Documentacin Clave, Manual, procedimiento e Instructivos.

(Definiciones ISO 9000:2005)

Los distintos medios de documentacin de la SGC, son variados en cuanto a la
gestin de calidad en el producto, para ello cabe destacar que son varios los
procedimientos que se sealan, pero entre ellos el ms usado es el siguiente, junto
con procesos de certificacin basados en las ISO 9000: 2005

Documentacin-informacin y su medio de soporte

Valor de la documentacin
La documentacin permite la comunicacin del Propsito y la coherencia de
la accin. Su utilizacin contribuye a:
a) lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la
calidad.
b) proveer la formacin apropiada;
c) la respetabilidad y la trazabilidad;
d) proporcionar evidencias objetivas, y
e) evaluar la eficacia y la adecuacin continua del sistema de gestin de la
calidad.

Nota: La elaboracin de la documentacin no debera ser un fin en s mismo, sino

que debera ser una actividad que aporte valor.i
En dicho caso es importante tener en cuenta el siguiente diagrama de
documentacin a prueba de errores y fallos de la misma, el cual a su vez presenta
los manuales con su respectivo procedimiento.

*Poltica, Objetivos y Manual de la Calidad.

*Procedimientos.
*Instrucciones de trabajo y otros documentos necesarios.
*Y por ltimo se tiene a los Registros
 Esquema de representacin en base a la documentacin requerida
(Manuales).

Procesos de certificacin.
1-Poltica, Objetivos y Manual de la Calidad.
Para ello las polticas estn basadas en Manuales de calidad adems de los
artculos
Art Ap. 5.3 Rumbo de la organizacin, su propsito y futuro
Art:Ap. 5.4.1 En este artculo o apartado tenemos en cuenta las metas y
propsitos de la empresa con fines especficos.
Medibles - Alcanzables - Realistas - Especficos - Acotados en el tiempo
Y por ltimo tenemos el Manual de la Calidad Ap. 4.2.2
Define contenidos mnimos
Alcance del SGC y exclusiones
Procedimientos documentados requeridos (referencia)
 Descripcin de la interaccin de los procesos.
Todo ellos basado en las caractersticas gestinales de la calidad y procesos, de la
empresa siguiendo metas coherentes y tomando normativas de la ISO 9000:2005.

2- Procedimientos.
Los procedimientos son especficos siguiendo la norma ISO 9000:2005, ya
que estn ligados entre s. (Exigidos por la Norma). Adems de que trabaja
junto a la Poltica, Objetivos y Manual de la Calidad.
Las normativas igual se basan en artculos de la documentacin, en la cual
tenemos en cuenta:
Control de los documentos (4.2.3)
Control de los registros de la calidad (4.2.4)
Auditoras internas (8.2.2)
Control de producto no conforme (8.3)
Acciones correctivas (8.5.2)
Acciones preventivas (8.5.3).
Nota: De ser necesario ser debern documentar procedimientos adicionales propios
de la actividad que sigue las normas de la empresa junto a la calidad.

3- Ejemplo de instrucciones de trabajo y otros documentos necesarios.

Esquema (mapa) de procesos
Diagramas de flujo
Organigramas
Instructivos de trabajo
Documentos externos (legales, del cliente).
4- Registros.
Y por ltimo tenemos a los registros, estos se encargan de dar una evidencia
objetiva de actividades realizadas o resultados logrados (mediante formularios,
archivos, discos magnticos).
Ahora bien, los registros requeridos son aquellos que referencian al Ap. 4.2.4 en la
Norma (SGC)
Nota: Pueden haber ms registros si fuera necesario, ms de un registro puede
estar incorporado, en una base de datos o documentos, tambin se destaca que,
pueden excluirse datos asociados con fines distintos.
Procesos de certificacin.
Para los procesos de certificacin es necesario acudir o tener una solicitud, revisin
documental, etapa de la auditoria, certificado y Renovacin o Recertificacin, a
continuacin se muestran los pasos a seguir. Aado la fuente de la SGC, donde
explica el proceso del mismo.

Solicitud

El proceso inicia cuando una organizacin interesada en la certificacin de su Sistema de

Gestin de la Calidad ingresa su solicitud a SIGE. En el formato diseado para tal efecto, la
organizacin proporciona la informacin que se requiere de ella para que SIGE pueda cotizar
el servicio especfico.

El costo del servicio depende de factores, como el tamao de la organizacin, el nmero de

empleados involucrados en el Sistema de Calidad, el tipo de producto o servicio y el alcance
de la certificacin, entre otros. Cada caso se trata particularmente.

Revisin documental

Posteriormente se procede a la revisin documental, la cual consiste en que SIGE verifique

la existencia de un Sistema de Gestin de la Calidad que, a nivel de documentos, cumpla
con la norma en la cual se pretende certificar.

Auditora Etapa 1

Evaluar la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad de la Organizacin

(Procedimientos de Gestin).

Evaluar las condiciones de la ubicacin y los sitios especficos de la Organizacin y llegar a

acuerdos con el personal de la misma para determinar el grado de preparacin de la
Organizacin para la realizacin de la auditoria Etapa 2.

Revisar el estado del usuario y su entendimiento de los requisitos de la norma,

particularmente lo relativo a la identificacin del desempeo clave o aspectos, procesos u
objetivos relevantes y la operacin del SGC.
 Recolectar la informacin necesaria respecto al alcance de la certificacin, los procesos y
ubicaciones de la Organizacin y los aspectos legales y/o reglamentarios relacionados y su
cumplimiento. Por ejemplo, aspectos de calidad, ambientales, legales, del funcionamiento
de la Organizacin, los riesgos asociados, etc.

Revisar la asignacin de los recursos y acordar con la Organizacin los detalles para la
auditoria Etapa 2.

Con un entendimiento suficiente del SGC de la Organizacin y de sus operaciones en el

contexto de posibles aspectos significativos, definir un enfoque preciso para la planificacin
de la auditora de Etapa 2.

Evaluar si las auditoras internas y la revisin por la Direccin de la Organizacin han sido
planificadas y llevadas a cabo y si el nivel de implantacin del SGC ofrece una confianza
adecuada de que la Organizacin est lista para la auditoria de Etapa 2.

Auditora Etapa 2

Una vez que la organizacin define que su Sistema de Gestin de la Calidad cumple con la
Norma NMX-CC/ISO 9008 de referencia haciendo los ajustes necesarios debidos a los
posibles hallazgos durante la auditora de Etapa 1, debe notificarlo a SIGE para que, en
coordinacin con nuestra rea de Certificacin de Sistemas de Gestin de la Calidad, se
lleve a cabo la auditora de certificacin de Etapa 2 en la fecha acordada. La informacin
recabada en la auditora ser presentada por SIGE a la Comisin Tcnica de Certificacin
de Sistemas de Gestin de la Calidad, la cual es la responsable de dictaminar las
certificaciones.

Certificado

Lo anterior asegura que SIGE otorgue certificaciones bajo el ms estricto proceso, con
profesionalismo y transparencia.

Renovacin o Recertificacin

Antes de finalizar los tres aos de vigencia del certificado, el Sistema de Gestin de la
Calidad de la organizacin deber ser sometido a una nueva auditora total, con el fin de
conservar la certificacin.ii

El proceso de cerrtificacion depende de los fines especificos que incluyen grandes

estrictos de documentacin propia a la empresa que se certificara, ademas del giro
o desarrrollo de su actividad, siempre y cuanto tenga el fin especifico de la calidad
y basandose en las normas ISO 9000, Y 9001.

i
http://www.fcad.uner.edu.ar/wp-content/uploads/file/proyectos%20extension/Planif-e-Implem-SGC.pdf
2/10/2014
ii
http://www.sige.org.mx/certificacion.html 3/10/2014