Para qu sirve Excel?

Excel es un programa que permite desarrollar hojas de clculo destinadas a realizar operaciones. Se puede

utilizar para clculos simples o ms completos como financieros, estadsticos, trigonomtricos, etc.

Una vez que se le indiquen a Excel los datos con los que deber trabajar para realizar un clculo, el resultado se

mostrar automticamente. Al modificar los datos, se cambiar el valor final del clculo automticamente.

A partir de los datos ingresados, Excel tambin realiza grficos de forma automtica con la configuracin que el

usuario desee.

La utilizacin de Excel es sencilla ya permite trabajar con nmeros de forma rpida gracias a su disposicin de

cuadrcula y funcionalidades de fcil uso de forma que no es necesario saber matemticas para utilizarlo.

Ejemplo de planilla

Escenarios de uso ms comunes

Entre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen:

Contabilidad: Excel cuenta con funcionalidades eficaces que se pueden utilizar en muchos informes contables y

financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).

Definicin de presupuestos: Tanto para necesidades personales o empresariales, es posible crear cualquier tipo

de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o

presupuestos de jubilacin).

1
Facturacin y ventas: Excel tambin es til para administrar datos de ventas y facturacin pudiendo crear

fcilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u rdenes de compra).

Informes con Excel: Excel permite crear diversos tipos de informes para mostrar resmenes o anlisis de datos

(por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la variacin entre los resultados

reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos).

Planeacin Excel: Esta es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores tiles (por

ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de ao u

organizadores para ayudarlo con la planificacin de comidas semanales, fiestas o vacaciones).

Seguimiento: Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla de horas o en una lista

(por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace

un seguimiento al inventario).

Uso de calendarios: Debido al beneficio que otorga su rea de trabajo con cuadrcula, Excel es til para crear

cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios acadmicos para hacer el seguimiento de las actividades

durante el ao escolar o calendarios del ao fiscal para hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).

Entorno Office 2010

Ayuda
Como la mayora de los programas, Excel tambin ofrece una seccin de consulta y ayuda pudiendo acceder a

ella de diferentes maneras: desde la Cinta de opciones, haciendo clic en el signo de pregunta o pulsando la tecla

F1.

Acceso a la ayuda

Tambin es posible acceder a la ayuda de Excel desde la solapa Archivo que se ver ms adelante.

2
Nota: Es posible que las imgenes de este manual se vean ligeramente diferentes a las suyas, dependiendo del

sistema operativo y versin del producto que est utilizando.

Inicio de Excel
Abrir Excel
Para poder iniciar Excel se debe ir al men Inicio, Todos los programas, Microsoft Office, Microsoft Excel y la

aplicacin mostrar un libro de trabajo nuevo.

Iniciar Excel

3
Tambin se puede acceder haciendo doble clic en icono que pudiera existir en el escritorio.

Icono de acceso directo

Un libro de trabajo es un archivo que contendr datos y est formado por hojas de trabajo que se muestran en

solapas en la parte inferior de la pantalla.

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Libro de trabajo

Identificacin de celdas
Las columnas se nombran utilizando letras (A, B, C, etc.) y las filas se numeran desde el 1 hasta 65536.

Para identificar una celda, se utiliza la interseccin de la letra de columna con el nmero de fila. De esta forma,

segn la imagen anterior, la celda activa sera A1.

La pantalla inicial
Descripcin
Debido a que Excel permite una configuracin personalizada de la pantalla inicial, es posible que las imgenes

aqu mostradas no coincidan exactamente con la que est visualizando.

La siguiente imagen detalla las partes en que se divide la ventana de inicio:

Partes de la ventana de la pantalla principal

5
Las barras de herramientas
Barra de ttulo
Como en todos los programas de Windows, esta barra contiene el nombre del programa que se est utilizando y

adems, el nombre del documento sobre el que se est trabajando.

Barra de ttulo

Barra de acceso rpido

Esta barra contiene las opciones ms habituales como Guardar, Deshacer o Rehacer.

Barra de acceso rpido

Barra de herramientas de acceso rpido

6
Esta barra permite aadir o eliminar rpidamente iconos de las funciones ms utilizadas en la barra de acceso

rpido, haciendo clic en una opcin para marcarla o desmarcarla, as como acceder a Ms comandos para

encontrar ms opciones.

Personalizar barra de herramientas de acceso rpido

La barra de mens o cinta de opciones

Esta barra es la ms importante ya que contiene todas las opciones del programa. Si se pulsa sobre cada solapa

se accede a la ficha de la misma con las opciones disponibles.

Dependiendo de los programas instalados en la computadora, es posible que esta barra muestra diferentes

opciones, tal como la posibilidad de trabajar con documentos PDF en la solapa Acrobat.

Barra de mens

Desde la barra de herramientas de acceso rpido, al seleccionar la opcin Ms opciones, se abre una ventana

que permite configurar la barra de mens o cinta de opciones seleccionado Personalizar cinta de opciones.

Personalizar cinta de opciones

7
Creacin de nueva solapa o ficha

8
Solapa Archivo
Desde aqu se despliegan opciones que se pueden realizar sobre un documento, incluyendo Guardar, Imprimir y

Nuevo.

Archivo

9
Al ubicar el cursor sobre funcionalidades tales como Informacin o Imprimir (verde oscuro), se observa un panel

a la derecha con ms opciones. El resto de las funcionalidades (verde claro) muestra un cuadro de dilogo con

ms opciones.

Barra de frmulas

Esta barra muestra el contenido de la celda activa y permite el ingreso de frmulas y funciones como se

explicar ms adelante en este manual.

Barra de frmulas

Barra de etiquetas
Esta barra muestra las distintas hojas que forman un libro y nos permite movernos entre ellas.

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Barra de etiquetas

Barra de desplazamiento
Como en otros programas, estas barras (barra de desplazamiento horizontal y barra de desplazamiento vertical)

nos permiten mover a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla.

Barra de desplazamiento horizontal

Barra de estado
Esta barra nos indica el estado del documento abierto y contiene herramientas que permiten hacer zoom sobre

la hoja de trabajo as como cambiar rpidamente de tipo de vista.

Barra de estado

Libros de Trabajo
Movimiento rpido en la hoja
Es probable que nuestra hoja ocupe un mayor nmero de celdas que las que sean visible en el rea de pantalla

y ser necesario moverse por el documento rpidamente.

Utilizando el teclado
Para ello, es posible realizar movimientos utilizando el teclado:

Tecla Movimiento

Flecha abajo Celda abajo

Flecha arriba Celda arriba

Flecha derecha Celda derecha

Flecha izquierda Celda izquierda

Avpg Pantalla abajo

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 Repg Pantalla arriba

CTRL + Inicio Celda A1

Fin + Flecha arriba

mera celda de la columna activa

Fin + Flecha abajoltima celda de la columna activa

+ Flecha izquierda o inicio Primera celda de la fila activa

Fin + Flecha derecha ltima celda de la fila activa

Conociendo la celda
Si se conoce la celda, es posible escribir el nombre de la fila y la columna y pulsar Enter en el cuadro de

nombres que se encuentra a la izquierda de la barra de frmulas.

Cuadro de nombres

Otras posibilidades de movimiento

Tambin es posible moverse utilizando las barras de desplazamiento hasta visualizar la celda deseada.

Barras de desplazamiento

Movimiento rpido en el libro

Como ya vimos, en un libro de trabajo pueden existir varias hojas, por defecto, Excel muestra 3 hojas pero es

posible crear ms.

Utilizando la barra de etiquetas

Para moverse entre las hojas se utiliza la barra de etiquetas.

Barra de etiquetas

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En la imagen anterior se observa que la hoja activa, es decir, la hoja sobre la que nos encontramos trabajando,

es Hoja1.

Para cambiar la hoja de trabajo activa, simplemente se debe hacer clic en la hoja deseada.

Cambiar de hoja activa

Si la cantidad de hojas no caben en la barra de etiquetas, se deben utilizar los botones de la izquierda de dicha

barra:

Botones para desplazar etiquetas de hojas

Botn Movimiento

Visualiza a partir de la Hoja1

sualiza la hoja anterior a la que estamos visualizando

Visualiza la hoja siguiente a la que estamos

visualizando

Visualiza las ltimas hojas

Tambin es posible utilizar el teclado para realizar desplazamientos dentro del libro:

Botn ovimiento

RL + Avpg Hoja
siguiente

RL + Repg
oja anterior

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Administracin de datos
Ingreso de datos
Las celdas pueden contener texto, nmeros, referencias a otras celdas o frmulas. Para incorporarlos, se debe

hacer clic sobre la celda deseada, teclear los datos y pulsar Enter.

Datos ingresados a las celdas: nmeros, textos, referencias, frmulas

Visualizacin de datos
De esta forma, en el cuadro de nombres aparecer la celda activa y en la barra de frmulas el contenido de la

misma.

Introducir datos

Modificar datos
Es posible modificar datos mientras se estn ingresando o luego de su ingreso.

Modificar antes de finalizar ingreso

Si todava no se ha validado el ingreso de los datos, es posible modificarlos utilizando la tecla de suprimir o la

tecla de retroceso del teclado para borrar cualquier carcter deseado, ya sea en una posicin determinada o el

carcter situado a la izquierda del cursor.

Tenga en cuenta que no es posible utilizar la flecha izquierda del teclado ya que ello implica validar los datos

ingresados.

Modificar despus de finalizar ingreso

Si ya se ha validado el ingreso de datos, para modificarlos deber seleccionar la celda deseada, activar la barra

de frmulas y pulsar la tecla F2. Tambin es posible acceder directamente a la barra de frmulas haciendo clic

en el dato a modificar.

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Observar que la barra de datos cambiar de Listo a Modificar.

Una vez modificada la informacin se debe pulsar Enter o hacer clic en el botn Introducir de la barra de

frmulas.

Si se desea restaurar el contenido de la celda al valor inicial, slo basta con pulsar Esc o hacer clic en el botn

Cancelar de la barra de frmulas.

En caso de querer reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, al seleccionar la celda se escribe el

nuevo valor directamente sobre la misma.

Eliminar datos
Utilizando el teclado

Para eliminar el contenido de una celda, luego de situarse sobre ella, es necesario pulsar la tecla Suprimir. De

esta forma, se borrar nicamente el contenido pero no su formato, comentarios, etc.

Utilizando el mouse

Para eliminar el contenido de una celda, es necesario hacer clic con el botn derecho en la celda y seleccionar

Borrar contenido.

Borrar contenido

Si adems se desea borrar los formatos, comentarios, etc., se debe seleccionar la opcin deseada haciendo clic

en el icono Borrar de la cinta de opciones correspondiente a la solapa Inicio.

Borrar contenido desde Inicio

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Tipos de datos
Como vimos, en una planilla se pueden ingresar distintos tipos de datos.

Tipos de datos

Constantes
Se denomina valor constante a un dato que se introduce directamente en una celda. El mismo puede ser un

nmero, una fecha, una hora o un texto.

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Los nmeros incluyen los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos especiales + - ( ) / % $ E (notacin

cientfica).

Los signos + delante de los nmeros se ignoran y para escribir un nmero negativo el mismo debe ir precedido

por el signo -. Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es

tpico en contabilidad.

El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado

a 5).

Se pueden incluir los puntos de separacin de miles en los nmeros constantes.

Cuando un nmero tiene una sola coma el mismo es tomado como una coma decimal.

Si al finalizar un nmero se escribe $, se le asigna automticamente el formato Moneda al nmero y de esa

forma se ver en la celda mientras que, en la barra de frmulas, desaparecer dicho smbolo.

Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, el mismo es considerado como smbolo de porcentaje.

Al introducir fracciones tales como 1/4, 6/89, primero es necesario escribir un cero para que no se confundan

con nmeros de fecha.

Si un nmero no cabe en su celda se pasa automticamente a anotacin cientfica.

Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.

En el caso de introducir fecha u hora, simplemente se debe escribirlas de la forma en que se desea que

aparezca.

Al igual que los nmeros, las fechas y las horas tambin aparecen alineados a la derecha en la celda.

En el caso de introducir una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los

dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn comprendidas dentro de dicho

rango, necesariamente deberemos introducir el ao completo.

Para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrs de la hora inserte un espacio seguido de a.m. o

p.m. (o bien a o p). De lo contrario, se interpretar la hora basndose en el reloj de 24 horas.

Las horas y las fechas pueden sumarse, restarse e incluirse en otros clculos. Para utilizar una fecha u hora en

una frmula, introduzca la fecha o la hora como texto entre comillas. Por ejemplo, la frmula ="03/09/2010"-

"28/08/2010" dar como resultado 6.

En el caso de introducir texto como una constante, se debe seleccionar una celda y escribir el texto deseado.

El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en una impresora.

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda es posible utilizar todas las celdas adyacentes que estn en blanco a su derecha

para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Frmulas

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Se denomina frmula a la secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,

funciones u operadores. Las frmulas se utilizan para realizar diferentes operaciones como +, -, *, /, seno,

coseno, etc. Los clculos se realizan a partir de los datos ingresados en las hojas o en diferentes libros.

Las frmulas se escriben en la barra de frmulas y deben empezar con el signo =.

Ms adelante en este manual se conocern los diferentes tipos de operadores, su precedencia y el concepto de

frmulas y funciones.

Errores en los datos

Al momento de introducir una frmula es posible que se produzca un error. Segn el tipo de error, Excel puede o

no advertirnos al respecto.

Propuesta frente a errores

Para avisarnos de un error, se muestra un cuadro de dilogo ofrecindonos una posible propuesta pudiendo

aceptarla o rechazarla.

Propuesta frente a error

Sin propuesta de errores

En caso de que Excel no nos muestre una propuesta, en una celda que contenga error, se puede acceder al

smbolo de la esquina superior izquierda.

Indicacin de error en celda Borde superior izquierdo en verde

Al hacer clic en dicho smbolo, aparecer permitindonos conocer ms detalles sobre el error. Segn el

tipo de error, el panel resultante ser diferente.

Detalles del error

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Detalles del error - #NOMBRE?

Algunos errores frecuentes

Descripcin Mensaje

La celda tiene mucho contenido y no puede ser mostrado (hay que ###
aumentar el ancho de la misma).

Se intenta dividir sobre cero o acceder a una celda vaca. #DIV/0!

No se encuentra un nombre. #NOMBRE

?

Se hace referencia a celdas que no contienen datos necesarios para #N/A

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 devolver un resultado.

Hay alguna clase de problema con un nmero. #NUM!

Se ha hecho una referencia a una celda no vlida por algn motivo. #REF!

Se ha usado un parmetro u operando incorrecto. #VALOR!

Libros de Excel 2010

Empezar un nuevo libro de trabajo
Las operaciones con archivos se ejecutan principalmente desde la solapa Archivo que se nombr en captulos

anteriores.

Para empezar un nuevo libro se puede crear uno en blanco, basarse en otro existente, en una plantilla

predeterminada o en cualquier otra plantilla como se ver ms adelante.

Desde Archivo
Al momento de ingresar en Excel, se inicia automticamente un libro de trabajo vaco pero, si ya estamos

trabajando y queremos crear uno nuevo, debemos acceder al men Archivo y elegir la opcin Nuevo o pulsar

CTRL + U.

Archivo Nuevo

20
A la derecha se desplegar un conjunto de opciones:

Opciones de Archivo - Nuevo

21
Se deber seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Crear en el panel ubicado ms a la derecha.

Usar plantillas
Pero tambin podemos partir de una plantilla, en vez de un libro en blanco.

Una plantilla es un modelo sirve como base para otros libros u hojas de clculo y puede incluir tanto datos como

formatos.

Para empezar un libro de trabajo utilizando plantillas se debe acceder a al men Archivo y elegir la opcin

Nuevo. Como vimos anteriormente, al lado de la opcin Libro en blanco, figuran ms opciones de plantillas

disponibles:

Plantillas disponibles

Plantillas recientes: contiene un listado de las ltimas plantillas utilizadas. Si deseamos crear un nuevo libro, se

deber elegir una y pulsar el botn Crear situado bajo la vista previa que se muestra a la derecha.

Plantillas de ejemplo: contiene plantillas listas para ser utilizadas. Las mismas vienen incluidas con la instalacin

de Excel. Algunos ejemplos son: Informe de gastos, Hoja de asistencia, Informe de ventas, Presupuesto

mensual personal, etc. Si deseamos crear un nuevo libro, se deber elegir una y pulsar el botn Crear situado

bajo la vista previa que se muestra a la derecha.

Mis plantillas: muestra un cuadro de dilogo que contiene las plantillas personalizadas que se han ido creando.

Nueva a partir de existente: muestra un cuadro de dilogo similar al utilizado al momento de abrir un nuevo

archivo. Se deber buscar un archivo Excel y pulsar Abrir.

Tambin en la zona inferior, Excel nos ofrece la seccin de Plantillas de Office.com con categoras como:

Agendas, Calendarios, Facturas, Formularios, etc.

Todos estos recursos se encuentran online lo que significa que es necesario tener conexin a Internet para

poder utilizarlas.

Plantillas de Office.com

22
Es posible buscar la plantilla deseada explorando las carpetas o utilizando el cuadro de bsqueda. Al

seleccionar la deseada:

Se abrir un libro que contendr informacin.

Se debern rellenar los datos deseados.

En el momento de guardar el documento, se mostrar el cuadro de Guardar como pudiendo guardar el archivo

construido y conservando la plantilla original intacta.

Botones del cuadro Archivo Nuevo

El cuadro Archivo Nuevo muestra iconos que nos permiten mover por dicha ventana utilizando la barra de

navegacin superior.

Barra de navegacin superior de Archivo Nuevo

Al entrar a una categora podremos volver a la pantalla anterior pulsando el botn . Tambin se encuentra

disponible el botn que permite acceder a la pantalla siguiente.

En el ejemplo de la imagen anterior, si hemos vuelto atrs desde la seccin Formularios, en el momento de

pulsar el botn hacia adelante se podr acceder nuevamente al contenido de Formularios.

A la derecha de los botones que nos permiten mover de adelante hacia atrs, podemos observar la ruta. En el

ejemplo de la imagen anterior, estamos situados en Formularios que, a su vez, est dentro de Inicio.

Cada una de estas opciones es un botn de manera que, al pulsarla accedemos a la deseada. En el ejemplo de

la imagen anterior, al pulsar en Inicio se volver al comienzo.

23
Tambin se encuentra disponible el botn que permite acceder a la pantalla siguiente.

En el ejemplo de la imagen anterior, si hemos vuelto atrs desde la seccin Formularios, en el momento de

pulsar el botn hacia adelante se podr acceder nuevamente al contenido de Formularios.

A la derecha de los botones que nos permiten mover de adelante hacia atrs, podemos observar la ruta. En el

ejemplo de la imagen anterior, estamos situados en Formularios que, a su vez, est dentro de Inicio.

Cada una de estas opciones es un botn de manera que, al pulsarla accedemos a la deseada. En el ejemplo de

la imagen anterior, al pulsar en Inicio se volver al comienzo.

Cuadro de bsquedas en Plantillas de Office.com

Como vimos anteriormente, la seccin de Plantillas de Office.com contiene una barra de bsquedas que nos

permitir ingresar el concepto deseado referido a la planilla a buscar.

Crear plantillas
Paso a paso
Es posible crear plantillas personalizadas de la siguiente forma:

Crear un libro nuevo con los datos y formatos que definamos como comunes a todos los libros de trabajo futuros

a crear a partir de esta plantilla.

Hacer clic en Archivo y elegir la opcin Guardar como.

Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.

En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable

y elegir la opcin Plantilla de Excel.

Guardar como tipo

Finalmente, hacer clic en Aceptar

A partir de este momento, se incorpora la nueva plantilla en la carpeta de plantillas, y la misma estar siempre

disponible al seleccionar la opcin Mis plantillas.

Guardar un libro de trabajo

24
Para poder imprimir o continuar trabajando ms adelante con un libro de trabajo, es necesario poder

almacenarlo en la unidad de disco, a esta operacin se la denomina Guardar.

Existen dos maneras de guardar un archivo, como veremos a continuacin.

Guardar como
Esta opcin se utiliza al guardar un archivo por primera vez o cuando se desea guardar una copia de un archivo

existente utilizando un nombre diferente.

Guardar como

Al seleccionar dicha opcin aparece la siguiente pantalla:

Completar datos de Guardar como

25
Si el archivo exista previamente, aparecer el nombre en la seccin Nombre de archivo, caso contrario se

deber completar el nombre deseado o utilizar el nombre por defecto Libro1.

Tenga en cuenta que si presiona Guardar sobre un archivo que exista previamente el mismo se sobrescribir,

es decir, se modificar el documento anterior con la versin actual.

Si desea guardar un nuevo documento sin cambiar el documento original (si existiese), se debe completar el

nombre deseado, elegir la carpeta destino y pulsar el botn Guardar.

Botones del cuadro Guardar como

El cuadro Guardar como muestra iconos similares a los que se observan en otras aplicaciones, de acuerdo a su

sistema operativo.

Guardar como

Comnmente, se muestra un panel de navegacin con un rbol de carpetas que contiene nuestro equipo. Al ir

explorando este rbol podremos acceder a la carpeta que contenga el documento a abrir o sobre la que

deseamos guardar un documento nuevo.

Panel de navegacin

26
Tambin encontramos una serie de botones que, al pulsarlo, permiten cambiar la forma de visualizar los

archivos y carpetas (es decir, las vistas), as como tambin botones para volver atrs o adelante, entre otros.

Guardar
Esta opcin se utiliza para guardar un archivo mientras se est trabajando en l y de esta manera se procede a

sobrescribirlo.

Para acceder a esta opcin se puede utilizar la solapa Archivo, el icono Guardar de la barra de acceso rpido o

pulsar las teclas CTRL + G.

Guardar desde Archivo

Guardar desde barra de acceso rpido

27
Al intentar guardar un archivo que no se ha almacenado anteriormente, aparecer la ventana de Guardar como

que vimos anteriormente.

Cerrar un libro de trabajo

Al momento de terminar el trabajo con un archivo, es conveniente salir del mismo. A esta tarea se la denomina

cerrar un libro de trabajo.

Se puede cerrar un documento de varias formas.

Desde Archivo
Para cerrar un documento desde Archivo se debe elegir la opcin Cerrar.

Archivo - Cerrar

Si el archivo a cerrar contiene modificaciones y no ha sido guardado previamente, se avisar de ello

mostrndonos un cuadro de dilogo donde podremos elegir entre tres opciones:

Cancelar: El archivo no se cerrar.

Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si an no se haba guardado aparecer el cuadro

Guardar como para asignarle un nombre y ubicacin.

No guardar: Se cierra el archivo sin guardar los cambios realizados desde la ltima vez que se guard.

28
Desde el icono de la barra de men
El icono de cerrar archivo se encuentra en la barra de men debajo del botn para cerrar Excel.

Icono de la barra de men

Cerrar todos los libros abiertos

Para cerrar todos los libros abiertos en un solo paso, deber hacer clic en el botn que permite cerrar Excel.

Cerrar Excel

En caso de que no se haya guardado algn libro, se mostrar el cuadro de dilogo para confirmar el

almacenamiento del mismo. Si no es necesario guardar algn libro, se cerrarn todos automticamente.

Abrir un libro de trabajo de diferentes formas

Abrir un libro de trabajo ya existente
Se denomina Abrir a la operacin de recuperar un libro de trabajo guardado previamente.

Desde Archivo
Para abrir un archivo ya existente debemos acceder al men Archivo y elegir la opcin Abrir.

Archivo - Abrir

29
La aplicacin mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Opciones de Abrir

Se deber buscar entre las carpetas de nuestra unidad de almacenamiento hasta encontrar el libro deseado,

seleccionarlo y hacer clic en el botn Abrir.

Desde documentos recientes

Se puede abrir un documento utilizando la lista de documentos abiertos anteriormente.

Para ello se deber seleccionar la opcin Reciente en el men Archivo y hacer clic sobre el documento que se

desea abrir.

Libros recientes

30
Si desea mantener un archivo en la lista, de forma que se muestre siempre, se debe anclar haciendo clic en

o seleccionando dicha opcin con el botn secundario en el archivo deseado.

Los documentos anclados a la lista se muestran con el siguiente icono

Abrir varios libros de trabajo a la vez

Desde Archivo
Excel nos permite abrir varios archivos a la vez, para ello, debemos acceder al men Archivo y elegir la opcin

Abrir.

Archivo - Abrir

La aplicacin nos muestra la siguiente pantalla:

Opciones de Abrir

31
En la pantalla anterior, seleccionamos el primer archivo a abrir, pulsamos la tecla CTRL y, mantenindola

pulsada, seleccionamos otro archivo.

Repetimos este procedimiento hasta seleccionar todos los archivos deseados y pulsamos finalmente el botn

Aceptar.

De esta manera, se abrirn todos los archivos seleccionados pero nicamente uno ser visible en la pantalla

quedando los dems por debajo del primero.

Abrir libros de trabajo de slo lectura

El objetivo de abrir libros en modo de slo lectura consiste en proteger su modificacin al momento de guardarlo

en disco.

Desde Archivo
Para abrir un libro como archivo de slo lectura debemos acceder al men Archivo y elegir la opcin Abrir.

Archivo - Abrir

32
La aplicacin nos muestra la siguiente pantalla:

Opciones de Abrir

En la pantalla anterior, seleccionamos el archivo a abrir, luego hacemos clic sobre la flecha de la derecha del

botn Abrir y elegimos la opcin Abrir como de slo lectura.

Abrir como de slo lectura

33
De esta manera, podremos leer e incluso modificar el documento pero no podremos guardarlo con el mismo

nombre. En el momento de guardarlo debemos ingresar un nuevo nombre utilizando el cuadro de dilogo de

Guardar como.

Mover y borrar celdas

Mover celdas utilizando el Portapapeles
Se denomina mover celdas a desplazar una celda o rango de celdas a otra posicin.

Para mover celdas utilizando el portapapeles se deben realizar dos operaciones: la primera llamada Cortar y la

segunda denominada Pegar. La operacin de Cortar enviar las celdas seleccionadas al portapapeles y

operacin Pegar copiar la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Por lo tanto, para mover celdas a otra posicin, se deben realizar los siguientes pasos:

1. En primera instancia, se debern mover las celdas deseadas al portapapeles seleccionndolas y pulsar luego

las teclas CTRL + X o hacer clic en el botn Cortar de la solapa Inicio.

34
Inicio Cortar

2. Aparecer una lnea punteada que indica que la informacin que se ha cortado y enviado al portapapeles.

Para quitar dicha lnea de alrededor del rea copiada, se deber pulsar la tecla ESC.

Contenido cortado y enviado al portapapeles

3. Una vez copiado el contenido en el portapapeles, se debern trasladar los datos a la hoja. Para ello, deber

situarse sobre la celda donde se desean insertar los datos cortados (no hace falta seleccionar el rango completo

sobre el que se va a pegar ya que, si se selecciona una nica celda, Excel extender el rea de pegado para

ajustarlo al tamao y forma del rea cortada.) y hacer clic en la opcin Pegar de la solapa Inicio o pulsar CTRL +

V.

Inicio - Pegar

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Debe tener en cuenta que, al pegar unas celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas.

El pegado especial no podr ser utilizado.

Tampoco se modificarn las referencias relativas que se encuentran en la frmula asociada a la celda que

movemos.

Mover celdas utilizando el mouse

Es posible desplazar un rango de celdas a otra posicin de una misma hoja sin utilizar el portapapeles.

Para ello, deber seleccionar las celdas a mover y situarse sobre un borde de la seleccin. El puntero del mouse

se transformar.

Puntero de movimiento de celdas

Luego, deber pulsar el botn del mouse y, mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se desea mover el

rango.

Aparecer un recuadro que indica dnde se situar el contenido en caso de soltar el botn del mouse.

Al arrastrar se observa el rango destino

Una vez que se llega al sector destino, se deber soltar el botn del mouse para que el contenido quede

copiado.

Movimiento de rango con mouse

36
En el caso de que el rango destino se encuentre en otra hoja, mientras se arrastra el mouse se debe pulsar la

tecla Alt y pasar el puntero del mouse sobre la pestaa de la hoja deseada, la cual pasar a ser la hoja activa.

Una vez situado en la hoja destino, se deber soltar la tecla Alt y finalmente dejar de presionar el botn del

mouse en el lugar donde se desea dejar el contenido de las celdas.

Borrar celdas
Para eliminar la informacin contenida en una celda, se deber seleccionar la celda o rango deseados y elegir la

opcin Borrar de la solapa Inicio.

Inicio - Borrar

Desde el men de opciones que se despliega, se deber elegir la deseada:

Borrar todo: Eliminar el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios de esas celdas y cualquier

formato excepto el ancho de la columna y la altura de la fila.

37
Borrar formatos: Borrar el formato de las celdas seleccionadas tomando el formato Estndar, pero no borrar

su contenido ni sus comentarios. Se denomina formato a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo

Formato Celdas.

Borrar contenido: Eliminar el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no frmulas, pero mantendr sus

comentarios y su formato.

Borrar comentarios: Suprimir cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero

conservar sus contenidos y formatos.

Borrar hipervnculos: Borrar el enlace pero el formato que Excel aplica (color azul y subrayado) se mantendr.

Para eliminar tambin el formato se deber pulsar el icono junto a las celdas seleccionadas y seleccionar Borrar

hipervnculos y formatos. O bien elegir en el men borrar la opcin Quitar hipervnculos.

Otra manera de eliminar el contenido de una celda es pulsando la tecla Supr. De esta forma se borrar
nicamente el contenido de la celda.

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Relleno automtico
Auto-relleno
El auto-relleno es una herramienta muy til que nos permitir ahorrar tiempo a la hora de crear una hoja de

clculo.

Al seleccionar una celda o un rango, se observa en la esquina inferior derecha de la seleccin un pequeo

cuadro negro denominado controlador de relleno. Este controlador no slo se utiliza para copiar celdas

adyacentes sino que tambin nos ayudar a crear automticamente series de valores.

Controlador de relleno

Al utilizar el controlador de relleno estamos arrastrando el contenido de la celda con la posibilidad de generar

una serie de valores como fechas, horas, das, meses, etc.

Si, por ejemplo, utilizando el controlador de relleno sobre una celda cuyo contenido es Lunes, la copiamos en

celdas adyacentes, las celdas copiadas continuarn la secuencia de das de la semana: Martes, Mircoles, etc.

Copia de serie de das de la semana

Lo mismo suceder si copiamos una celda cuyo contenido es una fecha o una hora como por ejemplo 22/02/11

o 10:00. Las celdas copiadas seguirn la serie de fechas: 23/02/11, 24/02/11, etc., o la serie de horas: 11:00,

12:00, etc.

Al copiar utilizando el controlador de relleno, tenemos diferentes opciones, de forma que, al elegir la opcin

Rellenar serie cuando copiamos, por ejemplo, el nmero 1 a un rango de celdas, reemplazar el 1 por la serie

correspondiente.

Opciones del controlador de relleno Rellenar serie

39
Tambin podemos copiar generando una serie de nmeros sin tener que elegir la opcin Rellenar serie. Por

ejemplo, partiendo de un rango con contenido 1 y 2 tendremos 3, 4, etc.

Copia de serie de nmeros

En las series numricas, si en vez de 1 y 2 tenemos 2 y 4 y copiamos con este rango, la serie de las celdas

adyacentes seguir con nmeros pares. Es decir, reproducir la diferencia entre la primera y la segunda celda

del rango para crear la serie.

Series con nmeros no consecutivos

40
Se pueden combinar series numricas con series de das de la semana o cualquier otro tipo de combinacin

deseada al utilizar el controlador de relleno.

Series numricas y series de das de la semana

41
Textos constantes con serie de nmeros

Frmulas

42
Introduccin
La verdadera utilidad de Excel es permitir realizar operaciones de clculo de una manera muy sencilla y rpida.

Las operaciones matemticas se manejan utilizando frmulas.

Las frmulas son ecuaciones que sirven para realizar clculos, devolver informacin, manipular contenidos de

otras celdas, probar condiciones y ms.

Una frmula siempre comienza con el signo igual (=).

Aplicaciones de las frmulas

Las frmulas constituyen el ncleo de una planilla de clculo y, por tanto, de Excel.

Mediante la utilizacin de frmulas, es posible llevar a cabo los clculos necesarios para utilizarlos con mltiples

fines: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta clculos complejos.

La barra de frmulas

La introduccin de una frmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de frmulas como en una determinada

celda.

Para introducir una frmula en una celda de Excel hay que empezar por un signo igual (=), luego, la misma se

ir construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres.

Barra de frmulas

Operadores ms utilizados
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula.

Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico, referencia, comparacin y texto.

Operadores aritmticos
Los operadores aritmticos se emplean para ejecutar operaciones matemticas bsicas, como por ejemplo: +, -,

* para multiplicar, / para dividir, % para porcentaje y ^ para calcular potencia.

Operadores aritmticos

43
Ejemplos del uso de operadores aritmticos con indicacin de celdas

Operadores de referencia
Los operadores de referencia permiten combinar rangos de celdas para los clculos, como por ejemplo: dos

puntos (:) que se emplea para indicar un grupo de celdas, coma (,) para unir varias referencias en una y espacio

( ) para indicar las celdas comunes a dos referencias (en el ejemplo de la tabla siguiente correspondera a la

celda C7).

En general, es muy importante que, all donde tenga sentido, introduzca frmulas con referencias a otras celdas

en vez de constantes (valores numricos fijos).

Operadores de referencia

44
Ejemplo de operadores en una planilla

Operadores de comparacin
Los operadores de comparacin o lgicos ofrecen como resultado VERDADERO o FALSO. Estos operadores

son: =, >, <, >= (mayor o igual), <= (menor o igual), <> (distinto).

Operadores de comparacin

45
Operadores de texto
Los operadores de texto se utilizan para unir varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento. El

operador es: &.

Operadores de texto

Precedencia de los operadores

Cuando se combinan varias operaciones en una misma frmula, cada parte de la misma se evala y se resuelve

en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.

Prioridades

Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelve antes las que tienen

operadores aritmticos y luego las que tienen operadores de comparacin.

Tabla de precedencia de operadores

46
Utilizacin del parntesis
Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolucin de algunas partes de una

expresin antes que otras.

Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn fuera del parntesis. Sin

embargo, dentro de los parntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores.

Por ejemplo, la siguiente frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado obteniendo el valor 11.

Debido al orden de prioridades visto anteriormente, Excel calcula la multiplicacin antes que la suma.

Frmula sin parntesis

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan parntesis, Excel sumar 5 y 2 y, luego, multiplicar el resultado por 3, con lo que

se obtiene 21.

Frmula con parntesis

=(5+2)*3

Uso de frmulas
A continuacin se detalla la forma de utilizar frmulas en Excel aplicando los conceptos vistos en este captulo.

47
Paso a paso
Para introducir una frmula en una celda o en la barra de herramientas, se deben seguir los siguientes pasos:

1.Seleccionar una celda deseada o la barra de frmulas.

2.Teclear el signo igual (=). De esta forma se le informa al Excel que se va a introducir una frmula en la celda

activa.

3.Digitar los valores numricos, referencias a celdas o nombres de rango a utilizar en la operacin matemtica.

Todos ellos deben estar separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /).

Nota:Si desea utilizar referencias a celdas use el mouse para seleccionar cada celda (insertando un operador

entre ellos). Por ejemplo, desde A1, seleccione B1 y luego escriba un signo ms (+), seleccione C1 y escriba +,

finalmente seleccione D1.

4.Pulsar Enter para terminar la introduccin de la frmula.

Frmulas con valores numricos y con referencia a celdas

Ejemplos
En la tabla siguiente se muestran algunos ejemplos de frmulas y sus descripciones

DESCRIPCIN FRMULA

Suma 1 al resultado de multiplicar 2 por 3. =1+2*3

Multiplica por 3 al resultado de sumar 4 y 1. =(4+1)*3

Suma 1 al resultado de dividir 2 por 3. =1+2/3

Suma el valor de la celda A1 al resultado de =A1+A2*A

multiplicar el valor de la celda A2 por el valor 3
de la celda A3.

Referencias y nombres
Introduccin y ventajas del uso
Conceptos

48
Como vimos anteriormente, si en la frmula se introducen referencias a celdas en lugar de valores en nmero,

se podrn ver actualizados los clculos automticamente cuando se modifique un dato en esa referencia.

Este concepto de referencia es importante ya que tambin se utilizar y ampliar al momento de emplear

funciones.

Referencias, operadores y constantes

Las hojas de clculo pueden contener nombres (rtulos) en la parte superior de cada columna y/o a la izquierda

de cada fila describiendo el significado de los datos de la hoja denominadas nombres de rango. Excel permite

utilizar dichos nombres dentro de frmulas cuando se requiere hacer referencia a los datos identificados.

Identificacin

Una referencia identifica una celda o grupo de celdas en una hoja de clculo para indicar en qu celdas buscar

los valores o los datos que se desean utilizar en una frmula.

Identificacin de una celda o de un grupo de celdas por referencia

Ventajas

La ventaja de utilizar referencias, en lugar de constantes, es permitir la agilizacin del trabajo y asegurar la

confiabilidad de los resultados ya que, si se ingresaran errneamente datos en una frmula, al reingresar los

mismos correctamente, la frmula recalcular automticamente los resultados en la hoja de trabajo.

49
La ventaja de utilizar nombres de rango es permitir que sea ms sencillo leer y recordar las frmulas as como,

al utilizar un nombre descriptivo en una frmula, se facilita la comprensin del objetivo de la misma. Esto es

posible asignndole un nombre a una celda, a un rango, a frmulas o a valores constantes. Adems, los

nombres estn disponibles en cualquier hoja de clculo dentro de un libro.

Tipos de referencias segn ubicacin de origen de los datos

En las referencias, se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula o bien,

utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Es posible tambin hacer referencia a celdas de otras hojas del

mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas.

Las referencias a celdas de un mismo libro se denominan referencias internas.

Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas.

Si un rango abarca dos o ms hojas de un libro de trabajo la referencia se denomina referencia 3D.

Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas. Las mismas se puede realizar,

por ejemplo, a travs del protocolo DDE (Dynamic Data Exchange) de intercambio dinmico de datos (si lo

admite el programa con el que se establece el vnculo. La tecnologa de intercambio dinmico de datos (DDE)

est obsoleta y ha dejado de ser segura. Siempre que sea posible, procure utilizar una alternativa ms segura a

la DDE, como la vinculacin e incrustacin de objetos (OLE).

Ejemplos

Utilice Si desea hacer referencia a:

B1 La celda en la columna B y la fila 1.

C3:C5 El rango de celdas en la columna C y las filas de la 3 a la

5.

A5:C5 El rango de celdas en la fila 5 y las columnas desde la A

hasta la C.

10:10 Todas las celdas en la fila 10

5:10 Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10.

E:E Todas las celdas en la columna E.

F:J Todas las celdas desde la columna F hasta la J.

[LibroX]HojaX!celda Una celda en una hoja de otro libro. Ejemplo: la celda

Ejemplo: 'C:\Mis A12 de la hoja Enero del libro Ventas.xls que est
documentos\[Ventas.xls]Enero' guardado en la carpeta Mis documentos de la unidad C:
!A12

50
 HojaX!celda Una celda en otra hoja dentro del mismo libro.

HojaX:HojaZ!celda Celdas o rango en hojas mltiples mediante una

referencia 3D.

Tipos de referencias para la copia de frmulas

Para copiar frmulas es necesario conocer los diferentes tipos de referencias de celdas.

El tipo de referencia usado en una frmula determina el resultado al copiarla a otra celda ya que representan

diferentes instrucciones para el programa.

Referencias relativas
Las referencias relativas (predeterminadas) son referencias a celdas de acuerdo con la posicin de la celda que

contiene la frmula.

De manera predeterminada, cuando se crea una frmula, las referencias de celda se basan en su posicin

relativa respecto a la celda que contiene la frmula.

Referencia relativa en una frmula

En el ejemplo de la figura anterior, la celda B6 contiene la frmula =A5*2 y presenta como resultado el valor 50.

La referencia es relativa ya que el programa deber: buscar el valor contenido en una celda por encima y una

celda a la izquierda de la posicin en que se encuentra la frmula (A5) para multiplicarlo por el nmero 2.

Al copiar una frmula con referencia relativa, las celdas a las que se hace referencia sern actualizadas

automticamente.

51
En el ejemplo anterior, si se desea copiar la frmula a la celda B7, las celdas a las que se hace referencia en la

frmula (A5), sern actualizadas mantenindose la instruccin de: buscar el valor contenido en una celda por

encima y una celda a la izquierda de la posicin en que se encuentra la frmula.

Debido a lo anterior, la frmula cambiar a =A6*2 dando como resultado 0 (cero), ya que toma el valor de la

celda ubicada una celda arriba y una a la derecha (A6 se encuentra vaco) y lo multiplica por dos.

Copia de una frmula con referencia relativa

Referencias absolutas
Se denominan referencias absolutas a aquellas que hacen referencia a las celdas ubicadas en una posicin

especfica.

Cuando una frmula requiere usar siempre el mismo contenido de una celda, es conveniente utilizar las

referencias absolutas.

Las referencias absolutas se muestran en la frmula con un signo $ antes de la parte de la referencia que se

necesita que se mantenga constante, es decir, antes del indicador de fila, columna o de ambos.

Cuando el smbolo $ aparece antes del indicador de fila y de columna se dice que es una referencia absoluta y

el programa deber: buscar el valor contenido en la celda referenciada.

Referencia absoluta de fila y columna

52
Como se muestra en el ejemplo, si la frmula multiplica el contenido de la celda A5 por 2 y luego deseamos que,

al momento de copiarla en otra celda se mantenga, se debe utilizar una referencia absoluta, colocando =$A$5.

De esta forma, al copiarse la frmula en cualquier otra celda, siempre aparecer la misma frmula (no cambiar

la referencia a la celda) y, por tanto, el mismo resultado. El programa har siempre lo siguiente: buscar el valor

contenido en la celda A5 y multiplicarlo por dos.

Copia de una frmula con referencia absoluta

53
Referencias mixtas
Las referencias mixtas son una combinacin de referencias relativas con referencias absolutas.

Cuando el smbolo $ aparece antes del indicador de fila o de columna, la referencia se denomina mixta.

Existen dos tipos de referencias mixtas:

Referencia absoluta de columna con una referencia relativa de fila ($A5).

Referencia relativa de columna con referencia absoluta de fila (A$5).

Referencia absoluta de columna con una referencia relativa de fila

La figura siguiente se muestra la frmula del ejemplo previo pero con referencia absoluta de columna y relativa

de fila.

Si bien observamos que el resultado es el mismo, las indicaciones para el programa han cambiado ya que

deber: buscar el valor contenido en la columna A ubicando el rengln que se encuentra una celda por encima y

una celda a la izquierda de la posicin de la frmula, para luego multiplicarlo por dos.

Referencia absoluta de columna y relativa de fila

54
De esta forma, al copiarse la frmula, por ejemplo en la celda B7, el resultado es 0 (cero) ya que busc el valor

contenido en la columna A una posicin arriba y una a la izquierda (A6 se encuentra vaco) y lo multiplic por

dos.

Copia de una frmula con referencia absoluta de columna y relativa de fila

Referencia relativa de columna con referencia absoluta de fila

55
Si transformamos la frmula anterior en una referencia absoluta de fila y relativa de columna, es decir =A$5*2, el

resultado es el mismo pero programa deber: buscar el valor contenido en la fila 5 una columna a la izquierda de

la posicin en que se encuentra la frmula y multiplicarlo por 2.

Referencia absoluta de fila y relativa de columna

De esta forma, al copiarse la frmula, el programa deber: buscar el valor contenido en una columna a la

izquierda (A) de la posicin en que se encuentra la frmula y en la fila 5 (A5) para luego multiplicarlo por dos,

dando como resultado cincuenta.

Copia de frmula con referencia absoluta de fila y relativa de columna

56
Nombres de rango
Concepto

Es posible utilizar nombres tanto en la utilizacin de frmulas como en la de funciones.

Por ejemplo, si una planilla contiene el monto de ventas del primer semestre en una columna denominada

semestre1 y las del segundo semestre en otra columna llamada semestre2 y una fila para cada una de las

ciudades capitales de Argentina, se crea una frmula que calcule el valor de las ventas del primer semestre de

Buenos Aires y lo multiplique por 1.25. Si se define el nombre semestre1BsAs que corresponde al rango de los

valores del primer semestre de la ciudad de Buenos Aires, la frmula sera: =semestre1BsAs*1.25. De esta

forma, la frmula es ms sencilla de identificar y comprender.

Nombres y operadores

Procedimiento para definir nombres

57
Con el objetivo de darle un nombre a una celda, es necesario acceder al Administrador de Nombres haciendo

clic en el botn Administrador de nombres de la pestaa Frmulas o pulsar las teclas Ctrl+F3.

Administrador de nombres

Se abrir el siguiente cuadro donde encontraremos un listado de todos los nombres que se hayan creado

previamente y a qu celda o rango de celdas hacen referencia.

Desde esta ventana es posible crear, editar y eliminar nombres.

Listado de nombres creados

58
Se deber escribir el nombre que le queremos dar a la celda o rango en el recuadro Nombre.

En Hace referencia a: se debe escribir la referencia de la celda como se muestra en la imagen. Es importante

escribir el signo igual y utilizar referencias absolutas ($B$7).

Excel rellena de forma automtica el cuadro Hace referencia a: con la referencia de la celda activa, por lo que es

ms cmodo posicionarse primero en la celda a la cual queremos asignar un nombre y luego abrir el cuadro de

dilogo Definir nombre, de esta forma el cuadro rellenado quedar con la referencia correcta.

Para finalizar pulsamos sobre Aceptar.

Una vez asignado el nombre, al situarse en la celda o al seleccionar el rango al que se ha asignado un nombre,

el mismo se ver en la lista desplegable de la parte superior izquierda denominada cuadro de nombres.

Visualizacin en cuadro de nombres

Modificar y eliminar nombres

Podemos modificar o eliminar los nombres de celdas y rangos desde el cuadro de dilogo Administrador de

nombres anteriormente mostrado.

Para editar un nombre, se debe hacer clic sobre el nombre que se desea modificar, pulsar Editar y modificar sus

valores.

Editar nombre

Para eliminar un nombre, se debe seleccionar el nombre deseado y pulsar el botn Eliminar. Una ventana de

advertencia solicitar confirmar la eliminacin del nombre.

Utilizacin de nombres en frmulas

59
Para usar un nombre en una frmula se debe escribir el nombre en el lugar de la frmula donde solamos

escribir las referencias. Al utilizar nombres, las referencias son absolutas.

Para no tener que recordar todos los nombres de una planilla, es posible seleccionarlo a partir de una lista, a la

que se accede desde Frmula > Utilizar en la frmula.

Utilizar en la frmula

Funciones
Introduccin
Concepto
Una funcin es una frmula predeterminada por Excel que opera con uno o ms valores y devuelve un

resultado.

La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1; argumento2; argumento3).

Ventajas
Las funciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad de clculo, en comparacin

con la tarea de escribir una frmula.

Las funciones son ms rpidas, ocupan menos espacio en la barra de frmulas y disminuyen la posibilidad de

errores tipogrficos.

Frmulas vs. Funciones

60
Por ejemplo, es posible crear la frmula =(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o utilizar la funcin

=PROMEDIO(A1:A8) para realizar la misma tarea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que

escribir las propias frmulas.

Incorporando adems el concepto de nombre visto anteriormente, se demuestra que es an ms fcil de

comprender si escribimos la funcin anterior como =PROMEDIO(Ventas).

Reglas
Si la funcin va al comienzo de Ju una frmula es obligatorio que empiece por el signo =.

Los argumentos se escriben siempre entre parntesis.

Los argumentos deben separarse por un punto y coma.

No se permite dejar espacios antes o despus de cada parntesis.

Los argumentos de una funcin pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.

Ejemplo
Una funcin muy utilizada es la funcin SUMA () que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. Un

ejemplo de su uso podra ser =SUMA(D1:E8). El operador ":" nos identifica un rango de celdas, de forma que

D1:E8 indica todas las celdas incluidas entre la celda D1 y la E8. Si escribiramos la funcin anterior como una

frmula deberamos escribir:

=D1+D2+D3+D4+D5+D6+D7+D8+E1+E2+E3+E4+E5+E6+E7+E8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar una funcin en lugar de una frmula.

Las frmulas pueden contener ms de una funcin y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula.

Ejemplo: =SUMA (J10:K4)/SUMA (C1).

El asistente de funciones
A primera vista el uso de funciones puede parecer difcil, sin embargo podemos hacer uso del asistente de

funciones

El asistente de funciones es una gua que cubre todo el proceso desde el ingreso de una funcin hasta ofrecer

una breve explicacin, tanto de la funcin, como de cada uno de sus argumentos.

Categora de funciones
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. Hay funciones

matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de

bsqueda y referencia y de informacin.

En el asistente de funciones, las categoras se agrupan de acuerdo a dichos tipos, incluyendo las funciones

utilizadas recientemente para un ms fcil acceso. La categora Todas incluye todas las funciones que estn

agrupadas en las dems categoras. Dentro de cada categora los nombres de las funciones estn agrupados

por orden alfabtico.

61
Utilizacin

Para insertar una funcin, debemos ubicarnos en la celda donde queremos introducir la funcin y luego acceder

a Frmulas|Insertar funcin o desde su acceso a travs de la barra de frmulas: .

Asistente de funciones en la barra de frmulas

Insertar funcin

En la pantalla siguiente, es posible buscar la funcin que necesitamos escribiendo una descripcin de la misma

en la seccin Buscar una funcin: y luego hacer clic sobre el botn Ir.

Tambin es posible seleccionar una categora y luego la funcin deseada para finalmente pulsar el botn

Aceptar.

Buscar funcin

62
En la seccin siguiente, se deben introducir los argumentos de la funcin ubicando, en la seccin Nmero 1, el

primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas. Para seleccionar dicho argumento, se

debe hacer clic en , seleccionar la celda o rango deseado y pulsar Enter.

En caso de que existiera, se debe seleccionar el segundo argumento en Nmero 2. Si se introduce un segundo

argumento, aparecer un nuevo recuadro para el tercero y as sucesivamente.

Al finalizar la introduccin de los argumentos, se debe pulsar Aceptar.

Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido.

Argumentos de funcin Funcin SUMA

63
Ejemplo de SUMA utilizando varios argumentos

Vista de la funcin ingresada en la barra de frmulas

64
Vista de la funcin ingresada en la barra de frmulas

Botn Autosuma en detalle

Como se puede observar, adems de la funcin SUMA, otras funciones frecuentes son: PROMEDIO (calcula la

media aritmtica), CONTAR (cuenta valores), MAX (obtiene el valor mximo) , MIN (obtiene el valor mnimo) ,

etc.

Definiciones y ejemplos
=SUMA(Rango): Determina la suma de todos los valores incluidos en el rango determinado. Probablemente sea

la funcin ms utilizada:

=SUMA(B1:C5;D8) : Suma los valores del rango B1 a C5 ms el contenido de D8.

=SUMA(50;60;12;B5): Suma los nmeros 50, 60, 12 y el contenido en B5.

=PROMEDIO(Rango): Calcula la media aritmtica de un rango determinado, es decir, suma todos los valores

que se encuentran dentro del rango y lo divide por la cantidad de valores utilizados.

=PROMEDIO(B1:C5): Media aritmtica de los valores contenidos en las celdas de la B1 a la C5.

=PROMEDIO(50;B4;70). Media aritmtica de 50, 70 y el valor contenido en B4.

=POTENCIA(base;exponente): Determina la potencia de base elevado al exponente determinado.

=POTENCIA(50;30): Calcula 50 al cubo, es decir, 53.

=POTENCIA(B1;B2). Calcula el valor de B1, elevado a B2, es decir, A1A2.

65
=CONTAR(rango) o =CONTARA(rango): Devuelve el nmero de celdas que contienen un nmero. CONTARA

devuelve el nmero de celdas que no estn vacas. Es decir, CONTAR slo cuenta nmeros y CONTARA

cuenta nmeros y texto.

=CONTAR(A1:A6): Dar como resultado un 4 si hubiera cuatro nmeros dentro del rango especificado.

=CONTARA(A1:A6): Dar como resultado un 5 si hubiera cuatro nmeros y una letra dentro del rango

especificado.

=MAX(rango) y =MIN(rango): devuelven respectivamente, el mayor y el menor valor de un rango.

=MAX (A1:A3): Dar como resultado un 4 si existieran, dentro del rango, los valores 1, 2 y 4.

=MIN (A1:A3): Dar como resultado un 1 si existieran, dentro del rango, los valores 1, 2 y 4.

66
FUNCIN SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.

Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo,

A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como

VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier

operador de comparacin.

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si

este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como

VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es

VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para

mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero

puede ser otra frmula.

Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este

argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO,

la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite

valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico

FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero

hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra

frmula.

Observaciones
Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para

construir pruebas ms elaboradas. Vea el ltimo de los ejemplos siguientes.

Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el valor

devuelto por la ejecucin de las instrucciones.

Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluar

cuando se ejecute la instruccin SI.

Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos

basndose en una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces que aparece una cadena de

67
 texto o un nmero dentro de un rango de celdas, utilice la funcin de hoja de clculo CONTAR.SI. Para

calcular una suma basndose en una cadena de texto o un nmero dentro de un rango, utilice la

funcin SUMAR.SI. Obtenga informacin sobre calcular un valor basado en una condicin.

Ejemplo 1
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

Ejemplo 2
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

En el ejemplo anterior, la segunda instruccin SI representa tambin el argumento valor_si_falso de la primera

instruccin SI. De manera similar, la tercera instruccin SI es el argumento valor_si_falso de la segunda

instruccin SI. Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lgica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve

el valor "A". Si el primer argumento prueba_lgica es FALSO, se evala la segunda instruccin SI y as

sucesivamente.

Las letras de puntuacin se asignan a nmeros utilizando la siguiente clave.

68
CONTAR.SI
Mostrar todo
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterio)

Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a celda o texto, que determina las celdas que

se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.

Observaciones
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden usar para analizar los datos basndose en una

condicin.

Para calcular una suma basada en una cadena de texto o un nmero dentro de un rango, use la funcin

de hoja de clculo SUMAR.SI .

Para hacer que una frmula devuelva uno de dos valores segn una condicin, como una bonificacin

por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la funcin de hoja de clculo SI.

Para contar celdas que estn vacas o no, use las funciones CONTARA y CONTAR.BLANCO.

Ejemplo 1: frmulas CONTAR.SI comunes

El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

69
Ejemplo 2: frmulas CONTAR.SI que usan caracteres comodn y
que gestionan valores vacos
El ejemplo puede que sea ms sencillo de entender si lo copia en una hoja de clculo vaca.

70
NOTA: Para ver el nmero como un porcentaje, seleccione la celda y haga clic en Celdas en el men Formato.

Haga clic en la ficha Nmero y, a continuacin, haga clic en Porcentaje en el cuadro Categora.

SUMAR.SI
Mostrar todo

Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

Sintaxis
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Rango es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por

ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".

Rango_suma son las celdas que se van a sumar.

71
Observaciones
Las celdas contenidas en rango_suma se suman slo si las celdas correspondientes del rango

coinciden con el criterio.

Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.

Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos

basndose en una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces que aparece una cadena de

texto o un nmero dentro de un rango de celdas, utilice la funcin CONTAR.SI. Para hacer que una

frmula devuelva uno de dos valores basados en una condicin, como una bonificacin por ventas

basada en un importe de ventas especificado, utilice la funcin SI.

Ejemplo
El ejemplo puede resultar ms fcil de entender si lo copia en una hoja de clculo en blanco.

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Impresin de libros

Sigamos los siguientes pasos para imprimir el trabajo que hemos realizado.

1) Buscamos y pulsamos el Botn Office

2) Se desplegar un men de las opciones principales de Excel y seleccionamos

Imprimir

3) Habiendo seleccionado Imprimir, aparecern tres opciones ms,

seleccionamos nuevamente Imprimir

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4) Se abrir nuestro cuadro de controles de la funcin.

Recordatorio: debemos de tener un impresor pre instalado en la computadora

para poder imprimir lo que deseamos

5) Para poder visualizar la zona que vamos a imprimir, pulsamos Vista previa

6) Se abrir una nueva seccin y pestaa que se llama Vista preliminar, que
posee funciones especficas. Como lo es Zoom, utilizado para aumentar la vista
sobre las hojas de trabajo y configuracin de la pgina

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En la hoja de trabajo que aparece en esta seccin, podremos visualizar la hoja
completa del presupuesto que hemos preparado.

7) Cerramos Vista previa y en el cuadro de controles, pulsamos Aceptar. Ya

estar en marcha nuestro documento a imprimir

Formato condicional
Las ventajas del formato condicional
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:

Dnde estn las excepciones en un resumen de beneficios de los ltimos cinco aos?

Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing durante los dos ltimos aos?

Quin ha vendido ms de 50.000 dlares este mes?

Cul es la distribucin de antigedad general de los empleados?

De qu productos han aumentado los ingresos ms del 10% de ao en ao?

Cules son los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores resultados en la clase de 4

de secundaria?

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El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos

de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de

colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de

condiciones (o criterios). Si la condicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condicin; si

la condicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condicin.

Se puede ordenar y filtrar los datos por formato, incluidos el color de celda y el color de fuente,

independientemente de que las celdas tengan un formato manual o condicional. El siguiente ejemplo muestra el

formato condicional que usa colores de fondo de celda, un conjunto de iconos de 3 flechas y barras de datos.

Nota Cuando se crea un formato condicional, solo se puede hacer referencia a otras celdas de la misma hoja de

clculo o, en algunos casos, a celdas de otras hojas de clculo del libro actualmente abierto. No se puede usar

formato condicional en referencias externas a otro libro.

Formato condicional entre diferentes hojas de clculo

Puede usar formato condicional en celdas a las que se hace referencia en otra hoja de clculo del mismo libro.

Esta opcin no est disponible entre libros.

Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos

colores

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Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin de datos. Una

escala de dos colores permite comparar un rango de celdas usando una gradacin de dos colores. El tono del

color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de verde y amarillo, como se

muestra abajo, se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color ms verde y las celdas de

valor inferior tengan un color ms amarillo.

Formato rpido

Seleccione una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a

continuacin, haga clic en Borrar reglas.

Seleccione una escala de dos colores.

Sugerencia Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de color para ver cul corresponde a una escala de

dos colores. El color superior representa valores superiores y el color inferior representa valores inferiores.

Sugerencia Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito de los campos del rea Valores de un

informe de tabla dinmica mediante el botn Opciones de formato que aparece junto al campo de la tabla

dinmica que tiene aplicado el formato condicional.

Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de tres

colores
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin de datos. Una

escala de tres colores permite comparar un rango de celdas usando una gradacin de tres colores. El tono de

color representa los valores superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde,

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amarillo y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color verde, las celdas de valor

medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo.

Sugerencia Si una o varias celdas del rango contienen una frmula que devuelve un error, el formato condicional

no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango,

use una funcin ES o SIERROR para devolver un valor que no sea un valor de error.

Formato rpido

Seleccione una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.

En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a

continuacin, haga clic en Borrar reglas.

Seleccione una escala de tres colores. El color superior representa valores superiores, el color central

representa valores medios y el color inferior representa valores inferiores.

Sugerencia Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de color para ver cul corresponde a una escala de

tres colores.

Sugerencia Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito de los campos del rea Valores de un

informe de tabla dinmica mediante el botn Opciones de formato que aparece junto al campo de la tabla

dinmica que tiene aplicado el formato condicional.

Aplicar formato a todas las celdas usando barras de datos

Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La longitud de la barra de

datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande representa un valor ms alto y una barra ms corta

representa un valor ms bajo. Las barras de datos son tiles para encontrar nmeros ms altos y ms bajos

especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un informe

de ventas.

El ejemplo que se muestra aqu usa barras de datos para resaltar valores positivos y negativos espectaculares.

Puede formatear las barras de datos de tal modo que la barra empiece en mitad de la celda y se extienda hacia

la izquierda para mostrar los valores negativos.

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Sugerencia Si una o varias celdas del rango contienen una frmula que devuelve un error, el formato condicional

no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango,

use una funcin ES o SIERROR para devolver un valor (como 0 o "N/A") que no sea un valor de error.

Formato rpido

Seleccione una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.

En el grupo Estilo de la pestaa Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic en

Barras de datos y a continuacin seleccione un icono de la barra de datos.

Sugerencia Puede cambiar el mtodo usado para especificar el mbito para los campos del rea Valores de un

informe de tabla dinmica mediante el botn de opcin Aplicar regla de formato a.

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