PLAN DE COMPRA DE SOFTWARE

AA1-E4-Plan de compra de Software

Descripcin breve
Crear un plan de compra de software en una organizacin dando respuesta a necesidades especficas.
Seleccionar el software para una organizacin determinando claramente la relacin costo beneficio.
Conocer las polticas y alternativas de licenciamiento de un software.

Adrian Mauricio Rodrguez Amaya

Amrodriguez.amaya@gmail.com
 INTRODUCCIN
Una licencia de software se puede definir como un contrato donde se especifican los trminos de
uso de una aplicacin, incluyendo los derechos del propietario del software y los derechos del
usuario final.

Es necesario destacar que todos los softwares deben estar legalmente soportados (rdenes de
compra, recibos, facturas o cualquier documentacin similar aceptable) por el usuario final; ya que
el fabricante o propietario pudiera exigirlos durante una auditoria, y cualquier infraccin puede
incurrir en faltas legales graves.

Existen varios tipas de licencias, entre ellas se pueden destacar: Licencias tipo propietario, la cual
garantiza el uso de una o ms copias del software, pero el propietario se queda con dichas copias
del software publicado, el usuario debe aceptar la licencia antes que se le permita utilizar el
software. Licencias Pblicas Generales (GNU) estas son acuerdos sobre los cuales el software
libre se encuentra licenciado. En este tipo de licencias se le permite al usuario final manipular el
cdigo, pero cualquiera de estas debe estar soportada por una licencia GNU GLP. El software puede
ser o no distribuido por una cuota/honorario opcional no obligatoria, es decir que la distribucin
de dichas modificaciones no tiene ningn costo.

Licencia de Acuerdos del Usuario Final (EULA), este tipo de licencia le indica al usuario los trminos
de uso del software. Los acuerdos con las organizaciones o compaas usualmente toman la forma
de contrato entre la organizacin y el fabricante del software, y especifica bajo que trminos cada
usuario de la empresa utilizar el software. Las licencias de estacin de trabajo permiten la
instalacin de la aplicacin sobre un (1) solo computador, donde no se est permitido instalarlas en
otros equipos a menos que se adquieran licencias adicionales. La mayora de los acuerdos de
licencia le permiten al usuario realizar una copia de respaldo del software pero solo para ser
utilizada sobre ese mismo equipo o en otro equipo mientras se elimine el software del equipo
original. Licencias de Uso Simultaneo, este tipo de licencia permite instalar el software el mltiples
equipos tanto como el nmero de licencias de le permita instalar. Las licencias de uso simultneo
usualmente son utilizadas en conjunto con un software Gestor de Licencias, que previene que se
utilicen ms licencias de las adquiridas.
Las Licencias en Sitio, permiten el uso del software en cualquier computador en un lugar
especfico. Licencias ilimitadas permiten la instalacin del software en cualquier cantidad de
computadores, siempre y cuando estos se encuentren ubicados dentro del mismo lugar especfico.
Alguna de estas licencias permiten la instalacin en equipos de propiedad de alguna entidad (tal
como universidades) sin importar la ubicacin fsica de este. Algunos fabricantes restringen la
cantidad de equipos en donde se puede instalar el software.

Las Licencias de Uso perpetuo trabajan sin fecha de expiracin, donde se le permite el uso del
software indefinidamente, sin requerir pagos para continuar con el uso. La mayora del software
que las personas compran para uso domstico son de este tipo. Por otra parte existen Licencias de
uso NO Perpetuo, las cuales arriendan el software para su uso por un periodo especfico de
tiempo, normalmente anual. Los usuarios deben eliminar el software de su computador si el
tiempo de arriendo se vence.

Finalmente, existen licencias con mantenimiento, en donde los acuerdos le permiten al usuario
obtener mantenimiento o garanta a travs del mismo pago original de la licencia; en la cual se le
permite al usuario recibir nuevas versiones del software por uno o dos aos hasta que el acuerdo
de mantenimiento expire.

Palabras clave: Trminos de uso, derechos del propietario, Licencias tipo propietario, Licencias
Pblicas Generales (GNU), Licencia de Acuerdos del Usuario Final (EULA), Licencias de estacin de
trabajo, Licencias de Uso Simultaneo, Licencias en Sitio, Las Licencias de uso Perpetuo, Licencias de
uso NO Perpetuo, Licencias con mantenimiento.
 JUSTIFICACIN
Debido a la necesidad de la entidad de abordar los requerimientos de software de manera
oportuna se elabora un plan de compras, con el fin de identificar, registrar, programar y divulgar las
necesidades que cuenta la entidad a la hora de adquirir licencias de software. En donde, se
soportan el valor total de los recursos requeridos, con el fin de evaluar el nivel de ejecucin del
presupuesto y pronosticar la demanda de bienes y servicios de la entidad para la fecha propuesta.
 OBJETIVOS
Crear un plan de compra de software para la entidad, soportando el valor total de los
recursos relacionados con licencias de software dando respuesta a necesidades
especficas.
Seleccionar el software para una organizacin determinando claramente la relacin costo
beneficio.
Divulgar las polticas y alternativas de licenciamiento de un software.
 DETALLE DE LAS NECESIDADES
La organizacin Formando Jvenes, tiene como actividad principal la educacin de jvenes en
programas de formacin de nivel tcnico y tecnolgico. La organizacin cuenta con un
departamento administrativo donde laboran quince (15) empleados incluido el Director. Cada uno
de los empleados encargados de labores administrativas tiene un computador de ltima
tecnologa, conectado a Internet y con disposicin de tareas compartidas a travs de una Intranet.
La mayora de tareas en las dependencias administrativas estn orientadas a la generacin de
informes, clculos, presentaciones y acceso a bases de datos centralizadas.

Una de las preocupaciones del Director es que se tenga en cuenta en el plan de compra de
software, lo necesario para evitar ser vctima de cualquier presencia de malware o virus que atente
contra la integridad de los datos o informacin que se pueda manejar en cada estacin de trabajo.
En la organizacin tambin se cuenta con cinco (5) ambientes de formacin, donde reciben
capacitacin grupos conformados por treinta (30) aprendices para un total de ciento cincuenta
(150) jvenes activos. Por poltica se debe disponer de un computador por estudiante, por lo que
se debe contemplar en el plan de compra de software los paquetes funcionales para orientar
clases en desarrollo de software en ochenta (80) computadoras y procesos contables y financieros
en setenta (70) equipos. De igual forma se debe tener presente que cada uno de los equipos
dedicados a la formacin, debe contar con paquetes funcionales de software para la creacin de
documentos, presentaciones, hojas de clculo y los respectivos accesos a la red local y a Internet,
sin olvidar la proteccin ante las diferentes formas de malware o virus.

De igual forma se cuenta con una base de datos donde se gestionan las tareas acadmicas y
administrativas. La base de datos est implementada en el SMBD Oracle 11 g, sin contar en estos
momentos con el debido licenciamiento en el servidor que fue adquirido en la organizacin para el
apoyo central de los procesos.
Tabla 1. Resumen cantidad de usuarios.

Cantidad Tipo de usuario Descripcin

Generacin de informes, clculos, presentaciones y
15 Empleado
acceso a bases de datos centralizadas.
80 Estudiante Desarrollo de software.
70 Estudiante Procesos contables y financieros.
1 SMBD Oracle 11g
 ADQUISICIONES PLANEADAS
Sistema Operativo: Windows 10 Home
Precio: $419.999 COP *
Tipo de licencia: OEM
Cantidad de licencias: 165

Requisitos mnimos del Sistema

Procesador: Procesador o SoC de 1 gigahercio (GHz) o ms
RAM: 1 gigabyte (GB) para 32 bits o 2 GB para 64 bits
Espacio en disco duro: 16 GB para SO de 32 bits; 20 GB para SO de 64 bits
Tarjeta grfica: DirectX 9 o posterior con controlador WDDM 1.0
Pantalla: 800600
Soporte: Los usuarios de Windows 10 Home recibirn
actualizaciones de Windows Update automticamente
cuando est disponible. Los usuarios tendrn la
posibilidad de posponer las actualizaciones por una
cantidad limitada de estas.

* $377.999 precio especial, para estudiantes, profesores o miembro del personal elegible.

Software: Office Hogar y Estudiantes 2016

Precio: $349.999 COP
Tipo de licencia: OEM
Cantidad de licencias: 165

Requisitos mnimos del Sistema

Procesador: Procesador de 86 o 64 bits a 1 GHz o ms rpido con
conjunto de instrucciones SSE2
RAM: 2 GB de RAM
Espacio en disco duro: 3 GB de espacio en disco disponible
Tarjeta grfica: Para la aceleracin de hardware de grficos, se requiere
una tarjeta grfica DirectX 10.
Pantalla: Resolucin de pantalla de 1024 x 768
Sistema operativo: Windows 10, Windows 8.1, Windows 8, Windows 7
Service Pack 1, Windows Server 2016, Windows Server
2012 R2, Windows Server 2012 o Windows Server 2008
R2
Versin .NET: Se requiere .NET 3.5. Algunas caractersticas tambin
 requieren la instalacin de .NET 4.0, 4.5 o 4.6 CLR.
Soporte: Los usuarios de Windows 10 Home recibirn
actualizaciones de Windows Update automticamente
cuando est disponible. Los usuarios tendrn la
posibilidad de posponer las actualizaciones por una
cantidad limitada de estas.

Desarrollo de Software: Aptana Studio 3 / Eclipse

Precio: $0.00 COP
Tipo de licencia: GNU
Cantidad de licencias: 80

Requisitos mnimos del Sistema

RAM: 512 MB RAM, Pentium 4-level processor

Antivirus | Antispyware | Firewall | ESET Endpoint Security

Antispam | Remote Administration:
Precio: $184.000 COP *
Tipo de licencia: Non-perpetual licenses (2 Aos)
Cantidad de licencias: 165

Requisitos mnimos del Sistema

Versin de Windows: Operating systems: Microsoft Windows 10, 8, 7, Vista,
XP, 2000
* Precio por cada cinco (5) equipos.

SMBD: Oracle 11g

Precio: $10126.739 COP
Tipo de licencia: Metric: Processor, Term: 2 Years
Cantidad de licencias: 1

Requisitos mnimos del Sistema

Versin de Windows: Operating systems: Microsoft Windows 10, 8, 7, Vista,
XP, 2000
Procesador: AMD64, o Intel Extended memory (EM64T)
RAM: 1 GB de RAM
Espacio en disco duro: 5.22 GB de espacio en disco disponible
Adaptador de Vdeo: 256 colores
Memoria Virtual: El doble de la cantidad de RAM
Soporte: Existen varias opciones de soporte pago, Per Name User
Plus y Per Processor, cada uno maneja un costo diferente
 por el primer ao de soporte.

Software Licencia Cantidad Precio Unitario Precio Total

Windows 10 Home OEM 165 $419.999 $69299.835
Office Hogar y Estudiantes 2016 OEM 165 $349.999 $57749.835
Aptana Studio 3 / Eclipse GNU 80 $0.00 0.00
ESET Endpoint Security 2 Aos 165 $184.000 * $6072.000
Oracle 11g 2 Aos 1 $10126.739 $10126.739
TOTAL $143,248,409
* Precio por cada cinco (5) equipos.
 RECOMENDACIONES
El costo asociado a la adquisicin de la licencia de Windows 10 Home est relacionado a la
versin Home como se especifica; dicho costo puede disminuir si la organizacin est
reconocida como estudiantil frente a Microsoft. Por lo cual se recomienda verificar si se
cuenta con este requisito.
El costo asociado a la adquisicin de la licencia de Office Hogar y Estudiantes 2016 est
relacionado a la versin Hogar y Estudiantes como se especifica; dicho costo puede
disminuir si la organizacin est reconocida como estudiantil frente a Microsoft. Por lo cual
se recomienda verificar si se cuenta con este requisito.
Las aplicaciones para desarrollo de software Aptana Studio 3 y Eclipse cuentan con
licencias Open Source, es decir que no es necesario realizar la compra de estos. Sin
embargo, se deben analizar las caractersticas mnimas en hardware para la instalacin de
estas.
ESET Endpoint Security ofrece licencias a dos (2) y un (1) ao, por lo cual se recomienda
analizar la capacidad econmica para realizar la inversin, ya que a dos aos existen
descuentos que se pueden aprovechar para reducir costos.
Para la adquisicin de la licencia de Oracle 11g se deben verificar los requerimientos
necesarios para la institucin, ya que se manejan distintos precios para distintas
configuraciones de este.
 BIBLIOGRAFA
University of North Carolina at Greensboro. (2017). Software Licensing. Recuperado de
https://its.uncg.edu
Colombia Compra Eficiente. (2017). Gua para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones.
Recuperado de https://www.colombiacompra.gov.co
Darwin IT-Professionals BV. (2016). Buy Oracle online. Recuperado de
https://www.darwinlicensestore.com
ESET, spol. s r.o. (2017). ESET ENDPOINT SECURITY. Recuperado de https://www.eset.com
Appcelerator, Inc. (2014). Aptana Studio 3.6.1. Recuperado de http://www.aptana.com
The Eclipse Foundation. (2017). Eclipse. Recuperado de https://www.eclipse.org
Microsoft. (2017). Windows. Recuperado de https://www.microsoft.com