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TEMA 9
Los documentos administrativos: Concepto, funciones y
caractersticas. Clasificacin y caractersticas de los
documentos administrativos emitidos por la
Administracin. Estilo administrativo en la redaccin de
documentos.
NDICE
RESUMEN. .................................................................................................................................. 3
OBJETIVOS. ............................................................................................................................... 3
3.2. Cuerpo............................................................................................................................ 11
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Tema 9. Los documentos administrativos: Concepto, funciones y caractersticas. Clasificacin y caractersticas de los
documentos administrativos emitidos por la Administracin. Estilo administrativo en la redaccin de documentos.
BIBLIOGRAFA ......................................................................................................................... 28
APNDICES .............................................................................................................................. 29
APNDICE 1 ......................................................................................................................... 29
APNDICE II ......................................................................................................................... 30
APNDICE IV ....................................................................................................................... 32
APNDICE V......................................................................................................................... 33
APNDICE VI ....................................................................................................................... 34
APNDICE IX ....................................................................................................................... 37
APNDICE X......................................................................................................................... 38
APNDICE XI ....................................................................................................................... 39
APNDICE XV ...................................................................................................................... 43
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Tema 9. Los documentos administrativos: Concepto, funciones y caractersticas. Clasificacin y caractersticas de los
documentos administrativos emitidos por la Administracin. Estilo administrativo en la redaccin de documentos.
RESUMEN.
OBJETIVOS.
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1.2.1. Constancia.
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1.2.2. Comunicacin.
1.2.3. Caractersticas.
Las caractersticas de los documentos pueden dividirse en externas e internas, segn
se refieran a su estructura fsica o a su contenido sustantivo:
2) Caracteres internos.
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Otra clasificacin, propuesta, en este caso por Castelln Alcal en su obra Los textos
administrativos, divide los documentos de acuerdo con su carcter normativo o no
normativo, excluyendo los escritos de los ciudadanos:
de constancia
DOCUMENTOS NO
NORMATIVOS de juicio
de transmisin
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Una tercera clasificacin, propuesta por algunos manuales de estilo y que mantiene la
pgina web de la Administracin General del Estado (http://administracion.gob.es),
divide los documentos segn la fase del procedimiento en que se producen. De este
modo son tres las categoras consideradas:
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DOCUMENTOS DE JUICIO
contienen una declaracin de juicio de un rgano informes
administrativo, persona o entidad, sobre las cuestiones de propuestas
hecho o jurdicas que sean objeto de un procedimiento dictmenes
administrativo
A lo largo de este tema vamos a partir de esta ltima clasificacin para estudiar las
caractersticas de los distintos tipos de documentos.
3.1. Encabezamiento.
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4.1 del RD1465 en todos los documentos que deban estar formalizados, incluidos los
de trmite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos. Deben constar, al menos, el ttulo
y el nmero clave de identificacin del expediente. Las partes en que se divide el
encabezamiento son las siguientes:
a) Cabecera impresa.
http://www.carm.es/web/pagina?IDCONTENIDO=6187&RASTRO=c$m122&IDTIPO=1
00).
b) Ttulo.
El ttulo es el resumen del documento. Segn el RD1465, es obligatorio en los
documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de trmite, cuyos
destinatarios sean los ciudadanos, y expresar con claridad y precisin el tipo de
documento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en que se inserta.
Para que sea eficaz, debe situarse en un sitio visible y fcilmente identificable,
destacado del resto del contenido por caracteres tipogrficos (mayscula o negrita).
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d) Destinatario.
Es la persona a la que va dirigido el documento. Si el destinatario es externo a la
Administracin, se consignar el nombre y los apellidos, direccin y cdigo postal (art.
4.2.d del RD1465). Cuando se trate de un destinatario oficial y el documento se enve
por correo, figurarn, adems, el cargo y la unidad administrativa a la que pertenece.
Ejemplo de encabezamiento completo de un documento
3.2. Cuerpo.
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3.3. Pie.
El pie o parte final del documento es el espacio reservado para las indicaciones de
tiempo y lugar (data) del documento, si no se han expresado en otro lugar. Es tambin
la parte del documento donde generalmente aparece su formalizacin.
El alcalde
[Rbrica]
El sello es un signo validador. Se estampa por lo general junto a la firma del autor
jurdico del documento, sobreponindose ligeramente a ella. La introduccin de firmas
electrnicas y otros cdigos han modificado su forma, pero no su funcin. En el
apndice I puedes encontrar la estructura esquemtica de un documento tipo.
4. CLASES DE DOCUMENTOS.
Estudiamos en este apartado los documentos agrupados en las cuatro categoras que
hemos sealado ms arriba: documentos de decisin, de transmisin, de constancia y
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de juicio. Para seguir esta parte del tema, aparte de los apndices al final del tema,
puedes consultar modelos de documentos propuestos por la Administracin del Estado
en el siguiente enlace:
http://administracion.gob.es/pag_Home/espanaAdmon/reformaAdmon/DocumentosAd
ministrativos.html#.VSUa5tyIVhI
4.1.1. Resolucin.
La resolucin es el documento que contiene la decisin con la que el rgano
competente pone fin a un procedimiento. Sus requisitos de contenido aparecen en el
art. 88.3 de la LPAC
1) la decisin
2) argumentacin sucinta (la motivacin, necesaria en casos concretos y
siempre conveniente)
3) y los recursos procedentes contra el acto
2. Cuerpo. Recoge el contenido especfico del acto administrativo. Las partes que
suelen aparecer son las siguientes:
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3. Pie. Incluye la data: lugar, fecha y firma. En el apndice II puedes ver el esquema
general de una resolucin.
4.1.2. Acuerdo
El acuerdo es el documento que recoge las decisiones adoptadas por el rgano
competente sobre la iniciacin del procedimiento y otras cuestiones que se susciten
durante su tramitacin, previas a la resolucin.
Los acuerdos y las resoluciones breves comparten con el modelo tipo de resolucin el
mismo formato para el encabezamiento y el pie. Es, sin embargo, en la extensin del
cuerpo donde se observan las diferencias entre ambas clases de documentos de
decisin: los hechos, los fundamentos de derecho y la competencia se pueden reducir
a un nico prrafo:
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Resuelvo:
Son documentos de transmisin los que sirven tanto para comunicar actos de la
Administracin, la existencia de hechos o las circunstancias de un procedimiento a
otras personas, rganos o entidades.
4.2.1. La notificacin.
La notificacin es el documento por el que se comunica al interesado un acto decisivo
(resolucin o acuerdo) que afecta a sus intereses y derechos. La notificacin es
condicin para la eficacia (jurdica) del acto que se comunica y al mismo tiempo
garantiza la recepcin de dicho acto. En la prctica administrativa existen varias
modalidades para ordenar la notificacin:
4.2.2. La publicacin.
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4.2.3. El oficio.
El oficio es el documento que emite un organismo oficial para comunicar una actuacin
administrativa prevista legalmente e integrada en un procedimiento. Son, por tanto,
documentos propios de la fase de ordenacin del procedimiento. Es un documento
externo con el que se comunica alguna circunstancia del procedimiento, se requiere el
cumplimiento de alguna obligacin (requerimiento) o su comparecencia para algn
trmite u obligacin (citacin)(puedes ver un modelo de oficio en el apndice VIII).
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ambos, la identificacin del emisor y del destinatario se debe realizar indicando tanto la
identificacin personal como los cargos del emisor y del destinatario:
4.2.5. La carta.
La carta es el documento empleado para las comunicaciones de carcter personal,
protocolario o de contenido general, sin relacin directa con la tramitacin de un
procedimiento (puedes ver un ejemplo en el apndice X).
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elementos que componen la firma difiere del de otros documentos en los que
prevalece el cargo sobre la persona:
Rbrica
Nombre y apellidos
Cargo
4.2.6. El anuncio.
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d) Orden del da. Si el acta no es muy extensa, el orden del da puede sealarse
en un apartado especfico o, en caso contrario, se indicarn los distintos puntos
en el resumen de las deliberaciones.
2. Cuerpo
3. Pie
Datacin y firma. Junto a la firma del secretario, que formaliza el acta aparece el visto
bueno del presidente. En ambos casos se indicarn, por este orden, el cargo en la
antefirma, la rbrica y, tras ella, el nombre (ver un modelo general de acta en el
apndice XII).
4.3.2. El certificado.
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a) Ttulo.
b) Identificacin del emisor: nombre y apellidos de quien emite la
certificacin, su cargo y el organismo al que pertenece.
5. Firma. Bastar con la rbrica, puesto que la identidad del emisor del certificado
aparece en el encabezamiento, no es necesario repetir el cargo, el nombre y los
apellidos en la firma. Cuando sea preciso el visto bueno, se dispondr junto a la
rbrica del emisor del documento, pero con el cargo y la identificacin personal
completa de quien le da su conformidad (ver un modelo general de acta en el apndice
XIII).
4.3.3. La diligencia.
Es el documento con el que se hace constar internamente la ejecucin de un trmite
del procedimiento: desglose de documentos, comparecencias de los interesados, toma
de posesin de funcionarios, cotejo o compulsa, etcLa diligencia presenta una
estructura muy sencilla que puedes ver en el apndice XIV.
Son los que contienen una declaracin de juicio de un rgano administrativo, persona
o entidad pblica o privada, sobre las cuestiones de hecho o jurdicas que sean objeto
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Por sus efectos directos en la resolucin y por aplicacin del principio de economa
procesal, la estructura de la propuesta suele ser idntica a la de la resolucin. Incluso
en algunas dependencias administrativas se llega a componer un nico documento
compuesto, en el que a la propuesta se aade la resolucin del rgano competente
mediante una sencilla frmula que acompaa a la firma (ver apndice xv).
4.4.2. El informe.
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3. Por su contenido:
1. Encabezamiento. Integrado por los datos identificativos que permiten obtener una
visin sinttica de su contenido:
1) Ttulo que identifique el carcter del informe (opcional);
2) Nmero de expediente;
3) rgano que lo solicita;
4) Asunto de que trata, sucintamente expresado.
2. Cuerpo. De acuerdo con su extensin, el cuerpo del informe presentar, tras una
frase introductoria y el verbo INFORMO, el contenido, separado por prrafos
numerados, si es necesario. Si es ms extenso, se podrn introducir subapartados
que contengan los hechos o antecedentes (ordenados cronolgicamente y escritos
en prrafos separados) y los fundamentos legales (justificacin y argumentacin
que prepara la conclusin, igualmente separados en prrafos).
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La sociedad del siglo XXI exige una Administracin moderna, que no solo sea capaz
de aplicar procedimientos y nuevas tecnologas para simplificar la relacin con el
ciudadano, sino que sus documentos se transmitan al ciudadano de forma
transparente, clara y comprensible.
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Tema 9. Los documentos administrativos: Concepto, funciones y caractersticas. Clasificacin y caractersticas de los
documentos administrativos emitidos por la Administracin. Estilo administrativo en la redaccin de documentos.
Como resumen, encontrars en esta tabla que compara los rasgos lingsticos del
estilo administrativo ms complejo con los que facilitan la claridad en la redaccin de
documentos.
Mejor Peor
Escribir sin faltas ni errores, especialmente en
lo que afecta al uso de maysculas,
abreviaciones y signos de puntuacin. Los escritos con faltas revelan desidia y dan
mala imagen institucional.
Una escritura correcta favorece la imagen
corporativa.
Mejor Peor
Estilo distante y despersonalizado.
Lenguaje cercano y directo.
El estilo administrativo da prioridad a la
Uso de verbos en forma personal y voz activa.
tercera persona y a las formas impersonales
En determinados documentos es preferible la
con se.
primera persona antes que la tercera, la voz
pasiva o las construcciones impersonales.
Evitar el abuso y acumulacin de las formas
no personales del verbo (gerundio, infinitivo y
Le comunico es ms cercano y directo que Se
participio).
le comunica.
Aunque estos recursos no son
gramaticalmente incorrectos, su repeticin
Uso moderado de las formas no personales
constante transmite la sensacin de distancia
del verbo (infinitivo, gerundio, participio).
y despersonalizacin entre el emisor y el
destinatario.
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Mejor Peor
Un documento se lee mejor si las oraciones Evitar los macroprrafos compuestos de una
que tratan el mismo aspecto se agrupan en sola y extensa oracin, que, a menudo, es el
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BIBLIOGRAFA
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APNDICES
APNDICE 1
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APNDICE II
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APNDICE III
EJEMPLO DE RESOLUCIN/ACUERDO BREVE
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APNDICE IV
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APNDICE V
MOD. B: NOTIFICACIN-RESOLUCIN
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APNDICE VI
MOD. C: NOTIFICACIN EN OFICIO ADJUNTO
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APNDICE VII
PUBLICACIN
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APNDICE VIII
OFICIO NORMAL
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APNDICE IX
COMUNICACIN DE RGIMEN INTERIOR
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APNDICE X
MODELO DE CARTA
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APNDICE XI
MODELO DE ANUNCIO
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APNDICE XII
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APNDICE XIII
MODELO DE CERTIFICADO
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APNDICE XIV
MODELO DE DILIGENCIA
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APNDICE XV
EJEMPLO DE PROPUESTA COMPUESTA
Reproduccin del final del documento
PROPUESTA DE ORDEN
Visto el informe de pago elaborado por el Servicio con fecha 25 de febrero en el que indica
que
[]
Una vez transcurrido el plazo de alegaciones y visto que el interesado no ha presentado ninguna,
el informe previo no se ha visto desvirtuado y, en consecuencia puede considerarse definitivo.
1. Que se declare como pago indebido la ayuda al fomento de, a nombre de, por un
importe de 190,73 euros, al incumplir los compromisos establecidos en las disposiciones
tercera y quinta de la Orden de 10 de noviembre de XXX, de la Consejera de XXX YYY
ZZZ.
2. El reintegro por parte del beneficiario del importe del pago indebido (190,73 euros)
contabilizados de la siguiente manera:
Firmante1
ORDEN
Firmante2
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APNDICE XVI
MODELO DE INFORME BREVE
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