Excel Avanzado

NOTAS PARA EL CURSO
Excel Avanzado
Compilado por Arturo Hernndez Hernndez
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO

S E C R E T A R A G E N E R A L
Direccin General de Cmputo y de Tecnologas de Informacin y Comunicacin
Aspectos avanzados en el manejo de la hoja electrnica de clculo con EXCEL

Rector
Jos Narro Robles
Secretario General
Sergio M. Alcocer Martnez de Castro
Director General de Cmputo y de Tecnologas de Informacin y Comunicacin
Ignacio Ania Briseo
Directora de Docencia en Tecnologas de Informacin y Comunicacin
Adela Castillejos Salazar
Coordinacin de la publicacin
Mara Guadalupe Izquierdo Dyrzo
Compilador
Arturo Hernndez Hernndez
Diseo editorial
Lidia Angelina Castillo Pea
Editor
DR Universidad Nacional Autnoma de Mxico
Ciudad Universitaria, Coyoacn, CP. 04510, Mxico, DF.
Todos los nombres propios de programas, sistemas operativos, equipos hardware, etc. que aparecen en estas
notas son marcas registradas de sus respectivas compaas u organizaciones.
DIRECCIN GENERAL DE CMPUTO Y DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN

Circuito exterior s/n, Ciudad Universitaria, Coyoacn, CP. 04510, Mxico DF.
Prohibida la reproduccin total o parcial por cualquier medio
sin la autorizacin escrita del titular de los derechos patrimoniales
1. edicin 2010
Impreso y hecho en Mxico

INDICE
INDICE ...........................................................................................................................................I
1. DISEO DE HOJAS DE CLCULO ............................................................................................ 3

1.1. Documentacin ................................................................................................................... 3
1.2. Validacin de datos ............................................................................................................. 4
1.3. Nombres de rango ............................................................................................................... 9
1.3.1. Asignar nombres de rango utilizando el cuadro Nombre ........................................................... 9
1.3.2. Eliminar nombres de rango ...................................................................................................... 10
1.3.3. Uso de nombres en frmulas ................................................................................................... 11
1.4. Funciones de Informacin ................................................................................................. 11
1.5. Auditora ........................................................................................................................... 12
1.6. Formatos avanzados .......................................................................................................... 13
1.7. Estilos ................................................................................................................................ 15
1.8. Formatos condicionales ..................................................................................................... 16
2. BASES DE DATOS.................................................................................................................... 19
2.1. Ordenamiento ................................................................................................................... 19
2.2. Formularios de datos ......................................................................................................... 21
2.3. Autofiltro ........................................................................................................................... 22
2.4. Filtro Avanzado ................................................................................................................. 24
2.5. Tabla dinmica .................................................................................................................. 26
2.6. Funciones de bases de datos .............................................................................................. 29
3. INTERCAMBIO DE INFORMACIN ...................................................................................... 34

3.1. Mtodos para intercambiar informacin............................................................................. 34
3.2. Importar y exportar ............................................................................................................ 34
3.3. Consolidar datos................................................................................................................ 38
3.4. Compartir libro de trabajo ................................................................................................. 40
3.5. Control de cambios ........................................................................................................... 46
4. MACROS ................................................................................................................................. 48
4.1. Crear un macro.................................................................................................................. 48
4.2. Ejecutar un macro.............................................................................................................. 50
4.3. Edicin bsica.................................................................................................................... 50
4.3.1. Editor de Visual Basic .............................................................................................................. 50
4.3.2. Automatizar un botn con las Herramientas de control............................................................ 52
I
1 DISEO DE HOJAS DE
CLCULO
1.1 . Documentacin
Puede agregar comentarios y cuadros de texto a la hoja de clculo.
Agregar un comentario
1. Haga clic en la celda en la que desea agregar el comentario.
2. En el grupo Comentarios de la ficha Revisar, haga clic en Nuevo comentario.
3. En el cuadro de texto de comentario, escriba el texto del comentario.

4. Para dar formato al texto, seleccinelo y utilice las opciones de
formato de la ficha Inicio del grupo Fuente.
5. Cuando termine de escribir y dar formato al texto, haga clic fuera de
la casilla del comentario.
Sugerencia: Un tringulo pequeo de color rojo en la esquina de la celda indica que sta tiene un
comentario. Si deja el cursor sobre el tringulo, se visualizar el comentario.
Editar un comentario
1. Haga clic en la celda que contiene el comentario que desea editar.
2. A continuacin:
En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Editar comentario.
Nota: Editar comentario est disponible en el grupo Comentarios en lugar de Nuevo comentario
cuando se selecciona una celda que contiene un comentario.
En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar/Ocultar comentario para
visualizarlo y, a continuacin, haga doble clic en el texto del comentario.
3
Compilado por: Arturo Hernndez Hernndez
3. En el cuadro de texto de comentario, edite el texto del comentario.

4. Para dar formato al texto, seleccinelo y, a continuacin, utilice
las opciones de formato de la ficha Inicio del grupo Fuente.
Eliminar un comentario
1. Haga clic en la celda que contiene el comentario que desea eliminar.
2. A continuacin:
En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Eliminar.
En la ficha Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Mostrar/Ocultar comentario
para visualizar el comentario; haga doble clic en el cuadro de texto del comentario y, a
continuacin, presione SUPR.
Agregar un cuadro de texto

1. En la ficha Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Cuadro de texto.
2. Haga clic en el documento, hoja, presentacin o mensaje de correo electrnico, y despus
arrastre para dibujar el cuadro de texto con el tamao que desee.
3. Para agregar texto a un cuadro de texto, haga clic dentro de l y escriba o pegue el texto.
Eliminar un cuadro de texto

Haga clic en el borde del cuadro de texto que desee eliminar y presione SUPR.
1.2 . Validacin de datos

Esta herramienta es muy til porque le ayuda a validar sus celdas de acuerdo a lo que usted necesita.
As, por ejemplo, puede guiar a sus usuarios a que capturen un documento tal como lo desea.
Capture de esta forma los siguientes datos:
4
Figura 1.1
A continuacin, seleccione el men Datos/Validacin de datos. Figura 1.2
Figura 1.2
Aparecer un cuadro de dilogo con tres submens. En el primero que dice Configuracin en
Criterio de validacin seleccione Longitud de texto y en Datos elija Entre 10 Mnimo y 50
Mximo. Figura 1.3
Figura 1.3
5
Posteriormente d clic en Mensaje de entrada y escriba en la caja de texto, debajo de Ttulo

Nombre de cliente y en Mensaje de entrada: Escriba su nombre completo, empezando por el
apellido paterno. Figura 1.4
Figura 1.4
Por ltimo, seleccione el submen Mensaje de Error y escriba en Ttulo Importante y en

Mensaje de error: El nombre debe tener mnimo 10 y mximo 50 caracteres. Figura 1.5
Figura 1.5
Existen tres clases de estilos:

Grave
Advertencia
Informacin
El resultado, como lo puede observar, es que las
celdas seleccionadas han quedado validadas
con los parmetros que introdujo. Figura 1.7
Figura 1.6
6
Figura 1.7
Validacin de Lista
A continuacin vamos a aplicar una validacin de lista, seleccione las celdas que va a validar y
nuevamente dirjase al men Datos/Validacin de datos/Configuracin/Lista. Figura 1.8
Figura 1.8
Una vez ah, d clic al asistente de celdas y seleccione los bancos con los que se tiene
convenio:
Figura 1.9
7
D clic nuevamente a su asistente de celdas y aplique clic al botn Aceptar. Figura 1.10
Figura 1.10
El resultado es la aparicin de una lista desplegable con los nombres de los bancos que
previamente seleccion. Figura 1.11
Figura 1.11
Para eliminar una validacin de celdas, debe

seleccionar las celdas correspondientes,
aplique Datos/Validacin de datos/Borrar
todos. Figura 1.12
Figura 1.12
8
1.3 . Nombres de rango

Asigna nombres a celdas para referirse a ellas por sus nombres en las frmulas.
Por ejemplo, puede nombrar las celdas de la B:2 a la G:2 como cucharas. Los nombres se
pueden utilizar en las frmulas para facilitar su comprensin.
1.3.1 . Asignar nombres de rango utilizando el cuadro Nombre

Seleccione un rango de celdas B6:G6, escriba el nombre vasos en el cuadro Nombre, ubicado en
el extremo izquierdo de la barra de frmulas y, a continuacin, presione Entrar. Figura 1.13
Figura 1.13
Asignar nombres de rango desde la seleccin

Seleccione su rango en su lista de datos y vaya al men Frmulas/Nombres definidos/Crear desde
la seleccin. Figura 1.14
Figura 1.14
9
Se le aparecer un cuadro de dilogo con las casillas de verificacin Fila Superior, Columna
izquierda, Fila inferior, Columna derecha, seleccione Fila Superior. Figura 1.15.
Figura 1.15
Esto har que automticamente aparezcan los nombres de

rangos en el cuadro de nombre. Figura 1.16.
Seleccione algn nombre de rango y las celdas del nombre
correspondiente se seleccionarn automticamente.
Figura 1.16
1.3.2 . Eliminar nombres de rango

Si quiere eliminar un nombre de rango, tiene que dirigirse al men Frmulas/Nombres
definidos//Administrador de nombres se le aparecer este cuadro de dilogo. Seleccione con Shift +
Teclas de flecha hacia abajo todos los nombres. Posteriormente, d clic al botn Eliminar. Figura 1.17
Figura 1.17
10
1.3.3 . Uso de nombres en frmulas

El uso de nombres en frmulas y funciones ayuda a
identificar y organizar sus datos de manera ms
rpida. Es conveniente utilizarlos cuando la lista de
datos es muy grande.
Ponga la frmula con la sintaxis siguiente:
=IMPORTE + IVA ISR

Y le dar el resultado que le hubiera dado si
incluye rangos de celda. Figura 1.18
Figura 1.18
1.4. Funciones de Informacin

Para conocer las propiedades de las celdas (en blanco, error, formato, etc.) recurrir a las funciones
de informacin.
CELDA Devuelve informacin acerca del formato, ubicacin o contenido de la celda

del extremo superior izquierdo de una referencia.
ESBLANCO Devuelve VERDADERO si se refiere a una celda vaca.
ESERR Devuelve VERDADERO si se refiere a cualquier valor de error con excepcin

de #N/A.
ESERROR Devuelve VERDADERO si se refiere a uno de los valores de error (#N/A,

#VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO!).
ESLOGICO Devuelve VERDADERO si se refiere a un valor lgico.

ESNOD Devuelve VERDADERO si se refiere al valor de error #N/A (el valor no est
disponible).
ESNOTEXTO Devuelve VERDADERO si se refiere a cualquier elemento que no sea texto.

(Tenga presente que esta funcin devuelve VERDADERO incluso si el valor se
refiere a una celda en blanco).
ESNUMERO Devuelve VERDADERO si se refiere a un nmero.
ESREF Devuelve VERDADERO si se refiere a una referencia.
ESTEXTO Devuelve VERDADERO si se refiere a texto.
INFO Devuelve informacin acerca del entorno operativo en uso.
11
N Devuelve un valor convertido en un nmero.
NOD Devuelve el valor de error #N/A, que significa "no hay ningn valor
disponible".
TIPO Devuelve el tipo de valor. Utilice TIPO cuando el comportamiento de otra

funcin dependa del tipo de valor de una celda especificada.
TIPO.DE.ERROR Devuelve un nmero que corresponde a uno de los valores de error de

Microsoft Excel o devuelve el error #N/A si no existe ningn error.
Nota: Con el Sistema de Ayuda que nos proporciona Excel, se puede consultar el objetivo y sintaxis de
la funcin.
1.5 . Auditora
Si recibe un proyecto de Excel ya avanzado, use sus herramientas de auditora para conocer cules
son las funciones o frmulas que se estn utilizando. Lo anterior con la finalidad de integrarse
completamente al proyecto mencionado. En la Figura siguiente se muestra un ejemplo con un error.
Para ver las formulas tiene que dirigirse al men Frmulas/Auditora de frmulas/Mostrar frmulas.
Automticamente en las celdas aparecern las sintaxis de las frmulas o funciones aplicadas. Figura 1.19
12
1.6 . Formatos avanzados

Mostrar nmeros como fracciones
Utilice el formato Fraccin para mostrar o escribir nmeros como
fracciones reales, en lugar de como decimales.
1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato.
2. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo
situado junto a Nmero.
3. En la lista Categora, haga clic en Fraccin en la lista Categora.
4. En la lista Tipo, haga clic en el tipo de formato de fraccin que desee utilizar.
Formatos de fraccin disponibles
Formato de fraccin Este formato muestra 123,456 como
Fraccin con un solo dgito 123 1/2, redondeo al valor ms prximo de fraccin de un solo dgito
Fraccin con dos dgitos 123 26/57, redondeo al valor ms prximo de fraccin de dos dgitos
Fraccin con tres dgitos 123 57/125, redondeo al valor ms prximo de fraccin de tres dgitos
Fraccin como mitades 123 1/2
Fraccin como cuartos 123 2/4
Fraccin como octavos 123 4/8
Fraccin como dieciseisavos 123 7/16
Fraccin como dcimas 123 5/10
Fraccin como centsimas 123 46/100
Notas:
- Tras aplicar un formato de fraccin a una celda, los nmeros decimales y las fracciones reales que
escriba en dicha celda se mostrarn como una fraccin. Por ejemplo, si escribe 0,5 o 1/2 dar 1/2 como
resultado cuando a la celda se le haya dado formato con el tipo de fraccin Hasta un dgito.
- Si no aplica ningn formato de fraccin a una celda y escribe una fraccin como 1/2, el formato
resultante ser el de una fecha. Para mostrarlo como una fraccin, aplique el formato Fraccin y vuelva
a escribir la fraccin.
- Si no es necesario realizar clculos con las fracciones, puede dar formato a una celda como texto
antes de escribir una fraccin en ella. Para ello, haga clic en Texto en la lista Categora. De este modo,
las fracciones que escriba no se reducirn ni convertirn a decimales. Sin embargo, no se puede realizar
clculos matemticos con fracciones mostradas como texto.
13
- Para restablecer el formato de nmero, haga clic en General en el cuadro Categora (cuadro de
dilogo Formato de celdas) o en el cuadro Formato de nmero (ficha Inicio, grupo Nmero). Las celdas
a las que se aplica el formato General no presentan ningn formato de nmero especfico.
Mostrar nmeros como moneda

1. Seleccione las celdas que contienen los nmeros que desea
mostrar con un smbolo de moneda.
2. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de
dilogo situado junto a Nmero.
3. En el cuadro Categora, haga clic en Moneda o en
Contabilidad.
4. En el cuadro Smbolo, haga clic en el smbolo de moneda que desee usar.

Nota: Si desea mostrar un valor monetario sin un smbolo de moneda, puede hacer clic en Ninguno.
5. En el cuadro Posiciones decimales, escriba el nmero de posiciones decimales que desea
mostrar.
6. En el cuadro Nmeros negativos, seleccione el estilo de presentacin para los nmeros
negativos.
Nota: El cuadro Nmeros negativos no est disponible para el formato de nmero Contabilidad.
Sugerencias: El nmero de la celda activa de la seleccin de una hoja de clculo aparece en el cuadro
Ejemplo, para que pueda prever el nmero de opciones de formato que seleccionar.
Para mostrar rpidamente un nmero con el smbolo de moneda predeterminado, seleccione la celda o
el rango de celdas y, a continuacin, haga clic en Formato de nmero de contabilidad dentro del
grupo Nmero de la ficha Inicio. Para utilizar otra moneda, haga clic en la flecha que aparece junto a
Formato de nmero de contabilidad y, a continuacin, haga clic en la moneda que desea.
Para cambiar el smbolo de moneda predeterminado para Microsoft Office Excel y otros programas de
Microsoft Office, puede cambiar la configuracin regional o de pas predeterminada en el Panel de
control. Tenga en cuenta que, aunque no cambie la imagen del botn Formato de nmero de
contabilidad, el smbolo de moneda elegido se aplicar cuando haga clic en el botn.
Para restablecer el formato de nmero, haga clic en General en el cuadro Categora (cuadro de dilogo
Formato de celdas) o en el cuadro Formato de nmero (ficha Inicio, grupo Nmero). Las celdas a las que
se aplica el formato General no presentan ningn formato de nmero especfico.
Mostrar nmeros como porcentajes

Para cancelar una seleccin de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de clculo.
2. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo

situado junto a Nmero.
3. En la lista Categora, haga clic en Porcentaje.
4. En el cuadro Posiciones decimales, escriba el nmero de
posiciones decimales que desea mostrar.
Sugerencias: El nmero de la celda activa de la seleccin de una hoja de clculo aparece en el cuadro
Ejemplo, para que pueda prever el nmero de opciones de formato que seleccionar.
14
Para que aparezcan rpidamente los nmeros como porcentajes, haga clic en la opcin Porcentaje del
cuadro Formato de nmero, o bien, haga clic en Porcentaje bajo Nmero en la ficha Inicio.
Notas:
- Los nmeros que se encuentran en las celdas antes de aplicar el formato Porcentaje se multiplican
por 100 para convertirlos en porcentajes. Los que se escriben en las celdas una vez aplicado el formato
Porcentaje, se tratan de forma diferente. Los nmeros iguales o superiores a 1 se convierten en
porcentajes de forma predeterminada; los nmeros inferiores a 1 se multiplican por 100 para
convertirlos en porcentajes. Por ejemplo, si se indica 10, el resultado ser 10% y con, 1 el resultado ser
el mismo.
- Para restablecer el formato de nmero de las celdas seleccionadas, haga clic en General en la lista
Categora. Las celdas con formato General no cuentan con ningn formato de nmero especfico.
1.7 . Estilos
Aplicar un estilo de celda
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Estilos
de celda.
3. Haga clic en el estilo de celda que desea aplicar.
Crear un estilo de celda personalizado

1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Estilos
de celda.
2. Haga clic en Nuevo estilo de celda.
3. En el cuadro Nombre de estilo, escriba un nombre
adecuado para el nuevo estilo de celda.
4. Haga clic en Formato.

5. En las distintas fichas del cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione el formato que
desea y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
6. En el cuadro de dilogo Estilo, bajo El estilo incluye (segn el ejemplo), desactive las casillas
de verificacin correspondientes al formato que no desea incluir en el estilo de celda.
Crear un estilo de celda modificando un estilo de celda ya existente

1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Estilos de celda.
2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para modificar un estilo de celda existente, haga clic con el botn secundario del mouse
(ratn) en ese estilo de celda y, a continuacin, haga clic en Modificar.
Para crear un duplicado de un estilo de celda existente, haga clic con el botn secundario del
mouse en el estilo de celda y, a continuacin, haga clic en Duplicar.
3. En el cuadro Nombre de estilo, escriba un nombre adecuado para el nuevo estilo de celda.
15
Nota: Se agregarn a la lista de estilos de celda personalizados un estilo de celda y un estilo de celda
con el nombre cambiado. Si no cambia el nombre de un estilo de celda integrado, ste se actualizar
con los cambios realizados.
4. Para modificar el estilo de celda, haga clic en Formato.
5. En las distintas fichas del cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione el formato que
desea y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
6. En el cuadro de dilogo Estilo, bajo El estilo incluye, active o desactive las casillas de
verificacin correspondientes al formato que desea o que no desea incluir en el estilo de celda.
Quitar un estilo de celda

1. Para quitar un estilo de celda de las celdas seleccionadas sin eliminar el estilo de celda,
seleccione las celdas que poseen el formato de dicho estilo de celda.
Para eliminar un estilo de celda y quitarlo de todas las celdas que poseen su formato, no es
necesario seleccionar las celdas en la hoja de clculo.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Estilos de celda.

Para quitar el estilo de celda de las celdas seleccionadas sin
eliminar el estilo de celda, bajo Bueno, malo y neutral, haga
clic en Normal.
Para eliminar el estilo de celda y quitarlo de todas las celdas que poseen ese formato, haga clic
con el botn secundario del mouse en el estilo de celda y, a continuacin, haga clic en Eliminar.
Nota: El estilo de celda Normal no se puede eliminar.
1.8 . Formatos condicionales

Los formatos condicionales, enfatizan valores poco usuales y visualizan datos, usando barra de
datos, escalas de color y conjunto de conos basados en criterios.
a) Seleccione el men Inicio/Estilos/Formato condicional. Revisremos primero las barras de datos:
Barras de datos
Esta herramienta es muy til porque realiza
grficos por celda, detectando cul es el valor
mximo y cul es el valor mnimo.
Seleccione el rango al cual le daremos el
formato condicional y vaya al men
Inicio/Estilos/Formato condicional/Barra de
datos. Se dar cuenta que se hace una medicin
de barra dentro de las celdas, tomando en
cuenta los valores mximo y mnimo. Figura 1.20
Figura 1.20
16
Escalas de color
Las escalas de color dan como resultado que la
asignacin de un color que refiere a un valor de
criterios se haya aplicado. Por ejemplo el verde
corresponde a los valores mximos y el rojo
corresponde a los valores mnimos.
Seleccione el rango al cual le daremos el formato
condicional y vaya al men Inicio/Estilos/Formato
condicional/Escalas de color. Se dar cuenta que se
hace una medicin por color dentro de las celdas,
resaltando los valores mximo y mnimo. Figura 1.21
Figura 1.21
Conjunto de conos
Hoy en da tan utilizada es la planeacin estratgica que esta herramienta de conjunto de conos se
vuelve indispensable a la hora de analizar los datos para despus establecer las estrategias
correspondientes.
Seleccione el rango al cual le daremos el formato condicional de conos. Figura 1.22
Figura 1.22
Vaya al men Inicio/Estilos/Formato condicional/Administrar reglas. Se aparecer una pantalla en la

cual aparece un botn Nueva Regla. D clic y se aparecer otra pantalla donde elegir del men:
Aplicar formato a todas las celdas segn sus valores/Estilo de Formato/Conjunto de conos/Estilo de
icono/4 semforos y ponga los siguientes criterios: (ver Figura 1.23).
17
Figura 1.23
Cabe sealar que en la pantalla aparece el tipo de valor que se va a introducir. En este caso tiene
que poner el numrico.
A continuacin aplique Aceptar y nuevamente aparece otra pantalla y d Aceptar. El resultado se
obtiene de acuerdo a los criterios aplicados en el rango seleccionado, se configuraron los conos:
Icono negro = 0 5.99
Icono rojo = 6 7.99
Icono amarillo = 8 8.99
Icono Verde = 9 10
La pantalla se tiene que ver de esta manera:
Figura 1.24
18
2 BASES DE DATOS
Excel 2010 permite utilizar potentes herramientas para manipular de manera eficaz listas de datos.
Por muy extensa que sea su lista de datos, podr ordenar sus datos con slo un clic, adems filtrar
su informacin a su conveniencia.
Automatizar sus tareas, utilizando las funciones de base de datos. Todo lo anterior le facilitar
organizar una gran cantidad de datos.
2.1 . Ordenamiento
Al utilizar la herramienta Ordenar, Microsoft Office Excel utiliza el orden ascendente. En un orden
descendente, este criterio de ordenacin se invierte. Para ordenar una lista de datos slo tiene que
ubicarse en alguna celda abajo del campo que quiere ordenar y dirigirse al men Datos/Ordenar.
Figura 2.1
Figura 2.1
19
En la siguiente imagen se muestra el comando ordenar ya aplicado.
Valor Comentario
Nmeros Los nmeros se ordenan desde el nmero negativo menor al nmero positivo mayor.
Fechas Las fechas se ordenan de la fecha ms antigua a la ms reciente.
Texto Si se ordena texto alfanumrico, Excel lo ordenar de izquierda a derecha, carcter por
carcter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto "A100", Excel colocar la celda
detrs de la celda que contenga la entrada "A1" y antes de la celda que contenga la
entrada "A11".
El texto y el texto que incluye nmeros almacenados como texto se ordenarn del
siguiente modo:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A
BCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ
Los apstrofos (') y guiones (-) no se tienen en cuenta, con una excepcin: si dos
cadenas de texto son iguales salvo por un guin, el texto con el guin se ordenar en
ltimo lugar.
Nota: Si ha cambiado el criterio de ordenacin predeterminado para que distinga
entre maysculas y minsculas mediante el cuadro de dilogo Opciones de
ordenacin, el orden para caracteres alfabticos ser el siguiente: a A b B c C d D e E f
FgGhHiIjJkKlLmMnNoOpPqQrRsStTuUvVwWxXyYzZ
Lgicos En valores lgicos, FALSO se coloca antes que VERDADERO.
Error Todos Los valores de error como #NUM! y #REF! son iguales.
Celdas en Tanto en la ordenacin ascendente como en la descendente, las celdas en blanco se

blanco colocan siempre en ltimo lugar.
Nota: Una celda en blanco es una celda vaca y es diferente a una celda con uno o
ms caracteres de espacio.
20
2.2 . Formularios de datos

La herramienta de formulario le permite observar en una sola ventana, los distintos campos que
pueda contener una lista de datos. Por ejemplo, si tiene 20 campos en sus columnas; a travs de su
formulario los podr observar en una sola pantalla. Adems podr insertar nuevos datos a los
campos, o bien, los podr eliminar.
Para el manejo de la herramienta de Formulario es necesario que personalice la Barra de
Herramientas de acceso rpido de la siguiente forma:
En la parte superior izquierda aparecen por omisin, las herramientas deshacer y rehacer, a la
derecha existe un icono de personalizacin . Es preciso que d clic para dirigirse a Ms
comandos Despus seleccione Todos los comandos y dirjase a la herramienta Formulario y
agrguelo hacia la derecha, para que por ltimo, d clic en Aceptar. Figura 2.2
Figura 2.2
Una vez que la herramienta formulario se encuentra en la Barra de Herramientas de Acceso

Rpido, posicinese en alguna parte de su lista de datos. Figura 2.3
Figura 2.3
21
Posteriormente, d clic al icono Formulario. Se aparecer un formulario con los datos cargados. Es
posible desde ah eliminar alguna fila o insertar nuevos datos. Figura 2.4
Figura 2.4
2.3 . Autofiltro
Para realizar un filtro automtico, dirjase al men Datos/Filtro. Figura 2.5
Figura 2.5
Cuando aparezcan las flechas en cada campo, podr filtrar sus datos bajo los siguientes criterios:
Filtros de texto
Los filtros de texto son muy tiles para buscar palabras con tipografa similar. Ejempl, tal como
aparece en la Figura 2.6.o, si queremos buscar Tipo con inicio De es cuestin de elegir Comienza
por y colocar la terminacin.
22
Figura 2.6
Filtros de fecha
Estos filtros sirven para organizar los datos por fecha, puede ser mensual, bimestral o trimestral.
Figura 2.7
Figura 2.7
23
Filtros de nmero
Cuando se presenta la necesidad de filtrar un listado de
datos, basado en el monto de una venta o cualquier
otro dato numrico, es necesario aplicar filtros de
nmero. Ejemplo, si busca en cumplimiento de ventas
la cantidad de $20,000.00, entonces escribir
=>20000, para detectar quines y cuantas personas
cumplieron con esa cuota de ventas. Figura 2.8
Figura 2.8
Para quitar el filtro slo tiene que ir al men Datos/Filtro y dar clic al icono en forma de
embudo que simboliza el filtro para deshabilitarlo.
2.4 . Filtro Avanzado

Los filtros avanzados le ayudarn a automatizar sus tareas. Por ejemplo, si quiere saber de su lista
de datos cules son los productos ms solicitados, cules los ms vendidos o quin ha vendido ms
productos, lo ms conveniente ser aplicar un filtro y definir dos o tres criterios de seleccin.
Para realizar un filtro avanzado, es necesario

saber la diferencia entre Rango de la Lista y
Rango de criterios.
El rango de Lista ser siempre su lista de datos
en los cuales basar su Rango de criterios, que
son, a su vez, los campos determinados en su
lista de datos.
Vea un ejemplo, tiene su lista de datos donde le
va a aplicar un filtro avanzado. Dirjase al men
Datos/Avanzadas y aparecer un cuadro de
dilogo en dnde en forma automtica se
seleccionar el rango de la lista de datos. Ahora
se ocupar de establecer su rango de criterios.
Figura 2.9
Figura 2.9
24
El rango de criterios es definido por los usuarios. En una seccin fuera de la lista de datos se
insertan los ttulos de las columnas, es conveniente que se realice una copia y en el siguiente
rengln se escriban los criterios. Ejemplo. Figura 2.10
Figura 2.10
Ahora bien, en el rango de criterios del

campo Marca se estableci el criterio
Chevrolet y en el campo Precio
estableci el criterio < 20000. Por lo
tanto en la lista de datos se tienen que
filtrar nicamente los que cumplen estos
criterios.
Compruebe lo anterior. Figura 2.11 y Figura
2.12
Figura 2.11
Figura 2.12
25
2.5 . Tabla dinmica

Las tablas dinmicas son muy tiles para realizar reportes de alto impacto con un procedimiento
muy sencillo de seguir. En este caso, revisar un ejemplo de una lista de datos relacionada con la
administracin de la capacitacin. Como aparece en la Figura 2.13 existen campos como: ID,
CONCEPTO, CANTIDAD, No de Capacitados, Horas, FECHA, DEPARTAMENTO y FORMA. A la
hora de aplicar la tabla dinmica, utilizaremos esos campos para elaborar nuestros reportes.
Tal como aparece en la imagen, tomar en cuenta los datos numricos para realizar una suma por
CANTIDAD. Asimismo, filtrar los datos por FORMA y utilizar como rtulo el CONCEPTO. A
continuacin lo describiremos con detalle.
Figura 2.13
Dirjase al men Insertar/Tabla Dinmica. Figura 2.14
Figura 2.14
26
Posteriormente se le aparecer la siguiente ventana. D clic al botn Aceptar. Figura 2.15
Figura 2.15
Enseguida, se insertar en automtico una nueva hoja de trabajo con la lista de campos de trabajo
que sirve como asistente para poder organizar su tabla dinmica. Figura 2.16
Figura 2.16
Suponga que lo que queremos hacer es poner un

rtulo de fila correspondiente al campo
CONCEPTO, sumar la cantidad que se gast en
el ao del 2006 y, por ltimo, dar un filtro de
informe por FORMA.
Primero, presionando el botn izquierdo del
ratn y sostenindolo, arrastre el campo
CONCEPTO a la caja de texto, debajo de rtulo
de fila. Se dar cuenta que en automtico
aparecen los datos en la parte del generador de
informe. Figura 2.17
Figura 2.17
27
Repita la misma operacin, ahora arrastrando el campo de CANTIDAD. A la derecha de los rtulos
de fila aparecern las cantidades gastadas en los cursos de capacitacin. Figura 2.18
Figura 2.18
Note que cada vez que se arrastra un campo en la caja de texto aparecen los datos de la lista
organizados tal como usted quiere. En el caso del campo de Valores, usted ver que aparece una
leyenda que dice: Suma de CANTIDAD. Quiere decir que todos esos valores se van a sumar
automticamente.
Por ltimo arrastre el campo de FORMA al Filtro del informe. Figura 2.19
Figura 2.19
28
Apareci en la parte de arriba la FORMA

como filtro de la tabla dinmica con la
palabra Todas y enseguida un men
desplegable con las opciones del filtro. D
clic a la flecha para desplegar las opciones
y elija la opcin Efectivo. Esto har que
automticamente aparezcan los datos
nicamente que se refieren al criterio
Efectivo y d clic en el botn Aceptar.
Figura 2.20
Es posible manipular el informe

dependiendo mucho de sus necesidades.
Figura 2.20
2.6 . Funciones de bases de datos

Estas funciones son muy tiles porque automatizan su trabajo, segn los criterios aplicados y sus
necesidades.
Vea un ejemplo:
Su jefe le pide los resultados de capacitacin trimestrales por todo el ao, debe de integrar en su
reporte los gastos de capacitacin, el nmero de personas capacitadas, el nmero de horas
invertidas y el nmero de cursos impartidos por cada semestre.
Coloque la funcin de base de datos que desea aplicar, en este caso es BDSUMA a lado de Gastos
de Capacitacin.
Siga el asistente de las funciones de bases de datos, dibujadas en el cuadro azul que aparece en la
Figura 2.21.
El asistente indica que debe escribir el nombre o el rango de la base de datos. En este caso,
seleccione toda su lista de datos y asigne un nombre en el cuadro de nombres, escriba DATOS
=BDSUMA(DATOS,
Figura 2.21
Posteriormente, debe escribir el nombre de campo, en este caso, corresponde al de Cantidad que
son los valores que se van a sumar. Recuerde que toda cadena de texto que se incluya en una
frmula tiene que estar antecedida y cerrada por comillas. Figura 2.22
=BDSUMA(DATOS,CANTIDAD,
Figura 2.22
29
Por ltimo, tiene que escribir en el rango de criterios, las fechas del primer trimestre, es decir,
>=01/01/2006 y <=31/03/2006. Para el ejemplo, este rango es A60:I61. Figura 2.23
=BDSUMA(DATOS,CANTIDAD,A60:I61)
Figura 2.23
D Enter y obtendr este resultado:
Figura 2.24
Realice el mismo procedimiento para sacar el resultado de No. de Capacitados. La sintaxis de la

funcin sera la siguiente:
=BDSUMA(DATOS,No de Capacitados,A60:I61)
Figura 2.25
Lo mismo para el campo de Horas
=BDSUMA(DATOS,Horas,A60:I61)
Figura 2.26
Por ltimo, la funcin de base de datos del campo TOTAL CURSOS cambia, tendr que poner la
siguiente sintaxis:
=BDCONTARA(DATOS,CONCEPTO,A60:I61)
Figura 2.27
30
Le tiene que dar este resultado:
Figura 2.28
Para conocer los gastos de capacitacin del segundo trimestre, el procedimiento es el mismo que el
anterior, lo que cambian son las fechas del >=01/04/2006 y <=30/06/2006 y el rango de
criterios, ya que ahora sera de A63:I64. Figura 2.27, Figura 2.28, Figura 2.29 y Figura 2.30
Ponga las siguientes funciones de Base de datos.
Figura 2.29
Figura 2.30
Figura 2.31
Por ltimo, la funcin de base de datos del campo TOTAL CURSOS cambia, por lo que tendr
que poner la siguiente sintaxis:
Figura 2.32
El resultado debe ser como se muestra en la imagen, en donde aparece marcadas las celdas con los
datos referentes a:
31
Figura 2.33
Para el tercer trimestre, debe poner las siguientes funciones:

El procedimiento es el mismo que el anterior, lo que cambian son las fechas del >=01/07/2006 y
<=30/09/2006 y el rango de criterios, ya que ahora sera de A66:I67.
Figura 2.34
Figura 2.35
Figura 2.36
Figura 2.37
Para el ltimo trimestre, debe poner las siguientes funciones:

El procedimiento es el mismo que el anterior, slo lo que cambian son las fechas del
>=01/10/2006 y <=31/12/2006 y el rango de criterios, ya que ahora sera de A69:I70.
Figura 2.37, Figura 2.38, Figura 2.39 y Figura 2.40
32
Figura 2.38
=BDSUMA(DATOS,No de Capacitados,s
A69:I70)
Figura 2.39
Figura 2.40
Figura 2.41
El resultado debe ser como se muestra en la imagen, en donde aparece marcadas las celdas con los
datos referentes a:
Figura 2.42
33
3 INTERCAMBIO
DE INFORMACIN
Microsoft Excel tiene muchas funcionalidades, no slo es autosuficiente, sino que tiene interaccin
con otros programas, tales como: Access, archivos txt, SQL Server. Por tanto, puede importar y
exportar datos de estos programas.
3.1 . Mtodo s para intercambiar informacin

Excel es una aplicacin verstil que permite solucionar mltiples tareas y procedimientos con
diferente tipo de informacin, fundamentalmente matemtica. Este programa cuenta con
herramientas para la fcil importacin y exportacin de archivos que garantizan su integracin con
el resto de aplicaciones propias de Office: procesamiento de texto, administracin y manejo de
bases de datos, entre otros.
Uno de los ms utilizados son los formatos de texto. Este tipo de formato impone algunas
limitaciones como pueden ser la imposibilidad de almacenar un libro completo dentro de un solo
archivo de texto y el funcionamiento no adecuado de las frmulas o funciones.
Mientras ms compleja es una hoja de clculo, ms probabilidades existen que tenga que realizar
modificaciones para trasladarla a otro tipo de aplicacin. Algunos factores que pueden dificultar el
proceso de intercambio de informacin con otras aplicaciones pueden ser: el tipo de formato
aplicado, las funciones y frmulas creadas, las macros, los comentarios y las imgenes grficas.
A continuacin se describe el proceso para la importacin y exportacin de archivos hacia otras
aplicaciones.
3.2 . Importar y exportar

Para importar archivos de Access o txt puede dirigirse directamente al men Datos/Obtener datos
externos/Desde texto. Figura 5.1
Figura 3.1
34
D clic a Desde texto y se aparecer una pantalla para que elijamos el archivo correspondiente. D
clic en el botn Importar. Figura 3.2
Figura 3.2
Se aparece el asistente de importacin. D clic al botn Siguiente. Figura 3.3
Figura 3.3
Nuevamente d clic a Siguiente. Figura 3.4
Figura 3.4
35
Siguiente. Figura 3.5
Figura 3.5
Por ltimo, d en el botn Finalizar. Se le

aparecer el cuadro de dilogo Importar datos,
elija la celda A1 y d clic en el botn Aceptar.
Figura 3.6
Figura 3.6
Se importaron todos los datos que estaban en archivo txt. Figura 3.7
Figura 3.7
36
Exportacin de archivos
Para exportar un archivo de Excel a txt entonces se tiene que realizar el siguiente procedimiento:
D clic al botn archivo

Seleccione el submen Guardar como y elija en Guardar como tipo: texto Unicode.
Por ltimo, D clic en el botn Guardar. Figura 3.8
Figura 3.8
Se le mostrar un cuadro de dilogo que le dice que no es compatible con hojas mltiples, no haga
caso y D clic en el botn Aceptar. Figura 3.9
Figura 3.9
Se aparecer otro cuadro de dilogo, dndole otro aviso, ignrelo y D clic en el botn S. Este es
el resultado, se dar cuenta que el archivo de Excel se export a un archivo de txt. Figura 3.10
Figura 3.10
37
3.3 . Consolidar datos

Esta herramienta convierte varios rangos en uno solo. Suponga que tiene su lista de datos de los
vendedores junto con sus comisiones por trimestre. Le piden un reporte en donde presente la suma
de lo vendido por cada mes y por cada trabajador. Figura 3.11
Como se habr dado cuenta en el campo Nombre se repiten los nombres de los vendedores, y a la
derecha aparecen las cantidades vendidas por mes.
Ahora bien, colquese en la etiqueta Hoja2 para realizar la consolidacin.
Figura 3.11
Ubquese en la celda A1 y seleccione el men Datos/Consolidar. Figura 3.12
Figura 3.12
Se aparecer la siguiente venta, por lo cual querr hacer una suma de las ventas por cada mes de
cada vendedor, por esta razn seleccione la funcin Suma. Figura 3.13
Figura 3.13
38
Posteriormente en Referencia d clic en el botn del asistente para seleccionar la Hoja1 con
los datos registrados. Figura 3.14
Figura 3.14
Vuelva a dar clic al asistente para

regresar al cuadro de dilogo. Se dar
cuenta que ya seleccion los rangos
correspon-dientes; adems seale en la
seccin Usar rtulos en las casillas de
verificacin Fila superior, Columna
izquierda y crear vnculos con los datos de
origen. Figura 3.15
Figura 3.15
D clic en el botn Aceptar y vea los resultados:
Figura 3.16
39
Se sumaron todos los datos del trimestre en un solo nombre de vendedor y, a la vez, quedaron
vinculados a la lista de datos; de tal manera que si cambia algn dato en su lista, este dato se
actualiza en su consolidacin que realiz anteriormente.
3. 4 . Compartir libro de trabajo

Puede crear un libro compartido y colocarlo en una ubicacin de red donde varias personas
puedan editar el contenido al mismo tiempo. Por ejemplo, si las personas de su grupo de trabajo
administran varios proyectos cada una y desea conocer el estado de los proyectos de sus
compaeros, el grupo puede utilizar un libro compartido para realizar un seguimiento del estado
de los proyectos. Todas las personas implicadas podrn especificar la informacin sobre sus
proyectos en el mismo libro.
Como propietario del libro compartido, puede administrarlo quitando usuarios del mismo y
resolviendo los cambios que estn en conflicto con otros. Cuando se hayan incluido todos los
cambios, puede dejar de compartir el libro.
Compartir un libro
1. Cree un nuevo libro e escriba los datos que desea proporcionar o abra un libro existente que
desea que est disponible para su modificacin por varios usuarios.
Nota: En los libros compartidos no todas las caractersticas estn disponibles. Si desea incluir alguna de
las caractersticas siguientes, debe agregarlas antes de guardar el libro como libro compartido: celdas
combinadas, formato condicional, validacin de datos, grficos, imgenes, objetos, incluidos los objetos
de dibujo, hipervnculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinmica,
proteccin de libros y hojas de clculo, y macros. No podr realizar cambios en estas caractersticas una
vez que comparta el libro.
Caractersticas no compatibles en los libros compartidos
En los libros compartidos no se puede Pero es posible que se pueda hacer lo siguiente
Crear una tabla de Excel Nada
Insertar o eliminar bloques de celdas Insertar filas y columnas completas.
Eliminar hojas de clculo Nada
Combinar celdas o dividir celdas Nada

combinadas
40
Agregar o cambiar formatos condicionales Los formatos condicionales existentes siguen apareciendo a
medida que cambian los valores de celda, pero no se
pueden modificar ni se pueden volver a definir las
condiciones.
Agregar o cambiar validacin de datos Las celdas siguen validndose al escribir nuevos valores,
pero no se puede cambiar la configuracin de validacin
de datos existente.
Crear o cambiar grficos o informes de Ver los grficos e informes existentes.

grfico dinmico
Insertar o cambiar imgenes u otros Ver las imgenes y otros objetos existentes.
objetos
Insertar o cambiar hipervnculos Los hipervnculos existentes siguen funcionando.
Utilizar herramientas de dibujo Ver los dibujos y grficos existentes.
Asignar, cambiar o quitar contraseas Las contraseas existentes permanecen activas.
Proteger o desproteger hojas de clculo o La proteccin existente permanece activa.

el libro
Crear, cambiar o ver escenarios Nada
Agrupar o esquematizar datos Seguir utilizando los esquemas existentes.
Insertar subtotales automticos Ver los subtotales existentes.
Crear tablas de datos Ver las tablas de datos existentes.
Crear o cambiar informes de tabla Ver los informes existentes.

dinmica
Escribir, grabar, cambiar, ver o asignar Ejecutar las macros existentes que no tengan acceso a
macros funciones no disponibles. Registrar las operaciones del
libro compartido en una macro almacenada en otro libro
no compartido.
Agregar o cambiar hojas de dilogo de Nada

Microsoft Excel 4
Cambiar o eliminar frmulas de matriz Las frmulas de matriz existentes siguen realizando los
clculos correctamente.
Usar un formulario de datos para agregar Puede utilizar un formulario de datos para buscar un
41
nuevos datos registro.
Trabajar con datos XML, que incluye: Nada

Importar, actualizar y exportar datos XML
Agregar, cambiar el nombre o eliminar
asignaciones XML
Asignar celdas a elementos XML
Usar el panel de tareas Origen XML, la
barra de tareas XML o los comandos XML
del men Datos
2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
3. En la ficha Edicin, active la casilla de verificacin Permitir la modificacin por varios

usuarios a la vez. Esto tambin permite combinar libros.
4. En la ficha Avanzadas, seleccione las opciones que desea utilizar para realizar un
seguimiento de los cambios y actualizarlos; a continuacin, haga clic en Aceptar.
Si es un libro nuevo, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo.
Si se trata de un libro existente, haga clic en Aceptar para guardar el libro, haga clic en el
botn Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar como.

6. En el cuadro Guardar en, seleccione una ubicacin de red a la que puedan tener acceso los
usuarios previstos y haga clic en Guardar.
Nota: Debe utilizar una carpeta de red compartida, no un servidor Web.
7. Si el libro contiene vnculos a otros libros o documentos, compruebe
los vnculos y actualice los que estn rotos; por ltimo, haga clic en
Guardar en la barra de herramientas de acceso rpido, o presione
CTRL+G.
Cmo comprobar y actualizar los vnculos a otros libros o documentos

1. En la ficha Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Editar vnculos.
42
Nota: Si el comando Editar vnculos a archivos no est disponible, el libro no contiene informacin
vinculada.
2. Haga clic en Comprobar estado para revisar el estado de todos los vnculos de la lista.
Nota: Esta operacin puede tardar si hay muchos vnculos o si el libro de origen de los vnculos est en
una ubicacin de red y la red es lenta.
3. Compruebe el estado en la columna Estado, haga clic en el vnculo y, a continuacin, lleve a
cabo la accin necesaria.
Si el estado es Realice esta accin
Correcto No es necesario realizar ninguna accin. El vnculo funciona y est

actualizado.
Desconocido Haga clic en Comprobar estado para actualizar el estado de todos los
vnculos de la lista.
N/A El vnculo utiliza vinculacin e incrustacin de objetos (OLE) o intercambio

dinmico de datos (DDE)
Nota Microsoft Office Excel no puede comprobar el estado de estos tipos
de vnculos.
Error: no se ha Haga clic en Cambiar origen y seleccione otro libro.

encontrado el origen
Error: no se ha Haga clic en Cambiar origen y seleccione otra hoja de clculo. Es posible
encontrado la hoja de que se haya movido el origen o que se le haya cambiado el nombre.
clculo
Advertencia: valores no Haga clic en Actualizar valores. El vnculo no se actualiz cuando se abri
actualizados el libro.
Advertencia: haga clic en El libro puede estar configurado para clculo manual. Para establecer el
Abrir origen para calcular libro en clculo automtico, haga clic en el botn de Microsoft Office y, a
el libro presionando F9 continuacin, haga clic en Opciones de Excel. En la categora Frmulas,
bajo Opciones de clculo, haga clic en Automticamente.
Advertencia: no se Haga clic en Abrir origen, vuelva al libro de destino y haga clic en
pueden resolver algunos Comprobar estado. Si este procedimiento no resuelve el problema,
nombres hasta que se asegrese de que el nombre est incluido y de que no est mal escrito. Pase
abra el libro de origen al libro de origen y, en la ficha Frmulas, en el grupo Celdas con nombre,
haga clic en Administrador de nombres y busque el nombre.
Advertencia: haga clic en El vnculo no se puede actualizar hasta que se abra el origen.
Abrir origen
43
Si el estado es Realice esta accin
El origen est abierto No se puede comprobar el estado de un vnculo.
Valores actualizados No es necesario realizar ninguna accin. Se han actualizado los valores.
desde nombre de archivo
Advertencia: Excel no Es posible que el origen no contenga hojas de clculo o que se guardar en
puede determinar el un formato de archivo no admitido. Haga clic en Actualizar valores.
estado del vnculo
Notas:
- Todos los usuarios con acceso al recurso compartido de red tienen acceso total al libro compartido a
menos que bloquee celdas y proteja la hoja de clculo para restringir el acceso. Para proteger un libro
compartido, haga clic en Proteger y compartir libro en el grupo Cambios de la ficha Revisar. Al
proteger un libro compartido, puede establecer una contrasea que deben escribir todos los usuarios
para abrir el libro.
- Para poder modificar el libro compartido, todos los usuarios deben contar con alguno de los
siguientes programas instalados en sus equipos: Microsoft Office Excel, Excel 97 o posterior, o
Microsoft Excel 98 o posterior para Macintosh.
- No todas las caractersticas de Excel son compatibles con los libros compartidos. Para obtener ms
informacin, vea la tabla "Caractersticas no compatibles en los libros compartidos" ms arriba.
Modificar un libro compartido

Despus de abrir un libro compartido, puede especificar y cambiar los datos igual que en un libro
normal.
1. Abra el libro compartido.
2. Haga clic en el Botn Archivo y, a continuacin, haga clic en Opciones de Excel.

3. En la categora General, bajo Personalizar la copia de Office, en el cuadro Nombre de
usuario, escriba el nombre de usuario que desea utilizar para identificar su trabajo en el libro
compartido y haga clic en Aceptar.
4. Especifique y modifique datos en las hojas de clculo de forma habitual.
Nota: Las siguientes funciones no se pueden agregar ni modificar: celdas combinadas, formatos
condicionales, validacin de datos, grficos, imgenes, objetos (incluidos los de dibujo), hipervnculos,
escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinmica, proteccin de libros y
hojas de clculo, y macros.
5. Aplique cualquier filtro y configuracin de impresin que desee para su uso personal. De
forma predeterminada, la configuracin de cada usuario se guarda por separado.
Sugerencia:
Tambin puede usar los filtros o la configuracin de impresin preparados por el propietario del libro
cuando lo abra.
Cmo utilizar los filtros y la configuracin de impresin originales

44
2. En la ficha Avanzadas, bajo Incluir en vista personal, desactive la casilla de verificacin

Configuracin de impresora o Configuracin de filtro y haga clic en Aceptar.
3. Para guardar los cambios realizados en el libro y ver los cambios guardados por otros
usuarios desde la ltima vez que guard el libro, haga clic en Guardar en la barra de
herramientas de acceso rpido, o presione CTRL+G.
Dejar de compartir un libro

Antes de dejar de compartir el libro, asegrese de que todos los dems usuarios han completado su
trabajo. Se perdern todos los cambios no guardados. Puesto que tambin se eliminar el historial
de cambios, puede que desee empezar por imprimir la hoja de clculo Historial o por copiarla en
otro libro.
Para conservar una copia de la informacin del historial de cambios, haga lo siguiente:
1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y despus en
Resaltar cambios.
2. En la lista Cundo, seleccione Todos.

3. Desactive las casillas de verificacin Quin y Dnde.
4. Active la casilla de verificacin Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.
5. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:
Para imprimir la hoja de clculo Historial, haga clic en el botn de Microsoft Office y,
a continuacin, haga clic en Imprimir.
Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desea copiar, haga clic en
Copiar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles; a continuacin, pase a otro libro,
haga clic en el lugar donde desea colocar los datos copiados y, por ltimo, haga clic en Pegar
en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles.
45
Nota: Puede que tambin desee guardar o imprimir la versin actual del libro, puesto que estos datos de
historial tal vez no se apliquen a versiones posteriores del libro. Por ejemplo, las ubicaciones de las
celdas, incluidos los nmeros de las filas, del historial copiado podran dejar de estar actualizadas.
6. En el libro compartido, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir
libro.
7. En la ficha Edicin, asegrese de que es el nico usuario que aparece en la lista Los siguientes
usuarios tienen abierto este libro.
8. Desactive la casilla de verificacin Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez. Esto
tambin permite combinar libros.
Nota: Si esta casilla de verificacin no est disponible, primero debe desproteger el libro. Para quitar la
proteccin del libro compartido, haga lo siguiente:
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Compartir libro.
10. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger libro compartido.
11. Si se le pide, escriba la contrasea y haga clic en Aceptar.
13. En la ficha Edicin, desactive la casilla de verificacin Permitir la modificacin por varios
usuarios a la vez. Esto tambin permite combinar libros.
14. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta accin puede tener en los dems usuarios,
haga clic en S.
3.5 . Control de cambios

Siempre que colabore con varios de sus colegas en la creacin o edicin de un documento, debera
seguir los cambios que lleva a cabo cada uno de ellos. Si decide activar este seguimiento, cualquier
cambio que se lleve a cabo en el libro se resaltar en un color asignado al usuario que hace los
cambios. Otra de las ventajas de seguir los cambios es que si tiene alguna pregunta sobre ellos,
puede identificar rpidamente quin realiz un cambio determinado y verificar que es correcto. En
Excel puede activar esta caracterstica en un libro desde la pestaa Revisar>cambios, haciendo clic
en control de cambios y seleccionando despus la opcin Resaltar cambios.
En el cuadro de dilogo resaltar cambios

que aparece, seleccione la opcin
Efectuar control de cambios al
modificar. Al seleccionar esta opcin,
Excel guardar su libro, activar el
seguimiento de cambios y compartir
tambin el libro, permitiendo que ms
de un usuario pueda acceder al libro de
forma simultnea.
46
Puede utilizar los controles que le ofrece este cuadro de dilogo para seleccionar qu cambios
desea controlar, pero si desactiva los campos Cundo, Quin y Dnde, Excel har un seguimiento
de todos los cambios. Ahora, siempre que alguien lleve a cabo una modificacin en el libro, esa
modificacin ser atribuida al usuario conectado al ordenador desde el que se realiz el cambio.
Los cambios de cada usuario se muestran en un color. Igual que ocurre con los comentarios,
cuando mueve el cursor del ratn por encima de un cambio, aparece una etiqueta inteligente en la
que se recoge la fecha y la hora en la que se realiz el cambio y nombre del autor.
Una vez que usted y sus colegas terminen de modificar un libro, puede decidir qu cambios
aceptar y cules rechazar. Para iniciar el proceso, haga clic en la ficha Revisa>Cambios, dirjase a
la opcin Control de cambios y despus haga clic en Aceptar o rechazar cambios. Haga clic en el
mensaje que indica que Excel 2007 proceder a guardar su libro; aparecer el cuadro de dilogo
Seleccionar campos para aceptar o rechazar. Puede utilizar la flecha en direccin abajo del campo
Cundo para seleccionar los campos que desee revisar. La opcin predeterminada es Sin revisar,
pero tambin puede hacer clic en la opcin Desde la fecha para abrir un cuadro de dilogo en el
que puede introducir la fecha de inicio de cambios que desea revisar. Para revisar todos los
cambios de su libro, desactive las opciones Cundo, Quin y Dnde.
Cuando est preparado para aceptar o rechazar los cambios, haga clic en Aceptar. Aparecer el
cuadro de dilogo Aceptar o rechazar cambios, mostrando el primer cambio en el cuerpo del
cuadro de dilogo. Si hace clic en el botn Aceptar, realizar el cambio, mientras que si hace clic
en el botn Rechazar, lo eliminar, restaurando la celda a su valor anterior y eliminando cualquier
registro del cambio. Si hace clic en el botn Aceptar todos o Rechazar todos llevar a cabo todos
los cambios o devolver los valores originales a todas las celdas, pero slo debera utilizar una de
estas opciones cuando est absolutamente seguro de que est haciendo lo correcto. Si desea llevar
un registro detallado de todos los cambios que ha realizado desde la ltima vez que guard el
libro, puede aadir una hoja de Historial al libro. Para ello, haga clic en Control de cambios en el
grupo Cambios y, a continuacin, haga clic en Resaltar cambios para abrir el cuadro de dilogo del
mismo nombre. Seleccione la opcin Mostrar cambios en una hoja nueva. Cuando haga clic en
Aceptar, aparecer una nueva hoja de clculo denominada Historial en su libro. La prxima vez
que guarde el libro, Excel borrar la hoja Historial.
47
4 MACROS
Hoy en da, debido a la rapidez de la tecnologa se vuelve estratgico poder automatizar las tareas.
Con la ayuda de las macros, usted podr realizar cualquier tipo de aplicacin, sin tener que invertir
mucho tiempo en la elaboracin de un reporte.
En este captulo aplicar los elementos bsicos que se requieren para grabar, ejecutar, editar y
eliminar una macro. Dichos elementos le ayudarn, como ya se dijo, a automatizar procesos y
optimizar costos y gastos en su trabajo.
4.1 . Crear un macro

Para grabar una macro debe dirigirse a la ficha Vista/Macros/Grabar macro. Figura 4.1
Vea un ejemplo, anote en cualquier celda el siguiente nombre RINCON LOPEZ JOSE
ALEJANDRO. Posicinese en la celda A1. Ahora va a grabar una macro, vaya a la ficha
Vista/Macros/Grabar macro, pngale el nombre de Buscar y d clic en el botn Aceptar. Figura 4.2
Figura 4.1 Figura 4.2
En este momento, toda accin que vaya a realizar se est grabando automticamente.
Vaya a la ficha Inicio/Buscar y seleccionar/Buscar Figura 4.3
Figura 4.3
48
Aparecer un cuadro de dilogo de Buscar y reemplazar, anote en la caja de texto Buscar:

RINCON y d clic en el botn Buscar siguiente. Figura 4.4
Figura 4.4
Se dar cuenta que automticamente se hizo la bsqueda del nombre que anteriormente se haba
escrito en otra celda. Figura 4.5
Figura 4.5
D clic en el botn cerrar y dirjase a la ficha Vista/Macros/Detener grabacin. Figura 4.6
Figura 4.6
49
4.2 . Ejecutar un ma cro

Ponga nuevamente su cursor en la celda A1 y
pruebe su macro de la siguiente manera. Vaya al
men Vista/Macros/Ver macro. Figura 4.7
Figura 4.7
Aparecer un cuadro de dilogo Macro con el nombre de la macro que le asign, en este caso se
trata de la palabra Buscar. D clic en el botn Ejecutar. Figura 4.8
Figura 4.8
Nuevamente busc el apellido que anteriormente

haba colocado. Figura 4.9
Figura 4.9
4.3 . Edicin bsica

Trabajar directamente con el cdigo es pasar al mundo fascinante de la programacin. Conocer el
uso de Visual Basic es invitarlo a que se vuelva un creador de sus propias aplicaciones.
4.3.1 . Editor de Visual Basic

Es la aplicacin que se utilizar para construir las macros que interactuarn junto con los libros de
trabajo.
50
Sigamos con el ejemplo anterior de la macro que se grab como Buscar.

Para entrar al editor de Visual Basic, usted puede apretar las teclas Alt + F11 al mismo tiempo.
Asimismo, observe el cdigo que se origin a partir de la grabacin de la macro Buscar. Figura 4.12
Figura 4.12
Invariablemente, al momento de escribir cdigo siempre se tiene que insertar un procedimiento:

Sub Buscar
End sub
Siempre se debe de abrir y cerrar, tal como aparece en el Sub y End Sub.
Recordarn que cuando se ejecutaba la macro Buscar, siempre, como aparece en el cdigo, va a
buscar la palabra RINCON.
Usted va a realizar una maniobra para que pueda buscar cualquier palabra, basndose en la misma
macro. Primeramente, va a escribir una variable de tipo String (cadena) llamada bsqueda.
Posteriormente va a describir la variable a travs de un Inputbox.
Por ltimo, va a quitar del cdigo la palabra RINCON y la va a reemplazar por la variable
llamada bsqueda.
Debe de quedar de esta manera.
Sub Buscar()
'
' Buscar Macro
'
Dim busqueda As String
busqueda = InputBox("Escribe tu nombre empezando por el apellido")
51
Cells.Find(What:=busqueda, After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _

:=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:=
_False, SearchFormat:=False).Activate
End Sub
4.3 .2 . Automatizar un botn con las Herramientas de con trol

Para completar el proceso de este ejemplo, elaborar un botn para ejecutar la macro bsqueda.
Para crear un botn, necesita personalizar las herramientas del programador, vaya a la Barra de
Herramientas de acceso rpido de la siguiente forma:
En la parte superior izquierda aparecen por omisin, las herramientas deshacer y rehacer, a la
derecha existe un icono de personalizacin . Es preciso que le d clic para dirigirse a Ms
comandos Seleccione Ficha Programador/Insertar controles

Este icono aparecer en la barra de herramientas de acceso rpido. D clic en l y se aparecen
varias opciones, en este caso elija Controles de formulario y seleccione el botn. Figura 4.13
Figura 4.13
Observe que se aparece el botn con el nombre Botn 1, cambie el nombre por el nombre de
Bsqueda. Figura 4.15
Figura 4.15
Ponga su cursor en alguna celda de su hoja de clculo y d clic sobre el botn. Tiene que aparecer
una manita.
Se aparecer el inputbox que le escribimos en el cdigo. Capture el apellido VILLAFAN. D clic en
el botn Aceptar. Figura 4.16.
52
Figura 4.16
Buscar la palabra VILLAFAN. Figura 4.17
Figura 4.17
De esta manera podemos editar el cdigo de Visual Basic, beneficindonos del uso de las macros.
Por ltimo, para que Excel guarde las macros es necesario que vaya al icono de Office , d
clic a Guardar como Libro de Excel habilitado para macros. Figura 4.18
Figura 4.18
53

DR. JOS NARRO ROBLES
Rector
DR. SERGIO M. ALCOCER MARTNEZ DE CASTRO

Secretario General
LIC. ENRIQUE DEL VAL BLANCO

Secretario Administrativo
MTRO. JAVIER DE LA FUENTE HERNNDEZ

Secretario de Desarrollo Institucional
MC. RAMIRO JESS SANDOVAL

Secretario de Servicios a la Comunidad
LIC. LUIS RAL GONZLEZ PREZ

Abogado General
DIRECCIN GENERAL DE CMPUTO Y DE

TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN
DR. IGNACIO ANIA BRISEO
Director General
I.Q. ADELA CASTILLEJOS SALAZAR

Directora de Docencia en Tecnologas de Informacin y Comunicacin
MTRO. JESS DAZ BARRIGA ARCEO

Subdirector de Planeacin Acadmica
MTRA. ALEJANDRINA SAN JUAN REYES

Coordinadora del Centro de Extensin en
Cmputo y Telecomunicaciones Nuevo Len
ING. SERGIO ALVA ARGUINZONIZ

Coordinador del Centro Mascarones
LIC. PATRICIA ROMERO ELAS

Coordinadora del Centro Educativo
Multidisciplinario Polanco
MTRA. ALMA IBARRA OBANDO

Coordinadora del Centro San Agustn
ING. PABLO DE LA O CRUZ

Coordinador del Centro Tlatelolco
LIC. JOS LUIS MEDINA FLORES

Coordinador del Centro Virtual
Noviembre, 2010
54
Aspectos avanzados en el manejo de la hoja

electrnica de clculo con EXCEL
Fue editado e impreso por la Direccin General de
Cmputo y de Tecnologas de Informacin y
Comunicacin, Circuito Exterior, Ciudad universitaria,
Coyoacn, C.P. 04510,
Mxico DF., Noviembre de 2010
El tiraje consta de 100 ejemplares.
Se utilizaron tipos Arial de 13/17, 16/22, 26/42 pts. GC

Omega 8/10, 9/15, 11/13 de pts. y discos compactos
de 700 MB de capacidad.
55

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NOTAS PARA EL CURSO

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO

Aspectos avanzados en el manejo de la hoja electrnica de clculo con EXCEL

DIRECCIN GENERAL DE CMPUTO Y DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIN

Impreso y hecho en Mxico

1. DISEO DE HOJAS DE CLCULO ............................................................................................ 3

3. INTERCAMBIO DE INFORMACIN ...................................................................................... 34

3. En el cuadro de texto de comentario, escriba el texto del comentario.

3. En el cuadro de texto de comentario, edite el texto del comentario.

Agregar un cuadro de texto

Eliminar un cuadro de texto

1.2 . Validacin de datos

A continuacin, seleccione el men Datos/Validacin de datos. Figura 1.2

Posteriormente d clic en Mensaje de entrada y escriba en la caja de texto, debajo de Ttulo

Por ltimo, seleccione el submen Mensaje de Error y escriba en Ttulo Importante y en

Existen tres clases de estilos:

Para eliminar una validacin de celdas, debe

1.3 . Nombres de rango

1.3.1 . Asignar nombres de rango utilizando el cuadro Nombre

Asignar nombres de rango desde la seleccin

Esto har que automticamente aparezcan los nombres de

1.3.2 . Eliminar nombres de rango

1.3.3 . Uso de nombres en frmulas

=IMPORTE + IVA ISR

1.4. Funciones de Informacin

CELDA Devuelve informacin acerca del formato, ubicacin o contenido de la celda

ESBLANCO Devuelve VERDADERO si se refiere a una celda vaca.

ESERR Devuelve VERDADERO si se refiere a cualquier valor de error con excepcin

ESERROR Devuelve VERDADERO si se refiere a uno de los valores de error (#N/A,

ESLOGICO Devuelve VERDADERO si se refiere a un valor lgico.

ESNOTEXTO Devuelve VERDADERO si se refiere a cualquier elemento que no sea texto.

ESNUMERO Devuelve VERDADERO si se refiere a un nmero.

ESREF Devuelve VERDADERO si se refiere a una referencia.

ESTEXTO Devuelve VERDADERO si se refiere a texto.

INFO Devuelve informacin acerca del entorno operativo en uso.

N Devuelve un valor convertido en un nmero.

TIPO Devuelve el tipo de valor. Utilice TIPO cuando el comportamiento de otra

TIPO.DE.ERROR Devuelve un nmero que corresponde a uno de los valores de error de

1.6 . Formatos avanzados

Formatos de fraccin disponibles

Formato de fraccin Este formato muestra 123,456 como

Fraccin como mitades 123 1/2

Fraccin como cuartos 123 2/4

Fraccin como octavos 123 4/8

Fraccin como dieciseisavos 123 7/16

Fraccin como dcimas 123 5/10

Fraccin como centsimas 123 46/100

Mostrar nmeros como moneda

4. En el cuadro Smbolo, haga clic en el smbolo de moneda que desee usar.

Mostrar nmeros como porcentajes

2. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de dilogo

Crear un estilo de celda personalizado

4. Haga clic en Formato.

Crear un estilo de celda modificando un estilo de celda ya existente

Quitar un estilo de celda

2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Estilos de celda.

1.8 . Formatos condicionales

Vaya al men Inicio/Estilos/Formato condicional/Administrar reglas. Se aparecer una pantalla en la

En la siguiente imagen se muestra el comando ordenar ya aplicado.

Fechas Las fechas se ordenan de la fecha ms antigua a la ms reciente.

Lgicos En valores lgicos, FALSO se coloca antes que VERDADERO.

Celdas en Tanto en la ordenacin ascendente como en la descendente, las celdas en blanco se

2.2 . Formularios de datos