Gua para auditar la toma fsica

de inventarios de forma efectiva

Actualizado: 28 de noviembre de 2009

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Gua para auditar la toma fsica de
inventarios de forma efectiva

Se acerca el cierre contable y uno de los temas importantes a tener en cuenta por parte
de la Administracin de la compaa es efectuar un conteo de inventario fsico a la
totalidad de las existencias con corte a 31 de diciembre o una fecha cercana al cierre en
la que participe el auditor.

OBJETIVO

Verificar la existencia y buen estado del inventario que se encuentra registrado en los
estados financieros con corte a 31 de diciembre.

RESPONSABILIDAD

La administracin de la compaa tiene la responsabilidad de establecer procedimientos

para realizar un inventario fsico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del
conteo. La responsabilidad del auditor es evaluar y observar los procedimientos fsicos del
cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario fsico.

BUENAS PRCTICAS EN UN INVENTARIO FISICO

Las metodologas pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodologa de
inventario fsico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A
continuacin describimos grficamente un tipo de metodologa entre las muchas que
puedan existir dependiendo del tipo de producto, su almacenamiento, su codificacin y su
control contable.

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CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES

La informacin resultante del conteo fsico no es un elemento suficiente, pues, debe

compararse con los saldos que tiene el Sistema de Krdex Fsico. A esta fase se le
denomina conciliacin y el objetivo final es la correcta determinacin de las diferencias
que producirn el ajuste contable, de acuerdo al mtodo de costeo utilizado por la
Empresa.

PROCEDIMIENTOS DEL AUDITOR

Es necesario para el Auditor estar presente en el momento del conteo, y que mediante la
observacin adecuada, realice pruebas y consultas para sentirse satisfecho en cuanto a la
efectividad del mtodo utilizado por la compaa para realizar el inventario, teniendo en
cuenta que con base en este inventario sern ajustados los estados financieros con corte
a 31 de diciembre y sobre los cuales el Auditor emitir su opinin.

A continuacin enumeramos algunos de los procedimientos que el Auditor puede ejecutar

al momento de la realizacin del inventario fsico.

Estos procedimientos no pretenden abarcar la totalidad de situaciones, simplemente

queremos que sirvan de punto de partida para el mejoramiento de nuestra prctica de
auditora.

a) Procedimientos previos al inventario

1. Efectuar una revisin del instructivo del procedimiento de inventario fsico de la

compaa para determinar si las instrucciones son adecuadas y claras (Tomar
como punto de partida las buenas prcticas de un inventario fsico que se
encuentran en esta gua). Es recomendable solicitar y revisar el instructivo en los
das previos al inventario. Lo anterior, en caso de que se determinen debilidades
por parte del auditor que deben ser comunicadas al cliente de forma oportuna

2. Verificar que la administracin de la compaa comunic a los participantes del

inventario el instructivo del procedimiento de inventario fsico con anterioridad al
conteo

3. Verificar si la compaa tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser as,

asegurase que este inventario no pueda ser incluido para cubrir posibles faltantes

4. Realizacin de un recorrido por las instalaciones de la compaa para determinar lo

adecuado del alistamiento de las existencias en las diferentes ubicaciones previa
iniciacin del conteo

5. Verificar que el inventario obsoleto, daado, discontinuado o de lenta rotacin, se

encuentra debidamente identificado y separado

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 6. Verificar que se suspendi la entrada y salida de inventario. (De no ser as,
describir los procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario)

7. Verificar que las planillas del conteo estn pre numeradas, en caso que no lo
estn, determinar las implicaciones para la efectividad del conteo

8. Verificar la correcta estructuracin de los grupos de conteo en donde se asegure

una adecuada segregacin, es decir que cada equipo de conteo incluya personal
que no tiene a su cargo la custodia del inventario. Igualmente, cada equipo de
conteo debe incluir una persona que est familiarizada con el inventario. Ejemplo:
personal de compras

9. Verificar si existe una adecuada segregacin de funciones entre las personas

responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo fsico y de
ingresar en los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas

10. Acompaamiento en la realizacin del corte de documentos por parte del cliente y
verificacin de lo adecuado del mismo

b) Procedimientos durante la ejecucin del inventario

11. Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones

12. Verificar la correcta supervisin de los equipos de conteo

13. Verificar que no existan espacios vacios entre los tems que se estn contando

14. Cuando el inventario est empacado, el Auditor puede solicitar la apertura de

algunos tems (los ms valiosos) para confirmar que dentro del empaque se
encuentra el tem referenciado

15. Seleccin de los tems ms representativos del inventario, conteo fsico de las
existencias y cruce con los conteos del cliente por parte de auditor. El tamao de la
muestra debe ser directamente proporcional al riesgo evaluado por el auditor. Es
decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamao de la muestra

16. Con el fin de verificar la integridad del inventario, el auditor, dentro de su conteo,
puede incluir una muestra de inventario que se encuentra en la bodega y verificar
que est registrado en el Krdex

17. Verificacin de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones
dentro de la bodega

18. Verificacin de la existencia de equipos contra incendio vigentes.

19. Identificacin y cuantificacin del inventario obsoleto, daado, discontinuado o de

lenta rotacin

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c. Procedimientos finales del inventario

20. Determinacin de las diferencias entre el primer y segundo conteo

21. Verificacin de la ejecucin de tercer conteo por personal diferente al que ejecut el
primer y segundo conteo

22. Verificacin de la conciliacin del conteo fsico vs el Krdex, solicitando las

explicaciones de las diferencias importantes.

23. Verificacin del ajuste de las diferencias presentadas entre el Krdex y el inventario
fsico en los estados financieros. Las diferencias deben ser adecuadamente
soportadas por el personal que custodia el inventario y el ajuste autorizado por una
persona de nivel adecuado que no tenga a su cargo la custodia del inventario

24. Verificacin de la conciliacin del Krdex valorizado y el libro mayor

25. Con base en el inventario daado, obsoleto, descontinuado o de lenta rotacin,

identificado en la toma fsica de inventarios, se debe determinar la provisin de
inventarios que debe quedar a 31 de diciembre

ALGUNAS FORMAS DE CUBRIR FALTANTES

A continuacin enumeramos algunos de los mtodos con los que se pueden cubrir
faltantes en la toma fsica, con el fin de que el auditor los conozca y los tenga presentes al
momento de realizar el inventario.

1) Dejar espacios vacios entre los productos

2) Incluir cajas vacas o con productos que no corresponden a la referencia

3) Incluir productos que han sido dados de baja por la compaa por estar, daados,
obsoletos, descontinuados o con lenta rotacin

4) Incluir productos que no corresponden a la referencia

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 5) Incluir en el inventario productos que no pertenecen a la compaa. Ejemplo,
productos en custodia de la compaa.

6) Intercambiar referencias, es decir, referencia que estn sobrando trasladarlas a

productos que hacen falta

7) Manipulacin de equipos de medicin. Ejemplo: Pesas.

8) Una inadecuada segregacin de funciones. Ejemplo: Las personas que realizan el

inventario, son las mismas que lo custodian.

Hasta pronto!

Equipo Auditool

Red de Conocimientos en Auditora y Control Interno

Bogot D.C. / Colombia

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