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INDICE
UNIDAD I: CONCEPTOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL

ALMACN
1. INTRODUCCIN ................................................................................ 1
2. OBJETIVOS ........................................................................................... 1
3. GENERALIDADES .............................................................................. 1
4. ORIGEN DE LOS ALMACENES ....................................................... 2
5. OBJETO DE LOS ALMACENES EN LA ORGANIZACIN......... 4
6. IMPORTANCIA DEL ALMACN .................................................... 5
7. FUNCIONES DEL ALMACN .......................................................... 6
8. PRINCIPIOS BSICOS DEL ALMACN......................................... 8
9. CLASIFICACIN DE ALMACENES.............................................. 10
9.1. Por el tipo de mercanca que guardan ............................ 10
9.2. Por su cobertura ................................................................. 12
9.3. Clasificacin de los artculos ............................................ 14
10. RELACIN DEL ALMACN CON OTRAS REAS DE LA
EMPRESA ................................................................................................... 15
10.1. Dentro de la empresa ............................................................. 15
10.1.1. Relacin con Produccin (Ventas) .......................... 16
10.1.2. Relacin con Compras .............................................. 17
10.1.3. Relacin con Contabilidad ....................................... 18
10.1.4. Otras relaciones internas .......................................... 19
10.2. Fuera de la Empresa ............................................................... 20
11. PLAN DE TRABAJO PARA LA PLANEACIN Y LA
ORGANIZACIN DE LOS ALMACENES ........................................... 21
12. RESUMEN ........................................................................................ 23
UNIDAD II: DISPOSICIN FSICA DE ALMACENES
1. INTRODUCCIN .............................................................................. 27
2. OBJETIVOS ......................................................................................... 28
3. LAS REAS DEL ALMACN.......................................................... 28
3.1. rea de Recepcin .............................................................. 29
3.2. rea de Almacenamiento ................................................. 32
3.3. rea de entrega o de picking ........................................... 38
4. DISEO DE ALMACENES .............................................................. 39
5. RESUMEN........................................................................................... 52
6. APNDICE ......................................................................................... 53
Control de Inventarios y Almacenes

UNIDAD III: LOS EQUIPOS Y LA SEGURIDAD DEL ALMACEN
1. INTRODUCCIN .............................................................................. 58
2. OBJETIVOS ......................................................................................... 58
3. SELECCIN DEL EQUIPO DE MANEJO DE MATERIALES .... 58
4. PRINCIPIOS DE SELECCIN DEL EQUIPO ................................ 59
5. TIPOS BSICOS DE EQUIPO .......................................................... 68
6. AUTOMATIZACIN DEL ALMACN ......................................... 79
7. JUSTIFICACIN ECONMICA PARA ADQUISICIN DE
EQUIPO ...................................................................................................... 83
8. MEDIDAS DE SEGURIDAD ............................................................ 84
9. RESUMEN......................................................................................... 105
UNIDAD IV: GESTIN DE STOCKS Y NECESIDADES DE

MATERIALES
1. INTRODUCCIN ............................................................................ 108

2. OBJETIVOS ....................................................................................... 108
3. CONSIDERACIONES ..................................................................... 108
4. LAS EXISTENCIAS Y LA ADMINISTRACIN CIENTFICA.. 109
5. TIPOS DE EXISTENCIAS ............................................................... 110
6. COSTOS DE MANTENIMIENTO DE EXISTENCIAS ............... 111
7. COSTOS DERIVADOS DE LA ROTURA DE STOCKS .............. 113
8. ERRORES RESULTANTES DE TOMAR MALAS DECISIONES
EN LA GESTIN DE STOCKS.............................................................. 115
9. HERRAMIENTAS DE GESTIN DE STOCKS ........................... 116
10. FACTORES DE COSTO EN LA GESTIN DE STOCKS ......... 124
11. ELEMENTOS DE LA GESTIN DE STOCKS........................... 125
12. MODELOS DE GESTIN DE STOCKS...................................... 127
13. RESUMEN ...................................................................................... 140
14. CASO 04: COMPAA QUMICA ROMYS S.A....................... 141
15. APNDICE ..................................................................................... 142
UNIDAD V: PROCEDIMIENTOS DE ALMACN
1. INTRODUCCIN ............................................................................ 148

2. OBJETIVOS ....................................................................................... 148
3. ORGANIZACIN DE LAS FUNCIONES DEL ALMACN..... 148
4. FUNCIN DEL ALMACN EN EL INVENTARIO ................... 150
5. CONOCIMIENTO DEL PRODUCTO ........................................... 150
6. ARTCULOS QUE SE DEBEN ALMACENAR ............................ 152
7. SISTEMA DE CODIFICACIN ..................................................... 153
8. OPERACIN DE OBTENCIN O RECEPCIN ........................ 159
9. OPERACIN DESPACHO O DISTRIBUCIN .......................... 166
10. DEFINICIN DE INVENTARIO ................................................ 172
11. RESUMEN ...................................................................................... 180

UNIDAD VI: COSTOS, PRESUPUESTOS E INDICADORES DE
GESTIN
1. INTRODUCCIN ............................................................................ 184

2. OBJETIVOS ....................................................................................... 184
3. CONTROLES DE COSTOS DE ALMACN ............................... 184
4. DETERMINACIN DE LOS COSTOS OPERATIVOS DEL
ALMACN ............................................................................................... 186
5. PRESUPUESTO DE GASTO ........................................................... 187
6. INDICADORES DE GESTIN ....................................................... 190
7. CLASIFICACIN DE LOS INDICADORES DE GESTIN ....... 192
8. RESUMEN......................................................................................... 196
9. APNDICE I ..................................................................................... 197
10. APNDICE II ................................................................................. 200

UNIDAD I
CONCEPTOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL

ALMACN
1. INTRODUCCIN
Por muchos aos el almacn ha sido considerado como una carga dentro de las
organizaciones, esto ha cambiado con la necesidad de reducir los costos y hacer
que las empresas sean cada vez ms competitivas y de esta forma sobrevivir en
el mercado.
En la actualidad, los nuevos mtodos y tecnologas han permitido que el

almacn no slo contribuya a una reduccin de los costos sino tambin sea un
medio para alcanzar los objetivos corporativos, como la pronta atencin de
pedidos de clientes cada vez ms exigentes, evitar paralizaciones de produccin
al mantener existencias con costos mnimos, proteger y conservar en buen
estado los materiales dados en custodia y reducir los costos en sus operaciones
rutinarias.
Es importante tambin que se establezcan polticas y normas que permitan al

almacn un manejo efectivo tanto de procesos y control como de informacin
oportuna.
2. OBJETIVOS
Los objetivos que se pretenden lograr con la presente unidad son:
Reconocer la importancia del almacn dentro de la organizacin como un

medio para alcanzar sus fines corporativos.
Establecer polticas y normas de funcionamiento del almacn que otorguen
una operatividad fluida y bajo control.
Diferenciar los tipos de mercancas y poder definir, para cada una, el tipo
de almacenaje ms apropiado.
Determinar las reas de la empresa con las cuales el almacn deba
mantener una constante comunicacin y as elaborar los informes de
manera oportuna y pertinente.
3. GENERALIDADES
En todo negocio y en cualquier empresa (de carcter industrial, comercial o de

servicio), el almacenamiento cumple una funcin esencial, por cuanto es una
Control de Inventarios y Almacenes 1

actividad que est tomando un cariz de verdadera ciencia y de un
profesionalismo propio, con claro y amplio futuro.
La administracin de los suministros y los materiales dentro de cualquier

empresa, ya sea de carcter pblico, privado o cooperativo, plantea a la
administracin de la empresa en general el problema de su optimizacin.
Dentro de los rganos o elementos que conforman la estructura de una empresa,
el almacn constituye un elemento que muchas veces es olvidado, al
considerrsele como el depsito donde se guardan las existencias, y donde
generalmente se enva personal de confianza de la empresa, sin tener en cuenta
si la persona designada rene, adems de las cualidades indicadas, los
conocimientos necesarios para cumplir con la finalidad que dentro de la
organizacin, le corresponde cumplir al almacn.
Sin embargo, nada ms errneo que esta manera de proceder, ya que la

influencia del almacn en el funcionamiento de la empresa y en los casos de
productos, es esencialmente directa y llega en muchos casos a variar las
utilidades, que toda persona al invertir su dinero espera obtener.
Se puede decir que el almacenamiento no es una actividad exclusiva y propia de

la logstica, sino que su administracin y distribucin es tambin de utilidad
para los gerentes de produccin, que tiene que ver con operaciones de recepcin
y embarque; a los gerentes de compras, responsables de adquisiciones y control
de existencias; a los gerentes de transportes, que tienen a su cargo operaciones
relacionadas con depsitos; e inclusive, son de utilidad a los contadores y
auditores, que se ocupan del almacenamiento.
Slo a partir de la dcada del 50, se han logrado adelantos significativos en esta
nueva ciencia en nuestro medio, debido a que se ha tenido conciencia de su
utilidad y beneficio para las empresas.
El crecimiento en magnitud y el aumento de la complejidad tecnolgica en una

empresa, hace necesario el servicio de gente preparada tcnica y/o
cientficamente en el manejo de almacenes y en la mecnica de su
funcionamiento, que se hace ms difcil, cuanto mayor es la responsabilidad
econmica, generada por el costo o la cantidad de artculos que tienen que
administrar.
4. ORIGEN DE LOS ALMACENES
La necesidad del ser humano de mantener reservas y otros bienes necesarios

para su subsistencia, gener la idea desde las primeras pocas, de contar con
algn medio o lugar donde guardar aquellas cosas de las cuales necesitaba
proveerse. Se puede decir entonces, que la idea o necesidad de almacenar, es tan
antigua, como la del hombre mismo.
Sin embargo, para pensar en una forma incipiente de organizacin a la cual se

pueda denominar almacn, tendremos que referirnos a las primeras pocas del
2 Control de Inventarios y Almacenes

comercio entre regiones. Se puede hablar de depsitos organizados, segn la
lgica y el inters de cada uno, cuando los comerciantes que transportan de un
lugar a otro, bienes para su trueque, haciendo recorridos extensos y de larga
duracin, requeran llevar cantidades de cierta magnitud a fin obtener un
beneficio de dicho viaje. Requiere as, de lugares ms o menos protegidos,
donde depositar temporalmente los bienes con los cuales comerciaban.
Ms adelante, con la llegada de la revolucin industrial, las empresas

productivas tuvieron que recurrir al almacenamiento en cantidades adecuadas
de insumos, que les permitieran alcanzar sus metas de produccin,
introducindose tambin las primeras ideas de organizacin en el
almacenamiento.
Para llegar a esta conclusin, debemos recordar que producir significa contar
con materia prima conveniente, para que, elaborada en la fbrica pueda
convertirse en el producto, el cual ofrecido o solicitado por el cliente ser
vendido y dar lugar a una nueva produccin. De esta manera se forma el ciclo
que podemos denominar CICLO DE PRODUCCIN, y que comprende los
elementos siguientes: materia prima, fbrica, producto y cliente.
Es este ciclo el que da origen a la concepcin moderna de almacenes en razn de

que:
Nunca se podr contar con la materia prima en el momento preciso y en

cantidad suficiente, si no se ha adquirido con anterioridad como para tenerla
a la mano cuando se le necesite (almacenes industriales).
Tampoco, una vez elaborado el producto, se dispondr del cliente que lo

adquiera apenas se termine su fabricacin, sino, que es necesario guardarlo,
despus de elaborado y mientras es adquirido (almacenes comerciales)
En un principio, la bonanza y facilidad para obtener la mayora de los bienes

materiales que requera una empresa y la existencia de un dinero barato, hizo
que las primeras tcnicas concebidas con el objeto de racionalizar, fueran
abandonndose, hasta que los almacenes llegan a constituir lugares en los cuales
se acumulaban tanto las cosas tiles, como aquellos que haban ido quedando
obsoletas o discontinuas.
De otra parte, se conoce que existen factores, tales como la demanda, la escasez,
la obtencin de buenos precios, la lejana del lugar de obtencin, etc. que obligan
a las organizaciones, a abastecer de materias primas o de productos, en
cantidades suficientes para progresar y seguir adelante. Estos factores exigen un
adecuado almacenamiento.
En nuestro medio, esta situacin de abandono se ha mantenido hasta despus de

la dcada de los sesenta. En cambio en pases desarrollados ya se haban creado
mtodos, tcnicas y recursos, que haban hecho evolucionar considerablemente
la teora y la prctica de la gestin de inventarios al punto que existen empresas,
cuyos almacenes resultan relativamente pequeos, sin que produzca dificultades

en el abastecimiento, y al punto tambin, de crearse y aparecer empresas
encargadas de dar asesoramiento y servicio de almacenamiento.
Recin en nuestro medio, las tcnicas modernas se estn asimilando y

adaptando, y lo que es ms importante, la conciencia de racionalizacin de los
recursos materiales ha sido forzosamente puesta en evidencia por el alto costo
del dinero y por las dificultades para obtener determinados materiales
importados. La falta de seriedad y competencia de algunos proveedores locales,
ha hecho ms difcil la gestin de materiales en la empresa. Esta situacin,
constituye un reto a la creatividad, capacitacin y dedicacin de las personas
que laboran en el rea de abastecimiento.
5. OBJETO DE LOS ALMACENES EN LA ORGANIZACIN
En el estudio y la aplicacin de la administracin moderna, el almacn es un

medio para lograr economas potenciales y para aumentar las utilidades de la
empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacn es un mal necesario
cuya funcin principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se
piensa de una manera cientfica al integrar sus funciones a las de ventas,
compras, produccin y distribucin.
Por lo tanto, se desprende cmo es lgico, que el objeto de los almacenes,

consiste en permitir a la empresa, contar permanentemente con los recursos
materiales que ella requiere para el desarrollo normal de sus actividades y la
consecucin de sus metas.
Tambin se da al almacn la altura que debe tener dentro de la organizacin en

la seleccin de su personal: desde el puesto ejecutivo o de control de inventarios,
hasta el ltimo puesto de mozo o cargador. Se estudia cientficamente su
localizacin, las medidas adecuadas de su rea, divisin de sus espacios, los
medios de almacenamiento y manejo de productos y materiales, los diseos ms
indicados de estantera y, muy especialmente, los procedimientos y prcticas
administrativas que han de normar su funcionamiento econmico y eficiente.
Con todo esto debe partir la definicin y establecimiento de objetivos y polticas.
Definicin de almacn
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de

una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
Con un ejemplo fcil de comprender, se plantea el de una empresa de

produccin, cuya maquinaria e instalaciones, requieren de un abastecimiento y
mantenimiento continuo; para lo cual es necesario contar con almacenes
diseados y organizados para satisfacer eficientemente sus requerimientos. Esta
fbrica puede tener procesos parciales que transforman insumos en productos
semielaborados, los que a su vez debern ser almacenados de manera
conveniente, constituyendo un ciclo de produccin, que se inicia con la

previsin de insumos y otros materiales y contina con la adquisicin, el
almacenamiento, transformacin o fabricacin y concluye con la entrega al
cliente.
El almacn debe controlar los materiales que guarda, de manera de estar alerta
para solicitar la reposicin o impulsar su movimiento segn se observe su
agotamiento o su acumulacin.
Esta finalidad es comprensible, por cuanto es el personal que est al lado del
artculo, el que con mayor razn se da cuenta del movimiento que tiene cada
uno de los artculos que guarda, sabe dnde se encuentra, quin lo necesita, en
qu forma sale, en qu cantidades, etc., y por consiguiente, su vida dentro de la
empresa gira alrededor de las existencias que est obligado a cuidar y mantener,
para que en todo momento se pueda encontrar en su almacn, lo necesario para
continuar produciendo o vendiendo.
Elemento importante dentro de esa organizacin lo constituyen las personas y

los mtodos y procedimientos que le permiten a la empresa estar alerta para
evitar roturas de stock y la acumulacin de existencias.
6. IMPORTANCIA DEL ALMACN
La importancia del almacenamiento, hay que tenerla en cuenta tanto desde el

punto de vista empresarial, como del nacional, por cuanto representa:
Una enorme economa en el periodo de entrega de los artculos requeridos,

desde los proveedores hasta los consumidores. En muchas lneas de
productos, los clientes esperan recibir los materiales, el mismo da que hacen
el pedido, convirtindose el periodo de entrega, en un elemento esencial
de la mercadotecnia. El conveniente almacenamiento, ha hecho que se
convierta en frecuente, el planteamiento de ofrecer los clientes, periodos de
entrega ms cortos, en vez de rebajas en los precios de venta de ciertos
artculos.
En la economa nacional, el almacenamiento tecnolgicamente desarrollado,

ha permitido reducir muchos campos de actividad, especialmente en la
industria minera del pas, por cuanto es posible proporcionar un mejor
servicio a los clientes, y permite tambin obtener costos unitarios de
produccin ms bajos, sobre todo cuanto el proceso de produccin se realiza
en periodos largos.
Mantener la continuidad en la produccin (cuando se trata de empresas

industriales), o en el abastecimiento de artculos terminados (para empresas
comerciales).
En una empresa industrial, el no disponer en determinados momentos de la

cantidad deseada de un artculo o materia prima que va a intervenir en el
proceso de produccin, significara cuantiosa prdida, ya que podra

implicar inclusive, la paralizacin total o parcial del proceso integral de la
produccin.
Vale decir, que en este periodo de inadecuado abastecimiento, se va a tener

que pagar personal de operadores que no trabajan, pago de energa
consumida sin ser utilizada convenientemente, as como pago por asuntos
administrativos que no se puede paralizar. Y los ms importante, se dejar
de tener utilidades, por la ausencia de venta de mercaderas no producidas.
Todo esto, por falta de un conveniente almacenamiento.
La calidad y oportuna adquisicin de cada uno de los recursos e insumos

necesarios en el proceso de produccin, dependern del funcionamiento de
los almacenes, que deben marchar coordinadamente con los sistemas de
compras y de inventarios de la empresa. De all la importancia que tiene
para los Gerentes de Produccin y Logstica, el tener personal adecuado para
el manejo y administracin de los almacenes, permitiendo tener un stock
ptimo para no incurrir en un costo oculto.
El almacenaje de materias primas o artculos semi manufacturados o

fabricados, visto en relacin con la totalidad de la empresa, es un factor
econmico nacional de gran importancia, ya que sirve para regular la
distribucin de las mercancas que por razones estacionales (productos
agrcolas), de produccin (fabricacin en grandes series), o de transporte
(barcos o trenes), se convierten en disponibles en masa.
Los almacenes constituyen dentro de la empresa, verdaderos pulmones,

cuyo objeto es permitir a sta, una uniformidad de marcha adecuada al
programa de produccin o consumo.
Todas estas razones, hace que el reorganizar una empresa, se comience,

generalmente, por el almacn, que constituye el eje o nmero de las
actividades administrativas contables, razn por la cual debe dedicarse a
su organizacin y buen funcionamiento el mayor esmero posible, tratando
de obtener precisin y simplicidad en sus labores.
7. FUNCIONES DEL ALMACN
Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y

dirigir sus actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta
gerencia la informacin precisa y comprensible de tales objetivos para orientar
sus esfuerzos hacia ellos y para que pueda delinear las funciones del almacn.
Ejemplos de funciones del almacn:
1. Recibir, para su cuidado y proteccin, todos los materiales y suministros:

materias primas, materiales parcialmente trabajados, productos terminados,
y piezas y suministros para la fabricacin, para mantenimiento y para la
firma.

2. Proporcionar y suministrar, mediante solicitudes autorizadas, a los
departamentos que los requieren.
3. Controlar los productos terminados para su posterior destino.
4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricacin o de las materias

primas que se almacenen con el fin de terminar su proceso de fabricacin
(procesos de maduracin).
5. Mantener el almacn limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y

manteniendo cada cosa en su lugar, en los lugares destinados segn los
sistemas aprobados para clasificacin y localizacin.
6. Mantener las lneas de produccin ampliamente abastecidas de materias

primas, materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para un
flujo continuo de trabajo.
7. Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad

como su buen estado.
8. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el

mnimo de tiempo y costo posible.
9. Llevar registros al da de sus existencias.
Figura N 1
La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende

de varios factores, tales como el tamao y plan de organizacin de la compaa,
el grado de centralizacin deseado, la variedad de productos fabricados, la
flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la
programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio
eficiente, cada almacn debe organizarse de acuerdo a las necesidades de cada
empresa. Las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
1. Recepcin de materiales en el almacn.

2. Registro de entradas y salidas del almacn.
3. Almacenamiento de materiales.
4. Mantenimiento de materiales y del almacn.
5. Despacho de materiales.

6. Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y
de contabilidad.
Fuente: Recuperado el 24.01.2010 de www.novohit.com
Figura N 2
8. PRINCIPIOS BSICOS DEL ALMACN
El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar,

proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de
ser requeridos para la administracin, la produccin o la venta de artculos o
mercancas.
Todo almacn puede considerarse redituable para un negocio segn el apoyo

que preste a las funciones productoras de utilidades: produccin y ventas.
Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento

rpido de entrada y salida, o sea una alta rotacin.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el

costo del producto final sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar
el mnimo de existencia con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo
posible por operacin.
Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:

1. La custodia fiel eficiente de los materiales o productos debe encontrarse bajo
la responsabilidad de un sola personal de cada almacn.
2. El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especficas, hasta

donde sea posible, de recepcin, almacenamiento, registro, revisin,
despacho y de ayuda en el control de inventarios.
3. Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida, y ambas
bajo control.
4. Hay que llevar un registro al da y control interno de entradas y salidas.
5. Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los

movimientos diarios de entradas y salidas del almacn, y a programacin y
control de produccin de las existencias.
6. Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el

nombre comn y conocido de compras, control de inventarios y produccin.
7. La identificacin debe estar codificada cuando sea posible.
8. Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e

identificacin en pasillos, estantes y espacios marcados con una
nomenclatura que facilite la colocacin en su lugar y la localizacin cuando
haya de buscarse. Esta misma localizacin debe marcarse en la tarjeta
correspondiente del registro y control de las existencias.
9. Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al

almacn.
10. Toda operacin de entrada o de salida del almacn requiere la

documentacin autorizada segn un sistema establecido.
11. La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est
asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o al
departamento de control de almacenes.
12. Los materiales almacenados debern obtenerse fcilmente cuando se

necesiten.
13. La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible, es decir,

deber disponerse de manera que puedan hacerse modificaciones o
ampliaciones con una inversin mnima adicional.
14. La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
15. El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones
de operacin.

9. CLASIFICACIN DE ALMACENES
La clasificacin es la siguiente:
a. Por el tipo de mercanca que guardan.

b. Por el tipo de cobertura.
9.1. Por el tipo de mercanca que guardan
La mercanca que resguarda, custodia, controla y abastece un almacn

puede ser la siguiente:
Materias primas y partes componentes.

Materiales auxiliares.
Productos en proceso.
Productos terminados.
Herramientas.
Refacciones.
Materiales de desperdicio.
Materiales obsoletos.
Devoluciones.
Figura N 3
Almacn de materias primas

Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de
materias primas o partes componentes, a los departamentos de
produccin.
Normalmente requiere tener tres secciones:
Recepcin.
Almacenamiento.
Entrega.
Las reas de recepcin y entrega pueden estar dentro del almacn o bien
fuera de l.

Un almacn central de materias primas puede tener uno o varios sub-
almacenes en una planta, segn las necesidades del departamento de
produccin, o bien, localizados en varias plantas de un mismo negocio.
Almacn de materiales auxiliares

Los materiales auxiliares, o tambin llamados indirectos, son todos
aquellos que no son componentes de un producto, pero que se requieren
para fabricarlo, envasarlo o empacarlo. Por ejemplo, para la fabricacin
de una mercanca se emplean:
Lubricantes.
Grasa.
Combustible.
Trapos, etc.
Y para envasarlo y empacarlo:
Etiquetas.
Frascos.
Envases de cartn.
Papel.
Material de empaque, etc.
Este almacn puede ser una seccin del almacn de materias primas
cuando las necesidades de la organizacin no necesiten una instalacin
aparte.
La funcin del almacn de materiales auxiliares es la de dar servicio

oportuno e informacin a:
Los departamentos de produccin.

La seccin de empaque.
Departamento administrativo para el control contable y de
reabastecimiento.
Almacn de materiales en proceso
Si los materiales en proceso o artculos semiterminados son guardados

bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programacin,
se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso. Puede
haber uno o varios de estos almacenes segn las necesidades de
fabricacin.
Almacn de productos terminados
El almacn de productos terminados presta servicio a los departamentos
de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de
despachar los pedidos de los clientes.

Almacn de herramientas y equipo
Un almacn de herramientas y equipo, bajo custodia de un encargado

especializado, ofrece grandes ventajas; muy especialmente para el
control de esas herramientas y del equipo y tiles que se prestan a los
distintos departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento.
Este cuarto de herramientas guarda y controla tambin las herramientas
no durables tales como brocas, piezas de esmeril, tornillos, etc.
Almacn de refacciones
Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del rea

de manufactura, se ha encontrado conveniente el que tenga su propio
almacn de refacciones y herramientas con un control tan estricto como
el de los dems almacenes.
Almacn de material de desperdicio
Los productos, partes o materiales rechazados por el departamento de

control de calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben tener
un control por separado; ste queda, por lo general, bajo el cuidado del
departamento de control de calidad.
Siendo el control de rechazos y material de desperdicio un elemento que

afecta directamente los costos de fabricacin, debe destinrsele un
almacn de control.
Almacn de materiales obsoletos
Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la

programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por
descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad.
La razn en este caso para tener otro almacn separado del de materias
primas es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios
disponibles para lo que s es el consumo actual.
Almacn de devoluciones
Aqu llegan devoluciones de clientes. En l se separan y clasifican los
productos para reproceso, desperdicio y entrada al almacn.
9.2. Por su cobertura
El tipo almacenamiento por su cobertura, est determinado

esencialmente por las caractersticas de los artculos que se van a
almacenar y/o por la manera cmo se encuentran envasados o
embalados.

Segn esto pueden ser:
a. Almacenes cubiertos (o cerrados).

b. Almacenes abiertos (o descubiertos), y Cobertizos.
Almacenes cubiertos o cerrados
El almacenamiento cubierto o cerrado, es el que se realiza bajo techo

(aligerado, con eternit, canalones, etc.), en locales con muros,
especialmente construidos o adaptados para tal fin. Normalmente
acondicionados y equipados en forma conveniente, se les adiciona otras
instalaciones complementarias para asegurar su buen funcionamiento.
Es el tipo de almacenamiento ms usado, para propsitos de carcter

general. Sin embargo algunas veces se les dota de tipos especiales de
acondicionamiento adhoc, para que puedan funcionar almacenes
refrigerados, inflamables, deshumedecidos, etc., a fin de asegurar la
conservacin de materiales o artculos que determinaran su deterioro de
no contar con esas condiciones especiales.
a. El rea til de almacenamiento cubierto, es el rea determinada por

las dimensiones interiores de la construccin.
b. Es rea total de almacenamiento cubierto, es el rea de terreno

necesario para locales de almacenamiento, espaciados a distancias
mnimas, incluyendo todas las reas operativas (camino de acceso,
rea de estacionamiento, etc.)
Almacenes cubiertos o descubiertos

El almacenamiento abierto o descubierto, es el que se realiza sobre una
superficie adecuada del terreno, en la cual no se ha ejecutado ningn tipo
de construcciones. Su permetro para efectos de seguridad, puede estar
constituido por muros de material noble, o por cercos de alambre,
madera u otro tipo.
En estos almacenes se depositan generalmente materiales que no son

afectados por el medio ambiente o cuyo embalaje le da proteccin del
aire, sol, lluvia y que en otras situaciones, podran deteriorar el artculo o
materia prima almacenada.
De acuerdo con los trabajos que se pudieran realizar sobre su superficie,

en algunas ocasiones estos almacenes funcionan sobre terrenos no
mejorados, es decir en estado natural; en otras ocasiones se efectan
trabajos de semi mejoramiento (nivelaciones, extendiendo material
para evitar el polvo, etc.); y por ltimo pueden hacerse trabajos de
mejoramiento de la superficie, mediante construcciones de losas de

concreto o asfalto. Esto es lo que da lugar a los almacenes abiertos no
mejorado, semi mejorado o mejorado.
a. El rea til es el espacio de almacenamiento que se encuentran al aire

libre, incluyendo los caminos, zonas de estacionamiento, etc.
b. El rea total comprende el rea neta ms un espacio adicional

necesario para cumplir con las reglas de seguridad y ejecucin de las
operaciones de almacenamiento.
Cobertizo
Un tipo de almacenamiento intermedio entre los anteriormente
mencionados, lo constituyen los cobertizos, tambin llamados
galpones, los que se caracterizan por tener una cobertura, pero sin
muros perimtricos. En estos ambientes se almacenan generalmente
artculos que no requieren proteccin del aire, de la humedad ni del
calor, pero que s necesitan ser protegidos de la lluvia, del sol y de la
nieve.
9.3. Clasificacin de los artculos
La primera tarea en el proyecto del almacn consistir en clasificar los

artculos a tener en stock que se determinaron. Clasificaciones que se
realizan siguiendo diversos criterios, los que muchas veces se cruzan. El
nmero de clasificaciones para cada uno de los criterios se limitara entre
3 y 5 como mximo. La finalidad de estas clasificaciones es definir los
volmenes de almacenamiento que sern necesario, los equipos estticos
y los equipos dinmicos a utilizar.
Clasificacin por naturaleza del artculo

Ciertos productos se almacenan a granel (lquido o pulverizado), pero
requieren equipos especiales. En cambio, otros productos requieren ser
conservados a temperatura controlada (por ejemplo el almacenamiento
de ciertos sueros requiere de recintos donde la temperatura no flucte
ms de 1 o 2 grados respecto al valor indicado), ciertos productos
fotogrficos y alimenticios requieren condiciones similares.
Clasificacin por volumen

Los volmenes unitarios de los productos tienen una importancia
evidente en la proyeccin del almacn, por ejemplo un almacn de
repuestos y partes de de buses, tendr zonas asignadas y medios
adaptados a las diversas morfologa de las piezas. Mientras en una zona
se ubicaran las piezas pequeas que pueden almacenarse en cajones o
pequeas cubetas. Otra zona se destinar a todo lo que puede
almacenarse en palets. Y otra zona estar destinada a partes de diversas
formas, como ser parachoques, parabrisas, alerones, etc.

Clasificacin por peso
El peso del producto tendr gran importancia en la definicin del
almacn, por ejemplo el almacenaje de almohadas de pluma trmica no
requiere de complejas estructuras, lo que s ocurrira en piezas mecnicas
pesadas.
Clasificacin por estatutos

Se requiere definir productos con estatutos particulares, los que estn
sometidos a cuarentena, los que estn sometidos a controles
administrativos (artculos que pasan por aduana, alcoholes, productos
farmacuticos, etc.)
Clasificacin por valor mercantil de los artculos

En determinados proyectos se deber considerar, ya que este puede
obligar a su almacenamiento en sectores especialmente adaptados,
incluso en caja fuerte.
Figura N 4
10. RELACIN DEL ALMACN CON OTRAS REAS DE LA EMPRESA
10.1. Dentro de la empresa
El almacenamiento corporativo normalmente, forma parte de una

divisin, de una gerencia, un ente ms grande dentro de la organizacin
de la empresa.
El almacn puede formar parte de la Gerencia Logstica, de produccin,

de Ventas o de Compras. En realidad, depende de la naturaleza de la
empresa (industrial, comercial o de servicio), y de la envergadura o
magnitud de stas.
Lo interesante es conocer que el almacenamiento es un servicio muy

valioso, el cual va a ser utilizado por la organizacin que lo controle en
beneficio de su propio inters y el de la empresa.

El almacenamiento debe ser dependiente, hasta donde sea posible, de la
Gerencia de Logstica o Gerencia de Abastecimiento, (mientras unas de
stas existan en la empresa), sin dejar de tener relacin directa o
indirecta, con otras dependencias de la empresa.
El Almacn debe informar directamente al ms alto funcionario logstico

de la empresa, por ser el encargado de la funcin de distribucin fsica; y
a la vez, recibe informacin de Compras, de Trfico y de otras
dependencias de suministro y de control de materiales.
Sin embargo, si la empresa no tiene un ente de esa categora y si el

almacenamiento no tiene el tamao suficiente, la informacin debe
hacerse al departamento o divisin que proporcione sus servicios
principales.
10.1.1. Relacin con Produccin (Ventas)
Las relaciones que deben establecer almacenes con ventas

(comercio), o produccin (industria), son de suma importancia,
puesto que son estas dependencias las que mueven con sus
consumos, los artculos que se encuentran en almacn.
En ambos casos (produccin o ventas), es conveniente llevar a

cabo un planeamiento coordinado, que les permita adquirir los
materiales que van a tener salida y no van a constituir una carga
para el almacn y por consiguiente para la empresa.
El almacn debe conocer los materiales de mayor consumo o de

mayor demanda, indicndosele en lo posible:
1. La cantidad aproximada que se utilizar o vender en

determinado tiempo.
2. Los artculos o materiales cuya adquisicin debe cesar, sea
por que han sido puestos fuera de uso o por que la demanda
no justifica su adquisicin.
3. Las condiciones en que necesita el consumidor el o los
artculos (embalados o no), y la fecha en que debern estar en
su poder.
Asimismo, el almacn debe dar a conocer a ventas o produccin,

los datos referente a las existencias, como por ejemplo,
existencias crticas de algunos artculos, documentacin referente
a los artculos y que son enviadas por las casas productoras o
proveedoras, solicitudes que hace para entregarlos de los que
est pidiendo.
Sin embargo en un almacn ideal se deben contar con esos datos

para simular los volmenes de inventario que necesitar el rea
de produccin para fabricar un nmero determinado de

productos y prever el tamao de sus inventarios y sus
necesidades de reabastecimiento, las reas de control de
inventarios dependiendo de las empresas dependen de los jefes
de almacn.
10.1.2. Relacin con Compras
Como se sabe, Compras proporciona al Almacn los artculos

que adquiere y que son solicitados por Almacn o por quien lo
va a usar.
Es decir, que Compras procura los artculos o materias primas

que el Almacn debe guardar y por ello sus relaciones se
efectan alrededor de esos artculos que Almacn solicita para
reponer sus existencias.
Por consiguiente, es de gran inters para ambas dependencias,

estar informados del movimiento de los artculos, fluctuaciones
del mercado, cantidades econmicas, etc., que permitan
determinar cmo, cundo y cunto adquirir.
Los puntos de contacto entre estas dos dependencias son:
a. Determinacin de las cantidades por adquirir, teniendo en

cuenta el consumo de las existencias y el volumen de
adquisicin ms bajo, para que el precio resulte compatible
con el menor costo.
b. Informacin sobre existencias disponible, rapidez de

consumo, necesidades futuras, por parte del almacn, para
que Compras pueda fijar las cantidades a pedir y los plazos
de entrega en que deben cumplir los proveedores.
c. Informacin sobre fluctuaciones probables en los precios de

mercado, y en condiciones de compra, para que Almacn
anticipe sus solicitudes.
d. Proporcionar registros de las cantidades ms econmicas de

adquisicin, por cada artculo, de manera de determinar con
exactitud el mximo de existencias por obtener y la poca de
efectuar las solicitudes, procurando establecer cantidades
estndar.
e. Recabar del almacn la autorizacin de compra, antes de

efectuar cualquier adquisicin. Esta autorizacin, consiste en
proporcionar los datos correspondientes a existencias de
artculos en los depsitos o por llegar, as como los consumos
promedios de los meses o aos anteriores.

f. Acordar la cantidad y el precio que abarcarn, los
compromisos de adquisicin o los contratos futuros que
establezca Compras.
g. Determinar el espacio disponible en los almacenes, para fijar

el volumen de las compras y obtener mejores precios.
h. Planear las adquisiciones en comn acuerdo, teniendo en

cuenta los puntos ya mencionados.
Todos estos puntos de contacto, son informaciones que se

proporcionan mutuamente Almacenes y Compras, para lograr
adquirir el producto en las mejores condiciones de precios, sin
gravar a su entidad, inmovilizando grandes cantidades de
capital.
Las relaciones entre dos elementos, pueden liberar gran parte del
capital destinado a adquisiciones, mediante la buena rotacin de
los artculos y de esa manera obtener mayores utilidades y
disponer al mismo tiempo de ese capital liberado, para invertirlo
en otros aspectos del negocio.
10.1.3. Relacin con Contabilidad
La Contabilidad ejerce control sobre el Almacn,

constituyndose en un fiscalizador de su funcionamiento. La
relacin almacn-contadura es sumamente estrecha, por cuanto
el capital de una empresa se encuentra invertido en las
existencias que el almacn guarda, de esta manera la
contabilidad es el elemento controlador de ese capital
inmovilizado.
El control que se realiza se refiere exclusivamente a determinar

la exactitud de los registros que lleva, comparndoselos con la
realidad, de manera de evitar prdidas, sustracciones, deterioros,
etc., que atentan contra el capital invertido.
Para poder determinar si los valores estn de acuerdo con las

existencias realiza inventarios que le permita hacer dichas
comparaciones. Es preciso, que el almacn debe proporcionar
todos los datos necesarios para que pueda llevar sus registros.
Estos datos se refieren generalmente a:
a. Ingresos y salidas efectuadas diariamente.

b. Distribucin de las existencias dentro del almacn
(ubicacin).
c. Prdidas que se produzcan por deterioro, rotura o
envejecimiento.
d. Ajustes que se efecten.

Con estos datos la contabilidad realiza sus registros, los que se
constatan con la realidad por medio de los inventarios, que le
proporcionan elementos fundamentales, para los balances y
estados de cuenta, facilitando de esta manera a los dirigentes, los
datos necesarios para fijar precios de ventas o de productos y
dirigir y controlar la marcha de sus negocios.
Otro aspecto de las relaciones entre el almacn y la contabilidad,

es el referente a la contabilidad de costos, que para la industria o
el comercio es sumamente esencial, por cuanto sabiendo cunto
ha costado el producto, se podr determinar un mejor precio de
venta y hacer frente a la competencia del mercado, al mismo
tiempo que obtener las relaciones de utilidades para los que
invierten su dinero.
Los artculos que se encuentran almacenados, se gravan con

gastos que se efectan en el cuidado y manipuleo, en los salarios
del personal encargados de l, en seguros, inventarios, inters de
capital invertido, etc., que constituyen un costo especial, que se
denomina costo de posesin y almacenaje, diferente al costo de
adquisicin de compra. Siendo todos estos gastos propios del
almacenamiento, es lgico que a contabilidad le interese este
aspecto, lo mismo que a almacenamiento, y de all nace otro
vnculo entre estas dos dependencias.
10.1.4. Otras relaciones internas
A parte de las relaciones ya tratadas, el almacn como toda

dependencia, tiene relaciones de subordinacin y mando, es
decir, que tiene jefes de subordinados, y con ellos deben
mantener relaciones tan estrechas como las anteriores, en lo
referente a informar o recibir informacin en forma peridica
sobre las necesidades, ocurrencias y labor desarrollada.
Tiene relaciones tambin con otras dependencias, como por

ejemplo: mantenimiento, seguridad, transporte y trnsito,
inspeccin y control de calidad, as como con el rea de
ingeniera.
En conclusin, debemos recordar que una organizacin que

rene a diversos elementos con una finalidad comn y, que
todos los que forman parte de ella, y el ptimo funcionamiento
slo se lograr por medio de la coordinacin y el planeamiento
de manera de prever los tropiezos que se puedan presentar y
hacerles frente en forma conjunta.

10.2. Fuera de la Empresa
Fuera de la empresa, las actividades de almacenamiento, normalmente

no tienen relaciones directas, pero s, estn tcitamente autorizadas con:
a. Los proveedores de los artculos o materias primas, que se van a

utilizar en los procesos de fabricacin de la empresa de quienes debe
conocer la seriedad con que prestan sus servicios, as como de la
bondad debe conocer la seriedad con que se prestan sus servicios, as
como de la bondad de los materiales o artculos que producen y que
proporcionan.
b. Los clientes, de quienes requiere conocer principalmente, cmo

acostumbran o desean que se remitan los productos que se le envan:
debe conocer los plazos de entrega de los artculos que solicitan, a fin
de atenderlos oportunamente y as mantener la buena imagen de la
empresa; as como para conocer los medios de transporte a
emplearse, cantidad a despacharse, nmero de vehculos a emplear,
etc.
c. Con los propietarios de compaas de transportes de terceros, cuando

se requiere su empleo, en caso que nuestra empresa ni la del cliente
dispongan de medios necesarios. De ellos es preciso conocer
capacidades de transporte, medios disponibles, estados de
mantenimiento de sus vehculos, seriedad y garanta que ofrecen, as
como la forma y momento de cargar los vehculos.
d. Con las compaas de seguros, con sus agentes o ajustadores, a fin de

que puedan concurrir oportunamente a verificar el estado en que se
reciben o llegan las cargas a los almacenes y determinar los daos o
disconformidades en los artculos que sido adquiridos o solicitados
por la empresa. De acuerdo con el informe de los ajustadores es que
se proceder a la recepcin de las mercancas, para en caso necesario,
proceder al cobro del seguro (de transporte) respectivo.
El resultado de estas relaciones, debe ser motivo de informes oportunos

que se deben hacer llegar al ente de quien dependa el Jefe de Almacn,
para as asegurar una correcta tramitacin administrativa y deslindar
responsabilidades.

11. PLAN DE TRABAJO PARA LA PLANEACIN Y LA ORGANIZACIN DE
LOS ALMACENES
Si hemos de tener un plan de trabajo para logra runa organizacin ptima de los
almacenes, sugerimos este orden:
Asommonos a los problemas actuales de nuestros almacenes y

analicmoslos para encontrar soluciones prcticas que puedan aplicarse de
inmediato y hasta donde las circunstancias que predominen en la empresa lo
permitan. A este anlisis debe seguir un plan general congruente con las
actividades de otros departamentos y con otras funciones de la organizacin.
Como ejemplo, podemos reconocer los problemas que son ms posibles de

encontrar en una gran mayora de los almacenes:
a. El espacio es insuficiente.
b. El personal es insuficiente.
c. El personal es incapaz por falta de adiestramiento.
d. Est mal localizado el almacn.
e. Existe una mala distribucin de las facilidades y equipos de
almacenamiento.
Deficiente colocacin de la mercanca (materiales o productos) que dificulta la

localizacin rpida para acomodarla o surtir una demanda.
Equipo de almacenamiento inadecuado, obsoleto o en mal estado.

Equipo de manejo de materiales insuficiente o inadecuado, y mentes cerradas a
la innovacin que se oponen al cambio o son muy conformistas.
Consideremos lo ideal, o sea la aplicacin de los conceptos y principios

bsicos que sobre organizacin de almacenes estamos tratando, para
acercarnos a ello hasta donde sea posible. Para que la meta que se fije en una
nueva organizacin del almacn sea realista y posible de alcanzar, es
necesario tener una mente abierta, un deseo de superacin y la disposicin
para dedicarle el tiempo que requiera su estudio y puesta en marcha.
El paso siguiente exige que recabemos datos de manera metdica y

sistemtica para conocer con certeza lo siguiente
Las necesidades actuales y futuras de almacenamiento.
Los recursos fsicos y humanos actualmente disponibles y los que habrn de

necesitarse en el futuro.
Los sistemas de abastecimiento y de control interno actuales.
Los mtodos actuales que se siguen en los trabajos dentro del almacn.

Qu cambios habr en los productos y sus envases y cules son las
necesidades de ventas, esto lo habremos de investigar en el departamento de
ingeniera y en el de programacin y control de la produccin
respectivamente.
Qu rea y qu espacio se tiene disponible para el almacn, cmo est

distribuido actualmente. Deben incluirse las reas de pasillos para
maniobras de estiba, as como los espacios ocupados por oficinas, escaleras,
elevadores, etc. Deben conocerse los planes de la gerencia de cualquier
ampliacin, cambio de local o de lugar.
Cmo estn localizados el almacn y sus reas de recibo y de despacho en

relacin con los andenes y plataformas, y cmo respecto de los centros de
produccin de la planta.
Con la anterior recoleccin de datos, hemos desmenuzado el problema

almacn en sus pequeos detalles; analicemos cada uno de ellos
aplicando el razonamiento lgico de una manera metdica y sistemtica.
Reagrupemos estos conocimientos para construir nuevos sistemas para

una mejor distribucin de las reas de recibo, almacenamiento y entrega;
para una mejor distribucin de las cargas de trabajo para implantar ms
eficientes mtodos de trabajo, as como ms tiles y sencillos sistemas de
control.
Nos queda por hacer lo ms importante; un buen plan de accin para

poner en prctica las mejoras y un sistema de seguimiento y evaluacin
de las transformaciones realizadas.
Hemos de realizar todos y cada uno de los pasos para el plan de trabajo que
acabamos de ver, como sigue:
1. Seleccionar la zona o el trabajo en donde resida el problema.

2. Desmenuzar el problema en las partes que lo componen.
3. Analizar cada parte por separado.
4. Reorganizar las partes en un mejor conjunto o solucin.
5. Poner a prueba la solucin.
Informacin necesaria para planear
Antes de planear es necesario tener informacin acerca de:
Los artculos que se deben almacenar.

La disposicin de las reas de recepcin, almacenamiento y entrega.
El plan se puede dividir en los siguientes pasos:

Recoleccin de datos.
Solucin a la localizacin del almacn en un nuevo plano de las reas de la

planta.
Diseo de medios de almacenamiento y de medios de manejo de materiales.
Distribucin racional de las actividades del almacn y de las labores de su

personal, materiales y los sistemas de informacin.
La parte importante en el plan de trabajo, en la planeacin de un almacn, es

conocer su situacin y condiciones actuales, as como las necesidades de
almacenamiento presentes y futuras. No bastara con hacerle arreglos a lo
existente si el negocio ha de estar en constante desarrollo y crecimiento. Se
requiere conocer lo que se espera almacenar en el futuro.
12. RESUMEN
El tema abordado en esta primera unidad, tiene como objetivo fijar en el

participante la necesidad de una toma de conciencia sobre la labor del almacn
en la empresa y no identificarlo como un depsito simple de mercancas; sino,
todo lo contrario, tiene sus funciones claramente definidas, contribuye al logro
de objetivos corporativos y se debe considerar principios para su manejo y
control.
Para que lo mencionado se cumpla, se precisa en primer lugar, definir el tipo de

almacn que se va administrar y ello parte por establecer la mercadera que se
va almacenar y ella puede ser: materia prima, productos terminados, productos
en proceso, repuestos, mercadera devuelta, etc. Identificada la mercadera nos
ayudar a disear el tipo de proteccin que necesitamos darle de ello puede ser
que sea un almacn cerrado o un almacn abierto o simplemente un cobertizo.
Luego de definir el tipo de almacn, necesitamos establecer los vnculos con las
dems reas de la empresa, esto es, con quienes el almacn mantiene o
intercambia comunicaciones, estas pueden ser dentro o fuera de la empresa y
ello depender del tipo de mercanca que guarda.
Finalmente, en esta unidad hemos querido dar las pautas necesarias para llevar
a cabo una planeacin de la organizacin del almacn, a fin de que a partir de
este punto, se pueda abordar el texto bajo el conocimiento de qu es lo que se
desea alcanzar como objetivo de optimizacin del almacn.

Caso 01: La compaa Viacha
La compaa VIACHA es una fbrica de cemento. Est ubicada en la localidad

de Viacha, departamento de La Paz Repblica de Bolivia a 33 km de la ciudad
de La Paz.
Fuente: Recuperado el 20.01.2010 de http://maps.google.com
Figura N 5
Esta empresa contaba en 1980 con una capital de 50 millones de dlares. Tiene
un movimiento de 8 000 tems aproximadamente es sus almacenes, para el
mantenimiento en general de sus diferentes maquinarias de planta,
funcionamiento de produccin y todo servicio de las dependencias que forman
esta compaa.
El almacn de productos terminados est en un rea totalmente separada de los

almacenes mencionados en el prrafo anterior. El mismo que se encuentra a
cargo del Departamento de Ventas.
El tipo de almacenes que tiene esta empresa es de cobertura cubierta y estn

situados en diferentes lugares y distantes del Almacn Central. Se tiene hasta
cinco almacenes:
a. Almacn central: donde se concentran los repuestos elctricos y mecnicos.

b. Almacn de carburantes.
c. Almacn de lubricantes y materiales refractarios.
d. Almacn: polvorn de explosivos.
e. Almacn de envases vacos para productos terminados.

El encargado y responsable directo de todos estos Almacenes, es el Jefe de
Almacn Sr. Jos Montalvo Colli, quien es un eficiente empleado, conocedor de
la tcnica propia de sus funciones y tiene a su cargo tan slo 4 personas entre los
cuales estn 2 de ellos de avanzada edad (prximos a jubilarse).
Figura N 6
Todo este personal, incluyendo el Jefe de Almacn, tiene experiencia en el

manejo de materiales, mas no tienen la debida capacitacin para un mayor
control en la recepcin, el despacho y almacenamiento y as pueda lograr un
mejor funcionamiento.
Esta empresa mueve artculos y materiales de importacin: en un 55%

importacin directa; 40% productos importados, pero comprados en plaza y un
5% netamente nacional.
En esta empresa funciona un Sindicato de Trabajadores (obreros y empleados),

existiendo entre ambas partes Pactos Colectivos, uno de los cuales contempla
respetar las promociones de ascensos entre el personal ms antiguo.
Asimismo la empresa ha manifestado y demostrado que solamente contratar

personal nuevo, con condiciones de sueldos y salarios mnimos.
En el rea donde est situada la empresa Viacha no existen centros de

capacitacin adecuada sobre Organizacin y Administracin de Almacenes.
Los pocos centros de capacitacin se encuentran en La Paz (a 33 km). El personal

trabaja diariamente hasta las 6 p.m. en invierno y verano.

Al efectuar los inventarios y las respectivas conciliaciones, se encuentran
muchas diferencias, de ms en unas y de menos en otras.
Usted ha sido nombrado como jefe Logstico de la Fbrica de Cemento VIACHA

y la gravedad de la situacin que se le ha hecho conocer, hace que le d primera
prioridad en la solucin de este problema. Cul sera la solucin que usted
planteara a la Direccin de la empresa? Justifique su recomendacin.

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UNIDAD I: CONCEPTOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL

UNIDAD II: DISPOSICIN FSICA DE ALMACENES

Control de Inventarios y Almacenes

UNIDAD IV: GESTIN DE STOCKS Y NECESIDADES DE

1. INTRODUCCIN ............................................................................ 108

UNIDAD V: PROCEDIMIENTOS DE ALMACN

1. INTRODUCCIN ............................................................................ 148

Control de Inventarios y Almacenes

1. INTRODUCCIN ............................................................................ 184

Control de Inventarios y Almacenes

CONCEPTOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL

En la actualidad, los nuevos mtodos y tecnologas han permitido que el

Es importante tambin que se establezcan polticas y normas que permitan al

Los objetivos que se pretenden lograr con la presente unidad son:

Reconocer la importancia del almacn dentro de la organizacin como un

En todo negocio y en cualquier empresa (de carcter industrial, comercial o de

Control de Inventarios y Almacenes 1

La administracin de los suministros y los materiales dentro de cualquier

Sin embargo, nada ms errneo que esta manera de proceder, ya que la

Se puede decir que el almacenamiento no es una actividad exclusiva y propia de

El crecimiento en magnitud y el aumento de la complejidad tecnolgica en una

4. ORIGEN DE LOS ALMACENES

La necesidad del ser humano de mantener reservas y otros bienes necesarios

Sin embargo, para pensar en una forma incipiente de organizacin a la cual se

2 Control de Inventarios y Almacenes

Ms adelante, con la llegada de la revolucin industrial, las empresas

Es este ciclo el que da origen a la concepcin moderna de almacenes en razn de

Nunca se podr contar con la materia prima en el momento preciso y en

Tampoco, una vez elaborado el producto, se dispondr del cliente que lo

En un principio, la bonanza y facilidad para obtener la mayora de los bienes

En nuestro medio, esta situacin de abandono se ha mantenido hasta despus de

Control de Inventarios y Almacenes 3

Recin en nuestro medio, las tcnicas modernas se estn asimilando y

5. OBJETO DE LOS ALMACENES EN LA ORGANIZACIN

En el estudio y la aplicacin de la administracin moderna, el almacn es un

Por lo tanto, se desprende cmo es lgico, que el objeto de los almacenes,

Tambin se da al almacn la altura que debe tener dentro de la organizacin en

El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de

Con un ejemplo fcil de comprender, se plantea el de una empresa de

4 Control de Inventarios y Almacenes

Elemento importante dentro de esa organizacin lo constituyen las personas y

6. IMPORTANCIA DEL ALMACN

La importancia del almacenamiento, hay que tenerla en cuenta tanto desde el

Una enorme economa en el periodo de entrega de los artculos requeridos,

En la economa nacional, el almacenamiento tecnolgicamente desarrollado,

Mantener la continuidad en la produccin (cuando se trata de empresas

En una empresa industrial, el no disponer en determinados momentos de la

Control de Inventarios y Almacenes 5

Vale decir, que en este periodo de inadecuado abastecimiento, se va a tener

La calidad y oportuna adquisicin de cada uno de los recursos e insumos

El almacenaje de materias primas o artculos semi manufacturados o

Los almacenes constituyen dentro de la empresa, verdaderos pulmones,

Todas estas razones, hace que el reorganizar una empresa, se comience,

7. FUNCIONES DEL ALMACN

Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y

Ejemplos de funciones del almacn:

1. Recibir, para su cuidado y proteccin, todos los materiales y suministros:

6 Control de Inventarios y Almacenes

3. Controlar los productos terminados para su posterior destino.

4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricacin o de las materias

5. Mantener el almacn limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y

6. Mantener las lneas de produccin ampliamente abastecidas de materias