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B3G2T01 - ESTRUCTURA Y ORGANIZACIN DE UN DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

DE INFORMACIN.

1. ALTERNATIVAS .............................................................................................................................................................. 2
1.1. SISTEMAS DE INFORMACIN................................................................................................................................ 2
1.2. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN ............................................................................................. 2
1.3. ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN........................................................................................... 3
1.4. SUBSISTEMAS DE INFORMACIN ........................................................................................................................ 4
1.4.1. SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS ........................................................................................................ 4
1.4.2. SUBSISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO....................................................................................................... 4
1.4.3. SUBSISTEMA COMERCIAL................................................................................................................................ 4
1.4.4. SUBSISTEMA DE ALMACN.............................................................................................................................. 5
1.4.5. SUBSISTEMA DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS ..................................................................................... 5
1.4.6. SUBSISTEMA DE PRODUCCIN ...................................................................................................................... 5
2. SEGREGACIN DE TAREAS ........................................................................................................................................ 6
2.1. TAREAS EN EL SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS ................................................................................. 6
2.2. TAREAS EN EL SUBSISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO............................................................................... 6
2.3. TAREAS EN EL SUBSISTEMA COMERCIAL ......................................................................................................... 7
2.4. TAREAS EN EL SUBSISTEMA DE ALMACN....................................................................................................... 8
3. CONCLUSIN ................................................................................................................................................................... 8
4. BIBLIOGRAFA ................................................................................................................................................................ 9
5. ESQUEMA RESUMEN ................................................................................................................................................ 10

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1. ALTERNATIVAS

1.1. SISTEMAS DE INFORMACIN

Cualquier empresa precisa de una estructura organizada para poder llevar a cabo todas sus actividades. Esta
estructura suele comprender un conjunto de funciones interconectadas como son:

La fabricacin de productos y/o creacin de servicios para ofrecerlos en el mercado correspondiente

(sistema de produccin).
La introduccin en el mercado de manera ptima de los productos y/o servicios que ofrece la empresa
(sistema de ventas).
La gestin de los recursos financieros de la empresa (sistema contable).

Sin embargo, las funciones enumeradas no producirn unos resultados eficaces si no se llevan a cabo con una
buena coordinacin y con una intercomunicacin de informacin de calidad.

Este ltimo aspecto, el de la existencia de una intercambio de informacin entre las distintas funciones; es el que
correspondera ejercer al Sistema de Informacin; sistema ste tan necesario en la empresa actual como los
mencionados anteriormente (sistema de produccin, sistema de ventas y sistema contable).

De todo lo anterior podra concluirse que un Sistema de Informacin es un conjunto formal de procesos que,
utilizando informacin de calidad y relevante para la empresa, la procesan y distribuyen entre los distintos
departamentos para conseguir la mxima eficiencia en el desarrollo de las actividades encaminadas a alcanzar
los objetivos fijados en la estrategia empresarial.

1.2. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

La informacin.- Es la base del sistema. Deber estar acorde con quienes la utilizan y los medios de que
disponen, dependiendo de los mtodos de trabajo empleados en la empresa.
Los usuarios.- Son las personas de la organizacin que introducen y utilizan la informacin para llevar a
cabo sus funciones.
Los procedimientos y hbitos de trabajo.- Se trata de las formas de trabajar que desarrollan los usuarios y
que pueden estar, hasta cierto punto, prefijadas como parte de la estrategia de negocio de la empresa.
Los recursos materiales para la acumulacin, el procesamiento y el intercambio de informacin.

OBJETIVOS

Procedimientos
y hbitos de trabajo

Usuarios Informacin Recursos

Materiales

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1.3. ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

Los Sistemas de Informacin dependen en su totalidad de la empresa a la que pertenezcan. Es por esto que no
puede definirse la estructura genrica de un sistema de informacin. No obstante, lo que si puede establecerse es
una estructura jerarquizada que s suele ser comn en la mayora de organizaciones.

Esta estructura se dividira en cuatro niveles:

Operaciones y transacciones.- Aqu se incluyen los procedimientos rutinarios que tienen lugar en el da a
da de la empresa.
Nivel operativo de direccin.- En este nivel se analizan los resultados de los recursos consumidos por las
operaciones rutinarias, para poder tomar decisiones que afecten a dichas operaciones (decisiones a corto
plazo).
Nivel tctico de direccin.- Se trata de analizar determinados informes para proceder a la asignacin de
recursos a medio plazo. Los informes analizados podrn ser:

Resmenes estadsticos.
Informes de excepciones (normalmente en situaciones negativas).
Informes especficos (suelen ser solicitudes por la direccin para resolver problemas muy concretos).

Nivel estratgico de direccin.- Es el nivel en el que se toman las decisiones a largo plazo, que servirn
para definir la lnea estratgica de negocio de la empresa.

Entre los distintos niveles de la estructura deber existir un intercambio de informacin que podr desarrollarse
como:

Informacin vertical ascendente.- Suele consistir en informes sobre resultados de actividades y/o
gestiones y avisos sobre incidencias. Tiene lugar entre subordinados y superiores.
Informacin vertical descendente.- Este tipo de informacin se materializa en rdenes y solicitudes de
datos especficos para la toma de decisiones. Esta informacin se produce, como es natural, desde los
superiores hacia los subordinados.
Informacin horizontal.- Tiene lugar entre personas del mismo nivel de autoridad y su objetivo principal es
la coordinacin efectiva de los distintos departamentos de la empresa.

Alta direccin
*Informes sobre
resultados y avisos
de incidencias
Nivel Largo plazo
estratgico

Nivel
tctico Medio plazo

*rdenes y
solicitudes de Nivel
informes especficos operativo Corto plazo

Sistema de transacciones

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1.4. SUBSISTEMAS DE INFORMACIN

Como se ha indicado en el epgrafe anterior, los Sistemas de Informacin son distintos para cada organizacin
concreta. Sin embargo, un gran nmero de empresas comparten la siguiente estructura de subsistemas:

Subsistema de Recursos Humanos.

Subsistema Contable.
Subsistema Comercial.
Subsistema de Almacn.

1.4.1. SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS

Las actividades principales que van a afectar a este subsistema son:

Gestin de la informacin de la plantilla, que incluye:

Datos de filiacin.
Historial laboral dentro de la empresa.
Datos relacionados con el salario y los incentivos.
Datos mdicos (restringidos por la LOPD).
Datos sobre la formacin acadmica y profesional.

Ejecucin de la nmina.- Esta actividad suele tener carcter mensual.

Los sistemas informticos utilizados para la gestin de los recursos humanos cuentan, en general, con las
caractersticas siguientes:

La gestin de la plantilla precisa de una combinacin entre tratamientos interactivos y tratamientos

peridicos sobre grandes cantidades de datos.
En cuanto a la nmina, requiere de aplicaciones batch ejecutadas mensualmente.

1.4.2. SUBSISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO

En este entorno, los sistemas informticos debern cubrir varios aspectos:

Sistemas transaccionales.
Trabajo interactivo.
Trabajo con grandes bases de datos.
Apoyo en la toma de decisiones.

1.4.3. SUBSISTEMA COMERCIAL

Dentro de este subsistema tienen lugar dos actividades bsicas:

Las ventas, que comprenden:

La gestin de los pedidos (especificacin de productos y cantidades, verificacin de existencias,

determinacin de la forma de pago, etc.).
La facturacin de los pedidos.

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El control de la entrega de los pedidos.

La actualizacin del inventario de almacn.

La comercializacin (marketing).- Su objetivo es optimizar todos los aspectos que intervienen en la puesta
en mercado de los productos que ofrece la empresa, para conseguir la oferta ms competitiva posible.
Esta actividad requiere informacin muy variada:

Informacin sobre ventas.

Informacin sobre mercados.
Informacin sobre el diseo y la fabricacin de productos.
Informacin sobre los recursos econmicos disponibles en la empresa.

Este subsistema requiere un sistema informtico distinto para cada una de las funciones que abarca:

Sistemas transaccionales, sistemas batch y/o sistemas interactivos para la gestin de pedidos y la
facturacin.

Trabajo con grandes bases de datos.

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones para el anlisis de mercados.

1.4.4. SUBSISTEMA DE ALMACN

Tiene como objetivo principal controlar y, sobre todo, minimizar las existencias en almacn, sin que esto llegue a
percibirse por los potenciales clientes.

Si con este sistema tan slo se pretende un control de los movimientos de mercancas en el almacn, bastar con
desarrollar un control sobre las materias primas y productos en espera de transformacin que entran a la
empresa, y sobre los productos en espera de distribucin o venta directa. Si por el contrario, lo que se pretende
es que el sistema nos ayude a minimizar existencias, habr que acudir a mtodos ms complejos que nos
proporcionen informacin de almacn inteligente (prediccin del momento oportuno para el reaprovisionamiento
de existencias, prediccin del ritmo de produccin idneo segn las previsiones de ventas, etc.).

Para llevar a cabo esta gestin del almacn se utilizarn desde sistemas informticos que optimicen las fechas y
cantidades de reaprovisionamiento hasta sistemas que integren la gestin del almacn con la gestin de la
produccin (sistemas de Planificacin de Recursos de la Fabricacin MRP).

1.4.5. SUBSISTEMA DE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS

Estos sistemas, denominados ofimticos, tienen como objetivo el desarrollo de mejoras sobre las tareas rutinarias
que conforman el trabajo administrativo.

En el campo informtico, la ofimtica abarca los conocidos procesadores de texto, hojas de clculo, gestores de
correo electrnico, agendas, etc. Generalmente se opta por emplear paquetes informticos que integran todas las
funciones anteriores.

1.4.6. SUBSISTEMA DE PRODUCCIN

Comprenden tanto la automatizacin de los procesos de fabricacin (CAM/CIM) como el desarrollo de sistemas
para disear (CAD) y producir los elementos a comercializar.

Los procesos que abarca este sistema pueden ir desde el control y mantenimiento de herramientas y elementos
de fabricacin hasta el control de calidad de la produccin.

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2. SEGREGACIN DE TAREAS

2.1. TAREAS EN EL SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS

Tareas dentro del nivel operativo:

Almacn de informacin sobre los empleados: filiaciones, historiales (acadmicos, profesionales,

mdicos), hojas de servicios e informes sobre el cumplimiento de objetivos.
Almacn de informacin sobre las cualidades de los empleados: preferencias profesionales, experiencia,
perfil psicolgico, etc. Esta informacin podr ser utilizada por el sistema para situar a cada empleado en
el puesto de trabajo que ms convenga; as como para determinar qu empleados son susceptibles de
promocionar.
Almacn de informacin sobre los puestos de trabajo disponibles en la empresa, as como de la situacin
ptima que debe rodear a esos puestos para desempear las tareas que les corresponden.
Valoracin de los empleados a travs de los informes de sus superiores, del grado de cumplimientos de
las metas preestablecidas, etc.
Creacin de informes destinados a la administracin pblica. Estos informes incluirn informacin relativa
a: porcentaje de empleados fijos, porcentaje de empleados eventuales, porcentaje de empleados con
minusvala, porcentaje de empleados con ms de 45 aos, solicitudes de subvenciones, coberturas
econmicas de situaciones de baja de empleados, etc.
Gestin de demandas de empleo, almacenamiento de currculos, etc., para la cobertura de puestos
vacantes o para supuestos de ampliacin de plantilla.
Remisin al departamento de gestin econmica de la informacin necesaria para que ejecute el pago de
sueldos y salarios a los empleados (nivel del puesto de trabajo, perodo trabajado, horas extraordinarias
desempeadas, caractersticas incentivables, especificacin de estado civil, etc.).

Tareas dentro del nivel tctico:

Diseo de los distintos perfiles personales idneos para cada puesto de trabajo, con el objeto de tener
predefinidos estos perfiles antes de comenzar una contratacin de empleados o una promocin
profesional dentro de la organizacin.
Anlisis de las necesidades de contratacin de empleados a medio plazo para alcanzar los objetivos de la
empresa establecidos para ese mismo perodo. Estos anlisis se emplearn para generar los planes de
previsin de reclutamiento de personal.
Anlisis de las necesidades de formacin de los empleados. Se utilizarn para la creacin de planes para
la mejora tcnica y profesional de la plantilla.
Generacin de mtodos para establecer beneficios sociales e incentivos para los empleados.

Tareas dentro del nivel estratgico:

Creacin de planes de contratacin de empleados a largo plazo. Estos planes incluirn las cantidades
necesarias de personal, los momentos ms adecuados para la contratacin, los cursos de formacin que
sera conveniente aplicar, etc.

2.2. TAREAS EN EL SUBSISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO

Tareas dentro del nivel operativo:

Control de activos fijos.

Control de inventario.

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Gestin de cobros (verificacin de saldos, control de facturas a clientes, registros de ventas e ingresos,
etc.).
Gestin de pagos (control de suministro de proveedores).
Ejecucin de la nmina haciendo uso de la informacin proporcionada por el departamento de Recursos
Humanos.
Creacin de informes solicitados por la direccin.
Creacin de documentos oficiales exigidos por la administracin pblica.

Tareas dentro del nivel tctico:

Gestin y control de presupuestos.

Creacin de informes sobre el flujo de caja. Estos informes se utilizarn para el control del efectivo
disponible para hacer frente a los gastos diarios y a la adquisicin de activos a medio plazo.
Control de la inversin en capital utilizando distintos mtodos para decidir sobre la inversin ms
conveniente (VAN, ROI, etc.).

Tareas dentro del nivel estratgico:

Recogida de informacin financiera, econmica y social para su posterior anlisis encaminado a generar
informes que presenten estimaciones sobre cunto y cmo debe endeudarse la empresa para poder
alcanzar sus metas a largo plazo de la mejor forma posible.

2.3. TAREAS EN EL SUBSISTEMA COMERCIAL

Tareas dentro del nivel operativo:

Apoyo a los vendedores:

Control de relaciones con los clientes: historial de compras, lnea de productos preferidos, etc.
Gestin de las carteras de clientes. Esto se encaminar a la determinacin del sector de clientes
potenciales.
Gestin de consultas sobre caractersticas y disponibilidad de productos en almacn.
Realizacin de informes sobre las posibilidades financieras para cada cliente.
Creacin de documentos comerciales de todo tipo (hojas de pedidos, facturas, etc.), as como su
envo a los departamentos pertinentes (almacn, contabilidad, etc.).

Gestin de la distribucin de los productos: control de envos, recepciones por parte de los clientes,
devoluciones de productos, etc.

Tareas dentro del nivel tctico:

Recogida de informacin de ventas (por zonas, por clientes, por productos, etc.) para realizar un anlisis
encaminado a perfilar cada vez ms el/los segmento/s de mercado hacia los que hay que dirigir los
esfuerzos publicitarios. Esta informacin tambin proporcionar datos tiles para fijar los objetivos futuros
de ventas.
Gestin de las campaas publicitarias y promocionales. Esta tarea tiene como objetivo que los productos
a comercializar sean conocidos por los clientes potenciales.
Fijacin de los precios de los productos utilizando mtodos estadsticos apoyados sobre los datos de
mercado previamente recogidos.

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Toma de decisiones sobre el tipo de distribucin de productos que ms conviene a la empresa (tele
venta, venta directa, venta mediante distribuidores oficiales, etc.) teniendo en cuenta los costes y plazos
de distribucin, las garantas de entrega, etc.
Anlisis de la competencia para detectar la influencia que cada competidor puede tener sobre el mercado,
y para determinar cmo contrarrestar dicha influencia.

Tareas dentro del nivel estratgico:

Divisin del mercado en segmentos de potenciales clientes con perfiles comunes.

Seleccin, de entre los segmentos establecidos, de aquel o aquellos a los que la empresa dirigir sus
esfuerzos de ventas.
Planificacin de los productos y servicios que la organizacin debe generar para cubrir las necesidades
de los potenciales clientes.
Prediccin de las futuras ventas para los diferentes productos que ofrece la empresa, dentro de cada uno
de los segmentos hacia los que van dirigidos.

2.4. TAREAS EN EL SUBSISTEMA DE ALMACN

Tareas dentro del nivel operativo:

Realizacin de pedidos de las materias primas o productos para su transformacin a los distintos
proveedores. Estos pedidos se realizarn teniendo en cuenta el nivel de existencias.
Recepcin de los productos de los proveedores y comprobacin de su concordancia real con los
productos pedidos. Si los productos son correctos, se almacenarn y contabilizarn como nuevas
existencias.
Envo de los productos correspondientes a los clientes que hayan tramitado pedidos. Junto con este
envo, se actualizar el inventario de productos para vender y se cumplimentarn los documentos de
almacn implicados en la operacin.

Tareas dentro del nivel tctico:

Gestin y control de materias primas, productos para transformar y productos para vender. El objetivo de
esta tarea es minimizar los costes de almacenamiento, mediante tcnicas que optimicen los
reaprovisionamientos en tiempo y cantidad.
Planificacin del ritmo de produccin necesario para cubrir las necesidades de venta y no saturar el
almacn.

Dentro del nivel estratgico, sera poco representativo de la realidad, incluir entre las tareas del subsistema de
almacn, el establecimiento de polticas de control de existencias a largo plazo. Generalmente estas polticas son
determinadas por la alta direccin general de las empresas.

3. CONCLUSIN
Dentro de una empresa, los sistemas de informacin pueden definirse como conjuntos de procesos que
manipulan informacin (interna y externa) relacionada con la empresa y la distribuyen entre los distintos
departamentos con el objetivo de ayudar a la consecucin de los objetivos fijados mediante la estrategia
empresarial.

Estos sistemas estn compuestos por elementos tales como la informacin, los usuarios, los procedimientos y
hbitos de trabajo y los recursos materiales para la manipulacin de la informacin.

En cuanto a su estructura, an cuando sta depender totalmente de cada empresa, podra definirse como una
pirmide con cuatro niveles:

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Operaciones y transacciones.
Nivel operativo de direccin.
Nivel tctico de direccin.
Nivel estratgico de direccin.

Generalmente, esta pirmide quedar implementada a travs de subsistemas de informacin que se

correspondern con los distintos departamentos existentes en la empresa (Recursos Humanos, Contabilidad,
Comercio, Almacn, etc.), cada uno de los cuales integrar los niveles de la pirmide necesarios para su
funcionamiento.

Dentro de cada subsistema tendrn lugar las distintas actividades de manipulacin de la informacin
correspondiente a su departamento, teniendo en cuenta si dichas tareas son rutinarias, operativas, tcticas o
estratgicas.

4. BIBLIOGRAFA
Mario G. Piattini, Jos A. Calvo-Manzano, Joaqun Cervera, Luis Fernndez: Anlisis y diseo detallado
de Aplicaciones Informticas de Gestin.
Andreu R., Ricart J., Valor J.: Estrategia y sistemas de informacin.
Meroo, A.L.: Utilidad del sistema de informacin-comunicacin-decisin en la administracin de
empresas.
Gil, M.A., Giner, F.: Cmo crear y hacer funcionar una empresa.
Scout, George M.: Principios de Sistemas de Informacin.

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5. ESQUEMA RESUMEN
Sistema de informacin. Conjunto formal de procesos que, utilizando informacin de calidad y relevante para la
empresa, la procesan y distribuyen entre los distintos departamentos para conseguir la mxima eficiencia en el
desarrollo de las actividades encaminadas a alcanzar los objetivos fijados en la estrategia empresarial.

Elementos de un sistema de informacin:

Informacin.
Usuarios.
Procedimientos y hbitos de trabajo.
Recursos materiales para la acumulacin, el procesamiento y el intercambio de informacin.

Estructura jerrquica de un sistema de informacin:

Operaciones y transacciones (rutina diaria).

Nivel operativo de direccin (decisiones a corto plazo afectan a operaciones y transacciones).
Nivel tctico de direccin (decisiones a medio plazo).
Nivel estratgico de direccin (decisiones a largo plazo).

Tipos de intercambios de informacin entre los niveles anteriores:

Informacin vertical ascendente.- Informes sobre resultados de actividades y avisos de incidencias.

Informacin vertical descendente.- rdenes y solicitudes de datos especficos para la toma de decisiones.
Informacin horizontal.- Para la coordinacin entre personas en el mismo nivel de autoridad.

Divisin tpica de un sistema de informacin en subsistemas:

Subsistema de Informacin de Recursos Humanos:

Gestin de la informacin de la plantilla:

Almacn de informacin sobre los empleados y sus cualidades y sobre los puestos de trabajo
disponibles en la empresa (nivel operativo).
Valoracin de los empleados (nivel operativo).
Creacin de informes para la administracin pblica (nivel operativo).
Gestin de demandas de empleo (nivel operativo).
Diseo de los perfiles personales para cada puesto de trabajo (nivel tctico).
Anlisis de las necesidades de contratacin y de formacin del personal (nivel tctico).
Planificacin de beneficios sociales e incentivos para el personal (nivel tctico).
Planificacin de contratacin a largo plazo (nivel estratgico).

Ejecucin de la nmina:

Remisin al departamento de gestin econmica de la informacin necesaria para que se ejecute el

pago de sueldos y salarios a los empleados (nivel operativo).

Subsistema de Informacin Contable y Financiero:

Control de activos fijos y de inventario (nivel operativo).

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Gestin de cobros y de pagos (nivel operativo).

Ejecucin efectiva de la nmina utilizando la informacin proporcionada por el Subsistema de RR.HH
(nivel operativo).
Creacin de informes para la direccin y de documentos para la administracin pblica (nivel operativo).
Gestin y control de presupuestos (nivel tctico).
Creacin de informes sobre el flujo de caja (nivel tctico).
Control de las posibles inversiones en capital (nivel tctico).
Recopilacin de informacin financiera, econmica y social orientada a determinar las posibilidades de
endeudamiento futuro ptimo (nivel estratgico).

Subsistema de Informacin Comercial:

Gestin de ventas:

Apoyo a los vendedores: relaciones con clientes, gestin de carteras de clientes, gestin de consultas
sobre las existencias, creacin de informes sobre las posibilidades de financiacin de cada cliente,
creacin de documentos comerciales, etc. (nivel operativo).
Gestin de la distribucin de los productos (nivel operativo).

Comercializacin:

Recogida de informacin de ventas para determinar el perfil de potenciales clientes (nivel tctico).
Gestin de las campaas publicitarias (nivel tctico).
Fijacin de los precios de los productos (nivel tctico).
Decisin sobre la mejor forma de distribucin de productos (nivel tctico).
Anlisis de la competencia para implementar mtodos para combatirla (nivel tctico).
Divisin del mercado en segmentos de potenciales clientes con perfiles comunes (nivel estratgico).
Seleccin del o los segmentos a los que la empresa se dedicar (nivel estratgico).
Planificacin de los productos y servicios a ofrecer (nivel estratgico).
Prediccin de las futuras ventas (nivel estratgico).

Subsistema de Informacin de Almacn:

Realizacin de pedidos de las materias primas o productos para transformar a los distintos proveedores
(nivel operativo).
Verificacin de la concordancia entre los productos solicitados a los proveedores y los productos recibidos
(nivel operativo).
Envo de productos a los clientes que hayan tramitado pedidos, actualizacin del inventario y creacin de
los documentos de almacn necesarios para llevar a cabo todas las acciones anteriores (nivel operativo).
Gestin de materias primas, materiales para transformacin y productos terminados, para minimizar los
costes de almacn (nivel tctico).
Planificacin del ritmo de produccin idneo para, sin saturar el almacn, cubrir las necesidades de
ventas (nivel tctico).

A este subsistema no se suelen asociar tareas a nivel estratgico porque, generalmente, las decisiones
relacionadas con las polticas de gestin de almacn a largo plazo corresponden a la alta direccin general de las
empresas.

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