Unidad de Innovacin

MOOC

Tema 6

Grupo de procesos de seguimiento y control

Grupo de procesos de cierre

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 Contenido
Introduccin ................................................................................................................................... 3
Procesos de seguimiento y control ............................................................................................... 3
rea de Integracin ....................................................................................................................... 3
rea de Alcance ............................................................................................................................ 4
rea de Tiempo ............................................................................................................................. 5
rea de Costos .............................................................................................................................. 6
rea de Calidad ............................................................................................................................. 8
rea de Comunicaciones ............................................................................................................ 10
rea de Riesgos .......................................................................................................................... 11
rea de Adquisiciones ................................................................................................................. 12
rea de Interesados .................................................................................................................... 12

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Introduccin
En este tema presentaremos el grupo de procesos de monitorizacin y control.
Durante esta fase se realiza un seguimiento del desarrollo del proyecto y se
implementan las correcciones necesarias. En esta etapa se identifican los cambios
a realizar y se asegura que slo se llevan a cabo los que han sido aprobados. En
concreto, vamos a ver los procesos del rea de alcance, los de tiempo y los de
costes.

Procesos de seguimiento y control

rea de Integracin
1.- Monitorizar y controlar el trabajo del proyecto

El proceso de monitorizar y controlar el trabajo del proyecto se lleva a cabo para

observar los acontecimientos que van sucediendo en el proyecto, comparando la
planificacin con el desempeo real. Es un proceso muy importante y en proyectos
grandes es normal que se dedique regularmente un tiempo concreto del director
del proyecto a labores de seguimiento.

La monitorizacin del trabajo consiste en recopilar, medir, distribuir y evaluar la

informacin de desempeo del proyecto, y se realiza de forma continua hasta el
cierre del proyecto. Se trata de una funcin de integracin, ya que el director de
proyecto debe equilibrar e interpretar las demandas de todas las rea de
conocimiento (no slo alcance, coste o tiempo, sino tambin calidad, riesgos, etc.)
para garantizar que el proyecto sigue su curso con el rumbo adecuado.

Esta labor de seguimiento incluye detectar nuevas solicitudes de cambio, aplicar

acciones correctivas o preventivas y emplear un sistema de autorizacin del
trabajo, que es la herramienta de que dispone el director de proyecto para
autorizar formalmente el comienzo de los paquetes de trabajo y las actividades.

Las principales entradas de este proceso son el plan de direccin y los informes de
desempeo, y como fruto de la labor de seguimiento del proyecto se obtienen,
aparte de la actualizacin normal de los documentos del proyecto y del plan de
direccin (si procede), las solicitudes de cambio.

El fin de las solicitudes de cambio es ampliar, ajustar o reducir el alcance del

proyecto, del producto, de los requisitos de calidad o de las lneas base del
proyecto.

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2.- Realizar el control integrado de cambios

Es inevitable que surjan cambios en el proyecto. Adems, se pueden solicitar

cambios en cualquier momento y afectando a cualquier rea del proyecto. Sin
embargo, todos los cambios deben ser analizados, evaluados, priorizados y
aprobados o rechazados a travs del proceso de Realizar el Control Integrado de
Cambios.

Un aspecto fundamental de este proceso es evaluar el impacto y el alcance de los

cambios antes de decidir sobre su aprobacin. As, un cambio propuesto en el
alcance o el cronograma debe ser revisado y analizado su impacto sobre el
presupuesto, los riesgos o los criterios de calidad, por ejemplo.

En el caso de que los cambios sean aprobados, ser necesario replanificar y

realizar una actualizacin de la documentacin del proyecto, tarea que tambin es
llevada a cabo en este proceso. La implementacin de los cambios, sin embargo,
es parte del proceso de Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto.

Para llevar a cabo este proceso es necesario tener en cuenta, fundamentalmente,

el plan de direccin del proyecto, donde se especifica en todo momento cmo
proceder en asuntos relacionados con cualquier rea de conocimento, y las
solicitudes de cambio. El estado de esas solicitudes ser actualizado al trmino de
este proceso, y quiz el plan para la direccin y otros documentos.

rea de Alcance
1.- Validar el alcance

En el proceso de validar el alcance se aceptan formalmente los entregables del

proyecto por parte del cliente o patrocinador. Es necesario generalmente mantener
reuniones planificadas y frecuentes, y las principales tcnicas que se utilizan son la
inspeccin y las tcnicas grupales de toma de decisiones. Lo habitual es que los
entregables que se presentan al cliente hayan sido verificados previamente en el
proceso de controlar la calidad.

Aparte del plan para la direccin del proyecto, las entradas de este proceso ms
importantes son la documentacin y matriz de trazabilidad de requisitos, cuyo
cumplimiento debe ser examinado, as como los entregables verificados por el equipo
en el proceso de calidad ejecutado previamente.

Al finalizar este proceso obtenemos las siguientes salidas:

Entregables aceptados.
Solicitudes de cambio, que sern o no aceptadas en el futuro.
Informacin de desempeo del trabajo.
Actualizacin de los documentos del proyecto.

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4.- Controlar el alcance

Durante este proceso se monitoriza el alcance del proyecto y del producto y con
los datos obtenidos se modifica el alcance si es necesario. Naturalmente, para
desarrollar este proceso es necesario tener bien definido qu es el alcance, y por
tanto haber definido correctamente la lnea base del alcance.

Este proceso requiere una gran proactividad por parte del director de proyecto,
siendo su principal herramienta el anlisis de variacin, que consiste en determinar
las causas de las diferencias detectadas en el alcance y su importancia para
decidir si es necesario realizar cambios e incorporaciones. Si fuera procedente, se
realizaran las correspondientes solicitudes de cambio que el proceso de Realizar
el Control Integrado de Cambios evaluara.

Las principales entradas son:

Plan para la direccin del proyecto.
Documentacin y matriz de trazabilidad de requisitos.
Datos de desempeo del trabajo.
Activos de los procesos de la organizacin.

Las salidas de este proceso son:

Informacin de desempeo del trabajo.
Solicitudes de cambio.
Actualizaciones al plan para la direccin y los documentos del
proyecto.
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin.

rea de Tiempo
1.- Controlar el cronograma

El objetivo de este proceso es monitorizar el grado de ejecucin de las tareas del

proyecto, as como controlar los cambios en la lnea base del cronograma. Para
ello es necesario que el director de proyecto conozca cmo se est ejecutando el
proyecto y pueda compararlo con una lnea base del cronograma correctamente
definida.

El control del cronograma implica determinar qu elementos del cronograma han

cambiado y cuantificar su impacto, gestionar las solicitudes de cambio y actualizar
las lneas base, documentos y actividades a medida que los cambios se aplican.

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Tambin se debe buscar qu est originando cambios en el proyecto para influir
sobre las fuentes de los cambios y minimizarlos en la medida de lo posible.

Si el director de proyecto llega a la conclusin de que ya no es posible cumplir con

la fecha de finalizacin acordada, podra recomendar la cancelacin del proyecto
antes de seguir malgastando recursos.

Entre las tcnicas ms destacadas se encuentran la gestin de adelantos y

retrasos en las tareas, as como la compresin del cronograma, que consiste en
acelerar las actividades retrasadas, bien aadiendo recursos, bien realizando
algunas actividades en paralelo.

Las entradas a este proceso son:

Plan para la direccin del proyecto.
Cronograma.
Datos del desempeo.
Calendario del proyecto.
Datos del cronograma.
Activos de los procesos de la organizacin.

Al final de este proceso se obtienen mediciones sobre el desempeo de trabajo,

una previsin de la fecha de finalizacin de las actividades del proyecto y las
solicitudes de cambio necesarias. Las salidas de este proceso son:
Informacin del desempeo.
Pronstico del cronograma.
Solicitudes de cambio.
Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto.
Actualizaciones a los documentos del proyecto.
Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin.

rea de Costos
1- Controlar los costos
El proceso de controlar los costos es similar al de controlar cualquier otro rea de
conocimiento pero con el foco puesto en lo costos y el presupuesto. Se encarga
monitorizar el grado de ejecucin del presupuesto y controlar los posibles cambios
en la lnea base del coste. Durante este proceso el director de proyecto centra su
trabajo en:
Gestionar las solicitudes de cambio, detectando nuevas necesidades
y asegurndose de que se aplican los cambios de presupuesto aprobados.
Controlar que no se incumplan las restricciones de financiacin y
sobrecostes establecidas en el proyecto.
Realizar el seguimiento del grado de ejecucin de los costes,
registrar el desempeo real y contrastarlo con la lnea base del coste.

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Para llevar a cabo este proceso se utilizan algunas herramientas de especial
importancia, como:
Las proyecciones y estimaciones de costes.

Mtodo del valor ganado, que proporciona indicadores para integrar

las mediciones del desempeo de alcance, cronograma y coste.

Anlisis de reserva, que consiste en ajustar las reservas disponibles

en funcin de los nuevos riesgos identificados y la evolucin del
presupuesto.

El mtodo del valor ganado se centra en medir el estado del proyecto en un

determinado instante, a partir de distintos ratios que tienen como base las
siguientes variables:
AC (actual cost): valor estimado del trabajo planificado.
PV (planned value): costo real en que se ha incurrido.
EV (earned value): valor estimado del trabajo realmente ejecutado.
BAC (budget at completion): presupuesto total del proyecto.
EAC (estimated at completion): cunto esperamos hoy que cueste el
proyecto.
ETC (estimated to complete): proyeccin del coste restante para
terminar el proyecto.
VAC (variance at conclusion): desviacin que se espera al finalizar el
proyecto.

Al terminar este proceso es posible que sea necesario actualizar el plan de

direccin del proyecto, y se obtienen tambin solicitudes de cambio, informes
sobre el desempeo del trabajo y proyecciones del presupuesto.

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Las salidas ms importantes de este proceso son:
Informacin de desempeo.
Pronstico de costos.
Solicitudes de cambio.

rea de Calidad
1- Controlar la calidad

Controlar la calidad es el proceso por el que se monitorizan y registran los

resultados de la ejecucin de las actividades de calidad del proyecto. De este
modo se verifica que los entregables estn siempre dentro de los lmites de calidad
exigidos. Uno de los objetivos de este proceso es asegurar la aceptacin de los
entregables por parte del cliente, que se realiza en el correspondiente proceso de
verificacin del alcance.

En numerosas ocasiones, especialmente en proyectos grandes, el control de la

calidad es realizado por un depatarmento de calidad, que informa posteriormente
al director de proyecto de los problemas encontrados y tramita las solicitudes de
cambio que procedan. Se parte de la informacin registrada en el plan de
direccin, las listas de control o las mtricas de calidad, entre otros.

Las 7 herramientas bsicas para realizar el control de calidad, que deben

conocerse son las siguientes:
Diagramas de causa y efecto, que agrupa diferentes causas por
temtica que originan el problema.

Diagramas de flujo, que representan actividades de un proceso.

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 Listas de comprobacin.

Diagramas de Pareto, utilizados para representar los problemas ms

importantes.

Histogramas o grficos de barras.

Diagramas de control, para representar los lmites de calidad que no

se deben sobrepasar.

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 Diagramas de dispersin, que ilustra cmo de relacionadas o
dependientes son dos variables.

Los resultados ms importantes que obtenemos al finalizar este proceso son:

Mediciones.
Cambios validados y solicitudes de cambio nuevas.
Informacin del desempeo.
Lecciones aprendidas.
Entregables verificados.
Actualizaciones al plan de direccin del proyecto.

rea de Comunicaciones
1- Controlar las comunicaciones

El objetivo principal de este proceso es monitorizar las comunicaciones a lo largo

de todo el ciclo de vida del proyecto, evaluar cmo se estn desarrollando para
garantizar que la informacin fluya segn lo planificado, de modo que se satisfagan
las necesidades de informacin de los interesados en tiempo y forma.

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En el plan de gestin de las comunicaciones se incluyen medidas para controlar la
eficiencia y la efectividad de las comunicaciones. El beneficio clave de este
proceso es que asegura que en cualquier momento existe un flujo de informacin
ptimo entre todos los participantes, y ayuda a identificar dnde hay
interrupciones.

Para llevarlo a cabo es necesario conocer el plan de direccin del proyecto, el

registro de incidentes y los datos de desempeo. Las principales salidas de este
proceso son:
Informacin del desempeo del trabajo.
Solicitudes de cambio.
Actualizaciones al plan de direccin, los documentos del proyecto y
los activos de los procesos de la organizacin.

rea de Riesgos
1- Controlar los riesgos

El proceso de controlar los riesgos asume que el director de proyecto ha realizado

una correcta planificacin de riesgos, habiendo definido los propietarios de los
riesgos, su impacto y probabilidad, planes de contingencia, etc.

Uno de los objetivos ms importantes de este proceso es optimizar de manera

continua la respuesta a los riesgos. Para ello se pueden llevar a cabo las
siguientes acciones:
Implementar los planes de respuesta a los riesgos.
Dar seguimiento a los riesgos identificados.
Monitorizar los riesgos residuales.
Identificar nuevos riesgos.
Evaluar la efectividad del proceso de gestin de riesgos a lo largo del
proyecto.

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Algunas de las herramientas utilizadas durante este proceso son:
La reevaluacin de los riesgos, que debern estar programadas para
identificar nuevos riesgos, volver a evaluar los actuales y cerrar aquellos
que estn obsoletos.
Auditoras de riesgos, que determinan la eficacia tanto de las
respuestas a los riesgos como del proceso de gestin de riesgos.
Anlisis de reservas de contingencias, para actualizarlas si fuera
necesario.

rea de Adquisiciones
1- Controlar las adquisiciones

Durante este proceso se revisan las contrataciones externas con el objetivo de

garantizar el grado de satisfaccin y cumplimiento de las condiciones
contractuales, tanto del comprador como del vendedor. Es importante realizar un
control financiero para que se cumplan las condiciones de pago definidas, siempre
acordes al avance del trabajo realizado por el proveedor y a lo establecido en el
contrato.

Adems, si fuera necesario, se recopila la informacin para una posible finalizacin

anticipada del trabajo contratado.

Algunas de las herramientas utilizadas durante este proceso son:

Revisin del desempeo de las adquisiciones: una revisin completa
del avance de los distintos vendedores para cumplir con la calidad y el
alcance, dentro del plazo y costo acordados en el contrato.
Inspecciones y auditoras.
Administracin de reclamaciones.

rea de Interesados
1- Controlar la participacin de los interesados

Durante este proceso se realiza un seguimiento de la participacin de los

interesados con el objetivo de implicarlos activamente en el proyecto con los
beneficios en eficacia y eficiencia que ello conlleva. Mantener una buena relacin
con los interesados y controlar su grado de implicacin y compromiso es una tarea
continua que realiza el director de proyecto hasta que el proyecto llega a su fin.

Para realizar este control, se llevan a cabo reuniones, Juicios de expertos y se usa
el sistema de gestin de la informacin, que permite a la direccin almacenar y

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distribuir a los interesados la informacin relativa a los costos, avance del
cronograma y desempeo del proyecto.

Como en todos los procesos de control, es tarea del director de proyecto comparar
lo sucedido con lo especificado en el plan, con el fin de analizar desviaciones y
detectar errores, problemas en la implicacin de los interesados y necesidades de
cambio. Se utiliza tambin el registro de polmicas, herramienta que permite
realizar seguimiento a los problemas, desacuerdos o inquietudes ms
significativos.

La salida ms destacable de este proceso son las solicitudes de cambio y la

informacin del desempeo.

Procesos de cierre
rea de Adquisiciones
1- Cerrar las adquisiciones

Cerrar las adquisiciones es el proceso en el que finalizan cada una de las

adquisiciones realizadas durante el proyecto con el objetivo de almacenar la
documentacin relacionada con las mismas para su uso posterior.

Durante este proceso, para cada una de las adquisiciones del proyecto, se realizan
las siguientes acciones:
Verificar que todo el trabajo haya sido aceptado y los entregables
sean correctos.
Cierre de los acuerdos contractuales llevados a cabo a lo largo del
proyecto.
Resolucin de las reclamaciones abiertas.
Pago de todas las cantidades retenidas.

Las adquisiciones se cierran cuando el contrato se extingue, bien porque se ha

completado satisfactoriamente, bien porque ha sido rescindido antes de que todo
el trabajo se haya terminado.

Algunas de las herramientas usadas en este proceso son:

Auditoras de las adquisiciones, con las que se realiza una revisin
completa de los procesos relacionados con las adquisiciones con el objetivo
de identificar xitos y fracasos.
Negociacin de adquisiciones: para obtener los acuerdos definitivos
y equitativos en todos los asuntos, reclamaciones y controversias
relacionados con las adquisiciones. En caso de no conseguir el acuerdo

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 mediante la negociacin, se recurre a la mediacin o arbitraje y como ltima
instancia a los tribunales.

Al finalizar este proceso, se habr cerrado todas las adquisiciones y se

actualizarn los activos de los procesos de la organizacin.

rea de Integracin
1- Cerrar proyecto o fase

Este proceso completa el grupo de procesos de cierre del proyecto, junto con el
anterior proceso de cierre de adquisiciones. Consiste en el cierre de todas las
actividades de los diferentes grupos de procesos para realizar el cierre formal de
una fase o del proyecto.

A este proceso se le debe dar la importancia que merece. Un director de proyecto

debe entender qu significa el cierre del proyecto y dedicar recursos suficientes a
realizar este proceso, con el que llevar a cabo las siguientes actuaciones:

Revisin de toda la informacin necesaria del proyecto para asegurar

que se han cumplido los objetivos propuestos.
Acciones para la transferencia de productos, servicios o resultados
del proyecto.
Documentacin de las lecciones aprendidas y archivado de la
informacin del proyecto para su futuro uso.
Emisin de un informe final que confirme que el proyecto ha sido
exitoso.
Obtencin de la aceptacin formal del proyecto y sus entregables.

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