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UNIDAD III

ADMINISTRACIN

CAPTULO I:
LA ADMINISTRACIN Y SUS FUNCIONES

El contenido de este captulo es extrado de las pginas 6, 16 17, 47 59, 61, 64 67, 69 71,
77, 82, 84, 85 86, 88 89, 91 del libro Las Organizaciones y su administracin de los
contadores Javier Comas Mrola y Maris Cunea Gateo; edicin Entrepreneur XXI

Qu es la administracin?
La administracin es aplicar ciertas cosas a ciertos fines. El concepto bsico es: quin administra
establece proyectos y los lleva a cabo, controlando y coordinando el funcionamiento de los mismos.
Como funcin, la administracin es un proceso; y el mismo est dividido en: Planificar, Organizar,
Dirigir, Controlar y Coordinar; funciones que ms adelante los estudiaremos.

La Administracin como una Ciencia


Es el conjunto de conocimientos logrados con el mtodo cientfico que se integran en una Teora de
la Administracin. La administracin es una ciencia que se ocupa de reconocer la realidad a travs
de la observacin, busca extraer de ella la esencia que la explica (hiptesis); con el fin de emitir
luego las leyes que permitan predecir situaciones futuras (tesis).

La Administracin como una Tcnica


La administracin es una tcnica adecuada para conducir las organizaciones. Las tcnicas son las
normas, los reglamentos, y los recursos que se utilizan para desarrollar las actividades
administrativas. La tcnica es el medio para comprobar si los enunciados tericos son o no vlidos

La Administracin como un Arte


La administracin requiere de tres pasos (Visin, Conocimiento del oficio, y Comunicacin
Efectiva), que son justamente los tres pasos que requieren los artistas. Para administrar se necesita
aptitudes naturales, creativas, innovadoras, emprendedoras, habilidades y destrezas que se van
adquiriendo con la experiencia. Es el arte de hacer las cosas mandando a otras personas.
Funciones de la Administracin

PLANIFICAR:
Es la accin de tomar decisiones para el futuro. Es un proceso por el cual las organizaciones tratan
de adaptarse al medio. En este proceso definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro y
se disea los caminos para lograrlo; a esto se le denomina: Planificacin. La necesidad de
planificar resulta de la existencia del tiempo, ms precisamente del futuro

La planificacin tiene como funcin determinar los objetivos y metas, definir la misin y visin, y
establecer las estrategias para alcanzar los primeros. Las organizaciones que establecen objetivos y
metas obtienen mejores resultados que aquellas que no lo hacen.

Qu son los objetivos? Son la expresin de una situacin que queremos vivir en el futuro; implica
elegir una situacin entre todas las alternativas posibles para luego tratar de alcanzarla.

Por qu es importante tener los objetivos?


Nos proporcionan un sentido de direccin: Si quiero ir a un lugar determinado, es necesario
tener un objetivo que me sirva de gua.
Nos permiten enfocar nuestros esfuerzos: Al fijar los objetivos nos permite asignar
prioridades y utilizar los recursos escasos de
una manera eficiente.
Nos guan nuestros planes y decisiones: Al tener objetivos nos permite que todos
nuestros planes y nuestras decisiones estn
enfocados para alcanzar los mismos
Nos sirven para evaluar nuestros planes: Podremos evaluar nuestras acciones y |
determinar los posibles desvos en el logro de
los objetivos fijados
Hay que distinguir los objetivos de los deseos, para ello los objetivos deben cumplir con los
siguientes requisitos
Especfico: Debe ser claro, que no ofrezca dudas ni dualidades
Realista: Que sea posible de alcanzar.
Verificable: Que se pueda medir, y determinar que se cumpli.
Tener un plazo: Debe tener un plazo determinado para su ejecucin
Incluir metas especficas: Debemos cumplir ciertos objetivos de corto plazo para
alcanzar los objetivos ms generales
Plantear un desafo: Debe ser un desafo, una motivacin el buscar alcanzarlo
Plantear un compromiso: Debe haber disposicin y voluntad de alcanzarlo

Existen dos tipos de planificacin; la Planificacin Estratgica y la Planificacin Operativa

1. Planificacin Estratgica
Tiene que ver con la fijacin por parte de la cpula estratgica de los objetivos y metas de la
organizacin; la elaboracin de un Plan de Negocios donde se definen la misin y visin de
la organizacin, y las estrategias a aplicar para alcanzar los objetivos y metas.

2. Planificacin Operativa
Tiene que ver con la puesta en prctica de los planes estratgicos. Es una planificacin ms
detallada y ms de corto plazo que la anterior. Los planes operativos pueden ser de dos
categoras: aquellos que se disean para actividades no recurrentes, y aquellas que se
disean para actividades recurrentes

Dentro de los planes operativos para actividades no recurrentes encontramos:


1. Programas: Se determinan las actividades concretas a realizar inscripta en un
marco temporal, teniendo en cuenta los pasos o actividades necesarios
para alcanzar los objetivos, la unidad responsable de cada paso
y el orden y los tiempos de cada paso
2. Presupuesto: Es la expresin monetaria de los programas. Es una estimacin de
ingresos y gastos resultantes de las operaciones
3. Proyectos: Son las partes ms pequeas e independientes de los programas;
puede llegar a ser un bosquejo de lo que deseamos hacer.
Dentro de los planes operativos para actividades recurrentes encontramos:
1. Polticas: Son guas para la toma de decisin. Limitan la zona en la que
deberan caer las decisiones de los subordinados; tales lmites
son los que llevan al objetivo. Las polticas deben ser: estables,
consistentes, generales, y claras.
2. Procedimientos: Son guas para la accin. Son un conjunto de instrucciones
detalladas para ejecutar una accin. Las polticas se llevan a
cabo por medio de procedimientos
3. Reglas: Son medidas especficas que se tomarn en una situacin dada.

ORGANIZAR
Esta funcin implica establecer relaciones de autoridad y medidas para coordinar esfuerzos.
Establecer relaciones de autoridad significa decidir quin manda y quin o quines obedecen.
Establecer medidas para coordinar esfuerzos significa dotar, al conjunto de individuos que trabajan
en la organizacin, instrumentos que tiendan a lograr que la accin de todos ellos resulten
coherentes; es decir: que todos al actuar persigan un mismo fin y al hacerlo respeten una misma
estrategia, El proceso de organizar requiere:
Enunciar los objetivos de la organizacin
Establecer las metas, las polticas y las estrategias para lograr los objetivos enunciados
Identificar y clasificar las actividades necesarias para llevar a cabo los planes establecidos
Agrupar las actividades segn recursos humanos disponibles, segn los recursos que se
tenga, segn donde deben ser desempeada y segn su complejidad.
Delegar autoridad necesaria para ejecutar las actividades en cada grupo
Coordinar estos grupos en sentido vertical y horizontal por medio de relaciones de autoridad
y sistema de informacin.

Estructura Organizativa
La estructura organizacional es un esquema por el que se establecen las unidades administrativas u
rganos y las relaciones que guardan entre s. Esa estructura da lugar a la asignacin de autoridad y
deberes.
Los rganos: Son una parte del conjunto total. Ellos se especializan en una funcin.
La funcin: Una funcin es un grupo de actividades necesarias para alcanzar un fin.
Los cargos: Es un conjunto de tareas de similar naturaleza, que agrupadas, pueden ser asignadas a
un individuo
Los puestos: Son la personalizacin de los cargos. Habr tantos puestos como personas.
Departamentalizacin y sus criterios
Es una parte del proceso organizativo que consiste en agrupar actividades en base a determinados
criterios, con el objetivo de dividir el trabajo de la direccin de forma tal que la organizacin queda
estructurada en unidades apta para operar con eficiencia y sujeta a mecanismo de relacionamiento y
coordinacin, para una efectiva integracin.

1. Funcional: Conjunto de tareas y actividades que se deben desarrollar para alcanzar los
objetivos de la organizacin

2. Productos: Conjunto de actividades por producto. Se trata de dividir a la organizacin en


funcin de las especialidades asociada con las caractersticas de los productos

3. Regiones: Se aplica cuando la organizacin opera en reas geogrficas extensas y


distantes. Aqu se agrupan las actividades que se desarrollan en un cierto
espacio geogrfico bajo una autoridad local

4. Clientes: Se considera algunas o varias caractersticas de los clientes que obliga a la


organizacin adecuarse a ellas

5. Procesos: Determinan por s misma la forma de agrupar las tareas; generalmente se da


en el departamento de Produccin

6. Tiempo: Cuando la organizacin tienen procesos continuos de produccin y se trabaja


por turnos diversos

Asignacin de actividades
Se trata de agrupar actividades, cumpliendo ciertos criterios, en las unidades administrativas. Estos
criterios pueden ser:

1. Homogeneidad: Agrupar todas aquellas actividades que son semejantes en un


mismo rgano

2. Mximo Uso: Agrupar todas aquellas actividades al rgano que ms utiliza el


producto derivado.
3. Oposicin de intereses: Agrupar todas aquellas actividades de un mismo proceso a
unidades diferentes, procurando que una verifique el correcto
desempeo de la otra, con el fin de evitar fraude.

4. Inters Ejecutivo: Agrupar todas aquellas actividades que el jefe ejecutivo est
ms interesado o motivado a realizar, siendo capaz de dirigirla
con ms inteligencia y entusiasmo

Organigrama
El organigrama fue definido como el conjunto de rganos y las relaciones que guardan entre si. Es
una forma de representar, a travs de un diagrama, la estructura de la organizacin. Los rganos son
representados como rectngulos, los niveles jerrquicos quedan establecidos por la altura en que
aparecen dibujados; y stos pueden ser: Direccin, Gerencias, Departamentos, Seccin y Sector.

Ejercicio 2: Bolsas SRL (extracto Prctica 4; Organizacin y Mtodos Administrativo


Prctico; Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin)
La empresa cuenta con un directorio formado por Jorge Bravo y Ral Valiente. Del Directorio
dependen: 1) El Departamento de Produccin a cargo de Ral Valiente y del que dependen dos
secciones: Fabricacin y Depsito. 2) El Departamento de Ventas a cargo de Jos Bravo, del que
depende la Seccin Ventas; y 3) La Seccin Finanzas, integrada por un Jefe (el Seor Diego
Lagos). Se pide: Elaborar el organigrama de la estructura organizativa de BOLSAS SRL

Ejercicio 2: Arte SRL (extracto Prctica 5; Organizacin y Mtodos Administrativo


Prctico; Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin)
El Seor Javier Sierra ocupa el cargo de Presidente Ejecutivo de la empresa y es asistido por una
secretara y asesorado por la Licenciada Anglica Dutra. De la Presidencia dependen directamente
tres departamentos: Administracin, Abastecimiento y Sucursales. El Contador Jorge Lagos ocupa
el cargo de Jefe del Departamento de Administracin. Marcelo Reyes es el Jefe del Departamento
de Abastecimiento; de ste dependen tres Secciones: Stocks, Depsito y Ventas Mayoristas
Se pide: Elaborar el organigrama de la estructura organizativa de ARTE SRL
Ejercicio 3: LATUR SA (extracto del caso de estudio adicional 3; Organizacin y Mtodos
Administrativo, Prctico; Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin)
El Directorio est compuesto por 5 miembros que fijan los objetivos y polticas de conduccin de
la empresa. El Directorio est apoyado por una unidad de Asesora Jurdica y por una unidad de
Secretara, integrada por un Jefe y dos Asistentes. Del Directorio dependen la Gerencia de
Produccin, la Gerencia de Comercializacin y la Gerencia de Administracin. De la Gerencia de
Produccin dependen dos departamentos: Productos Farmacuticos y Productos Cosmticos; y tres
secciones: Laboratorio de Ensayos; Depsitos; y Mantenimiento Tcnico. La Gerencia de
Produccin cuenta con una unidad de Desarrollo que asesora directamente al Gerente. De la
Gerencia de Administracin dependen dos departamentos: Contadura y Compras y la seccin
Servicios Generales. Del departamento de Compras dependen dos secciones: Importaciones y
Compras Locales. Del departamento de Contadura depende la seccin Caja. La Gerencia de
Administracin cuenta con el asesoramiento de una unidad de Organizacin y Sistema. De la
Gerencia de Comercializacin dependen dos secciones: Ventas Montevideo y Ventas Interior. Cada
uno de los tres gerentes es asistido por una Secretara. Se pide:
1. Elaborar el organigrama de la estructura organizativa LATUR SA
2. Identificar, los criterios de departamentalizacin utilizados.

DIRECCIN
La funcin direccin tiene por fin motivar y conducir al factor humano guindolo al logro de los
fines sociales. El administrador necesita del poder que la estructura organizativa le concede. El
ejercicio de autoridad implica disponer del uso de recursos entre ellos los humanos. Tambin
implica disponer de qu manera realizar las actividades. Eso se realiza a travs de rdenes,
instrucciones, peticiones, sugerencias e informaciones. La orden resulta ser un mandato cuando es
enrgica. Resulta ser instruccin cuando se trata de directivas que explican cmo hacer algo. Es una
peticin cuando invita de una manera corts a comprometerse a cierto comportamiento. Se trata de
una sugerencia cuando comparte ideas tiles con los dems. Es una informacin compartida cuando
revela conocimiento u opiniones relevantes.

Formas de Direccin

1. Mandatario: Haciendo uso de la autoridad, de su poder sobre sus subordinados.


2. Lder: Motivando al individuo, influenciando su comportamiento por razones de
lgica de coparticipacin de ascendencia personal.
Estilo de Direccin

1. Autocrtica: El jefe autocrtico funda su accin en la creencia de que la posicin


ocupada le otorga poder indiscutible. Usa el mando como instrumento
bsico por lo que las instrucciones suelen ser detalladas, formalizadas
y sin margen de decisin al subordinado. La supervisin del
cumplimiento de las rdenes sern estrictas y de vigilancia.

2. Participativa: Esta forma de dirigir se caracteriza por la consulta con el subordinado


antes de tomar decisin o de dar instruccin alguna. La oportunidad
de escuchar al subordinado suele mejorar la decisin, as como la
disposicin a aceptarla o comprometerse con las actividades
derivadas. Realizan conferencias formales e informales donde se
debaten asuntos de coordinacin; de interpretacin de hechos, de
anlisis de progresos en las actividades y de crticas de las acciones.

3. Libertad de accin: La base es la idea de fomentar la puesta en prctica de iniciativas e


ideas en los integrantes del grupo de trabajo por ellos mismos. Cada
trabajador tendr oportunidad de tomar sus decisiones, elegir el
mtodo de trabajo y de utilizar los recursos que a su juicio le indique.

Ejercicio 1: (Extracto de la Segunda Revisin 17/07/15 Administracin y Gestin de


Organizaciones I de la Facultad de Ciencias Econmicas y Administracin)
Director General: Ismael Almada antigedad en la empresa: 6 aos; Perfil: Excelentes
conocimientos tcnicos. Muy responsable y exigente, con los dems y consigo mismo. Se
caracteriza en su gestin por hacer uso de la autoridad. Gerente de Administracin y Finanzas:
Sebastin Hernndez: antigedad en el cargo y en la empresa: 5 meses. Perfil: Muy buen
relacionamiento con las personas, destacndose como excelente motivador influenciando el
comportamiento de los dems. Se pide: Identificar la forma en que llevan a cabo la funcin
direccin Ismael Almada y Sebastin Hernndez
Ejercicio 2: (Extracto del Examen 08/03/14 Segunda Parte, de Administracin y Gestin de
las Organizaciones I de la Facultad de Ciencias Econmicas y Administracin)
El Jefe de Instaladores, que es un persona muy exigente con su trabajo y con el de sus empleados,
en estas situaciones adopta una conducta autoritaria, para intentar paliar la falta de tiempo del
personal. Precisamente la semana pasada, ocurri un mal entendido con uno de sus empleados, a
quien le orden : es necesario que realices el cableado de toda esta zona de la casa en 20 minutos
o vas a tener problemas conmigo! Es de hacer notar que ese trabajo de cableado poda demandar
casi una hora de trabajo. Se pide: Identificar el estilo de direccin para el Jefe de instaladores.

Ejercicio 3: (Extracto de la Segunda Revisin 30/07/16; Administracin y Gestin de las


Organizaciones I, de la Facultad de Ciencias Econmicas y Administracin)
La empresa cuenta con dos Directoras Generales: Paulina y Federica. Paulina, debido a su fuerte
personalidad tiene frecuentes choques con el Gerente General y con otros Gerentes, imponiendo su
parecer ante la discrepancia. Por otro lado Federica, tiene una conducta con sus subordinados que
se caracteriza por consultarlos y escucharlos. Francisco Suarez, es el Jefe de la Divisin de
Administracin y cuenta con personal de escasa especializacin en la temtica que desarrollan, su
formacin es de Contador Pblico, y generalmente se coloca en una posicin de intransigencia y
sin margen de decisin para sus empleados. Por otra parte en el rea de Inversiones la actividad de
desarrollar ideas de negocio genera la necesidad de que sus integrantes posean un alto grado de
iniciativa, lo que es recibido de buen grado por su Gerente Eduardo Mndez, quin adems alienta
a sus funcionarios a participar en el trabajo, dando instrucciones generales y marcando un objetivo
definido, todo esto se sustenta en el alto grado de especializacin de su personal. Se pide:
1. Identificar la forma en que llevan a cabo la funcin de direccin la Directora Paulina y la
Directora Federica.
2. De acuerdo a los Estilos de Direccin estudiados en el curso, identifique cuales seran los
estilos para Paulina, Federica, Francisco y Eduardo.
CONTROL
La organizacin utilizan los procedimientos de control para asegurarse que avanzan en el sentido
correcto, hacia sus objetivos y de que estn usando sus recursos de manera eficiente y eficaz. Se
puede definir control como el proceso de monitoreo de las actividades, para asegurarse que se
cumplan tal como fueron planeadas y establecer en caso necesario las medidas correlativas a
cualquier desviacin importante.

Segn Henry Fayol, se puede apreciar el control desde distintos puntos de vista, como: control
administrativo, control comercial, control tcnico, control financiero, control contable, control de
seguridad.

Importancia del control

Los cambios son normales para cualquier organizacin, los gustos de los consumidores, los
mercados, la tecnologa, las nuevas formas de produccin, etc., el control es una medida de
alerta para los gerentes para que determinen como los cambios los afectan.

La delegacin de autoridad, la nica manera que los gerentes pueden determinar si se est
haciendo lo que han delegado es por medio del control.

Los errores que producen los gerentes como sus subordinados, pueden ser detectados a
tiempo con un buen sistema de control y as evitar prdidas mayores.

Proceso bsico de control.


El proceso de control se compone de cuatro etapas o pasos a seguir:
Establecer un objetivo o estndares (normas);
Medicin del desempeo real;
Comparacin de el desempeo real con el objetivo estndar
Correccin de las desviaciones.