Listado Maestro de Registros

Cdigo: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versin: xx
PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIN April 12 de 2017
TIEMPO DE DISPOSICIN
CODIGO MEDIO DE TIEMPO DE
RESPONSABLE ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO DEL MANEJO DEL EN EL
(si ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
aplica) Impreso Digital DE GESTIN E CT M
CENTRAL
INSCRIPCIN DE PLANCHAS PARA LA

Profesional Seguridad y
CONFORMACIN DEL COMIT FTH.01 Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X X
Salud Ocupacional
PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL
INVESTIGACIN DE ACCIDENTE DE Profesional Seguridad y Archivo de gestin /

FTH.02 X Restringido 5 aos 15 aos X X
TRABAJO Salud Ocupacional Historia Ocupacional
ACTA DE SEGUIMIENTO A
Profesional Seguridad y Archivo de gestin /
RECOMENDACIONES MEDICAS FTH.03 X Restringido 5 aos 15 aos X X
Salud Ocupacional Historia Ocupacional
OCUPACIONALES
Auxiliar Administrativo -
LIQUIDACIN DE CESANTIAS Archivo de gestin /
FTH.05 Administracin de la X Restringido 20 aos 80 aos X X
(original) Historia Laboral
Compensacin Salarial
LIQUIDACIN DE CESANTIAS Archivo ACS 2
FTH.05 Administracin de la X Restringido 3 aos 0 X
(copia) Archivo de gestin
RELACIN DE HORAS EXTRAS FTH.06 Administracin de la Archivo de gestin X Restringido 2 aos 8 aos X X
CREACIN DE DESCUENTOS FTH.07 Administracin de la Archivo de gestin X Restringido 2 aos 8 aos X X
DESCUENTOS FTH.08 Administracin de la Archivo de gestin X Restringido 2 aos 8 aos X X
DEVENGADOS FTH.09 Administracin de la Archivo de gestin X Restringido 2 aos 8 aos X X
Archivo de gestin /
PAZ Y SALVO FTH.10 Administracin de la X Restringido 20 aos 80 aos X X
Historia Laboral
REGISTRO DEL PRSTAMO INTERNO

Auxiliar Administrativo
DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE FTH.11 Archivo de gestin X General 1 ao 0 X
-Archivo
GESTIN
Profesional Asuntos
INSCRIPCIN PARA CONCURSO FTH.12 Archivo de gestin X General 3 aos 4 aos X X
Personal Administrativo
EVALUACIN DE DESEMPEO NIVEL Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /

PROFESIONAL Archivo Historia Laboral

DIRECTIVO - EJECUTIVO Archivo Historia Laboral
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL

ADMINISTRATIVO - OPERATIVO Archivo Historia Laboral
EVALUACIN DE SATISFACCIN DEL

Profesionales Desarrollo
USUARIO Actividades Ldico FTH.17 Archivo DHO X General 1 ao 0 X
Humano Organizacional
Recreativas
PLAN DE INTERVENCIN ECO FTH.18 Humano Organizacional Archivo DHO X General 5 aos 3 aos X X
Pasantes y/o practicantes
Profesional Desarrollo
DOCUMENTACION DE CASO FTH.19 Archivo DHO X Restringido 5 aos 1 ao X X
PAR-Q & YOU - Cuestionario de
Disposicin para la Actividad Fisca
FTH.21 Instructores del Programa Archivo DHO X Restringido 3 aos 0 aos X
Programa de Acondicionamiento
de Acondicionamiento
Fsico
Fsico
INSCRIPCIN ACONDICIMIENTO Profesionales Desarrollo Archivo DHO
FTH.22 X General 3 aos 0 aos X
FSICO Humano Organizacional Archivo de Gestin
FICHA DE INFORMACIN GENERAL Humano Organizacional
Programa de Acondicionamiento FTH.23 Instructores del Programa Archivo DHO X Restringido 3 aos 0 aos X
Fsico de Acondicionamiento
Fsico
PLAN DE ENTRENAMIENTO Y Profesional Formacin de
FTH.24 INTRANET X General 1 ao* 0 X
CAPACITACIN Personal
Profesional Formacin de Archivo FP 1 ao*
EVALUACION DE LA REACCIN FTH.25 X General 0 X
Personal Archivo gestin 2 aos
DOCUMENTOS NECESARIOS PARA
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
POSESIN PERSONAL FTH.26 X Restringido 20 aos 80 aos X X
Archivo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO NO PROFESIONAL
DOCUMENTOS NECESARIOS PARA

POSESIN PERSONAL DOCENTES O FTH.27 X Restringido 20 aos 80 aos X X
ADMINISTRATIVO PROFESIONAL
EVALUACIN IN SITU DE LA Profesional Formacin de Archivo FP 1 ao*

FTH.28 X General 0 X
FORMACIN (PARTICIPANTE) Personal Archivo gestin 2 aos
EVALUACIN IN SITU DE LA Profesional Formacin de Archivo FP 1 ao*
FORMACIN (JEFE) Personal Archivo gestin 2 aos
RESULTADOS DE LA EVALUACIN IN Profesional Formacin de Archivo FP 1 ao*
SITU Personal Archivo gestin 2 aos
PLANEACION DE LA EVALUACION DE
LA ACTIVDAD DE ENTRENAMIENTO FTH.31 X General 0 X
Y CAPACITACIN
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
RESUMEN DE LA EVALUACION DE Profesional Formacin de Archivo FP 1 ao*
APRENDIZAJE Personal Archivo gestin 2 aos
CONTROL DE ASISTENCIA FTH.33 X General 0 X
FORMATO LISTA DE CHEQUEO Profesional Seguridad y
FTH.34 Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X X
ABIERTA Salud Ocupacional
Archivo de gestin /
INFORME SOBRE COMISIONES DE Auxiliar Administrativo -
FTH.35 Historia Laboral / Comisiones X Restringido 20 aos 80 aos X X
ESTUDIO Archivo
de estudio
INFORME SOBRE PERIODO Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
SABTICO Archivo Historia Laboral / Ao sabtico
SOLICITUD DE CONSTANCIAS O Auxiliar Administrativo -
FTH.37 No aplica X No aplica No aplica 0 X
CERTIFICADOS Constancias
Tesorera Archivo APD 3 Vigente segn la

REGISTRO DE FIRMAS
FTH.38 Auxiliar Administrativo - Tesorera X General permanencia del 0 X
AUTORIZADAS
Asuntos Personal Docente Archivo Auxiliar Administrativo titular en el cargo
SOLICITUD DE PERMISO FTH.39 X X Restringido 20 aos 80 aos X X
Asuntos Personal Docente Historia Laboral
SOLICITUD DE COMISION DE Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
FTH.40 X X Restringido 20 aos 80 aos X X
SERVICIOS Asuntos Personal Docente Historia Laboral
PRSTAMO DE HISTORIAS Auxiliar Administrativo

FTH.41 Archivo ACS 5 X General 1 ao* 0 X
LABORALES -Archivo
SOLICITUD DE AUTORIZACIN DE
PAGO DE LIQUIDACIN PARCIAL DE FTH.42 X Restringido 20 aos 80 aos X X
CESANTAS
Lderes de los
PLAN DE ACTIVIDADES FTH.43 No aplica X General No aplica 0 X
subprocesos
CIARP: PRODUCTIVIDAD
Archivo de gestin /
ACADMICA: Docentes amparados Auxiliar Administrativo -
FTH.44 Historia Laboral / X Restringido 20 aos 80 aos X X
por el Decreto 1279. Presentacin Archivo
Productividad Acadmica
de trabajo.
Archivo de gestin /
ACADMICA: Docentes no Auxiliar Administrativo -
amparados por el Decreto 1279. Archivo
Presentacin de trabajo.
Archivo de gestin /
ACADMICA. Docentes amparados Auxiliar Administrativo -
por el Decreto 1279. Presentacin Archivo
de ponencia.
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
CIARP: PRODUCTIVIDAD Archivo de gestin /
ACADMICA. Produccin de FTH.47 Historia Laboral / X Restringido 20 aos 80 aos X X
Archivo
software. Presentacin de trabajo. Productividad Acadmica
Archivo de gestin /
CIARP: PRODUCTIVIDAD Auxiliar Administrativo -
ACADMICA. Juicio del evaluador Archivo
CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADMICA

Archivo de gestin /
PONENCIAS Auxiliar Administrativo -
Docentes amparados por el Decreto Archivo
1279
Archivo de gestin /
ACADMICA. Auxiliar Administrativo -
Evaluacin de artculo cientfico Archivo
(Anexo FTH.48)
Archivo de gestin /
Sistematizacin del conocimiento Archivo
(Anexo FTH.48 )
Archivo de gestin /
ACADMICA. Produccin de software Auxiliar Administrativo -
(con fines acadmicos) Evaluacin Archivo
estudiantil.
ACADMICA. Evaluacin de trabajo Archivo de gestin /
producido mediante video, FTH.53 Historia Laboral / X Restringido 20 aos 80 aos X X
Archivo
cinematogrficas o fonogrficas. Productividad Acadmica
(Anexo FTH.48 )
Archivo de gestin /
ACADMICA. Produccin de videos, Auxiliar Administrativo -
cinematogrficas o fonogrficas. Archivo
Evaluacin estudiantil.
Archivo de gestin /
Evaluacin de libro de texto. Archivo
(Anexo FTH.48)
CIARP: PRODUCTIVIDAD Archivo de gestin /

ACADMICA. Material Docente. FTH.56 Historia Laboral / X Restringido 20 aos 80 aos X X
Archivo
Evaluacin estudiantil. Productividad Acadmica
Archivo de gestin /
ACADMICA. Evaluacin de Resea Auxiliar Administrativo -
Crtica. Archivo
(Anexo FTH.48)
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Archivo de gestin /
ACADMICA. Evaluacin de libro Auxiliar Administrativo -
resultado de labor de investigacin Archivo
(Anexo FTH.48)
Archivo de gestin /
ACADMICA. Evaluacin de libro de Auxiliar Administrativo -
ensayo Archivo
(Anexo FTH.48)
ACADMICA. Evaluacin de obra Archivo de gestin /
artstica: Creacin original artstica: FTH.60 Historia Laboral / X Restringido 20 aos 80 aos X X
Archivo
Composicin musical Productividad Acadmica
(Anexo FTH.48)
Archivo de gestin /
ACADMICA. Evaluacin de obra Auxiliar Administrativo -
artstica: Interpretacin de una obra Archivo
musical (Anexo FTH.48)
artstica: Original o complementaria: FTH.62 Historia Laboral / X Restringido 20 aos 80 aos X X
Archivo
Bellas artes y diseo Productividad Acadmica
(Anexo FTH.48)
artstica: Creacin original artstica: FTH.63 Historia Laboral / X Restringido 20 aos 80 aos X X
Archivo
Composicin Literaria. (Anexo Productividad Acadmica
FTH.48)

LISTADO DE INSCRIPCIN FTH.64 X General 0 X
PLAN DE MEJORAMIENTO
Asuntos de Personal Archivo de gestin /
INDIVIDUAL DEL PERSONAL FTH.65 X Restringido Permanente 0 X X
Administrativo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO
Profesional Asuntos
Personal Administrativo Archivo de gestin /
ENTREGA DE MATERIAL DE APOYO FTH.67 X Restringido 20 aos 80 aos X X
Profesional Asuntos Historia Laboral
Personal Docente
EVALUACIN DEL NIVEL DE Humano Organizacional
ACTIVIDAD FSICA Programa de FTH.69 Instructores del Programa Archivo DHO X General 3 aos 0 X
Acondicionamiento Fsico de Acondicionamiento
Fsico
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
VALORACIN DE HOJA DE VIDA PARA Subproceso Asuntos
PROFESIONALES Personal Administrativo
CONTROL DE REQUISITOS FTH.73 Instructores del Programa Archivo DHO X General 3 aos 0 aos X
de Acondicionamiento
Fsico
ASESOR Archivo Historia Laboral
TCNICO Archivo Historia Laboral
VERIFICACIN DE CUMPLIMIENTO
Profesional Vicerrectora Archivo de Vicerrectora
DE COMPETENCIAS EN PERIODO DE FTH.76 X General 5 aos 5 aos X X
Acadmica Acadmica - Carpeta P. Prueba
PRUEBA
VALORACIN DE HOJA DE VIDA PARA Subproceso Asuntos

CARGOS NO PROFESIONALES Personal Administrativo

Archivo de gestin /
Docentes No Amparados por el Auxiliar Administrativo -
Decreto 1279: Informe consolidado Archivo
de puntaje
CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADMICA Archivo de gestin /

Traduccin de libro, captulo de libro FTH.79 Historia Laboral / X Restringido 20 aos 80 aos X X
Archivo
o artculo Productividad Acadmica

Archivo de gestin /
Docentes Amparados por el Decreto Auxiliar Administrativo -
1279: Informe consolidado de Archivo
puntaje
Profesional Desarrollo 5 aos a partir del
RECEPCIN DE SOLICITUD FTH.81 Archivo DHO X Restringido 1 ao X X
Humano Organizacional cierre del caso
SEGUIMIENTO FTH.82 Archivo DHO X Restringido 1 ao X X
EVALUACIN FTH.83 Archivo DHO X Restringido 1 ao X X
ACTA DE ENCUENTRO FTH.84 Archivo DHO X Restringido 1 ao X X
ACTA DE EVALUACIN PARA Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
PERSONAL DOCENTE Archivo Historia Laboral
ACTA DE EVALUACIN PARA
Profesional Asuntos Archivo de gestin/
PERSONAL ADMINISTRATIVO FTH.88 X Restringido 20 aos 80 aos X X
Personal Administrativo Historia Laboral
PROFESIONAL
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Profesional Formacin de
CONTRATACIN DE PROVEEDORES FTH.89 Archivo FP X General 1 ao 0 X
Personal
VERIFICACION DE USO DE Equipo de trabajo
ELEMENTOS DE PROTECCIN FTH.90 Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X
PERSONAL Ocupacional
Equipo de trabajo
INFORMACIN TRABAJADOR UIS EN
FTH.91 Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X X
CASO DE EMERGENCIA
Ocupacional
Equipo de trabajo
FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA
FTH.92 Seguridad y Salud Archivo SYSO X General 2 aos 4 aos X X
INSPECCIN DE GABIENTES
Ocupacional
Equipo de trabajo
REVISIN RED HIDRULICA CONTRA
FTH.93 Seguridad y Salud Archivo SYSO X General 2 aos 4 aos X X
INCENDIO
Ocupacional
VERIFICACIN DE REQUISITOS Auxiliar Administrativo Archivo de gestin/
ASCENSO PROFESOR DE CTEDRA Asuntos Personal Docente Historia Laboral
ASIGNACIN DE LA CATEGORA Auxiliar Administrativo Archivo de gestin/
PROFESOR DE CTEDRA Asuntos Personal Docente Historia Laboral
INFORME SOBRE COMISIONES DE
ESTUDIO EMPLEADOS Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
ADMINISTRATIVOS ADSCRITOS A Archivo Historia Laboral
UNIDAD ACADMICA
INFORME SOBRE COMISIONES DE

ESTUDIO EMPLEADOS ADSCRITOS A FTH.98 X Restringido 20 aos 80 aos X X
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ACTA DE EVALUACIN PARA Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
FTH.99 X X Restringido 20 aos 80 aos X X
PERSONAL DOCENTE OCASIONAL Asuntos Personal Docente Historia Laboral
FORMATO PARA DEFINICIN DE
Biblioteca/ rea Concursos
REA DE DESEMPEO Y PERFIL Profesional Vicerrectora
FTH.100 Docentes (Vicerrectora X General 5 aos 4 aos X X
REQUERIDO PROCESO DE Acadmica
Acadmica)
SELECCIN DE DOCENTES CTEDRA
FORMATO VALORACIN DE HOJA DE Biblioteca/ rea Concursos

Profesional Vicerrectora
VIDA PROCESO DE SELECCIN DE FTH.101 Docentes (Vicerrectora X General 5 aos 4 aos X X
Acadmica
DOCENTES CTEDRA Acadmica)
FORMATO PARA DEFINICIN LA

EVALUACIN DE LA ENTREVISTA Profesional Vicerrectora
PROCESO DE SELECCIN DE Acadmica
Acadmica)
DOCENTES CTEDRA

EVALUACIN DE LA SESIN Profesional Vicerrectora
DOCENTE PROCESO DE SELECCIN Acadmica
Acadmica)
DE DOCENTES CTEDRA
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
EVALUACIN DEL ENSAYO PROCESO Profesional Vicerrectora
DE SELECCIN DE DOCENTES Acadmica
Acadmica)
CTEDRA
PROGRAMA INTEGRAL DE RIESGO Equipo de trabajo

PSICOLABORAL "PIRS" BRIGADA FTH.105 Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X X
SALUDABLE Ocupacional
EVALUACIN DE LAS ETAPAS DE

CAMBIO EN LA PRCTICA DE LA Profesional Desarrollo 2 aos a partir del
FTH.106 Archivo DHO X Restringido 0 X
ACTIVIDAD FSICA Programa de Humano Organizacional cierre del caso
Acondicionamiento Fsico
Equipo de cmputo
Coordinadora SySO:
C:\Documents and
MATRIZ DE IDENTIFICACIN DE
Settings\UIS\Escritorio\NATALI
PELIGROS, VALORACIN DE Coordinadora Seguridad y
FTH.107 A\OHSAS X General 0 0 X
RIESGOS Y DETERMINACIN DE Salud Ocupacional
UIS\DOCUMENTOS\4.3
CONTROLES
Planificacin\4.3.1
Identificacion peligros
valoracion riesgo
Equipo de cmputo
Coordinadora SySO:
C:\Documents and
Coordinadora Seguridad y Settings\UIS\Escritorio\NATALI
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES FTH.108 X General 0 0 X
Salud Ocupacional A\OHSAS
UIS\DOCUMENTOS\4.3
Planificacin\4.3.2 Requisitos
legales
FORMATO DE REGISTRO INTERNO Profesional Seguridad y

DE EMERGENCIAS MDICAS Salud Ocupacional
SOLICITUD DE COMISIN PARA

PROFESORES DURACIN INFERIOR FTH.110 X X Restringido 20 aos 80 aos X X
A SEIS (6) MESES
SOLICITUD DE COMISIN PARA
PROFESORES DURACIN SUPERIOR FTH.111 X X Restringido 20 aos 80 aos X X
A SEIS (6) MESES
VERIFICACIN DE CUMPLIMIENTO
Auxiliar Administrativo
DE REQUISITOS PARA FTH.113 Archivo ACS 5 X General 1 ao* 0 X
-Certificaciones
NOMBRAMIENTO
SEGUIMIENTO PLAN DE Profesional Desarrollo
FTH.114 Archivo DHO X General Permanente 0
INTERVENCIN ECO Humano Organizacional
PARQ & YOU Campeonato Profesional Desarrollo
FTH.115 Archivo DHO X General 3 aos 1 ao X
Recreativo Muvete UIS Humano Organizacional
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
PLAN DE INTERVENCIN SGI FTH.116 Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X X
Salud Ocupacional
Equipo de cmputo Profesional

SySO: C:\Documents and
MATRIZ DE EVALUACIONES MDICAS Profesional Seguridad y
FTH.117 Settings\UIS\Escritorio\Liliana\ X Restringido 0 0 X
OCUPACIONALES Salud Ocupacional
casos clnicos\exmenes
peridicos
FORMATO INFORMACIN PARA Profesional Seguridad y

FTH.118 Archivo SySO X Restringido 2 aos 0 X
IDENTIFICACIN DE RIESGOS Salud Ocupacional
FORMATO CERTIFICADO Profesional Seguridad y
FTH.119 Archivo SySO X Restringido 2 aos 4 aos X X
FISIOTERAPUTICO Salud Ocupacional
FORMATO DE EVALUACIN Profesional Seguridad y
INTEGRAL MIEMBROS SUPERIORES Salud Ocupacional
FORMATO INFORME DE Profesional Seguridad y
SEGUIMIENTO FISIOTERAPUTICO Salud Ocupacional
VALORACIN OSTEOMUSCULAR Profesional Seguridad y
INTEGRAL Salud Ocupacional
FORMATO LISTA DE CHEQUEO DE
Unidad Acadmico
ELEMENTOS DE PROTECCIN FTH.123 Archivo UAA X General 2 aos 4 aos X X
Administrativa
PERSONAL EPP
FORMATO LISTA DE CHEQUEO
Unidad Acadmico
SISTEMAS PROTECCIN CONTRA FTH.124 Archivo UAA X General 2 aos 4 aos X X
Administrativa
CADAS
Unidad Acadmico
SISTEMAS PREVENCIN CONTRA FTH.125 Archivo UAA X General 2 aos 4 aos X X
Administrativa
CADAS
FORMATO PERMISO PARA TRABAJO Unidad Acadmico
FTH.126 Archivo UAA X General 2 aos 4 aos X X
SEGURO EN ALTURAS Administrativa
FORMATO PARA VALORACIN DE Profesional Seguridad y
RIESGO DE LESIONES DE ESPALDA Salud Ocupacional
FORMATO PERMISO PARA TRABAJO Profesional Seguridad y
EN ESPACIOS CONFINADOS Salud Ocupacional
FORMATO DE INDUCCIN HSEQ FTH.129 X Restringido Permanente 0 X X
FORMATO PARA INSPECCIN DE Profesional Seguridad y
FTH.130 Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X
BOTIQUINES Y CAMILLAS Salud Ocupacional
FORMATO PARA EVALUACIN DE
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS FTH.131 Archivo SySO X Restringido - - X
Salud Ocupacional
LEGALES
FORMATO PARA INSPECCIONES DE Profesional Seguridad y
FTH.133 Archivo SySO X General 1 ao - X
SEGURIDAD Salud Ocupacional
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
FORMATO PARA REGISTRO DE USO
DE ELEMENTOS DEL BOTIQUN DE FTH.134 Archivo SySO X General - - X
Salud Ocupacional
PRIMEROS AUXILIOS
FORMATO PARA ENTREGA DE
ELEMENTRO DE PROTECCIN FTH.135 Archivo SySO X General 5 aos 15 aos X X
Salud Ocupacional
PERSONAL
FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA Profesional Seguridad y

FTH.136 Archivo SySO X General 1 ao - X
INSPECCIN DE EXTINTORES Salud Ocupacional
CUESTIONARIO DE ROLAND MORRIS FTH.137 Archivo SySO X Restringido 2 aos 4 aos X X
Salud Ocupacional
INVESTIGACIN DE INCIDENTE DE Profesional Seguridad y
FTH.138 Archivo SySO X Restringido 2 aos 4 aos X
TRABAJO Salud Ocupacional
FORMATO DE RECARGA Y Profesional Seguridad y
FTH.139 Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X
MANTENIMIENTO DE EXTINTORES Salud Ocupacional
FORMATO DE ACOMPAAMIENTO Profesional Seguridad y
PSICOLGICO INDIVIDUAL Salud Ocupacional
FORMATO PARA LA SOCIALIZACIN

Y SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA Profesional Seguridad y
FTH.141 Archivo SySO X Restringido 2 aos 1 ao X
PARA LA PREVENCIN DE RIESGO Salud Ocupacional
PSICOSOCIAL
FORMATO PARA VERIFICACIN E

INSTALACIN DEL SOFTWARE DE FTH.142 Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X
Salud Ocupacional
PAUSAS ACTIVAS
SOLICITUD DE COMISIN SUPERIOR
Profesional Asuntos Archivo de gestin /
A SEIS (6) MESES PARA PERSONAL FTH.143 X X Restringido 20 aos 80 aos X X
ADMINISTRATIVO
SOLICITUD COMISIN INFERIOR A
SEIS (6) MESES PARA PERSONAL FTH.144 X X Restringido 20 aos 80 aos X X
ADMINISTRATIVO
SOLICITUD PARA VINCULACIN DE

PERSONAL ADMINISTRATIVO EN Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
MODALIDAD PROVISIONAL O Archivo Historia Laboral
TEMPORAL
SOLICITUD DE AUTORIZCACIN DE
CONTRATOS CON PERSONAS FTH.146 Profesional de Apoyo No aplica X General 1 ao 0 X
NATURALES
INFORME PLAN DE ENTRENAMIENTO Profesional Formacin de Archivo FP
FTH.147 X General 5 aos 5 aos X X
Y CAPACITACIN Personal Archivo gestin
CARTA DE COMPROMISO Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
PRESUPUESTAL Archivo Historia Laboral
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
FORMATO HOJA DE VIDA PARA Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
PERSONAL ADMINISTRATIVO Archivo Historia Laboral
FORMATO HOJA DE VIDA PARA Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
PERSONAL DOCENTE Archivo Historia Laboral
FORMATO PARA IDENTIFICACIN DE Profesional Seguridad y

FTH.151 Archivo SySO X Restringido 3 aos 4 aos X
SUSTANCIAS POR LABORATORIO Salud Ocupacional
LISTA DE CHEQUEO CAMPAA

ORDEN Y ASEO EN LABORATORIOS Y FTH.152 Archivo SySO X General 3 aos 4 aos X
Salud Ocupacional
TALLERES

ACTA DE ENCUENTRO INDIVIDUAL FTH.153 Archivo DHO X Restringido 1 ao X X
LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTO Profesional Formacin de Archivo FP

FTH.154 X General 5 aos 5 aos X X
DE SOPORTE DE GARANTIAS Personal Archivo gestin
CERTIFICACIN DE MI CONDICIN
DE OBLIGADO O NO A DECLARAR Archivo de gestin /
FTH.155 Administracin de la X Restringido 20 aos 80 aos X
RENTA POR EL AO GRAVABLE Historia Laboral
INMEDIATAMENTE ANTERIOR
Afiliacines seguridad social Archivo de gestin /
- Administracin de la X Restringido 20 aos 80 aos X X
(Ctedra) Historia Laboral
Comunicaciones EPS - AFP - FNA - Archivo ACS 2 1 ao*
- Administracin de la X Restringido 0 X
fiduciaria - Jubilados Archivo de gestin 1 ao
Archivo ACS 2 1 ao*
Cifras control - Administracin de la X Restringido 0 X
Archivo de gestin 1 ao
Archivo ACS 2 1 ao*
Informe a presupuesto - Administracin de la X Restringido 0 X
Archivo ACS 2 1 ao*
Registro contable - Administracin de la X Restringido 0 X
Archivo ACS 2 1 ao*
Reporte de servicios prestados - Administracin de la X Restringido 0 X
Acumulados diciembre (nmina
- Administracin de la Archivo de gestin X Restringido 2 aos 8 aos X X
general)
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Listados de liquidacin - Administracin de la Archivo de gestin X Restringido 2 aos 8 aos X X
Archivo ACS 4 1 ao*
Planillas de autoliquidacin - Administracin de la X Restringido 8 aos X X
Archivo de gestin 29 aos
Archivo ACS 4 y 5 1 ao*
Descuentos nmina General - Administracin de la X Restringido 8 aos X X
ACS 3 2 meses
Novedades nmina General - Administracin de la X Restringido 8 aos X X
Archivo ACS 3 1 ao*
Descuentos Ctedra - Administracin de la X Restringido 8 aos X X
Archivo ACS 3 1 ao*
Novedades Ctedra - Administracin de la X Restringido 8 aos X X
Archivo ACS 3 1 ao*
Descuentos nmina Jubilados - Administracin de la X Restringido 8 aos X X
Archivo ACS 3 1 ao*
Novedades nmina Jubilados - Administracin de la X Restringido 8 aos X X
Archivo ACS 2 1 ao*
Resolucin de auxiliatura - Administracin de la X Restringido 0 X
Archivo ACS 3 1 ao*
Novedades Mesadas adicionales - Administracin de la X Restringido 8 aos X X
Reporte de tiempos trabajados
- Administracin de la Archivo ACS 2 X Restringido 1 ao 0 X
Ctedra
Solicitud de retiro de cesantas y
- Administracin de la Archivo de gestin X Restringido 5 aos 0 X
documentos soporte (retroactividad)
Comunicacin de no cumplimiento Auxiliar Administrativo -

Archivo de gestin /
para el retiro de cesantas - Administracin de la X Restringido 20 aos 80 aos X X
Historia Laboral
(retroactividad) Compensacin Salarial
Copia Resolucin de Reconocimiento Auxiliar Administrativo -

Archivo de gestin /
para el pago de las cesantas - Administracin de la X Restringido 20 aos 80 aos X X
Historia Laboral
parciales Compensacin Salarial
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Orden de pago (cesantas - Archivo ACS 2
- Administracin de la X Restringido 20 aos 80 aos X X
retroactividad) original Archivo de gestin
Listado resumen definitivo para Profesional
Archivo ACS 1 1 ao*
expedicin de certificados de - Administracin de la X Restringido 8 aos X X
ingresos y retenciones Compensacin Salarial
Profesional
Listado de certificados de ingreso y Archivo ACS 1 1 ao*
- Administracin de la X Restringido 8 aos X X
retenciones Archivo de gestin 1 ao
Copia Resolucin de Cesantas Auxiliar Administrativo -
Archivo de gestin /
Definitivas copia (Cambio de - Administracin de la X Restringido 20 aos 80 aos X X
Historia Laboral
rgimen) Compensacin Salarial
Acta Comit de Evaluacin Profesional Asuntos APA 1 2 aos
- X General 4 aos X X
Administrativo Personal Administrativo Archivo de gestin 3 aos
Actas de Comit de Relaciones Profesional Asuntos APA 1 2 aos
- X General 4 aos X X
Laborales Personal Administrativo Archivo de gestin 3 aos
Historias laborales personal Auxiliar Administrativo
- Archivo de gestin X Restringido 20 aos 80 aos X X
administrativo -Archivo
Carta de solicitud para contratacin Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
- X Restringido 20 aos 80 aos X X
por ofrecimiento Archivo Historia Laboral
Carta de oferta - X Restringido 20 aos 80 aos X X
Incapacidad mdica de CAPRUIS - X Restringido 2 aos 8 aos X X
Evidencia de seguridad social Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
(ofrecimientos) Archivo Historia Laboral
Carta de solicitud de ascenso - X Restringido 20 aos 80 aos X X
Carta de respuesta (ascenso) - X Restringido 20 aos 80 aos X X
Comunicacin de apelacin - X Restringido 20 aos 80 aos X X
Copia de Resolucin de ascenso - X Restringido 20 aos 80 aos X X
Copia de Resolucin de apertura Profesional Asuntos
- Archivo de gestin X General 3 aos 4 aos X X
(concurso abierto) Personal Administrativo
Copia de Resolucin declarando Profesional Asuntos
concurso desierto (concurso abierto) Personal Administrativo
Lista de aspirantes (concurso Profesional Asuntos
abierto) Personal Administrativo
Copia de Resolucin para resolver
Profesional Asuntos
recurso de reposicin (concurso - Archivo de gestin X General 3 aos 4 aos X X
abierto)
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Copia de Resolucin para resolver Profesional Asuntos
recurso apelacin (concurso abierto) Personal Administrativo
Resultados de pruebas de seleccin Profesional Asuntos
(concurso abierto) Personal Administrativo
Copia de Resolucin con lista de Profesional Asuntos Archivo de gestin /
elegibles (concurso abierto) Personal Administrativo Historia Laboral
Copia de Resolucin de Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
nombramiento (concurso abierto) Archivo Historia Laboral
Diligencia de posesin para
Empleados Pblicos (concurso - X Restringido 20 aos 80 aos X X
abierto)
Contrato para Trabajadores Oficiales Profesional Asuntos Archivo de gestin /
(concurso abierto) Personal Administrativo Historia Laboral
Solicitud de apertura (concurso de Profesional Asuntos
ascenso) Personal Administrativo
Copia de Resolucin de apertura Profesional Asuntos
(concurso de ascenso) Personal Administrativo
Profesional Asuntos
Publicidad (concurso ascenso) - Archivo de gestin X General 3 aos 4 aos X X
Copia de Resolucin declarando
Profesional Asuntos
concurso desierto (concurso de - Archivo de gestin X General 3 aos 4 aos X X
ascenso)
Lista de aspirantes (concurso Profesional Asuntos
ascenso) Personal Administrativo
Comunicacin sobre concepto
Profesional Asuntos
emitido de los recursos interpuestos - Archivo de gestin X General 3 aos 4 aos X X
(concurso de ascenso)
Resultados de pruebas de seleccin Profesional Asuntos
(concurso de ascenso) Personal Administrativo
Copia de Resolucin con lista de Profesional Asuntos Archivo de gestin /
elegibles (concurso de ascenso) Personal Administrativo Historia Laboral
Copia de Resolucin de
nombramiento (concurso de - X Restringido 20 aos 80 aos X X
ascenso)
Comunicacin informando ascenso Profesional Asuntos Archivo de gestin /
(concurso de ascenso) Personal Administrativo Historia Laboral
Otros para Trabajadores Oficiales Profesional Asuntos Archivo de gestin /
(concurso de ascenso) Personal Administrativos Historia Laboral
Comunicacin a Jefe de Unidad Profesional Asuntos APA I
- X General 2 aos 0 X
(evaluacin de desempeo) Personal Administrativos Archivo de gestin
Peticin de consideracin Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
(evaluacin de desempeo) Archivo Historia Laboral
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Solicitud de contratacin externa - Asuntos Personal Archivo APA 3 X General 4 aos 0 X
Administrativo
Ao en vigencia*
Resultados pruebas psicolgicas - Asuntos Personal Archivo APA 3 X General 4 X X
3 aos
Administrativo
Equipo de cmputo Auxiliar

Asuntos Personal
Bases de datos 2008 Administrativo
- Asuntos Personal X General Permanente 0 X
(Contratacin Externa de Personal) C:\Documents and
Administrativo
Settings\Administrador\Escrito
rio\ContratacinExterna2008

Asuntos Personal
Bases de datos 2007 Administrativo
- Asuntos Personal X General Permanente 0 X
(Contratacin Externa de Personal) C:\Documents and
Administrativo
Settings\Administrador\Escrito
rio\ContratacinExterna2007

Asuntos Personal
Auxiliar Administrativo - Administrativo
Bases de datos 1999-2006
- Asuntos Personal C:\Documents and X General Permanente 0 X
(Contratacin Externa de Personal)
Administrativo Settings\Administrador\Escrito
rio\ArchivosContratacinExter
na1999a2006

Circular plan de formacin - X General 0 X
Comunicaciones (formacin) - X General 0 X
Reporte necesidades de formacin - X General 0 X
Actas Comit Primario Talento
- Auxiliar de Calidad Archivo SGC X General 2 aos 0 X
Humano
Archivo APA 1
Archivo APD 1
Archivo AP 1
Lderes de los
Actas Reunin Subprocesos - Archivo ACS 1 X General 2 aos 0 X
subprocesos
Archivo SO
Archivo DHO
Archivo FP
Resoluciones (originales) - Secretara General INTRANET X X General Permanente 0 X

Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Profesional
Soportes para pago mensual del Archivo Profesional
- Vicerrectora X Restringido 5 aos 4 X X
pasivo pensional Vicerrectora Administrativa
Administrativa
Certificados laborales (bonos) - X Restringido 20 aos 80 aos X X
Asuntos Pensionales Historia Laboral
Comunicaciones AFP (bonos) - X Restringido 20 aos 80 aos X X
Comunicacin de la AFP de
Reconocimiento de pensin y - X Restringido 20 aos 80 aos X X
solicitud de liquidacin provisional
Copia Resolucin para la emisin y/o Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
pago de bonos pensionales Asuntos Pensionales Historia Laboral
Auxiliares Administrativos Archivo de gestin /
Historia Laboral (jubilados) - X Restringido 20 aos 80 aos X X
- Asuntos Pensionales Historia Laboral
Documentos soportes para
adelantar el cobro de cuotas partes - Archivo AP 1 X Restringido 10 aos 0 X
Asuntos Pensionales
pensionales
Comunicaciones (cuotas partes Personal subproceso
- Archivo AP 1 X Restringido 10 aos 0 X
pensinales) Asuntos Pensionales
Copia de Resolucin para
Personal subproceso
contabilizar deuda (cuotas partes - Archivo AP 1 X Restringido 10 aos 0 X
Asuntos Pensionales
pensionales)
Acuerdo de pago (cuotas partes Personal subproceso
pensionales) Asuntos Pensionales
Acta de cruce de cuentas (cuotas Personal subproceso
partes pensionales) Asuntos Pensionales
Sentencia - reajustes pensionales - X Restringido 20 aos 80 aos X X
Asuntos Pensionales Historia Laboral (jubilados)
Copia de resolucin para sustitucin Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
pensional Asuntos Pensionales Historia Laboral (jubilados)
Copia de resolucin otorgando Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
pensin Asuntos Pensionales Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo APD 3
Copia Resolucin de aplazamiento
- Auxiliar Asuntos Personal Archivo de gestin/ Historia X Restringido 20 aos 80 aos X X
vacaciones
Docente Laboral
Carta autorizacin de vacaciones - X Restringido 20 aos 80 aos X X
Copia Resolucin de pago de
- Auxiliar Asuntos Personal Archivo de gestin X General 5 aos 0 aos X
puntaje
Docente
Archivo de gestin /
Comunicaciones CIARP - Historia Laboral / X Restringido 20 aos 80 aos X X
Archivo
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Actas de comit interno de Auxiliar Administrativo -
Archivo APD 2 1 ao
asignacin y reconocimiento de - Auxiliar Asuntos Personal X General 5 aos X X
puntaje CIARP Docente
Copia Resolucin de nombramiento - X Restringido 20 aos 80 aos X X
Archivo de gestin /
Contrato (Docente Ctedra) - Auxiliar Asuntos Personal X Restringido 20 aos 80 aos X X
Historia Laboral
Docente
Copia Resolucin de licencia Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin /
ordinaria Archivo Historia Laboral
Caja de seguridad - Tesorera

Tesorera (original)
Contrato de comisin de estudios - Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin / X Restringido 20 aos 80 aos X X
Archivo Historia Laboral / Comisiones
de estudio (copia)

Tesorera (original)
Pagar de comisin de estudios - Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin / X Restringido 20 aos 80 aos X X
Archivo Historia Laboral / Comisiones
de estudio (copia)

Recibo de pago del impuesto de Tesorera (original)
timbre del contrato de comisin de - Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin / X Restringido 20 aos 80 aos X X
estudios Archivo Historia Laboral / Comisiones
de estudio (copia)

Recibo de pago de la publicacin Tesorera (original)
oficial del contrato de comisin de - Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin / X Restringido 20 aos 80 aos X X
estudios Archivo Historia Laboral / Comisiones
de estudio (copia)
Archivo de gestin /
Copia Resolucin comisin de Auxiliar Administrativo -
- Historia Laboral / Comisiones X Restringido 20 aos 80 aos X X
estudios Archivo
de estudio

(original)
Contrato - Ao sabtico - Archivo de gestin / X Restringido 20 aos 80 aos X X
Archivo
Historia Laboral / Ao Sabtico
(copia)
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
(original)
Pagar - Ao sabtico - Archivo de gestin / X Restringido 20 aos 80 aos X X
Archivo
Historia Laboral / Ao Sabtico
(copia)

Recibo de pago de la publicacin Tesorera (original)
oficial del contrato de comisin de - Auxiliar Administrativo - Archivo de gestin / X Restringido 20 aos 80 aos X X
estudios Archivo Historia Laboral / Ao Sabtico
(copia)

Copia Resolucin de ao sabtico - X Restringido 20 aos 80 aos X X
Archivo Historia Laboral / Ao sabtico
Proyecto del Profesor en Perodo de Profesional Vicerrectora Archivo Vicerrectora
- X Restringido 3 aos 4 aos X
Prueba Acadmica Acadmica/ Carpeta P. Prueba
Archivo personal profesional
Evaluacin Parcial del Proyecto del Profesional Vicerrectora
- de Vicerrectora Acadmica/ X Restringido 3 aos 4 aos X
Profesor en Perodo de Prueba Acadmica
Carpeta P. Prueba
Evaluacin Acumulativa del
Profesional Vicerrectora Archivo Vicerrectora
Proyecto del Profesor en Perodo de - X Restringido 3 aos 4 aos X
Acadmica Acadmica/ Carpeta P. Prueba
Prueba
Archivo de gestin de la
Acta del Consejo de Escuela - Unidad acadmica X General 2 aos 4 aos X X
unidad Acadmica
Acta de posesin - X Restringido 20 aos 80 aos X X
Acta de Consejo de Facultad - Unidad acadmica Archivo de gestin decanatura X General 2 aos 4 aos X X
Historia laboral (Docente Ctedra) - Asuntos personal Archivo de gestin X Restringido 20 aos 80 aos X X
docentes
Acta de distribucin de los puntajes Profesional Vicerrectora
- Docentes (Vicerrectora X General 5 aos 4 aos X X
a asignar en cada prueba Acadmica
Acadmica)

Comunicacin a DSI solicitando la Profesional Vicerrectora Vicerrectora Acadmica-
- X General 3 aos 4 aos X
publicacin en la pgina web Acadmica Microsoft Outlook/carpetas
personales/concursos

Vicerrectora Acadmica-
Listado de Inscritos al concurso - Concurso Docente X General 5 aos 4 aos X X
Acadmica
C:\VACADEM\CONCURSO
DOCENTE\Profesores_Planta

Acta de verificacin de requisitos - Docentes (Vicerrectora X General 5 aos 4 aos X X
Acadmica
Acadmica)
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Listado de aspirantes que SI Vicerrectora Acadmica-
cumplen con los requisitos de la - Concurso Docente X General 5 aos 4 aos X X
Acadmica
convocatoria C:\VACADEM\CONCURSO
DOCENTE\Profesores_Planta

Informes psicolgicos - Docentes (Vicerrectora X General 5 aos 4 aos X X
Acadmica
Acadmica)
Resumen evaluacin hoja de vida, Profesional Vicerrectora
- Docentes (Vicerrectora X General 5 aos 4 aos X X
ensayo, sesin docente y entrevista Acadmica
Acadmica)

Listado del resultado del proceso de Vicerrectora Acadmica-
verificacin de requisitos y - Concurso Docente X General 5 aos 4 aos X X
Acadmica
valoracin de hoja de vida C:\VACADEM\CONCURSO
DOCENTE\Profesores_Catedra

Vicerrectora Acadmica-
Listado base de profesores de Profesional Vicerrectora Concurso Docente
- X General 5 aos 4 aos X X
ctedra elegibles Acadmica C:\VACADEM\CONCURSO
DOCENTE\Profesores_Catedra\
Elegibles
Equipo de cmputo Lder

Informe del Programa Profesional Desarrollo
- DHO/Compartir/DHO/Programa X General 3 aos 0 X
Acondicionamiento Fsico Humano Organizacional
de Acondicionamiento Fsico
Profesional Desarrollo 3 aos

Resultados estadsticos ECO - Archivo DHO X General 3 aos X X
Humano Organizacional 2 aos
Profesional Desarrollo Archivo DHO 3 aos

Informe anlisis de resultados ECO - X General 3 aos X X
Humano Organizacional Archivo de Gestin 2 aos
Informe de Resolucin Pacfica de Profesional Desarrollo Archivo DHO
- X Confidencial 5 aos 1 ao X X
Conflictos Humano Organizacional Archivo de Gestin
Back up de seguridad - Subproceso de Apoyo de Apoyo Escritorio/ Back Up X General 1 ao 0 X
de Seguridad
Profesional Formacin de 1 ao*
Carta de compromiso UIS - Archivo FP X General 0 X
Personal 2 aos
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Profesional Formacin de 1 ao*

Carta de compromiso T.I.P LTDA - Archivo FP X General 0 X
Personal 2 aos
Formato de Registro Automtico del

Comit Paritario de Salud - Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X X
Salud Ocupacional
Ocupacional o Viga Ocupacional
Acta de apertura de las Votaciones

Equipo de trabajo
Para Eleccin de Representantes al
- Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X X
Comit Paritario de Salud
Ocupacional
Ocupacional
Acta de Escrutinio de las Votaciones

Equipo de trabajo
Para Eleccin de Representantes al
- Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X X
Comit Paritario de Salud
Ocupacional
Ocupacional
Acta de Constitucin y Organizacin Equipo de trabajo

del Comit Paritario de Salud - Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X X
Ocupacional Ocupacional
Resolucin por la cual se convoca a

elecciones para Representantes de Equipo de trabajo
los Profesores y Empleados - Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X X
Administrativos ante el Comit Ocupacional
Paritario de Salud Ocupacional
Resolucin por la cual se designan Equipo de trabajo

los miembros del Comit Paritario - Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X X
de Salud Ocupacional Ocupacional
Resolucin de traslado de Equipo de trabajo

funcionarios, en caso de requerirse - Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X X
reubicacin del funcionario Ocupacional
Equipo de trabajo
Acta de reunin con CAPRUIS - Seguridad y Salud Archivo SySO X General 2 aos 4 aos X X
Ocupacional
Los registros que tengan este tipo de almacenamiento se entender que fueron acumulados durante todo el ao y que al finalizar este se
Ao en vigencia*
culminara su archivo
Cdigo: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versin: 02
Cdigo: xxx
ARCHIVO LISTADO MAESTRO DE REGISTROS ARCHIVO
CENTRAL
Versin: 02
PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Barrancabermeja FECHA DE ACTUALIZACIN April 12 de 2016
MEDIO DE
DISPOSICIN FINAL
ALMACENAMIENTO TIEMPO DE TIEMPO DE
CODIGO
RESPONSABLE DEL LUGAR DE NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN
NOMBRE DEL REGISTRO (si
MANEJO DEL ARCHIVO ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
aplica) Impreso Digital E CT M
GESTIN CENTRAL
Archivador fsico/ AZ
alfabtica/Proceso Talento
Secretaria Coordinacin Humano/Estudio clima
PLAN DE INTERVENCIN ECO FTH.18 X General 2 aos 1 X X
sede organizacional ECO/oficina
secretaria de coordinacin
sede
PLAN DE FORMACION FTH.24 No aplica INTRANET - X General 1 ao* 0 X
Secretaria Coordinacin Humano/Estudio clima 1 ao*
EVALUACION DE LA REACCIN FTH.25 X General 0 X
sede organizacional ECO/oficina 2 aos
sede
Secretaria Coordinacin Humano/Estudio clima 1 ao*
sede organizacional ECO/oficina 2 aos
sede
SOLICITUD DE PERMISO FTH.39 Archivo de gestin X Restringido Permanente 0 X
Asuntos Personal Docente
SOLICITUD DE COMISION DE Auxiliar Administrativo -
FTH.40 Archivo de gestin X Restringido Permanente 0 X
SERVICIOS Asuntos Personal Docente
LISTADO DE INSCRIPCIN A CURSOS Secretaria Coordinacin Humano/Estudio clima 1 ao*
DE FORMACIN sede organizacional ECO/oficina 2 aos
sede
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Oficina Profesional HSEQ -
LISTA DE CHEQUEO PARA
FTH.92 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - X General 1 ao 0 X
INSPECCIN DE GABINETES
Contraincendios.
FORMATO CHEQUEO DE Oficina Profesional HSEQ -
ELEMENTOS DE PROTECCIN FTH.123 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - trabajo X General 2 aos 4 aos X X
PERSONAL EPP en alturas -inspecciones.
FORMATO CHEQUEO SISTEMAS
FTH.124 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - trabajo X General 2 aos 4 aos X X
PROTECCIN CONTRA CADAS
en alturas -inspecciones.
FORMATO CHEQUEO SISTEMAS DE
FTH.125 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - trabajo X General 2 aos 4 aos X X
PREVENCIN CONTRA CADAS
en alturas -inspecciones.
INVENTARIO SYSO (BOTIQUINES,
PC HSEQ: D/ Documentos/
EXTINTORES, CAMILLAS Y RADIOS NA Profesional HSEQ X General Permanente 0 X
Inventario SYSO.
DE COMUNICACIN)
FORMATO PARA INSPECCIN DE
FTH.130 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - X General 2 aos 4 aos X
BOTIQUINES Y CAMILLAS
Inspecciones
REGISTRO DE USO DE ELEMENTOS Oficina Profesional HSEQ -
DEL BOTIQUN DE PRIMEROS FTH.134 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - X General 1 ao 0 X
AUXILIOS Botiquines
LISTA DE CHEQUEO PARA
FTH.136 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - X General 1 ao 0 X
INSPECCIN DE EXTINTORES
Econtraincendios.
MANTENIMIENTO Y RECARGA DE
FTH.139 Profesional HSEQ Archivo - AZ HSEQ - X General 2 aos 3 X
EXTINTORES
Contraincendios.
ADMINISTRATIVO
SOLICITUD DE PERSONAL
ADMINISTRATIVO PARA FTH.145 X Restringido 20 aos 80 aos X X
VINCULACIN
SOLICITUD DE ORDEN DE
FTH.146 Comisin Ad Hoc No aplica X General No aplica 0 X
PRESTACIN DE SERVICIOS
Resultado del mdulo para Secretaria Coordinacin 1 ao*
- Archico FP X General 3 X
Evaluacin Reaccin sede 2 aos
Cdigo: FGD.03
Versin: 02
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Barbosa FECHA DE ACTUALIZACIN April 12 de 2016
MEDIO DE
TIEMPO DE TIEMPO DE DISPOSICIN FINAL
ALMACENAMIENTO
CODIGO
RESPONSABLE DEL LUGAR DE NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN
aplica) Impreso Digital E CT M
GESTIN CENTRAL
Oficina Profesional
HSEQ/Archivo de Gestin 2/
INVESTIGACIN DE ACCIDENTE DE Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestin
FTH.02 Profesional HSEQ X Restringido 5 aos 0 aos X
TRABAJO SYSO/Cronolgico
Copia: Original reposa en la
sede central
Oficina Profesional
CONTROL DE ASISTENCIA FTH.33 Profesional HSEQ X General 3 aos 0 aos X
Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestin
SYSO/Cronolgico
Oficina Profesional
FORMATO LISTA DE CHEQUEO HSEQ/Archivo de Gestin 2/
FTH.34 Profesional HSEQ X General 3 aos 0 aos X
ABIERTA Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestin
SYSO/Cronolgico
Oficina Profesional
VERIFICACION DE USO DE
ELEMENTOS DE PROTECCIN FTH.90 Profesional HSEQ X General 3 aos 0 aos X
PERSONAL
SYSO/Cronolgico
Equipo de cmputo
Profesional HSEQ/ Disco local
INFORMACIN TRABAJADOR UIS EN (D:)/ Coordinacin
FTH.91 Profesional HSEQ X General Permanente 0 aos X
CASO DE EMERGENCIA HSEQ/Sistema
SYSO/Informacin Trabajador
UIS Emergencia
Equipo de cmputo
(D:)/ Coordinacin
PELIGROS, VALORACIN DE
FTH.107 Profesional HSEQ HSEQ/Sistema SYSO/Matriz de X General Permanente 0 aos X
RIESGOS Y DETERMINACIN DE
Identificacin de Peligros,
CONTROLES
Valoracin de Riesgos y
Controles
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Equipo de cmputo
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES FTH.108 Profesional HSEQ (D:)/ Coordinacin X General Permanente 0 aos X
HSEQ/Sistema SYSO/Matriz de
Requisitos Legales
Oficina Profesional
PLAN DE INTERVENCIN SGI FTH.116 Profesional HSEQ X General 4 aos 0 aos X
SYSO/Cronolgico
Oficina Profesional
FORMATO INFORMACIN PARA HSEQ/Archivo de Gestin 2/
IDENTIFICACIN DE RIESGOS Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestin
SYSO/Cronolgico
Oficina Profesional
PERSONAL EPP
SYSO/Cronolgico
Oficina Profesional
SISTEMAS PROTECCIN CONTRA FTH.124 Profesional HSEQ X General 3 aos 0 aos X
CADAS
SYSO/Cronolgico
Oficina Profesional
SISTEMAS PREVENCIN CONTRA FTH.125 Profesional HSEQ X General 3 aos 0 aos X
CADAS
SYSO/Cronolgico
Oficina Profesional
FORMATO PERMISO PARA TRABAJO HSEQ/Archivo de Gestin 2/
SEGURO EN ALTURAS Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestin
SYSO/Cronolgico
Oficina Profesional
EN ESPACIOS CONFINADOS Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestin
SYSO/Cronolgico
Oficina Profesional
FORMATO DE INDUCCIN HSEQ FTH.129 Profesional HSEQ X General 3 aos 0 aos X
SYSO/Cronolgico
Oficina Profesional
FORMATO PARA INSPECCIN DE HSEQ/Archivo de Gestin 2/
BOTIQUINES Y CAMILLAS Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestin
SYSO/Cronolgico
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Oficina Profesional
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS FTH.131 Profesional HSEQ X General Permanente 0 aos X
LEGALES
SYSO/Cronolgico
Oficina Profesional
FORMATO PARA INSPECCIONES DE HSEQ/Archivo de Gestin 2/
SEGURIDAD Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestin
SYSO/Cronolgico
Oficina Profesional
DE ELEMENTOS DEL BOTIQUN DE FTH.134 Profesional HSEQ X General 3 aos 0 aos X
PRIMEROS AUXILIOS
SYSO/Cronolgico
Oficina Profesional
ELEMENTRO DE PROTECCIN FTH.135 Profesional HSEQ X General 4 aos 0 aos X
PERSONAL
SYSO/Cronolgico
Oficina Profesional
FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA HSEQ/Archivo de Gestin 2/
INSPECCIN DE EXTINTORES Gaveta 1/ A-ZProfesional
Oficina Sistema Gestin
SYSO/Cronolgico
INVESTIGACIN DE INCIDENTE DE Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestin
TRABAJO SYSO/Cronolgico
Copia: Original reposa en la
sedeProfesional
Oficina central
FORMATO DE RECARGA Y HSEQ/Archivo de Gestin 2/
MANTENIMIENTO DE EXTINTORES Gaveta 1/ A-Z Sistema Gestin
SYSO/Cronolgico
Oficina Secretara
Coordinacin Sede /Archivador
Secretaria Coordinacin
ACTAS DE CONSEJO DE SEDE N.A 1 /Gaveta 1/ A-Z SGC/ Actas X General 3 aos 7 aos X X
de Sede
de Consejo de Sede
/Cronolgico
Oficina Secretara
Secretaria Coordinacin Coordinacin Sede /Archivador
ACTAS DE REUNIN DEL PROCESO N.A X General 2 aos 0 aos X
Sede 1 /Gaveta 1/ A-Z SGC/ Actas
de Reunin/Cronolgico
Cdigo: FGD.03

Versin: 02
PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Mlaga FECHA DE ACTUALIZACIN April 12 de 2016
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
MEDIO DE TIEMPO DE TIEMPO DE

CODIGO DISPOSICIN FINAL
RESPONSABLE DEL LUGAR DE ALMACENAMIENTO NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN
aplica)
Impreso Digital GESTIN CENTRAL E CT M
Oficina Profesional
INVESTIGACIN DE ACCIDENTE DE Gaveta 1/ Carpeta Sistema
TRABAJO
FTH.02 Profesional HSEQ
Gestin SYSO- Copi original
X Restringido 5 aos 0 X
reposos en la Sede Central./
Cronologico
Oficina Secretara
Secretaria Coordinacin Coordinacin Sede /Arhivador 3 ao
Sede 1 /Gaveta 1 Asunto: Control
de Asistencia/ Cronologico
FORMATO LISTA DE CHEQUEO Profesional Seguridad y
FTH.34 Archivo SySO/ Cronologico X General 2 aos 4 aos X X
ABIERTA Salud Ocupacional
Oficina Profesional
Gaveta 1/ Carpeta Sistema
PERSONAL
Gestin SYSO/ Cronologico
Equipo de cmputo
INFORMACIN TRABAJADOR UIS EN (D:)/ Coordinacin
CASO DE EMERGENCIA HSEQ/Sistema
SYSO/Informacin Trabajador
UIS Emergencia
Equipo de cmputo
(D:)/ Coordinacin
PELIGROS, VALORACIN DE
FTH.107 Profesional HSEQ HSEQ/Sistema SYSO/Matriz de X General Permanente 0 aos X
RIESGOS Y DETERMINACIN DE
Identificacin de Peligros,
CONTROLES
Valoracin de Riesgos y
Controles
Equipo de cmputo
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES FTH.108 Profesional HSEQ (D:)/ Coordinacin X General Permanente 0 aos X
HSEQ/Sistema SYSO/Matriz de
Requisitos Legales
Oficina Profesional
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Oficina Profesional
FORMATO INFORMACIN PARA HSEQ/Archivo de Gestin 2/
FTH.118 Profesional HSEQ X General Permanente 0 X
IDENTIFICACIN DE RIESGOS Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Oficina Profesional
ELEMENTOS DE PROTECCIN FTH.123 Profesional HSEQ X General 3 aos 0 X
PERSONAL EPP
Oficina Profesional
SISTEMAS PROTECCIN CONTRA FTH.124 Profesional HSEQ X General 3 aos 0 X
CADAS
Oficina Profesional
SISTEMAS PREVENCIN CONTRA FTH.125 Profesional HSEQ X General 3 aos 0 X
CADAS
Oficina Profesional
FTH.126 Profesional HSEQ X General 4 aos 0 X
SEGURO EN ALTURAS Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Oficina Profesional
FTH.128 Profesional HSEQ X General 4 aos 0 X
EN ESPACIOS CONFINADOS Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Oficina Profesional
FORMATO DE INDUCCIN HSEQ FTH.129 Profesional HSEQ X Restringido 3 aos 0 X
Oficina Profesional
FORMATO PARA INSPECCIN DE HSEQ/Archivo de Gestin 2/
FTH.130 Profesional HSEQ X General 3aos 0 X
BOTIQUINES Y CAMILLAS Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Equipo de cmputo
FORMATO PARA EVALUACIN DE (D:)/ Coordinacin
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS FTH.131 Profesional HSEQ HSEQ/Sistema X General Permanente - X
LEGALES SYSO/Evaluacin
Cumplimiento Requisitos
Legales
Oficina Profesional
FORMATO PARA INSPECCIONES DE HSEQ/Archivo de Gestin 2/
FTH.133 Profesional HSEQ X General 3 aoS 0 aos X
SEGURIDAD Gaveta 1/Carpeta Sistema
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Oficina Consultorio/ Gaveta 1/
Carpeta / Formato Registro de
DE ELEMENTOS DEL BOTIQUN DE FTH.134 Auxiliar Administrativa BE X General 3 ao 0 aos X
uso Elementos Botieuin/
PRIMEROS AUXILIOS
Cronologico
Oficina Profesional
ELEMENTRO DE PROTECCIN FTH.135 Profesional HSEQ X General 4 aos 0 aos X
PERSONAL
Oficina Profesional
FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA HSEQ/Archivo de Gestin 1/
INSPECCIN DE EXTINTORES Gaveta 1/ Carpeta Sistema
Oficina Profesional
INVESTIGACIN DE INCIDENTE DE HSEQ/Archivo de Gestin 1/
TRABAJO
FTH.138 Profesional HSEQ
X Restringido 5 aos 0 X
Oficina Profesional
FORMATO DE RECARGA Y
FTH.139 Profesional HSEQ Gaveta 1/ Carpeta Carpeta X General 3 aos 0 aos X
MANTENIMIENTO DE EXTINTORES
Sistema Gestin SYSO/
Cronologico
Oficina Secretara
Secretaria Coordinacin Coordinacin Sede /Archivador
ACTAS DE CONSEJO DE SEDE N.A X General 3 aos 0 X
de Sede 1 /Gaveta 1/ Carpeta/ Actas de
Consejo Sede/ Cronologico
Oficina Secretara
Coordinacin Sede /Archivador
ACTAS DEL PROCESO N.A 1 /Gaveta 1/ Carpeta Talento X General 2 aos 0 aos X
Sede
Humano/ Actas de Proceso/
Cronologico
Cdigo: FGD.03
Versin: 02
PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Socorro FECHA DE ACTUALIZACIN April 12 de 2016

aplica)
GESTIN CENTRAL
Cdigo: xxx
ARCHIVO TIEMPO DE ARCHIVO
TIEMPO DE
aplica)
CODIGO
RESPONSABLE DEL LUGAR DE Impreso Digital NIVEL DE DE GESTIN
RETENCION EN RETENCION E CT M
NOMBRE DEL REGISTRO (si CENTRALEN
aplica)
INVESTIGACIN DE ACCIDENTE DE Oficina Profesional HSEQ -
TRABAJO Archivo - AZ #3
Oficina Secretara
PLAN DE INTERVENCIN ECO FTH.18 Coordinacin Sede X General 2 aos 0 aos X
Sede
Arhivador 1/ Gaveta 1/
Oficina Secretara
Coordinacin Sede
Secretaria Coordinacin Arhivador 1/ Gaveta 1/
EVALUACION DE LA REACCIN FTH.25 X General 2 aos 0 aos X
Sede Asunto: Formacin de
Personal-Carpeta Evaluacin
de la Reaccin.
Oficina Secretara
Coordinacin Sede
Secretaria Coordinacin Arhivador 1 / Gaveta 1/
CONTROL DE ASISTENCIA FTH.33 X General 2 aos 0 aos X
Sede Asunto: Formacin de
Personal-Carpeta Control de
Asistencia
FORMATO LISTA DE CHEQUEO Oficina Profesional HSEQ -
ABIERTA Archivo - AZ #3
Oficina Secretara
Coordinacin Sede
Secretaria Coordinacin Archivador 1/ Gaveta 1/
LISTADO DE INSCRIPCIN FTH.64 X General 2 aos 0 aos X
sede Asunto: Formacin de
Personal-Carpeta Listado de
Inscripcin
Oficina Secretara
Coordinacin Sede Archivador
1/ Gaveta 1/ ASUNTOS
PERSONAL DOCENTE -Carpeta
ENTREGA DE MATERIAL DE APOYO FTH.67 Entrega de Material de Apoyo X General 2 aos 0 aos X
sede
ASUNTOS PERSONAL
ADMINISTRATIVO - Carpeta
Entrega Material de Apoyo.
Archivo - AZ #3
PERSONAL

HSEQ:
INFORMACIN TRABAJADOR UIS EN
FTH.91 Profesional HSEQ E:\SGI\2014\SYSO\FTH.91 X General Permanente 0 aos X
CASO DE EMERGENCIA
INFORMACIN TRABAJADOR
UIS EN CASO DE EMERGENCIA
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
MATRIZ DE IDENTIFICACIN DE Equipo de cmputo Profesional
PELIGROS, VALORACIN DE HSEQ:
RIESGOS Y DETERMINACIN DE E:\SGI\2014\SYSO\MATRIZ DE
CONTROLES PELIGROS

HSEQ:
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES FTH.108 Profesional HSEQ X General Permanente 0 aos X
E:\SGI\2014\SYSO\MATRIZ DE
REQUISITOS LEGALES
Archivo - AZ #3
FORMATO INFORMACIN PARA Oficina Profesional HSEQ -
IDENTIFICACIN DE RIESGOS Archivo - AZ #3
FORMATO CHEQUEO DE
Archivo - AZ #3
PERSONAL EPP
FORMATO CHEQUEO SISTEMAS Oficina Profesional HSEQ -
PROTECCIN CONTRA CADAS Archivo - AZ #3
FORMATO CHEQUEO SISTEMAS DE Oficina Profesional HSEQ -
PREVENCIN CONTRA CADAS Archivo - AZ #3
FORMATO PERMISO TRABAJO EN Oficina Profesional HSEQ -
ALTURAS Archivo - AZ #3
FORMATO PERMISO PARA TRABAJO Oficina Profesional HSEQ -

EN ESPACIOS CONFINADOS Archivo - AZ #3

FORMATO DE INDUCCIN HSEQ FTH.129 Profesional HSEQ X General 3 aos 0 aos X
Archivo - AZ #3
FORMATO PARA INSPECCIN DE Oficina Profesional HSEQ -
BOTIQUINES Y CAMILLAS Archivo - AZ #3
HSEQ:
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS FTH.131 Profesional HSEQ X General Permanente 0 aos X
E:\SGI\2013\SYSO\Matriz de
LEGALES
requisitos legales
FORMATO PARA INSPECCIONES DE Oficina Profesional HSEQ -
SEGURIDAD Archivo - AZ #3
REGISTRO DE USO DE ELEMENTOS
DEL BOTIQUN DE PRIMEROS FTH.134 Profesional HSEQ X General 3 aos 0 aos X
Archivo - AZ #3
AUXILIOS
Archivo - AZ #3
PERSONAL
LISTA DE CHEQUEO PARA Oficina Profesional HSEQ -
INSPECCIN DE EXTINTORES Archivo - AZ #3
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
INVESTIGACIN DE INCIDENTE DE Oficina Profesional HSEQ -
TRABAJO Archivo - AZ #3
FORMATO PARA RECARGA Y Oficina Profesional HSEQ -
MANTENIMIENTO DE EXTINTORES Archivo - AZ #3
ADMINISTRATIVO
SOLICITUD DE PERSONAL
ADMINISTRATIVO PARA FTH.145 X Restringido 20 aos 80 aos X X
VINCULACIN
SOLICITUD DE ORDEN DE
FTH.146 Comisin Ad Hoc No aplica X General No aplica 0 X
PRESTACIN DE SERVICIOS
Oficina Secretara
ACTAS DE CONSEJO DE SEDE N.A Coordinacin Sede X General 3 aos 7 aos X X
de Sede
Arhivador 2/ Gaveta 1/
Cdigo: FGD.03
Versin: 02
TALENTO HUMANO: Instituto de Proyeccin y Educacin a

PROCESO:
Distancia
FECHA DE ACTUALIZACIN April 12 de 2016

aplica)
Profesional Subdireccin Archivo Subdireccin

Relacin de horas extras FTH.06 X Restringido 2 aos 8 X X
Administrativa Administrativa
Archivo Subdireccin
Profesional Subdireccin
Comunicaciones EPS - AFP - Administrativa AZ X Restringido 5 aos 0 X
Administrativa
Correspondencia
Archivo Subdireccin
Descuentos Nmina Planta - Administrativa AZ Estudiantes X Restringido 5 aos 8 X X
Administrativa
con crdito
Archivo Subdireccin
Descuentos Nmina Ctedra - Administrativa AZ X Restringido 5 aos 8 X X
Administrativa
Correspondencia
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Archivo Subdireccin
Novedades EPS-AFP - Administrativa AZ Copias X Restringido 1 ao 8 X
Administrativa
radicados
Archivo Subdireccin
Afiliaciones ARP - Administrativa AZ X Restringido 5 aos 8 X
Administrativa
Correspondencia
Archivo Subdireccin
Nmina ctedra - Administrativa Carpeta X Restringido 5 aos 8 X
Administrativa
Nmina
Archivo Subdireccin
Solicitudes nombramientos - Administrativa AZ X Restringido 5 aos 8 X
Administariva
Nombramientos
Archivo Subdireccin
Solicitudes Cancelaciones - Administrativa AZ X Restringido 5 aos 8 X
Administariva
Nombramientos
Archivo Subdireccin
Solicitudes Aprobadas - Administrativa AZ X Restringido 5 aos 8 X
Administariva
Nombramientos
Archivo Subdireccin
Reporte de las cuentas bancarias Profesional Subdireccin
- Administrativa AZ X Restringido 5 aos 8 X
catdra Administariva
Correspondencia
Archivo Subdireccin
Solicitud de descuentos ctedra - Administrativa AZ X Restringido 5 aos 8 X
Administariva
Correspondencia
Archivo Subdireccin
Solicitud de descuentos planta - Administrativa AZ Estudiantes X Restringido 5 aos 8 X
Administariva
con crdito
Archivo Subdireccin
Solicitud de reactivacin EPS - Administrativa AZ X Restringido 5 aos 8 X
Administariva
Correspondencia
Archivo Subdireccin
Liquidaciones nomina ctedra - Administrativa AZ X Restringido 5 aos 8 X
Administariva
Correspondencia
Archivo Subdireccin
Crditos Icetex, Coopfuturo - Administrativa AZ Estudiantes X Restringido 5 aos 8 X
Administariva
con crdito
Archivo Subdireccin
Pagos Convenios - Administrativa AZ Estudiantes X Restringido 5 aos 8 X
Administariva
con crdito
Archivo Subdireccin
Paz y Salvo Estudiantes - Administrativa AZ Estudiantes X Restringido 5 aos 8 X
Administariva
con crdito
Cdigo: xxx
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL
Secretaria Subdireccin Archivo Subdireccin
Convenios - X Restringido Permanente 0 X
Acadmica Acadmica del Instituto
Secretaria Coordinacin Archivo /
Certificados laborales Tutores - X Restringido Permanente 0 X
Programas Historia Laboral
Secretaria Coordinacin Archivo /
Contrato (Tutores) - X Restringido Permanente 0 X
Programas Historia Laboral
Secretaria Subdireccin Archivo Subdireccin
Acta del Consejo de Programas - X Restringido Permanente 0 X
Acadmica del Instituto Acadmica del Instituto
Secretaria Direccin
Acta de Consejo de Instituto - Archivo Direccin del Instituto X Restringido Permanente 0 X
Instituto
Secretaria Coordinacin Archivo de Cada Coordinacin
Historia laboral (Tutores) - X Restringido Permanente 0 X
Programas de Programa
Mis documentos/segundo
Base de datos tutores - semestre de 2009/Base de X Restringido Permanente 0 X
Administariva
datos
Mis documentos/segundo
Base de datos ARP - semestre de 2009/ARP/ARP X Restringido Permanente 0 X
Administariva
Base de datos
Ao en vigencia* Se envian a las Coordinaciones de programas las novedades de EPS, AFP de los tutores.
Los registros que tengan este tipo de almacenamiento se entender que fueron acumulados durante todo el ao y que al finalizar este se culminar su archivo.
Cdigo: xxx
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tender que fueron acumulados durante todo el ao y que al finalizar este se culminar su archivo.
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN FECHA DE APROBACIN DESCRIPCIN DE LOS CAMBIOS REALIZADOS

Inclusin de fecha de actualizacin y del tiempo
2 Marzo 31 de 2009
de retencin en el archivo central.

Listado Maestro de Registros

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