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COMPRAS E INTERACCIN CON

PROVEEDORES
Duracin estimada de estudio (horas): 40 horas

Estructura de contenidos
Mapa Conceptual............................................................................2
Introduccin..................................................................................3
1. Proceso de Compras....................................................................4
1.1. Planeacin del proceso de compras:......................................4
1.2. Ejecucin del proceso de compras.........................................5
1.3. Verificacin de los productos comprados:...............................5
1.4. Preservacin de los insumos o suministros comprados:............6
2. Preservacin de los insumos o suministros comprados:....................6
2.1. Seleccin de proveedores:................................................. 10
2.2. Evaluacin de proveedores:................................................ 11
Recursos bibliogrficos..................................................................15
Glosario......................................................................................16

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Mapa Conceptual

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Compras e interaccin con proveedores.

COMPRAS E INTERACCIN
CON PROVEEDORES

El laboratorio debe

Seleccionar y evaluacin de proveedores Implementar procedimiento de compras

Etapas Etapas

Planeacin Ejecucin Preservacin Seleccionar Evaluar


proveedores proveedores

productos

fuentes revisar establezca


control del proceso actividades de
disposiciones para la
criterios para selecionar
ordenes de compra preservacin tcnicos del laboratorio requisitos egales requisitos
proveedores registros documentos de compra
Publicaciones en revistas administrativos requisitos puntaje de criterios de
Catlogos de productos o evaluacin evaluacin proveedor
servicios Internet pgina tcnicos
Razn del ONAC
algunos son:
asegurar la conformidad informar al proveedor garantizar calidad y
de productos o servicios de requisitos por frente a servicios ofrecidos controlar el ingreso y salida Implementacin de
selecionar proveedores producto o servicio por el laboratorio del producto o servicio sistemas de calidad calidad
del producto calidad del
servicio requisitos tcnicos
Acciones precio tiempo de
respuesta forma de pago

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elaborar procedimiento de hacer listado maestro de documentar proceso de
compras productos o servicios asignar recursos
Compras e interaccin con proveedores

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Compras e interaccin con proveedores

Introduccin

El proceso de compras, seleccin y evaluacin de proveedores tiene por


objeto asegurar que las compras realizadas (materias primas, equipos,
reactivos u otros elementos que afectan el desarrollo de los ensayos o
calibraciones), cumplan con los estndares de calidad establecidos.

Por esta razn, el laboratorio de ensayo o calibracin debe


especificar condiciones tanto para la seleccin y evaluacin de
proveedores, como para la adquisicin, recepcin y aprobacin
de productos o servicios, de conformidad con los requisitos
normativos de ISO/IEC 17025; de igual manera, debe mantener
un listado actualizado de proveedores aprobados, y un registro
de compras de productos o servicios para la realizacin de
pruebas en el laboratorio.

Con el fin de documentar e implementar cada una de las


actividades anteriormente relacionadas en el laboratorio objeto
del proyecto de formacin, se sugiere realizar una consulta
bibliogrfica sobre procesos de compra, seleccin y
evaluacin de proveedores en las organizaciones, y
los parmetros normativos que
los orientan.

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Compras e interaccin con proveedores

1. Proceso de Compras

De acuerdo con la norma ISO/IEC17025, el laboratorio debe tener una


poltica y procedimiento para la seleccin y la compra de los servicios
y suministros que utiliza y que afectan la calidad de los ensayos o
calibraciones.

Con el fin de dar cumplimiento a este requisito, el laboratorio de ensayo o


calibracin debe elaborar un procedimiento siguiendo la secuencia de pasos
establecidos en el Objeto de Aprendizaje Elaboracin de procedimientos
y norma fundamental. Para ello, se sugiere tener en cuenta la siguiente
estructura:

Planeacin del proceso de compras,

Ejecucin del proceso de compras

Verificacin de los productos compados

Preservacin de los insumos o suministros comprados.

Cada una de estas fases ser presentada a continuacin a manera de


esquema, cuyos tems se desglosan de la siguiente manera: productos
exigidos, razn de ser de cada producto, y acciones requeridas para su
eficaz implementacin.

1.1. Planeacin del proceso de compras:

Productos exigidos Razn de ser Acciones requeridas


P1: control el proceso de R1: asegurar la A1: identificarlos
compras frente al impacto conformidad de materias productos o servicios que
del servicio final. primas, suministros, influyen de manera directa
P2: criterios para productos o servicios en el servicio prestado por
seleccin y evaluacin de adquiridos. el laboratorio.
proveedores. R2: seleccionar y evaluar A2: definir criterios
P3: registros. proveedores para:seleccionar , evaluar
Razn de ser. y reevaluar de manera
peridica a los
proveedores.
A3: establecer el proceso
o procedimiento de
compras y su respectivo
control.
A4: implementar control
de registros.

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1.2. Ejecucin del proceso de compras.

Productos exigidos Razn de ser Acciones requeridas


P1: fichas tcnicas, hojas R1: para definir e informar A1: crear el listado de
de especificaciones, al proveedor los requisitos productos o servicios con
ordenes de compra. de cada suministros, impacto directo sobre el
materia prima, producto o servicio de ensayo o
servicio solicitado. calibracin.
A2: documentar el
proceso de modo que se
evidencie desde que se
solicita el producto o
servicio, hasta su uso o
liberacin.

En la ejecucin es importante crear el listado de productos, insumos,


reactivos, materias primas o servicios, que influyen de manera directa
en la prestacin de servicios de ensayo o calibracin; posteriormente,
documentar el proceso mediante el uso de fichas tcnicas o requisiciones
de compra por cada tem de compra, a fin de garantizar la calidad del
producto o servicio adquirido.

1.3. Verificacin de los productos comprados:

Productos exigidos Razn de ser Acciones requeridas


P1: implementar R1: asegurar la A1: identificar en que
actividades de verificacin conformidad de materias ocasiones se debe hacer
del producto o servicio primas, suministros, verificacin de producto.
comprado. productos o servicios A2: documentar e
P2: documentos de adquiridos frente a los implementar el proceso de
compra. servicios prestados por el verificacin.
laboratorio.

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1.4. Preservacin de los insumos o suministros comprados:

Productos exigidos Razn de ser Acciones requeridas


P1: disposiciones para la R1: garantizarla calidad A1: identificar
preservacin de del insumo, reactivo o requerimientos de
materiales, reactivos, producto. preservacin, proteccin,
insumos, componentes, R2: controlar:su manejo, embalaje,
equipos de control; desde identificacin, condiciones ambientales,
el ingreso al laboratorio manipulacin, ingreso y condiciones de seguridad
hasta la entrega final al salida del almacn y con el uso de reactivos y
destino previsto. Se debe almacenamiento. almacenamiento para cada
tener en cuenta: uno de los productoso
identificacin, proteccin, servicios que afectan de
condiciones ambientales, manera directa la
embalaje, prestacin de los servicios
almacenamiento, entrega. del laboratorio.
A2: Asignar recursos.

2. Preservacin de los insumos o suministros comprados:

De acuerdo con los parmetros normativos de ISO 9000:2005, las


organizaciones y sus proveedores dependen entre s; en tal sentido, una
relacin de mutuo beneficio da lugar al incremento de habilidades para
generar valor, flexibiliza la respuesta a las necesidades y expectativas de
los clientes, y optimiza los costos y recursos asociados con la realizacin
de productos y/o prestacin de servicios.

Los proveedores externos de laboratorios de ensayo o calibracin estn


en capacidad de suministrar cualquier tipo de producto o servicio que se
requiera; sin embargo, para efectos de desarrollo del presente objeto
de aprendizaje slo se har el anlisis de aquellos proveedores cuyos
productos o servicios afectan de manera directa la realizacin de las
pruebas.

Principios para la implementacin del proceso de compras en


laboratorios de ensayo o calibracin:

Principio 1:

Tanto el cliente como el proveedor son responsables de la implementacin


de su propio sistema de control de calidad. En tal sentido se puede afirmar

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que es responsabilidad del laboratorio de


ensayo o calibracin implementar un sistema
de calidad que garantice el cumplimiento de
requisitos normativos, relacionados con sus
proveedores (ISO/IEC17025); stos debern
implementar un sistema de calidad para
continuar con sus antiguos clientes y acceder
a otros.

Principio 2:

El cliente y el proveedor deben ser


independientes; sin embargo, se debe
respetar la autonoma e independencia de
cada uno.

Aqu se sugiere colocar una figura donde


el proveedor se encuentre certificadocon
ISO 9001, y el cliente, acreditado en
17025.

Principio 3:

El laboratorio debe suministrar la informacin


necesaria para la entrega de productos
o servicios por parte del proveedor, a fin
de cumplir los requerimientos de calidad
establecidos por el cliente para la prestacin
del servicio de ensayo o calibracin.

Principio 4:

Se debe establecer un acuerdo para la realizacin


del contrato entre el laboratorio y el proveedor
donde se estipule: precio, cantidad, calidad,
condiciones de entrega, y formas de pago, entre
otros.

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Principio 5:

El proveedor debe proporcionar informacin sobre la


calidad de los productos o servicios que suministra,
as como los datos que se requieran para la
celebracin del contrato con el laboratorio: copia
de los certificados de calidad, copia de la resolucin
de acreditacin, y documentos reglamentarios
aplicables.

Principio 6:

Debe haber un acuerdo previo entre el laboratorio y el proveedor sobre


la metodologa de evaluacin al momento de entregar los productos o
servicios solicitados.

Cules son los Cul proveedor


Requisitos del es capaz?
producto comprado? Seleccin objetiva

Contrato o Acuerdo

Como es el desempeo del


proveedor y el producto?
Evaluacin y reevaluacin

Principio 7:

Se recomienda establecer en el contrato, mecanismos de solucin frente


a las posibles discrepancias que se puedan presentar al momento de
entregar el producto o servicio solicitado.

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Cules son lo
requisitos del producto?
Clientes
Legales
Otros
Tenemos capacidad?
Resolver diferencias y
confirmar cuando
no es documentado
Contrato o Acuerdo

Modificaciones al contrato

Principio 8:

De ser necesario, se debe realizar un


intercambio de informacin entre el laboratorio
y el proveedor antes de la entrega final del
producto o servicio solicitado.

Principio 9:

Se debe realizar un control de las actividades


comerciales: pedidos, produccin, inventarios,
y actividades de oficina, entre otras; a fin de
garantizar la exactitud de la informacin que se
requiera sobre fechas de entrega de productos o
servicios solicitados.

Principio 10:

Se debe dar atencin especial a los intereses del consumidor final, as


como a terceros que se puedan ver afectados con la compra del producto
o servicio solicitado.

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Relacin con Gestin de


los usuarios Adquisicin

Cliente Prestacin del servicio Cliente

Mantenimiento Rec. Humano Metrologa Sistemas

2.1. Seleccin de proveedores:

Etapa en la que se aprueba el listado de proveedores que pueden


satisfacer las necesidades de compra de productos o servicios por parte
del laboratorio de ensayo o calibracin. Para llevar a cabo la seleccin
objetiva de los proveedores, se recomienda elaborar una ficha tcnica de
producto o servicio, donde se estipulen tanto los criterios a evaluar, como
los requisitos mnimos que deben cumplir dichos proveedores:

Requisitos legales

Requisitos administrativos

Requisitos financieros

Requisitos tcnicos

Dentro de las actividades establecidas para el proceso de compras del


laboratorio de ensayo o calibracin, se tiene la de mantener un listado
actualizado de proveedores, en lo posible, para un mismo producto o
servicio. Para ello, se cuenta con las siguientes fuentes de bsqueda de
proveedores:

Informacin suministrada por los tcnicos del laboratorio

Publicaciones de revistas

Catlogos de productos o servicios

Internet

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Pgina del ONAC - Listado de proveedores acreditados (para el caso


de la calibracin de equipos).

TALLER 1:

Elabore una lista de productos o servicios de uso ms frecuente en el


laboratorio objeto del proyecto de formacin, y que afecten la calidad de
los ensayos o calibraciones realizados. Determine los posibles proveedores
para estos productos o servicios:

Productos Servicios Proveedor

2.2. Evaluacin de proveedores:

Consiste en hacer un seguimiento en tiempo, a los proveedores que han


sido previamente seleccionados. Para ello, se establecen criterios cuyo
puntaje obedece a la siguiente estructura:

Puntaje Obtenido Descripcin


5 puntos Aprobacin plena con el criterio preestablecido
4 puntos Aprobacin simple con el criterio preestablecido
3 puntos Indecisin o Indiferencia frente al criterio preestablecido
2 puntos Desaprobacin simple frente al criterio preestablecido
1 puntos Desaprobacin plena frente al criterio preestablecido

Criterios para la evaluacin de proveedores en el laboratorio de


ensayo o calibracin:

Implementacin de un sistema de calidad: criterios para


evaluar tanto organizaciones que proveen productos o servicios, como
laboratorios de ensayos o calibracin. En el primer caso, se deben
establecer criterios de certificacin bajo parmetros normativos de ISO
9001 o sistemas integrados HSEQ; para el segundo caso, se deben
establecer criterios de reconocimiento como organismos evaluadores de
la conformidad, por parte del ente acreditador.

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Calidad del producto: para evaluar este criterio se deben contar


con las fichas tcnicas de cada tem que se desea adquirir. Lo aconsejable
es que la persona quien solicita el producto o materia prima sea quien
realice esta ficha, ya que es quien conoce con certeza los requisitos
tcnicos del producto o servicio.

Calidad del servicio: se deben establecer criterios para evaluar


servicio, cumplimiento de normas de seguridad, cumplimiento de normas
ambientales, infraestructura, equipos, herramientas y el personal idneo
para la prestacin del servicio.

Precio: aunque este factor no debera ser el ms importante si es


aconsejable establecer una tabla de precios para evaluar de manera
objetiva frente a este tem, as no comprar siempre al ms econmico
sino al proveedor que satisfaga con todos los requerimientos.

Tiempo de respuesta: es un criterio que se estipula de acuerdo


a la rapidez con que se necesita el insumo, producto, materia prima o
servicio.

Forma de pago: existen varias formas de pagos a saber: contra


entrega, a 30 das, 60 das y 90 das; por lo general no se establecen
pagos anticipados, sin embargo esta modalidad debe dejarse como
una alternativa, esto aplica mucho cuando se elige un proveedor del
estado-. Los criterios se establecen de mutuo acuerdo con el proveedor
ya que lo puede convenir al laboratorio no siempre ser del agrado para
el proveedor.

TALLER 2:

Para evaluar el proveedor del servicio de calibracin de equipos:

Seleccione un equipo del laboratorio objeto del proyecto

Establezca los criterios de implementacin del sistema de calidad,


calidad del servicio, precio, tiempo de respuesta, forma de pago.

Haga la puntuacin.

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CriteriosA spectos a tener en cuenta Puntuacin


1.
Implementacin del
2.
sistema de calidad
1.
Calidad del servicio 2.

1.
Tiempo de respuesta 2.

1.
Forma de pago 2.

Es importante tener en cuenta que los criterios tendrn un valor relativo


sobre la calificacin final del proveedor, este valor depende de la importancia
de cada uno. Es as como en algunos casos tendr ms puntuacin el
criterio de implementacin del sistema de calidad, -esto aplica mucho para
la prestacin de servicios- en otros tendr mayor porcentaje el tiempo
de respuesta; -para el caso de reactivo, el tiempo de respuesta es un
criterio con mayor valor-. Lo anterior no significa que los dems criterios
se excluyan, todos se deben tener en cuenta al momento de evaluar al
proveedor de manera efectiva.

A manera de ejemplo:

Criterio Valor relativo (%)


Implementacin del sistema de calidad 40
Precio 30
Tiempo de respuesta 15
Forma de pago 15
TOTAL. 100

Por ltimo, se debe dar una calificacin del proveedor, generalmente en


porcentaje (0 - 100%).

Se recomienda la siguiente clasificacin:

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Calificacin de
Plan de accin Condicin
desempeo (%)

Mantener como proveedor. CALIFICADO

Condicionar su permanencia en el CALIFICADO CON


registro de proveedores. RESERVA

No incluir en lista de proveedores,


< 50% DESCALIFICADO
se debe evaluar nuevamente.

En el procedimiento o instructivo para seleccin de proveedores del


laboratorio, se debe especificar cada una de estas acciones as como la
periodicidad con que se harn estas evaluaciones.

accredited

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RECURSOS BIBLIOGRFICOS

Organizacin panamerica de la salud. (2005). Curso de gestin de calidad


para laboratorios modulo 5. Seleccin y evaluacin de proveedores.
Washington: Organizacin mundial de la salud.

ICONTEC. (26 de 10 de 2005). NORMA TCNICA NTC-ISO/IEC 17000.


BOGOT, COLOMBIA: ICONTEC.

ICONTEC. (22 de 12 de 2005). Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9000.


NTC ISO 9000 . BOGOTA, COLOMBIA

ICONTEC. (26 de 10 de 2005). NORMA TCNICA NTC-ISO/IEC 17025.


BOGOT, COLOMBIA: ICONTEC

Pablo, P. O. (2005). Implementar un sistema de gestin de calidad ISO


9001. Bogot: CYGA.

Rincon Figueredo Lina, F. S. (2004). Cmo implementar un sistema de


gestin prctico y efica en laboratorios de ensayo y calibracin.
Bogot: ICONTEC.

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Compras e interaccin con proveedores

GLOSARIO

ENSAYO: Determinacin de una o ms caractersticas de un objeto de


evaluacin de la conformidad, de acuerdo con un procedimiento.

CALIBRACIN: Conjunto de operaciones que establecen la relacin entre


la indicacin de un instrumento de medicin y los valores correspondientes
de la magnitud determinados por los patrones.

CLIENTE: Organizacin o persona que recibe un producto o servicio.

PROVEEDOR: Organizacin o persona que proporciona un producto o


servicio

PARTE INTERESADA: Persona o grupo que tenga un inters en el


desempeo o xito de una organizacin.

SATISFACCIN DEL CLIENTE: Percepcin del cliente sobre el grado en


que se han cumplido sus requisitos.

PRODUCTO: Resultado de un proceso

SERVICIO: Es el resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una


actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente; generalmente es
intangible.

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OBJETO DE APRENDIZAJE
proveedores

Desarrollador de contenido
Maria Cecilia Perez Coy
Experto temtico

Asesor Pedaggico Claudia Milena Hernndez Naranjo

Productor Multimedia Luis Gabriel Urueta Alvarez

Productor de Audios Paola Andrea Plazas Ortiz

Programadores Roberto Chajin Ortiz

Lder expertos temticos Edwin Lombana Riao

Lder lnea de produccin Santiago Lozada Garcs

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