciones encargado de la gestin para asegurar el cierre de las
discrepancias.

MANI: Centro logstico virtual Mandato Importaciones, en SAP, para materiales de rdenes de compra
de importacin en bodega.

MANP: Centro logstico Mandato Proyectos, en SAP, para materiales de ordenes de compra de
importacin en bodega.

Materiales: Herramientas u objetos de cualquier clase, necesarios para el desempeo de un servicio o


el desarrollo de un producto o para el manejo adecuado de todos los equipos y las plantas, los cuales
podrn ser para mantenimiento y sostenibilidad de la operacin o proyectos y crecimiento de la
empresa.

MBGR: Transaccin SAP para consultar y/o generar reporte de discrepancias.

MDTI: Centro logstico virtual Ecopetrol Importaciones, en SAP, para materiales de rdenes de compra
de importacin en bodega.

MDTP: Centro logstico Ecopetrol Proyectos, en SAP, para materiales de rdenes de compra de
importacin en bodega.

ME23N: Transaccin SAP para consulta de rdenes de compra.

MIGO_GR: Transaccin SAP para recibo OFF-SITE, registro de discrepancias de rdenes de compra de
importacin tipo proyectos y devolucin de materiales a proveedores.

MIGO_TR: Transaccin SAP para recibo de ON-SITE rdenes de compra de importacin, de proyectos.

MSO150: Transaccin Ellipse que se utiliza para reportar el ingreso a bodega de materiales nacionales
y materiales de importacin con el cual se genera el Way Bill.

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MSO14R: Transaccin Ellipse que se utiliza para realizar las entradas de materiales a bodega por
concepto de salidas de material que es devuelto al proveedor o entregados al usuario.

MSO15K: Transaccin de Ellipse que se utiliza para reportar ON-SITE o recibo fsico de rdenes de
compra de importacin en la bodega de materiales, de acuerdo con el WAYBILL generado en el reporte
OFF-SITE.

MSO15P: Transaccin Ellipse que se utiliza para realizar la devolucin de materiales a proveedores en
el sistema de informacin, descargando las existencias del inventario en bodega.

MSO220: Transaccin Ellipse utilizado para modificar o eliminar rdenes de compra. Se utiliza para
eliminar la orden de compra retorno cuando se decide cambiar la estrategia de recuperacin del valor
en discrepancia pasando a cobro a travs de nota crdito

MSO221: Transaccin Ellipse utilizado para consultar rdenes de compra, que se enlaza con el
programa de consulta de discrepancias MSO247 por medio de la ACCIN P: REVIEW
DISCREPANCY NUMBER.

MSO228: Transaccin Ellipse que se utiliza para documentar y dejar trazabilidad del seguimiento de
las rdenes de compra.

MSO245: Transaccin Ellipse que se utiliza para registrar la creacin, modificacin, eliminacin, cierre
y seguimiento de discrepancias presentadas en los materiales comprados.

MSO247: Transaccin Ellipse utilizado para consultar el estado de las discrepancias, tipo de
discrepancias y textos extendidos.

MSO260: Transaccin Ellipse utilizado para la elaboracin de facturas tipo retorno con cargo a
proveedores de rdenes de compra de importacin, cuyos materiales hayan presentado discrepancia.

MSO261: Transaccin Ellipse que se utiliza para modificar una factura tipo retorno, agregar y modificar
tems de una factura tipo retorno, agregar y modificar glosa de una factura tipo retorno.

MSO263: Transaccin Ellipse que se utiliza para consultar facturas tipo retorno, de rdenes de compra
de importacin que presentaron discrepancia.

Orden de compra de importacin: Es aquella orden de compra que se desarrolla y es entregada


fuera del territorio nacional. Su generacin implica el manejo logstico por parte de ECOPETROL que
permita la recepcin del material acorde con el trmino de negociacin pactado hasta su entrega en el
destino final donde sea requerido, incluyendo todo lo referente a nacionalizacin y envo a destino final.

Orden de compra tipo gastos: Orden de compra de materiales para operacin y mantenimiento que
poseen cdigo en el sistema Ellipse

Orden de compra tipo proyecto: rdenes de compra de material asociada a la atencin de las
necesidades de proyectos.
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Orden de compra tipo retorno: Documento de Ellipse que se asigna automticamente luego de
elaborar una devolucin a proveedor para remplazo o reposicin de materiales recibidos y pagados a
los cuales se le encuentran posteriormente discrepancia.

Orden de Compra: Documento contractual donde se describe el producto solicitado, cantidad,


condiciones comerciales y de suministro e instrucciones de inspeccin y liberacin cuando sea el caso.

Planilla de devolucin: Formato donde se registra la devolucin o salida de materiales fuera de las
instalaciones de bodegas ECOPETROL a diferentes destinos.

Profesional de Aseguramiento de Importaciones (FS): Ver definicin en el Instructivo de


Aseguramiento de una Orden de compra de Importacin ECP-GAB-I-004

Proveedor: Persona natural o jurdica con la cual la empresa, posee una relacin contractual de
suministro de bienes.

R.ECR246: Transaccin Ellipse utilizado para la generacin e impresin de informes del estado de las
discrepancias, dependiendo de la fecha de creacin, la bodega, el proveedor y el estado actual, ya sea
abierta o cerrada.

Recibo en Bodega: Actividad que realiza el rea de recibo de la bodega de materiales y cuya
funciones bsicas son: recibir, chequear, verificar especificaciones tcnicas y requerimientos
registrados en la hoja de chequeo y en caso de ser necesario, contactar a los usuarios que dan visto
bueno al material. Esta actividad aplica a los materiales comprados o transferidos desde otras bodegas
de ECOPETROL.

Recibo OFF-SITE: Aplica para rdenes de compra de importacin. Es la actividad de reportar, en los
sistemas de informacin Ellipse SAP, el recibo virtual segn trminos de entrega pactados en la orden
de compra de importacin. En Ellipse el registro del recibo OFF-SITE genera un documento interno
denominado WAYBILL que informa a las reas de bodega lo recibido y que debe ser utilizado para
reportar el recibo cuando el material llegue a destino final; en SAP genera un documento consecutivo
denominado DOCUMENTO DE MATERIAL.

Recibo ON-SITE: Aplica para rdenes de compra de importacin. Es la actividad de reportar, en el


sistema de informacin Ellipse SAP, el recibo fsico en la bodega de destino final del material recibido
OFF-SITE. En Ellipse se debe reportar el recibo de los materiales relacionados en el respectivo
WAYBILL; en SAP se debe reportar el recibo de los materiales previamente recibidos en OFF-SITE, la
respectiva orden de compra e tem.

SAP: Software utilizado en ECOPETROL para el manejo integral de los procesos administrativos y
contables, incluidos los registros de compras y cuentas por pagar, as como el manejo de inventario de
materiales de proyectos.

Service Manager: Habilitador tecnolgico para gestin, seguimiento y control de las solicitudes
servicios de exportacin de materiales, entre otros.

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WAYBILL: Numero consecutivo del documento electrnico que se genera en el sistema de informacin
Ellipse cuando se realiza un recibo OFF SITE.

3. CONDICIONES GENERALES

La creacin de Discrepancias a proveedores sirve como un insumo para la aplicacin de la evaluacin


de desempeo de contratistas segn lo estipulado en el Procedimiento de Desempeo de Contratistas
(ECP-DEA-P-006) y como herramienta de control para los casos en que se deba restituir pendientes por
rdenes de compra. Las discrepancias tendrn dos estados: Abierta o Cerrada.

Las principales causas para la creacin de discrepancias son:

Materiales faltantes: Una vez recibido los materiales por parte de ECOPETROL se detectan
faltantes entre la cantidad solicitada y la recibida.

Material con dao o deterioro: Una vez recibido los materiales por parte de ECOPETROL se
detectan daos o en mal estado.

Material fuera de especificaciones: El material recibido no corresponde a las


especificaciones tcnicas descritas en la orden de compra.

Material sobrante: Proveedor enva material adicional que no fue solicitado o no corresponde
a la orden de compra.

Despachos parciales no autorizados: Cuando el proveedor enva despachos parciales no


autorizados en la orden de compra. Este tipo de despachos puede implicar actividades
adicionales en recibo, chequeo, facturacin, pago, etc.

Otros: Dado que las discrepancias en el sistema Ellipse sirven para evaluar a los proveedores,
stas pueden utilizarse para controlar aspectos contractuales que no sean cumplidos, tales
como No entrega de: certificados de calidad, certificados de composicin de material, garantas
de calidad, facturas dentro del tiempo asignado, garantas de cumplimiento y calidad pactadas
contractualmente, condiciones de transporte y en general cualquier incumplimiento respecto a
lo sealado en la orden de compra o en las normas que le apliquen.

En los casos donde se presentan stas situaciones, se deber efectuar una devolucin a proveedor por
discrepancia; sta devolucin genera un movimiento contable, el cual implica descargar del inventario
el valor de dicha devolucin y generar un valor pendiente de cobro al proveedor. Las discrepancias
generadas en Ellipse no generan ningn movimiento contable, y sirven para seguimiento y control. Las
devoluciones a proveedores por discrepancias de material previamente pagado, generan un
movimiento contable el cual es transferido de Ellipse al sistema SAP a travs de una Interface
denominada EAI para su respectiva contabilizacin.

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4. DESARROLLO

4.1 GENERACIN DE DISCREPANCIAS

Una discrepancia puede presentarse en las etapas de seguimiento de la compra, recibo, chequeo,
almacenamiento, despacho al usuario o durante el montaje del material y/o durante su utilizacin.

Las discrepancias de rdenes de compra de tipo gastos sern creadas en Ellipse a travs de la
transaccin MSO245, el cual deber ser utilizado para registrar la creacin, seguimiento y el cierre de
discrepancias presentadas en rdenes de compra. Las discrepancias de rdenes de compra de tipo
proyectos sern creadas en SAP a travs de la transaccin MIGO_GR.

Las discrepancias deben ser creadas a la orden de compra que presenta el inconveniente.

Los datos mnimos que solicita el sistema para la creacin de una discrepancia son:
Nmero de la orden de compra y su respectivo tem en discrepancia.
Cantidad en discrepancia
Fecha de creacin
Registro de quien la crea.
Descripcin corta de la discrepancia
Tipo de Discrepancia (Faltante, incompleto, dao o deterioro, fuera de especificaciones,
sobrantes)
Causa (Error del proveedor, responsabilidad del embarcador, etc.)

4.1.1. Aspectos a tener en cuenta para la creacin de Discrepancias

1. Si el evento es detectado durante el recibo chequeo del material en las bodegas de ECOPETROL, el
funcionario de bodega crear la discrepancia correspondiente y se adjuntarn los documentos soporte
de la misma, tales como, remesa de transporte con observaciones de las condiciones en que se recibe
la carga, debidamente firmada y sellada; copia de la hoja de chequeo con las observaciones, revisin
de especificaciones de catlogo, fotografas, etc., informando siempre al Funcionario de Aseguramiento
encargado de las Discrepancias, en un plazo no mayor a tres (3) das de recibido el material en
bodega.

2. Si el evento ocurre en el rea de bodegas durante el almacenamiento, custodia, manipulacin


movilizacin del material en la dependencia encargada del recibo del material, el funcionario de
bodega deber generar la discrepancia e informarla al funcionario encargado de las discrepancias o al
funcionario de seguimiento de pedidos nacionales o el de aseguramiento de importaciones a fin de
analizar la necesidad de crear una discrepancia.

El funcionario de bodega debe dejar constancia en Ellipse, programa MSO228, del registro de la
informacin de la discrepancia indicando la fecha, observaciones respectivas y registro del funcionario
que hace el reporte, de igual manera la informacin mencionada deber quedar registrada en el texto
extendido del programa de creacin de discrepancias MSO245 en los casos en que aplique para Ellipse.
En SAP deber consignar la informacin pertinente en la transaccin MIGO_GR al momento de generar
la discrepancia.

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Las discrepancias en las rdenes de compra debern ser documentadas y entregadas por los
funcionarios de bodega al Funcionario encargado de las Discrepancias

La entrega deber ser en el formato Investigacin Preliminar de Discrepancias en Importaciones


(ECP-GAB-T-023) diligenciando la parte no sombreada del formato con la informacin referente al
recibo de la carga y adjuntando los documentos soporte del mismo tales como: Remisin firmada y
sellada por el funcionario que recibi la carga, incluyendo las correspondientes notas del estado visual
de la carga recibida, evidencia fotogrfica de la carga recibida, datos de peso, volumen, estado y
nmero de unidades transportadas y recibidas, el concepto tcnico del rea de confiabilidad o de la
dependencia equivalente en el negocio y en general con toda la informacin que permita realizar un
anlisis integral que permita determinar el responsable de la discrepancia.

Para la devolucin a proveedor de material en discrepancia de rdenes de Compra, el funcionario


encargado de la discrepancia debe proporcionar las indicaciones pertinentes al funcionario de bodega
para tal fin.

3. Toda creacin y cierre de una discrepancia y una salida a proveedor por discrepancia debe estar
debidamente justificada y documentada. Una vez creada la discrepancia, sta queda en estado
Abierta.

Algunos ejemplos de hechos que generan discrepancias son:

Participante del Posibles siniestros


proceso logstico
Despacho incompleto de renglones
Material despachado fuera de especificaciones
Material daado con necesidad de reparacin
Daos ocasionados por mal embalaje
Diferencia entre las cantidades remisiones y las entregadas
Proveedor
Entrega de productos vencidos
Despachos sin los requerimientos de la normatividad (ej.
material que debe ser refrigerado y lo envan sin
refrigeracin)
Documentacin incompleta
Despacho incompleto respecto a lo entregado por el
proveedor.
Despacho incompleto por prdida en sus instalaciones.
Daos ocasionados por mal manejo del embalaje.
Prdida de carga dentro de los puertos o depsitos
habilitados.
Operador Logstico
Saqueo parcial, avera, roturas, mal manejo y deterioro de
la carga en puertos o depsitos habilitados
Prdida por entregar incompleta la carga al transporte
nacional
Transporte inadecuado
Prdida de la carga, parcial o total por no ubicacin en

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puerto o depsito habilitado


Prdida o dao de carga en trnsito nacional
Averas, roturas, sustraccin o saqueo, deterioro y mal
manejo de la carga en trnsito.
Desembarque incompleto de la carga
Naviera o transportador Desembarque de cargas con seales de prdida parcial
martimo Mala manipulacin o dao de la carga en trnsito martimo
Mala manipulacin o dao de carga al desembarque
Aerolnea o
Descargue incompleto de la carga por prdida en trnsito
Transportador areo
Saqueo, avera, deterioro o mal manejo de la carga

Cuando el usuario acepta el material dado que lo indicado en Ellipse SAP es diferente a lo recibido o a
lo estipulado en la Orden de Compra, se debe dar ingreso al material y se debe generar la discrepancia
por especificaciones tcnicas, cerrndola inmediatamente con la observacin de que fue aceptada por
el usuario. Este procedimiento quedar a cargo del funcionario de bodega.

Toda creacin y cierre de una discrepancia y una salida al proveedor por discrepancia debe estar
debidamente justificada y documentada, tanto en el formato (ECP-GAB-T-023) como en Ellipse SAP.

4.1.2. Aspectos a analizar despus de la creacin de la discrepancia

Si el material correspondiente ha sido o no pagado al proveedor, a fin de establecer si se debe


elaborar una salida a proveedor por discrepancia y,

Si la discrepancia corresponde a una orden de compra nacional o de importacin para establecer el


procedimiento adecuado a seguir.

Si el material correspondiente a una orden de compra nacional presenta discrepancias y la orden no ha


sido pagada al proveedor, el funcionario de bodega informar al funcionario de seguimiento de pedidos
nacionales encargado para que asegure que el proveedor recoja el material en discrepancia y entregue
en la bodega el material correcto.

Para los casos de rdenes de compra de importacin, en los cuales el material haya sido pagado con el
recibo OFF-SITE, el funcionario de bodega deber documentar la discrepancia en el formato
investigacin preliminar de discrepancias en importaciones ECP-GAB-T-023 y enviar esta informacin
al funcionario encargado de la discrepancia. Toda discrepancia deber ser reportada inmediatamente
se percate de la existencia de la misma, no obstante si entre el recibo de la carga y el reporte de la
discrepancia han pasado ms das de los establecidos en los acuerdos de nivel de servicio, se tramitar
la reclamacin pero no se podr garantizar la solucin efectiva de la misma y el funcionario de bodega
deber sustentar el reporte de la discrepancia fuera de los tiempos esperados.
Una discrepancia atribuible al proveedor implica incumplimiento en la orden de compra, por tanto el
funcionario encargado de la misma debe informar al Funcionario autorizado a fin de determinar si se
hace uso de las garantas contractuales, si aquellas fueron solicitadas.

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En caso de ejecucin de garantas en moneda extranjera o en los casos que apliquen descuentos o
consignaciones en moneda extranjera, el Funcionario encargado de las Discrepancias reportar estas
novedades en el formato que tiene definido la Unidad de Financiamiento y Tesorera para su respectivo
reporte cambiario. Ver Procedimiento para el manejo de la informacin Aduanera y Cambiaria (ECP-
UTE-P-004).

Si despus de investigada la discrepancia, no es posible establecer responsabilidades en el proceso


debido a que los funcionarios de bodega no enviaron la informacin a tiempo o no dejaron evidencia
suficientes para establecer responsabilidades a los participantes del proceso logstico se deber dejar
completamente documentado el tema y enviarlo al Coordinador de la bodega correspondiente
informando que no se pueden establecer responsabilidades y por tanto ellos sern responsables de
iniciar la respectiva investigacin en la bodega para cerrar la correspondiente discrepancia.

4.2 CREACIN DE SALIDAS A PROVEEDOR, SU MANEJO CONTABLE E INTERRELACIONES

Solo se crean las salidas a proveedor por discrepancias, si el material ha sido previamente pagado por
ECOPETROL. Estas salidas generan movimientos contables que permiten descargar del inventario los
valores por los materiales pendientes.

La creacin de salidas a proveedores por Discrepancia, estarn a cargo de los funcionarios de bodegas
del Distrito a que corresponda el material de la orden de compra.

El manejo de los movimientos contables en las cuentas que apliquen estas salidas a proveedor por
discrepancias se resume en el Procedimiento contable para el manejo de inventarios de materiales de
ECOPETROL ECP-UFI-P-010 o el que lo modifique o sustituya y el procedimiento contable de inventarios
de materiales para proyectos (ECP-DAB-I-042).

Las devoluciones a proveedor sern creadas a travs de los sistemas informticos Ellipse, transaccin
MSO15P SAP transaccin MIGO_GR segn corresponda.

En Ellipse se gestiona para rdenes de compra tipo gastos, mediante la transaccin MSO15P de
devoluciones, donde se presenta las siguientes opciones:

Opcin 1: Permite cancelar el recibo cuando an no se ha registrado la factura (no se ha pagado al


proveedor). Esta opcin permite devolver el material al proveedor o cancelar un recibo y recibir
nuevamente cuando llegue el material con la misma orden de compra. Esta opcin aplica para
material no pagado.

Opcin 2: Permite devolver total o parcialmente el recibo de un tem que ya ha sido facturado por
el proveedor, generndose con esta devolucin una salida del inventario con su respectivo registr
contable y una orden de compra tipo retorno. Esta orden de compra se completar cuando se
haga el recibo de los materiales que el proveedor se ha comprometido a restituir con el
cumplimiento de las especificaciones y cantidades solicitadas.

Opcin 3: Se utiliza para cancelar el recibo de una orden de compra ya facturada, generndose
una salida del inventario y una nota crdito al proveedor, cuando este manifiesta su intencin de no

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restituir el material faltante o deficiente y a cambio pagar o se le descontar el valor ya pagado de


una factura pendiente. (Ver Anexo 5).

Para determinar el tipo de que opcin que debe utilizarse el funcionario encargado del recibo y reporte
de materiales en Ellipse debe previamente consultar al funcionario encargado de la discrepancia a que
acuerdo se lleg con el proveedor para solucionarla.

El sistema informtico SAP posee su propia configuracin, razn por la cual (a diferencia de Ellipse), no
maneja ordenes tipo retorno, notas crdito, ni reclasificacin de notas crdito; por tal motivo los
procesos de devolucin a proveedores por discrepancias, son manejados ntegramente bajo la
transaccin MIGO_GR, tipo de movimiento 122, descargando inventario de centro logstico de
proyectos a centro logstico virtual de importacin, conforme se explica en el instructivo para manejo
de inventario de proyectos (ECP-DEA-I-011 el que lo est vigente).

4.2.1 Manejo de las Ordenes Tipo Retorno en Ellipse

4.2.1.1 Creacin y seguimiento a las Ordenes Tipo Retorno

Cuando el proveedor manifiesta que repondr el material, se informar al funcionario de bodega, para
que cree una orden de compra tipo retorno a travs de la opcin 2 del programa MSO15P. Esta orden
de compra servir para reportar el ingreso del material al inventario cuando sea restituido por el
proveedor. Los valores de sta orden de compra debern ser iguales al valor registrado en la orden de
compra original del material. Estas rdenes no efectan movimiento contable alguno al momento de su
creacin pero s cuando se recibe el material.

Con la orden de compra tipo retorno, el programa Ellipse crea una devolucin al proveedor por
discrepancia. El valor contable de dicha salida el sistema Ellipse la generar al mismo valor que tenga
la orden de compra original. Este valor migra a travs de una interface a una cuenta contable al
sistema SAP y se reflejara como una Cuenta por Cobrar especialmente definida para estos casos.

El funcionario de bodega informar al funcionario encargado de las discrepancias, el nmero de la


orden de compra tipo retorno y el nmero de la salida de bodega que genera el sistema. El funcionario
encargado informar al Grupo de Operaciones Contables y a Cuentas por Pagar estos datos y reportar
los valores adicionales que puedan ser objeto de cobro relacionado con los gastos asociados de
importacin y trmites aduaneros, si aplica.

El Grupo de Contabilidad General de la Unidad de Servicios Financieros y a la Coordinacin de Gestin


de Cuentas por Pagar tratar contablemente la cuenta por cobrar de acuerdo a la metodologa
establecida para el manejo de este tipo de cuentas, es decir dependiendo de la antigedad de la cuenta
efectuar las respectivas provisiones contables de cartera y una vez sea recibido el material pendiente
ajustar su valor. En todo caso, informar peridicamente al funcionario encargado de la discrepancia,
sobre las cuentas por cobrar a las que se les ha creado provisin y el valor por provisin acumulado a
la fecha. As mismo, cuando el valor de las acreencias supere un plazo de seis (6) meses y una cuanta
superior a cinco (5) salarios mnimos legales vigentes se deber reportar esta situacin a la Unidad de
Financiamiento y Tesorera, para que sta los incluya en el Boletn de deudores morosos del estado.
(Pargrafo 3 articulo 4 de la ley 901 de 2004), elaborar la respectiva provisin.

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Las rdenes de compra Tipo Retorno y las cuentas por cobrar por concepto de material en discrepancia
sern administradas y controladas por la bodega que las cre.

4.2.1.2 Proceso de cierre de una orden de compra tipo retorno y ajustes contables que
deben efectuarse

Una vez el material sea entregado por el proveedor, el funcionario de bodega dar ingreso a la orden
de compra tipo retorno y este recibo genera una entrada a bodega para compensar la salida que se
cre.

El funcionario de bodega documentar en la transaccin MSO228, tanto en la orden de compra original


como en la orden tipo retorno, con las observaciones del recibo del material. As mismo documentar y
cerrar las discrepancias abiertas. Igualmente deber informar al funcionario encargado de las
discrepancias el recibo de la orden de compra tipo retorno y el cierre de la discrepancia.

El funcionario encargado de discrepancias informar a su vez al rea de Cartera y gestin contable el


recibo de la orden de compra tipo retorno, quienes debern verificar si se requiere realizar ajustes
contables por diferencias presentadas entre el valor contable que registro la salida inicial por
devolucin la proveedor y la orden de compra tipo retorno recibida. As mismo, en caso que se haya
efectuado provisiones contables, proceder a realizar las respectivas reversiones y ajustar
contablemente la cuenta por cobrar de manera que queden depuradas las cifras y se cierre el proceso.

Una descripcin grfica de este proceso se detalla en el Anexo 4

4.2.2 Apertura, Manejo y Cierre de las Notas Crdito en Ellipse

Cuando el proveedor manifieste que no repondr el material pendiente que le ha sido pagado por
ECOPETROL, sino que reconocer su valor en dinero, bien sea otorgando un descuento en la orden de
compra o realizando el respectivo pago en cheque de valor en discrepancia, el funcionario encargado
de discrepancias informar al funcionario de bodega para que realice una Nota Crdito en Ellipse
utilizando la opcin 3 del programa MSO15P de este sistema.

Con la creacin de la Nota Crdito, el programa Ellipse descarga del inventario el material pendiente a
travs de una salida de bodega por devolucin, denominada Reclamacin e Indemnizacin cuyo valor
en Ellipse deber ser el mismo valor que tenga la orden de compra original mas otros conceptos como
los gastos de importacin y trmites aduaneros si aplican.

El funcionario de bodega deber informar al funcionario encargado de discrepancias el nmero de la


nota crdito y la salida por devolucin creada como consecuencia de este movimiento.

El nmero de la nota crdito y su valor, migran a SAP a travs de una interface. En SAP se reflejar
este documento como una Cuenta por Pagar con carcter dbito para ser aplicada al proveedor cuando
posea un pago pendiente. En los casos de rdenes de compra de importacin la aplicacin de estas
notas crdito deber hacerse sobre la misma orden de compra que tenga discrepancia.
En el evento que no sea posible aplicar la nota crdito a la misma orden de compra, pero se tengan
otras rdenes de compra de importacin del mismo proveedor donde pueda aplicarse, se solicitar Vo.

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Bo. De la Unidad de Servicios Financieros para realizar esta aplicacin a fin de agilizar la recuperacin
de los valores pendientes y el cierre de las discrepancias correspondientes.

Estas notas crdito sern administradas por el rea de cuentas por pagar quien asignar un analista de
cuenta para estos casos.

Cuando se creen notas crdito a un proveedor que no tenga ninguna factura causada pendiente de
pago o el saldo de las cuentas por pagar sea superior al valor de las notas crdito, se deben reclasificar
dichas notas como una cuenta por cobrar, con el fin de evitar que se presenten saldos en cuentas por
pagar a proveedores de naturaleza dbito.

El funcionario encargado de discrepancias informar al rea de Cuentas por Pagar, la creacin de la


respectiva nota crdito y el valor de la misma. El valor de la nota crdito deber incluir el valor del
material registrado en la orden de compra original ms el detalle de los gastos adicionales que
ECOPETROL asumi como gastos de importacin y trmites aduaneros en los casos de importaciones,
si aplica. El funcionario de cuentas por pagar ser el responsable de ajustar la cuenta por cobrar
generada al valor real a cobrar en caso que existan diferencias.

Con el fin de hacer efectivo el pago, se podr solicitar al proveedor la emisin de una nota crdito (la
nota crdito que emite el proveedor es diferente a la que genera el sistema) por el valor a descontar
por ECOPETROL. Con el recibo de esta nota crdito el rea de Cuentas por pagar podr hacer efectivo
el descuento en un pago de una orden de compra posterior. En los casos de rdenes de compra de
importacin se deber solicitar el Vo. Bo. De la Unidad de financiamiento y tesorera para aplicar la
nota crdito en una orden de compra diferente.

Una vez haya un pago pendiente, se causar la nota crdito y se har efectivo el descuento.

En caso que el proveedor no acepte emitir una nota crdito, el funcionario de seguimiento de pedidos
nacionales o el de aseguramiento de importaciones apoyar al funcionario autorizado y/o administrador
de la orden de compra para que ste realice la respectiva consulta al rea jurdica para la definicin del
mecanismo ms adecuado para realizar el correspondiente descuento.

Para los casos de descuentos en rdenes de compra de importacin o consignaciones en dinero en


moneda extranjera, el funcionario de aseguramiento de importaciones encargado informar a la Unidad
de Financiamiento y Tesorera, una vez se realice el descuento o la consignacin, para que dicho
descuento sea reportado segn la poltica cambiaria vigente segn el procedimiento para el manejo de
la Informacin Aduanera y Cambiaria (ECP-ECC-UTE-P-004 o el que est vigente).

4.2.3 Reclasificacin de las ordenes tipo retorno en Ellipse

Si una vez creada la Orden de Compra tipo retorno, el proveedor manifiesta que no repondr el
material sino su valor en dinero, el funcionario encargado de las discrepancias pedir soporte
documental al proveedor de esta situacin y de la forma de pago del dinero correspondiente, bien sea a
travs de un descuento de una orden de compra pendiente de pago o una consignacin del dinero,
informando al proveedor que el pago deber cubrir el valor del material ms los gastos adicionales en
los que ECOPETROL incurri en la compra, si aplica.

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Posteriormente, el Funcionario encargado de las discrepancias informar al rea de bodega, para que
proceda a cancelar la orden de compra tipo retorno (MSO220 opcin 2) y cree una nota crdito, e
igualmente informar al rea de cuentas por pagar para que realice el ajuste contable respectivo de la
cuenta por cobrar, si aplica.

Si el proveedor no da respuesta sobre la reposicin del material o manifiesta que no repondr el


material ni su valor en dinero, el funcionario encargado de la discrepancia deber informar al rea de
bodega, para que proceda a recibir la orden de compra tipo retorno y a crear una nota crdito. Esta
nota crdito deber ser reclasificada posteriormente.

4.2.4 Reclasificacin de las Notas Crdito en Ellipse

Una nota crdito debe ser reclasificada en los siguientes casos:

4.2.4.1 Si no se ha hecho efectiva la nota crdito

Si transcurridos seis (6) meses despus de creada la nota crdito, y en caso que no se pueda aplicar la
nota crdito a un pago pendiente, el funcionario encargado de la discrepancia informar al rea de
Cuentas por Pagar si se efectuar el cobro en el corto o mediano plazo. En caso que no se tenga
certeza sobre el pago por parte del proveedor, se realizar la reclasificacin de la cuenta por pagar de
carcter debito a una cuenta por cobrar a fin que realice el respectivo cobro por la va legal de ser
necesario. Si se tiene certeza del pago por parte del proveedor se prorrogar la nota crdito por el
periodo sealado por el funcionario encargado de la discrepancia.

Cuando el valor de las acreencias supere un plazo de seis (6) meses y una cuanta superior a cinco (5)
salarios mnimos legales vigentes se debe reportar al Boletn de deudores morosos del estado.
(Pargrafo 3 articulo 4 de la ley 901 de 2004).

4.2.4.2 Cuando el proveedor no acepte pagar el valor

Cuando una vez efectuadas las respectivas negociaciones, el proveedor indique que no repondr el
material ni su valor en dinero, se debe reclasificar la nota crdito a una cuenta por cobrar y darse el
respectivo trmite de cobro por va legal. En caso que no sea satisfactorio el cobro, se deber
aprovisionar dicha cuenta por cobrar a valores irrecuperables.

Despus de agotadas todas las acciones de tipo administrativo y legal y no se logre el recobro se
proceder a castigar la cuenta llevando la respectiva provisin contable a un gasto no operacional.

Cuando el valor de las acreencias supere un plazo de seis (6) meses y una cuanta superior a cinco (5)
salarios mnimos legales vigentes se debe reportar al Boletn de deudores morosos del estado.
(Pargrafo 3 articulo 4 de la ley 901 de 2004).

4.2.4.3 Cuando la discrepancia no es atribuible al proveedor

En caso que se haya creado una nota crdito a nombre del proveedor, pero la discrepancia no es
atribuible a ste, sino al operador logstico u otro participante del proceso logstico de manejo de la
orden de compra, el funcionario encargado de gestionar la discrepancia documentar el caso y remitir
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la documentacin soporte del proceso de investigacin de la discrepancia al gestor tcnico del contrato
de operacin logstica para que realice el correspondiente reclamo a ste o al participante responsable
de la misma. El funcionario de aseguramiento de importaciones encargado de la discrepancia ser
responsable de hacer seguimiento a la reclamacin correspondiente y asegurar respuesta a la misma.

En caso que la respuesta del operador logstico sea negativa ante la reclamacin realizada, el
Funcionario encargado de las Discrepancias presentar toda la informacin pertinente a la Unidad de
Gestin de Riesgos y a la Vicepresidencia Jurdica para que se realice la correspondiente reclamacin a
la Aseguradora, e igualmente reclasificar la nota crdito como una cuenta por cobrar a nombre de la
compaa aseguradora con quien ECOPETROL tenga suscrita una pliza de garanta de los materiales
de importacin. Igualmente presentar la respuesta negativa del operador logstico al administrador y
gestor del contrato para que proceda de acuerdo con las responsabilidades establecidas en el contrato
y aplique las clausulas correspondientes, con el apoyo de la Vicepresidencia Jurdica.

El seguimiento a la reclamacin realizada a la aseguradora estar bajo responsabilidad de la Unidad de


Gestin de Riesgos quien deber soportarse legalmente en todo lo pertinente a esta reclamacin con la
Vicepresidencia Jurdica.

En caso que el resultado de la reclamacin a la aseguradora sea a favor de ECOPETROL, la cuenta por
cobrar ser ajustada contra el valor recuperado y el valor no cubierto por salvamento se lleva a una
cuenta de ajuste como ingreso o prdida segn el caso.

Si la reclamacin a la aseguradora no prospera y sta indica que no responder por la reclamacin


realizada, la Unidad de Gestin de Riesgos deber entregar toda la documentacin soporte
correspondiente al funcionario encargado de la discrepancia y al rea de cartera para que se aplique el
procedimiento de cartera castigada, siempre que no se logre que el operador logstico responda por el
dao. La documentacin soporte recibida deber ser debidamente archivada en el expediente de la
discrepancia con la respuesta de la reclamacin al operador logstico y/o a la aseguradora, segn
aplique, se informar al rea de bodega para que procedan al cierre de la discrepancia y la finalizacin
de la orden de compra tipo retorno que se haya creado.

En caso que la aseguradora indique que no repondr el valor del salvamento porque la reclamacin fue
efectuada por ECOPETROL fuera del trmino establecido en la pliza suscrita, el Coordinador del rea
de bodega donde se gener la discrepancia, o quien haga sus veces, deber efectuar la respectiva
investigacin administrativa para establecer las razones por las cuales no se realiz el reporte
correspondiente y solicitar al rea de Cuentas por Pagar la cancelacin de la respectiva cuenta por
cobrar.

La cuenta de responsabilidad pendiente de fallo deber tener un analista responsable de esta cuenta,
quien deber informar a los coordinadores de bodega y al funcionario encargado de las discrepancias,
sobre el estado de las partidas abiertas por este concepto.

Una vez el coordinador del rea de bodega, o quien haga sus veces, obtengan el resultado de la
investigacin administrativa informara el resultado del proceso al analista de la cuenta de
responsabilidad, para que efecte junto con la Unidad de Servicios Financieros el respectivo registro
segn el fallo resultante as:

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Si el fallo de la investigacin es a favor del funcionario, se cierra la discrepancia y finaliza la orden de


compra.

Si el fallo es contra el funcionario se enva el informe a personal para crearse una cuenta por cobrar
al trabajador. Se cierra la discrepancia y finaliza la orden de compra.

4.2.4.4 Cuando el proveedor indique que consignar el dinero pendiente

Este caso aplica cuando no exista un valor a favor del proveedor contra el cual pueda hacerse efectiva
la nota crdito o cuando el proveedor indique que consignar el dinero correspondiente.

Para estos casos el valor que debe consignar el proveedor debe incluir el costo del material, los costos
asumidos por ECOPETROL por el transporte y nacionalizacin del material, intereses, impuestos y las
comisiones bancarias que puedan originarse por la consignacin ya sea en efectivo o cheque, si aplica.

Los movimientos por consignaciones en moneda extranjera deben ser informados por el funcionario
encargado de la discrepancia a la Unidad de financiamiento y tesorera para que sean reportados de
acuerdo con las normativas y procedimientos de manejo cambiario vigentes.

El Funcionario encargado de las Discrepancias deber enviar copia de la consignacin correspondiente


al Grupo de operaciones contables, al analista de Cuentas por Cobrar encargado, para que efecte el
registro y ajustes manuales del ingreso contra la cuenta por cobrar.

4.2.4.5 Cuando el proveedor restituir el material pendiente por otro material

En caso que el proveedor solicite la entrega de otro material diferente al adquirido inicialmente por
ECOPETROL a cambio del material en discrepancia debido a que el material en discrepancia fue
descontinuado, sea de difcil consecucin o no se tenga para entrega inmediata entre otras, el
funcionario encargado de la discrepancia deber presentar al rea usuaria del material las diferentes
alternativas que ofrece el proveedor. Las alternativas, acompaadas del Vo. Bo. correspondiente del
rea usuaria, debern ser presentadas a la Vicepresidencia Jurdica solicitando concepto favorable para
adelantar el cambio. En caso de no ser aceptado el cambio por el rea usuaria o por la Vicepresidencia
Jurdica, el proveedor deber restituir el dinero o el material original.

En caso de ser aceptado el cambio de material, si fue creada una orden tipo retorno, se deber recibir
el material contra la orden generada y se documentar la diferencia existente en el material recibido
respecto del material de inventario. Dicho recibo lo efectuar el funcionario de bodega y reportara al
funcionario encargado el cierre de la discrepancia.

4.3 REPORTE DE DISCREPANCIAS A LA ASEGURADORA Y PROCESO DE RECLAMACIN

Si el material correspondiente a una orden de nacional presenta discrepancias y la orden no ha sido


pagada al proveedor, el funcionario de bodega informar al funcionario de seguimiento de pedidos
nacionales encargado para que asegure que el proveedor recoja el material en discrepancia y entregue
en la bodega el material correcto. En acuerdo con el funcionario encargo de la discrepancia, el
funcionario de bodega podr devolver al proveedor, a cargo de este, los materiales que se encuentren
en discrepancia. Si la discrepancia corresponde a un material faltante o no entregado, el funcionario de
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bodega recibir en el sistema nicamente las cantidades y materiales efectivamente entregadas e


informar al funcionario de seguimiento sobre esta situacin.

Para los casos de rdenes de compra de importacin, en los cuales el material haya sido pagado con el
recibo OFF-SITE, el funcionario de bodega deber documentar la discrepancia en el formato
investigacin preliminar de discrepancias en importaciones (ECP-GAB-T-023) y enviar esta
informacin al funcionario encargado inmediatamente se percate de la existencia de una discrepancia.

El funcionario encargado de la discrepancia deber informar a la Unidad de Gestin de Riesgos la


discrepancia reportada, inmediatamente reciba el formato discrepancias y la documentacin soporte del
caso a fin que este departamento informe a la aseguradora sobre la situacin presentada de acuerdo
con las condiciones que establezca la pliza vigente para el manejo de carga de importacin de
ECOPETROL.

La notificacin del siniestro o dao a la aseguradora deber realizarse inmediatamente se tenga


conocimiento de la prdida o dao. La Unidad de Gestin de Riesgos, con el soporte de la
Vicepresidencia Jurdica, ser la encargada de establecer el procedimiento de informacin y
reclamacin a la aseguradora segn las condiciones de la pliza vigente que tenga suscrita
ECOPETROL.

Tipo de evento Se efecta Reclamacin a:


Faltantes Proveedor o Aseguradora segn aplique
Material daado Aseguradora
Material fuera de especificaciones Proveedor

El plazo mximo para efectuar las reclamaciones al proveedor est sujeto a las condiciones
contractuales pactadas en la orden de compra, por acuerdo entre las partes o por normas comerciales
internacionales.

El plazo mximo para reportar el siniestro a la firma aseguradora ser el definido en las condiciones de
la pliza vigente para el manejo de carga de importacin de ECOPETROL.

Es importante que las reas de bodega y seguimiento conozcan detalladamente las condiciones de la
pliza de transporte de carga para rdenes de compra de importacin. Esta difusin ser
responsabilidad de la Unidad de Gestin de Riesgos.

4.3.1 Procedimiento bsico de reporte de discrepancias en recibo para soportar la


reclamacin a la aseguradora

1. El funcionario de bodega deber dejar evidencia escrita del estado en que lleg la carga,
especialmente si el empaque se recibe en mal estado, abierto, mojado, con muestras que se violent,
no viene zunchado, etc. Igualmente deber dejar evidencia del nmero de unidades de empaque
recibidas, tomar fotografas y realizar el chequeo inmediato de la carga recibida.

2. Si el material de la orden de compra es para un usuario determinado, deber solicitar la presencia


de ste para la realizacin del chequeo del material. El funcionario de bodega deber indicarle

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claramente al usuario solicitante la responsabilidad derivada en caso de no se presente a tiempo para


poder iniciar una reclamacin dentro de los plazos pactados con la aseguradora o el proveedor.

3. El funcionario de bodega junto al usuario final de material debern realizar el chequeo del mismo a
fin de determinar si existe material daado, faltante o material fuera de especificaciones.

4. Se deber realizar el recibo ON-SITE en Ellipse acorde a las cantidades reportadas OFF-SITE.

5. El funcionario de bodega realizar el reporte del material faltante, daado o que no cumple
especificaciones en Ellipse a travs de la creacin de una discrepancia tipo proveedor si es atribuible al
proveedor o tipo manejo si es atribuible a algn operador logstico o a eventos ocurridos desde que el
material fue entregado a ECOPETROL.

6. El funcionario de bodega elaborar el formato investigacin preliminar de discrepancias en


importaciones ECP-GAB-T-023 detallando los pormenores del caso encontrado, adjuntando las pruebas
respectivas (fotografas, constancia de la fecha de recibo por ECOPETROL, nmero de unidades de
empaque, peso, volumen, etc.), el cual deber ser enviado al funcionario encargado de las
discrepancias. El plazo mximo de envo de este reporte dentro de los tres (3) das siguientes a la
fecha en que se recibi la carga en la bodega de ECOPETROL.

7. El funcionario encargado de discrepancia deber analizar la documentacin allegada con el formato


Investigacin preliminar de discrepancias en importaciones ECP-GAB-T-023 a fin de establecer si la
responsabilidad de la misma es atribuible al proveedor, al operador logstico o a otro participante del
proceso logstico.

8. El funcionario encargado deber reportar todo dao o faltante no atribuible al proveedor a la Unidad
de Gestin de Riesgos inmediatamente se reciba la documentacin del caso para que ste inicie el
proceso de preparacin de reclamacin a la aseguradora. La Unidad de Gestin de Riesgos ser la
encargada de enviar el aviso de siniestro con sus respectivos soportes a la aseguradora dentro del
plazo sealado en la pliza.

9. En caso que la discrepancia sea atribuible al proveedor, el funcionario encargado deber gestionar
con el Funcionario Autorizado y/o Administrador del contrato, el reclamo al proveedor solicitando la
respectiva restitucin del material pendiente o el pago del mismo en caso que la discrepancia o dao
sean atribuibles al proveedor.

10. En caso que la discrepancia sea atribuible al operador logstico, el funcionario encargado deber
realizar documentar completamente el tema para que el Administrador del contrato proceda con el
reclamo ante el operador logstico solicitando la respectiva restitucin del material pendiente o el pago
del mismo

11. El funcionario encargado de la discrepancia realizar seguimiento a la reclamacin, bien sea a la


aseguradora o al proveedor, hasta su terminacin y cierre correspondiente.

Nota: Si despus de investigada la discrepancia, no es posible establecer responsabilidades en el


proceso debido a que los funcionarios de bodega no enviaron la informacin a tiempo o no dejaron
evidencia suficientes para establecer responsabilidades a los participantes del proceso logstico, el
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funcionario encargado de la discrepancia deber dejar completamente documentado el tema y enviarlo


al Coordinador de la bodega correspondiente informando que dada la actuacin de la bodega no se
pueden establecer responsabilidades y por tanto l ser responsable de iniciar la respectiva
investigacin en la bodega para cerrar la correspondiente discrepancia.

4.3.2 Procedimiento para efectuar las reclamaciones a la aseguradora

La Unidad de Gestin de Riesgos prestara asesora a fin de iniciar las acciones de reclamo respectivo
ante la Compaa Aseguradora.

El reporte del siniestro debe efectuarse dentro del plazo establecido de acuerdo a lo especificado en la
pliza vigente. En caso de requerirse, la Unidad de Gestin de Riesgos coordinar, junto con el
funcionario de aseguramiento de importaciones encargado, las visitas e inspecciones peridicas que
realice el Ajustador nombrado por la Compaa de Seguros.

Los documentos necesarios para soportar la reclamacin sern los que se encuentren estipulados en la
pliza. La aseguradora realizar las investigaciones respectivas y en caso que sta lo determine, podr
iniciar las respectivas reclamaciones al operador logstico que manejo la carga siniestrada.

Algunos ejemplos de siniestros generados por los participantes del proceso logstico son:

Participante del proceso Posibles siniestros


logstico
Proveedor Despacho incompleto de renglones
Material despachado fuera de especificaciones
Material daado con necesidad de reparacin
Daos ocasionados por mal embalaje
Operador Logstico Despacho incompleto respecto a lo entregado por el proveedor.
Despacho incompleto por perdida en sus instalaciones.
Daos ocasionados por mal manejo del embalaje.
Prdida de carga dentro de los puertos o depsitos habilitados.
Saqueo parcial, avera, roturas, mal manejo y deterioro de la carga
en puertos o depsitos habilitados
Prdida por entrega completa la carga al transporte nacional
Prdida de la carga, parcial o total por no ubicacin en puerto o
depsito habilitado
Prdida o dao de carga en trnsito nacional
Averas, roturas, sustraccin o saqueo, deterioro y mal manejo de
la carga en trnsito.
Naviera o transportador Desembarque incompleto de la carga
martimo Desembarque de cargas con seales de prdida parcial
Mala manipulacin o dao de la carga en trnsito martimo
Mala manipulacin o dao de carga al desembarque
Aerolnea o Descargue incompleto de la carga por prdida en trnsito
Transportador areo Saqueo, avera, deterioro o mal manejo de la carga

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4.4 TIPOS DE RECLAMACIONES E INTERRELACIONES PARA RDENES DE COMPRA


PAGADAS

4.4.1 Reclamacin por Faltantes de Material ya Pagado en rdenes de Compra de


Importacin

Para rdenes de compra de importacin, el funcionario encargado de las discrepancias deber realizar
un anlisis de la causa del faltante y determinar si es atribuible al proveedor o al operador logstico por
sucesos que ocurran despus de recibida la carga en el exterior por parte de ECOPETROL.

Este anlisis debe realizarse con base en la informacin y soportes suministrados por los funcionarios
de bodega en el formato investigacin preliminar de discrepancias en importaciones ECP-GAB-T-023.

4.4.1.1 Reclamacin por faltantes o daos a la carga atribuibles al proveedor

Sucede cuando lo reportado en el recibo OFF SITE no concuerda con lo recibido fsicamente en las
instalaciones o bodegas de ECOPETROL. Es importante que el funcionario de bodega verifique la carga
recibida contra los documentos soporte del transporte de la carga tales como la gua de despacho o de
transporte, lista de empaque, entre otros a fin de establecer si lo recibido concuerda con la informacin
registrada en los documentos.

El funcionario de bodega deber efectuar el recibo ON-SITE por los tems y cantidades reportadas en el
recibo OFF-SITE, y los faltantes deber relacionarlos en la discrepancia que se genere al igual que en el
formato de investigacin preliminar y en los documentos soporte adjuntos al formato.

El funcionario encargado de analizar la discrepancia verificar la documentacin allegada por los


funcionarios de bodega y realizar un anlisis de la misma a fin de establecer si la discrepancia
(faltantes o daos) es atribuible al proveedor, en cuyo caso gestionar con al Funcionario Autorizado
y/o Administrador de la orden de compra, el reclamo correspondiente y establecer si el proveedor
repondr el material en discrepancia, asumiendo todos los costos de entrega hasta el lugar que se
determine, o si devolver el dinero por el valor del material respectivo ms los costos asociados en que
incurri ECOPETROL.

En caso que el material enviado por el proveedor para solucionar la discrepancia no cumpla con las
especificaciones solicitadas se deber continuar con la reclamacin hasta que se cumpla con lo exigido
por ECOPETROL.

El funcionario encargado deber determinar en cada caso el manejo logstico, aduanero y cambiario
que deber darse a la reclamacin a fin de cumplir con la normatividad vigente en esta materia
dejando constancia de esta determinacin en el formato investigacin preliminar de discrepancias en
importaciones (ECP-GAB-T-023). Para el manejo aduanero deber soportarse en el Agente de Aduana
que tenga contratada ECOPETROL en ese momento y para el manejo cambiario deber soportarse en la
Coordinacin de Gestin de Tesorera.

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4.4.1.2 Reclamacin por faltantes o daos no atribuibles al proveedor.

En caso que el material llegue daado a la bodega de destino final por causas atribuibles al operador
logstico que haya intervenido despus de la entrega del material por parte del proveedor, el
funcionario encargado de la discrepancia deber cumplir lo estipulado en el Numeral 4.3 de este
instructivo; y deber mantener contacto continuo con la Unidad de Gestin de Riesgos para el avance
de la reclamacin a la aseguradora.

En caso que la aseguradora acepte la reclamacin por el material en discrepancia, este pasar a su
poder, para lo cual la Unidad de Gestin de Riesgos, en coordinacin con el funcionario encargado,
solicitar a la aseguradora las gestiones para el retiro del material daado de las instalaciones y
disposicin del mismo. El valor no reconocido por la aseguradora ms los gastos adicionales asumidos
por ECOPETROL no recuperados se llevarn a una cuenta de prdida.

En caso que la aseguradora no desee la custodia del material la Unidad de Gestin de Riesgos solicitar
carta firmada por el representante legal de la aseguradora cediendo los derechos del material. Si
despus de pasados tres meses y enviadas comunicaciones a la aseguradora, sta no ha retirado el
material, se solicitar concepto jurdico a fin de aplicar las condiciones sealadas en el Cdigo de
Comercio para que el dominio del material pase a ECOPETROL por abandono de la misma. El
funcionario encargado de las discrepancias deber hacer seguimiento a estas comunicaciones y a la
carta de respuesta de la aseguradora, o a la gestin de la Vicepresidencia Jurdica en caso que se
requiera.

En el caso que el material sea cedido a ECOPETROL por la aseguradora, o que esta pierda los derechos
de dominio por no retiro del material, se deber registrar contablemente este material de acuerdo a
previa valoracin para ser tratado como obsoleto y llevado a excedentes a fin que se realice el trmite
de venta o remate correspondiente segn los procedimientos vigentes para materiales obsoletos o
excedentes.

4.4.2 Reclamacin por recibo del Material Fuera de Especificaciones

Este caso no debe confundirse con el manejo de material daado o con faltantes y la reclamacin
siempre deber hacerse directamente al proveedor.

El funcionario de bodega informar al funcionario encargado de las discrepancias sobre las no


conformidades en las especificaciones solicitadas para que se inicie la reclamacin al proveedor.

En cuanto al material fuera de especificaciones existen dos opciones de manejo de la reclamacin:

4.4.2.1 El proveedor repondr el material fuera de especificaciones y se rexportar el


material recibido inicialmente.

Los gastos en que se deba incurrir para la devolucin del material hasta donde indique el proveedor,
as como los costos de colocar el material correcto en las instalaciones de ECOPETROL corrern por
cuenta de proveedor. El funcionario encargado definir los documentos y el procedimiento de
exportacin que se requiere segn la solucin que se pacte con el proveedor en cuanto al trmino de

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entrega del material fuera de especificaciones y del material correcto; y proceder conforme el
Instructivo de Aseguramiento de Exportaciones de Materiales o Equipos (GAB-I-013).

En todos los casos, la solicitud de exportacin del material con discrepancia deber ser generada a
travs del habilitador tecnolgico Service Manager el que opere en su momento; los responsables de
realizar sta solicitud por intermedio de dicho sistema, sern segn se describe a continuacin:

- Para rdenes de compra tipo gastos, ser el Administrador de Inventarios quien ste
designe para tal gestin.

- Para rdenes de compra tipo proyectos ser el Lder del proyecto quien ste designe para
tal gestin.

El proveedor podr contratar un Agente de Aduana y un embarcador diferentes a los que tiene
contratados ECOPETROL para realizar el trmite de exportacin y posterior reposicin del material
correcto, aunque se debe propender para que el proveedor realice el tramite con el operador logstico
contratado por ECOPETROL para mayor control del proceso.

En cualquiera de los casos el proveedor coordinar con el funcionario encargado lo correspondiente al


empaque del material para su exportacin y la consecucin y/o entrega de la documentacin requerida
para el trmite entre la que estar:

Una factura comercial en ingls y en espaol, dicha factura deber contener los siguientes datos:
Beneficiario, Direccin de entrega, trmino de entrega pactado, valor del material, moneda,
descripcin del material, peso bruto, peso neto, nmero de cajas y volumen. Cuando se trate de
exportaciones por garanta se necesitar la garanta extendida del proveedor que ampare el
material a exportar diligenciar el formato para solicitud de materiales de exportacin (ver formato).

Una carta de responsabilidad emitida a la Polica antinarcticos y otra a la aerolnea o naviera la


cual deber ser firmada por el Coordinador de Logstica y Comercio Exterior, o por quien tenga
poder de representacin aduanera en Ecopetrol. Esta carta deber estar soportada por una carta
similar suscrita por el funcionario de Ecopetrol dueo del material a rexportar.

La declaracin de importacin del material importado o en caso de no disponer de sta se deber


realizar trmite de autorizacin de exportacin sin declaracin de importacin ante la
administracin de aduanas por donde se exportar la carga. El trmite ante la administracin de
aduanas ser responsabilidad del funcionario de exportaciones y casos especiales de la
Coordinacin de Logstica y Comercio Exterior.

Estos documentos sern enviados al Agente de Aduana que determine el proveedor o al operador
logstico de ECOPETROL, para realizar el trmite de exportacin ante la Aduana y posterior envi de la
carga al exterior una vez tenga el documento de exportacin aprobado por la DIAN. El Agente de
Aduana o el operador logstico de ECOPETROL informarn los datos y condiciones de entrega de la
carga de acuerdo al documento y condiciones de exportacin y se encargar de coordinar lo referente a
la inspeccin antinarcticos, entrega al transportador real de la carga y entrega en el lugar convenido
con el proveedor en el exterior.

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Una vez realizada la exportacin fsica del material, el Agente de Aduana del proveedor o el operador
logstico de ECOPETROL entregarn los documentos soporte de la exportacin al funcionario de
exportaciones y casos especiales de la Coordinacin de Logstica y Comercio Exterior, para controlar
las fechas de finalizacin del rgimen de exportacin que se haya realizado. Ser responsabilidad del
funcionario de exportaciones y casos especiales verificar la finalizacin de la exportacin, o la
realizacin de solicitud de prrroga y autorizacin de la misma en caso que se requiera, antes de la
fecha de finalizacin del rgimen en aduana, e igualmente ser responsable por la reimportacin del
material al pas y debido cierre del rgimen de exportacin de acuerdo a la normatividad aduanera
vigente.

El proveedor deber cumplir con las instrucciones que emita el funcionario encargado de la
discrepancia para el envo del material de recambio hasta las instalaciones de ECOPETROL, y todos los
cargos de envo sern por su cuenta.

Una vez se entregue el material de recambio en bodega se deber efectuar el correspondiente recibo y
chequeo. En caso de que llegue de nuevo bajo especificaciones incorrectas se contina el proceso de
reclamacin hasta la recepcin del material de acuerdo con lo solicitado.

Una vez aceptado el material por parte del funcionario de bodega que realice el chequeo se har el
registro contable de ingreso a bodega a travs de la orden de compra tipo retorno que se creo, se dar
por finalizada la orden de compra y se cerrar la discrepancia abierta.

El funcionario de bodega informar al funcionario encargado de la discrepancia lo correspondiente al


cierre de la discrepancia para que se solicite al rea de cuentas por pagar el cierre de la cuenta por
cobrar. En caso que se hayan efectuado provisiones contables deber informarse a la Unidad de
Informacin Contable y Tributaria para que se ajuste la situacin.

4.4.2.2 El Proveedor reparar el material fuera de especificaciones o solicita se le


devuelva el material fuera de especificaciones dentro del pas.

Cuando el proveedor solicite autorizacin para realizar las respectivas reparaciones o correcciones al
material entregado fuera de especificaciones dentro del territorio aduanero nacional o solicite
realizarlas las reparaciones o correcciones en las instalaciones de ECOPETROL donde est el material en
custodia, stas reparaciones o correcciones debern ser autorizadas, por escrito, por el funcionario
que solicito el material y que tenga responsabilidad y capacidad de decisin tcnica sobre el mismo.

Si el material debe ser sacado de las instalaciones de ECOPETROL para las reparaciones o correcciones,
el funcionario de bodega y el funcionario encargado coordinarn el empacado del material fuera de
especificaciones y todo lo referente al envo de la carga hasta el lugar que el proveedor designe. El
proveedor efectuar las mejoras del caso y coordinar con el funcionario encargado la devolucin del
material al lugar designado por ECOPETROL.

El funcionario de bodega realizar el recibo y chequeo correspondiente y si el material llega segn lo


solicitado har el registro contable de ingreso a bodega a travs de la orden de compra tipo retorno
que se creo, dar por finalizada la orden de compra la cual pasa a estado completo y cerrar la
discrepancia abierta informado de esta situacin al funcionario de aseguramiento de importaciones
encargado.
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Una reclamacin sobre un material importado por ECOPETROL donde el proveedor defina que cambiar
el material fuera de especificaciones implicar la realizacin de un proceso de exportacin y este
manejo ser definido por el funcionario de aseguramiento de importaciones. En ningn caso un
material importado por ECOPETROL podr ser entregado a un proveedor dentro del territorio aduanero
nacional para dejarlo dentro del territorio aduanero nacional.

4.4.2.3 El Proveedor repondr el material fuera de especificaciones y solicita no se le


devuelva el material entregado con inconsistencias

El funcionario encargado coordinar con el Funcionario Autorizado y/o Administrador de la orden de


compra, las gestiones requeridas en caso que el proveedor no requiera o solicite que el material fuera
de especificaciones no le sea enviado, solicitando concepto jurdico para que ECOPETROL adquiera su
dominio por el abandono del proveedor.

El proveedor proceder a enviar el material remplazo correcto directamente al sitio determinado por el
funcionario de aseguramiento de importaciones encargado cubriendo todos los costos desde el lugar de
envo hasta el destino definido por ECOPETROL. El funcionario de aseguramiento de importaciones
deber solicitar al proveedor todos los documentos que se requieran para dar el manejo aduanero y
cambiario adecuado segn la normatividad vigente.

El funcionario de bodega deber realizar el recibo y chequeo del material una vez se reciba en la
bodega. En caso que llegue de nuevo bajo especificaciones incorrectas se continuar el proceso de
reclamacin hasta su solucin definitiva.

Una vez aceptado el material por parte del funcionario de bodega que realice el chequeo se har el
registro contable de ingreso a bodega a travs de la orden de compra tipo retorno que se creo, se dar
por finalizada la orden de compra y se cerrar la discrepancia abierta.

4.4.2.4 El Proveedor repondr el valor en dinero descontado de un pago pendiente o


consignando en las cuentas de ECOPETROL.

En estos casos el valor a descontar o consignar deber incluir los costos adicionales en que incurri
ECOPETROL en el manejo logstico y trmite aduanero para llevar los materiales hasta las bodegas de
destino final, si aplica.
Para el manejo y devolucin del material fuera de especificaciones solicitadas se deber cumplir con lo
establecido en este documento en los numerales 4.4.2.1 y 4.4.2.3.

4.4.2.5 Proveedor indica que no repondr el material ni el dinero del mismo ni recibir el
material fuera de especificaciones.

Para este caso se seguir lo reportado en el numeral 4.2.4.2

4.4.3 Materiales Sobrantes

En los casos en que el proveedor haya enviado materiales adicionales a los indicados o solicitados en la
orden de compra de importacin, el funcionario encargado, antes de la nacionalizacin de los
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materiales, deber informar al funcionario autorizado y/o Administrador de la orden de compra sobre
los materiales sobrantes, para gestionar con el usuario o con el administrador de inventarios si el
material excedente es susceptible de comprarse de acuerdo con la planeacin de compras y
mantenimiento del negocio y con las polticas de inventarios de los materiales correspondientes, y
conforme a los procedimientos administrativos vigentes.

En caso que se decida por parte del usuario o del administrador de Inventarios la adquisicin del
material enviado como excedente, el gestor de compras y contratacin previo Vo. Bo. del Funcionario
Autorizado realizar una modificacin a la orden de compra pactada con el proveedor incluyendo los
materiales entregados adicionalmente.

Las condiciones de compra debern ser negociadas entre el proveedor y Funcionario Autorizado y/o
Administrador. Una vez modificada la orden de compra, esta deber ser enviada al funcionario
encargado, quien coordinar con el operador logstico la efectiva nacionalizacin y pago de los
materiales adicionales de acuerdo con la normatividad aduanera y cambiaria vigente.

En caso que la determinacin del usuario, del administrador de inventario o del funcionario autorizado
sea no adquirir el material adicional, el funcionario encargado de la discrepancia informar al proveedor
que el material excedente no se aceptar y por tanto deber asumir todos los costos de rembarque del
mismo desde la zona aduanera en que se encuentren. Si el proveedor no acepta asumir los costos de
rembarque del material se le informar que el material se dejar para abandono o destruccin por
parte de las autoridades aduaneras dado que es un material no solicitado por ECOPETROL y por tanto
no se tiene ninguna responsabilidad sobre el mismo.

El funcionario encargado de la discrepancia deber establecer con el Agente de Aduana el manejo que
le dar al sobrante no embarcado bien sea dejando que vaya a abandono y aprensin por parte de la
autoridad aduanera o solicitando la elaboracin de un acta de destruccin de la carga en caso que no
sea procedente dejarla para abandono.

Si por alguna razn el material adicional es detectado en la bodega de destino final, despus de
realizado el trmite de aduanero, el funcionario de bodega deber informar de inmediato al funcionario
encargado de la discrepancia sobre esta situacin, quien deber en conjunto con el operador logstico
de ECOPETROL determinar la forma en que se manejar el material adicional ante la autoridad
aduanera en caso que no haya sido adecuadamente nacionalizado. Los costos relacionados con la
nacionalizacin del material excedente detectado en bodega siempre debern estar a cargo del
proveedor. En caso que el proveedor no acepte asumir los costos de nacionalizacin se deber enviar
un oficio documentando a la autoridad aduanera la situacin y solicitando la aprensin de la carga que
no fue solicitada por ECOPETROL y que se encuentra como excedente.

4.5 PROCEDIMIENTO DE CIERRE DE DISCREPANCIAS

Una discrepancia debe cerrarse una vez sea solucionada la situacin que la gener, debe ser cerrada
por el rea que la creo y deber informarse al funcionario encargado de la discrepancia.

En el cuadro adjunto se resume el momento en que deba cerrarse una discrepancia:

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Cuadro No. 1 Apertura y Cierre de Discrepancias

Causa de apertura de una discrepancia Cuando debe cerrarse


Materiales faltantes Una vez el proveedor restituya el material o
Material con dao o deterioro dinero o cuando se coordine la modificacin de
Material fuera de especificaciones la orden de compra ajustando las cantidades.
Material sobrante Una vez el proveedor retire el material o se
efectu su correcta devolucin.
Despachos parciales no autorizados Se abre y se cierra la discrepancia de
inmediato.
Otros: No entrega de certificados del material, Una vez sea solucionada la situacin o cuando
documentacin pendiente, etc. se coordine con el rea de compras la
modificacin o cancelacin de los requisitos
pendientes.

NOTAS:

Nota 1: Antes de modificar tems en las rdenes de compra se debe revisar previamente si poseen
Discrepancias abiertas, en cuyo caso debe primero cerrarse la discrepancia y luego s proceder a
cancelar o modificar tems.

Nota 2: Dentro del seguimiento a la discrepancia debe documentarse las razones y soportes que
justifiquen el cierre de la misma.

Nota 3: En caso que la discrepancia sea detectada una vez los materiales hayan sido retirados de
bodega (reporte de retiro a travs del programa MSO142), se debe efectuar la respectiva
devolucin fsica del material y el ingreso nuevamente a bodega a travs de Ellipse, transaccin
MSO14R SAP, transaccin MIGO_TR, segn corresponda al tipo de orden de compra de
importacin (gastos o proyectos). Posteriormente se crear la discrepancia.

Nota 4: Dentro de la transaccin MSO228 en Ellipse, los funcionarios de bodega debern


documentar la apertura de la discrepancia, as como en el texto de seguimiento de la misma para
las ordenes de compra de (gastos o proyectos).

Nota 5: La apertura y cierre de las discrepancias, as como la elaboracin de las salidas por
devolucin a proveedores y las entradas de material estarn a cargo de los funcionarios de bodega.

Nota 6: Cuando previamente se ha comprobado que existen pendientes por discrepancia no


atribuibles al proveedor, no se elaborar una discrepancia en el sistema pero s una nota crdito a
nombre de la aseguradora.

Dentro del cierre de la Discrepancia se debe dejar nota de aquella situacin en el texto extendido de
la Discrepancia y en la transaccin MSO228 en Ellipse, o en la transaccin MIGO_GR en SAP de la
orden de compra segn corresponda (gastos proyectos). De la misma manera el funcionario de
bodega debe modificar los textos extendidos de la discrepancia por medio del programa MSO245

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OPCIN 2 (Ellipse rdenes de compra de gastos) donde justifique la razn y aclaraciones


respectivas del cierre de la discrepancia

Los funcionarios encargados de discrepancias sern responsables de informar al proveedor la creacin


y motivo de la discrepancia y establecern su solucin, as mismo, informarn al rea de bodega
sobre las novedades respectivas y los acuerdos logrados con el proveedor.

4.5.1 Responsables del seguimiento, gestin, solucin a las discrepancias, salidas a


proveedores por discrepancias y cierre de discrepancias.

En primera instancia es el funcionario de bodegas el responsable de registrar en los sistemas


informticos las discrepancias que se presenten y en todos los casos informar dentro del trmino
establecido para ello al funcionario encargado que se ha abierto una discrepancia, adjuntando el debido
formato de investigacin preliminar de discrepancias (ECP-GAB-T-023) y todos sus soportes, as
mismo, deber informar si se generaron salidas a proveedor por discrepancias.

Los responsables para gestionar, solucionar y cerrar discrepancias se detallan de acuerdo a las
siguientes condiciones:

- Generacin y Reporte de Discrepancias


Funcionario de bodegas

- Seguimiento y Control
Funcionario encargado de la discrepancia.

- Gestin para Solucin de Discrepancia


En el desarrollo de la investigacin de la discrepancia se deber establecer en que parte del
proceso de compra se genera la situacin que causa la materializacin de sta, as mismo se
determinar el (los) responsable (s) que deber (n) gestionar la solucin de la discrepancia
para el debido cierre, segn las siguientes condiciones:

a- Si la causa de la discrepancia es imputable a la solicitud de compra (inconsistencias en


especificaciones tcnicas, errores de catalogacin, etc.)>> funcionario solicitante

b- Si la causa es imputable a la gestin de compras>> Funcionario Autorizado

c- si la causa es imputable al proveedor >> Funcionario encargado de la discrepancia

d- si la causa es imputable al operador logstico >> Logstica y comercio exterior

e- Si la causa es imputable a la operacin de bodega >> rea de bodega

- Cierre de Discrepancia
De acuerdo a lo que revele la investigacin de la discrepancia, el responsable de gestionar la
solucin de la discrepancia deber informar a bodegas la resolucin de dicha situacin; una
vez solucionada es responsabilidad de bodega realizar el cierre en los sistemas informticos,
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con los debidos soportes segn corresponda cada caso y deber informar al funcionario
encargado de la discrepancia sobre el cierre efectivo de la discrepancia.

El funcionario encargado de la discrepancia deber:

Realizar el seguimiento y gestin de la discrepancia, dejando evidencia documental de las


recomendaciones y procedimiento a seguir para su respectivo cierre.

Realizar las respectivas gestiones o reclamaciones ante el proveedor o ante cualquier actor de
la cadena logstica segn el tipo de discrepancia.

Ser enlace con el funcionario autorizado, administrador y/o el gestor de compras para los
cambios que se deban efectuar a la orden de compra.

Contactar a la Coordinacin de Gestin de Cuentas por Pagar para que sean debidamente
contabilizados los valores por salidas a proveedor por discrepancias tanto en la apertura como
cuando sean solucionadas.

Coordinar con las reas de bodega para el cierre o modificacin de las discrepancias.

Comunicar a la Unidad de Servicios Financieros, los casos de aplicacin de garantas, las


consignaciones o los descuentos en moneda extranjera que efecten los proveedores relacin a
discrepancias que se estn gestionando.

Documentar los avances del trmite y manejo de Discrepancias.

Llevar una relacin de los casos de discrepancias abiertas y cerradas con el respectivo avance y
solucin.

Llevar una relacin de las rdenes de compra tipo retorno y notas crdito abiertos para
solucionarlas.

Informar a la Coordinacin de Gestin de Gestin Contable las rdenes de compra tipo retorno
recibidas para que se efectu la respectiva contabilizacin en caso que deba ajustase su valor.

Archivar dentro de los expedientes de la orden de compra la documentacin correspondiente al


trmite y cierre de las discrepancias y salidas a proveedor por discrepancias.

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4.6 SEGUIMIENTO Y CONTROL

El seguimiento y control de las discrepancias estarn a cargo de los funcionarios encargados de


discrepancias.

Los funcionarios encargados de las discrepancias, sern responsables de la trazabilidad y seguimiento


de las mismas, consultando la informacin y el estado de las discrepancias (Abierta o cerrada) por
medio del reporte de Ellipse R.ECR246 o en el men de Aplicaciones, en la opcin de Ellipse
Reporting, dando click en log on, seleccionando la ruta Carpetas pblicas \ Reportes operativos \
Reportes generales \ Materiales y en las opciones de titulo seleccionar Discrepancias, de tal
manera que pueda informar oportunamente a los funcionarios de bodega y a las dems areas
involucradas en el proceso, acerca de las discrepancias pendientes por cerrar, monitoreando as, la
gestin y resolucin de las mismas

Para consultar generar reporte de discrepancias en SAP se debe realizar por la transaccin MBGR,
donde se identifican las discrepancias por su clase de movimiento 122.

Peridicamente se efectuarn reuniones entre las reas de bodega de Materiales y los funcionarios
encargados de discrepancias para verificar el avance la gestin y cierre de discrepancias reportadas.
Peridicamente el rea de Cuentas por pagar informar a los funcionarios encargados de discrepancias
las partidas contables abiertas por salidas a proveedores. En caso que alguna de las partidas abiertas
corresponda a una discrepancia o salida ya cerrada, dichos los funcionarios informarn de este hecho
para que se efecten los respectivos ajustes contables.

El funcionario de cierre del rea de logstica y comercio exterior, es el responsable de verificar,


controlar y consolidar el flujo mensual de gestin de discrepancias de rdenes de compra de
importacin abiertas y cerradas, soportndose en el reporte que genera Ellipse (Discrepancias) y SAP
(MBGR) para tal fin. Para ello debe cruzar la informacin de dichos reportes contra las discrepancias
reportadas por las diferentes bodegas a cada funcionario encargado de discrepancias durante el mes.

Deber mantener actualizado un archivo de seguimiento y control de gestin de discrepancias que


contenga la relacin consolidada y el detalle de las discrepancias de rdenes de compra de
importacin abiertas y cerradas, el cual es la base para generar informe mensual de gestin de
discrepancias valorizado y clasificado. Al final de cada mes deber realizar verificacin y validacin de
la informacin recibida de las bodegas versus los reportes de discrepancias que se generan de los
sistemas informticos Ellipse y SAP.

Si como resultado de la verificacin se detectan discrepancias generadas en los sistemas informticos


las cuales no fueron reportadas al funcionario encargado de la discrepancia bajo los trminos del
presente instructivo, dicha situacin se comunicar a ste ltimo para que tome las acciones
pertinentes de averiguacin con el funcionario de bodega correspondiente.

De otra parte, si se evidencian discrepancias cerradas y cuyo cierre no fue reportado al funcionario
encargado de la discrepancia, se proceder a informar a ste y a actualizar el archivo de seguimiento y
control del funcionario de cierre.

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Finalmente y luego de tomadas las acciones correspondientes segn cada caso, el funcionario de cierre
presentar el informe mensual de gestin de discrepancias al Coordinador de Logstica y Comercio
Exterior para su anlisis, comentarios, aprobacin y firma y posterior envo al profesional del rea de
contabilidad.
A manera de resumen las responsabilidades dentro de la gestin de discrepancias se describen a
continuacin de acuerdo a lo estipulado en el numeral 4.5.1.

SEGUIMIENTO COMPRAS Y
ADMINISTRACIN
COMPRAS O CONTRATACIN
INVENTARIOS
ASEGURAMIENTO DE
BODEGA
IMPORTACIONES
Creacin de Discrepancias,
gestin de solucin, Gestin de solucin de
salidas a Seguimiento, gestin de solucin discrepancias.
proveedores y cierre de de discrepancias y salidas a
discrepancias en el sistema proveedores.
de
Informacin.

REA SOLICITANTE REA DE CUENTAS UNIDAD DE


POR FINANCIAMIENTO
PAGAR Y TESORERA
Gestin de solucin de Contabilizacin
discrepancias. Cuentas por
Hacer efectivas
cobrar por Reporte cambiario
las notas
ordenes tipo Por descuento o
crdito y
retorno y ingresos por
descuentos a
ajustes discrepancias
Pagos.
por pagos
Recibidos.

5. CONTINGENCIAS

Para el numeral 4.3.1.1 Creacin y seguimiento a las Ordenes Tipo Retorno, en caso que el valor
contable de las salidas de materiales por devolucin a proveedores quede calculado por el sistema al
valor del inventario promedio del material que se tenga en ese momento el funcionario encargado de la

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discrepancia deber informar al rea de cuentas por cobrar y al rea de operaciones contables el valor
correcto de la cuenta por cobrar la cual deber ser correspondiente al valor del material en la orden de
compra original ms los gastos de importacin y aduaneros si aplican.

En caso tal que la discrepancia no pueda realizarse por medio del programa MSO245 (en Ellipse), ni en
MIGO_GR (en SAP), el funcionario de bodega debe registrarla en el formato Contingencia Para
Creacin De Discrepancias (GAB-F-030), detallando la informacin y las novedades de la OC e
informar de la situacin al funcionario encargado de la discrepancia, adjuntando la documentacin
requerida.

RELACIN DE VERSIONES

Documento Anterior
Versin Fecha Antiguo Cdigo y Cambios
Ttulo
2 25/01/2010 ECP-DAB-I-005 - Inclusin de definiciones para dar mayor
Instructivo para la claridad al manejo de la herramienta.
Gestin de discrepancias Actualizacin captulo 4.2.4.3 Cuando la
y devoluciones a Discrepancia no es atribuible al
proveedores por proveedor
discrepancias Derogacin del formato Modelo de Carta
de responsabilidad para rexportacin
Actualizacin formato Para solicitud de
materiales de Exportacin y formato de
Investigacin preliminar de Discrepancias
en importaciones
Organizacin del documento de acuerdo a
la secuencia del desarrollo

Documento Nuevo
Versin Fecha Cambios
1 30/08/2012 Ajuste documento y plantilla

Plantilla 011 32/37


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Para mayor informacin sobre este documento dirigirse a quien lo elabor, en nombre de la
dependencia responsable:
Elabor: Alvaro Eduardo Hernandez Cardenas
Telfono: 43623 Buzn: alvaro.hernandez@ecopetrol.com.co
Dependencia: Coordinacin de Logstica y Comercio Exterior

Revis Aprob

Jos Joaqun Feo Fernandez


Lder Operacin Logstica

Lida Yasmin Jaime


Coordinador Gestin Contable

Humberto Vinasco Posso Javier Hernndez Espinel


Coordinador de logstica y comercio exterior (e) Jefe de Unidad de Compras y Contratacin de
Servicios Compartidos (e).

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ANEXO 1

MANEJO Y TRAMITE DE DISCREPANCIAS PARA MATERIALES DE RDENES DE COMPRA


NACIONALES

Tratamiento de una discrepancia en rdenes nacionales despus de creada la discrepancia y reportada


al funcionario encargado:

MATERIAL NO SE HA PAGADO MATERIAL PAGADO

1. No se les reportar su ingreso en el 1. Una vez creada la Discrepancia, Administracin de


sistema de inventarios de materiales. En Inventarios informar al funcionario encargado,
caso que el material haya sido reportado quien establecer contacto con el proveedor para
en el sistema o entregado a un usuario determinar la forma de restituir el valor por el
se proceder a efectuar las material pagado. Se debe crear la respectiva
correspondientes devoluciones y reversar discrepancia y segn sea el caso una orden tipo
la situacin. retorno o nota crdito y su seguimiento segn se
2. Los materiales sern devueltos al describi.
proveedor asumiendo ste los costos por
fletes de devolucin, as como los costos
por reposicin deben ser cubiertos por el
proveedor.
3. No se adelantar el pago por los
materiales que posean una discrepancia
abierta o no hayan sido recibidos a
satisfaccin.
4. En los caso que requiera modificarse o
cancelar tems en la orden de compra y
una vez aprobada dicha modificacin por
el funcionario autorizado, seguimiento de
pedidos nacionales o analista de
importaciones informar a Administracin
de Inventarios para que efectu el cierre
de la discrepancia y posteriormente
notificar al gestor de compras para que
realice las respectivas actualizaciones a
la orden de compra.

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ANEXO 2

MANEJO Y TRAMITE DE DISCREPANCIAS PARA RDENES DE COMPRA DE IMPORTACIN

Resumen del manejo y trmite a este tipo se resume en el cuadro adjunto.

Tipo Estado Acciones a adelantar por Discrepancias en ordenes de importacin


que no han sido pagadas al proveedor

ORDEN Por El proveedor no entrega la carga o documentos segn las condiciones


DE recibir pactadas en la orden de compra. Por ejemplo: Entrega del material sin
COMPRA documentos o factura, no entrega de la lista de empaque, etc.
NO SE La creacin de una Discrepancia en este estado, obliga al proveedor a
HA resarcir los costos adicionales que impliquen el no cumplimiento de la
PAGADO orden de compra que deben ser pagados al Embarcador o a ECOPETROL
segn corresponda. EJ. Pago de inspeccin fsica, bodegajes, fletes, etc.
Para estos casos se crea la respectiva discrepancia y es cerrada una vez
el proveedor cumpla lo pactado.

En Bodega de materiales, reportar el caso al analista de importaciones de


trnsito importacin, quien analizar la situacin para determinar si la razn de la
discrepancia corresponde al proveedor o a cualquier actor de la cadena
logstica e iniciar la respectiva reclamacin.
SI ES ATRIBUIBLE AL SI ES ATRIBUIBLE AL PROCESO
PROVEEDOR LOGSTICO

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ANEXO 3

INTERRELACIONES DE APERTURA Y CIERRE DE ORDENES TIPO RETORNO CUANDO


PROVEEDOR ENTREGA EL MATERIAL

FUNCIONARIOS RESPONSABLES
ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS FUNCIONARIOS DE SEGUIMIENTO DE FUNCIONARIO REA DE CUENTAS POR
BODEGA PEDIDOS / ANALISTA DE PAGAR
IMPORTACIONES

SE DETECTA MATERIAL FALTANTE,


DAADO, ETC. QUE HA SIDO
PREVIAMENTE PAGADO POR ECOPETROL

SE SOLICITA CONCEPTO A SEGUIMIENTO INFORMA AL PROVEEDOR Y CONSULTA


DE PEDIDOS PARA CREAR ORDEN TIPO SI EFECTUAR LA REPOSICIN DEL
RETORNO O NOTA CRDITO MATERIAL O PAGO

SI EL PROVEEDOR MANIFIESTA QUE


REPONDR EL MATERIAL O NO
MANIFIESTA RESPUESTA ALGUNA
ACTIVIDADES

SE SOLICITA A ADMINISTRACIN DE
ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
INVENTARIOS - BODEGA CREAR LA
CREA LA ORDEN TIPO RETORNO
ORDEN TIPO RETORNO

INFORMA AL REA DE CUENTAS POR


INFORMA NMERO DE LA ORDEN TIPO PAGAR EL NMERO DE ORDEN TIPO
RETORNO Y NMERO DE LA SALIDA RETORNO, EL NMERO DE LA SALIDA A TRAMITE DE LA CUENTA POR COBRAR
CORRESPONDIENTE PROVEEDOR Y EL VALOR DEL MATERIAL
REGISTRADO EN LA ORDEN DE COMPRA

SEGUIMIENTO DE LA RECLAMACIN AL
PROVEEDOR. SI HAY GARANTAS EN
MONEDA EXTRANJERA DEBE REPORTAR
A LA UNIDAD DE FINANCIAMIENTO Y
TESORERA

COORDINACIN DE LA ENTREGA DEL


RECIBO Y REPORTE DEL MATERIAL DE LA
MATERIAL DE REPOSICIN EN DESTINO
ORDEN TIPO RETORNO
FINAL

REPORTE DEL RECIBO DEL MATERIAL Y REPORTE MENSUAL DE LOS CASOS DE


REALIZACIN DE LOS RESPECTIVOS
CIERRE DE DISCREPANCIAS ABIERTAS ORDENES TIPO RETORNO RECIBIDAS
AJUSTES POR DIFERENCIAS DE
POR STE CASO, A SEGUIMIENTO DE PARA REALIZAR LOS RESPECTIVOS
PROVISIONES ABIERTAS
PEDIDOS AJUSTES

INFORME MENSUAL DE REALIZACIN DE


CIERRE DEL PROCESO
TODOS LOS AJUSTES

Plantilla 011 36/37


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ANEXO 4

INTERRELACIONES DE APERTURA Y CIERRE DE NOTAS CRDITO CUANDO EL VALOR ES


DESCONTADO DE UN PAGO AL PROVEEDOR

FUNCIONARIOS RESPONSABLES
FUNCIONARIO DE SEGUIMIENTO DE
ADMINISTACIN DE INVENTARIOS
PEDIDOS/ANALISTA DE AREA DE CUENTAS POR PAGAR
BODEGA
IMPORTACIONES

SE DETECTA MATERIAL FALTANTE,


DAADO, ETC. QUE HA SIDO
PREVIAMENTE PAGADO POR
ECOPETROL

SE SOLICITA CONCEPTO A
SEGUIMIENTO DE PEDIDOS/ANALISTA INFORMA AL PROVEEDOR Y CONSULTA
DE IMPORTACIONES PARA CREAR SI EFECTUARA LA REPOSICIN DEL
ORDEN TIPO RETORNO O NOTA MATERIAL O PAGO
CREDITO

SI EL PROVEEDOR MANIFIESTA QUE NO


REPONDRA EL MATERIAL SINO SU
VALOR EN DINERO

SE SOLICITA A ADMINSITRACIN DE
ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
INVENTARIOS-BODEGA CREAR UNA
CREA LA NOTA CREDITO
NOTA CREDITO

INFORMA AL AREA DE CUENTAS POR


INFORMA NUMERO DE LA NOTA PAGAR EL NUMERO DE LA NOTA
REVISIN DE PAGOS PENDIENTES PARA
CREDITO Y NUMERO DE LA SALIDA CRDITO, EL NUMERO DE LA SALIDA A
HACER EFECTIVO EL DESCUENTO
ACTIVIDADES

CORRESPONDIENTE PROVEEDOR Y EL VALOR REAL A


COBRAR

SOLICITUD DE UNA NOTA CREDITO AL


PROVEEDOR PARA EFECTUAR EL
DESCUENTO. EN CASO QUE
PROVEEDOR NO LO ENVIE EFECTUAR
CONSULTA JURIDICA PARA EFECTUAR
DESCUENTO DIRECTAMENTE

ENVIO DE NOTA CREDITO A CUENTAS


REGISTRO DE LA NOTA CREDITO.
POR PAGAR

DESCUENTO EN PAGO PENDIENTE.


ACTUALIZACIN DE LISTADO DE NOTAS
INFORME A SEGUIMIENTO DEL
CREDITO
DESCUENTO

REPORTE AL AREA DE CUENTAS POR


PAGAR DE LA NOTA CREDITO APLICADA
PARA VERIFICAR QUE NO QUEDARON
PARTIDAS ABIERTAS Y AJUSTE LOS
VALORES EN CASO DE REQUERIRSE.
PARA DESCUENTOS EN MONEDA
EXTRANJERA INFORMAR A LA UNIDAD
DE FINANCIAMIENTO Y TESORERIA

CIERRE DEL PROCESO

Plantilla 011 37/37


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