Desarrollo Sustentable

Evidencia de Aprendizaje

Implementacin de un sistema de
gestin

Diana Cruz Legorreta

AL12521439
PROCEDIMIE!O PARA E" DISE#O E IMP"A!ACI$ DE" SIS!E MA
%ES!I$ AM&IE!A":

En este trabajo se presenta una propuesta de un procedimiento para la

implantacin de un sistema de gestin! "asado en el en#o$ue a procesos % la
&loso#'a de la mejora continua %a $ue la implementacin del procedimiento
permite caracterizar la organizacin del objeto de estudio( la realizacin de un
diagnstico donde se constatan las principales de&ciencias % la con#eccin de
un plan de accin para erradicarlas o minimizarlas! El procedimiento #acilita
adem)s la identi&cacin de los procesos( las &c*as de los procesos
identi&cados( los procedimientos por cada proceso e indicadores para su
medicin % control!

Constantemente los directi+os % personal en general se en#rentan a situaciones

% la premura con $ue se debe dar solucin a cada di&cultad enmascara la
necesidad de realizar an)lisis o consultar datos( pero *a de considerarse $ue
los cambios de la gestin normal pueden llegar a predecirse con un cierto
grado de anticipacin! De igual #orma( puede esperarse un cierto grado de
similitud e incluso de coincidencia en los problemas $ue se +a%an
presentando!
Este planteamiento permite ase+erar $ue una buena gestin empresarial no es
a$uella $ue se basa en la impro+isacin sino a$uella $ue ad+ierte sus
problemas con una adecuada plani&cacin % poder de an)lisis( es por eso $ue
la
estrategia a seguir por la entidad debe estar en concordancia a la solucin de
cual$uier situacin $ue se conozca $ue puede suceder % de #orma general se
abarcan sistemas empresariales $ue se debe plani&car( sin embargo si esta
plani&cacin no se realiza correctamente trae consigo de&ciencias % como
consecuencia sobrecarga administrati+a!
La e,periencia docente unida a la re+isin de literatura especializada % el
intercambio con empresarios cubanos permiten plantear $ue en a$uellos
centros en $ue los sistemas se plani&can separadamente presentan las
siguientes insu&ciencias: gran cantidad de documentacin( acti+idades
comunes con duplicidad de procedimientos( cada sistema por separado
demanda la participacin acti+a de un personal en espec'&co( por lo $ue( e,iste
personal identi&cado con un sistema m)s $ue con otro( redundancias e
inco*erencias m)s di#'ciles de detectar as' como el logro de la trazabilidad( la
toma de decisiones de un sistema utiliza sus datos por lo $ue una solucin
puede tener con-ictos con otro sistema( el rendimiento( las competencias % el

entrenamiento de los miembros de la organizacin( como indi+iduos % e$uipo al

e,istir los sistemas por separado se *ace m)s trabajosa( en pocas palabras si
se mira de #orma global la mejor solucin ser'a una gestin empresarial basada
en una correcta plani&cacin estrat.gica! /uede realizarse de #orma separada o
integrada( sin embargo la primera +ariante puede traer consigo $ue la gestin
empresarial se perciba de #orma #raccionada % la segunda brinda una serie de
+entajas como:

Disminucin de la documentacin( se e,ige $ue *a%a constancia escrita
% registros de cada uno de estos sistemas pero al estar integrados si se
elabora correctamente un mismo documento responde por las
e,igencias de cada uno
Lograr una ma%or participacin e in+olucramiento del personal( %a $ue
todos de una manera u otra se sienten parte del objeti+o a alcanzar
Ad$uirir un ma%or conocimiento de todos los procesos $ue se lle+an a
cabo en la entidad( lo cual incide en el mejoramiento del control de la
organizacin
0ncorporar los clientes % pro+eedores en el proceso como partes
importantes de la entidad! e satis#acen las necesidades % e,pectati+as
de todas las partes interesadas

ejora la e&cacia % la e&ciencia de los procesos( aumentando la
consistencia( la trazabilidad( e+itando las redundancias % las
inco*erencias % disminu%endo los costos( se reducen los riesgos( se
#acilita la respuesta ante $uejas % reclamaciones % se aumenta la
rentabilidad!
e incrementa el rendimiento( las competencias % el entrenamiento de
los miembros de la organizacin( como indi+iduos % e$uipo! e
armonizan % optimizan las mejores pr)cticas institucionales!
ejora la imagen de la institucin ante los clientes( los &nancistas( los
poderes pblicos % la sociedad en general!

/CED00E67 /AA LA 0/LA67AC086 DEL 07EA

Es un tema $ue est) en auge cada +ez m)s en las organizaciones $ue
aspiran a alcanzar la competiti+idad permiti.ndoles continuar *acia una
calidad total sostenible % segura! e basa en el en#o$ue de proceso
de&nido como un principio para la gestin de la calidad!
ase1: Creacin del rupo estor para el desarrollo del istema de
estin Ambiental; A!

bjeti+o: Crear las condiciones organizati+as del A!

/aso 1: Adiestramiento del grupo para la elaboracin del A!
7.cnicas: eneracin de ideas( seminarios( con#erencias( estudio de
casos( acti+idades pr)cticas % trabajo en grupo!

Al comenzar a crear las condiciones para un desarrollo e&caz de la

gestin( se debe #ormar un grupo gestor! Los miembros ser)n
representantes de cada uno de los procesos in+olucrados( especialistas
en temas ambientales % con conocimientos interdisciplinarios %a $ue
esta etapa debe garantizar el in+olucramiento % comprometimiento de
todos( proceso $ue implica un cambio en su mentalidad!

Las *erramientas de la comunicacin *acia el con+encimiento

propiciar)n un cambio!
necesidad del clima organizacional in+olucrado % consciente de la

Antes de pasar al siguiente paso se *ace necesario $ue los integrantes

del grupo se preparen en los di#erentes temas $ue se +an a integrar para
lo cual se deben plani&car cursos( con#erencias( c*arlas o cual$uier otra
acti+idad $ue e+idencien la importancia de la decisin( aporte
conocimientos de los temas % permita el adiestramiento del personal( al
mismo tiempo los integrantes deben auto prepararse!

e debe contar con la aprobacin de la alta direccin( su in+olucramiento

% colaboracin( %a $ue todo proceso de in+estigacin $ue conlle+e a un
estudio superior lo necesita! e re$uerir) de un liderazgo e#ecti+o $ue
transmita la importancia del proceso al $ue se est) sometiendo % logre
un ambiente de a%uda e incondicionalidad para lle+arlo adelante!

/aso 2: Establecimiento del alcance del A!

7.cnicas: trabajo en grupo % para buscar consenso( an)lisis de

documentos % tormenta de ideas( toda +ez $ue una +ez adiestrado el
grupo gestor se debe determinar el alcance del 0 % las normas $ue
+an a utilizar como re#erencia! La #orma para su determinacin est) dada
por los sistemas $ue se +an a integrar % lo $ue +a a abarcar el sistema
dentro de la entidad( %a $ue este paso es de suma importancia pusto
$ue sentar) el camino a seguir( las )reas in+olucradas % las normas $ue
ser)n objeto de constante an)lisis! El grupo gestor( junto con la alta
direccin( a tra+.s de tormentas de ideas lo establecer)!

/aso 3: 0n#ormacin e 0denti&cacin de re$uisitos legales % de otro tipo

relacionados con los sistemas $ue integran el 0
7.cnicas: trabajo en grupo % para buscar consenso( an)lisis de
documentos % tormenta de ideas( %a $ue se deber) identi&car %
mantener actualizados los re$uisitos legales % reglamentarios $ue le
sean aplicables a la entidad con relacin a la calidad( condiciones de
seguridad de los empleados( as' como del medio ambiente( pudiendo
acceder a esta in#ormacin todos los implicados! /ara su in#ormacin e
identi&cacin se *ar)n sesiones de trabajo en la $ue se re+isen los

di#erentes documentos legales % de otro tipo relacionados con el tema %

para los $ue su inclusin sea dudosa se *ar)n tormentas de ideas *asta
llegar a un consenso!

ase 2: Caracterizacin general de la entidad

bjeti+o: Conocer las peculiaridades de la organizacin objeto de

estudio!

/aso 4: 0denti&cacin de la entidad

7.cnicas: re+isin de documentos e intercambio directo con los

implicado( toda +ez $ue para poder comprender la entidad objeto de
estudio debe partirse del nombre( ubicacin geogr)&ca( estructura
organizati+a( principales ser+icios % principales premios o
reconocimientos!

/aso 5: Caracterizacin de los recursos *umanos( el cliente e,terno(

pro+eedores % competencia

7.cnicas: re+isin de documentos e intercambio directo con los

implicados( %a $ue el estudio de los recursos *umanos permitir) conocer
sus caracter'sticas en cuanto a cantidad de trabajadores( g.nero al $ue
pertenecen( edad( ni+el de escolaridad % categor'a ocupacional! De los
clientes e,ternos se identi&car)n sus peculiaridades de manera general
% con respecto a los pro+eedores se analiza las relaciones con la
organizacin % la estabilidad % la calidad de los suministros( dando a
conocer los principales! De la competencia se deber) *acer una
+aloracin cit)ndose las empresas $ue se consideran competidoras!

ase 3: /reparacin del 0

bjeti+o: entar las bases para dise<ar el istema 0ntegrado de estin!

/aso =: Diagnstico de calidad( medio ambiental % de 7

7.cnicas: lista de c*e$ueos( re+isin de documentos e intercambio
directo con los implicados %a $ue para la realizacin de este diagnstico
se utilizar)n listas de c*e$ueo con los aspectos $ue se describen en los
sistemas medioambientales( es de destacar $ue en la lista para el
diagnstico del medio ambiente se inclu%e las tem)ticas de 7( tales
como: condiciones *igi.nico;sanitarias del ambiente de trabajo( la
e+aluacin de la calidad del aire % el del agua( el manejo de residuales %
otros aspectos! Adem)s se le agregar) una lista de c*e$ueo $ue
garantice precisar de una #orma m)s pro#unda cuestiones relacionadas
con las condiciones ergonmicas % de bienestar as' como otros aspectos
de inter.s! Con relacin a la gestin de la calidad se utilizar) una lista de
c*e$ueo basada en la norma 0!

/aso >: 0denti&cacin % representacin de los procesos $ue inter+ienen

en el 0

7.cnicas: trabajo en grupo % para buscar consenso( an)lisis de

documentos( tormenta
e deben identi&car losde ideas % $ue
procesos mapa de procesos!
integran el istema 0ntegrado de
estin! Este paso es una gu'a para la con#eccin de la restante
documentacin ?procedimientos( instrucciones % registros@! /ara su
identi&cacin % representacin se *ar)n sesiones de trabajo( debi.ndose
incluir todos los procesos $ue in-u%an en los sistemas a integrar % para
los $ue su inclusin sea dudosa se *ar)n tormentas de ideas *asta llegar
a un consenso! A cada proceso identi&cado se le determinar) su &c*a de
proceso!

/ara la clasi&cacin de los procesos es de acuerdo a su alcance:

/rocesos estrat.gicos son los $ue establecen % controlan la implantacin
del sistema como +'a para cumplir con la pol'tica % los objeti+os de la
organizacin( %a $ue est)n bajo la responsabilidad de los directi+os %
permiten orientar % asegurar la co*erencia de los procesos operati+os %
de apo%o!

/rocesos operati+os

En .stos se *an incluido los procesos encargados de determinar los

re$uisitos del producto( la organizacin % realizacin del producto!

/rocesos de apo%o

Estos son los procesos $ue aseguran los recursos para los procesos de la
realizacin del producto $ue aseguran los recursos *umanos( materiales
% &nancieros!

/aso : Designacin de las #unciones( responsabilidades % autoridades!

7.cnicas: an)lisis de documentos( trabajo en grupo

En este paso se deben declarar las #unciones( responsabilidades %

autoridades de los miembros de la organizacin con relacin al 0!

ase 4: Elaboracin de la Documentacin integrada!

bjeti+o: Dise<ar el istema 0ntegrado de estin
7.cnicas: an)lisis de documentos( trabajo en grupo % mapa de procesos!
En esta #ase es necesario aclarar $ue un sistema integrado posee
documentacin espec'&ca de cada sistema por lo $ue se debe declarar %
elaborar! u inicio parte del dise<o de&niti+o del mapa de proceso( del
cual se desprende el dise<o del 0 en $ue se deben incluir la
documentacin general % la espec'&ca!

e deben documentar las acti+idades $ue inter+ienen en el 0 siempre

$ue esta documentacin sea de utilidad( estableci.ndose un ni+el de
detalle capaz de e,plicar la acti+idad pero sin llegar a desarrollar
e,plicaciones ob+ias e innecesarias! /ara su ejecucin e&caz el grupo
gestor debe trabajar en conjunto con el resto de los trabajadores % si %a
se posee el C documentado se puede partir de su redise<o con la
ptica de integracin para documentar parte del 0!
/ara la documentacin a dise<ar se recomienda:

DCBE67AC086 E6EAL

/ol'tica del 0
bjeti+os integrales generales % su desglose de&niti+o

anual integral
/CED00E67 E6EALE

/0;;1
Control de la documentacin
/0;;2
Control de no con#ormidades u obser+aciones
/0;;3
Auditor'as internas del 0
/0;;4
eguimiento % medicin! Controles m)s con+enientes % deteccin del
cambio
/0;;5
Comunicacin

0CA DE /CE /CED00E67 E/ECF0C

En correspondencia con las necesidades de cada entidad!

ase 5: 0mplantacin del 0

bjeti+o: Ejecutar el 0 dise<ado a tra+.s de su inter+encin en la
pr)ctica!

El contenido de los procedimientos generales puede ser entre otro el

siguiente:
El procedimiento /0;;1!Control de la documentacin( recoge todo lo
relacionado con la elaboracin e identi&cacin de los documentos %
registros( as' como su control! En este procedimiento se establecen
+arios aspectos de inter.s % su objeti+o es establecer la #orma en $ue se
con#ecciona % controla la documentacin del istema 0ntegrado de
estin!
Entre los aspectos de inter.s est) la estructura establecida para la
documentacin del 0( la #orma en $ue se identi&ca la documentacin
siendo #undamentalmente por el 7'tulo del documento % el cdigo
teniendo en cuenta: Codi&cacin de las &c*as de procesos: /;?Cdigo
del proceso $ue describe@!

Codi&cacin de los procedimientos % registros!

EGE/L DE LA CD00CAC086:
/0;;1: Es el procedimiento integral 6o!1 de los generales!
/C;5;3: Es el procedimiento 6o 3 del proceso 5 % responde a un
re$uisito espec'&co de calidad!
0;;1;1: Es el registro 1 del procedimiento integral 6o!1 de los
generales!
/;1: Es la &c*a de proceso del proceso 1!
Adem)s en este procedimiento debe establece la #orma de re+isar %
aprobar la documentacin( su distribucin( implantacin % control( la
manera de proceder para los cambios o modi&caciones ?actualizacin@
as' como su derogacin % retiro( su proteccin % la #orma de proceder
con los documentos e,ternos!

/or otra parte el procedimiento /0;;2 Control de no con#ormidades u

obser+aciones recoge todo lo relacionado al control del producto no
con#orme( el tratamiento a las no con#ormidades % las acciones
correcti+as % pre+enti+as! Este procedimiento tiene como objeti+o
establecer la #orma en $ue se tratar)n las no con#ormidades u
obser+aciones en el 0( como controlarlas( pre+enirlas( resol+erlas( as'
como su seguimiento % en el caso de producto no con#orme como
pre+enir su uso o entrega no intencionada! Entre los aspectos de inter.s
del documento est) el establecimiento de las des+iaciones del 0( las
cuales son:

6o con#ormidades de cual$uier srcen! Deben ser registradas en el 0;

;2;1 Control de no con#ormidades u obser+aciones!
bser+aciones! En este caso no constitu%e una des+iacin( pero es la
antesala de una( por lo $ue se deber)n registrarse % las acciones a
tomar
Adem)s ser)n pre+enti+as %/0;;2
el procedimiento no es necesario
Control dein+estigar las causas!u
no con#ormidades
obser+aciones recoge cmo realizar las concesiones del producto no
con#orme( as' como los pasos a seguir ante las reclamaciones o $uejas %
cmo realizar el cierre de las no con#ormidades!
El procedimiento /0;;3 Auditor'as internas del 0( establece cmo se
e#ecta esta acti+idad en la entidad! Entre los aspectos a destacar est)
como realizar el programa de auditor'as internas( el cual se elabora para
una sola auditor'a o para +arias auditorias o para un per'odo
determinado asociado a los objeti+os del programa! /ara #acilitar su
con#eccin las auditorias se codi&can!

En este procedimiento adem)s se establece como realizar el

seguimiento de las acciones correcti+as( pre+enti+as % de mejora $ue se
generan producto a la auditor'a en el $ue elabora un plan de accin $ue
soluciona cada una de las no con#ormidades detectadas( inclu%.ndose
acciones para resol+er las obser+aciones se<aladas El auditor principal
es el m),imo responsable de realizar el c*e$ueo o seguimiento al plan
de acciones( en caso de no poder ser este( el cierre de estas acciones lo
puede *acer el 0!
En el procedimiento /0;;4 eguimiento % medicin! Controles m)s
con+enientes % deteccin del cambio( se recoge las #ormas $ue posee la
organizacin para garantizar e,itosamente el cumplimiento de este
re$uisito en el 0! En .l se identi&can las #ormas de realizar esta
acti+idad % dentro de su desarrollo realiza re#erencia a otros
procedimientos establecidos en el 0! Adem)s establece como
determinar la e#ecti+idad de las acciones $ue se trazan en las di#erentes
situaciones para lo cual se debe *acer un balance para comprobar si las
acciones trazadas para minimizar o erradicar las de&ciencias #ueron
e#ecti+as realizando un an)lisis estad'stico donde se agrupen( estudien o
se resuman para conocer si las no con#ormidades se repitieron % las
mejoras trazadas se obtu+ieron!

El procedimiento /0;;5 Comunicacin( establece los di#erentes

canales de comunicacin de la entidad as' como las di#erentes acciones
$ue se realizan para lograr el .,ito en esta acti+idad entre las $ue se
destacan discusin de los planes econmicos % producti+os( las
e+aluaciones del desempe<o indi+idual de los trabajadores( reuniones
con los clientes( Consejos de Direccin( reuniones mensuales con los
trabajadores( reuniones abiertas( matutinos( etc!

/aso 9: Distribucin % control de la documentacin

/ara la ejecucin de este paso se tendr) en cuenta lo establecido en el
dise<o del 0! e deber) establecer el tipo de soporte $ue se utilizar)
para la distribucin( la #orma de la distribucin( a $uienes se les
distribuir) % la manera en $ue se controlar)!
/aso 1: ormacin de todo el personal
7.cnicas: eneracin de ideas( seminarios( con#erencias( acti+idades
pr)cticas % trabajo en grupo( %a $ue una +ez $ue todo el personal posee
la documentacin del 0 $ue es de su inter.s se puede comenzar su
implantacin( garantizando $ue el personal domine la #orma de proceder
% a la +ez se encuentre moti+ado a *acerlo por lo $ue se deben
desarrollar acciones de capacitacin dirigidas a la #ormacin en este
sentido! Este paso una +ez $ue se desarrolla es de permanente ejecucin
teni.ndosele $ue e,plicar los aspectos de ma%or inter.s del sistema( los
principales cambios introducidos a la entidad entre otras caracter'sticas!

ase =: e+isin % ejoramiento del 0

bjeti+o: antener el sistema bajo control( garantizar su e+aluacin %
mejora continua( %a $ue para la ejecucin de este paso se tendr) en
cuenta lo establecido en el dise<o del 0! e deber) de&nir los periodos
de tiempo para realizar los controles % e+aluaciones( las in#ormaciones
$ue se deber)n utilizar( as' como las +'as para realizar estos an)lisis( la
#orma de lograr el seguimiento % la retroalimentacin! Es recomendable
establecer para cada proceso indicadores de e+aluacin!

Los siguientes indicadores se pueden tomar como re#erencia:

Calidad( edio Ambiente % 7!

Fndice % #recuencia
rmula
Le%enda
0ndicador de la e&cacia
Calidad
/or ciento de cumplimiento de las acciones tomadas ?pre+enti+as %
correcti+as@!7rimestralmente

0AC: Fndice de acciones cumplidas!

AC: 7otal de acciones cumplidas!
A7: 7otal de acciones tomadas!
95;1 H: atis#actorio
9 ; 94 H: Aceptable
5 ;9 H: egular