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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.

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GPL EDITION

Benutzerhandbuch

Viewer, Dokumenteneditor
3.4.5 GPL Edition

Copyright 20042014 bitfarm Informationssysteme GmbH

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION

Editorial
Elektronische Dokumentenmanagementsysteme stellen heute eine gute Mglichkeit dar, die
Arbeit mit Dokumenten zu beschleunigen. Einerseits stehen inzwischen leistungsfhige
Dokumentenscanner zur Verfgung, um so Papierdokumente schnell und kosteneffizient zu
digitalisieren, andererseits sind Datenbanken und OCR-Techniken so leistungsfhig gewor-
den, dass ein schnelles Arbeiten mit digitalen Dokumenten ohne teure Spezialhardware mg-
lich ist. bitfarm-Archiv DMS vereint die heute verfgbaren Technologien zu einem leistungs-
fhigen Dokumentenmanagementsystem, welches viele Funktionen und Mglichkeiten be-
inhaltet, Unternehmensprozesse auf Dokumentenbasis abzubilden. Damit Sie als Anwender
auch nach Einweisung und Schulung Untersttzung finden, wollen wir Ihnen mit diesem
Handbuch ein Nachschlagewerk und Hilfestellungen zu den hufig verwendeten Funktionen
des Programms geben.
Sollten Sie Anregungen oder Ergnzungsvorschlge zum Benutzerhandbuch oder auch der
Benutzeroberflche haben, nehmen wir diese gerne entgegen und versuchen sie sinnvoll zu in-
tegrieren.
Bitte wenden Sie sich dazu an unser Support-Forum unter:
https://sourceforge.net/projects/bitfarm-archiv/forums

Weiter Informationen zur bitfarm-Archiv Enterprise Edition erhalten sie hier:


bitfarm Informationssysteme GmbH
Spandauer Str. 18
57072 Siegen
info@bitfarm-archiv.de

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION

Inhalt
Der bitfarm-Archiv Viewer Allgemeines ......................................................................................................... 5
Der bitfarm-Archiv Viewer bersicht ............................................................................................................. 6
Bedienung des bitfarm-Archiv-Viewers .............................................................................................................. 6
1. Das Anmeldefenster ................................................................................................................................... 7
2. Passwort ndern ......................................................................................................................................... 7
3. Allgemeines Verhalten der Maus in der Viewer-Bedienung ..................................................................... 8
4. Archivbaum (1) .......................................................................................................................................... 8
5. Miniaturansicht (4)..................................................................................................................................... 8
6. Suchbereich (2) .......................................................................................................................................... 8
7. Viewer-Ansicht .......................................................................................................................................... 8
a. Schnellhilfe (Tooltips) ........................................................................................................................... 8
b. Ausdocken von Viewerbestandteilen .................................................................................................... 8
c. Verborgene Symbole anzeigen .............................................................................................................. 9
d. Vergrern, Verkleinern oder Ausdocken von Teilen der Symbolleiste ............................................... 9
8. Suchen ........................................................................................................................................................ 9
a. Standardsuche ........................................................................................................................................ 9
b. Volltextsuche ....................................................................................................................................... 10
c. Zusatzfeldsuche ................................................................................................................................... 10
d. Suchhistorie und Favoritensuche ......................................................................................................... 11
e. Allgemeine Suchfunktionen ................................................................................................................ 11
9. Zoomfunktion und Ziehen .................................................................................................................... 12
10. Annotationen (privat und ffentlich) ....................................................................................................... 13
11. Anbringen von Objekten (Notizen, Textmarker u. .) in der Voransicht ................................................ 13
12. Men Grafik ............................................................................................................................................. 15
a. Optionen fr grafische Objekte ........................................................................................................... 15
b. Farbe invertieren .................................................................................................................................. 15
c. Seite gerade ausrichten ........................................................................................................................ 16
d. Einzelne Punkte entfernen ................................................................................................................... 16
e. Rand entfernen..................................................................................................................................... 16
f. Seite drehen ......................................................................................................................................... 16
g. Verwenden von Stempeln .................................................................................................................... 16
13. Men Werkzeuge ..................................................................................................................................... 17
a. Originaldokument wiederherstellen ..................................................................................................... 17
b. Dokumenteneditor ............................................................................................................................... 17
c. Dokument aktualisieren ....................................................................................................................... 17
d. Leeres Dokument erzeugen ................................................................................................................. 17
e. Dokument duplizieren ......................................................................................................................... 17
f. Manuscan V3 ....................................................................................................................................... 18
g. Auswahl exportieren ............................................................................................................................ 18
h. Filterleiste fr Wvl .............................................................................................................................. 18
i. Dokumentensammlung aufheben ........................................................................................................ 18
j. NRS-Dokumente lschen .................................................................................................................... 18
14. Drucken .................................................................................................................................................... 19
15. Dokumente versenden und auerhalb von bitfarm-Archiv speichern/nutzen .......................................... 19
16. Baumwerkzeuge ....................................................................................................................................... 20
17. Verschieben von Dokumenten innerhalb des Archivs ............................................................................. 21
18. Umbenennen von Dokumenten ................................................................................................................ 21

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19. Status........................................................................................................................................................ 22
a. Standard-Statusfelder........................................................................................................................... 22
b. Individuelle Statusfelder ...................................................................................................................... 22
20. Revisionssicher ablegen ........................................................................................................................... 23
21. Dokumente verbinden .............................................................................................................................. 23
22. Dokument anzeigen ................................................................................................................................. 24
a. Einsatz des Doklink in HTML-fhigen Anwendungen ....................................................................... 24
b. ber Ausfhren ................................................................................................................................ 24
23. Nachtrgliches Befllen von Zusatzfeldern ............................................................................................. 25
24. Zum Ursprungsarchiv wechseln ............................................................................................................... 25
25. Nachtrgliche Verschlagwortung vornehmen .......................................................................................... 25
26. Arbeiten mit Verknpfungen ................................................................................................................... 26
a. Anlegen einer neuen Verknpfung ...................................................................................................... 26
b. Dokument zur letzten angelegten Verknpfung hinzufgen ............................................................... 26
c. Dokument zur Verknpfung merken und verknpfen ......................................................................... 27
d. Autoreferenzen .................................................................................................................................... 27
e. Vorhandene Verknpfungen ansehen .................................................................................................. 27
f. Verknpfungen entfernen .................................................................................................................... 28
27. Originaldateien bearbeiten ....................................................................................................................... 28
28. Wiedervorlagefunktionen......................................................................................................................... 29
a. Wiedervorlage aufrufen ....................................................................................................................... 29
b. Wiedervorlage erzeugen ...................................................................................................................... 31
c. Wiedervorlagen zum Dokument anzeigen ........................................................................................... 31
29. History ..................................................................................................................................................... 32
30. Viewer-Optionen...................................................................................................................................... 32
a. Reiter Allgemein .............................................................................................................................. 32
b. Wiedervorlage/Aufgaben ..................................................................................................................... 34
c. Suche ................................................................................................................................................... 35
d. Favoriten .............................................................................................................................................. 36
e. Anpassen ............................................................................................................................................. 36
Dokumenteneditor .............................................................................................................................................. 37
1. Zustzliche Objekte und Bearbeitungsmglichkeiten .............................................................................. 37
a. Auswahlfunktion ................................................................................................................................. 37
b. Zustzliche Objekte ............................................................................................................................. 38
c. Objekte anordnen................................................................................................................................. 39
d. Seitenwechsel ...................................................................................................................................... 39
e. Benutzerebenen ................................................................................................................................... 39
2. Optionen................................................................................................................................................... 40
a. Objekteigenschaften ndern ................................................................................................................ 40
b. Stempel neu anlegen und ndern ......................................................................................................... 41
3. Tastaturbefehle in Textobjekten............................................................................................................... 42
4. Benutzeroberflche anpassen ................................................................................................................... 43
Der bitfarm-Archiv Viewer Bedienelemente ................................................................................................. 44
1. Symbolleistenelemente ............................................................................................................................ 44
2. Anmerkungen-Toolbar und zustzliche Funktionen im Editor ................................................................ 46
3. Hotkeys .................................................................................................................................................... 47

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Der bitfarm-Archiv Viewer Allgemeines


Der bitfarm-Archiv Viewer ist die zentrale Anwendung innerhalb des bitfarm-Archiv-Sys-
tems. Er dient der Verwaltung und Bearbeitung aller archivierten Dokumente.
Der Viewer bietet Ihnen entsprechend Ihren Berechtigungen den berblick ber das Ar-
chiv und dessen Struktur. Auf den ersten Blick mag die Archivstruktur an das Windows-Da-
teisystem erinnern und die Bedienung erscheint hnlich, dennoch ist der Gedanke hinter die-
ser Struktur ein anderer. Ziel ist es, die Anzahl der Archive auf das Ntigste zu beschrnken
und das Auffinden von Dokumenten so zu erleichtern, dass nicht mehr die Notwendigkeit be-
steht, weit verzweigte, hufig unsystematisch erstellte Ordnerstrukturen anzulegen und manu-
ell zu durchsuchen. Auch mssen keine groen Mengen an Dokumentenkopien erstellt wer-
den, um diese in den verschiedensten Zusammenhngen ablegen und wieder finden zu kn-
nen.
So kann zum Beispiel eine Eingangsrechnung zwar ohne weitere Untersortierung im Archiv
Eingangsrechnungen liegen, dennoch wird sie, durch automatisch oder manuell befllbare
Zusatzfelder und Verknpfungen,
- sowohl fr die Leitung des Projekts, fr das die Anschaffung gettigt wurde, im Rah-
men eines Projektnamens oder einer -nummer,
- als auch den Einkauf, der sie einem Auftrag zuordnet und so die Einhaltung ausgehan-
delter Bedingungen prfen kann,
- als auch die Buchhaltung, fr die die Rechnung bestimmten Konten zusortiert wurde,
in ihren jeweiligen Zusammenhngen einfach auffindbar sein. Der tatschliche Speicherort
spielt keine Rolle.
Im Rahmen eingerichteter Workflows werden Dokumente nun den zustndigen Nutzern zur
Bearbeitung vorgelegt und mit Hinweisen und Benachrichtigungen versehen.
Im Viewer knnen Sie Dokumente auf vielfltige Weise bearbeiten. Die Ursprungsdatei eines
Dokuments steht ebenfalls auf einen Klick zur Verfgung, ohne dass Sie sich zuvor durch ei-
ne Vielzahl von Ordnern klicken mssen. Auf den archivierten Dokumenten knnen Sie mit
wenigen Klicks Anmerkungen und Hervorhebungen anbringen, formatieren und nach Bedarf
ein- und ausblenden.
Auerdem bietet der Viewer die Mglichkeit, einzelne Dokumente oder ganze Archive zu ex-
portieren, um diese auch auerhalb des betrieblichen Netzwerks zur Arbeit zur Verfgung zu
haben, oder schnell per E-Mail als Datei oder als Link auf das Dokument im Archiv zu ver-
senden.
Hinweis: Abhngig von den seitens Ihres Administrators vergebenen Berechtigungen stehen
manche der in diesem Handbuch beschriebenen Optionen mglicherweise nicht zur Verf-
gung.

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Der bitfarm-Archiv Viewer bersicht

1: Archivbaum
2: Suchbereich
3: Ergebnisliste
4: Miniaturansicht
5: Wiedervorlageliste
6: Voransicht
7: Symbolleiste
8: Reiter Dokumenteigenschaften
9: Statusbuttons
10: Suchverlauf und -favoriten

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Bedienung des bitfarm-Archiv-Viewers


1. Das Anmeldefenster
Beim Start des Viewers, ffnet sich ein Anmel-
defenster, in welchem Sie ein Profil auswhlen
und sich mit Benutzername und Ihrem Passwort
anmelden knnen (GPL 3.4: Benutzer ohne
Passwort). Das Passwort wird aus Sicherheits-
grnden nicht im Klartext dargestellt. Nach
Eingabe dieser bentigten Daten knnen Sie
sich durch Klick auf Login anmelden.
Sie haben auerdem die Mglichkeit, zuvor
noch Einstellungen vorzunehmen, indem Sie
auf Optionen klicken. Dann erscheint ein Drop-down-Men, welches Ihnen drei Mglichkei-
ten bietet: Kein Passwort speichern, Passwort speichern und Ansicht zu Werkseinstellungen
zurcksetzen. Whlen Sie Passwort speichern, werden Sie beim nchsten Anmelden das Ein-
gabefeld fr Passwort bereits ausgefllt sehen, bei Kein Passwort speichern mssen Sie das
Passwort bei jeder Neuanmeldung wieder angeben. Erstere Option sollte nur gewhlt werden,
wenn Unbefugte keinen Zugang zu Ihrem PC haben oder dieser durch weitere Sicherheits-
manahmen geschtzt wird! Ansicht zu Werkseinstellungen zurcksetzen wird selten bentigt,
sollten jedoch einmal Probleme in der Viewer-Darstellung auftreten, so lassen sie sich hufig
mit dieser Funktion beheben. Alle drei Aktionen fhren Sie durch, indem Sie sie auswhlen
und anschlieend auf den Knopf mit dem grnen Pfeil, rechts daneben, klicken.
2. Passwort ndern
Das Passwort, mit dem Sie sich zum ersten Mal
am bitfarm-Archiv-Viewer anmelden, knnen
und sollten Sie kurzfristig ndern. Im Men Da-
tei finden Sie die Option Passwort ndern. Ein
Klick darauf ffnet ein Fenster, in welchem zur
Besttigung einmal Ihr altes Passwort abgefragt
wird und Sie gebeten werden, das neue zweimal
einzugeben (um Problemen durch Tippfehler
vorzubeugen, da die Passwrter in der Eingabe-
maske aus Sicherheitsgrnden nicht lesbar dar-
gestellt werden).
Klick auf Speichern sichert das neue Passwort, Abbrechen bricht den Vorgang ab.

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3. Allgemeines Verhalten der Maus in der Viewer-Bedienung
NEU: Fhrt der Anwender mit der Maus ber den Viewer, so wird die Funktion des Mausra-
des automatisch abhngig von der Pfeilposition auf dem Viewer bestimmt. Befindet sich die
Maus ber der Dokumentenansicht, so ist der Zoom-Modus sofort aktiv. ber der Minia-
turansicht der Seiten kann mit dem Mausrad bei langen Dokumenten die Seitenliste gerollt
werden. ber dem Baum, der Trefferliste und den Zusatzfeldern wird ebenfalls abhngig von
der Mausposition das Rollen des Mausrades entsprechend interpretiert.
4. Archivbaum (1)
Der Archivbaum gibt Ihnen eine bersicht ber Ihr gesamtes Archiv. Hier werden alle Lager-
orte (Haus-Symbol) und Archive (Ordner-Symbol) angezeigt. Sie knnen allerdings nur Ar-
chive sehen, fr die Sie die entsprechenden Berechtigungen besitzen.
5. Miniaturansicht (4)
In der Miniaturansicht knnen Sie sich mit den Navigationstasten durch die Seiten Ihres Do-
kuments bewegen oder die gewnschten Seiten anklicken. Die jeweils ausgewhlte Seite wird
dann in der Voransicht angezeigt. Die Seite, auf der Sie sich gerade befinden, wird mit einem
roten Rahmen markiert.
6. Suchbereich (2)
In diesem Bereich knnen Sie die verschiedenen Kriterien fr eine Suche einstellen. Verwen-
den Sie hierzu die Formulare, die ber die oberen Karteireiter angeboten werden.
7. Viewer-Ansicht
Die Arbeitsoberflche Ihres Viewers passen Sie mit Hilfe der im Bild ge-
zeigten Symbole an. Mit dem linken Knopf knnen Sie den Archiv-
baum (1) ein- und ausblenden, mit dem zweiten von links die Miniaturansicht (4). Ein Klick
auf den zweiten Button von rechts zeigt die gespeicherten Suchvorgnge und -favoriten (10)
an und auf den rechten die Wiedervorlageliste (5).
a. Schnellhilfe (Tooltips)
Alle Buttons in bitfarm-Archiv sind mit sogenannten Tooltips ausgestattet, welche bei kurzem
Verweilen mit dem Mauszeiger ber dem jeweiligen Knopf einen Hinweis auf dessen Funk-
tion liefern.
b. Ausdocken von Viewerbestandteilen
Archivbaum, Miniaturansicht, Suchfunktionen und Wie-
dervorlage lassen sich ausdocken, indem Sie sie einfach
aus dem Viewer-Fenster herausziehen. Per Doppelklick in
die Fenstertitelleiste springen die Fenster dann zurck an ihren Ursprungsort im Viewer.
Durch Klick zwischen die Bereiche knnen Sie diese auch breiter oder schmaler darstellen.

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c. Verborgene Symbole anzeigen
Abhngig von der eingestellten Auflsung und der Gre Ihres Viewer-
Fensters ist es mglich, dass manche Buttons nicht angezeigt werden. Einen
Hinweis auf zustzliche, verborgene Schalter liefert der Doppelpfeil am
rechten Ende der jeweiligen Symbolleiste.
Um die unsichtbaren Buttons sichtbar zu machen, gengt ein Klick auf den Doppelpfeil und
Sie knnen diese Optionen auswhlen.
d. Vergrern, Verkleinern oder Ausdocken von Teilen der Symbolleiste
Indem Sie eines der Felder an dem linken gepunkteten Rand mit der Maus an-
fassen, knnen Sie es breiter oder schmaler ziehen, so dass mehr oder
weniger Symbole sichtbar werden, in eine andere Zeile verschieben oder ganz
ausdocken, so dass es als eigenes Fenster erscheint. Auch diese Felder werden durch
Doppelklick an ihren Ursprungsort zurckgebracht.
8. Suchen
Selbstverstndlich knnen Sie in bitfarm-Archiv ohne Weiteres eine
Suche ber das komplette Archiv durchfhren. Sollten Sie jedoch
wissen, an welchem Lagerort oder in welchem Archivordner sich Ihr
Dokument genau befindet, liegt es nahe, diesen Ort zuvor auszuwh-
len, um die Suche zu beschleunigen und die Anzahl der Ergebnisse einzuschrnken. Auer-
dem knnen Sie bei der globalen Suche nicht nach Zusatzfeldinhalten suchen bzw. mssen
hierzu die Volltextsuche verwenden, welche auch Zusatzfeldinhalte mit durchsuchen kann.
bitfarm-Archiv verfgt ber verschiedene Suchoptionen, um eine mglichst passgenaue Tref-
ferliste zu erzielen. Die Standardsuche, die Volltextsuche und die Suche ber Zusatzfelder.
a. Standardsuche
Die Standardsuche bietet Ihnen die Mg-
lichkeit, nach speziellen Merkmalen des ge-
wnschten Dokuments zu suchen, so dass
Sie sehr genaue Ergebnisse erzielen. Natr-
lich knnen Sie die verschiedenen Suchop-
tionen auch kombinieren, z. B. alle Doku-
mente, die ein Benutzer an einem bestimm-
ten Tag hinzugefgt hat, oder die Dokumen-
te, fr die eine bestimmte Referenz eingege-
ben wurde und deren Status.

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GPL EDITION
Um eine Statussuche durchzufhren, markieren Sie die betroffenen Statusfelder, indem Sie
fr Status gesetzt einmal in das Feld klicken (grn) und fr Status nicht gesetzt zweimal
(rot).

(Im oben gezeigten Fall wren dies z. B. Dokumente eines Archivs, die zwar bereits Status ge-
packt, aber noch nicht Status geprft haben.) Durch diese Markierung wird die Checkbox Sta-
tus im Suchfeld automatisch gesetzt.
Auf dieselbe Weise, wie nach den gezeigten Status kann auch nach dem Status In Bearbei-
tung gesucht werden.
b. Volltextsuche
Hauptfunktion der Volltextsuche ist es na-
trlich, ein Dokument anhand eines be-
stimmten Wortes in dessen erfasstem Voll-
text zu finden. Doch auch auf die Volltext-
suche knnen Sie noch weiter Einfluss neh-
men, indem Sie die semantische Volltextsu-
che aktivieren oder die fr das Dokument
hinterlegten Schlagwrter in die Suche ein-
binden.

Im Volltext der gefundenen Dokumente knnen Sie sich gegebenen-


falls die Suchwrter Ihrer Volltextsuche anzeigen lassen. Gehen Sie
dazu auf den Reiter Volltext neben der Dokumentenvoransicht und
setzen Sie einen Haken in der Checkbox markiere Suchwrter. Die
verwendeten Suchbegriffe werden nun farbig im Volltext hervorge-
hoben.
c. Zusatzfeldsuche
Sind in einem Archiv Zusatzfelder fr Do-
kumente angelegt, so kann in diesem Ar-
chiv auch ber deren Inhalt gesucht wer-
den. Diese Form der Suche liefert, insbe-
sondere wenn der Inhalt mehrerer Zusatz-
felder definiert wird, sehr genaue Such-
ergebnisse, die auerdem besonders schnell
zur Verfgung stehen.
Mit Hilfe der Knpfe rechts eines jeden Zu-
satzfeldes knnen Sie auch nach dessen
Negation suchen. Durch Klick auf den je-

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weiligen Knopf frbt sich dieser dann rot. Im Bild wrde nun also nach den E-Mails des
betreffenden Absenders gesucht, die nicht an Kodak gesendet wurden
Mit zwei hintereinander gesetzten Anfhrungszeichen knnen Sie auch nach leeren Zusatzfel-
dern suchen.
d. Suchhistorie und Favoritensuche
Ihre vergangenen Suchabfragen werden gespeichert. Diese lassen
Sie sich anzeigen, indem Sie auf den Button mit dem Stern in der
Symbolleiste klicken. Sie sehen nun einen Baum, in dem lokale
Lesezeichen und Verlauf-Lesezeichen aufgelistet sind. Zudem
werden gespeicherte Lesezeichen bei Rechtsklick auf ein Archiv
im Archivbaum angezeigt und knnen angewhlt werden.
In den Verlauf-Lesezeichen finden Sie ihre Suchhistorie. Diese Lesezeichen sind anfangs mit
Datum und Uhrzeit ihrer Erstellung bezeichnet.
Jedes Lesezeichen rufen Sie ber einen Doppelklick auf. Sie legen es aus dem Verlauf mittels
Drag-and-drop unter lokal ab. Markieren Sie den Namen des Lesezeichens und klicken Sie
dann nochmals in diesen hinein, um ihn zu ndern.
Jetzt knnen Sie noch schneller ein lokales Lesezeichen anlegen, indem Sie im Men Lesezei-
chen auf Sucheingaben speichern klicken. Dann ffnet sich eine Dialogbox, in welcher Sie
den Namen fr diesen Suchfavoriten eingeben knnen und nach Klick auf OK erscheint das
neue Lesezeichen in Ihrer lokalen Liste.
Bis zu fnf Einzeldokumente knnen jetzt als
Lesezeichen gespeichert werden. Whlen Sie
hierzu ebenfalls, wenn Sie das gewnschte
Dokument aufgerufen haben, den Menpunkt
Lesezeichen und dort Dokument merken mit
der gewnschten Nummer. Alternativ knnen
Sie Dokumente mit der Tastenkombination Strg
+ Umsch + {1..5} merken und mit Strg + {1..5}
wieder aufrufen. Der Viewer behlt gemerkte
Dokumente auch nach einem Neustart. ber
die Tastenkombination Strg + 0 kann auerdem
jederzeit das vorherige Dokument aufgerufen
werden.

e. Allgemeine Suchfunktionen
Bei jeder Suche knnen Sie die maximale Trefferzahl, die Sie angezeigt bekommen mchten,
auswhlen. In der Ergebnisliste finden sich, wenn diese berschritten wird, jeweils die neues-
ten Dokumente, welche die Suchbedingungen erfllen.

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GPL EDITION
Mit dem Reset-Knopf knnen Sie alle Ein-
trge, die Sie im Suchfenster gemacht ha-
ben, zurcksetzen. Hierbei werden alle Ein-
trge, die Sie vorgenommen haben, ge-
lscht, in der Standardsuche, der Volltext-
suche und der Zusatzfeldsuche.
Mit dem blauen Linkspfeil bewegen Sie sich in Ihrer Suchhistorie rckwrts, mit dem Rechts-
pfeil vorwrts (sofern Sie nicht bereits in der letzten Abfrage sind).
Die Ergebnisliste knnen Sie nach Ihren Bedrfnissen sortieren. Sofern eine Suche ber ein
bestimmtes Archiv stattgefunden hat, werden dessen Zusatzfelder als Spalten rechts neben
den Standardspalten angezeigt. Diese knnen Sie ansehen, indem Sie nach rechts scrollen
oder am rechten Rand der Liste ziehen, so dass Sie mehr Spalten gleichzeitig sehen knnen.
Die Spalten lassen sich durch Anfassen und Ziehen umsortieren; ein Klick in den jeweiligen
Spaltenkopf sortiert die Tabelle nach den Inhalten dieser Spalte.
Hinweis: Werden Dokumente nicht gefunden, ist ein hufiger Grund der, dass vor der Einga-
be von Suchkriterien vergessen wurde, ein Reset durchzufhren, so dass die zuletzt verwende-
ten Suchkriterien immer noch aktiv sind und die Anzahl der Ergebnisse einschrnken!
Tipp: Erhalten Sie bei einer Suche viele Treffer, knnen Sie die Suche weiter einschrnken,
um ein genaueres Ergebnis zu erhalten. Kombinieren Sie hierzu mehrere Wrter oder Wort-
bestandteile sowie Zahlen(bestandteile) in der Volltextsuche. Nehmen Sie bei Bedarf auch an-
dere Suchoptionen mit hinzu, z. B. einen Datumsbereich (Erfassungsdatum), ein oder mehrere
Zusatzfelder oder Statusbuttons.
Beispiel: Alle Rechnungen der letzten vier Wochen von Lieferant Ingram, die noch nicht
gebucht sind.
Tipp: Wenn Sie ein Dokument, das sie krzlich in das Archiv haben
einlaufen lassen, nicht umgehend im Viewer auffinden knnen, kann
eine Ursache sein, dass der bitfarm-Archiv-Server gerade eine gre-
re Zahl von Dokumenten indexiert, so dass sich das gesuchte noch in
der Warteschlange befindet. Der aktuelle Stand der Warteschlange
wird Ihnen angezeigt, wenn Sie die Maus ber die im Bild dargestellte Flche bewegen.
9. Zoomfunktion und Ziehen
In der Voransicht knnen Sie durch Drehen des Scrollrades im Dokument ein- und auszoo-
men. Ist der Schalter mit der Lupe, neben Zoom: gedrckt, wird automatisch, sobald Sie
sich mit dem Mauszeiger ber der Voransicht befinden, die Zoomfunktion fr das Scrollrad
aktiviert. Es wird nicht automatisch mittig in das Dokument hineingezoomt, sondern die Ver-
grerung findet um den Punkt herum statt, an dem Sie den Mauszeiger platziert haben.
Durch Mausklick verndert sich das Maussymbol zu einer Hand, mit der Sie Ihre Dokument-
seite stufenlos in alle Richtungen bewegen knnen.

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GPL EDITION
Da dieser Modus nicht automatisch aktiviert wird, nachdem Sie im Viewer eine Annotation
angebracht haben, reaktivieren Sie ihn, indem Sie auf das Pfeilsymbol in der Werkzeugleiste
klicken.
10. Annotationen (privat und ffentlich)
Sie knnen Dokumente, sofern Sie die Berechtigungen dazu haben, mit ffentlichen und/oder
privaten Annotationen (gemeint sind hier alle Objekte, wie Notizzettel, Stempel etc.) verse-
hen. Die privaten sind hierbei, sofern Sie keine andere Festlegung treffen (im Dokumentenedi-
tor mglich), nur fr Sie selber sichtbar.
Die Darstellung der Annotationen auf dem vorliegenden Dokument steuern Sie
ber die nebenstehenden drei Buttons. Mit Hilfe des linken blenden Sie alle An-
notationen ein oder aus, der mittlere und der rechte schalten zwischen ffentli-
chen (Mitte) und privaten (rechts) Annotationen um.
11. Anbringen von Objekten (Notizen, Textmarker u. .) in der Voransicht
Die meisten Werkzeuge, um Hinweise oder Anmerkungen an Dokumenten
anzubringen, stehen Ihnen bereits in der Voransicht zur Verfgung. (Zustzli-
che Mglichkeiten bietet die Arbeit im Dokumenteneditor.) In der Voransicht
knnen Sie mit Hilfe der rechts abgebildeten Werkzeugleiste bereits Ihre fnf
Stempelfavoriten sowie verschiedene Stifte, Textmarker, Notizen, Linien und
Text verwenden. Auerdem knnen Sie die Form der Objekte in der Vor-
ansicht verndern oder sie verschieben und Voreinstellungen fr die verschie-
denen Werkzeuge bearbeiten.
NEU: Um das Arbeiten mit Anmerkungen zu beschleunigen und zu verein-
fachen wurden einige neue Tastaturbefehle als Shortcuts fr hufig verwen-
dete Funktionen in den Viewer und Dokumenteneditor eingebaut:
- F7 Scroll-Zoom-Modus aktivieren, analog zum Klicken des Pfeilsym-
bols.
- F8 Select-Edit-Modus aktivieren, analog zum Klicken des 4-fach-
Pfeilsymbols.
- Mit der Tab-Taste (und Shift-Tab) kann zwischen den einzelnen Elementen hin und her-
gesprungen werden.
- Mit Return gelangt man in den Editier-Modus des jeweiligen Elementes, kann also zum
Beispiel bei einem Textfeld sofort mit dem Schreiben beginnen. Dabei steht der Cursor
nun auch gleich am Ende des bereits vorhandenen Inhalts.
- Der Speichern-Knopf wird bei allen Funktionen der Anmerkungen nicht mehr aktiv, da
automatisch gespeichert wird. Lediglich bei Lschen von Anmerkungen wird zur Si-
cherheit der Klick auf Speichern erwartet. ber die Esc-Taste kann das Dokument vor
dem letzten Speichern wiederhergestellt werden, also vor Lschen eines Objektes. Esc
kann ebenfalls bei Zusatzfeldern benutzt werden, um den letzten Zustand vor Speiche-

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rung herzustellen. Ist jedoch gespeichert worden, ist eine Zurck-Funktion nicht mg-
lich.
- Ebenfalls neu implementiert sind die Funktionen zum Verschieben von Anmerkungen,
welche nun nachvollziehbarer auf Kollission mit anderen Anmerkungen reagieren.
Dazu wurde auch implementiert, dass die Felder von Textanmerkungen nach dem
Speichern automatisch auf minimale Gre reduziert werden, um den verfgbaren Platz
fr andere Anmerkungen auf Dokumenten zu erhhen.
Um Text im vorliegenden Dokument mit dem Textmarker zu
markieren, whlen Sie das Textmarker-Werkzeug durch Aktivie-
ren des betreffenden Knopfes aus. Klicken Sie anschlieend in
das Dokument und ziehen Sie mit gedrckter Maustaste einen
Kasten um den zu markierenden Text.
Beim Loslassen der Maustaste frbt sich der markierte Bereich in
der voreingestellten Textmarkerfarbe ein.
Einen Notizzettel bringen Sie im Wesentlichen auf dem-
selben Weg an Ihrem Dokument an. Als erstes whlen
Sie das Notizzettel-Werkzeug aus. Anschlieend ziehen
Sie an der gewnschten Stelle im Dokument ein
Rechteck in passender Gre fr den gewnschten Text
auf. Bei Loslassen der Maustaste erscheint Ihr
Notizzettel.
Den Blanko-Text Neue Notiz knnen Sie nun mit Ihren Notizen oder Anmerkungen ber-
schreiben.
Linien und Stifte knnen Sie verwenden, um Unter-
streichungen oder Markierungen vorzunehmen. Wh-
len Sie das jeweilige Werkzeug aus und klicken Sie
auf den Punkt im Dokument, in dem die Linie/Zeich-
nung begin-
nen soll. Der
Stift zeichnet, solange Sie die Maustaste gedrckt hal-
ten. Wenn Sie beim Linienwerkzeug den Mauszeiger
loslassen, ziehen Sie eine schnurgerade Linie bis zum
jeweils nchsten Klick. Um das Objekt fertigzustel-
len, fhren Sie einen Doppelklick durch.

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GPL EDITION
Mit dem Textwerkzeug knnen Textelemente auf dem Doku-
ment eingefgt werden. Whlen Sie hierzu das Textwerkzeug
und ggf. einen Ihrer voreingestellten Textfavoriten aus. Sie
knnen nun einen Kasten aufziehen und, mit Klick (bei Nach-
bearbeitung Doppelklick) in den Text, diesen bei Bedarf bear-
beiten.
Das Pfeilkreuz, das Sie in der Werkzeugleiste unterhalb des Pfeilsymbols finden, er-
mglicht es Ihnen, Objekte zu verschieben sowie zu vergrern oder zu verkleinern.
Klicken Sie hierzu, nachdem Sie das Werkzeug aktiviert
haben, auf das Objekt, das verndert werden soll, so
dass es markiert ist. Es ist nun mit Anfassern versehen,
an denen Sie es grer oder kleiner ziehen knnen,
indem Sie auf die Anfasser klicken und mit gedrckter
Maustaste in die gewnschte Richtung ziehen.
Um ein Objekt zu verschieben, klicken Sie in dessen
Flche und halten die Maustaste gedrckt. Der Maus-
zeiger wird nun als Kreuz dargestellt und Sie knnen das
Objekt an eine beliebige Stelle im Dokument ziehen.
Sie knnen die Voreinstellungen fr Ihre Objekte bear-
beiten, indem Sie die Optionen mit Hilfe des Zahnrder-Symbols in der Werkzeuglei-
ste anzeigen lassen. Details zum Optionsfenster finden Sie im Abschnitt Dokumenten-
editor.
12. Men Grafik
Einige Mglichkeiten, Dokumente nach dem Import in das
Archiv nachzubearbeiten, sind im Men Grafik zusammenge-
fasst. Die nderungen sind alle im Nachhinein, wenn ntig,
durch die Funktion Originaldokument wiederherstellen (Me-
n Werkzeuge) revidierbar.

a. Optionen fr grafische Objekte


Auf die Optionen fr Objekte haben Sie sowohl aus der
Werkzeugleiste als auch ber das Men Grafik Zugriff, so
dass Sie auch auf diesem Wege Einstellungen fr Annotatio-
nen, Stempel usw. vornehmen knnen.

b. Farbe invertieren
Die Funktion Farbe invertieren ersetzt die Farben Ihrer Dokumentseite durch ihr jeweiliges
Gegenteil im Farbraum. Sie erhalten so praktisch ein Negativ des ursprnglichen Bildes.

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c. Seite gerade ausrichten
Vor allem bei der Verwendung von Autoscan kann es des fteren vorkommen, dass eine oder
mehrere Seiten eines Dokuments schief importiert wurden. Diese knnen Sie mit der
Funktion Seite gerade ausrichten zurechtrcken.

d. Einzelne Punkte entfernen


Sind beim Scannen strende Punkte auf dem Dokument
entstanden, werden diese entfernt, indem Sie im Men Grafik
den Button Einzelne Punkte entfernen anklicken. Ihnen wird
nun ein Drop-down-Men angeboten, aus welchem Sie
auswhlen knnen, bis zu welcher Gre die Punkte entfernt
werden sollen.

e. Rand entfernen
Rand entfernen beschneidet weie Rnder einer Dokumentseite von allen Seiten bis zu den
ersten schwarzen Punkten oder Flchen.

f. Seite drehen
Sie knnen Ihre Dokumentseiten nach links, rechts und um 180 drehen, eine Funktion, die
vor allem bei unsortierten Dokumentstapeln oder senkrecht gescannten Querformaten ben-
tigt wird.

g. Verwenden von Stempeln


Beim Anklicken des Standard-Stempelwerkzeugs im Me-
n Grafik ffnet sich ein Fenster, in welchem Sie den be-
ntigten Stempel aus einer Liste aussuchen, durch Ankli-
cken markieren und durch Klick auf OK aktivieren kn-
nen.
Nach Wahl des Stempels platzieren Sie diesen durch Klick
auf die gewnschte Stelle in der Voransicht auf Ihrem Do-
kument

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13. Men Werkzeuge
Im Men Werkzeuge wurden, so wie auch im Men Gra-
fik, verschiedene Funktionen zusammengefasst. Hier han-
delt es sich allerdings weniger um seitenspezifische und
grafische Aktionen, sondern vor allem um Vorgnge, die
ganze Dokumente betreffen.
a. Originaldokument wiederherstellen
Mit der Funktion Originaldokument wiederherstellen ma-
chen Sie nderungen, wie das Entfernen von Punkten
oder Invertieren einer Seite, wieder rckgngig. Annota-
tionen bleiben bei diesem Vorgang erhalten, es sei denn,
Sie stimmen der folgenden Abfrage, ob Sie die ffentli-
chen Annotationen auch entfernen mchten, zu.
b. Dokumenteneditor
Dieser Menpunkt ruft den Dokumenteneditor auf, welcher Ihnen noch mehr Bearbeitungs-
mglichkeiten bietet als die Tools in der Voransicht.
c. Dokument aktualisieren
Wurde zu einem Dokument kein bzw. ein fehlerhafter Volltext erstellt, besteht mit dieser
Funktion die Mglichkeit, das Dokument ein zweites Mal in die Warteschlange zur Text-
erkennung zu legen, um doch noch einen durchsuchbaren Volltext zu erhalten.
Auch wenn aus einer eigentlich untersttzten Originaldatei keine Voransicht erstellt wurde,
kann (nachdem das urschliche Problem des Servers beseitigt wurde) diese mit Dokument
aktualisieren nachtrglich erstellt werden.
Hinweis: Nicht in jedem Fall lsst sich auf diesem Weg ein Volltext erzeugen. Wenn zu dem
Dokument aufgrund eines nicht untersttzten Dateiformats keine TIF-Datei erzeugt werden
kann, ist eine Texterkennung nicht mglich. Auch Scans von schlechter Bildqualitt knnen
die Ursache fr keinen bzw. fehlerhaften Volltext sein. Erkundigen Sie sich gegebenenfalls
bei Ihrem Administrator.
d. Leeres Dokument erzeugen
Mit dieser Funktion erzeugen Sie ein neues Dokument mit einer leeren, weien Seite. Diese
kann verwendet werden, um z. B. Notizen, die unabhngig von Dokumenten sind, im Archiv
zu hinterlegen. Auerdem wird zu diesem Dokument eine TXT-Datei hinterlegt, die sich auch
fr Notizen und Texte eignet.
e. Dokument duplizieren
Sie knnen von Ihrem Dokument ein Duplikat erstellen. Dabei wird, sofern eine Originaldatei
existiert, diese ebenfalls kopiert. Annotationen werden jedoch nicht mit kopiert.

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GPL EDITION
f. Manuscan V3
Manuscan kann durch Auswahl dieser Option direkt aus dem Viewer aufgerufen werden.
g. Auswahl exportieren
Die Daten von Dokumenten, welche Sie in der Trefferliste ausgewhlt haben, knnen Sie als
CSV-, Excel- oder OpenOffice-Datei speichern. In der Tabelle erscheinen dann die Dokumen-
te mit den hinterlegten Daten, deren Anzeige in der betreffenden Auswahl mglich ist. (Bei
einer zuvor durchgefhrten archivbergreifenden Suche knnen Zusatzfeldinhalte nicht ange-
zeigt werden, da die Archive in der Regel ber unterschiedliche Zusatzfelder verfgen.)

h. Filterleiste fr Wvl
Um bestimmte Wiedervorlagen schneller zu finden, knnen diese jetzt ber die Filterleiste ge-
sucht werden. Diese Funktion blendet hierzu eine Zeile oberhalb der Wiedervorlageliste ein,
in welcher Sie den gesuchten Begriff eingeben und den Filter mit Enter aktivieren knnen.
Hinweis: Geben Sie den exakten und vollstndigen Begriff ein, um ein Ergebnis zu erzielen!
Eine Suche nach Wortbestandteilen ist nicht mglich.
i. Dokumentensammlung aufheben
Haben Sie Dokumente zum E-Mail-Versand vorgemerkt, knnen Sie, wenn die geplante
Aktion doch nicht durchgefhrt werden soll, mit dieser Funktion die Sammlung auflsen. Erst
danach knnen sie eine neue Sammlung anlegen.
j. NRS-Dokumente lschen
Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie im betreffenden Archiv die Berechtigung haben, Do-
kumente zu lschen. Das Lschen ist grundstzlich nur bei nicht revisionssicheren (NRS)
Dokumenten mglich.

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14. Drucken
Um das aktuelle Dokument auszudrucken, mssen Sie
nur auf den entsprechenden Button in der Werkzeugleiste
klicken. Whlen Sie gleich den Drucker, so wird das Do-
kument ohne weitere Rckfragen auf Ihrem Standarddru-
cker ausgedruckt. Ebenso, wenn Sie das Drop-down-Me-
n aufklappen und hier den Standard-Dokumentendrucker auswhlen.
Weiterhin knnen Sie unter Drucken mit Druckerauswahl einen anderen Drucker verwenden,
als den Standarddrucker, und unter Drucken mit Voransicht zustzliche Einstellungen am
Druckbild vornehmen.

15. Dokumente versenden und auerhalb von bitfarm-Archiv speichern/nutzen


Um ein Dokument oder die zugehrige Originaldatei
extern zu speichern oder zu versenden, fhren Sie ei-
nen Rechtsklick auf der Voransicht des Dokuments
durch oder whlen Sie die gewnschte Versandart aus
den Speicheroptionen in der Symbolleiste. Ihnen wer-
den nun im Kontextmen verschiedene Mglichkeiten
angeboten, vom Speichern des Dokuments als TIF
oder PDF bis hin zum Versenden als Anhang einer E-
Mail.
Mit den Symbolleisten-Optionen Dokument als eine PDF-Datei (bzw. TIF-Datei) speichern
knnen Sie jetzt aus mehreren gesammelten Dokumenten eine einzige Datei erstellen!
Die Option Dokument versenden bietet Ihnen
die Mglichkeit, das angezeigte Dokument als
Originaldatei im Anhang Ihrer E-Mail, als An-
hang im PDF- oder TIF-Format (abhngig von
der spezifischen Voreinstellung Ihrer bitfarm-
Archiv-Installation) oder als DocLink (Link,
ber den das Dokument aus dem System heraus aufgerufen werden kann) per E-Mail zu
versenden.
Hinweis: Einen Link knnen natrlich nur Empfnger verwenden, die auch Zugriff auf das je-
weilige Archiv haben!
Es ffnet sich in diesem Fall auch keine E-Mail, sondern eine Dialogbox, welche Sie zur Aus-
wahl des gewnschten Empfngers aus der Liste der hinterlegten Anwender bzw. zur Eingabe
einer anderen E-Mail-Adresse auffordert. Auerdem knnen Sie noch eine Kurzmitteilung
verfassen. Die E-Mail wird dann, nach Besttigung durch Klick auf Senden, automatisch ge-
neriert und versandt.

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GPL EDITION

Die beiden Funktionen Als TIF/PDF zum E-Mail-Versand vormerken und Original-Datei zum
E-Mail-Versand vormerken knnen Sie auf mehreren Dokumenten nacheinander durchfhren.
Wenn Sie anschlieend die Option Gesammelte Dokumente versenden auswhlen, wird auto-
matisch eine E-Mail in Ihrem Mailprogramm erstellt, die die vorgemerkten Dokumente be-
reits im Anhang enthlt.
ber Dokument lokal speichern, Dokument lokal als TIF speichern und Dokument lokal als
PDF speichern knnen Sie jeweils eine lokale Kopie des Dokuments im Originalformat oder
einem der genannten Formate an einem Speicherort Ihrer Wahl ablegen. Dazu erscheint nach
Aufruf einer dieser Optionen eine Dialogbox, in der der gewnschte Ordner ausgewhlt wer-
den kann. Wenn Sie den Ablageort nicht immer manuell auswhlen mchten, knnen Sie
unter Ansicht Optionen Reiter Allgemein auch einen Standard-Ordner auswhlen, in
dem die Dokumente mit dieser Funktion immer abgelegt werden.
16. Baumwerkzeuge
Bei Rechtsklick auf ein Archiv im
Archivbaum werden Ihnen die so-
genannten Baumwerkzeuge ange-
zeigt. Alle zusammenfassen klappt
den kompletten Archivbaum ein,
Alle erweitern wiederum klappt den kompletten Baum mit allen Lagerorten und allen Ar-
chiven aus.
Mit Baum neu laden knnen Sie den Baum neu laden, z. B. wenn in der Zwischenzeit ein
Archiv neu angelegt wurde, das noch nicht angezeigt wird.
Ordner exportieren legt an einer von Ihnen zu bestimmenden Stelle lokal alle Originaldateien
und Voransichten aus dem betreffenden Archiv ab.
Mit den Sternen sind vordefinierte Suchen fr dieses Archiv oder diesen Lagerort markiert,
die Sie durch einfachen Klick darauf ausfhren knnen.

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GPL EDITION

17. Verschieben von Dokumenten innerhalb des Archivs


Dokumente knnen im Viewer einfach per Drag-and-Drop
von einem Archiv ins andere bewegt werden. Hierzu mssen
Sie nur das zu verschiebende Dokument anklicken und mit ge-
drckter Maustaste in das gewnschte Archiv im Archivbaum
ziehen (mehrere Dokumente: Auswhlen/Ziehen mit Strg).
Das Verschieben funktioniert allerdings nur, wenn Sie ber die entsprechenden Berechtigun-
gen verfgen. Sollte es dabei Probleme geben, kontaktieren Sie bitte Ihren Administrator.
Dokumente lassen sich ebenfalls nicht verschieben, wenn sie den Status in Bearbeitung tra-
gen! Durch zweimaliges Klicken auf das Statusfeld In Bearbeitung wird angezeigt, welcher
Benutzer das Dokument aktuell bearbeitet, wenn dieser Status infolge einer Wiedervorlage
erzeugt wurde. Wird kein Benutzer angezeigt, kann der Status von allen Benutzern jederzeit
durch Klick und Speichern aufgehoben werden.
Hinweis: Daten aus Zusatzfeldern bleiben beim Verschieben nur erhalten, wenn ein gleichna-
miges Zusatzfeld auch im Zielarchiv existiert.
18. Umbenennen von Dokumenten
Fhren Sie auf der Voransicht des umzu-
benennenden Dokuments einen Rechts-
klick aus. Es ist hierbei unerheblich, ob
Sie auf die Dokumentenvoransicht oder
das Dokument in der Ergebnisliste kli-
cken. Im Kontextmen whlen Sie nun
Dokumententitel ndern aus. Anschlieend
ffnet sich ein Fenster, in dem Sie den neuen
Titel des Dokuments eintragen knnen. Kli-
cken Sie dann auf OK.
Sie sehen nun den neuen Titel in der Ergeb-
nisliste. Auerdem wurden die verwendeten
Begriffe als Schlagwrter fr dieses Dokument
hinterlegt.
Dokumentennamen stellen eine Mg-
lichkeit dar, die Ergebnisliste einer
Suche bersichtlicher zu gestalten
bzw. sortieren zu knnen. Sie knnen
aber auch, wenn Sie in einem Archiv
gesucht haben, die Zusatzfelder des
betreffenden Archivs als Sortierspal-
ten einblenden lassen.

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
Nach globaler Suche ber einen Lagerort oder Suche ber eine Verknpfung ist dies jedoch
nicht mglich.
19. Status
Oberhalb der Voransicht Ihres Dokuments finden Sie mehrere farbige Schalter. Diese Schalter
liefern Ihnen einige Dokumentinformationen und bieten Ihnen auerdem die Mglichkeit, das
Dokument bzw. einige Eigenschaften, u. a. im Rahmen des Workflows, zu bearbeiten.
a. Standard-Statusfelder
Drei Statusfelder sind standardgem zu jedem Dokument in allen Ihren Archiven vorhanden:
Verknpfungen, Originaldatei und In Bearbeitung.

Die Bedeutungen der Farben und die Bedienung der Schalter:


Beim Schalter Verknpfungen zeigt Ihnen die Gelbfrbung an, dass Verknpfungen vorhan-
den sind. Ist dies nicht der Fall, ist das Kstchen oliv eingefrbt. Durch Klick auf den Schalter
werden Ihnen die Verknpfungen angezeigt und ein Klick auf die gewnschte Verknpfung
ruft alle hiermit verbundenen Dokumente auf.
Ist der Schalter Originaldatei blau, bedeutet dies, dass zu diesem Dokument nicht nur das ar-
chivierte TIF existiert, sondern auch eine Ursprungsdatei. Durch Klick auf den Schalter kn-
nen Sie das Originaldokument ffnen und bearbeiten.
Ein hellgrn gefrbter Schalter In Bearbeitung bedeutet, dass das Dokument sich zurzeit in
Bearbeitung durch einen Benutzer befindet. Wenn dies ber einen Workflow festgelegt und
nicht manuell durch Sie oder einen anderen Anwender eingestellt wurde, knnen Sie diesen
Status nicht ndern, es sei denn, Sie sind selbst zustndig. Zwei Klicks auf den Schalter
zeigen Ihnen in diesem Fall an, wer momentan fr die Bearbeitung des Dokuments verant-
wortlich ist. Nach dem Status In Bearbeitung knnen Sie b-
rigens auf dieselbe Art und Weise suchen, wie nach den an-
deren Status.
b. Individuelle Statusfelder
Zustzlich zu den blichen Statusfeldern ist es
seitens des Administrators mglich, archivge-
bunden spezielle Statusfelder anzulegen. Diese knnen sowohl in Workflows eingesetzt als
auch zur Informationsweitergabe ber ein Dokument verwendet werden. Im gezeigten Bei-
spiel ist sichtbar, dass Prfung und Buchung stattgefunden haben, die folgende Bezahlung
noch aussteht. Wenn die Felder einem Workflow zugeordnet sind, befindet sich das betreffen-
de Dokument nun in der Wiedervorlage der Person, die fr die Bezahlung zustndig ist, und
dieser Status sollte nur durch diese Person gendert werden. Auerdem hat das Dokument den
Status In Bearbeitung, der sich erst nach Ablauf des Workflows ndern wird.

22
BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
20. Revisionssicher ablegen
Ein Dokument ist ab dem Moment, in dem es revisionssicher abgelegt wurde, nicht mehr ver-
nderbar. Zwar kann anschlieend die Originaldatei noch geffnet werden, sie wird jedoch
bei Vernderungen als neues Dokument abgelegt.
Links oberhalb der Voransicht eines Dokuments sehen Sie stets ein Vorhngeschloss. Ist die-
ses Schloss grau, handelt es sich um ein nicht revisionssicher abgelegtes Dokument. Bei gol-
denem Schloss ist das betreffende Dokument unwiderruflich revisionssicher abgelegt. Ein
noch nicht revisionssicher gespeichertes
Dokument knnen Sie revisionssicher
speichern, indem Sie auf den Button mit
dem Schloss in der Werkzeugleiste kli-
cken.
21. Dokumente verbinden
Damit zwei oder mehr Dokumente zu einem verbunden werden knnen, mssen diese im Be-
zug auf Revisionssicherheit denselben Status besitzen. Es knnen also nur Dokumente ver-
bunden werden, die entweder alle revisionssicher sind oder von denen keines revisionssicher
ist. Des weiteren knnen keine Dokumente verbunden werden, zu denen Originaldateien exis-
tieren.
Markieren Sie die zu verbindenden Dokumente
in der Ergebnisliste und fhren Sie einen Rechts-
klick auf eines der ausgewhlten Dokumente aus.
Im nun gezeigten Kontextmen whlen Sie die
Option Dokumente verbinden.
Sie erhalten nun einen Hinweis, dass durch das Verbinden der Dokumente private
Annotationen gelscht werden. Wenn Sie dies nicht wollen, whlen Sie Nein, ansonsten
stimmen Sie zu.

23
BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
Als nchstes ffnet sich ein Fenster, in welchem Sie die Seitenreihenfolge des zu erstellenden
Dokuments bestimmen knnen, indem Sie die Seiten mit der Maus bewegen. Auerdem
knnen Sie das Dokument hier neu benennen.

Wenn Sie alle Einstellungen getroffen haben schlieen Sie den Vorgang durch Klick auf Ver-
binden ab. Die Dokumente sind jetzt zu einem verbunden, welches Ihnen in der Ergebnisliste
angezeigt wird. Waren die Ursprungsdokumente revisionssicher abgelegt, wird ein ganz neues
Dokument erstellt, ist dies nicht der Fall, wird das erste der Dokumente mit dem neu erstellten
berschrieben.
22. Dokument anzeigen
Durch Rechtsklick auf die Voransicht eines Dokuments knnen Sie die DocID bzw. den Dok-
link in Ihre Zwischenablage kopieren. Diesen Inhalt der Zwischenablage knnen Sie in
verschiedenste Anwendungen einfgen
a. Einsatz des Doklink in HTML-fhigen Anwendungen
Beim Kopieren eines Doklinks in beispielsweise ein Word-
Dokument oder eine E-Mail wird dieser mit dem Titel des
Dokuments wie im Bild dargestellt. Mit Strg + Klick kann
das Dokument nun direkt im Viewer aufgerufen werden, so-
fern die Berechtigung zum Zugriff auf das betreffende Ar-
chiv gegeben ist.
b. ber Ausfhren
Um direkt zu einem bestimmten Dokument zu
gelangen, dessen gDocID Ihnen bekannt ist, wh-
len Sie im Startmen Ausfhren, geben hier
gdocid: ein und als Parameter die gDocID (hier
34532) mit. Ein Klick auf OK ruft den Viewer
auf und zeigt das gesuchte Dokument an.

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
23. Nachtrgliches Befllen von Zusatzfeldern
Um Zusatzfelder eines Dokuments nachtrglich zu befllen, whlen Sie das betreffende Do-
kument aus und gehen auf den Reiter Zusatzfelder. Hier knnen Sie nun die Inhalte der Felder
ndern oder ergnzen. Ein anschlieender Klick auf Speichern hinterlegt die Zusatzfeldinhalte
zu diesem Dokument in der Datenbank.

24. Zum Ursprungsarchiv wechseln


Gelegentlich, unter anderem, wenn man die
Zusatzfeldinhalte zu einem Dokument anse-
hen will, ist es nach einer Suche ber meh-
rere Archive notwendig, in das Ursprungsarchiv eines hierbei gefundenen Dokuments zu
springen, ohne das Dokument anschlieend nochmals suchen zu mssen. Die Option dazu
finden Sie bei Rechtsklick im Kontextmen oder einfach, indem Sie Strg + u drcken.

Hinweis: Die anderen Dokumente aus der Ergebnisliste der vorherigen Suche werden dort
nach diesem Wechsel nicht mehr angezeigt!

25. Nachtrgliche Verschlagwortung vornehmen


Um die zu einem Dokument hinterlegten Schlagwrter zu bearbeiten, klicken Sie
auf den links angezeigten Knopf in der Symbolleiste.

Es ffnet sich ein Fenster, welches Ihnen die


zum jeweiligen Dokument gehrenden
Schlagwrter und die mglichen Optionen
anzeigt. In diesem knnen Sie Schlagwrter
hinzufgen, ndern und entfernen. Leere
lschen im rechten Bild lscht zum Bei-
spiel die Leerzeile unterhalb benutzerhand-
buch.

Das Hinzufgen von Schlagwrtern ist noch


einfacher mglich, indem Sie, whrend das
Dokument, zu dem ein Schlagwort hinzu-
gefgt werden soll, angezeigt wird, das
Schlagwort unter Suchoptionen eintragen
und dann auf den Knopf rechts neben dem
Textfeld klicken. Dieser bewirkt, dass das
Schlagwort dem Dokument zugeordnet
wird.

25
BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
26. Arbeiten mit Verknpfungen
a. Anlegen einer neuen Verknpfung
Der wahrscheinlich einfach-
ste Weg eine neue Verknp-
fung anzulegen ist es, einen
Rechtsklick auf das Doku-
ment (ob in der Voransicht
oder der Trefferliste ist hierbei unerheblich) auszufhren, mit anschlieender Auswahl von
Neue Verknpfung anlegen unter Verknpfungsaufgaben.
Im daraufhin erscheinenden Dialogfenster knnen Sie den Titel der Verknpfung festlegen
und durch Klick auf OK speichern.
Sie knnen eine Verknpfung auch ber die Symbolleiste anlegen. Klicken Sie
hierzu, whrend das betreffende Dokument ausgewhlt ist, auf das nebenstehend
gezeigte Symbol. Auch jetzt ffnet sich das Dialogfenster zur Benennung der
Verknpfung.
Markieren Sie mit Hilfe der Strg-Taste mehrere Dokumente, wenn Sie diese gleichzeitig mit
einer neu angelegten Verknpfung versehen mchten.

b. Dokument zur letzten angelegten Verknpfung hinzufgen


Um ein Dokument gleich mit einer soeben angelegten Verknpfung zu verbinden,
fhren Sie einen Rechtsklick auf das Dokument aus und whlen Auswahl zur letz-
ten Verknpfung hinzufgen aus dem dann ausklappenden Men unter Verknp-
fungsaufgaben aus. Derselbe Vorgang kann ebenso ber den Knopf in der Sym-
bolleiste ausgefhrt werden.

26
BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION

c. Dokument zur Verknpfung merken und verknpfen


Um ein Dokument mit einer vorhandenen Verknpfung zu verbinden, knnen Sie es auch per
Rechtsklick zur Verknpfung vormerken und anschlieend aus der Voransicht eines Doku-
ments, das bereits mit der gewnschten Referenz versehen ist, wiederum per Rechtsklick und
Auswahl der Option Gemerktes Dokument [DocID] zur Verknpfung hinzufgen und der be-
treffenden Verknpfung mit derselben verbinden.

d. Autoreferenzen
So, wie Sie neue
Verknpfungen er-
zeugen, legen Sie
auch neue Autorefe-
renzen an. Whlen
Sie nach Rechts-
klick auf das Dokument zuerst Autoreferenz anlegen, dann, bei weiteren Dokumenten, die Sie
ber diese Autoreferenz verbinden wollen, Dokument mit Autoreferenz verknpfen. Dadurch
wird die letzte verwendete/eingerichtete Autoreferenz ausgewhlt. Der Titel einer Autorefe-
renz setzt sich zusammen aus der Bezeichnung autoref, gefolgt von Datum und Uhrzeit der
Erstellung.
Anschlieend knnen Sie mit Autoreferenzen ebenso verfahren, wie mit anderen Verknpfun-
gen.
e. Vorhandene Verknpfungen ansehen
Ob zu einem Dokument Verknpfungen existieren
lsst sich auf den ersten Blick am Zustand des Sta-
tusfelds Verknpfungen feststellen. Ist das Feld
gelb markiert, sind Verknpfungen vorhanden.
Wenn Sie mit der Maus ber die Schaltflche fah-
ren, sehen Sie, wie viele Verknpfungen zu dem
Dokument existieren.
Indem Sie auf die Schaltflche klicken, klappt eine
Liste aller zu diesem Dokument vorhandenen Ver-
knpfungen mit Namen auf, so dass Sie eine davon
auswhlen knnen, um sich alle damit verbundenen
Dokumente anzeigen zu lassen. Die verknpften
Dokumente knnen Sie ebenso ber die Schaltfl-

27
BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
che im Verknpfungsmen aufrufen und
auswhlen.
Die Verknpfungen, die zu einem Doku-
ment bereits angelegt wurden, und den
Benutzer, der sie angelegt hat, knnen Sie
sich anzeigen lassen, indem Sie am rech-
ten Rand des Viewerfensters, neben der
Voransicht Ihres Dokuments, auf Verknpfungen klicken. Es erscheint eine Liste, in der alle
zu diesem Dokument existierenden Verknpfungen angezeigt werden.
Mit Hilfe des Buttons Verknpfte Dokumente anzeigen unterhalb
der Liste der Verknpfungen knnen Sie nun auch die ber die
aktuell markierte Verknpfung verbundenen Dokumente
aufrufen.
f. Verknpfungen entfernen
Um eine Verknpfung von einem Dokument zu entfernen oder gnzlich zu lschen, whlen
Sie diejenige, die Sie entfernen wollen, aus und klicken Sie dann unterhalb der Verknp-
fungsliste, je nach gewnschter Aktion, auf Einzelnes Dokument aus Verknpfung lschen
(die Verknpfung bleibt erhalten, das aktuell ausgewhlte Dokument ist danach jedoch nicht
mehr mit ihr verbunden) oder Gesamte Verknpfung lschen (die Referenz wird komplett ent-
fernt, alle durch sie verbundenen Dokumente verlieren diese Verknpfung).

27. Originaldateien bearbeiten


Originaldateien von Dokumenten, die nicht revisionssicher abgelegt sind, knnen ohne Wei-
teres bearbeitet werden.
Originaldateien von Dokumenten, die revisionssicher abgelegt wurden, knnen nicht mehr
gendert werden. Sie knnen sie dennoch aufrufen das Speichern unter demselben Dateina-
men wird jedoch nicht zugelassen. nderungen knnen und sollten Sie dann ber eine erneute
Archivierung einbringen.

28
BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION

28. Wiedervorlagefunktionen
a. Wiedervorlage aufrufen
Mit Hilfe der Wiedervorlagefunktionen knnen Sie den Workflow Ihrer Dokumente
steuern. Sie blenden die Dokumente in Ihrer Wiedervorlage ein, indem Sie auf den
rechts abgebildeten Knopf klicken (an der roten Markierung in diesem Fall erkennen Sie, dass
ein Dokument neu in die Wiedervorlage gelegt wurde im anderen Fall ist das Icon wei).

Anschlieend wird Ihnen unterhalb der Voransicht die Liste der in Ihrer Wiedervorlage be-
findlichen Dokumente angezeigt. Hier knnen Sie Termin, Bearbeiter oder Inhalt des Info-
Feldes ndern. (Speichern!) Dabei kann die Aufgabe sowohl an einzelne Bearbeiter als auch
an Gruppen delegiert werden. Die Option Nach Erledigung zurck in der Checkbox in der
nchsten Zeile legt Ihnen das Dokument nach Bearbeitung durch einen anderen Anwender
wieder vor.
Unter AnsichtOptionenWvl.-Del.-Fav. knnen Sie von Ihnen hufig verwendete
Wiedervorlage-Optionen hinterlegen, also die Einstellungen fr Wiedervorlagen an Anwen-
der, an welche Sie regelmig Dokumente mit denselben Vorgaben delegieren. So knnen Sie
Dokumente aus Ihrer Wiedervorlageliste mit einem Klick auf einen der Schalter (rechts
oberhalb der Wvl-Liste) weiterleiten.
Tipp: Durch Klick in den Spaltenkopf knnen Sie Ihre Wiedervorlageliste, dem gewhlten
Kriterium entsprechend, auf- oder absteigend sortieren.

Die gelbe Markierung eines Dokuments bedeutet, dass dies gerade den Status in Arbeit hat.
Die rote Markierung zeigt, dass bei dem betreffenden Dokument der vorgegebene Bearbei-
tungszeitraum berschritten wurde.
Durch Anklicken eines Dokuments in der Liste aktivieren Sie die Schaltflchen in der oberen
Zeile und knnen den Status des betreffenden Dokuments verndern. Als Standard wird bei
einem neuen Dokument in Ihrem Workflow offen aktiviert sein. Whlen Sie in Arbeit aus,
wird das Dokument in der Liste gelb markiert, fertig/Workflow fortsetzen entfernt das

29
BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
Dokument aus Ihrer Wiedervorlageliste und leitet es an die nchste Station des Workflows
weiter, Abbrechen bricht den Workflow ab und entfernt das Dokument ebenfalls aus der Liste.
Hinweis: Die Option Workflow abbrechen steht Ihnen nur zur Verfgung, wenn Ihnen die Be-
rechtigung erteilt wurde, im betreffenden Archiv den Workflow fr Dokumente abzubrechen!
Mit den Schaltflchen oben links schalten Sie die Ansicht zwischen der eigenen und der dele-
gierten Wiedervorlage um. Ein Klick auf KW zeigt Ihnen die Wiedervorlagen der aktuellen
Kalenderwoche an. Mit den Pfeiltasten knnen Sie in den Kalenderwochen vor- oder rck-
wrts wechseln. Welche Kalenderwoche aktuell angezeigt wird, sehen Sie in der Titelleiste
des Wiedervorlagefensters.

Klick auf deleg. Wvl. (delegierte Wiedervorlage) zeigt Ihnen die Liste der Dokumente an, die
Sie anderen bitfarm-Anwendern zur Bearbeitung bertragen haben.
Neben gelb und rot markierten Dokumenten befinden sich an dieser Stelle auch grn markier-
te Dokumente. Dabei handelt es sich um Wiedervorlagen, die Sie delegiert haben und die vom
dann zustndigen Bearbeiter als erledigt. gekennzeichnet wurden. Dadurch erhalten Sie im-
mer einen genauen berblick ber den Status der Dokumente, die Sie im Rahmen eines
Workflows zur Bearbeitung an einen anderen Anwender bergeben haben.
Oben sehen Sie drei Postkrbe, die Ihnen weitere Ansichten bieten. Im blauen Postkorb fin-
den Sie alle noch nicht bearbeiteten Dokumente, sowohl die Ihrer eigenen Wiedervorlage als
auch die, welche Sie delegiert haben; der rote enthlt die in Bearbeitung befindlichen Doku-
mente und der grne die, die bearbeitet und als fertig gekennzeichnet wurden.
Hinweis: Auch hier ist Ihnen das Abbrechen des Workflows nur erlaubt, wenn Sie die ent-
sprechenden Berechtigungen im betreffenden Archiv besitzen.
Klick auf die rechte Schaltflche mit dem Kreuz lscht alle Dokumente, deren Status fertig
ist, aus Ihrer Liste.
Auch in der Liste der delegierten Wiedervorlagen knnen Dokumente weiter bzw. an andere
Mitarbeiter delegiert und auf Wunsch nach Erledigung zurck gegeben werden.

30
BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
b. Wiedervorlage erzeugen
Eine Wiedervorlage fr ein Dokument wird mittels Rechtsklick auf das Dokument eingerich-
tet. Es erscheint dann eine Dialogbox, in welcher Sie Einstellungen fr die Bearbeitung des
Dokuments treffen und ggf. eine Kurznachricht an den/die Empfnger hinterlegen knnen.

Unter Wiedervorlageoptionen knnen Sie einstellen, ob (bei delegierter Wiedervorlage) das


Dokument nach Erledigung zurck an Sie gehen und ob, sofern notwendig, eine Erinnerungs-
mail gesendet werden soll.
Des Weiteren knnen Sie das Wiedervorlagedatum und das Datum fr die Erinnerung bestim-
men und festlegen, ob das Dokument nur einer Person oder einer Gruppe zur Bearbeitung
bertragen wird. Bei der Weitergabe an eine Gruppe knnen Sie auerdem als Bedingung ein-
richten, ob das Dokument von jedem einzelnen Mitglied der Gruppe (Jeder einzeln) bearbeitet
werden muss oder ob die Erledigung durch ein Mitglied der Gruppe (Einer fr alle) gengt.
c. Wiedervorlagen zum Dokument anzeigen
Wenn bei einem in Bearbeitung befindlichen Dokument die nebenstehende Schalt-
flche aktiviert ist, befindet sich dieses in Ihrer Wiedervorlage. Wenn Sie auf den
Schalter klicken, ffnet sich das Wiedervorlage-Fenster, der zugehrige Eintrag
wird angezeigt und kann bearbeitet werden.

31
BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION

29. History
Ein Klick auf den Butten History am rechten Rand der Voransicht zeigt Ihnen alle bisher am
betreffenden Dokument durchgefhrten Aktionen mit Datum, Uhrzeit und Benutzer, der die
nderung oder Ergnzung vorgenommen hat. Ein Klick in den Spaltenkopf ermglicht eine
auf- oder absteigende Sortierung der Eintrge.

30. Viewer-Optionen
Fr Darstellung und Funktion Ihres Viewers knnen Sie im Men Ansicht unter Optionen
verschiedene Voreinstellungen treffen.
a. Reiter Allgemein
Unter dem Reiter Allgemein stellen Sie den Viewer so ein, dass er Ihren Arbeitsgewohnheiten
am meisten entgegenkommt.

Unter Standard-Ort fr das Speichern legen Sie, sofern Sie nicht bei jedem lokalen Speichern
von Dokumenten manuell einen eigenen Speicherort aussuchen mchten, einen Ordner fest,
in dem die Dokumente dann mit den Lokal-speichern-Funktionen automatisch abgelegt wer-
den.
Ebenso knnen Sie hier den Autozoom-Modus und den bevorzugten Drucker einstellen. Ent-
fernen Sie den Haken bei Windows-Standarddrucker verwenden (rechte Spalte, unter Oberfl-
chendesign), wird das Men aktiviert, so dass Sie fr Ausdrucke aus dem Viewer, die ohne
spezielle Druckerauswahl ausgefhrt werden, einen alternativen Drucker als Standard einstel-

32
BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
len knnen. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Ihr Standarddrucker der Archivdrucker ist.
Sicherlich mchten Sie in den seltensten Fllen aus dem Archiv zurck ins Archiv drucken.
Um daher nicht immer mit der Druckerauswahl arbeiten zu mssen, ndern Sie ggf. an dieser
Stelle den Standarddrucker.
Die Schnellhilfe (Tooltips) kann auf Wunsch auch in Form einer greren Sprechblase ange-
zeigt werden. Dies erreichen Sie ber Schnellhilfe als Balloons anzeigen. Wird ein Haken an
die Option Verknpfungsanzahl beim Tooltip anzeigen gesetzt, wird in den Balloons, die sich
beim Aufruf eines Dokuments ffnen und ber Anmerkungen und Verknpfungen informie-
ren, auch die Anzahl der Verknpfungen eines Dokuments angegeben.
Automatisch zur Voransicht wechseln bewirkt, dass, wenn Sie auf ein neues Dokument kli-
cken, stets zuerst die Voransicht angezeigt wird, auch wenn beim letzten gerade der Volltext
oder die History aufgerufen war.
In der Regel zoomt die Voransicht oder der Editor in das Bild hinein, wenn Sie das Mausrad
nach hinten drehen. Sollten Sie den umgekehrten Effekt bevorzugen, stellen Sie dies mit
Mausrad-Zoomrichtung umdrehen ein.
Sollten Probleme beim ffnen von Originaldokumenten auftreten, knnte Alternative Start-
methode fr Originaldateien aktivieren Abhilfe schaffen.
Die Anmeldung am Viewer kann jetzt auch automatisch erfolgen, indem die Windows-inte-
grierte Authentifizierung genutzt wird. In diesem Fall wird das Anmeldefenster nicht mehr
angezeigt. Wenn diese Option aktiviert ist, kann ein anderer User sich, aus bereits gestartetem
Viewer ber Neu anmelden im Men Datei anmelden.
Mit einem Haken an Login-Fenster beim Start nicht anzeigen ffnet sich beim Start sofort ein
Viewer-Fenster, sofern Ihr Passwort gespeichert ist bzw. die Anmeldung ber die Windows-
integrierte Authentifizierung stattfindet.
Sie knnen den Standard-E-Mail-Versand einstellen, indem Sie im Drop-down-Men whlen,
ob Dateien immer als Anhang oder als Link versandt werden. In den Grundeinstellungen wird
bei Datei per E-Mail versenden stets nachgefragt. Den Versand als Link sollten Sie nur als
Standard einstellen, wenn Sie selten Dokumente an Empfnger verschicken, die keinen oder
eingeschrnkten Zugriff auf das bitfarm-Archiv haben.
Standard-Bereinigen regelt die Voreinstellungen zum Entfernen von Punkten. Im Normalfall
werden Sie, wenn Sie auf den Button Punkte entfernen klicken, gefragt, ob nur kleinere oder
auch grere Punkte entfernt werden sollen. Haben Sie hier einen Standard festgelegt, kommt
keine Rckfrage und es wird die gewhlte Methode eingesetzt.
Sie knnen an dieser Stelle auch das Oberflchendesign Ihres Viewers verndern. Probieren
Sie aus, welches der angebotenen Designs Ihnen am meisten zusagt.
Unter Zeit synchronisieren mit kann ein lokaler Computer ausgewhlt werden, dessen Rech-
nerzeit dann im Viewer bernommen wird.

33
BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
Volltext in PDF mitspeichern legt den Volltext im PDF-Dokument unter den Schlagwrtern
ab, wenn das Dokument aus dem Archiv heraus als PDF gespeichert wurde.
Ein Haken an Dokumentenversand als Adobe PDF bewirkt, dass bei Auswahl der Funktion
Dokument versenden dieses im PDF-Format der E-Mail angehngt wird.
Wenn Sie Outlook zum E-Mail-Versand verwenden, knnen Sie Outlook OLE statt MAPI
beim E-Mail-Versand benutzen aktivieren. Dies hat den Vorteil, dass auch im Viewer weiter
gearbeitet werden kann, wenn die Mail zwar geffnet, aber noch nicht versandt ist.
Sollen Notizeninhalte der Schlagwortsuche zur Verfgung stehen, so setzen Sie einen Haken
an Notizeninhalte in den Schlagwrtern bernehmen. Durch Notizeninhalt in den Volltext
bernehmen wird der Inhalt neu angelegter Notizen stets in den Volltext bernommen, so
dass er mit durchsucht wird.

b. Wiedervorlage/Aufgaben
Die Einstellungen fr Ihre Wiedervorlage knnen Sie unter dem Reiter Wiedervorlage ndern.

Setzen Sie einen Haken an Beim Start auf Dokumente in Wiedervorlage prfen, wird bei je-
dem Start des Viewers als erstes der Wiedervorlage-Bereich geffnet und zeigt Ihnen die ak-
tuell in Ihrer Wiedervorlage befindlichen Dokumente an.
Mit Zeige Button fr die Anzeige aller Wiedervorlagen aktivieren Sie den Knopf, welcher Ih-
nen Ihnen auch die Wiedervorlagen anzeigt, welche erst in der Zukunft anliegen. In der Nor-
malansicht sehen Sie nur die bis zur aktuellen KW noch nicht abgeschlossenen Wiedervor-
lagen.

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
Wiedervorlage periodisch auf neue Dokumente berprfen prft in dem im Drop-down-Men
darunter ausgewhlten Zeitintervall die Wiedervorlagen und benachrichtigt Sie, sobald sich
neue Dokumente in Ihrer Wiedervorlage befinden.
Bei einem Haken an Nach Erledigung zurck wird Ihnen ein Dokument, dass Sie an eine an-
dere Person zur Bearbeitung delegiert haben, nach Erledigung zurck in die eigene Wieder-
vorlage gelegt. Erinnerungsmail senden informiert den jeweils Zustndigen zur Flligkeit da-
rber, dass ein Dokument in seiner Wiedervorlage auf ihn wartet.
Hinweis: Diese Funktion steht nicht standardmig in jeder Installation zur Verfgung. Infor-
mationen zur Art Ihrer Installation erhalten Sie von Ihrem Administrator.
Hufig eingesetzte Wiedervorlagenablufe an bestimmte Bearbeiter oder Gruppen knnen Sie
fest als Favorit (Schnellverteilicon) hinterlegen. Diese Schnellverteilicons werden Ihnen an-
schlieend in der Symbolleiste angezeigt und knnen dann mit nur einem Klick ausgelst
werden.

c. Suche
Im Bereich Suche knnen Sie Ihre bevorzugten Suchoptionen als Standardeinstellung spei-
chern.

Die Funktion Volltextsuche auf Schlagwrter erweitern durchsucht auch die Schlagwortlisten,
so dass Sie auch Dokumente finden, in deren Volltext der Suchbegriff selbst nicht vorkommt,
aber dennoch im Zusammenhang mit dem Dokument eine Rolle spielt.
Der * dient bei Suchen als Platzhalter. Wenn die Suchbegriffe standardmig auch als Wort-
bestandteile(-anfang/-ende) gefunden werden sollen, sollte Suchwrter um * am Anfang/Ende
erweitern aktiviert werden.
Wird der Haken an Zusatzfelder mit Dokumentwerten fllen entfernt, werden Ihnen die Zu-
satzfeldwerte von Dokumenten nicht angezeigt, sondern die Maske ausschlielich zur Suche
eingesetzt.

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
Mchten Sie in der Trefferliste nur Dokumente sehen, die sich aktuell in Bearbeitung befin-
den, so setzen Sie einen Haken an Nur Dokumente auflisten, die in Bearbeitung sind.
Wenn Sie bei Wahl eines Archivs nicht erst eine Suche anstoen, sondern automatisch die
neusten Dokumente im Archiv angezeigt bekommen mchten, so setzen Sie hier einen Haken.
Ganz unten knnen Sie noch die Standardeinstellung fr die maximale Trefferzahl anpassen.

d. Favoriten
Unter dem Reiter Favoriten knnen Sie einstellen, welche Archive bei Klick auf die Favori-
ten-Archive in der Symbolleiste angezeigt werden sollen.

Whlen Sie hierzu stets zuerst den betreffenden Lagerort aus, damit Ihnen die selbigem zuge-
ordneten Archive angezeigt werden. In den Drop-down-Mens unter Suchmaske knnen Sie
auerdem auswhlen, ob beim Aufruf des Favoriten die Standard-Suchmaske, die Volltextsu-
che oder die Maske zum Suchen in den Zusatzfeldern im Vordergrund liegen soll. Auerdem
besteht die Mglichkeit, nur Dokumente in Bearbeitung anzeigen zu lassen, indem Sie einen
Haken in die Checkbox unter dem betreffenden Favoriten setzen.
Ihre Favoriten werden Ihnen anschlieend als farbige Ablagemappen in der Symbolleiste an-
gezeigt.

e. Anpassen
Anpassen bietet Ihnen die Mglichkeit, die Werkzeugleisten des Viewers ein- und auszublen-
den.

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION

Dokumenteneditor
Im Dokumenteneditor knnen Sie Ihre Dokumente weitergehend bearbeiten als in der Vor-
ansicht mglich. Den Dokumenteneditor rufen Sie auf, indem Sie den Schalter Dokument
bearbeiten im Men Werkzeuge bedienen, diese Funktion ber einen Rechtsklick auswhlen
oder einfach einen Doppelklick in das Dokument machen.
1. Zustzliche Objekte und Bearbeitungsmglichkeiten
Im Dokumenteneditor knnen Sie Ihre Dokumente weitergehend bearbeiten als in der Vor-
ansicht mglich. Den Dokumenteneditor rufen Sie auf, indem Sie den Schalter Dokument
bearbeiten im Men Werkzeuge bedienen, diese Funktion ber einen Rechtsklick auswhlen
oder einfach einen Doppelklick in das Dokument machen.
a. Auswahlfunktion
Durch Klick auf den Auswahl-Button (s. Bild) und dann auf das gewnschte Objekt
wird dieses markiert. Das Objekt kann jetzt bearbeitet werden, nderungen der
Gre, der Form und der Position sind mit wenigen Mausklicks mglich. Der Ein-
satz von Schaltern in der Werkzeugleiste wirkt sich nun auch auf dieses Objekt aus.
Im Editor kann das Objekt nun auch durch Klick auf Objekte lschen (rotes Kreuz) oder
Bedienen der Entfernen-Taste gelscht werden.
Mit einem Rechtsklick auf ein markiertes Objekt ffnen Sie ein Kontextmen, welches Ihnen
verschiedene Bearbeitungsmglichkeiten erffnet. Eigenschaften ffnet das Eigenschaften-
Fenster, in welchem Sie Formatierungsnderungen vornehmen knnen. Anmerkungsinfo lie-
fert Informationen ber Gre und Position des Objekts. Text in Schlagworte bernimmt den
Textinhalt des Objekts in die Schlagwortliste, Text in Zusatzfelder ffnet ein weiteres Kon-
textmen mit einer Auswahl der in diesem Archiv verfgbaren Zusatzfelder, so dass der Ob-
jektinhalt schnell in eines der Zusatzfelder importiert werden kann. Mit der Funktion Text in
Volltext wird der Objektinhalt am Ende des Volltextes
angehngt (bei mehreren Objekten stets zwischenspei-
chern, sonst wird der zuletzt eingefgte Text ber-
schrieben!). Mit Layer von Benutzer ... editieren kn-
nen Sie Objekte des privaten Layers eines anderen Be-
nutzers anzeigen lassen und bearbeiten natrlich nur,
sofern dieser eine Freigabe erteilt hat. Dies erfolgt mit
der Option Layer fr Benutzer ... freigeben.

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION

b. Zustzliche Objekte
Das folgende Bild zeigt die bei der Arbeit im Editor zustzlich zu den bereits aus der Viewer-
Voransicht bekannten zur Verfgung stehenden Objekte. Wird beim Einfgen oder Bearbei-
ten eines Objektes der Speichern-Schalter nicht aktiv, so wird das Objekt beim Schlieen des
Editors automatischn gespeichert.

Rechteck, Polygon und Ellipse werden so wie Notizzettel und Text per Klicken und Ziehen auf
die gewnschte Gre eingefgt.
Die Verwendung der Objekte Beschreibung und Pfeil funktioniert hnlich. Sie klicken an eine
Stelle im Dokument und ziehen eine Linie zum gewnschten Endpunkt. Bei der Beschreibung
wird am Endpunkt die Notiz eingefgt, beim Pfeil knnen Sie im Eigenschaftenfenster festle-
gen, an welchem Ende bzw. ob an beiden Enden eine Pfeilspitze angesetzt wird.
Zum Messen von Lngen halten Sie ab dem ersten Klick die Maustaste gedrckt und ziehen
sie bis zu dem Punkt, zu dem der Abstand gemessen werden soll. Die Lnge der Strecke wird
neben bzw. unter der Linie angezeigt.
Beim Winkel ziehen Sie als Erstes eine Linie und dann ab deren Endpunkt die nchste (Maus-
taste muss nicht gedrckt gehalten, sondern immer nur an den jeweiligen End-/Eckpunkten
kurz geklickt werden, um diese festzusetzen). Der Winkel wird dabei gegen den Uhrzeiger-
sinn gemessen.

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
Ein Klick auf den Button Bild ffnet eine Dialogbox, in welcher Sie das gewnschte Bild aus-
whlen knnen. Ein weiterer Klick platziert das Bild auf dem Dokument (Mausposition ent-
spricht linker oberer Ecke des Bildes).

c. Objekte anordnen
Wenn Objektrnder sich berschneiden, werden neuere Objekte normalerweise ber ltere
Objekte gelegt. Mit den Schaltern Anmerkung in den Vordergrund bzw. Anmerkung in den
Hintergrund kann diese Darstellungsweise bearbeitet werden. Die Aktion wird dann fr das
aktuell markierte Objekt ausgefhrt.

d. Seitenwechsel
Mit den Pfeiltasten bewegen Sie sich im Editor durch mehrseitige Dokumente. Sie knnen zur
ersten oder zur letzten Seite sowie jeweils eine Seite vor oder eine Seite zurck springen. Ne-
ben den Knpfen knnen Sie sehen, auf welcher Seite Sie sich aktuell befinden.
Durch Eingabe der Seitenzahl kann auch, unter Umgehung der Pfeiltasten, direkt auf eine be-
stimmte Seite gesprungen werden.

e. Benutzerebenen
Wie im Viewer stehen Ihnen hier mehrere Ebenen fr Annotationen zur Verfgung. In der
Standardansicht sehen Sie die ffentliche Ebene (Public Layer). Sie knnen umschalten auf
Ihre private Ebene (Private Layer) und hier Annotationen anlegen, die andere Anwender nur
sehen knnen, wenn Sie sie fr diese freigeben. Der Schalter User Layer dient dazu, auf die
Ebenen anderer Benutzer zuzugreifen, sofern diese ihren privaten Layer fr den Zugriff durch
Sie freigegeben haben.

Bei Rechtsklick auf ein Dokument im Dokumenteneditor


erhalten Sie ein Kontextmen. Wenn Sie hier Layer fr
Benutzer ... freigeben whlen, erscheint ein Auswahlfenster.

Wie Sie sehen, knnen Sie hier Ih-


ren privaten Layer an diesem Do-
kument fr andere User zum Lesen
und/oder Schreiben freigeben und
auch das Dokument diesem User
anschlieend auf Wiedervorlage le-
gen.
Der andere User kann diesen Layer
dann mit Klick auf User Layer oder
Layer von Benutzer ... editieren im
obigen Men aufrufen.

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
Dann erscheint eine Auswahl der freigegebenen Layer, in
welcher der User, dessen private Notizen man ansehen
oder bearbeiten will, unter denen, welche Ihre private Ebe-
ne entsprechend freigegeben haben, ausgewhlt werden
kann.

2. Optionen
a. Objekteigenschaften ndern
Im Editor knnen Sie die grundlegenden Einstellungen fr Annotationen unter Extras, Optio-
nen ndern. Diese werden dann auch fr in der Voransicht eingesetzte Objekte gltig.

Whlen Sie in der unteren Reihe Reiter den Objekttyp aus, den Sie bearbeiten wollen. Mit den
beiden Pfeilen in der rechten oberen Ecke knnen Sie in der Reihe der Tabs bewegen, um
weitere Annotationstypen zu sehen. Die getroffenen Einstellungen knnen Sie durch ber-
nehmen zwischenspeichern, mit OK speichern Sie und schlieen das Fenster.

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
Bei Notizen, Text, Textmarker und Freihandlinie knnen Sie fr jeweils 5 Favoriten die Vor-
einstellungen treffen. Die Nummer des Favoriten, den Sie bearbeiten mchten, whlen Sie in
dem Drop-down-Men in der rechten unteren Ecke.
Objekte, in denen Text bearbeitet werden kann, knnen ihre Gre an den geschriebenen Text
anpassen, whrend Sie schreiben. Sie knnen unterhalb des Textfelds einstellen, ob ein Ob-
jekt in der Hhe oder in der Breite mitwachsen soll.
Mit der Tabulatortaste knnen Sie durch die Felder der Maske navigieren. Ist einer der Reiter
aktiv, besteht die Mglichkeit, mit den Cursortasten schnell durch die Tabs zu blttern.

b. Stempel neu anlegen und ndern


Vor allem, um Stempel neu anzulegen, whlen Sie den oberen Reiter Stempel. In dieser An-
sicht knnen Sie, indem Sie auf Neu klicken, eine leere Maske anzeigen, in der Sie einen aus-
sagekrftigen Namen fr den neuen Stempel eingeben knnen.

Diesem Stempel ordnen Sie nun die Eigenschaft Textstempel oder Bildstempel zu.
Whlen Sie Textstempel, knnen Sie im Kasten Stempeltext Ihren Text fr den Stempel einge-
ben und ber den mit einem T bezeichneten Knopf formatieren. Im Textfeld knnen Sie auch
Variablen fr Datum (%D), Uhrzeit (%Z)
und Anwender (%U) verwenden. Bei Be-
nutzung des betreffenden Stempels wird
nun an Stelle der Variablen das aktuelle
Datum, die aktuelle Uhrzeit und/oder der
am Viewer angemeldete Anwender einge-
setzt.

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
Whlen Sie Bildstempel, wird das Textfeld ausgegraut. Der Schalter neben Stempelbild ffnet
ein Auswahlmen, um das gewnschte Bild zu suchen. Dies wird anschlieend im Kasten da-
runter angezeigt.
Um einen Stempel im Viewer als Favoriten zur Verfgung zu stellen, knnen Sie unter Fav.
Nummer Ihren Stempel noch einem von fnf mglichen Favoriten zuordnen. Auerdem kn-
nen Sie Breite und Hhe von Bildstempeln festlegen.
Um nderungen an einer Stempelvorlage vorzunehmen, muss nur der betreffende Stempel im
Kasten Verfgbare Stempel ausgewhlt und kann dann, wie auch beim Anlegen, bearbeitet
werden.
Hinweis: Denken Sie daran, Ihre Einstellungen zu speichern, indem Sie den Button Speichern
drcken! Beim Wechsel zu einem anderen Stempel oder bei Klick auf bernehmen werden
die nderungen nicht automatisch gespeichert!
NEU: Beim Aufbringen eines Stempels wird dieser nicht mehr vom Benutzer in die ge-
wnschte Gre gezogen, sondern erscheint in der Gre, die der Stempeltext erfordert. Diese
nderung wurde durchgefhrt, da durch zu frhes oder zwischenzeitliches, kurzes Loslassen
der Maustaste hufig scheinbar gar kein Stempel gesetzt wurde, whrend dieser tatschlich so
klein war, dass er nicht sichtbar war.
3. Tastaturbefehle in Textobjekten
Bei der Arbeit in Textobjekten (Notizzettel, Textfeld, Stempel) stehen Ihnen verschiedene
Shortcuts zur Verfgung, mit deren Hilfe Sie die Arbeit weiter vereinfachen bzw. beschleuni-
gen knnen. Im Folgenden finden Sie eine Liste mit den Tastenkrzeln und deren Funktionen.

Text zentrieren Strg + e Text linksbndig setzen Strg + l

Text rechtsbndig setzen Strg + r Blocksatz Strg + j

Schriftoptionen aufrufen Strg + f Markierten Text kursiv setzen Strg + i

Markierten Text fett setzen Strg + b Markierten Text unterstreichen Strg + u

Markierten Text mit anderer


Strg + g
Hintergrundfarbe versehen

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION
4. Benutzeroberflche anpassen
Wie auch im Viewer, knnen Sie im Editor Symbolleisten aus-
docken oder auch gnzlich ausblenden. Das Ausdocken funk-
tioniert durch einfaches Anfassen und Ziehen mit der
Maus. Sobald Sie die Symbolleiste aus der dafr vorgesehenen
Flche herausziehen, wird sie zu einem eigenen Fenster, das
Sie auch neben dem Dokumenteneditor ablegen knnen. Eben-
so lsst sie sich, statt ber der Dokumentenansicht, auch am
linken oder rechten Rand anbringen. So gewinnen Sie zum
Beispiel mehr Platz zur Ansicht des Dokuments, wenn es sich
um ein Hochformat handelt.
Ausblenden knnen Sie einzelne Symbolleisten,
indem Sie im Hauptmen auf Ansicht klicken
und im Men Symbolleisten die auszublendende
Symbolleiste whlen. Auf demselben Weg blen-
den Sie diese auch wieder ein.

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION

Der bitfarm-Archiv Viewer Bedienelemente


1. Symbolleistenelemente

Blendet den Archivbaum ein Blendet die Miniaturansicht ein oder


oder aus aus

Blendet die Suchfavoriten ein Blendet die Wiedervorlageliste ein


oder aus oder aus

Speichert das Dokument lokal Versendet das Dokument per E-Mail


(Optionen als Drop-down-Men) (Optionen als Drop-down-Men)

Druckt das Dokument (Optionen Dreht die aktuelle Dokumentseite


als Drop-down-Men) nach links

Dreht die aktuelle Dokumentsei- Dreht die aktuelle Dokumentseite


te um 180 nach rechts

Ruft Wiedervorlageeintrag zum


Ermglicht die Bearbeitung der
aktuellen Dokument auf (fr
Schlagwrter
zustndigen Benutzer)

Erstellt fr markierte Dokumente Erstellt fr markierte Dokumente


eine neue Verknpfung (Autore- eine neue Verknpfung (Dialogbox
ferenz) zur Namensvergabe)

Verknpft markierte Dokumente Zeigt alle mit dem Dokument ver-


mit letzter aktiver Verknpfung knpften Dokumente an

Legt das Dokument revisionssi- Zeigt an, welche von wie vielen Seiten gerade
cher ab angezeigt wird, erlaubt Vor- und Zurckblt-
tern und Direkteingabe der Seitenzahl

Aktiviert das Mauszoomrad, Gibt die aktuelle Anzeigegre der


wenn sich der Mauszeiger ber Voransicht an und ermglicht deren
der Voransicht befindet nderung (Drop-down-Men)

Zeigt den aktuellen Autozoom-


Modus an und bietet Auswahl- Blendet die Annotationen zum
mglichkeiten (Drop-down-Me- Dokument ein oder aus
n)

44
BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION

Blendet ffentliche Blendet private Annotatio-


Annotationen ein nen ein

Erlaubt direkten Zugriff


Blendet hinterlegtes auf fnf mgliche, vom
Briefpapier ein Nutzer festgelegte Archiv-
favoriten.

Zeigt den aktuellen Lagerort an

Zeigt das aktuelle Archiv an

Zeigt vorhandene Verknp-


Unter Optionen konfigu- fungen an und ermglicht,
rierbare Schnellverteilicons verknpfte Dokumente auf-
zurufen

Zeigt an, ob sich das Doku-


Zeigt vorhandene Original-
ment in Bearbeitung befin-
dateien an und ermglicht,
det und ermglicht nde-
diese aufzurufen
rung dieses Status

Geht zur letzten Suche Geht zur nchsten Suche

Stellt maximale Tref-


Startet die Suche
feranzeige ein

Stoppt die Suche, fhrt ein


Reset der Sucheinstellungen
durch

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION

2. Anmerkungen-Toolbar und zustzliche Funktionen im Editor

Werkzeug zum Hineinzoo- Aktiviert Anfasser zum


men in und Verschieben von Vergrern/Verkleinern,
Dokumenten ermglicht Verschieben

Stellt verschiedenfarbige
Stellt ausgewhlte Stempel
Stifte zur Verfgung (Drop-
(Favoriten) zur Verfgung
down-Men)

Stellt verschiedenfarbige Stellt verschiedenfarbige


Textmarker zur Verfgung Notizzettel zur Verfgung
(Drop-down-Men) (Drop-down-Men)

Aktiviert das Textwerk-


Aktiviert das Linienwerk-
zeug, bietet Auswahl an
zeug
Textfavoriten

ffnet ein Auswahlfenster Ermglicht Bearbeitung der


verfgbarer Stempel Grafikoptionen

Speichert die letzten n- Speichert das Dokument


derungen lokal

Blendet die Anmerkungen- Rckt die aktuelle Seite ge-


Toolbar ein oder aus rade

Entfernt berflssige
Entfernt Rnder von der ak-
Punkte (Optionen als Drop-
tuellen Seite
down-Men)

ffnet ein Auswahlfenster


Aktiviert die Markierungs-
der verfgbaren privaten
funktion fr Annotationen
Ebenen mehrerer Benutzer

Beschreibung setzen Polygon zeichnen

Ellipse zeichnen Rechteck zeichnen

Pfeil zeichnen Bild einfgen

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BENUTZERHANDBUCH ZUR VERSION 3.4.5
GPL EDITION

Lngen messen Winkel messen

Anmerkung in den Vorder- Anmerkung in den Hinter-


grund grund

Objekteigenschaften anzei- Objektinformationen anzei-


gen gen

Objekte lschen Erste Seite anzeigen

Eine Seite zurck Eine Seite vor

Letzte Seite anzeigen

Zeigt an, welche von wie vielen Seiten gerade angezeigt wird,
erlaubt Direkteingabe der Seitenzahl

3. Hotkeys
Als Hotkeys knnen in bitfarm-Archiv verwendet werden:
- Strg markiert mehrere Elemente in der Ergebnisliste (vgl. Windows-Explorer),
- Shift markiert einen Bereich in der Ergebnisliste (vgl. Windows-Explorer),
- Strg-a markiert die komplette Ergebnisliste,
- Strg-u springen aus der zuvor aufgerufenen Verknpfung in das Ursprungsarchiv,
- Strg-Shift-{1-5} Dokument merken,
- Strg-{1-5} gemerkte Dokumente aufrufen,
- Strg-0 zum letzten Dokument zurckspringen,
- Alt-w Wiedervorlage ffnen/schlieen,
- Alt-Shift-v Verknpfung anlegen
- Alt-Shift-W Wiedervorlage anlegen
- Shift-Taste beim Verschieben gedrckt halten, springt mit Dokument(en) in das Ziel-
archiv.

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