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Autoras:
Barreno, Adriana
Faras, Alejandra
Soto, Katherine
Tutor: Autores:
Lus Veloz Barreno, Adriana
Faras, Alejandra
Soto, Katherine
CONSTANCIA DE ACEPTACIN
Tutor:
Lus Veloz.
JURADOS
LUS VELOZ
TUTOR COORDINADOR
A mis queridas abuelas, Mara Josefina e Hilda, mujeres llenas de vida que
siempre tienen un abrazo para demostrarme su amor. Dedicado tambin a Mi
abuelo, pocos los aos que compartimos, pero si los suficientes para saber que
eras un hombre ejemplar. Te recuerdo siempre, te llevo en mi corazn.
v
Dedicatoria
Una dedicatoria muy especial a mis abuelas Mara Ybarra por su gran cario
hacia m, a mi abuela Mara Faras que a pesar que ya no se encuentra
fsicamente entre nosotros s que le hubiera gustado estar presente en esta
etapa de mi carrera y de mi vida.
Alejandra Faras
vi
Dedicatoria
A mi novio, porque estuvo atento a los avances en mis estudios desde que llego
a mi vida y por en prestarme ayuda en pequeas cosas que integran grandes
recuerdos por eso formas parte estas lneas. A mi prima Karen, quien me apoyo
en momentos que crea no tenan solucin, y sin embargo las cosas mejoraron
y a familiares y amigas (os) que colaboraron a lo largo de estos aos para
conseguir el objetivo. Muchas gracias.
Katherine Soto
vii
Agradecimiento
A mi Dios Jehov por darme el nimo y la fortaleza que necesito para realizar
mis sueos. l est conmigo a donde quiera que vaya. Es mi roca fuerte, mi
refugio. Gracias Padre amado.
A nuestro Tutor Lus Veloz por aceptarnos y brindarnos en cada asesora sus
valiosos conocimientos y su tiempo.
Gracias a todos.
Adriana Barreno Lpez.
viii
Agradecimientos
A Dios le debo la vida, a Dios le debo todo lo que tengo y lo que soy porque sin
el nada de esto sera posible.
A mis compaeros de clases que han sido mi apoyo siempre en los buenos y
no tan buenos momentos a lo largo de la carrera, a los que agradezco
enormemente toda la ayuda que me brindaron, porque de todo lo que se vive se
aprende y si no es tiempo perdido.
Alejandra Faras
ix
Agradecimiento
En primer lugar a Dios, creador del universo y dueo de mi vida que me permite
despertar cada da llena de salud y bendecida.
Agradecida con nuestro tutor acadmico Prof. Luis Veloz, por prestarnos su
conocimiento y tiempo en el trabajo especial de grado. De igual forma,
agradezco a los profesores Pedro Juan y Pedro Fraga, por brindarnos sus
oportunas recomendaciones.
Al Sr. Lisandro Pea, Sr. Wilfredo Pereira y Sra. Maury Morillo por su inters y
quienes me prestaron excelente asesora en mi trabajo de investigacin, muy
agradecida con ustedes.
Quienes nunca dudaron que lograra este triunfo: mis tas (os), mis abuelas
Carmen y Flor (), mis amigas en especial a Stephanie por su apoyo desde que
nos conocemos, y a todas aquellas personas que hicieron posible la realizacin
de este trabajo especial de grado. Gracias, Katherine Soto
x
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIN COMERCIAL
Y CONTADURA PBLICA
CAMPUS BRBULA
RESUMEN
La presente investigacin tiene como finalidad proponer lineamientos de control interno que
permitan optimizar los procesos contables en el flujo de mercanca de la empresa familiar KB
Cermicas, C.A. Este estudio se realiz por la inquietud de las investigadoras al observar la
necesidad que tiene la empresa de adaptar controles internos adecuados que minimicen los
riesgos inherentes en el rea de inventario. Para extraer esa informacin se realiz un
anlisis en las operaciones e identificar las debilidades y fortalezas en el proceso, as como
la evaluacin de las oportunidades y amenazas en virtud al ambiente de mercado que se
maneja alrededor de la empresa; a su vez, fue observada la estructura organizacional en el
rea de almacn, para asegurar que la segregacin de las funciones es la correcta, se
observ cada procesos utilizado desde que se compra la mercanca, hasta que se vende el
producto. Luego de la aplicacin del instrumento se pudo observar que existe ineficiencia en
los mecanismos de control, tanto de supervisin de la mercanca y sistemas, como en la
documentacin manejada por los trabajadores al realizar las actividades necesarias en el
flujo de mercanca. Estas respuestas se observaron mediante una tcnica para la
recoleccin de informacin en figura de encuesta, el cual se bas en un cuestionario de
preguntas dicotmicas. El estudio asumi el criterio de investigacin tipo descriptiva, con la
modalidad de proyecto factible. Debido a estas debilidades y otras que se mencionan en el
trabajo se concluye que la empresa debe implementar lineamientos que le ayuden a
mantener un control de sus actividades de inventario a fin de aumentar su eficiencia y
seguridad.
xi
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIN COMERCIAL
Y CONTADURA PBLICA
CAMPUS BRBULA
ABSTRACT
The following research has, as a purpose, to propose inner control directions that allow to
optimize the accounting processes in KB Ceramicas' merchandising flow. This study was
made due to the worries expressed by the researchers, when it was observed that the
company lacks to adapt proper inner controls that might minimize inherent risks in the
inventory area. In order to extract that information, an analysis in the company's operations
was carried out; the identification of weaknesses and strengths was also performed, which
concerned the market environment that circled around the company. In addition, the structure
of the organization in the storage area was also observed, just to make sure that the
segregation of functions was the most accurate one. It was also taken into consideration
every process used since the merchandise is bought, until the final product is sold to the
general public. After the implementation of the corresponding instrument, it could be noticed
that the control mechanisms was somewhat deficient, not only merchandise and system
supervision, but also the documentation handled by the workers when performing necessary
activities related to the merchandising flow. These answers were collected in a questionnaire
with dichotomic answers. The study assumed the descriptive research type, with a feasible
project feature. Due to these weaknesses and others that are mentioned in this investigation,
it can be concluded that the company must implement directions that help maintain a control
of its inventory activities in order to increase its efficiency and safety.
xii
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales
Direccin de Escuela de Administracin Comercial y Contadura Pblica
Campus Brbula
Interrogante: _ Cmo puede utilizarse la evaluacin del control interno para optimizar el
trabajo de auditora?
Firman:
Tutor:
Nombre y Apellido: Luis Veloz
Telf.: 04144243767
xiii
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales
Escuela de Administracin Comercial y Contadura Pblica
Oficina de Apoyo a la Investigacin N Expediente: 3008
xiv
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales
Escuela de Administracin Comercial y Contadura Pblica
Oficina de Apoyo a la Investigacin N Expediente: 3008
xv
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales
Escuela de Administracin Comercial y Contadura Pblica
Oficina de Apoyo a la Investigacin N Expediente: 3008
xvi
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales
Escuela de Administracin Comercial y Contadura Pblica
Oficina de Apoyo a la Investigacin N Expediente: 3008
xvii
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales
Escuela de Administracin Comercial y Contadura Pblica
Oficina de Apoyo a la Investigacin N Expediente: 3008
xviii
INDICE GENERAL
Pg.
Dedicatoria v
Agradecimiento viii
Resumen xi
Formato de Postulacin Tutorial xiii
Control de Etapas del Trabajo de Grado xiv
ndice de Cuadros xxi
ndice de Grficos/ Figuras xxii
Introduccin 25
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema 27
Objetivos de la Investigacin 31
Objetivo General 31
Objetivos Especficos 32
Justificacin e Importancia de la Investigacin 32
CAPITULO II
MARCO METODOLOGICO
Tipo de Investigacin 69
Diseo de Investigacin 71
Unidades de Estudio 71
Poblacin y Muestra 72
Anlisis de Datos 77
CAPITULO IV
CAPITULO V
PROPUESTA
Conclusiones 112
Recomendaciones 114
Anexos 119
INDICE DE GRFICOS/ FIGURAS
Grfico N. Pg.
Cuadro N. Pg.
25
Cabe destacar que la presente investigacin se encuentra estructurada de
la siguiente manera: CAPITULO I; el problema, el cual aborda el
planteamiento del problema, que no es ms que la situacin actual de la
investigacin a realizar, tambin abarca los objetivos, tanto general como
especficos, la formulacin del problema y la justificacin de la investigacin,
que se refiere a la importancia que reviste este captulo.
26
CAPTULO I
EL PROBLEMA
27
actividades u operaciones que realiza la empresa, al no aplicar
adecuadamente estas funciones y sin una supervisin de las mimas se
afectan distintas reas de la empresa, entre ellas la de inventario rubro
primordial de la organizacin ya que representan la recuperacin de inversin
y utilidad de la empresa.
28
la empresa.
29
La ausencia de procedimientos adecuados ha ocasionado a la compaa
consecuencias negativas, evidencindose problemticas en la toma fsica de
inventario, donde surgieron diferencias al momento de conciliar la mercanca
contada con el reporte emitido por el sistema, esto pudo haberse originado
debido a la fuga de productos que presenta la empresa actualmente, esto en
virtud a la falta de un sistema de seguridad que resguarde la mercanca,
adems varios productos de los que estaban siendo inventariados no se
encontraban bien identificados lo que caus retardos, tanto en la toma fsica
del inventario como en el proceso de verificacin de las diferencias
encontradas en el primer y segundo conteo realizado.
30
de almacenamiento, gastos por depreciacin por el espacio que ocupan,
adems implica poseer un dinero restringido y a su vez una mercanca
obsoleta que deber ser vendida en un precio menor a su costo.
Objetivos de la Investigacin
Objetivo General
31
Objetivos Especficos
Justificacin de la Investigacin
32
son usualmente el gasto mayor del estado de ganancias y prdidas; por lo
tanto, al ser sta su principal funcin y la que dar origen a todas las
restantes operaciones necesitarn de constante informacin resumida y
analizada, la cual ser confiable slo si aplican controles que supervisen y
verifiquen las operaciones inherentes al inventario, sobre las que se basar
la direccin para tomar decisiones.
33
CAPITULO II
MARCO TEORICO REFERENCIAL
Antecedentes de la Investigacin
34
se obtuvo como resultado la falta de una distribucin adecuada de funciones
y que las mismas no estn distribuidas de acuerdo a la estructura
organizacional de la empresa. Esta referencia tiene correspondencia directa
e indirecta con el estudio actual; a pesar de que la empresa evaluada si
posee procedimientos contables los mismos carecen de un desempeo
apropiado que conlleva a limitar el desarrollo de los objetivos establecidos.
Como resultado a esa investigacin, los autores pudieron concluir que los
trabajadores de la empresa no tienen conocimiento de los controles internos
de existencias en el almacn, tambin pudieron observar que no se realiza
planificacin en las compras de materiales y tampoco existe personal
encargado de llevar el control del almacn, lo que significa una debilidad en
las pautas establecidas por la organizacin. Este trabajo de grado se
encuentra estrechamente relacionado con el actual en lo referente a la
necesidad de tener controles internos que permitan el mejoramiento de los
procesos contables dentro del rea de inventario.
35
basado en el enfoque C.O.S.O II de la Empresa Maco Import, S.A,
investigacin realizada con el objetivo de dar posibles soluciones y proponer
mejoras en el control interno del departamento de almacn- inventario, ya
que presentaba una serie de deficiencias que afectaban el curso normal de
las operaciones. Se ubica en una investigacin de campo, con un nivel
proyectivo.
36
controles para evitar la duplicidad de la informacin. Este estudio citado con
respecto a la investigacin actual presenta cierta correspondencia ya que
ambos coinciden en determinar las irregularidades, examinarlas y en cuanto
al nivel de la gravedad, darle el diagnstico adecuado.
Bases Tericas
37
Dentro de esta perspectiva y con la finalidad de sustentar la investigacin
se presentan las bases tericas, constituyendo las diferentes proposiciones
de diversos autores, documentos bibliogrficos que permiten desarrollar an
ms el proyecto en estudio. As mismo, representan en gran medida la
afirmacin y seguridad del tema explorado, donde los autores pueden
afianzar el tema de investigacin, dando origen a una adecuada seleccin de
enfoques tericos, conceptos y publicaciones, entre otros, permitiendo la
fundamentacin y explicacin de aspectos significativos del tema.
Control Interno
38
El poseer un sistema de control interno adecuado ayuda a la conduccin
ordenada y eficiente de una empresa, evala resultados y colabora a la
direccin en el proceso de rendicin de cuentas. El control interno es un
proceso diseado para proporcionar seguridad razonable sobre el logro de
los objetivos de la entidad mediante un ambiente y procedimientos de control,
un sistema de informacin, evaluacin de riesgos y monitoreo constante.
Adicionalmente el control interno promueve la eficiencia, la economa y la
calidad de las operaciones, salvaguarda los recursos y estimula para el logro
del cumplimiento de la misin, objetivos y metas de la entidad.
39
directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organizacin
y es el punto de partida para establecer el control contable de las
operaciones. En este tipo de control se incluyen ms que todo, controles
tales como anlisis estadsticos, estudios de mocin y tiempo, reportes de
operaciones, programas de entrenamientos de personal y controles de
calidad.
40
asegurar la efectividad y eficiencia del control interno. Entre estos
personajes, se pueden mencionar los siguientes:
Hay que considerar que los sistemas de control interno no protegen los
activos en su totalidad y tampoco brindan una confiabilidad de informacin
financiera de manera absoluta. Por este motivo, es importante saber que las
empresas se benefician nicamente de los controles internos que estn
estructurados adecuadamente; entre los procedimientos ms relevantes que
41
debe poseer un sistema de control interno se encuentra la segregacin de
las funciones y procedimientos a seguir en base al grado de responsabilidad
que tenga cada persona.
42
Aunado a este componente se encuentra un segundo, el cual seala los
factores de riesgos que se pueden percibir en una empresa. Llamado
Valoracin de Riesgos como lo define Fonseca, Evaluacin de riesgos.
43
sistemas de contabilidad y de control interno. Para disminuir el riesgo es
necesario realizar una combinacin de mecanismos que estn dirigidos
implcitamente a la prevencin y deteccin de las incidencias de fraude en la
entidad.
44
Informacin y Comunicacin, es como se identifica el cuarto componente
del control interno que juega un papel muy importante en la bsqueda de
resultados de calidad. La informacin es esencial tanto para el personal de
alta administracin como para el personal de tercera lnea, en sentido amplio
todo el personal necesita una comunicacin efectiva, clara y concisa, a fin de
que todos puedan cumplir con las expectativas de los individuos y de los
grupos. Es importante que las personas se relacionen con los dems
compaeros para saber si sus ocupaciones se relacionan, de esta manera
reconocer los problemas y determinar sus causas.
45
de la operacin de los controles en una adecuada base de
tiempo, y realizando las acciones necesarias.
Ambiente de
Control
Valoracin de
Monitoreo.
Riesgos.
Informacin y Actividades de
Comunicacin. Control.
46
Control Interno de Inventarios
47
Inventario
48
Sistema de inventario fsico o peridico: Al utilizarlo la
empresa no mantiene un registro continuo de las
mercancas en existencia. En lugar de ello, al finalizar el
perodo se hace un conteo fsico de las mercancas en
existencia y aplica los costos unitarios apropiados para
determinar el costo del inventario final. Se utiliza para
contabilizar partidas de inventario de bajo costo unitario.
(pg.52).
49
control ya que los registros de la mercanca estn actualizados, permitiendo
una mejor toma de decisiones en lo que se refiere a cantidades a comprar,
precios y trminos de venta a ofrecer.
Valuacin de Inventario
1. Costo Promedio.
Se utiliza para aquellos inventarios pequeos y homogneos donde es
difcil separar el material nuevo con el ya existente; existen dos mtodos para
calcular el costo promedio.
50
1.1. Promedio Simple: En el mtodo de inventario peridico todas las
compran se suman al final del periodo y se dividen entre el total de
compras; para el mtodo de inventario continuo el clculo se realiza
despus de cada compra.
51
adquisicin, mientras que en resultados los costos de venta corresponden al
inventario inicial y las primeras compras del ejercicio.
Proceso contable.
52
proceso constituye la sistematizacin. Posteriormente se requiere cuantificar
los elementos que intervienen en las transacciones financieras en trminos
de unidades monetarias, de acuerdo con reglas especficas contenidas en la
teora contable.
Proceso de compras
Requisicin de compras
Nmero de solicitud.
Fecha en la que se elabora.
Clave o cdigo del producto
Descripcin.
Cantidad requerida.
Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad
para expedirla (Control de inventarios).
Firma de la persona que la autoriza.
53
Es conveniente, que la solicitud de compras se elabore por triplicado para
darle el siguiente manejo:
Orden de compra
Los datos que debe contener la orden de compra, son los siguientes:
54
Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su
nmero.
Clave o cdigo del producto.
Descripcin.
Cantidad solicitada.
Precio unitario.
Importe parcial (precio unitario x unidades).
Impuestos.
Importe total (importe parcial + impuestos).
Firma del encargado de compras.
Firma del proveedor.
Nota de recepcin
55
Precio unitario.
Importe total de la mercanca recibida.
Firma de la persona que recibi el material.
56
Registro mediante el sistema de inventario peridico
Proceso de Ventas.
57
en ella, como: Nombre del cliente, domicilio, descripcin y cantidad de los
productos solicitados, valores unitarios y totales, firma autorizada del cliente.
Facturacin
58
Bases Legales
59
econmica dentro de una sociedad, en virtud de los beneficios que le pueda
llegar a brindar. Mayormente, las pequeas empresas creadas por familias
son ms vulnerables a fracasar por la existencia de grandes entidades a su
alrededor, pero en base a este artculo, el estado tendr la iniciativa de
garantizar la estabilidad de las mismas.
Cdigo de Comercio
60
Artculo 33: El libro Diario y el de Inventario no pueden
ponerse en uso sin que hayan sido previamente
presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los
lugares donde los haya, o al Juez ordinario de la mayor
categora en la localidad donde no existen aquellos
funcionarios, a fin de poner en primer folio de libre no de las
que tuviere, fechada y firmada por el juez y su secretario o
por el registrador mercantil. (p.10)
61
establecimiento de comercio que se hallen presentes en su
formacin. (p.11).
62
respecto al inventario de la empresa, ya sea por medios manuales o
magnticos, autorizado por lo entes gubernamentales para un buen control y
orden en las transacciones que se registran es apropiado llevar al detalle
cada operacin contable.
63
Se debe tomar en cuenta que todos aquellos bienes que sean menores a
los que se tienen contabilizados y a su vez no se pueda justificar sus salidas,
se consideraran retiradas o desincorporadas y estarn sujetas al impuesto.
Bases Normativas
64
El costo de adquisicin de los inventarios comprender el
precio de compra, los aranceles de importacin y otros
impuestos (que no sean recuperables posteriormente de
las autoridades fiscales), los transportes, el
almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la
adquisicin de las mercaderas, los materiales o los
servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras
partidas similares se deducirn para determinar el costo de
adquisicin.
65
auditoria ni el objetivo de esta investigacin es realizar un informe de
auditora sino proponer lineamientos, se tomaran en consideracin los
procedimientos que describe esta norma para analizar el control interno de
KB Cermicas, C.A en el rea de inventarios y la parte contable.
66
Definicin de trminos
Gerencia: Cargo que ocupa el director de la empresa y que tiene entre sus
funciones representar la sociedad frente a terceros.
67
Organigrama: Grficos que indican forma, estructura y funcin de los
elementos que forman una empresa.
Stock: Son recursos ociosos que tienen un valor econmico y que estn
pendientes de ser vendidos o trabajadores en el proceso productivo.
68
CA PITULO III
MARCO METODOLGICO
Tipo de Investigacin
69
Son las directrices que permiten lograr el objetivo de la investigacin que a
travs del siguiente cuadro se har la demostracin:
Diagnosticar
70
ambiente en que residen las personas y las fuentes consultadas, de las
cuales se recopil los datos ms importantes estudiados y analizados.
Diseo de la Investigacin
Unidades de Estudio
71
organizacin as como tambin al personal de almacn quienes controlan las
entradas y salidas de la mercanca dentro de la organizacin.
Poblacin o Universo
Cargo. Cantidad.
Personal Departamento de Contabilidad. 2
Personal Departamento de Administracin. 6
Personal de almacn. 2
Total. 10
72
Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos
73
informacin y de los resultados obtenidos para obtener una mayor
aproximacin de la realidad estudiada.
74
aborda todas las interrogantes necesarias para dar base a este trabajo es
aplicado a varios trabajadores de la empresa KB Cermicas, C.A. tanto del
rea de contabilidad como en el rea de almacn
En donde:
KR-20= Coeficiente de confiabilidad.
N= Nmero de tems que contiene el instrumento
Vt= Varianza total de la prueba.
pq= Sumatoria de la varianza individual de los tems.
75
Para calcular la confiabilidad por el mtodo K-R20 del cuestionario dirigido
a los trabajadores, se procedi a realizar los siguiente: En primer lugar, para
cada tem se calculo p, que es la proporcin de sujetos que respondieron
positivamente (Si) un tem sobre el total de sujetos; luego, se calculo q, que
es igual a 1-p; se multiplico pq; y finalmente se sumaron todos los valores de
pq. El resultado obtenido fue la sumatoria de la varianza individual de los
tems, es decir, pq; en segundo lugar, se calcul la varianza total de los
tems respondidos positivamente (Vt); y, en tercer lugar, se aplic la frmula
correspondiente.
[ ]
76
Instrumento de Recoleccin de Datos
Anlisis de datos
77
Por consiguiente lo que se busca en este apartado es organizar y
clasificar el material recogido desde los diferentes puntos de vista e
interpretarlos hasta que pueda optarse por el ms preciso y convencional. El
anlisis permitir sintetizar los datos para una mayor comprensin. En
cuanto a la representacin grfica, conviene mencionar que la misma se
efectu a travs de grficos de torta mostrando de esta manera la
informacin cuantitativa como resultado del proceso de recoleccin de los
datos. La interpretacin de los resultados va, a depender de las
caractersticas de los datos recabados y para esto se emplea el anlisis
cuantitativo. Con el fin de lograr los objetivos planteados al inicio de esta
tesis, se vaci la informacin obtenida mediante los cuestionarios aplicados
para su anlisis e interpretacin.
78
CAPITULO IV
ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS
79
Situacin actual de los procesos referidos al flujo de mercanca
llevados a cabo por la empresa KB Cermicas, C.A.
0%
SI
NO
100
%
80
disponible y realizar compras necesarias para mantener equilibrado el nivel
de inventario y as satisfacer los pedidos que realizan los clientes.
30
%
SI
NO
70%
81
sin inconvenientes, se agilice el proceso de ubicacin y entrega de pedidos al
cliente e conveniente que la mercanca tenga un resguardo apropiado y as
evitar el deterioro, prdidas por daos o hurto de los productos.
0%
SI
NO
100
%
82
Es importante destacar el resultado obtenido en este tem, pues la
totalidad de los encuestados afirmaron que existe un sistema de registro que
genera un auxiliar de inventario, pero se debe indicar que si existen
operaciones que son omitidas mal registradas pueden verse afectados los
saldos totales del mayor auxiliar.
40%
SI
60% NO
83
Se observa que una parte considerable del personal, no ejerce la labor de
verificar los productos facturados, con las cantidades despachadas,
omitiendo cotejar la factura con la nota de despacho y el fsico de la
mercanca. Esto puede conducir a entregas de productos errneas,
originando diferencias entre los reportes emitidos por el sistema con respecto
a la existencia de inventario.
30%
SI
NO
70%
84
En virtud al resultado de este tem, se destaca que esta medida no es
aplicada por la persona que despacha la mercanca, as mismo el trabajador
que recibe los pedidos no firma los documentos correspondientes, es decir
no queda evidencia de cual persona realiz determinada actividad, para que
al momento de surgir un eventual suceso pueda comunicarse con la persona
indicada.
0%
SI
NO
100%
85
La mayora de los encuestados reconocen que no se emite la cantidad de
copias adecuadas para el proceso de venta de mercanca, ya que de dicho
documento se genera una sola copia, donde la original es entregada al
cliente y la copia es enviada al departamento de contabilidad, dejando sin un
soporte de la misma al personal encargado del almacn para realizar el
proceso de verificacin de la mercanca que se entrega al cliente.
20%
SI
NO
80%
86
En este tem se pudo conocer que el registro por la mercanca adquirida
no se realiza en el momento en que ocurre la operacin, pudiendo ocasionar
errores u omisiones que afecten los estados financieros.
0%
SI
NO
100
%
87
en el depsito mercancas obsoletas que ocupa espacio, generando costos
por almacenamiento impidiendo la fluidez de labores de los trabajadores.
tem N 09: Los almacenistas son los nicos responsables de todas las
existencias de mercanca?
100
%
SI
NO
0%
88
La responsabilidad sobre el cuidado de la mercanca recae netamente en
los trabajadores del rea. Esto genera cierto grado de seguridad, pero es
recomendable que la gerencia realice un seguimiento para corregir y prevenir
las irregularidades que se originan en el ciclo normal de las operaciones. De
igual manera, el departamento de contabilidad debe garantizar el resguardo
de estos activos, para proporcionar informacin financiera confiable.
0%
SI
NO
100
%
89
El inventario de mercanca no es supervisado por el jefe del departamento
de contabilidad que valide la informacin obtenida en el proceso. La
inspeccin por parte de esta persona otorga a los resultados seguridad
razonable sobre las cifras obtenidas, en la cual la gerencia puede basarse
para tomar decisiones. Adems con su presencia se puede detectar riesgos,
o de lo contrario implementar controles para contrarrestarlos.
20
%
SI
NO
80%
90
Los trabajadores no son concientizados a travs de capacitaciones o
cursos que amplen sus conocimientos respecto a como se deben realizar los
procesos en el rea, por lo tanto no obtienen la informacin necesaria para
conducir, administrar y controlar sus operaciones
SI 2 20%
NO 8 80%
TOTAL 10 100%
20%
SI
NO
80%
91
De este tem se obtuvo que la mayora de los productos encontrados en el
almacn no poseen ningn tipo de identificacin, dificultando los procesos de
bsqueda de mercanca a los trabajadores, retrasando los pedidos, es decir,
afectando el ciclo de las operaciones.
Encuestados Porcentaje
Opcin
SI 10 100%
NO 0 0%
TOTAL 10 100%
Fuente: Barreno, Faras y Soto. 2013.
100
%
SI
NO
0%
92
Mediante este tem se pudo conocer que las facturas utilizadas para llevar
a cabo el proceso de venta, poseen una numeracin consecutiva que impide
la doble documentacin, cumpliendo as con lo establecido por reglamentos
vigentes del SENIAT y cumpliendo con las disposiciones de la providencia
N0071 que establece los requisitos que debe poseer una factura.
Encuestados Porcentaje
Opcin
SI 2 20%
NO 8 80%
TOTAL 10 100%
Fuente: Barreno, Faras y Soto. 2013.
20%
SI
NO
80%
93
Se evidencia que en su mayora, se le da salida del almacn a una
mercanca que no se encuentra previamente autorizada, generando una
debilidad en controles y posibles fugas de inventario que pueden pasar
inadvertidas.
Encuestados Porcentaje
Opcin
SI 2 20%
NO 8 80%
TOTAL 10 100%
Fuente: Barreno, Faras y Soto. 2013.
20%
SI
NO
80%
94
Los trabajadores en escasas ocasiones verifican las especificaciones de
la mercanca que reciben con la orden de compra y la factura emitida por el
proveedor. Esto puede dar origen a que se reciban inventarios incompletos o
daados.
Encuestados Porcentaje
Opcin
SI 0 0%
NO 10 100%
TOTAL 10 100%
Fuente: Barreno, Faras y Soto. 2013.
0%
SI
NO
100
%
95
Los resultados obtenidos reflejan la ausencia de lineamientos por parte de
la entidad que describan en qu forma se deben ejecutar las actividades a
desarrollarse en el proceso de flujo de inventario de mercanca.
Encuestados Porcentaje
Opcin
SI 0 0%
NO 10 100%
TOTAL 10 100%
0%
SI
NO
100
%
96
La totalidad de los encuestados mencionaron no cumplir con lineamientos
de desarrollo de actividades, en el rea de inventario, debido a que tales
guas no existen en la entidad, ocasionando de fallas en el flujo de mercanca
de esta organizacin.
Encuestados Porcentaje
Opcin
SI 0 0%
NO 10 100%
TOTAL 10 100%
Fuente: Barreno, Faras y Soto. 2013.
0%
SI
NO
100
%
97
Se evidencia que los procedimientos establecidos por la empresa no
cumplen con los niveles de eficiencia esperados, estos no proporcionan la
suficiente confiabilidad para el alcance los objetivos, adems no se lleva a
cabo la supervisin sobre los mtodos desarrollados haciendo an ms
ineficiente estos controles.
Encuestados Porcentaje
Opcin
SI 0 0%
NO 10 100%
TOTAL 10 100%
Fuente: Barreno, Faras y Soto. 2013.
F
0%
SI
NO
100
%
98
Por medio de las respuestas obtenidas, se observa que las fallas que
rodean el flujo de mercanca no son atendidas a tiempo, esto debido a que
no se realizan seguimientos continuos de los procesos y por tanto no se
aplican las correcciones pertinentes.
tem N 20: Existe una adecuada segregacin de funciones dentro del rea
de almacn?
Encuestados Porcentaje
Opcin
SI 4 40%
NO 6 60%
TOTAL 10 100%
40
%
SI
NO
60%
99
Los resultados obtenidos, indican que no existe una adecuada
segregacin de funciones dentro del rea de almacn, es decir no est
descrita la manera en que se debe realizar cada tarea, en cuanto a quin
empaca o quin debe asegurarse de despachar las cantidades correctas o su
autorizacin.
100
CAPITULO V
PROPUESTA
Descripcin de la propuesta
101
factura emitida por el proveedor, ni tampoco se realiza una inspeccin la
misma, pudiendo haber diferencias en productos y cantidades recibidas o
daos que no sean detectados a tiempo.
102
Figura 04. Diagrama de flujo de inventario. Empresa KB Cermicas, C.A.
Inicio
Se enva al
proveedor
Entrada de
mercanca al
Se enva a
almacn
contabilidad
0
Se realiza 1
requisicin de
compra
Se recibe la
mercanca en el
almacn
Salida de
mercanca
almacn
Almacenaje de
Se entrega la mercanca Se enva a
al cliente contabilidad
Fin
104
Figura 05. Diagrama de flujo de mercanca propuesto.
Inicio
Se enva al
Entrada de proveedor
mercanca al
almacn Se enva a
contabilidad
0
Se compara la mercanca Se realiza 1 Se archiva
recibida con la orden de requisicin de 2 en para
compra y la factura compra comparar
mercanca.
Recepcin de la
Se firma como recibido
mercanca en el
y se autoriza la entrada
almacn
Se enva a
contabilidad 0 Se genera nota
de recepcin
1
La archiva
almacn 2
Salida de
Se archiva para mercanca
comparar con la almacn
mercanca
Se recibe y Orden de
0 Factura de 0
observa: pedido
venta
1
2 Se elabora nota
0 Se enva a
de despacho
contabilidad
1
Se enva a La archiva
contabilidad almacn Se compara la factura
La archiva
con lo despachado
almacn
Se entrega la
mercanca al cliente Fin
106
solicitado por el cliente, se deben originar documentos para comparar
estas cantidades, el vendedor realizar una orden de pedido que se
enviar a contabilidad, luego de haber realizado la factura original que
debe ser entregada al cliente, dicho documento se generar
acompaado de dos copias dirigidas a contabilidad y al archivo, en
almacn se originar la nota de despacho que se enviar a
contabilidad y su respectiva copia que archivar, si todo esta correcto
proceder a sellar como despachado y el cliente firmar la copia de la
factura como constancia de recibido.
107
4. rea de almacn:
Al momento de las revisiones del equipo investigador en el
almacn se encontr mercanca sin identificacin, con ausencia de
una iluminacin adecuada en varias reas, y algunas veces se
observ que la etiqueta no corresponda con el nmero del estante
donde estaba ubicada. Se sugiere que el rea de almacn sea
acondicionada de una manera acorde con la actividad que se realiza y
el espacio disponible. La mercanca debe ubicarse segn su
clasificacin e identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados
para facilitar su ubicacin, proporcionar iluminacin adecuada, para la
visualizacin de las mercanca y facilitar su ubicacin, esto tambin
contribuye a que el personal circule sin problemas en el depsito,
haciendo eficaz el proceso de despacho al cliente.
108
6. Capacitacin al personal:
109
cual ya se encuentra en deterioro u obsolescencia y aplicar las
medidas que se consideren pertinentes. Est practica da un mayor
aprovechamiento de los espacios del almacn y ayuda a que el
sistema muestre informacin confiable al momento de la venta y a la
hora de tomar decisiones.
110
de mercanca deben estar ejecutados por diferentes personas que
soliciten y aprueben la transaccin respectiva, para minimizar los
riesgo de informacin errnea.
111
Conclusiones
112
aplicacin de la propuesta que se le hace llegar por medio de esta
investigacin que estuvo sustentada por la realizacin de entrevistas y
cuestionarios para detectar y cuantificar los hechos de esta situacin.
113
Recomendaciones
114
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
115
Direccin de Investigacin y Produccin (1998) Normativa para los trabajos
de investigacin de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales de
la Universidad de Carabobo.
116
Hernndez, Fernndez y Baptista, (2006). Metodologa de la Investigacin.
Cuarta Edicin Mxico - Editorial: McGraw-Hill.
117
Silva, J. (2008). Metodologa de la Investigacin. Elementos Bsicos.
Caracas: Ediciones CO- BO.
118
Anexos
119
Anexo A: Antecedentes de la Empresa
120
Visin
Misin
121
En cualquier empresa siempre estn latentes los riesgos que afectan las
operaciones y las oportunidades de crecimiento. La empresa KB Cermicas,
C.A., no es la excepcin, y su propsito de brindar los mejores bienes y
servicios a sus clientes lo motivan a fortalecer sus capacidades, pero estos
se ven afectados con factores intrnsecos y factores intervinientes externos
que repercuten directamente en las actividades de la empresa.
Oportunidades:
Fortalezas
-Alta demanda de productos. -Puerto cercano a la empresa.
Amenazas:
Debilidades:
-Alto ndice de inflacin en la
-No posee una clara direccin
economa.
estratgica.
- Incertidumbre en la poltica
-No cuenta con personal
actual.
capacitado para asumir los
cargos.
- Estrategias de mercado-
tcnicas de la competencia.
-Tomas fsicas de inventario
ejecutadas de forma incorrecta.
- Insercin de proveedores de
bajo costo en el mercado.
-Instalaciones del almacn
inadecuadas.
Fuente: Barreno, Faras y Soto. 2013.
122
Anexo B: Matriz FODA. Fortalezas (F)- Oportunidades (O) Debilidades (D) Amenazas (A).
Lista de Oportunidades FO: Estrategia para maximizar tanto las DO: Estrategia para minimizar debilidades
Fortalezas como las Oportunidades. y maximizar las Oportunidades.
O1. Puerto cercano a la empresa.
1. F1, F2, F3, F4: O1, O2, O3, O4 Adquirir 1. D1, D2, D3, D4: O1, O2, O3, O4 Capacitar
O2. Aumento en negociacin con clientes. mayor variedad de productos en al personal e implementar la creacin de
O3.Aumento en nivel de participacin aprovechamiento de la cercana al puerto direcciones estratgicas para obtener
respecto a la competencia. mediante la realizacin de acuerdos con los mayor cantidad de clientes, aprovechar la
O4.Capacidad de negociacin y acuerdos proveedores y satisfacer la demanda de los demografa, y a su vez mejorar las
con proveedores. clientes. condiciones del almacn.
Lista de Amenazas FA: Estrategia para fortalecer a la empresa y DA: Estrategia para minimizar tanto las
minimizar las amenazas. amenazas como las Debilidades.
A1.Alto ndice de inflacin en la economa.
1. F1, F2, F3, F4: A1, A2, A3, A4 1. D1, D2, D3, D4: A1, A2, A3, A4: A travs
A2. Incertidumbre en la poltica actual. Comprar productos de costos de la implementacin de direcciones
A3.Estrategias de mercado-tcnicas de la razonables de acuerdo a los recursos estratgicas controlar el efecto de la
competencia. financieros para no disminuir las inflacin al momento de fijar precios y
A4. Insercin de proveedores de bajo costo ventas y mantenerse en el mercado. competir con proveedores con costos
en el mercado. similares.
Fuente: Barreno, Faras y Soto. 2013
123
Anexo C: Cuestionario
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIN COMERCIAL
Y CONTADURA PBLICA
CAMPUS BRBULA
ENCUESTA
Estimado Lector:
INSTRUCCIONES
Las Investigadoras.
124
Encuesta dirigida a los empleados del departamento de
Contabilidad, Administracin y Almacn de la empresa familiar KB
Cermicas, C.A.
SI NO
125
SI NO
14. Existen lineamientos por escrito que conste la manera de realizar las
actividades que se debe mantener en el rea de inventario?
17. Considera usted que los procedimientos actuales para realizar el control
de los inventarios de las existencias de los productos son los ms
ptimos?
126
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIN COMERCIAL
Y CONTADURA PBLICA
CAMPUS BRBULA
Estimado Lector:
Objetivo General
Objetivos Especficos
127
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIN COMERCIAL
Y CONTADURA PBLICA
CAMPUS BRBULA
128
TEMS Redaccin Coherencia Pertinencia Observaciones
Adecuado Inadecuado Adecuado Inadecuado Adecuado Inadecuado
16
17
18
19
20
Puntaje Calificacin
Puntaje Calificacin
83 110 Excelente
55 82 Bueno
28 54 Aceptable
1 27 Deficiente
129
130
131
132
Anexo D. Cuadro Tcnico Metodolgico
Objetivo General: Proponer lineamientos de control interno que permitan la optimizacin de los procesos contables
en el flujo de mercanca de la empresa familiar KB Cermicas C.A.
Objetivo Tcnicas e
Variable Definicin conceptual Indicadores tems Fuente
Especfico Instrumentos
Diagnosticar la Flujo de Cantidad de producto que se - Almacn Polticas de la
situacin actual en mercanca mueve por un determinado 3,4,7,18 Encuesta entidad.
cuanto a los punto por unidad de tiempo. Se - Stock
- Cuestionario Empleados del
procesos referidos aplica a las entradas y salidas - Entradas y salidas de rea contable
al flujo de de un almacn, as como a las y almacn.
mercanca
mercanca. mercancas que se transportan
mediante una red o un sistema
logstico. Espinoza O. (2011)
Evaluar las Debilidades Se involucran las reas - Resguardo de mercanca Empleados del
debilidades del de control operativas y comerciales 1,2,6,9,10,12, Encuesta rea contable
control interno que referidas al inventario. Sus fallas - Procedimientos de control y almacn.
interno en 14,15,16,17,19 - Cuestionario
limitan la el proceso radican entre, poca - Toma fsica
capacidad de un de comunicacin entre las reas de 20.
desarrollo efectivo almacn, compras, ventas; la - Revisin peridica
inventario.
de los procesos forma en cmo son procesados - reas del proceso
relacionados con y administrados los pedidos ya
el inventario de sean de clientes o de almacn.
mercanca.
133
Objetivo General: Proponer lineamientos de control interno que permitan la optimizacin de los procesos contables
en el flujo de mercanca de la empresa familiar KB Cermicas C.A.
Objetivo Tcnicas e
Variable Definicin conceptual Indicadores tems Fuente
Especfico Instrumentos
Disear Deficiencias Deficiencias en los procesos - Registro de inventario Encuesta Empleados del
lineamientos de en los contables son aquellas que se 5,8,11,13 - Cuestionario rea contable y
control interno procesos generan por retardos en los - Conciliacin entre almacn.
que permitan la contables registros al momento de reportes
optimizacin de en el flujo entradas o salidas de almacn,
- Sistema de contabilidad
los procesos de as como tambin los errores
contables en el mercanca que se puedan producir en los - Documento soportes
flujo de de la reportes de existencias.
mercanca de la Empresa
Empresa Familiar
KB Cermicas
C.A.
134
135
136
137