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El disponible merece especial control de caja y bancos, por el constante mal uso de los disponibles por personas inescrupulosas, el
cual se ejerce por medio de consignaciones al da siguiente de su recaudo, pagos por medio de cheques, arqueos sorpresivos y
conciliaciones bancarias.
Desarrollo Competencias del administrador financiero
Analiza los valores que componen el grupo disponible del ente econmico.
Analiza, codifica y registra operaciones donde se hallen implcitas las cuentas del grupo de balance denominado disponible.
Practica arqueos de caja al igual que concilia las cuentas corrientes bancarias.
Clasifica el grupo denominado disponible en el balance general.
Sugiere controles sobre el manejo del efectivo.
3. MARCO CONCEPTUAL
Segn el decreto 2649/93 se encuentran las siguientes definiciones sobre el grupo de cuentas de disponible:
Grupo 11 Disponible: comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial con que cuenta el
ente econmico y puede utilizar para fines generales o especficos, dentro de los cuales podemos mencionar la caja, los depsitos
en bancos y otras entidades financieras, las remesas en trnsito y los fondos (Descripcin grupo 11).
Cuenta 1115 Caja: registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente econmico, tanto en moneda
nacional como extranjera, disponible en forma inmediata (Descripcin cuenta 1105).
Cuenta 1110 Bancos: registra el valor de los depsitos constituidos por el ente econmico en moneda nacional y extranjera, en
bancos tanto del pas como del exterior. Para el caso de las cuentas corrientes bancarias posedas en el exterior su monto en
moneda nacional se obtendr de la conversin a la tasa de cambio representativa del mercado (Descripcin cuenta 1110).
Cuenta 1115 Remesas en trnsito: registra el valor de los cheques sobre otras plazas nacionales o del exterior que han sido
negociados por el ente econmico, los cuales se encuentran pendientes de confirmacin (Descripcin cuenta 1115).
Cuenta1120 Cuentas de ahorro: registra la existencia de fondos a la vista o a trmino constituidos por el ente econmico en las
diferentes entidades financieras, las cuales generalmente producen algn tipo de rendimiento (Descripcin cuenta 1120).
Cuenta 1125 Fondos: registra el valor de los dineros del ente econmico en poder de funcionarios del mismo que son manejados
en efectivo o en cuentas corrientes bancarias y estn destinados para atender fines especiales o cierta clase de gastos que
requieren un tratamiento especial, dadas las necesidades urgentes de la prestacin de servicios o adquisicin de elementos
(Descripcin cuenta 1125).
Segn el FASB 95 (Financial Accounting Standard Board) el concepto de disponible encierra todos los valores en Caja, Bancos,
Remesas en trnsito, Cuentas de ahorro y Fondos, considerados en valores efectivos para apoyar las actividades operacionales.
Tambin se conoce como valores equivalentes a efectivo las inversiones temporales de rendimientos mesurados (CDT, CDAT,
Aceptaciones bancarias) y de alta convertibilidad en efectivo, que se tienen en entidades financieras y cooperativas de ahorro y crdito
para disponer de ellas cuando las necesidades del servicio y el giro normal del negocio as lo requieren.
El concepto de disponible es amplio porque comprende valores efectivos o no, que se encuentran en Caja, Bancos, Inversiones
altamente convertibles en dinero, en tanto que el concepto de efectivo implica la utilizacin inmediata sin ningn tipo de restriccin o
compromiso.
4. CAJA GENERAL
Cuenta 1105 Caja general: son todos los valores representativos en dinero que estn disponibles en forma inmediata en la cuenta
llamada Caja general, los cuales deben ser consignados en el Banco de la empresa.
Es comn encontrar cajas mal organizadas con vales de sus socios o propietarios, cheques sin fondos, cheques posfechados sin
soporte de recibo de caja, lo que facilita la posibilidad de un fraude, pues a travs de estos dbiles procedimientos y soportes de
contabilidad se puede ocultar grandes cantidades de dinero que aparecen represados en caja de forma intencional.
Soporte: todo soporte contable debe disponer:
El nombre del documento.
El concepto.
La descripcin de la operacin.
Codificacin.
Registro contable: es toda anotacin en los libros de contabilidad, en los cuales se exige que tenga los siguientes elementos:
Cdigo de la cuenta (mnimo seis dgitos).
Nombre de la subcuenta que se debita y la que se acredita.
Valor de la transaccin.
Razn de la transaccin.
El siguiente es el modelo para el registro de las operaciones diarias, que bien pueden exponerse tcitamente en el comprobante de
caja, egresos, facturas de venta, etc. Facilita la codificacin del documento elaborado con motivo de la transaccin y el ingreso de
operaciones al computador.
Registra el
Ingresos y egresos en Caja: sson mltiples las situaciones por las cuales se puede ingresar dineros a la cuenta Caja general y las
salidas solamente mediante consignaciones para la cuenta bancos:
Constitucin de negocios, mediante aportes de personas naturales o en sociedades por socios o accionistas.
ADRIANA MARIA ARENAS JARAMILLO
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Constitucin de negocios: casi siempre la primera transaccin es la operacin por concepto de aportes en la constitucin de un
negocio, donde interviene la cuenta de Caja general por el efectivo, que bien puede ser entregado por una persona natural para
organizar su negocio particular o por un socio o accionista como aporte social para la constitucin de una sociedad comercial; estos
negocios tienen como objeto social la produccin, transformacin de bienes, prestacin de servicios o comercializacin.
1. Aporte persona natural: si Gilberto Facundo dispone de sus recursos $100.000 para organizar su propio negocio, el efectivo se
lleva a la cuenta Caja general que recibe el valor, contra la cuenta de Capital persona natural que lo entrega.
El registro del negocio de persona natural, dara todos los elementos para elaborar un balance de iniciacin, el cual se presenta as:
2. Apertura de cuenta corriente: una vez recibido el aporte de los socios, se hace la apertura de cuenta corriente en el Banco de
sus preferencias, con el fin de proteger la existencia del efectivo y poder controlar mejor su uso en el pago de obligaciones. En
este registro intervienen las cuentas de Bancos y Caja.
3. Cobro de cartera: para ejecutar el cobro de cartera, necesariamente se ha debido realizar la causacin de la venta con su
registro de clientes, retenciones en la fuentes, ventas de mercancas y el impuesto a las ventas por pagar, para proceder hacer el
cobro.
4. Consignacin: las consignaciones en cuenta corriente, son una medida de proteccin del disponible y de control para hacer los
pagos con cheques.
Arqueo de caja general: el arqueo es el documento fuente para verificar la existencia del efectivo en caja y determinar los sobrantes
o faltantes de caja, el cual debe estar respaldado por la firma del auditor, el cajero responsable y el testigo en el procedimiento del
arqueo.
Despus de un arqueo de caja se puede encontrar alguna de las siguientes situaciones:
Exactitud entre los valores (efectivo) contados fsicamente y los recibos de caja reseados.
Faltante por defectos en las devoluciones de efectivo, o tambin por substracciones fraudulentas de dinero.
Sobrante por exceso en los cobros o por falta de elaboracin del recibo de caja o tambin por defectos en las devoluciones de
efectivo.
La primera situacin de exactitud, es la que comnmente se espera encontrar dada la normalidad y responsabilidad de los empleados.
El faltante como el sobrante en caja, son situaciones anormales, las cuales se dirimen de acuerdo con las polticas que sobre efectivo
tenga la empresa, por ejemplo, hay empresas que manejan grandes volmenes de ventas al menudeo y esto representa mayores
transacciones en caja, que aumentan el riesgo de equivocacin, situacin que es permitida por la empresa siempre que no pase de
determinados valores y se contabiliza en la cuenta nominal de gastos 529595 Diversos: Otros. Esta es una propuesta pero debe estar
autorizada por la gerencia, de lo contrario vuelva al concepto de responsabilidades.
1. Faltante menor: el soporte de contabilidad interno que debe acompaar un arqueo de caja con faltante es la nota de contabilidad
de ajuste por valor de los $10.000, siempre y cuando est autorizado por la gerencia.
2. Faltante mayor: cuando el faltante es desproporcionado se denuncia ante las autoridades competentes para que se ordene la
investigacin a fondo y se esclarezca la responsabilidad de los hechos.
La poltica general con los faltantes en caja es la de llevarlo a la cuenta personal del responsable de la caja (cuenta 136530 siempre
que la situacin no sea consuetudinaria y ste autorice descontar de sus salarios), sin embargo, nunca se abonarn los sobrantes en
caja.
3. Sobrante menor: cuando el sobrante es de poca consideracin para la contabilidad y no se presenta en forma consuetudinaria se
lleva a la cuenta 4295 Diversos que en poca proporcin afecta los resultados, siempre que se una poltica de la empresa.
4. Sobrante mayor: si la cuanta es de consideracin que induzca a un error en la devolucin de efectivo, se lleva a la cuenta de
2380 Acreedores Varios hasta que se investigue la procedencia del sobrante y sea devuelto a la persona con quien se haya
podido cometer el error.
Cuando aparezca la persona duea del sobrante se le cancela con los fondos en cuenta corriente bancaria.
Para conocer el disponible en caja con el uso del programa de contabilidad, se imprime una copia del libro auxiliar de caja y bancos
para que la Gerencia analice la disponibilidad de efectivo.
5. CAJA MENOR
Cuenta 110510 Caja menor: registra la existencia en dinero efectivo en los fondos de caja menor disponible para los gastos
menores.
La cuenta Caja general tiene una subcuenta denominada Cajas menores tambin llamada en algunos textos como fondo fijo de caja
menor, el que se constituye para realizar todos los gastos menores que se requieran para el desarrollo de la actividad, y evitar el
trmite de pagos por la cuenta bancos.
El concepto de fondo fijo, es porque siempre debe aparecer en la contabilidad por su valor, independientemente se encuentre en
efectivo o combinado con comprobantes de gastos, por esta razn es muy importante depurar el fondo, esto es, reembolsarlo para que
efectivamente sea fijo y en efectivo al momento de presentar el balance general.
La Gerencia debe reglamentar la existencia y el manejo de la Caja menor en cuanto al monto, valor de los pagos que se pueden
realizar y las garantas que debe otorgar ante aseguradoras el responsable de su manejo.
Los documentos utilizados en la caja menor se denominan recibos de caja menor porque se considera que la empresa los prepara
para que el beneficiario con su nombre y cdula firme el recibido (para que tenga validez como costo o gasto deducible), los cuales
estn pre enumerados y especifican su valor y concepto.
Una de las obligaciones del responsable de Caja menor es hacer las retenciones en la fuente respectivas en cada pago teniendo en
cuenta las bases mnimas de retencin; por ello muchas veces para que no se presenten inconvenientes con las retenciones, los
valores mximos autorizados no superan las bases mnimas que causan retencin.
El libro de caja menor es elaborado diariamente por el responsable en el cual registra cronolgicamente lo siguiente:
1. Constitucin: la gerencia constituye el fondo fijo por valor de $250.000 con referencia en el estudio sobre la cantidad de gastos
menores que puede resultar en un perodo corto de una semana o un mes, a favor de la responsable Martha Elena Prez.
2. Aumento: el mismo registro se elabora cuando la gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja menor por insuficiencia para cubrir
los gastos menores en un perodo dado.
3. Disminucin: cuando se disminuye el saldo de caja menor se hace el mismo asiento de contabilidad anterior dada la situacin de
inutilidad o por restricciones del gasto.
5. Cancelacin: cuando se cancela el fondo fijo, el efectivo se lleva nuevamente a la cuenta Caja general. Es costumbre cancelar el
fondo al finalizar el ejercicio para no dejar ningn gasto pendiente de legalizar que pueda afectar la vigencia contable siguiente.
Libro auxiliar: se registra con todos los recibos o documentos equivalente y por todos los conceptos que utilizan los dineros del fondo
fijo de Caja menor pero sin constituir registros para el comprobante de contabilidad que afecten la contabilidad, como acostumbran
algunos, sino que se lleva el libro para controlar el saldo y poderlo verificar en cualquier momento y elaborar sobre l la relacin de
reembolso de caja menor.
Los registros en el libro de caja menor no se llevan al comprobante de contabilidad ni a la contabilidad general, pues ste se elabora
con base en los respectivos recibos de pago porque solamente cumple funciones de control.
1105 CAJA
110510 Caja menor
11051001 Martha Elena Prez
Fecha Detalle Dbitos Crditos Saldo
02-12-12 Constitucin caja menor 250.000 250.000
05-12-12 RC. 01 Estampillas 3.000 247.000
08-12-12 RC. 02 Peajes 10.000 237.000
10-12-12 RC. 03 Fletes y acarreos 87.000 150.000
15-12-12 RC. 04 Atencin empleados 60.000 90.000
18-12-12 RC. 05 Servicio de telfono 80.000 10.000
20-12-12 Cheque 385 Reembolso de caja 240.000 250.000
En el caso de que se utilicen varias cajas menores, se identifican los fondos: Administracin, Ventas, Almacn, etc., y los reembolsos se
especifican por cada uno de los responsables.