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ADMINISTRACIN
CAPTULO I:
LA ADMINISTRACIN Y SUS FUNCIONES
El contenido de este captulo es extrado de las pginas 6, 16 17, 47 59, 61, 64 67, 69 71,
77, 82, 84, 85 86, 88 89, 91 del libro Las Organizaciones y su administracin de los
contadores Javier Comas Mrola y Maris Cunea Gateo; edicin Entrepreneur XXI
Qu es la administracin?
La administracin es aplicar ciertas cosas a ciertos fines. El concepto bsico es: quin administra
establece proyectos y los lleva a cabo, controlando y coordinando el funcionamiento de los mismos.
Como funcin, la administracin es un proceso; y el mismo est dividido en: Planificar, Organizar,
Dirigir, Controlar y Coordinar; funciones que ms adelante los estudiaremos.
PLANIFICAR:
Es la accin de tomar decisiones para el futuro. Es un proceso por el cual las organizaciones tratan
de adaptarse al medio. En este proceso definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro y
se disea los caminos para lograrlo; a esto se le denomina: Planificacin. La necesidad de
planificar resulta de la existencia del tiempo, ms precisamente del futuro
La planificacin tiene como funcin determinar los objetivos y metas, definir la misin y visin, y
establecer las estrategias para alcanzar los primeros. Las organizaciones que establecen objetivos y
metas obtienen mejores resultados que aquellas que no lo hacen.
Qu son los objetivos? Son la expresin de una situacin que queremos vivir en el futuro; implica
elegir una situacin entre todas las alternativas posibles para luego tratar de alcanzarla.
1. Planificacin Estratgica
Tiene que ver con la fijacin por parte de la cpula estratgica de los objetivos y metas de la
organizacin; la elaboracin de un Plan de Negocios donde se definen la misin y visin de
la organizacin, y las estrategias a aplicar para alcanzar los objetivos y metas.
2. Planificacin Operativa
Tiene que ver con la puesta en prctica de los planes estratgicos. Es una planificacin ms
detallada y ms de corto plazo que la anterior. Los planes operativos pueden ser de dos
categoras: aquellos que se disean para actividades no recurrentes, y aquellas que se
disean para actividades recurrentes
ORGANIZAR
Esta funcin implica establecer relaciones de autoridad y medidas para coordinar esfuerzos.
Establecer relaciones de autoridad significa decidir quin manda y quin o quines obedecen.
Establecer medidas para coordinar esfuerzos significa dotar, al conjunto de individuos que trabajan
en la organizacin, instrumentos que tiendan a lograr que la accin de todos ellos resulten
coherentes; es decir: que todos al actuar persigan un mismo fin y al hacerlo respeten una misma
estrategia, El proceso de organizar requiere:
Enunciar los objetivos de la organizacin
Establecer las metas, las polticas y las estrategias para lograr los objetivos enunciados
Identificar y clasificar las actividades necesarias para llevar a cabo los planes establecidos
Agrupar las actividades segn recursos humanos disponibles, segn los recursos que se
tenga, segn donde deben ser desempeada y segn su complejidad.
Delegar autoridad necesaria para ejecutar las actividades en cada grupo
Coordinar estos grupos en sentido vertical y horizontal por medio de relaciones de autoridad
y sistema de informacin.
Estructura Organizativa
La estructura organizacional es un esquema por el que se establecen las unidades administrativas u
rganos y las relaciones que guardan entre s. Esa estructura da lugar a la asignacin de autoridad y
deberes.
Los rganos: Son una parte del conjunto total. Ellos se especializan en una funcin.
La funcin: Una funcin es un grupo de actividades necesarias para alcanzar un fin.
Los cargos: Es un conjunto de tareas de similar naturaleza, que agrupadas, pueden ser asignadas a
un individuo
Los puestos: Son la personalizacin de los cargos. Habr tantos puestos como personas.
Departamentalizacin y sus criterios
Es una parte del proceso organizativo que consiste en agrupar actividades en base a determinados
criterios, con el objetivo de dividir el trabajo de la direccin de forma tal que la organizacin queda
estructurada en unidades apta para operar con eficiencia y sujeta a mecanismo de relacionamiento y
coordinacin, para una efectiva integracin.
1. Funcional: Conjunto de tareas y actividades que se deben desarrollar para alcanzar los
objetivos de la organizacin
Asignacin de actividades
Se trata de agrupar actividades, cumpliendo ciertos criterios, en las unidades administrativas. Estos
criterios pueden ser:
4. Inters Ejecutivo: Agrupar todas aquellas actividades que el jefe ejecutivo est
ms interesado o motivado a realizar, siendo capaz de dirigirla
con ms inteligencia y entusiasmo
Organigrama
El organigrama fue definido como el conjunto de rganos y las relaciones que guardan entre si. Es
una forma de representar, a travs de un diagrama, la estructura de la organizacin. Los rganos son
representados como rectngulos, los niveles jerrquicos quedan establecidos por la altura en que
aparecen dibujados; y stos pueden ser: Direccin, Gerencias, Departamentos, Seccin y Sector.
DIRECCIN
La funcin direccin tiene por fin motivar y conducir al factor humano guindolo al logro de los
fines sociales. El administrador necesita del poder que la estructura organizativa le concede. El
ejercicio de autoridad implica disponer del uso de recursos entre ellos los humanos. Tambin
implica disponer de qu manera realizar las actividades. Eso se realiza a travs de rdenes,
instrucciones, peticiones, sugerencias e informaciones. La orden resulta ser un mandato cuando es
enrgica. Resulta ser instruccin cuando se trata de directivas que explican cmo hacer algo. Es una
peticin cuando invita de una manera corts a comprometerse a cierto comportamiento. Se trata de
una sugerencia cuando comparte ideas tiles con los dems. Es una informacin compartida cuando
revela conocimiento u opiniones relevantes.
Formas de Direccin
Segn Henry Fayol, se puede apreciar el control desde distintos puntos de vista, como: control
administrativo, control comercial, control tcnico, control financiero, control contable, control de
seguridad.
Los cambios son normales para cualquier organizacin, los gustos de los consumidores, los
mercados, la tecnologa, las nuevas formas de produccin, etc., el control es una medida de
alerta para los gerentes para que determinen como los cambios los afectan.
La delegacin de autoridad, la nica manera que los gerentes pueden determinar si se est
haciendo lo que han delegado es por medio del control.
Los errores que producen los gerentes como sus subordinados, pueden ser detectados a
tiempo con un buen sistema de control y as evitar prdidas mayores.