NDICE

Visando democratizar o acesso aos procedimentos, bem como auxiliar o trabalho de rgos e
unidades acadmicas, a Coordenadoria de Relaes Pblicas/Ascom-RP disponibiliza nesta seo
dicas relacionadas ao planejamento e organizao de eventos na UFG.

ORGANIZANDO SOLENIDADES 2

ORGANIZANDO EVENTOS TCNICO-CIENTFICOS 3

ANALISANDO UM LOCAL PARA O EVENTO 7

TIPOS DE EVENTOS 8

CONVITE PARA EVENTOS 11

APRESENTAO CULTURAL 12

CHECK-LIST PARA EVENTOS 13

DIVULGAO DE EVENTOS 22

SERVIO DE ALIMENTAO PARA EVENTOS 24

DIVISO DE EQUIPES PARA EVENTOS 26

__________________________________________________________ Elaborao e organizao:

Esp. Roberta Basile Ascom/RP
Esp. Suzy Meiry Silva Ascom/RP
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ORGANIZANDO SOLENIDADES

Seguem abaixo roteiros das principais atividades voltadas ao planejamento e organizao de

cerimnias de posse, inaugurao e lanamentos.

PROVIDNCIAS POSSE CLIQUE AQUI

PROVIDNCIAS INAUGURAO CLIQUE AQUI

PROVIDNCIAS LANAMENTOS CLIQUE AQUI

2
ORGANIZANDO EVENTOS TCNICO-CIENTTICOS

Seguem abaixo as principais atividades voltadas ao planejamento e organizao de simpsios,

seminrios, congressos, encontros, semanas, dentre outros eventos tcnico-cientficos.

1 DEFINIR COORDENADORES GERAIS E COMIT TCNICO-CIENTFICO PARA O EVENTO

Coordenao e organizao
Responsabilidades: elaborar o planejamento geral do evento (data, horrio, local); elaborar um
prospecto de programao (atividades); elaborar o cronograma de atividades; estabelecer,
monitorar e garantir o trabalho sinrgico das equipes de apoio; coordenar o evento e suas
atividades; garantir a realizao do evento conforme o planejado; elaborar o relatrio final do
evento.

Comit tcnico, cientfico e cultural

Responsabilidades: elaborar a programao detalhada do evento (alterando-a quando necessrio);
definir contedo do material tcnico a ser distribudo (apostilas, cartilhas, anais, compndios e
outros);convidar palestrantes; receber e coordenar a apresentao de trabalhos cientficos.

2 DEFINIR DATA, HORRIO/PERODO DO EVENTO

A data do evento est intimamente ligada quantidade de pblico esperado. Por isso,
importante observar alguns detalhes. A primeira iniciativa verificar se, na data pretendida ou
data prxima, um evento semelhante estar ocorrendo. Atentar tambm para proximidade de
feriados e datas comemorativas relevantes como dia das mes, dia dos pais, Natal e outros.

Do mesmo modo, determinar o horrio do evento exige cautela. Prolongar atividades cansa o
pblico e dispersa a ateno. Por isso, deve-se monitorar a durao de aberturas solenes,
atividades tcnico-cientficas e tambm os intervalos. Zelar ainda pelo respeito ao horrio limite do
evento, caso contrrio, a evaso no encerramento ser grande.

3
3 ELABORAR UM PROSPECTO DA PROGRAMAO

De modo sucinto, um evento composto por:

- abertura (com servios de alimentao ou no);
- atividades (tcnicas, socioculturais) sequenciais ou simultneas;
- intervalos (almoos e coffee-breaks);
- encerramento (com servios de alimentao ou no).

4 ESCOLHENDO O LOCAL DO EVENTO

Em eventos tcnico-cientficos a programao est diretamente relacionada escolha do local do
evento, ou seja, o local do evento s definido quando sabemos o que oferecer ao pblico.
Exemplo: se o evento um congresso, que ter simultaneamente uma feira, oficinas e palestras,
ento, o local do evento dever ter uma estrutura fsica capaz de acomodar todas essas atividades
(auditrios, salas para oficinas, espao para exposies, local para almoo, dentre outros).

Na escolha do local para o evento preciso considerar aspectos como:

facilidade de acesso e de localizao (existncia de sinalizao e placas indicativas);
infraestrutura (se possui boa iluminao, climatizao, adaptao a portadores de
necessidades especiais, se coberto; se pisos, escadas e elevadores esto em bom estado;
se h bebedouros; quantidade suficiente de banheiros, quantidade suficiente de mesas e
cadeiras, se possui copa ou cozinha industrial para os servios de alimentao; local para
carga e descarga, entre outros itens)
condies de hospedagem, alimentao e transporte prximos;
existncia de espaos para coffee-breaks, coquetel, jantar (quando necessrio);
presena de estacionamento;
presena de servios essenciais prximos (postos de sade, hospitais, supermercados,
papelarias, fotocopiadoras, bancos);

4
 existncia de segurana;
acessibilidade (banheiros e auditrios adaptados).

Alm do Centro de Cultura e Eventos Prof. Ricardo Freua Bufial, a UFG dispe de vrios espaos,
localizados nas unidades acadmicas, nos campus I e II. Alguns locais so cedidos sem nus.
Outros, possuem taxa de manuteno. Para consulta aos dados de espaos de eventos da UFG,
acessar Locais de eventos da UFG, site www.ascom.ufg.br

5 DETALHAMENTO DA PROGRAMAO
Aps a definio de data, local e prospecto da programao, tm-se as condies necessrias para
detalhamento dos temas e tambm dos profissionais destinados s mesas redondas, cursos,
oficinas, conferncias e palestras.

6 DEFINIR DEMAIS RECURSOS NECESSRIOS AO EVENTO

recursos materiais: o que utilizado no evento (itens de escritrio, impressos, itens
promocionais/brindes, objetos de sinalizao, itens de cerimonial);
servios: o que preciso contratar para o evento (decorao, alimentao, sonorizao,
projeo, iluminao, transporte, hospedagem);
recursos tecnolgicos: que equipamentos e recursos tecnolgicos sero utilizados
(telefones, computadores, mquinas copiadoras, leitores de crachs, mquinas de carto
de crdito, etc.);
recursos humanos: quem ir trabalhar no evento (recepcionistas, seguranas, garons,
mestre de cerimnias, fotgrafos, dentre outros profissionais).

7 FAZER UM CHECK-LIST
Quer ter certeza de que pensou em tudo?
Para conferir, temos o check-list

5
8 ESTABELECER OUTRAS EQUIPES E RESPONSABILIDADES
Para executar tudo que foi planejado, o evento necessita de equipes. A formao de equipes e suas
responsabilidades depender do porte e formato do evento: grandes eventos pressupem a
formao de muitas equipes, afinal, so vrias as atividades a serem executadas.

9 ELABORAR UM CRONOGRAMA DE ATIVIDADES

10 EXECUO DAS ATIVIDADES PROGRAMADAS

Nessa etapa, o coordenador geral do evento dever ter em mos um check-list para verificar as
atividades j executadas e quais esto a executar ou alterar.

11 PS-EVENTO
Compreende a elaborao de Relatrio Final que poder servir como parmetro para eventos
futuros da unidade e para registro histrico das realizaes da Faculdade.

No relatrio constam: a anlise da participao do pblico, cpias de listas de presena, avaliaes

do pblico sobre o evento, resultados de despesas e receitas, resultados obtidos com a divulgao
(reunir as notcias sobre o evento), pontos positivos e negativos do evento e as fotos.

Essa etapa abrange ainda:

pagamento de fornecedores;
devoluo de materiais emprestados;
envio de agradecimentos a convidados e autoridades.

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 ANALISANDO UM LOCAL PARA O EVENTO

Nome do local: _______________________________

Endereo: ______________________________________________________________
Nome do responsvel: _____________________ Contatos: _______________________

Espao aberto ( ) SIM ( ) NO

Se sim: ( ) jardim. Tamanho:___________________ ( ) sacada. Tamanho: ______________

Espao fechado ( ) SIM ( ) NO

Se sim: ( ) auditrio. Tamanho:____________Capacidade: _________________
( ) salas separadas. Quantidade:____________ Capacidade de cada sala:___________
( ) salo. Tamanho: ____________ Capacidade total: ______________

Ambientes climatizados (ar-condicionado) ( ) SIM ( ) NO Iluminao adequada ( ) SIM ( ) NO

Pontos de rede disponveis (internet): ( ) SIM ( ) NO Cadeiras/poltronas disposio: ( ) SIM ( ) NO

Mesas disposio: ( ) SIM ( ) NO. Tipo: ( ) redondas. Quantas: ____________ ( ) retangulares. Quantas: ____________

Sonorizao prpria ( ) SIM ( ) NO

Equipamentos de projeo ( ) SIM ( ) NO.

Se sim: ( ) telo. Quantos?_______. Localizao: ( )atrs do palco/retrtil ( )lateral do palco ( )no fixo
( ) datashow. Quantos? _______. Localizao ( ) fixo em suporte ( ) no fixo
( ) televiso. Quantas? _______
( ) Dvds. Quantos?_________

Palco ( ) SIM ( ) NO. METROS: _______________________ Plpito ( ) SIM ( ) NO.

Praticvel ( ) SIM ( ) NO. Quantos? ______ Tamanho/cada: ____________

Sala VIP ( ) SIM ( ) NO Camarim ( ) SIM ( ) NO. Quantos? _______________

Bilheteria ( ) SIM ( ) NO. Quantas? ____________ Sala de apoio ( ) SIM ( ) NO.

Espao para exposies ( ) SIM ( ) NO. METROS: __________________

Espao para credenciamento ( ) SIM ( ) NO. METROS: _________________

Espao para coffee-break, jantar, almoo ou coquetel ( ) SIM ( ) NO. METROS: __________________

Banheiros ( ) SIM ( ) NO. Quantos? _______________

Bebedouros ( ) SIM ( ) NO. Quantos? _______________

Acessvel (rampas, lugares reservados, banheiros adaptados) ( ) SIM ( ) NO.

Restaurante prprio ( ) SIM ( ) NO. Capacidade total: ___________________

Lanchonete prpria ( ) SIM ( ) NO. Capacidade total: ___________________

Copa/Cozinha industrial ( ) SIM ( ) NO. Equipamentos: ____________________________________

Estacionamento ( ) SIM ( ) NO. Vagas: ______ Estacionamento VIP ( ) SIM ( ) NO. Vagas: ________________

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TIPOS DE EVENTOS

Giaclagia (2006, p.40) destaca que, quanto periodicidade, os eventos podem ser:

Espordicos so eventos que acontecem de maneira pontual, sem perodo fixo de realizao;
Peridico j possuem perodo fixo de realizao (Ex.: Copa do Mundo, Olimpadas)
Eventos de oportunidade so aqueles que surgem aproveitando um momento oportuno, como
as datas comemorativas, ou at mesmo outro evento (Ex.: Dia dos Pais, Dia dos Namorados, Ano
da Frana no Brasil).

Com relao abrangncia os eventos podem ser:

Locais acontecem apenas em um local ou municpio. Ex.: I Mostra de Comunicao da UFG;
Regionais abrangem vrios estados de uma Regio. Ex. VII Semana de Psicologia do Centro-Oeste;
Nacionais so voltados participao de pessoas de todo o Pas. Ex.: Encontro Nacional sobre
Cidadania e Trabalho;
Globais so voltados a participantes de vrios pases. Ex.: Frum Mundial de Ecologia.

Referindo-se a escopo do evento, Melo Neto (1998, p.47) diferencia:

Eventos de nicho renem pblicos de segmento especfico. Ex.: Congresso de Farmcia.
Eventos de massa abertos ao grande pblico. Ex. Msica no Cmpus.

CLASSIFICAO

Palestra: o palestrante se prope ou concorda em levar aos ouvintes o seu conhecimento, a sua
experincia ou o seu entendimento sobre determinado assunto. No existe uma regra fixa quanto
ao tempo de durao e a participao do pblico. Normalmente, realiza-se no intervalo de 30 e 60
minutos, com ou sem perguntas durante a exposio. O comum que perguntas ocorram aps o
trmino da palestra. (Fonte: Site Sinprorp - (http://www.sinprorp.org.br/Clipping/2003/331.htm))

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Ciclo de palestras: uma sequncia de palestras. Poder referir-se a um mesmo assunto
(abordado sob vrios pontos de vista ou tpicos) ou sobre assuntos diferentes dentro de um tema
geral.

Conferncia: uma reunio extremamente formal (diferente da palestra), na qual um grande

especialista desenvolve um tema e, ao final, responde a perguntas.

Mesa redonda: utilizada para esclarecer, discutir e trocar ideias sobre um determinado assunto. Os
debatedores tem, em geral, 20 minutos para expor seus pontos de vista. necessrio um
coordenador para presidir a mesa redonda e dirigir as atividades (tempo de exposio, perguntas e
concluses).

Seminrio: alguns livros destacam, que uma reunio de especialistas. Os participantes tm prvio
conhecimento do que ser tratado. Divide-se em trs fases: exposio, discusso e concluso.

Colquio: evento em que o objetivo discutir e tomar decises sobre um determinado assunto.
Aps a exposio de um tema, a plateia dividida em grupos de debate. Ao final, o resultado das
discusses de cada grupo apresentado para apreciao e votao de todos.

Congresso: promovidos para apreciao, estudos ou debates sobre algum ramo de conhecimento
de determinada classe (estudantes, professores, profissionais). Em geral, engloba outros eventos:
mesas-redondas, palestras, reunio de grupos de trabalhos, dentre outros.

Conveno: reunio de categorias profissionais pela qual se busca a integrao da classe e a

discusso de: procedimentos, realidade profissional, legislaes da rea, dentre outros. Ex.:
Conveno dos Cirurgies Plsticos.

Frum: exclusivo para pessoas que dominem um tema. Nele, o participante poder debater suas
ideias com outros participantes. Um mediador organiza os participantes e direciona-os na busca
do consenso, alm de registrar os principais pontos levantados.

Encontro: objetiva, basicamente, apresentar trabalhos e estudos feitos em determinada rea.

Exposio: visa apenas divulgar um trabalho, como por exemplo, um vernissage.

Feiras: utiliza a estrutura de estandes voltados a um grande pblico. Tem por objetivo a exposio
e a venda imediata de produtos e/ou servios.

Curso: consiste no detalhamento de determinado assunto ou conjunto de temas com o foco na

9
teoria, ou seja, "ensinar a fazer". Ex.: Curso de Especializao em Prticas Laborais.

Oficina: assemelha-se a um curso, contudo, seu foco na prtica do contedo ensinado. Possui
duas etapas: a primeira fase expositiva e, na segunda parte, os participantes testam os
conhecimentos obtidos. Ex.: Oficina de culinria.

Workshop: de carter promocional e comercial. Visa detalhar um assunto de maneira mais

prtica. Divide-se em trs momentos: exposio, discusso e concluso.

Inaugurao: o momento destinado a entregar sociedade ou a um grupo especfico um novo

espao/local pronto para ser utilizado. Inclui homenagens, descerramento de placas, corte da fita
inaugural.

Mostra: exposio com carter itinerante, que percorre vrios locais ou cidades, com o mesmo
contedo e formato. Objetiva apenas divulgar um trabalho.

Sesso de autgrafos: o encontro do autor de um livro com o seu pblico.

REFERNCIAS

GIACAGLIA, Maria Ceclia. Organizao de Eventos teoria e prtica. So Paulo: Tompson

Pioneira, 2006.

MELO NETO, Francisco Paulo de. Marketing de Eventos. So Paulo: Sprint, 1998.

10
CONVITES PARA EVENTOS

O convite a primeira impresso que os convidados tm de um evento. Por isso, merece cuidados
quanto ao contedo, esttica e prazos de distribuio. Neste sentido, seguem algumas dicas:

o convite deve ser encaminhado com antecedncia, de forma a permitir que o convidado
programe sua participao no evento;
deve conter quem convida, para qu, data, hora, local. Tambm importante inserir
telefones de contato para confirmao de presena;
para autoridades, como governador, prefeito, secretrios de Estado, senadores e
deputados, o convite deve ser por meio de ofcio, seguindo as regras de redao oficial;
quando o comparecimento de autoridades pblicas for indispensvel, entrega-se o ofcio
pessoalmente, atravs de audincia previamente marcada;
para demais convidados enviar convites impressos, sendo que a arte tambm pode ser

Primeiro elaboramos a lista geral de convidados e s depois encomendamos os convites.

Dessa forma, evitamos desperdcio de material.

usada para divulgao por e-mail;

convite com pedido de confirmao deve ser respondido de imediato;
convite por escrito deve ser respondido por escrito.

PRAZO DE DISTRIBUIO (ANTECEDNCIA MNIMA)

15 dias - evento social (comemoraes, almoos, jantares e coquetis)

20 dias - eventos oficiais (entrega de ttulos, inauguraes, posses, dentre outros)
40 dias ou mais - congressos nacionais ou internacionais (para palestrantes a antecedncia
mnima de 90 dias)

Download modelo de convite DOC (Word) e CDR (Corel Draw)

Download modelo de ofcio DOC (Word)

11
APRESENTAO CULTURAL

As apresentaes culturais (teatro, dana, msica) so um diferencial no evento, dando leveza

programao. Contudo, preciso ter cautela, pois a escolha de um momento inoportuno ou de um
espetculo imprprio ocasiona efeitos negativos ao evento: indisposio do pblico,
prolongamento da cerimnia, quebra da sequncia lgica do evento. Em geral, boas ocasies so o
incio (abertura) e o final (encerramento) do evento.

Quanto ao tempo, as apresentaes devem ter:

at 10 minutos (na abertura dos eventos);

at 15 minutos (no encerramento de eventos seguidos de atividades tcnicas);
at 2 horas (no encerramento de eventos seguidos apenas de coquetel/jantar).

Quanto ao local do evento devem ser observados:

o artista/grupo conhece o local do evento?

o espao disponvel comporta a apresentao escolhida?

Importante: eventos com abertura solene (composio de mesa) no comportam apresentaes

de grupos ou bandas, pois estes necessitam de espao para montagem de equipamentos. A
remoo de equipamentos durante a abertura de eventos deve ser evitada. Caso o organizador
opte pela apresentao de grupos ou bandas, esta ser no encerramento do evento, se possvel,
em local parte da abertura solene.

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 CHECK LIST PARA EVENTOS

PROGRAMAO
Elaborao do prospecto da programao
Contato com expositores em potencial e professores (palestras, cursos, oficinas, conferncias, mesas
redondas)
Elaborao de normas para seleo de trabalhos , exposio de painis e diviso de estandes, bem como dos
prazos de inscrio
Checagem final de dias e horrios
Checagem final de palestrantes
Checagem final de apresentaes culturais e atividades sociais
Publicao das normas

Fechamento e publicao da programao completa

DIVULGAO
Planejamento da divulgao:
impressos: folders, cartazes, convites, folhetos, outdoor;
eletrnicos: sites, mala direta;
necessidade de assessoria de imprensa especfica para o evento;
confeco de brindes (canetas, blocos, sacolas, canecas, marca-texto, chaveiros, rguas, dentre outros)
Solicitao de artes para material de divulgao
Elaborao e manuteno do site do evento
Confeco de impressos e brindes
Envio de impressos e brindes
Envio de material eletrnico

Contato com imprensa e envio de press kits

ASPECTOS LEGAIS
Gesto de contratos de fornecedores (quando necessrio, acompanhar processos e contrataes via
PROAD/UFG)

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 Pagamento de taxas de ECAD (para msicas ao vivo ou som mecnico), AMMA (eventos que provoquem
muitos rudos, como shows, festas, festivais) e CREA (para montagem de palcos, tendas e estruturas
metlicas)
Verificao junto a Juizado de Menores (caso o evento conte com a participao de menores de idade)
Alvar de Corpo de Bombeiros
Solicitao de apoio da Polcia Militar

Alvar da Prefeitura

INSCRIES
Elaborao do formulrio de inscrio
Reviso do formulrio de inscrio
Definio da forma de disponibilizar os formulrios (em secretarias acadmicas, via sites, em conselhos
profissionais, dentre outros)
Disponibilizao dos formulrios nos locais definidos
Recebimento e controle de inscries (reviso de prazos, se necessrio)

Impresso da LISTA GERAL DE INSCRITOS

CORRESPONDNCIAS
Elaborao do banco de dados para envio de convites
Elaborao de etiquetas
Separao de envelopes e materiais a serem enviados
Envio de correspondncias (respeitando prazos de entrega dos correios)

Confirmao do recebimento de convites e correspondncias oficiais

LOCAL DO EVENTO
Palco
Tablados
Praticvel
Sala VIP
Camarim
Sala para secretaria
Espao para exposies

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 Guich para credenciamento/inscries
Hall para lanches e cafs
Sala de Imprensa
Central de informaes
Restaurante
Lanchonete
Copa/Cozinha industrial
Estacionamento
Banheiros
Bebedouros

Sala de som e projeo

RECURSOS HUMANOS
Coordenadores de rea (exemplo: recepo, cerimonial, logstica)
Coordenador de salo

Recepcionistas
Assessor de imprensa
Mestre de Cerimnia
Operadores de som
Operador de luz
Operador de cmera
Garons
Pessoal de limpeza
Seguranas
Manobristas
Fotgrafo
***Tradutores/intrpretes lnguas estrangeiras ou libras (para eventos internacionais, necessrio montar estrutura especfica para a
traduo simultnea. Em caso de libras, verificar com antecedncia as necessidades do intrprete para adequao do palco do evento)

Bombeiros
Mdico disposio
Enfermeiro disposio
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 Monitores

RECURSOS TECNOLGICOS E AUDIOVISUAIS

Para Projees
Datashow
Aparelho de DVD
Teles
TV de Plasma

Notebook

Para a sonorizao
Microfones
Pedestais para microfones
Armaes metlicas (para eventos grandes)
Caixas de som
Amplificadores
Mesa de som
Retornos

CDs e DvDs para msica ambiente

Para filmagem
Mesa digital para transmisso simultnea
Cmeras fixas com trips

Armaes para cmeras mveis

Para iluminao
Canho seguidor
Moving heads
Lmpadas
Mesa digital para iluminao
Set lights
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 Gerador de energia para o local

Para credenciamento e acesso de participantes

Leitor ptico para crachs
Computador em rede
Impressoras a laser em rede
Estabilizadores/no breaks para equipamentos de informtica
Catracas eletrnicas
Mquinas para carto de crdito/dbito

Calculadoras

Outros
Rdios de Comunicao para equipe do evento

Cabine e fones para traduo simultnea

RECURSOS MATERIAIS
Para a Cerimnia /Cerimonial:
Bandeiras
Mastros para bandeiras
Plpito
Mesa diretiva completa
Forro para mesa diretiva
Copos de gua para mesa diretiva
Placas de homenagem
Placa de inaugurao
Fitas para inaugurao
Becas ou trajes especiais que devem ser levados para a cerimnia
Tecido para descerramento de placas, bustos e monumentos
Lista de autoridades da UFG
Lista das autoridades que compem a mesa diretiva
Listas de presena para assinaturas

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 Mesas de recepo de autoridades
Placas ou etiquetas para reserva de lugares
Nominatas
CD ou DVD hino nacional
CD ou DVD de msicas
Mesas ou aparadores para entrega de trofus ou homenagens
Mesas para assinatura de atos e convnios
Roteiro de cerimonial

Para credenciamento de participantes e palestrantes

Checagem do local para credenciamento

Montagem de material para credenciamento:
Crachs (com ou sem cdigo de barras)
Cordo para crachs
Pastas com material do evento
Ingressos
Lista geral de inscritos
Canetas
Blocos
Boletos de pagamento
Recibos

Certificados de participao

Materiais de escritrio/outros
Lpis
Canetas
Guardanapos
Copos descartveis
Cartuchos para impressora
Toner para impressora

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 Envelopes
Pastas para arquivo
Borracha
Apagador
Durex
Blocos de anotaes
Rgua
Tesoura
Cola
Adesivos
Apontador para lpis
Pincel para crachs
Pincel para quadro branco
Quadro branco
Etiquetas
Resmas de papel A4
Grampeador
Clips
Grampos para Grampeador
Furador de papel
Trips para banners
Fita dupla-face
Fita crepe
Fita de alta fixao
Cabides e arara para trajes especiais
Ferro de passar
Tbua de passar

Displays e totens para sinalizao do evento

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SERVIOS NECESSRIOS

Transporte
Verificar estrutura de traslado e passageiros
Checar disponibilidade de veculos oficiais da UFG junto ao Departamento de Transporte
Em caso de utilizao de veculos da UFG, elaborar o ROTEIRO PARA MOTORISTAS
Levantar necessidade de transportes adicionais (vans, txis, nibus ou micronibus) e consultar a Proad-UFG
para verificar convnios na rea
Contratar servios adicionais, checando documentos dos veculos e dos motoristas
Detalhar horrios de chegada e sada

Estabelecer pontos embarque e desembarque (no esquecer de avisar todos os participantes. Se necessrio,
inserir informao no material de divulgao do evento e na rede hoteleira destinada ao mesmo)

Buffet
Checar o tipo de servio (caf da manh, coffee-break, almoo, jantar, coquetel) e elaborar cardpio
Verificar lista de buffets conveniados com UFG (Proad)
Orar servios e verificar itens de cobertura do buffet (mesas, cadeiras, forros, talheres, copos, pratos, dentre
outros)
Checar local em que ser (o) servido (os) o almoo, jantar, cafs, coquetel, etc.
Ver necessidade de locao de materiais: mesas, cadeiras, guardanapos, talheres, forros, pratos, baixelas,
dentre outros, aparadores de buffet)
Verificar estrutura da copa/cozinha do local do evento, conforme especificaes do servio contratado

Decorao/Cenografia
arranjos de mesa
arranjos de mesa diretiva
arranjos laterais
arranjos de palco
forros de mesa de jantar
plantas decorativas para salo
forraes para palco
forraes para salo
forraes para recepo
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 impresso de logotipos em banner
confeco de dizeres em letras caixa
passarelas

escadas/rampas de acesso a palco

Hospedagem
Verificar hotis conveniados com UFG (site da Proad-UFG)
Verificao de quantidade de reservas
Encaminhamento de formulrio de reserva de hospedagem (site Proad-UFG)
Confirmao das reservas nos hotis
Confirmao de horrios de check-in dos convidados

Cancelamento de reservas em caso de no-show

Estandes
Planejamento da quantidade e especificaes tcnicas dos estandes
Solicitao de oramentos
Contratao do servio
Distribuio dos estandes para expositores
Contato com expositores
Montagem de estandes
Checagem final

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DIVULGAO DE EVENTOS

No cometa erros de grafia ou de impresso nos materiais do evento, o que causa no leitor
a imagem negativa de que o promotor trata o evento com desleixo, desinteresse e
arbitrariedade. imprescindvel encaminhar o material para uma reviso cuidadosa;

Os folders/cartazes/camisetas/sacolas/adesivos e demais itens a serem utilizados no evento

devem ser planejados com bastante antecedncia, pois o processo desde sua criao at
impresso envolve o trabalho de vrios profissionais, cada qual com seu prazo. A
Coordenadoria de Publicidade e Propaganda da ASCOM/UFG, disponibiliza o telefone 3521-
1377 e o e-mail ascompp@gmail.com para sanar dvidas e auxiliar as unidades acadmicas
quanto elaborao de impressos e materiais de divulgao para eventos. A equipe leva de
15 a 30 dias para desenvolver a arte de materiais para eventos.

Tendo a arte dos impressos em mos, em seguida, preciso cotar os fornecedores que iro
produzir o material (cerca de 5 dias teis). Aps a cotao, os oramentos devem ser
analisados e aprovados. Os fornecedores levam, no mnimo, uma semana e meia para
entregar o material. Depois de confeccionado, o material deve ainda ser preparado para
envio (pelo menos 10 dias). At chegar s mos do pblico-alvo levar, aproximadamente,
15 dias. Ou seja, se voc organiza um evento para agosto, dever ter, pelo menos, trs
meses de antecedncia para fazer tudo isso.

Prazo ideal de divulgao: eventos com inscries > 30 dias de antes do incio das inscries
eventos sem inscries > 20 dias de antecedncia, no mnimo;

A Coordenadoria de Imprensa da ASCOM disponibiliza s unidades e rgos, para

divulgao dos eventos, o Boletim Eletrnico UFG Notcias (semanal) e tambm o Portal
da UFG. Para isso, a unidade poder encaminhar os dados completos do evento para o e-
mail imprensa@reitoria.ufg.br, com 10 dias de antecedncia.

PROCEDIMENTOS PARA IMPRESSO DE MATERIAIS JUNTO AO CEGRAF/UFG:

para o encaminhamento dos servios grficos, necessrio preencher o formulrio de

PEDIDO DE SERVIO, disponvel na pgina da PROAD;

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 a solicitao deve especificar o formato do trabalho, papel, acabamento e tiragem
(conforme anexo 8).

os arquivos a serem impressos devem ser encaminhados para: cegrafedit@gmail.com ou

entregue na Editorao. O telefone para acompanhamento do material o 3521-1107;

prazo de entrega (aps fechamento do arquivo e do processo de oramento):

22 dias folders e cartazes

45 dias cartilhas e livros

ERROS COMUNS COMETIDOS EM MATERIAIS DE DIVULGAO DE EVENTOS

1. Local muitas pessoas enviam e-mail ou fazem um material em que consta o endereo do local,
mas no consta a cidade, nem estado;
2. Telefone da mesma forma que esquecem de inserir a cidade/estado, tambm esquecem de
inserir o cdigo de rea antes do nmero do telefone;
3. Horrio a grande maioria esquece completamente de inserir o horrio em que o evento ir
comear;
4. E-mail muitos enviam o e-mail e deixam a caixa postal sobrecarregada, ento quando algum
com um interesse real no evento, de repente at mesmo um possvel patrocinador, tenta entrar em
contato com a organizao , no consegue.
5. Data a grande maioria das pessoas ao divulgarem seus eventos no inserem o ANO.

(Disponvel em http://30ealguns.com.br/2006/11/tipos-de-eventos-e-a-importancia-da-
divulgacao/)

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SERVIO DE ALIMENTAO PARA EVENTOS

Caf da manh (servido das 6 s 9:00): pes, quitandas doces, quitandas salgadas, mximo de
duas qualidades de bolo, uma torta de sal (cuidado com o excesso de sal), frios (sem serem
defumados), manteiga ou margarina e requeijo, dois tipos de suco, sendo um bsico (laranja,
caju) e outro uma fruta da estao, gua, caf, leite, achocolatados (no servir refrigerante).

Coffee-break (servido nos intervalos dos eventos: s 10:30 ou s 15:30): quitandas, pes,
salgados (evitar frituras), pats, gelias, salada de frutas, pode-se acrescentar uma torta doce (de
sabor leve, no cabe torta alem) e uma torta salgada, caf, uma qualidade de suco (bsico),
refrigerantes (evite os de sabor 'cola'), gua, no entra leite,. Cardpio reforado, mas no pesado.

Brunch (11 s 13:30): refere-se a uma mistura de almoo com coffee-break. O cardpio contm:
pasta de tomate seco, de alho, de gro de bico, po srio, outros pes, torrada, duas tortas de sal,
duas tortas doce (pode torta alem), fatiados e defumados (lagarto, peru, salame), pamonha
assada, po de metro, cremes (caldo) de aspargo e de milho, salpico, salada de macarro frio,
omelete, refrigerantes, dois tipos de sucos (sendo um bsico), cabe champagne,. Adequado para
at 20 pessoas, como palestrantes e autoridades do evento.

Coquetel (19 s 21h): reunio de pessoas com a finalidade de comemorar alguma data ou
acontecimento. Tambm serve de apoio abertura ou encerramento de um evento. Com a
presena de bebida alcolica (vinhos, champagne, whisky ou cerveja). Em geral, o servio de
alimentao poder ser volante em p ou volante sentado, nos quais os garons circulam com as
bandejas entre os convidados. Fazem parte do cardpio: canaps, mini-pores individuais,
salgados fritos, assados e folhados

Jantar (das 21 s 23 horas): o cardpio de um jantar em eventos pode ser elaborado conforme a
solicitao do cliente. As guarnies incluem massas, peixes, carnes (ao molho ou assadas) e
tambm saladas variadas contendo antepastos, queijos, verduras, legumes e frutas. As
sobremesas variam de sorvetes em calda a mousses e tortas.

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 Comida e bebida fazem parte da receita de bolo do evento, garantindo seu sucesso. Por isso, no h como
receber pessoas sem oferecer esses atrativos. dessa forma que voc demonstra cordialidade com o
convidado. Entretanto, seguem algumas dicas:

opte por um servio de alimentao que seja adequado ao tipo, horrio e durao do evento. No
deixe o convidado com fome e tambm no o empanturre prximo a horrios de almoo ou jantar.

no sirva refrigerantes, defumados e frituras pela manh.

CAF DA MANH (RECEPO DE CONVIDADOS)

Valores por pessoa: 8 salgados assados/quitandas

1 pedao de bolo
100 g de embutidos (cubinhos de queijo e presunto no palito)
50 g de frutas
300 ml de suco
50 ml de leite
* 1 garrafa de caf para 20 convidados
* 2-3 copos de vidro por pessoa e 4 se forem descartveis
* no adequado servir refrigerante em um caf da manh
________________________________________________________________________________________________
COFFEE-BREAKS (INTERVALOS DE EVENTOS)

Pela manh/valores por pessoa: tarde/valores por pessoa: 6-8 salgados/quitandas

6 salgados assados/quitandas 1 pedao de bolo
1 pedao de bolo 200 ml de suco
200 ml de refrigerante 200 - 300 ml de
200 ml de suco refrigerante
50 ml de leite * 1 garrafa de caf para 20 convidados
* 1 garrafa de caf para 20 convidados * 2-3 copos de vidro por pessoa e 4 se forem
* 2-3 copos de vidro por pessoa e 4 se forem descartveis
descartveis
________________________________________________________________________________________________
COQUETEL
Valores por pessoa: 15-18 salgados (se forem servidos apenas salgadinhos)
12 salgados (se forem servidos salgadinhos e pores individuais)

* se forem servidos apenas refrigerante, suco e cerveja: 300ml, 300ml e 600 ml, respectivamente
* se no houver cerveja garrafa de vinho por pessoa
* se houver cerveja 1 garrafa de vinho para cada 5 pessoas
* 1 garrafa de whisky para cada 20 pessoas
* 4 litros de coquetel de frutas para 50 pessoas
* 2-3 copos de vidro por pessoa e 4 se forem descartveis

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________________________________________________________________________________________________
ALMOO
Valores por pessoa: 50 g de arroz 250 g de carne 120 g de massa 120 g de salada
200 ml de suco 300 ml de refrigerante 1 bola de sorvete
________________________________________________________________________________________________
JANTAR

Valores por pessoa: 50 g de arroz Se no houver cerveja 1 garrafa de vinho para 3

200 g de carne pessoas
120 g de massa Se houver cerveja 1 garrafa de vinho para cada 5
100 g de salada pessoas
200 ml de suco 1 garrafa de whisky para cada 20 pessoas
300 ml de refrigerante 4 litros de coquetel de frutas para 50 pessoas
600 ml de cerveja * 2-3 copos de vidro por pessoa e 4 se forem
6 docinhos por pessoa descartveis
1 bola de sorvete

DIVISO DE EQUIPES PARA O EVENTO

Coordenao e organizao

Responsabilidades: elaborar o planejamento geral do evento; estabelecer, monitorar e garantir o

trabalho sinrgico das equipes de apoio; coordenar o evento e suas atividades; garantir a
realizao do evento conforme o planejado; elaborar o relatrio final do evento.

Comit tcnico-cientfico e cultural

Responsabilidades: elaborar a programao detalhada do evento (alterando-a quando necessrio);
definir contedo do material tcnico a ser distribudo (apostilas, cartilhas, anais, compndios e
outros);convidar palestrantes; receber e coordenar a apresentao de trabalhos cientficos.

Equipe de credenciamento e atendimento a participantes

Responsabilidades: prestar informao durante inscries; executar o credenciamento dos
participantes, distribuindo Os materiais necessrios; emitir certificados; monitorar frequncia de
participantes.

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Equipe de atendimento e apoio a palestrantes
Responsabilidades: prestar informaes a palestrantes sobre programao do evento, traslado e
hospedagem; monitorar chegada e sada de palestrantes; fornecer apoio durante as palestras.

Equipe de cerimonial
Responsabilidades: elaborar o Roteiro de Cerimonial; fazer a locuo do evento; recepcionar
autoridades; organizar mesa diretiva; providenciar reserva de lugares em auditrio ou mesas de
jantar; coordenar cerimnias de abertura e encerramento.

Equipe de comunicao e divulgao

Responsabilidades: elaborar planejamento de mdia para o evento; desenvolver artes e
programao visual para impressos e material eletrnico; providenciar e monitorar impresso de
materiais promocionais e informativos; distribuir materiais de divulgao; prestar atendimento
imprensa; providenciar o fechamento de clipping eletrnico e impresso para elaborao de
relatrio final.

Secretaria executiva
Responsabilidades: acompanhar trabalho de equipe de atendimento a palestrantes e participantes;
verificar se todos os equipamentos esto devidamente instalados; armazenar e fornecer materiais
de apoio durante o evento; providenciar a impresso ou cpia de documentos quando solicitado;
avisar responsveis sobre mudanas na programao; controla e distribui monitores de rea.

Equipe de tecnologia da informao

Responsabilidades: acompanhar instalao de equipamentos de informtica (computadores,
teles, datashow, cabos de rede, roteadores, antenas); seguir todo o evento, prestando auxlio
quando necessrio.

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Equipe de logstica
Responsabilidades: providenciar os servios necessrios ao evento (decorao, iluminao,
alimentao, projeo, traslado, hospedagem e outros) ; garantir que, no dia do evento, cada
servio seja executado dentro das especificaes e prazos estipulados; recolher notas fiscais dos
fornecedores e repass-las para equipe de contabilidade para pagamento;

Equipe comercial e contabilidade

Responsabilidades: fazer cotaes, gerir contratos com fornecedores; acompanhar despesas gerais
do evento; verificar fluxo de caixa; monitorar pagamento de inscries; monitorar entrada de
patrocnios e doaes; providenciar pagamento de fornecedores; elaborar relatrio financeiro do
evento;

Equipe de servios gerais e manuteno

Responsabilidades: providenciar e instalar cabeamento eltrico, iluminao e telefones; verificar se
o espao est devidamente climatizado e higienizado; garantir que a estrutura fsica do local esteja
em perfeitas condies de uso, providenciando de imediato a troca de equipamentos, cabos e
lmpadas quando necessrio; providenciar limpeza e manuteno de sales, salas de apoio,
auditrios e banheiros durante o evento.

Equipe de segurana
Responsabilidades: fornecer apoio recepo durante entrada e sada de participantes; monitorar
toda a rea do evento, evitando acesso de pessoas que ofeream riscos ao bem-estar dos pblicos
participantes.

Equipe de estacionamento
Responsabilidades: acompanhar chegada e sada de veculos; monitorar pagamento de
estacionamento, quando necessrio; conduzir carros oficiais e de autoridades s vagas reservadas
no estacionamento; manter controle sobre fluxo de veculos.

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