CIERRE DEL PROYECTO

El cierre del proyecto se da dentro de la ltima etapa de la administracin de un

proyecto, la conclusin.

Es la parte final de la administracin del proyecto, donde se debe hacer

hincapi en los resultados que se obtuvieron, adems del reconocimiento de
los integrantes por el logro y xito del proyecto, concluyendo con un informe
final.

Como se podr observar, esta herramienta de la administracin moderna, si se

aplica con la intencin de lograr las metas, las personas como las
organizaciones tendrn mayores probabilidades de llevar el proyecto a buen
trmino y por consecuencia tendrn capacidad de competir y no podrn sealar
que se fracas por una mala administracin, sino que dirn que el xito
obtenido es gracias a ala administracin de proyectos.

Invertir tiempo suficiente al cierre del proyecto, es como invertir tiempo en la

planeacin.

La principal razn para detenerse al final de un proyecto y hacer un anlisis de

lo que ocurri, es aprender del mismo para repetir en proyectos futuros aquello
que funcion y evitar lo que no.

Aparte de la meta cumplida, el producto ms importante que se obtiene al final

de un proyecto son las lecciones aprendidas.

El cierre del proyecto se da generalmente por dos razones bsicas: por el xito
del proyecto o por el fracaso del mismo.

Los directores del proyecto, y que ven el proyecto como un componente en el

diseo y la ejecucin de la estrategia de la organizacin, deben crear un
ambiente que aliente el xito de los proyectos.

Tambin deben permitir que un proyecto falle si ha perdido su carcter

estratgico en los planes de la organizacin para el futuro.

El xito del proyecto significa que ha encontrado el costo, el tiempo y los

objetivos tcnicos de desempeo esperados y ha sido integrado en la
organizacin del cliente y contribuye a su misin.

Un proyecto exitoso significa que la organizacin tiene xito al posicionarlo

para el futuro; y que una estrategia especfica ha sido diseada y ha sido
aplicada.

El fracaso del proyecto significa que se ha fallado en encontrar su costo, el

tiempo, y los objetivos tcnicos de desempeo esperados, o no queda fijado en
la organizacin para el futuro. El fracaso es as un factor relativo.

El cierre del proyecto se da por varias razones:

 1. El proyecto (un producto o servicio) ha sido entregado al cliente. Si es
apropiado, los contratos del servicio y mantenimiento pueden ser
negociados y pueden ser consumados.
2. El proyecto sobrepas sus objetivos del costo y el tiempo y/o no logr el
progreso satisfactorio para alcanzar sus objetivos tcnicos de
desempeo.
3. La estrategia propia del proyecto ha cambiado de tal manera que el
proyecto no alcanz los objetivos estratgicos de la organizacin para el
futuro.
4. El proyecto principal se ha perdido, con lo cual no se justifica la
aplicacin de recursos en un proyecto dudoso.
5. Los cambios ambientales influyen adversamente en el futuro del
proyecto.
6. Los avances en el estado del arte esperados para el proyecto (tal como
en la investigacin y desarrollo tecnolgico) no han sido realizados, y por
lo tanto encontrar financiamiento no es factible.
7. La prioridad del proyecto no es lo suficiente alta para sobrevivir en la
competencia con proyectos de ms alta prioridad.

Por qu cerrar un proyecto?

La mayora de los proyectos no tienen un inicio claro. Cuando el proyecto entra

en su ciclo vital y los costos verdaderos, el tiempo, y los parmetros del
desempeo del proyecto llegan a mejorar, la administracin, en algn punto,
debe considerar la decisin inevitable de si discontinuar el proyecto.

Tipos de cierre de proyectos

Se considera que el cierre de los proyectos se da por dos razones principales:

primero, una terminacin natural cuando las metas de proyecto han sido
logradas y, segundo, una terminacin poco natural cuando algn tipo de
limitaciones de proyecto han sido violadas, el desempeo es inadecuado, o las
metas de proyecto ya no son pertinentes a algunas necesidades generales.

Los aspectos emocionales del cierre de un proyecto incluyen:

El temor de que no haya trabajo futuro.

La prdida del inters en la tarea pendiente.
La prdida del motivo manejado para el proyecto.
La prdida de la identidad del equipo.
La seleccin del personal para ser reasignada.
La metodologa de reasignacin.
La diversidad de intereses.

La terminacin natural del proyecto se preocupa por:

Identificacin de los productos finales para entrega.

Necesidades de certificacin.
Identificacin de compromisos importantes.
 Control de cargas del proyecto.
Determinacin de tareas inacabadas no necesarias.
Cierre de rdenes de trabajo y paquetes de trabajo.
Identificacin de apoyos fsicos asignados al proyecto.
Identificacin del personal de proyecto.
Acumulacin y estructuracin de los datos histricos del proyecto.
Disposicin de material del proyecto.
Acuerdo con el cliente sobre la conservacin de productos finales.
Obtencin de certificaciones necesarias.
Acuerdo con proveedores sobre compromisos importantes.
Comunicacin de los cierres.
Clausura de los apoyos fsicos.
Determinacin de los requisitos externos para auditoria y rastreo de
datos.

Se sugiere el uso de esquemas, y de listas de verificacin como instrumentos

analticos para la administracin del cierre del proyecto.

Implicaciones estratgicas del cierre del proyecto

Cuando el proyecto sobrepasa sus costos y calendarios, entonces su cierre

debe ser considerado.

Cundo su cierre es considerado, el proyecto se debe evaluar desde su

contexto estratgico: Contina teniendo el proyecto un objetivo estratgico en
el diseo y la ejecucin de las estrategias organizacionales?

Cuestionando y buscando las respuestas completas y sinceras a las preguntas

siguientes, se puede ganar introducindose en el contexto estratgico del
proyecto:

1. Debe el proyecto continuar para quedar en los planes estratgicos de

la organizacin?
2. Debe el proyecto continuar para complementar una fuerza de la
organizacin?
3. Correspondientemente, debe evitar el proyecto una dependencia en
una debilidad de la organizacin?
4. Es el proyecto todava coherente con la estrategia de la organizacin
que patrocina?
5. Continuar el proyecto para ayudar a que la organizacin logre sus
objetivos?
6. Ayudar ese cierre del proyecto a que la organizacin a alcanzar sus
metas?
7. Si los resultados de proyecto son puestos en un modo operativo, logran
estos resultados proporcionar una ventaja competitiva a la organizacin
que lo patrocina?
8. Es consecuente el proyecto con otros proyectos y con los programas
relacionados a las metas estratgicas, a los objetivos, y a la misin de la
organizacin que patrocina?
 9. Puede el dueo del proyecto continuar asumiendo el financiamiento y
los riesgos asociados con el proyecto?
10. Contina representando el proyecto un paso especfico en el camino
del logro de los objetivos y de la misin de la organizacin?
11. Contina el proyecto relacionado directamente con las estrategias
establecidas?
12. Es creble para el equipo del proyecto que este contine siendo un
punto estratgico en el diseo y la ejecucin de las estrategias de la
organizacin? Si, no, por qu no?

Estas preguntas son semejantes a las consideradas en la seleccin de

proyectos para establecer una estrategia de la compaa.

El elemento crucial de la evaluacin de un proyecto durante su ciclo de vida es

si el proyecto debera seguir madurando en su ciclo vital, o si debera
terminarse de manera ordenada.

Con demasiada frecuencia una revisin regularmente planificada de proyecto

considera slo la posicin del proyecto como si ese proyecto se cerrara slo.

Un proyecto debe ser revisado en una base regular para determinar su posicin
sobre el tiempo, el costo, y los factores tcnicos del desempeo, as como qu
tanto el proyecto es congruente con respecto a las estrategias de la
organizacin que lo sostiene.

Una cuestin de fondo es preguntar cun bien ese proyecto puede ser
integrado con la misin, con los objetivos, y con las estrategias de la
organizacin, as como qu lugar ocupa en las fuerzas del mercado, cules son
sus debilidades y cul es su ventaja relativa, en la consistencia interna y en las
polticas clave de la organizacin.

Las revisiones mayores del proyecto siempre deben considerar la alternativa de

cierre del proyecto. Tales consideraciones y el anlisis sern recibidos con
emociones mezcladas por el dueo de proyecto y el equipo de trabajo.

Estrategias de cierre

Para llevar a cabo el cierre es sabio realizar una revisin inmediata de la

posicin de los paquetes del trabajo, junto con la financiacin, el tiempo y los
parmetros tcnicos de desempeo.

Varias otras cosas deben ser hechas:

Asegurar que todo el proyecto sus productos finales han sido

entregados al dueo del proyecto y que todo el trabajo funcional del
proyecto est terminado y liquidados algunos registros.
Revisar la posicin de todos los contratos para asegurar que los
requisitos han sido cumplidos o las provisiones se hicieron de
acuerdo a los requerimientos o si no han sido satisfechas.
 Trabajar con el equipo del proyecto, desarrollar y distribuir un plan de
liquidacin que proporciona la gua para una terminacin ordenada
de todos los elementos del proyecto.
Mantener una vigilancia progresiva de las actividades de liquidacin,
incluyendo el cierre de todos los registros y la disposicin de los
materiales.
Notificar a los que le apuestan al proyecto, sobre el cierre.
Asegurar que todos asuntos financieros en el proyecto hayan sido
terminados satisfactoriamente.
Ayudar a los miembros del equipo del proyecto a encontrar otro
trabajo en la organizacin.
Preparar la historia de proyecto, especialmente un informe de "las
lecciones aprendidas", para que los equipos futuros en la
organizacin puedan beneficiarse con las experiencias del proyecto.
Realizar una auditoria del proyecto para identificar las fortalezas y las
debilidades en su administracin, lo que 'los errores han impactado,
as como cules de ellos pueden ser evitados en proyectos futuros, y
cmo la organizacin fue afectada, positivamente o negativamente,
por el proyecto.

Procedimientos del cierre

Est ms all del alcance de este curso proporcionar los procedimientos

detallados del cierre. Se puede decir que existen tantos formatos del cierre
como tipos de proyectos existen,

Algunos autores sugieren una lista de chequeo completa como ayuda en la

planeacin y control del trabajo necesario para cerrar un proyecto. Concluyen
que hay varios beneficios al usar tales listas, como son:

Claramente indican las funciones y responsabilidades al cierre,

reduciendo ambigedad e incertidumbre.
Reduce el pasar por alto factores importantes.
Permite el monitoreo del progreso de la liquidacin.
Ayuda a los miembros del equipo con poca o ninguna experiencia a
liquidar un proyecto.
Informa a otros miembros del equipo del proyecto acerca de las
actividades de otros durante la fase de liquidacin.

Otros autores sugieren un simple listado de actividades tpicas en seis reas

para considerar en el manejo de los asuntos de liquidacin del proyecto y
transferencia:

1. La documentacin.
2. Contrato de administracin.
3. Administracin financiera.
4. Programa de administracin.
5. Mercadotecnia.
6. Revisin administrativa final.
Actividades post-cierre

Cuando los proyectos son terminados, frecuentemente ciertas actividades post-

cierre son necesarias para el proyecto.

El servicio continuo, el mantenimiento y el apoyo logstico pueden ser una

oportunidad para el trabajo futuro.

En algunas industrias el servicio de seguimiento del servicio y el contrato de

mantenimiento pueden ser ms provechosos que el trabajo de completar el
proyecto l mismo.

Las auditorias pueden ser una actividad de post-cierre.

Es esencial que los directores de proyecto aseguren que los registros

adecuados sean conservados para sostener cualquier actividad de auditoria
posterior.