GUA PARA LA FORMULACIN Y SEGUIMIENTO DE LA PLANEACIN INSTITUCIONAL

Departamento Nacional de Planeacin

Bogot, 2010

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP
 Cdigo: PI-G01
GUA PARA LA FORMULACIN Y SEGUIMIENTO DE
Fecha: 2010-04-16
LA PLANEACIN INSTITUCIONAL
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TABLA DE CONTENIDO

Pg.

1 OBJETIVO ................................................................................................................................................ 3

2 ALCANCE ................................................................................................................................................. 3

3 REFERENCIAS NORMATIVAS ............................................................................................................... 3

4 DEFINICIONES ........................................................................................................................................ 3

5 FORMULACIN DEL PLAN DE ACCIN ANUAL .................................................................................. 4

5.1 Responsables de la formulacin...................................................................................................... 4

5.2 Estructura del formato F-GP-03 Formulacin............................................................................... 4

6 RECOMENDACIONES PARA LA FORMULACION ............................................................................... 6

7 SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIN.................................................................................................... 6

6 RECOMENDACIONES PARA EL SEGUIMIENTO ................................................................................. 7

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1 OBJETIVO

Proporcionar orientaciones para la formulacin y seguimiento de la Planeacin Institucional del DNP.

2 ALCANCE

Este documento aplica para la ejecucin el proceso de Formulacin y Seguimiento a la Planeacin Institucional.
Las orientaciones de la gua deben ser atendidas por todas las dependencias y programas especiales que hacen
parte del Departamento Nacional de Planeacin.

3 REFERENCIAS NORMATIVAS

Ley 152 de 1994 por la cual se establece la Ley Orgnica de Planeacin

Ley 190 de 1995 por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administracin
Pblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcin administrativa.

Decreto 3517 de 2009 por el cual se modifica la estructura orgnica del Departamento Nacional de
Planeacin.

Resolucin 1601 de 2008 por la cual se modifican las funciones del Grupo de Planeacin.

4 DEFINICIONES

Plan Indicativo: es la herramienta de gestin que organiza y orienta estratgicamente las acciones de la
entidad para alcanzar objetivos acordes con su misin y con el Plan Nacional de Desarrollo. Estar
conformado por los lineamientos estratgicos para el cuatrienio y los resultados esperados para el
cuatrienio y la vigencia.

Plan Institucional: es un documento que compila los componentes de direccionamiento estratgico y

presenta los lineamientos estratgicos con los resultados esperados para el cuatrienio y los focos de las
dependencias con los resultados esperados para la vigencia.

Lineamientos Estratgicos: son los temas prioritarios de inters institucional que guardan relacin directa
con las lneas de poltica del Plan Nacional de Desarrollo. Son establecidos por la Alta Direccin como el
referente de gestin de la Entidad, con proyeccin para el cuatrienio y revisados anualmente.

Focos: son los temas prioritarios de competencia de las dependencias que permiten dar cumplimiento a los
lineamientos estratgicos. Son definidos para cada vigencia en el marco del Plan Indicativo Institucional,
especificando los resultados esperados y la fecha estimada para su logro. Los focos deben redactarse con
verbos en infinitivo.

Plan de Accin: es el documento que describe las actividades prioritarias para el logro de los resultados
previstos en los focos anuales, para las cuales se establecen trminos para su ejecucin, indicadores,
responsables y metas.

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Actividad: es la accin ms importante que genera el resultado previsto. Para la formulacin de los planes,
no deben ser entendidas como tareas ni funciones

Responsables: son los servidores pblicos (funcionarios y / o contratistas) encargados de adelantar las
actividades previstas.

Resultados: efectos concretos que las actividades prioritarias deben generar.

Indicador: es una expresin cuantitativa o cualitativa que permite establecer el estado del resultado a
evaluar en un momento determinado. Para efectos del plan de accin anual, se emplean expresiones
cuantitativas.

Meta: magnitud o nivel especfico de los resultados que se prev alcanzar.

Seguimiento: es la determinacin del estado de avance de los resultados previstos, en un momento

determinado. Se identifican los factores que afectan el resultado esperado y se establecen las acciones
correctivas, en caso de ser necesarias.

5 FORMULACIN DEL PLAN DE ACCIN ANUAL

La formulacin del plan de accin anual se realiza atendiendo la definicin de focos anuales y resultados
establecidos por cada una de las dependencias y programas. Para ello, debe tenerse en cuenta el diligenciamiento
de la seccin Formulacin del formato F-GP-03.

5.1 Responsables de la formulacin

Los responsables de la formulacin del Plan de Accin, son:

- Subdireccin General
- Secretara General
- Direcciones Tcnicas
- Oficina Asesora Jurdica
- Oficina de Informtica
- Oficina de Control Interno
- Grupo de Comunicaciones y Relaciones Pblicas
- Grupo de Proyectos Especiales
- Programa de Renovacin de la Administracin Pblica - PRAP
- Visin Colombia 2019
- Subdireccin de Crdito
- Subdireccin de Desarrollo Ambiental Sostenible

5.2 Estructura del formato F-GP-03 Formulacin

El formato F-GP-03 Plan de Accin se diligencia en dos momentos: formulacin y seguimiento. El formato est
compuesto por diferentes campos que debern diligenciarse segn las instrucciones que se presentan a
continuacin. Los campos cuya denominacin est en letras rojas, no deben diligenciarse puesto que su clculo se
realiza automticamente, con base en la ponderacin establecida para cada uno de los resultados (se calculan
automticamente y no debe diligenciarse.)

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Dependencia / Programa / Proyecto Especial: diligencie el nombre de la dependencia, programa o

proyecto especial. Para el caso de Direcciones Tcnicas y Secretara General, el plan debe consolidar la
informacin de las respectivas subdirecciones y grupos.

Lineamiento estratgico: seleccione el lineamiento estratgico de competencia de la dependencia o

programa, del listado desplegable.

Valor lineamiento: se calcula automticamente de la suma de los valores de los focos asociados al
lineamiento estratgico. No se debe diligenciar. En el momento en el que se requiera insertar filas para
agregar nuevos lineamientos, no se debe alterar la formulacin de las celdas.

Foco anual: se debe incluir el foco anual con base en la ayuda de memoria enviada por el Grupo de
Planeacin, en la que se relacionan los focos definidos en la reunin de focalizacin.

Valor foco: se calcula automticamente de la suma de los valores de los objetivos asociados al foco anual.
No se debe diligenciar. En el momento en el que se requiera insertar filas para agregar nuevos focos, no se
debe alterar la formulacin de las celdas.

Recursos (miles de pesos): Estimacin en miles de pesos del total de recursos requeridos para el
cumplimiento de los focos. Para el clculo de costos se diligencia la hoja 2 del formato F-GP-03, la cual
tiene en cuenta:

o Costos de personal: corresponden al valor total anual del personal de planta y de contratistas. Para
definir estos valores, se emplea: la hoja 3 del formato F-GP-03 que contiene los valores del personal de
planta, los costos administrativos e informticos y el Plan de Adquisicin de Bienes y Servicios (Hoja 2)
de la dependencia, que contiene el costo de contratistas.
o Costos de capacitacin: corresponde a los reportados en el formato F-GDH-34 Plan Institucional de
Capacitacin.
o Costos de bienes y servicios de apoyo logstico: corresponden a la hoja 1 del formato F-GCT-05 Plan
de Adquisicin de Bienes y Servicios.

Actividades: las actividades son el medio a travs del cual, se concreta el logro de resultados. Se deben
describir solamente las acciones ms importantes que generan el resultado previsto; no deben ser
entendidas como tareas ni funciones.

La redaccin de las actividades debe comenzar con verbos fuertes en infinitivo, como los que aparecen en
el siguiente cuadro a manera de ejemplo:

VERBO DBIL VERBO FUERTE

Propiciar Establecer
Propender Implementar
Apoyar Instalar
Integrar Erradicar
Fomentar Reducir
Colaborar Aumentar
Contribuir Aplicar

No relacione asistencia a reuniones, realizar memorandos, realizar llamadas, etc., puesto que stos son
medios para lograr algo.

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Responsables: indique los nombres y apellidos de los funcionarios o contratistas responsables de realizar
la actividad.

Fecha inicio: indique la fecha de inicio de la actividad.

Fecha finalizacin: indique la fecha de finalizacin de la actividad. Las fechas propuestas para cada
actividad deben estar enmarcadas dentro de la vigencia. Las actividades no necesariamente comienzan el
primero de enero y finalizan el 31 de diciembre del ao en curso.

Tiempo programado (meses): se calcula automticamente de la diferencia entre la fecha de finalizacin y

la fecha de inicio.

Resultados: concierne al resultado esperado para cada una de las actividades. Cada actividad debe tener
por lo menos un resultado. Deben ser precisos y medibles de tal manera que sobre ellos puedan formularse
indicadores que verifiquen su cumplimiento. Enuncie el nombre completo del resultado, por ejemplo, para el
caso en el que el resultado sea un documento, el resultado se debe enunciar Documento de informe .

Ponderacin del resultado: corresponde al peso porcentual asignado para cada resultado. La sumatoria
de la ponderacin de los resultados del plan de accin de la dependencia o programa debe ser igual a
100%. Esta informacin se usa para dar valor a cada uno de los focos y lineamientos del plan.

Indicadores: miden el logro y permiten el monitoreo y seguimiento. Indique el nombre y la frmula del
indicador para cada actividad prevista. Ej: Nmero de solicitudes atendidas / Nmero de solicitudes
radicadas. El indicador puede estar dado en trminos absolutos, por ejemplo: Nmero de publicaciones.

Meta: defina la meta para cada indicador planteado.

6 RECOMENDACIONES PARA LA FORMULACIN

Las metas propuestas deben cumplirse dentro de la vigencia.

Definir resultados esperados e indicadores acordes con las actividades propuestas.
Cada resultado esperado debe estar sujeto a una actividad.
Evitar metas que dependan de terceros.

7 SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIN

El seguimiento debe realizarse de forma permanente por parte de cada una de las dependencias con el propsito de
determinar el grado de avance y solicitar los ajustes requeridos al Grupo de Planeacin, si fuere necesario. Los
reportes que deben enviarse al Grupo de Planeacin tendrn una periodicidad trimestral.

El seguimiento permite determinar si las actividades y resultados deben ajustarse, reformularse o replantearse, en
cuyo caso se debe informar mediante comunicacin escrita dirigida al Grupo de Planeacin en los siguientes casos:

o Por decisin de la Alta Direccin

o Por requerimientos de Gobierno
o Factores internos o externos que afecten el cumplimiento.

El seguimiento se realiza en la seccin Seguimiento del formato F-GP-03, mediante el diligenciamiento de los
siguientes campos:

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Seguimiento: describa el balance de la gestin del rea a partir de los logros alcanzados durante el
periodo. Mencione eventuales restricciones que se enfrentaron para el logro de los resultados previstos y
describa los mecanismos de seguimiento utilizados (ej: reuniones, reportes, etc).

% tiempo: no se debe diligenciar; corresponde al porcentaje del tiempo transcurrido de cada actividad al
cierre del informe de seguimiento, respecto al tiempo total programado para el mismo. Se calcula
automticamente de acuerdo con las fechas programadas en la seccin de Formulacin.

% resultado: corresponde al porcentaje de avance logrado de cada resultado, respecto a la meta total
anual programada.

Ubicacin de productos: incluya la ubicacin del documento o registro que evidencia el cumplimiento de
la actividad propuesta.

Causas de incumplimiento de metas: en caso de presentarse causas de incumplimiento mencione las

dificultades presentadas para el logro de las metas propuestas en el Plan. Si es necesario formule acciones
preventivas y correctivas de acuerdo a lo previsto en el proceso MC-RD-AP Acciones preventivas,
correctivas y de mejora.

Las actividades del proceso de seguimiento pueden ser consultadas en la Intranet, en la seccin Sistema de Gestin
de Calidad/Macroprocesos de Direccionamiento Estratgico/ Formulacin y seguimiento a la Planeacin Institucional.

8 RECOMENDACIONES PARA EL SEGUIMIENTO

Para actividades que se realizan de manera permanente durante la vigencia, tales como: emisin de
conceptos, respuestas a solicitudes, asesoras, entre otras, se deber analizar el indicador y reportar lo
alcanzado en el perodo evaluado.

Las modificaciones a las fechas de finalizacin deben realizarse antes del vencimiento de las mismas,
mediante comunicacin escrita dirigida al Grupo de Planeacin con su debida justificacin.

Diligenciar siempre el campo de Seguimiento con la descripcin de la gestin de los logros alcanzados o
restricciones presentadas para el cumplimiento de las actividades.

Para la actividad Implementar las acciones previstas en el plan de mejoramiento de la Contralora General
de la Repblica, en el caso de que la dependencia no tenga acciones bajo su responsabilidad, debe
diligenciar la columna % resultado con NA. Si durante toda la vigencia la dependencia no present
acciones, debe indicar a qu actividad del respectivo foco asigna esta ponderacin.

En este mismo sentido, para la actividad Formular e implementar acciones preventivas, correctivas y de
mejora originadas por diferentes fuentes, en el caso de que la dependencia no tenga acciones bajo su
responsabilidad, debe diligenciar la columna % resultado con NA. Si durante toda la vigencia la
dependencia no present acciones, debe indicar a qu actividad del respectivo foco asigna esta
ponderacin.

Diligenciar la columna Ubicacin de productos con la direccin correspondiente del disco de red donde se
puedan consultar los soportes de las actividades.

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Fecha aprobacin:

Revis: ______________________________
Nstor Botero Guingue
Coordinador Grupo de Planeacin

Aprob: ______________________________
Esteban Piedrahita Uribe
Director General DNP

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