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Manual

POLTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


Materia

DIVERSAS
Captulo-Tema
EDICIN, IMPRESIN, ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIN, CONTABILIZACIN Y
VENTA DE LIBROS

OBJETIVO
Emitir las instrucciones para regir las actividades relacionadas con la edicin, impresin,
distribucin, venta y contabilizacin de libros editados por la Universidad Metropolitana.

ANTECEDENTE
La Universidad, a travs del Decanato de Postgrado e Investigacin, edita e imprime libros,
arbitrados, de apoyo a la educacin y otras publicaciones de inters como monografas,
cuadernos unimetanos, etc. En casos excepcionales, se editan e imprimen libros de contenidos de
inters general. A estos efectos cre a partir de 1999 la editorial e infraestructura necesarias para
atender estas actividades, bajo la responsabilidad de la Direccin de Publicaciones Acadmicas.
Anualmente se editan e imprimen un promedio de 10 ttulos.
La Editorial de la Universidad Metropolitana, tiene como misin contribuir al acervo cultural
mediante la publicacin de obras de apoyo a la educacin que aporten un valor diferencial y
respondan a criterios de calidad y rigor. Concebida como un instrumento editorial, aspira a generar
aportes con aquellas investigaciones que fueran elegidas en virtud de sus valores cientficos,
intelectuales y pedaggicos. Se plantea apoyar y estimular en el cuerpo docente la generacin de
conocimiento, mediante actividades de produccin, promocin, divulgacin y comercializacin de
textos o material digitalizado; proponindose ofrecer a la comunidad acadmica un producto de
calidad, que destaca por las siguientes caractersticas:
Aportes genuinos al conocimiento
La claridad de sus contenidos
Enfoque didctico
La actualidad de sus temas
La edicin de trabajos a terceros se llevar a cabo siempre y cuando la Editorial cuente con la
capacidad y no altere el rendimiento necesario para los trabajos propios de la Universidad.

RESPONSABILIDADES
Direccin de Publicaciones Acadmicas - Recepcin de borradores
El Editor recibe de los autores, quienes dejan constancia, por escrito, que renuncian a sus
derechos sobre los originales presentados en formato electrnico, para ser editados e impresos
bajo el formato de libros:
Somete estos materiales (incluyen grabaciones de foros y congresos transcritas por la
Direccin de Publicaciones Acadmicas) al arbitraje correspondiente, proceso mediante
el cual solicita a un experto rbitro- en la materia de la cual se trate, sin indicarle el
nombre del autor, una revisin y correccin del contenido

PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR COMIT RECTORAL EN


REUNIN DE FECHA:
CONTRALORA DIR. DE PUBLICACIONES ACADMICAS 03/11/2008
FECHA DE EMISIN ORIGINAL: FECHA DE REVISIN: PGINA N:
07/10/2008 1/7

Cdigo: PNP - 6.5


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POLTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Materia

DIVERSAS
Captulo-Tema
EDICIN, IMPRESIN, ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIN, CONTABILIZACIN Y
VENTA DE LIBROS
Solicita a un diseador grfico la elaboracin del diseo de portada, contra portada y de
ensambladura.
Recibe el borrador revisado por el rbitro con indicacin de las correcciones a que
hubiere lugar y, en consecuencia, toma las acciones para materializar dichas
correcciones.
Recibe del diseador grfico el diseo solicitado, lo revisa y lo aprueba, previos los
cambios o modificaciones que considere pertinentes.
Una vez que se hayan realizado las correcciones y aprobado el diseo del libro, entrega
el material a la editorial para que proceda con la impresin, indicndole la cantidad de
ejemplares que deban ser impresos, esta cantidad la determina, aparte de la experiencia
ya adquirida sobre este asunto, segn la importancia de la materia de la cual trate el libro
y segn los costos, es decir, si a mayor o menor cantidad de ejemplares aumentan o
disminuyen, relativamente, los costos por ejemplar.
Solicita a la Direccin de Finanzas, Gerencia de Control de Gestin la apertura de una
orden interna para registrar en ella todos los costos e ingresos correspondientes a la
edicin, impresin y venta de los libros
Todos los desembolsos que correspondan a la edicin e impresin de los libros se
registrarn en la orden interna, a cuyos efectos la Direccin de Finanzas, Gerencia de
Control de Gestin, informar el nmero correspondiente.
Recibe de la Editorial la cantidad de libros impresos y distribuye de la siguiente manera:
a) 5% de la cantidad impresa al autor. En los casos, en los cuales, sean dos o mas
autores, este 5% se distribuir proporcionalmente (ejemplo: si son 5 autores y se
imprimen 1.000, libros, entonces correspondern 10 a cada uno).
b) 5% los destinar a la promocin del libro, distribuidos en foros, congresos y
donaciones a instituciones y en algunos casos que se considere de inters a
profesores y/o empleados de la Universidad.
c) 90% lo entrega a la Direccin de Recursos Compartidos para ser mantenidos en el
almacn de donde se entregarn a la Librera Interactiva para su venta y
distribucin a otras libreras, segn su autorizacin. Cada entrega para la existencia
la acompaar con el formato Entradas al almacn-Libros en el cual indicar la
cantidad de libros entregados y el nmero de la orden interna a la cual
corresponda.
Autoriza a la Direccin de Recursos Compartidos Almacn, la entrega de libros al
representante de la Librera Interactiva o a otra institucin o persona, mediante la forma
Orden de entrega.

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REUNIN DE FECHA:
CONTRALORA DIR. DE PUBLICACIONES ACADMICAS 03/11/2008
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07/10/2008 2/7

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POLTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Materia

DIVERSAS
Captulo-Tema
EDICIN, IMPRESIN, ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIN, CONTABILIZACIN Y
VENTA DE LIBROS
Calcula el precio de venta al pblico de cada ttulo, de acuerdo con su experiencia,
tomando como referencia el valor asignado a libros anteriores similares, actualizado
segn el ndice de inflacin en Venezuela, para la fecha del clculo.
A la fecha del cierre contable anual de la Universidad recibe de la Direccin de Recursos
compartidos Almacn la lista del inventario fsico realizado de todos los libros en
existencia. Verificar la antigedad de estas existencias y aquellos ttulos que hayan
permanecido por dos aos o mas sin movimiento, los ofrecer en donacin a
instituciones educativas pblicas o privadas y/o bibliotecas pblicas.
Una vez realizada la donacin, si fuere el caso, siguiendo los procedimientos vigentes
sobre esta materia, enviar a la Direccin de Finanzas la documentacin respectiva para
que sean desincorporados de la contabilidad (orden interna).
Informa por escrito al representante legal de la Librera Interactiva el nmero de la orden
interna, en la cual debe depositar los fondos obtenidos por la venta de los libros.

Direccin de Recursos Compartidos - Almacn


Recibe del Editor el 90% de la cantidad de libros impresos, para su cuidado y resguardo,
amparada mediante la forma Entradas al almacn - Libros la cual firmar el
supervisor del almacn como constancia de recibo y entrega la copia firmada al editor.
Registra en la contabilidad la cantidad de libros recibida, cuyo asiento lo amparar con la
forma Entradas al almacn - Libros, indicando en el asiento el nmero de la orden
interna asignado.
Almacenar los libros en un espacio (anaquel o mueble similar) adecuadamente
preparado para este fin, el cual debe ser cerrado, para evitar la presencia de polvo u
otros elementos que puedan daar los libros.
Establece un control, computarizado o manual, de las entradas y salidas de los libros,
por ttulos, de tal manera que las existencias se mantengan actualizadas.
Entrega al representante autorizado de la Librera Interactiva o a cualquier otra persona,
la cantidad de libros autorizada por el Editor, mediante la forma Orden de entrega.
Quien recibe el o los libros, firmar en seal de recibo.
A la fecha del cierre contable de la Universidad (30 de septiembre) har un inventario
fsico de las existencias de los libros, por ttulos y los resultados los comparar con las
cifras reflejadas en la contabilidad y en su hoja de control. En caso de que surjan
diferencias, sobrantes o faltantes, deber repetirse el inventario hasta la conciliacin de
las cifras, existencias versus contabilidad

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REUNIN DE FECHA:
CONTRALORA DIR. DE PUBLICACIONES ACADMICAS 03/11/2008
FECHA DE EMISIN ORIGINAL: FECHA DE REVISIN: PGINA N:
07/10/2008 3/7

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POLTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Materia

DIVERSAS
Captulo-Tema
EDICIN, IMPRESIN, ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIN, CONTABILIZACIN Y
VENTA DE LIBROS

Direccin de Finanzas Gerencia de Control de gestin


Abre una orden interna, a solicitud del Editor, para registrar todos los desembolsos e
ingresos correspondientes a la edicin, impresin y ventas de libros, la cual liquidar en
el centro de costos de la Direccin de Publicaciones Acadmicas Decanato de
Postgrado. Informa al Editor el nmero de dicha orden interna.
Los ingresos por concepto de venta de libros los registrar en la orden interna, a los
efectos de control, y los ingresar al flujo de caja de la Universidad

Direccin de Finanzas Gerencia de Tesorera


Informa al representante legal de la Librera Interactiva, el nombre del banco y el nmero
de cuenta corriente de la Universidad, en la cual debe depositar los fondos generados
por la venta de los libros.
Recibe copias de los depsitos o transferencias bancarios y realiza los asientos
contables correspondientes.

Librera Interactiva Representante legal


Recibe del almacn la cantidad de libros autorizada por el Editor, los cuales distribuye
para la venta, incluyendo su propia librera, en las distintas libreras del rea
metropolitana de Caracas y del interior del pas.
Se comunica con las libreras mas importantes del pas, mediante comunicaciones
escritas o personalmente, para promocionar los ttulos en existencia, en procura de su
colocacin en el mercado.
Deposita los fondos generados por las ventas en la cuenta de la Universidad, cuyo
nmero y nombre del banco respectivo, deber solicitar al Gerente de Tesorera de la
Direccin de Finanzas.
Entrega copia del depsito bancario al Gerente de Tesorera. Cuando el depsito lo
realice en forma automtica, mediante transferencia bancaria, (va Internet) entrega
copia del comprobante emitido por el sistema.

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REUNIN DE FECHA:
CONTRALORA DIR. DE PUBLICACIONES ACADMICAS 03/11/2008
FECHA DE EMISIN ORIGINAL: FECHA DE REVISIN: PGINA N:
07/10/2008 4/7

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POLTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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DIVERSAS
Captulo-Tema
EDICIN, IMPRESIN, ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIN, CONTABILIZACIN Y
VENTA DE LIBROS

ORDEN DE ENTREGA

Fecha___________________________________ Orden Interna No.____________

Se autoriza la entrega de _____________ ejemplares del libro___________________


_____________________________________________________________________
A____________________________________________________________________

Prepara______________________ Autoriza ________________________


Nombres y firma Nombres y firma

Recibe________________________________________ Fecha __________________


Nombre y firma

Entrega________________________________________
Nombre y firma

OBSERVACIONES:__________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_______________________________________

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CONTRALORA DIR. DE PUBLICACIONES ACADMICAS 03/11/2008
FECHA DE EMISIN ORIGINAL: FECHA DE REVISIN: PGINA N:
07/10/2008 5/7

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POLTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Materia

DIVERSAS
Captulo-Tema
EDICIN, IMPRESIN, ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIN, CONTABILIZACIN Y
VENTA DE LIBROS

ENTRADAS AL ALMACN - LIBROS


Fecha: Orden Interna No.
Ttulo Cantidad Precio Unitario/Bs.

Entrega:_________________________ Fecha:_________________________
Nombres y firma

Recibe__________________________
Nombres y firma

OBSERVACIONES:____________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

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REUNIN DE FECHA:
CONTRALORA DIR. DE PUBLICACIONES ACADMICAS 03/11/2008
FECHA DE EMISIN ORIGINAL: FECHA DE REVISIN: PGINA N:
07/10/2008 6/7

Cdigo: PNP - 6.5


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POLTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Materia

DIVERSAS
Captulo-Tema
EDICIN, IMPRESIN, ALMACENAMIENTO, DISTRIBUCIN, CONTABILIZACIN Y
VENTA DE LIBROS

APROBADO:
RECTOR
VICERRECTOR ACADMICO
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
SECRETARIO GENERAL

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REUNIN DE FECHA:
CONTRALORA DIR. DE PUBLICACIONES ACADMICAS 03/11/2008
FECHA DE EMISIN ORIGINAL: FECHA DE REVISIN: PGINA N:
07/10/2008 7/7

Cdigo: PNP - 6.5