Proceso administrativo

1.1 Definicin y objetivos de la administracin.

Es el proceso de planificar organizar, dirigir y controlar el uso de recursos y las actividades del
trabajo con el propsito de lograr los objetivos o metas de la organizacin de manera eficaz y
eficiente. Este se subdivide en cinco partes fundamentales.

1.- Proceso de planificar organizar, dirigir y controlar; es decir, realizar un conjunto de actividades
o funciones de forma secuencial:

Planificacin: Consiste bsicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos de la

organizacin. Despus, determinar las polticas, proyectos, programas, procedimientos,
mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo
adems la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de accin
futuros. En pocas palabras, es decidir con anticipacin lo que se quiere lograr en el futuro
y el cmo se lo va a lograr.
Organizacin: Consiste en determinar qu tareas hay que hacer, quin las hace, cmo se
agrupan, quin rinde cuentas a quin y dnde se toman las decisiones.
Direccin: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administracin.
Control: Consiste en medir y corregir el desempeo individual y organizacional para
garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medicin del desempeo con
base en metas y planes, la deteccin de desviaciones respecto de las normas y la
contribucin a la correccin de stas.

2.- Uso de recursos: Se refiere a la utilizacin de los distintos tipos de recursos que dispone la
organizacin: humanos, financieros, materiales y de informacin.

3.- Actividades de trabajo: Son el conjunto de operaciones o tareas que se realizan en la

organizacin y que al igual que los recursos, son indispensables para el logro de los objetivos
establecidos.

4.- Logro de objetivos o metas de la organizacin: Todo el proceso de planear, organizar, dirigir y
controlar la utilizacin de recursos y la realizacin de actividades, no son realizados al azar, sino
con el propsito de lograr los objetivos o metas de la organizacin.

5.- Eficiencia y Eficacia: En esencia, la eficacia es el cumplimiento de objetivos y la eficiencia es el

logro de objetivos con el empleo de la mnima cantidad de recursos.
 Un objetivo administrativo es una meta que se fija, que requiere un campo de accin definido y
que sugiere la orientacin para los esfuerzos de un dirigente. En esta definicin se ha llamado la
atencin sobre cuatro conceptos y son: (1) meta; (2) campo de accin; (3) definicin de la accin y
(4) orientacin.

Desde el punto de vista del gerente, por lo general se considera a los objetivos como valores
que deben alcanzarse. Sin embargo, como individuo, el gerente puede tener un objetivo en la
forma de una aspiracin personal que puede ser mental o intangible. El mbito o la gama del
objetivo que se intenta est incluido en el significado del objetivo administrativo.

1.2 Etapas del proceso administrativo.

1. Planear

Primero pregntese con qu recursos cuenta, cules necesita adicionalmente, a dnde quiere
llegar, cmo se organizar para lograr los objetivos que se ha propuesto. Si ya sabe cules son sus
recursos y ha definido bien su negocio es hora de ponerse unos objetivos.

Los objetivos pueden ser de carcter general, pero deben ir acompaados de otros ms
especficos, adems de esto los objetivos especficos deben estar de acuerdo entre s, con los
recursos, con las oportunidades del sector y sobre todo no deben ser inalcanzables ni tan rgidos
que no puedan modificarse en un momento dado; slo asegrese que todo el equipo de trabajo
los conozca, si necesita nuevos recursos haga un pequeo plan para conseguirlos.

El siguiente paso es programar el trabajo para llegar a sus objetivos. Delegue responsabilidades,
programe su tiempo y sobretodo defina las acciones a seguir, en pocas palabras: organice las
actividades, el tiempo, los responsables y la disponibilidad de espacio, maquinaria y cualquier otro
recurso.

2. Organizar e integrar

Para lograr una buena organizacin e integracin de su empresa debe tener en cuenta lo
siguiente: tener en claro los puestos de trabajo que existen en su empresa, las tareas,
responsabilidades y autoridad de cada puesto y, sobretodo, tener bien claro cuntas personas son
necesarias y suficientes para cubrir esas plazas. Para esta labor vlgase de un organigrama, ste le
ayudar a organizar ms convenientemente su empresa.

En el organigrama usted define los puestos de trabajo con sus tareas y responsabilidades, la
organizacin de las lneas de autoridad, comunicacin y coordinacin entre dependencias, entre
otras. Tambin define los requerimientos cualidades y conocimientos que exige cada cargo,
adems las necesidades de mejoramiento o de formacin de los operarios o trabajadores, los
planes de capacitacin o formacin en relacin con las necesidades de puestos y de trabajadores y
por ultimo las comunicaciones necesarias.
3. Direccin

En este paso se logra que la planeacin y la organizacin entren en accin. Ahora estar dedicado
a que cada trabajador quiera y pueda hacer el trabajo de manera correcta, para esto debe
coordinar los trabajos, motivar a su personal y orientarlo en sus labores. Recuerde que est
trabajando con seres humanos no con mquinas, as que ms le valdr ser un lder que un jefe.

Lder es quien conociendo las caractersticas de su gente da respuestas a sus necesidades y

moviliza su voluntad su capacidad de accin y sus potencialidades a la consecucin de los objetivos
que se ha propuesto. Tome conciencia de que la comunicacin es su principal herramienta
para tomar buenas decisiones y para la delegacin correcta de responsabilidades.

4. El control y la evaluacin

Aunque es el ltimo paso, su xito depende de la calidad de los primeros, es decir que, si se tuvo
una buena planeacin, una buena organizacin y una buena direccin lo ms seguro es que el
control y evaluacin sean positivos.

Controlar es comprobar que lo que se est haciendo s est de acuerdo con lo planeado, dirigido a
los objetivos y a travs de los programas propuestos. Se debe controlar el manejo del dinero, del
tiempo, la calidad, el desempeo de los trabajadores, el mantenimiento, los inventarios, etc.

Para controlar usted necesita contar con informacin y esa informacin la puede obtener de la
etapa de planeacin, en el diseo del programa de trabajo. Igualmente, la observacin es un buen
mtodo de control. Finalmente, la evaluacin le permite sacar partido de lo realizado en un
periodo ms largo de tiempo, al poder conocer cules son sus puntos dbiles y sus fortalezas y lo
principal, para verificar si se cumplieron los objetivos y si se lleg a las metas.

1.3 Importancia del proceso administrativo en la actividad de la construccin.

Es muy importante llevar el proceso administrativo en una obra ya que en esta intervienen
muchas organizaciones, ms si es una obra grande se deben de cuidar los bienes, ya que en una
obra todo est en constante movimiento, hay dos factores bsicos que nos ayudan a estabilizar a
la industria de la construccin, 1.- la demanda de los servicios (gobierno y privado); y 2.- la
movilidad de este sector de la construccin ya que esta depende de las altas y bajas situaciones
econmicas del pas.
Objetivo de la administracin.

El objetivo de esta es la integracin dinmica y ptima de las funciones de planeacin,

organizacin, direccin y control para alcanzar un fin grupal. La funcin principal del empresario es
la creacin de un organismo estable, el objetivo de todo administrador debera ser, el profundo
desarrollo de grupos y su ordenacin para alcanzar metas comunes, lo ms rpidamente posible.

En realidad, los objetivos poseen facultades inherentes en s mismas para estimular la accin.
Cuando son conocidos o estn definidos, ayudan a identificar lo que debe hacerse y reducen al
mnimo los olvidos o falsas interpretaciones. Los objetivos dan significado al famoso refrn: poco
se niega a un trabajo bien dirigido; poco se logra sin ello. Con demasiada frecuencia se
desperdician los esfuerzos debido a que se usan las energas hacia diferentes enfoques inciertos y
se mezclan con conflictos interpersonales. La principal necesidad de la mayora de los miembros
de las empresas es una sola meta o varias principales, hacia la cual todos los miembros,
principalmente los directivos, estn impelidos y motivados con la mxima velocidad y precisin.

La importancia de los objetivos est ampliamente aceptada. La mayora de los administradores

estn de acuerdo en que son vitales. Objetivos inadecuados o inapropiados pueden atrasar la
administracin y sofocar las operaciones de cualquier organizacin. La dificultad est en que los
administradores sepan cules son sus objetivos actuales, en que los identifiquen, en que los
actualicen y los usen con eficacia en su trabajo administrativo. Con demasiada frecuencia no se
enuncian los objetivos, se descuidan olvidan o ignoran. Se ha dicho que los objetivos constituyen
el rea olvidada de la administracin.

Es comn que un gerente encuentre que los detalles de una operacin inmediata han ocupado
tanto tiempo que ha perdido de vista el objetivo principal bsico del principal problema de la
mano. Una til sugerencia para cualquier gerente es que se dedique en forma peridica a reiterar
sus objetivos y luego determinar si efectivamente est trabajando hacia las metas.

1.4 Administracin de proyectos de construccin.

El que construye una obra de construccin, sin duda, en su momento se percatar que realmente
lo que hace es administrar la construccin de una obra. La administracin tendr sentido slo en
funcin de su aplicacin. Por tal motivo, una manera de ser ms efectivos y eficientes en nuestras
actividades profesionales es intentar aplicarnos administrativamente. La administracin de obras,
presenta peculiaridades que la definen como un proceso especial por la complejidad del trabajo
que ejecutan y la diversidad de factores que intervienen en el proceso de construccin.
La administracin bsica y su relacin prctica con proyectos de construccin:

1. Protagonistas
2. Contratos
3. Legislacin de Obras
4. Caractersticas de una empresa constructora
5. Proceso Administrativo en la ejecucin de proyectos de construccin
6. Recursos
7. Factores clave que determinan el xito de un proyecto de construccin.