MANUAL DE SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION

ESTUDIANTE:

YHORMAN ORTIZ VARGAS ID: 328086

CORPORACIN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS UNIMINUTO

ADMINISTRACIN EN SALUD OCUPACIONAL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION NRC 23157

NEIVA-HUILA

2017

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 MANUAL DE SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION

ESTUDIANTE:

YHORMAN ORTIZ VARGAS ID: 328086

PRESENTADO A:

CARLOS ALBERTO GUTIERREZ QUINTANA

(TUTOR)

CORPORACIN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS UNIMINUTO

ADMINISTRACIN EN SALUD OCUPACIONAL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION NRC 23157

NEIVA-HUILA

2017

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 Tabla de contenido

1.Introduccin ..................................................................................................................... 4

2.Objetivos .......................................................................................................................... 5

2.1Generales .................................................................................................................... 5

2.2Especificos .................................................................................................................. 5

3.Desarrollo ......................................................................................................................... 1

3.1acta de apertura de auditoria ......................................Error! Bookmark not defined.

3.2procedimiento de auditoras internas .........................Error! Bookmark not defined.

3.3informe de auditoria ..................................................Error! Bookmark not defined.

3.4Acta de Cierre ............................................................Error! Bookmark not defined.

4.Conclusiones .................................................................................................................. 12

5.Recomendaciones ........................................................................................................... 13

6.Bibliografia .....................................................................Error! Bookmark not defined.

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 1.Introduccin

Las normas que componen el sistema de gestin recomiendan su adopcin como

la decisin estratgica de una organizacin que debe ser tomada por la alta direccin con

el fin de facilitar el logro de los objetivos.

En la ejecucin se encuentra que a muchas organizaciones su adopcin ha

contribuido en la estandarizacin de negocios, responsabilidades y autoridad del personal,

las aplicaciones sistemticas de controles garantizan el logro de resultados y mejora

continua en el desempeo

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 2.Objetivos

2.1Generales

Crear un manual de sistema integrado de gestin (SIG).

2.2Especificos

Por medio del presente trabajo se realiza un anlisis del sistema integrado de gestion con

el fin de tener una idea ms clara referente a las pautas y parmetros.

Realizar un manual de Sistema Integrado de Gestion (SIG) para

FERRETERIA MULTIALAMBRES LDTA.

Tener idoneidad para la aplicacin de un manual de Sistema Integrado de

Gestin (SIG).

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3.Desarrollo

3.1Objetivo

El presente Manual del Sistema Integrado de Gestin, tiene por objeto describir el
Sistema Integrado de Gestin de FERRETERIA MULTIALAMBRES LTDA, para el
cumplimiento de los requisitos establecidos en las normas:
Calidad: Norma Tcnica Colombiana para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009,
Norma Tcnica de Calidad NTC ISO 9001:2008,
Control interno MECI
Gestin Ambiental NTC ISO 14001:2004
Seguridad y Salud Ocupacional Norma NTC OHSAS 18001:2007

El presente manual permite exponer los elementos que componen el sistema de gestin
brindando un panorama general de los documentos que aplican para cada una de las etapas
del sistema.

3.2Alcance

El Sistema Integrado de Gestin est implementado en todas las reas y procesos de la

ferretera y se encuentra documentado en el presente manual de gestin a disposicin de
todos los usuarios, funcionarios, contratistas y partes interesadas como gua fundamental
para el buen entendimiento de la estructura, composicin y compromiso organizacional.

3.3Definiciones

Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada
u otra situacin indeseable. Puede haber ms de una causa para una no conformidad. La
accin correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras que la accin
preventiva se toma para prevenir que algo suceda. Existe diferencia entre correccin y accin
correctiva.

Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial
u otra situacin potencialmente indeseable. Puede haber ms de una causa para una no
conformidad potencial. La accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras
que la accin correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.

Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una correccin
puede realizarse junto con una accin correctiva. Una correccin puede ser por ejemplo un
reproceso o una reclasificacin.
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Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la

auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se
cumplen los criterios de auditora.

Concesin: Autorizacin para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los
requisitos especificados. Una concesin est generalmente limitada a la entrega de un
producto que tiene caractersticas no conformes, dentro de lmites definidos por un tiempo o
una cantidad acordados.

Especificacin: Documento que establece requisitos.

Documento: Informacin y su medio de soporte.

Gestin de Calidad: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin en

lo relativo a la calidad.

Manual Integrado de Gestin: Documento que especifica el sistema de gestin integrado

de una organizacin.

Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir

los requisitos.

Plan de Calidad: Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben

aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o
contrato especfico.

Poltica Integrada de Gestin: Intenciones globales y orientacin de una organizacin

relativas a la calidad, ambiental y seguridad y salud en el trabajo tal como se expresan
formalmente por la alta direccin.

Sistema de Gestin Integrado: Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin
con respecto a la calidad, ambiental y seguridad y salud en el trabajo.

Definiciones Propias del Negocio

Eficiencia: Habilidad de contar con algo o alguien para obtener un resultado.

Eficacia: capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realizacin de

una accin.

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Efectividad: Capacidad o facultad para lograr un objetivo o fin deseado, que se han
definido previamente, y para el cual se han desplegado acciones estratgicas para llegar a
l.

3.4Documentacin Aplicable

3.4.1General

Decreto 4110 de 2004, Reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma

Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, mediante la cual se determinan las generalidades
y los requisitos mnimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema
Integrado de Gestin.
Decreto 1599 de 2005, mediante el cual se adopta el Modelo Estndar de Control
Interno para el Estado Colombiano.
Decreto 614 de 1984, Por el cual se determinan las bases para la organizacin y
administracin de Salud Ocupacional en el pas.
Ley 9 de 1979, Por la cual se dictan Medidas Sanitarias.
Ley 87 de 1993, Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 1562 de 2012, Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se
dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional.
Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
Ley 99 de 1993, Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena
el Sector Pblico encargado de la gestin y conservacin del medio ambiente y los recursos
naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA, y se dictan otras
disposiciones.
Ley 373 de 1997, Por la cual se establece el programa para el uso eficiente y ahorro
del agua.
Ley 1252 de 2008, Por la cual se dictan normas prohibitivas en materia ambiental,
referentes a los residuos y desechos peligrosos y se dictan otras disposiciones.
Norma ISO 9001: 2008 Sistemas de gestin de la calidad - Requisitos
Norma ISO 19011:20011, Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin.
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica 1000:2009.
NTC - OHSAS 18001: 2007, Sistema de Gestin en Seguridad y Salud
Ocupacional Requisitos
NTC - ISO 14001:2004, Norma Tcnica Sistema de Gestin Ambiental.
Manual de Implementacin del MECI 2014.

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3.5Consideraciones Generales

Consideracin Ambienta

Todo documento que requiera imprimirse, deber, en lo posible, ser impreso en papel
reciclado de lo contrario se mantendr un archivo digital, al cual se realizara Back Up.

Archivo y Conservacin

Toda la documentacin del Sistema de Gestin Integrado, es legible, identificada y

conservada en forma ordenada para que pueda ser consultada por las partes interesadas.

Se cuenta con un lugar especial para el resguardo de los documentos, protegindolos de la

intemperie o el dao, mantenindolos legibles y en buen estado. Los documentos que se
guardan en la red de Applus., y que son de consulta de los usuarios, se encuentran protegidos
mediante back UPS que realiza la empresa proveedora de servicio de soporte a la red
informtica y de telecomunicaciones.

Es responsabilidad de todos los Gerentes, Jefes de Departamento y Proyecto:

a) Archivar los documentos internos y externos, mantener el orden y las

condiciones de almacenamiento de documentos.

b) Evitar la reproduccin de la documentacin y mantenerlas en buen estado

archivndolas en el lugar seguro y resguardarlo de la humedad, los rayos solares o cualquier
elemento que pueda daarlas.

c) Todo el personal debe asegurar el buen estado de los documentos, evitando el dao o
deterioro por condiciones de uso.

d) Toda la informacin de Applus., que se encuentre en la Red interna informtica de

Applus., se encuentra bajo la proteccin de un Antivirus actualizado.

Necesidad de elaborar, modificar o anular un documento

Cualquier empleado de Applus puede detectar la necesidad de crear, modificar

o anular un documento.

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Aprobar, modificar o eliminar

El responsable del documento aprueba la realizacin, modificacin o eliminacin del

documento. Si esta conforme pasa a la siguiente actividad si no est conforme, se informa y
finaliza.

Realizacin/modificacin o eliminacin del Documento

Se realiza el documento al estado de elaboracin o modificacin del documento se archiva,

los documentos que se encuentren en etapa de elaboracin y/o revisin, los documentos que
se encuentren aprobados, los documentos que se encuentren obsoletos en casos en que se
realice la anulacin de un formato se deben guardar en la carpeta de obsoletos.

Control de documentos

Se registra el documento elaborado en el Listado de documentos. La identificacin de

cambios estar reflejada al final de cada procedimiento.

Los documentos se distribuyen a los Gerentes de Divisin / Jefes de proyecto para que lo
divulguen de acuerdo a sus necesidades. Todos los documentos deben ser utilizados en
soporte informtico. En caso de no tener acceso, se puede solicitar al jefe de proyecto una
copia, en papel, de los mismos
Todas las copias impresas carecen de valor, y sus usuarios son responsables de su control y
de verificar que mantienen su vigencia durante su perodo de utilizacin. Los documentos
externos se controlaran en el listado de documentos y son archivados por Jefe de
Departamento o proyecto al cual pertenecen.

Divulgacin y Distribucin

Se divulgara a los niveles necesarios y definidos por los jefes, los documentos que conforman
el Sistema de Gestin Integrado y dejar evidencia de su comprensin y comunicacin. En el
caso que la divulgacin sea presencial, se registrar en acta de reunin o formato de asistencia
a formacin y en el caso que la divulgacin se realice por e-mail, este ser la evidencia y el
jefe de proyecto asume la responsabilidad de su comprensin y guardara el e-mail enviado.
Los documentos estarn disponibles en la red y distribuidos de
acuerdo al proyecto que pertenecen.

Seguimiento y Control de Documentos

Todos los documentos aprobados y distribuidos, son controlados mediante el listado de

control de documentos, el cual se encuentra en la Intranet de Applus.

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Estos documentos debern ser revisados mnimo una vez al ao o cuando cualquier empleado
de Applus lo solicite y dejar constancia en el documento de la fecha de su revisin. Si es la
fecha de revisin del documento o hay una solicitud de revisin, pasa a la siguiente actividad.

3.5.1Resea histrica de la empresa

FERRETERIA MULTIALAMBRES
Razn Social
LTDA
Siglas FM
NIT 860 067 998-36
Rgimen Tributario Pencion, Salud y Arl
Cdigo CIIU 2511
Direccin CRA 5 N 29-50 ZONA INDUSTRIAL
Telfono 8735772
Correo Electrnico admonneiva@multialambres.com
Pgina Web www.multialambres.com
Ciudad Neiva
Departamento Huila
Comercializadora de productos
Actividad Econmica
ferreteros y derivados del acero

Revisin del Documento

Se revisar el documento y se identificaran las oportunidades de mejora necesarias.

En el caso de realizar alguna modificacin se pasar a la siguiente actividad.

Revisin de la documentacin

El Manual de calidad, sus anexos, as como los documentos de la planificacin del Sistema
de Gestin Integrado (Misin, Visin, Valores, poltica, Objetivos), sern revisados en la
revisin por la direccin, la cual se realiza una vez al ao, para garantizar que se adecuan y
registran los cambios que inciden en el Sistema de Gestin Integrado.

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La dems documentacin (procedimientos, instructivos, guas y formatos) se revisaran y

actualizaran segn las mejoras realizadas en los procesos, segn las actividades realizadas y
las necesidades y requerimientos de los proyectos.

Controles operativos y operacionales

Applus., dispone de un Sistema de Gestin Integrado conforme a los requisitos establecidos

en la Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001:2008; 14001:2004; OHSAS 18001 y a la
normativa legal ambiental vigente.

Se tienen identificados los aspectos y evaluados los impactos ambientales de las actividades
descritas en la matriz de aspectos e impactos ambientales; tambin se tienen identificados los
riesgos y peligros ocupacionales de las actividades descritas en la matriz de identificacin de
peligros (por actividad), a continuacin se describen los controles operativos y operacionales
de este manual.

PROVISIN DE RECURSOS (y otros que usted considere)

COMO SE HA GASTADO EL PRESUPUESTO?

DOTACIN 500.000
CAPACITACIN 500.000
MANTENIMIENTO 500.000
PROGRAMAS 500.000
INSUMOS 500.000
PROCESOS CERITIFICACIN 500.000
AMBIENTE DE TRABAJO 500.000
TOTAL 500.000

4.4.1. INVESTIGACIN DE INCIDENTES, NO CONFORMIDADES Y ACCIONES

CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

4.4.1.1. INVESTIGACIN DE INCIDENTES

La Norma OHSAS 18001 establece entre sus requerimientos que las organizaciones deben
establecer, implementar y mantener unos procedimientos para registrar, investigar y
analizar incidentes con el fin de identificar acciones correctivas, preventivas y de mejora
aplicables con miras a salvaguardar la salud de los trabajadores.

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La Universidad Santo Toms da cumplimiento a este requisito de la Norma OHSAS 18001

mediante el establecimiento de un Procedimiento para la Investigacin de Incidentes y
Accidentes de Trabajo cuyo objetivo incluye la deduccin de las causas que generan los
accidentes lo cual permite disear e implantar medidas correctoras encaminadas, tanto a
eliminar las causas como a aprovechar la experiencia para mejorar la prevencin en la
Institucin.

El anlisis causal de los incidentes se lleva a cabo haciendo uso del Formato de
investigacin de incidentes y accidentes de trabajo teniendo en cuenta los parmetros
establecidos en la resolucin 1401 de 2007 para tal fin.

4.4.1.2. NO CONFORMIDAD, ACCIN CORRECTIVA Y ACCIN PREVENTIVA

La Norma OHSAS 18001 establece que las organizaciones deben establecer, implementar
y mantener procedimientos para tratar las no conformidades con miras a la adopcin de
acciones correctivas y preventivas para cada una de ellas.
Con el fin de acatar este requisito la Universidad Santo Toms maneja el Procedimiento de
no Conformidades, acciones correctivas y preventivas, en ste se especifica la manera en
que la institucin realiza el tratamiento a las no conformidades que se detectan producto de
actividades como Preguntas, quejas, reclamos y sugerencias, seguimiento de las tareas de
control operacional, comunicaciones internas de los responsables del cumplimiento y de las
partes interesadas externas y resultados de las auditoras externas o internas realizadas.

4.4.2. CONTROL DE REGISTROS

Para dar cumplimiento al requisito 4.5.4 de la Norma OHSAS 18001 la Universidad Santo
Toms estableci el Procedimiento para el Control de Documentos dentro del cual se
muestra el proceso a seguir para el control de los registros del Sistema de Gestin en Salud,
Seguridad e Higiene en el Trabajo, teniendo en cuenta que los registros son documentos
que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados obtenidos.
Las disposiciones de codificacin, almacenamiento y proteccin estn consignadas en el
mismo procedimiento.

4.4.3. AUDITORIA INTERNA

La auditora interna es un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener

evidencias, que se rige por los principios establecidos en la NTC-ISO 19011, base para la
imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de sta.

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Siguiendo los lineamientos de la NTC ISO 19011 y de la NTC OHSAS 18001, la Universidad
Santo Toms Seccional Bucaramanga estableci un Procedimiento de Auditora Interna
con el fin de determinar si el Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el
Trabajo cumple a cabalidad con la poltica y los objetivos establecidos, y requerimientos del
estndar en Seguridad y Salud en el trabajo as como para estructurar un mecanismo de
informe para revisin por la Alta direccin.

4.5. REVISIN POR LA DIRECCIN

Segn lo establece la Norma OHSAS 18001, la alta direccin debe revisar el Sistema de
Gestin en Seguridad y Salud en el Trabajo a intervalos definidos para asegurar su
conveniencia, adecuacin y eficacia continua. Las revisiones deben incluir la evaluacin de
oportunidades de mejora, y la necesidad de efectuar cambios al sistema de gestin de S y
SO, incluyendo la poltica y los objetivos de S y SO. Para efectos de las revisiones dentro
del marco del Sistema de Gestin en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo se ha
documentado un instructivo para la revisin del Sistema de Gestin por la Alta Direccin.

5. GLOSARIO

ACCIN CORRECTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situacin no deseable.

ACCIN PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad

potencial u otra situacin potencial no deseable.

AUDITORA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener "evidencias

de la auditora" y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se
cumplen los "criterios de auditora".

DESEMPEO DE S Y SO: Resultados medibles de la gestin de una organizacin en

relacin con sus riesgos de S y SO

DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte.

ENFERMEDAD: Condicin fsica o mental adversa identificable, que surge, empeora o

ambas, a causa de una actividad laboral, una situacin relacionada con el trabajo o ambas.

IDENTIFICACIN DEL PELIGRO: Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus
caractersticas.

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INCIDENTE: Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurri o pudo haber
ocurrido lesin o enfermedad (independiente de su severidad), o vctima mortal.

LUGAR DE TRABAJO: Cualquier espacio fsico en el que se realizan actividades

relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organizacin

MEJORA CONTINUA: Proceso recurrente de optimizacin del sistema de gestin en S y

SO, para lograr mejoras en el desempeo en S y SO, de forma coherente con la poltica en
S y SO de la organizacin

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

OBJETIVO DE S Y SO: Propsito en S y SO en trminos del desempeo de S y SO que

una organizacin se fija.

PELIGRO: Fuente, situacin o acto con potencial de dao en trminos de enfermedad o

lesin a las personas, o una combinacin de estos.

POLTICA DE S Y SO: Intenciones y direccin generales de una organizacin relacionados

con su desempeo de S y SO, expresadas formalmente por la alta direccin.

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las

actividades desempeadas.

RIESGO: Combinacin de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposicin(es)

peligroso(s), y la severidad de la lesin o enfermedad que puede ser causada por el(los)
evento(s) o exposicin(es).

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (S Y SO): Condiciones y factores que afectan o

pueden afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (incluidos los
trabajadores temporales y personal por contrato), visitantes o cualquier otra persona en el
lugar de trabajo

SISTEMA DE GESTIN DE S Y SO: Parte del sistema de gestin de una organizacin,

empleada para desarrollar e implementar su poltica de S y SO y gestionar sus riesgos de
S y SO.

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VALORACIN DEL RIESGO: Proceso de evaluar el(los) riesgo(s) que surgen de un(os)
peligro(s), teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, y de decidir si el
(los) riesgo(s) es (son) aceptable(s) o no.

Firma del gerente.

GERENTE

Control de cambios

FECHA DE VERSIN MODIFICADA CAMBIOS REALIZADOS

MODIFICACIN
03/12/2013 01 Original

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4.Conclusiones

Se evidencia la importancia que tienen las herramientas del manual y sus Sistemas

Integrados de Gestion (SIG) como estndar de aplicacin para las NTC ISO OHSAS y de

mas, bajo los estndares y lineamientos dados por IRCA.

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5.Recomendaciones

Segn el anlisis presentado se refleja la importancia que deben tener los manuales

de sistema integrado de gestin (SIG) y el seguimiento y mejora que FERRETERIA

MULTIALAMBRES LTDA debe enfrentar para lograr la calidad.

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