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SEMANA 6
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| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6
NDICE
UNIDAD 6 ...................................................................................................................................... 3
PAGO DE REMUNERACIONES Y DE RETENCIONES ........................................................................ 3
PROCESO Y FECHAS DE PAGO ....................................................................................................... 4
Pago de liquidaciones de sueldos ............................................................................................. 4
Pago de retenciones judiciales .................................................................................................. 5
Pago de anticipos de sueldos .................................................................................................... 5
Pagos de descuentos previsionales y aportes patronales......................................................... 5
Pagos de impuesto nico a los trabajadores ............................................................................ 6
Pago por liquidaciones de vacaciones....................................................................................... 6
Pago de indemnizaciones .......................................................................................................... 6
Pagos de otros descuentos ....................................................................................................... 7
Sanciones por pagos con atraso ................................................................................................ 7
CONTABILIDAD DE LOS PAGOS ..................................................................................................... 8
Asientos de Diario ..................................................................................................................... 8
Asiento de pago de liquidacin ................................................................................................. 8
Asiento de pago de retenciones judiciales................................................................................ 9
Asiento de pago de anticipo de sueldo ..................................................................................... 9
Asiento de pago por descuentos previsionales....................................................................... 10
Asiento de pago por impuesto nico ...................................................................................... 10
Asiento de pago por liquidacin de vacaciones ...................................................................... 11
Asiento de pago por indemnizaciones y finiquito ................................................................... 11
Asiento por pago de otros descuentos y retenciones............................................................. 12
CONTROL DE LOS PAGOS ............................................................................................................ 13
Controles administrativos ....................................................................................................... 13
Controles automticos de sistemas ........................................................................................ 13
Controles contables................................................................................................................. 13
Auditoras ................................................................................................................................ 14
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UNIDAD 6
Objetivos
Contenidos
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PROCESO Y FECHAS DE PAGO
El primer pago que se efecta es el que corresponde a la Remuneracin Lquida a favor de los
trabajadores. Segn lo dispone el Cdigo del Trabajo (art. 64): Las remuneraciones debern
pagarse en da de trabajo, entre lunes y viernes, en el lugar en que el trabajador preste sus
servicios y dentro de la hora siguiente a la terminacin de la jornada. Las partes podrn
acordar otros das u horas de pago, pero los perodos de dichos pagos no podrn exceder de
un mes. Por consiguiente, en el caso de remuneraciones mensuales el pago debe efectuarse a
ms tardar el ltimo da del mes.
Luego, en los primeros 10 das del mes siguiente, debe pagarse a las entidades de previsin los
descuentos y aportes por este concepto. A continuacin, dentro de los primeros 12 das del
mes siguiente se debe pagar al Fisco, a travs de las entidades bancarias o financieras, el
impuesto a la renta retenido. Y, finalmente, en los plazos convenidos con las organizaciones
sindicales y otros beneficiarios, se pagan las dems retenciones efectuadas, como se muestra
en la Figura N 30.
CALENDARIO DE PAGOS
7. Liquidaciones por
En las fechas del retiro o en los plazos
indemnizaciones
convenidos para cuotas.
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Los plazos de pago varan segn se trate de contratos por da, semana o mes. En todo caso el
plazo no debe exceder de un mes.
Los montos deben corresponder con los de la liquidacin individual de sueldos de cada
trabajador y deben estar registrados en el Libro de Remuneraciones de la empresa. El
empleador debe entregar copia de la liquidacin al trabajador.
Para efectuar dicho pago la empresa debe completar los formatos que cada entidad de
previsin le requiere, con el detalle individual por cada trabajador y los montos del afiliado y
empleado en cada caso. As sucede, por ejemplo, en los pagos a AFP y a ISAPRES, donde la
institucin es de libre eleccin del trabajador y los montos que se pagan van a cuentas
individuales de cada cotizante.
Recordemos que entre las entidades de previsin en las que se deben enterar los descuentos a
los trabajadores as como los aportes patronales, se encuentran:
AFP (varias)
AFC (una)
ISAPRES (varias)
FONASA (una)
IPS (una)
Cajas de compensacin (varias)
Mutuales de seguridad (varias)
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La fuente de informacin para elaborar estos formatos es el sistema de remuneraciones de la
empresa, donde est individualizado cada trabajador con los topes remunerativos y
descuentos previsionales efectuados, adems de los aportes patronales correspondientes.
Para el control individual de las retenciones a los trabajadores y pagos mensuales al Fisco, al
trmino de cada ao las empresas deben informar al SII lo retenido a cada trabajador por mes
y otorgar un certificado al empleado con igual informacin. Estos antecedentes constituyen la
informacin de base para la declaracin anual de impuesto a la renta de las personas, que se
efecta en el primer cuatrimestre del ao siguiente al que se devengaron las remuneraciones.
PAGO DE INDEMNIZACIONES
Las indemnizaciones a las que nos referimos, son las indemnizaciones laborales por aos de
servicios (IAS) y pueden ser de dos tipos:
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Los pagos los efecta el empleador de acuerdo con los montos indicados en el finiquito de
trabajo y a los siguientes destinatarios.
Cuotas sindicales
Dividendos hipotecarios
Aportes a cooperativas
Aportes a Servicios de Bienestar
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CONTABILIDAD DE LOS PAGOS
Las Unidades de Contabilidad para las remuneraciones y dems costos y beneficios al personal,
dedicadas a la funcin de registro, control y anlisis, pueden estar situadas en el rea de
personal o separadamente en el rea de contabilidad general de la empresa. Esto depende del
tamao de la empresa y su organizacin.
ASIENTOS DE DIARIO
Los Asientos de Diario son el medio tcnico de registro contable de las remuneraciones, costos
y pagos al personal y a terceros. Para estas contabilizaciones existen asientos estndares que
se repiten peridicamente en cada fecha de pago.
Una buena prctica para obtener la informacin para estos asientos contables es que el
sistema de clculo de remuneraciones y elaboracin de las liquidaciones entregue de forma
automtica los asientos, de esta forma se garantiza la correccin de datos, se evita la
intervencin manual y mejoran los controles de registros.
Las cuentas contables que se emplean para los pagos son las mismas empleadas al efectuar los
asientos para reflejar los descuentos y retenciones efectuadas. Estas cuentas varan de una
empresa a otras y dependen de cmo se ha estructurado su plan de cuentas respectivo. Y,
como se trata de pagos, la cuenta de abonos es Efectivo, Banco, Caja u otra denominacin
similar. Aqu emplearemos denominaciones genricas de cuentas contables, de ms frecuente
uso.
LIBRO DIARIO
FECHA DETALLE DEBE HABER
30.01.2010 -xx-
Sueldos por Pagar 10.000.000
Banco 10.000.000
Glosa: pago de
remuneraciones de enero
2010, segn nmina adjunta.
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La cuenta de cargo pudo haber sido Remuneraciones por Pagar si es la que se emple al
contabilizar las remuneraciones devengadas. Es cuenta de pasivo, con este pago dicha cuenta
debe quedar en cero (saldada) y as todos los meses. El abono a Banco implica un giro de
cheques o transferencia electrnica a las cuentas de los empleados.
LIBRO DIARIO
FECHA DETALLE DEBE HABER
10.02.2010 -xx-
Retenciones Judiciales
por Pagar 200.000
Banco 200.000
La cuenta Retenciones Judiciales por Pagar es de pasivo, queda salda con este cargo y as debe
ocurrir mes a mes.
LIBRO DIARIO
FECHA DETALLE DEBE HABER
10.02.2010 -xx-
Anticipos de Sueldo
Banco 300.000
300.000
Glosa: pago de anticipo de
sueldo, descontable en una
cuota al Sr. Juan Jara, en
febrero.
La cuenta Anticipo de Sueldo es una cuenta de activo que con este pago refleja los anticipos
otorgados a los trabajadores. Los abonos vienen en los descuentos al contabilizar las
remuneraciones devengadas a fin de mes y debe quedar tambin saldada, salvo que el anticipo
o prstamo se descuente en varias cuotas, en tal caso, el saldo deudor refleja lo pendiente de
descuento.
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ASIENTO DE PAGO POR DESCUENTOS PREVISIONALES
LIBRO DIARIO
FECHA DETALLE DEBE HABER
10.02.2010 -xx-
Entidades de Previsin por Pagar
Banco 400.000
400.000
Glosa: pago de retenciones y
aportes patronales a entidades de
previsin, segn nminas adjuntas
de diciembre.
La cuenta Entidades de Previsin por Pagar es de pasivo, refleja todos los movimientos con
entidades de previsin. Recibe abonos en las liquidaciones de remuneraciones por los
descuentos al personal y aportes patronales. Los cargos se efectan con los pagos de los
descuentos ms el aporte patronal. Cuando queda con saldo debe ser acreedor, el cual refleja
las deudas a favor de entidades de previsin por descuentos a los trabajadores y aportes
patronales.
En este asiento hemos empleado una denominacin genrica aunque bien puede emplearse
una cuenta para cada entidad de previsin, as tendramos cuentas separadas para:
AFP (varias)
AFC (una)
ISAPRES (varias)
FONASA (una)
IPS (una)
Cajas de compensacin (varias)
Mutuales de seguridad (varias)
LIBRO DIARIO
FECHA DETALLE DEBE HABER
12.02.2010 -xx-
Impuesto nico por Pagar 500.000
Banco 500.000
La cuenta Impuesto nico por Pagar es de pasivo y con este asiento debe quedar saldada cada
mes. Aqu se presenta como si el pago fuera slo de impuesto a la renta. En la prctica, hay
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una declaracin y pago de impuestos mensuales que incluye todos los impuestos a favor del
Fisco del mes anterior, esto es: impuestos de renta de IVA y dems impuestos.
LIBRO DIARIO
FECHA DETALLE DEBE HABER
28.02.2010 -xx-
Vacaciones por Pagar
Banco 600.000
600.000
Glosa: pago de retenciones
judiciales de enero 2010 en favor
de Sra. Flor Feres.
Cuando existen provisiones contabilizadas para vacaciones el cargo es a la cuenta Provisin por
Vacaciones. En caso de pago de bonos adicionales por vacaciones, como sucede en convenios
colectivos o individuales para vacaciones, el asiento es del tipo de este modelo.
Pero, en general, el pago de las vacaciones no amerita un asiento contable especial tratndose
de feriados legales, pues estos son descanso remunerado; es decir, se pagan las
remuneraciones con sus haberes y descuentos como si el trabajador estuviera en funciones.
LIBRO DIARIO
FECHA DETALLE DEBE HABER
28.02.2010 -xx-
Provisin IAS 5.000.000
Costos de Indemnizaciones 2.000.000
Banco 7.000.000
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Cuando no hay provisiones, como el caso de indemnizaciones legales, se emplea slo una
cuenta de cargo para reflejar el costo de la indemnizacin, si es que no se efecta el asiento de
devengo para reflejar los gastos y la indemnizacin por pagar.
LIBRO DIARIO
FECHA DETALLE DEBE HABER
12.01.2010 -xx-
Cuotas Sindicales por Pagar 100.000
Banco 100.000
12.01.2010 -xx-
Dividendos por Pagar 200.000
Banco 200.000
12.01.2010 -xx-
Cooperativa de Consumo 300.000
Banco 300.000
12.01.2010 -xx-
Bienestar del Personal 400.000
Banco 400.000
Aqu se muestran varios modelos de asientos por pagos de otros descuentos y retenciones al
personal. Los cargos son a las cuentas de pasivo en que se registr el descuento en el
momento de la liquidacin al trabajador, con lo que mes a mes deben quedar saldadas con el
pago de los montos contabilizados.
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Si la empresa lleva un Libro Auxiliar de Banco, se efecta un solo asiento por la centralizacin
de los cheques girados o transferencias efectuadas, en sustitucin de un asiento por cada
pago, cargando igualmente las cuentas de pasivo con abono al Banco.
Controles administrativos
Controles automticos de sistemas
Controles contables
Auditoras
CONTROLES ADMINISTRATIVOS
Se refieren a las autorizaciones otorgadas a jefaturas del rea de personal para que visen
ingresos y egresos de personas a las nminas del sistema, aprueben procesos de clculos de
remuneraciones, incorporen novedades de personal del mes, actualicen las tablas del sistema,
emitan y firmen informes.
CONTROLES CONTABLES
Tratan sobre los registros contables, asientos realizados, anlisis de cuentas del mayor y
demostraciones de saldos. Una de las reglas de oro en materias de control contables es el
anlisis de las cuentas del Libro Mayor relacionadas con remuneraciones. Entre las de activos
estn los anticipos y prstamos al personal; las del pasivo, como cuentas de remuneraciones
por pagar y dems cuentas por pagar de retenciones y descuentos, las que deben quedar en
cero al trmino de cada cierre de proceso; y las de costos y gastos para verificar la adecuada
distribucin de los costos de remuneraciones y personal.
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AUDITORAS
Corresponden a exmenes ms bien externos al rea de personal, efectuados por auditores
externos o internos.
Se parte por efectuar evaluaciones del sistema de control interno aplicado al rea de
remuneraciones, se sigue con pruebas de cumplimiento de los procedimientos establecidos y
con pruebas sustantivas para verificar autorizaciones, contratos, clculos y por cierto, los
pagos.
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