Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
Competitiva
INTRODUÇÃO
A dinamicidade do mercado empresarial tem exigido dos profissionais, em
geral, o perfil de liderança e agilidade em tomada de decisões em todas as áreas,
especialmente em Marketing, visto que o processo de tomada de decisões, dada sua
relevância, dá-se em tempo real.
É neste cenário que o profissional de Secretariado Executivo tem demonstrado
suas múltiplas competências, adquiridas devido à dinâmica deste mesmo mercado.
Pois sua formação acadêmica e, principalmente, sua atuação no mercado
proporcionam uma visão holística acerca do universo empresarial. Por ser um elemento
facilitador das ações da empresa, o Secretário Executivo mantém intimo contato com as
diversas fontes geradoras de dados e informações. Assim, torna-se imprescindível,
saber de que forma o profissional de Secretariado Executivo pode contribuir nos
processos de Inteligência Competitiva. Dessa forma, supõe-se que o Secretário
Executivo possua aptidão para atuar em Inteligência de Competitiva (IC), assessorando
no processo de tomada de decisão de seus executivos.
Este projeto é relevante, pois aborda a atuação do profissional de Secretariado
Executivo em nível estratégico nas organizações, atuando em nível de gestão e
assessoria e contribuindo para a construção de vantagem competitiva. Busca, também,
destacar as habilidades e competências desse profissional no que tange às múltiplas
competências desenvolvidas durante sua formação, bem como no crescimento e
aprimoramento do perfil profissional do mesmo. Destaca-se, ainda, a necessidade de
estabelecer um Sistema de Inteligência Competitiva nas empresas, sejam elas de
grande ou pequeno porte.
O embasamento deste projeto se dará por meio de uma pesquisa bibliográfica,
utilizando-se de bibliografias específicas da área de Inteligência Competitiva em
Marketing, assim como nos estudos de perfil profissional do Secretário Executivo. Por
meio desse estudo, buscar-se-á demonstrar que o profissional de Secretariado
Executivo reúne habilidades e competências necessárias para participar das ações em
2
1.1.1 Antiguidade
Na antiguidade, surgiram as primeiras formas de utilização da Inteligência
Competitiva, por meio de técnicas ainda rudimentares. Nolan (apud Miller, 2002.),
procurando resgatar indícios rudimentares do desenvolvimento de técnicas de
1
Texto bíblico extraído do segundo capítulo do Livro de Josué, versículos 1 e 2.
2
Frei Lucas Pacciolo, que formulou em 1494 os fundamentos básicos da Contabilidade Moderna.
5
3
Sir Francis Walsingham foi Secretário de Estado e Chefe do Serviço de Espionagem da Rainha
Elizabeth I e criou o primeiro Serviço de Inteligência organizado de que se tem notícia, em 1568.
4
Cardeal Richelieu, Ministro de Luís XIII. Sua política teve repercussão em toda Europa no período de
1595 a 1610, quando foi assassinado.
6
Oliveira (2004, apud Araújo e Oliveira, 2004), dado é: “[...] qualquer elemento
identificado em sua forma bruta que, por si só, conduz a uma compreensão de
determinado fato ou situação”. Já a informação, segundo McGee e Prusack (1994, apud
Beal, 2004), “[...] consiste em dados coletados, organizados, orientados, aos quais são
atribuídos significados e contexto”.
Os Sistemas de Informações Internas de Marketing são responsáveis por
compilar os dados gerados no âmbito interno de uma organização. Dentre os vários
aspectos observados estão: as vendas, os preços praticados, os estoques, as finanças
e os vários outros dados relevantes à tomada de decisões. A observação desses dados
proporciona um maior controle sobre o ambiente organizacional e a realização de
negócios. Os valores contabilizados, os resultados de investimentos e todas as ações
financeiras registradas mostrarão ao responsável pelo levantamento de informações
qual o Market Share5 dessa empresa diante do mercado no que tange ao aspecto
financeiro.
Os Sistemas de Informação Internas são conseqüência de uma articulação
organizada de transmissão de dados, cujos processos geradores vão transparecer as
reais condições e potencial de competitividade de uma empresa, visto que sua
condição funcional básica irá influenciar na competição no mercado.
Juntamente com os Sistemas de Informação Internas, encontra-se o Sistema
de Pesquisa de Marketing. Com objetivo de compreender as situações e
comportamentos de determinados mercados e de Marketing, em geral, esse subsistema
atua por meio de intervenções específicas, as quais objetivam a identificação de
ameaças e/ou oportunidades em um mercado alvo. Logo, o Sistema de Pesquisa de
Marketing utiliza de métodos, predominantemente, descritivos e, em geral, quantitativos,
possibilitando descrever o comportamento do consumidor no que concerne às suas
particularidades. O sistema de pesquisa de Marketing dirá às empresas quais as
expectativas de um grupo de clientes em relação a um produto e/ou serviço ofertado no
5
Market Share:
Por quantidade: Pesquisa que mostra a parcela de mercado (Market Share) de cada empresa em relação
à quantidade de itens vendidos. É um importante indicador de como os esforços combinados das
empresas estão sendo processados pelo mercado;
Por receita: Idêntico ao anterior, só que baseado nas receitas de vendas, e não nas quantidades de
produtos vendidos (Desafio Sebrae 2005. Rota de Navegação).
9
Percebe-se, com isso, que a viabilização de uma formação para o agente que
irá atuar em Inteligência Competitiva ainda é pequena no âmbito das Instituições de
Ensino Superior Brasileiras, sendo, ainda, inexistente a formação continuada desses
profissionais em regiões fora do âmbito das grandes metrópoles nacionais. Logo o fator
econômico-geográfico tem demonstrado ser decisivo na formação de profissionais de
Inteligência Competitiva.
13
habilidade de auto-aprendizagem. Esta, por sua vez, agrega valor ao potencial analítico
de agente de Inteligência Competitiva, tornando-o apto a lidar com fatores de mudança
nos mercados.
A demanda e a percepção do mercado em relação ao perfil do profissional de
Inteligência Competitiva são diversas e não há parâmetro específico para delimitar as
ações em Inteligência Competitiva dentro das empresas brasileiras. É certo que as
características descritas por Marcial são fundamentais. Entretanto Miller (1994, apud
Vargas e Souza), utilizando a classificação de habilidades como: pessoais, técnicas e
baseadas na experiência profissional, acrescenta aspectos como:
• Liderança;
• Terminologia;
• Métodos de pesquisa e instrumentos de observação;
• Curiosidade;
• Conhecimento de fontes primárias e secundárias.
Além de acrescentar esses aspectos, Miller detalha de forma mais clara o que
compõe cada tipo de habilidade, conforme pode observar-se na tabela 1.
Tabela 1: Habilidades do profissional de Inteligência Competitiva.
Baseado na experiência
Pessoais Técnicas
profissional
Persistência, Conhecimento da área de IC, Conhecimentos das
criatividade, terminologia, capacidade analítica, estruturas de poder
curiosidade, desenvolvimento de pensamento corporativo e processos de
liderança, estratégico, pesquisa de mercado, tomada de decisão e
habilidades de habilidade de síntese, conhecimento dos
expressão oral conhecimentos de fontes primárias mecanismos de transmissão
e escrita. e secundárias. da informação nas empresas.
EXEMPLO 01:
EXEMPLO 02:
nações, Reich (1994) cita o Secretariado Executivo como uma das prósperas profissões
e o classifica entre o seleto grupo de trabalhadores denominados analítico-simbólicos,
considerando seu papel atual como Executivo adjunto.
De acordo com a Lei 9.261 de 10 de janeiro de 1996, é considerado Secretário
Executivo o profissional portador de diploma de curso superior em Secretariado
Executivo obtido no Brasil ou no exterior e revalidado na forma da lei, ou ainda o
profissional portador de diploma de qualquer curso superior que, na data de início da
vigência da lei, tenha comprovado por meio de declaração de empregadores o exercício
efetivo, durante pelo menos 36 meses, das atribuições do Secretário Executivo.
EXEMPLO 01:
1.9.2 A Comunicação
Os aspectos comunicacionais são essenciais para as atividades em
Inteligência Competitiva. É notória a presença desses aspectos durante o ciclo das
atividades Secretariais e dos agentes de Inteligência Competitiva. Dentre os aspectos
comunicacionais humanos, destacam-se especialmente dois: a comunicação oral e a
comunicação escrita.
dela que serão transmitidos os dados, informações e sinais fracos6, que possam vir a
gerar inteligência para as empresas.
Uma das maiores necessidades para esses profissionais é estabelecer uma
comunicação clara e objetiva, com a finalidade de aperfeiçoar os procedimentos a
serem concretizados por seus grupos de trabalho, bem como transmitir a informação
necessária à tomada de decisão, eliminando ou, no mínimo, reduzindo as barreiras de
comunicação. Esse cuidado deve-se à busca por evitar que a mensagem a ser
transmitida ao tomador de decisões seja desviada de seu sentido real, apurado através
da captação de dados e informações.
A comunicação oral desenvolvida em Secretariado Executivo e a desenvolvida
em Inteligência Competitiva estão intimamente relacionadas. Ambos os profissionais
utilizam constantemente desse meio para obter os inputs tanto para suas atividades
como para disseminar os resultados obtidos.
6
Sinais fracos: é sabido que as informações não vêm naturalmente até as organizações; contudo, o
ambiente pode oferecer indícios tênues do que está realmente acontecendo, cabendo às equipes de
inteligência percebê-los e interpretá-los adequadamente. (Cardoso, 2003)
28
1.9.4 Percepção
Possuir uma visão holística é requisito primordial para as atividades de
Inteligência e Secretariado Executivo. Porém, é necessário ter um potencial perceptivo
aguçado para reconhecer, dentre as múltiplas informações dispostas no ambiente as
que serão relevantes para gerar Inteligência para a realidade de uma empresa. A
quantidade de dados disponíveis para observação é grande, sofrendo modificações
constantes e em grande velocidade devido à dinâmica empresarial. Saber reconhecer
29
1.9.5 Persuasão
O poder de persuasão atualmente dentro das empresas converteu-se em
instrumento de oportunidade. Todavia, na prática de Inteligência, a persuasão é mais
do que um instrumento de status e poder.
Em nível estratégico, a persuasão pode garantir que a alta administração adote
o direcionamento de ações gerado pela análise realizada no ciclo de inteligência.
O Secretário Executivo, diante dessa característica, pode ser o diferencial das
práticas de Inteligência. Isso porque sua proximidade com a alta administração
possibilita um maior acesso aos tomadores de decisão e, conseqüentemente, mais
oportunidades de vender as proposições desenvolvidas por meio do levantamento e
análise do ciclo de inteligência.
30
“Essa nova função pode ser ocupada tanto por um homem de negócios (bom
comunicador, com amplos conhecimentos sobre sua empresa), como por um
diretor (capaz de dirigir ‘um negócio dentro do negócio’, capaz de conduzir
pessoas, projetos e idéias), como por um profissional da informática (com
amplos conhecimentos técnicos e com capacidades e habilidades para manter-
se atualizado no campo das tecnologias da informação)”.
Desta forma o Secretário Executivo pode ser definido como um “homem de
negócios” apto para manusear dados e/ou informações de forma ética e legal,
rastreando oportunidades e ameaças, antevendo situações e fatos comprometedores
32
Dessa forma, para que não haja perda de dados e informações no decorrer do
tempo, é necessário que o fluxo interno de informações da organização seja eficiente e
apoiado nas TI’s.
O fluxo será eficiente se a comunicação existente entre os diversos setores da
organização também o for. Cada chefia ou coordenação deve estar atento às principais
atividades desenvolvidas nos vários setores componentes ou mesmo às possíveis
mudanças que venha a ocorrer. O papel dos líderes é trabalhar a informação antes do
seu perecimento.
As TI’s, como mencionado anteriormente, têm sido adotadas para a facilitação
do fluxo da informação, agregação de valor aos processos, produtos e serviços e
auxílio na tomada de decisão. Entre essas tecnologias podemos destacar:
• Sistemas Wireless – transmissão de dados sem fio, feita a partir de ondas de
rádio. Essa tecnologia possibilita que a organização / usuário se conecte à
internet em qualquer lugar, sem a utilização de conecções físicas. O wireless é
relevante para que dados e informações sejam acessados de qualquer lugar sem
restrições.
• Groupware – permite o compartilhamento de informações, facilitando a
networking interna. Diversas são as vantagens desse tipo de sistema, como por
exemplo, a realização de reuniões virtuais.
• Sistemas de gestão eletrônica de documento (GED) – os GED’s gerenciam o
ciclo de vida dos documentos de uma organização, desde sua criação, passando
pela aprovação, revisão, processamento, até chegar a seu armazenamento ou
descarte. Dessa forma, agiliza-se a distribuição de documentos e protege-os de
acessos não autorizados.
• Workflow – esses sistemas automatizam procedimentos pelos quais
documentos e informações são distribuídos na organização. O sistema de
Workflow é amplamente útil para automatizar tarefas rotineiras, mas não oferece
suporte adequado em tarefas que exijam decisões complexas.
O papel de um Secretário Executivo em uma organização é proporcionar a
ligação entre os diversos setores existentes e o executivo e vice-versa. As informações
que circulam na organização passam pelo Secretário para, então, serem distribuídas
35
aos seus destinos. Devido a isso, a networking do Secretário Executivo deve ser bem
trabalhada para que os relacionamentos fluam sem empecilhos.
O bom conhecimento das TI’s e o reconhecimento do valor de cada informação
também são fundamentais para o desempenho de um Secretário Executivo, visto que
ele as utilizará constantemente em suas atividades secretariais.
Assim, verifica-se que tanto o profissional de IC, como o Secretário Executivo
são agentes manipuladores de dados e informações e precisam estar atentos aos
diversos meios tecnológicos pelos quais estes transitam e manter a rede interna de
relacionamentos sempre saudável.
disso, o material presente nos arquivos pode ser base para uma das técnicas de
obtenção de informações: o Text Mining.
A importância desses dois instrumentos – BD e arquivos – torna-se clara,
então, para o agente de IC.
Quanto ao Secretário Executivo, sabe-se que ele é responsável pela
manutenção de vários arquivos nas empresas. Isso o torna próximo e conhecedor das
informações contidas nos arquivos, bem como dos métodos de organização aplicados
aos mesmos.
Os BD’s também compõem as técnicas de trabalho utilizadas pelos Secretários
Executivos, garantindo seu acesso aos dados neles inseridos e diversas vezes sendo o
próprio Secretário Executivo a inseri-los.
Figura 6: Cargos ocupados por profissionais de IC; fonte: SCIP, 2001 (apud Natsui, 2002).
41
Com isso, o processo de inteligência dentro das empresas não pode ser
encarado como objeto e finalidade de um único grupo, setor ou departamento, mas sim
como um meio de obtenção de vantagem competitiva, o qual pode e deve receber
auxílio proativo das diversas funções que compõem um sistema empresarial. Assim, o
Secretário executivo pode ser útil a esse processo, haja visto as possibilidades já
explicitadas anteriormente – redes de relacionamentos, de comunicação interna, TI’s,
etc.
A política de cargos direcionada ao profissional de Secretariado Executivo
deve considerar mais atentamente as características propostas para a formação desse
profissional, bem como todos os recursos a ele disponibilizados para a execução de
seu trabalho, a fim de usufruir com mais freqüência e eficácia desses recursos da
atividade secretarial.
42
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este trabalho abordou tópicos relacionados à Inteligência Competitiva, ao novo
perfil do profissional de Secretariado Executivo e a inter-relação que há entre os perfis e
os processos de trabalho de ambos. Apresentou técnicas e ferramentas utilizadas em
Inteligência Competitiva e Secretariado Executivo, as quais asseguram vantagens
competitivas para a empresa em que esses profissionais estão inseridos.
A abordagem desse tema proveio da necessidade de se destacar a relevância
da atividade de Inteligência Competitiva para as empresas do contexto local e a
importância de haver profissionais capacitados e especializados para atuar nessa
atividade. Os sistemas de Inteligência Competitiva buscam um profissional dinâmico e
criativo, hábil em desempenhar ações estratégicas acerca da utilização de dados e
informações que resultem em vantagem competitiva para empresa. Esse perfil do
agente de Inteligência Competitiva está relacionado intimamente com o perfil do
Secretário Executivo.
A formação do Secretário Executivo o subsidia para atuar no competitivo
mercado de trabalho em diversas funções, visto que o conhecimento adquirido em
âmbito acadêmico é bastante diversificado, tornando-o um profissional multifuncional.
Por meio deste projeto, também buscou-se demonstrar as habilidades e a relevância do
profissional de Secretariado para o seleto mercado de trabalho, o qual ainda não
conhece nem explora todas as suas potencialidades.
No aspecto estratégico, o Secretário Executivo é capacitado a desenvolver
atividades relacionadas ao gerenciamento, podendo, ainda, administrar informações de
caráter sigiloso.
Dessa forma, o objetivo principal deste trabalho, de demonstrar a competência
do Secretário Executivo atuando em sistemas de Inteligência Competitiva, foi
alcançado, concluindo-se que esse profissional é apto a desempenhar atividades em
gestão estratégica da informação.
Este trabalho também poderá servir como base para a futura elaboração de
uma dissertação de Mestrado, a qual poderá conter estudos mais aprofundados dos
tópicos descritos, assim como poderá gerar análises de uma realidade específica, por
meio de um estudo de caso, como, por exemplo, na questão ética e legal da
43
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
AZEVEDO, Ivanize; COSTA, Sylvia Ignácio da. Secretária: um guia prático. São Paulo:
SENAC, 2000.
FELÍCIO, Joaquim Junior. Uma estratégia para a Gestão do Conhecimento deve ser
compactuada com a sua estratégia competitiva. Informal. Disponível
em:<http://www.informal.com.br/pls/portal/docs/PAGE/GESTAODOCONHECIMENTOIN
FORMALINFORMATICA/ARTIGOSGESTAODOCONHECIMENTO/ARTIGOSGC/ARTI
GO_170604_0.PDF>. Acesso em 16 junho 2006.
LAS CASAS, Alexandre Luzzi. Marketing: Conceitos, Exercícios, Casos. 6. ed. São
Paulo: Atlas, 2004.