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Empresariais
eSocial e contabilidade: tudo o que voc
precisa saber sobre essa relao
Especialistas afirmam que o eSocial ter um grande peso sobre o funcionamento das empresas, em

especial sobre os departamentos de recursos humanos. Embora este primeiro ano corresponda a uma fase

de implementao e ainda no haja penalidade para as empresas que no conseguirem, de imediato, se

adaptar ao modelo, o melhor estarem familiarizadas com a plataforma web o quanto antes.

O que se percebe que os efetivos avanos dos mecanismos dos rgos fiscalizadores impulsionam

pessoas fsicas e jurdicas adoo de tecnologia e ao aprendizado de novas competncias, no intuito de

lidar com as modificaes que vo surgindo. Quanto mais os negcios estiverem integrados aos novos

modelos, melhor. Nesse contexto tambm esto presentes as empresas de contabilidade, que devero

atender seus clientes dentro dos moldes dos progressos tecnolgicos, priorizando a automatizao dos

processos contbeis. Saiba mais sobre a relao entre eSocial e contabilidade!

O que muda para as empresas de contabilidade?

Devem estar inteiradas das mudanas para que sejam capazes de orientar seus clientes quanto s novas

formas de declarar e entregar as informaes ao fisco.

O eSocial representa, para os rgos fiscalizadores, uma conquista de mais facilidade para o processo de

apurao de dados. importante que as empresas clientes do servio de assessoria contbil estejam

preparadas para lidar com o novo sistema de escriturao digital, cuja pretenso unificar as informaes

trabalhistas, previdencirias, tributrias e fiscais.

O primeiro ano de implementao do sistema, mas, aos poucos, as normas para entrega dos dados

sofrero mudanas gradativas calendarizadas, substituindo gradualmente as orientaes por outras e

aprimorando o funcionamento do sistema. No que diz respeito s penalidades, j vigoram apenas aquelas
que j existiam antes e que previam sanes legais para atrasos e ausncias na entrega dos dados aos

rgos ficais.

Quais os objetivos da entrega de informaes unificada?

O eSocial pretende viabilizar que direitos previdencirios e trabalhistas sejam garantidos aos profissionais

e tambm simplificar o cumprimento de obrigaes. As empresas no s devero comprovar o seu

comprometimento com os trabalhadores que contratam ou de quem solicitam servios, seja por meio de

vnculo empregatcio ou no, como tambm evidenciar que cumprem as obrigaes tributrias e fiscais que

lhes so cabveis.

fundamental que a contabilidade das empresas atinja um nvel de organizao elevado para que estejam

aptas a declarar adequadamente informaes ao fisco. Para isso, deve contar com as ferramentas

necessrias que apoiam uma gesto contbil eficiente e automatizada. Um software de gesto tem o

diferencial de implementar rotinas especficas, classificar dados e gerar relatrios confiveis de maneira

mais dinmica. Tudo isso viabiliza uma padronizao na entrega de arquivos para o governo.

A adaptao das empresas ao eSocial

Foi divulgado um manual de orientao em que constam as regras de preenchimento e demais instrues

necessrias. Os contabilistas devem estar atentos s normas e procedimentos que surgem com a chegada

do eSocial e, assim, conduzirem a contabilidade de seus clientes atravs de um bom sistema de software,

para que estejam aptos a atender as solicitaes da fiscalizao.

O prazo para adaptao das empresas s novas formas de declarao de dados de um ano. O que se

espera uma conscientizao das pessoas jurdicas (gestores) e dos profissionais de contabilidade sobre

a necessidade de adequao ao novo sistema.

As transformaes so inevitveis e o impacto delas sobre as empresas ser significativo. preciso estar

apoiado nas solues tecnolgicas de gesto contbil para lidar com as mudanas da melhor maneira

possvel.

Esocial
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por CEFIS
 Escrito por CEFIS

O eSocial foi institudo pelo Decreto 6022, de 22 de janeiro de 2007, e regulado

pelo Ato Declaratrio 5, de 17 de julho de 2013. Ele foi criado com o objetivo de
informatizar as informaes dos trabalhadores.
Ele se tornou um dos braos do sistema SPED com a finalidade escriturar digitalmente
todas as informaes relacionadas com o trabalhador como folha de pagamento,
seguridade social e obrigaes fiscais, entre outros dados. Na realidade, as obrigaes
do empregador no vo mudar; elas vo simplesmente ser consolidadas em um nico
sistema eletrnico.
O sistema permite eliminar potenciais discrepncias nos registros relacionados aos
empregados e nos nmeros de identificao fiscal como CPF e NIS (NIT / PIS /
PASEP) , impedindo assim informaes incorretas nos registros de admisses e
demisses.

Alm de eliminar potencias discrepncias, o eSocial unifica as obrigaes trabalhistas,

previdencirias e tributrias pelo empregador em relao aos seus empregados.Todas
estas informaes sero enviadas do e-cidade para o eSocial, eliminando a necessidade
de envio para diversos sistemas.
Abaixo um infogrfico com as obrigaes que o eSocial eliminar:

O objetivo do e-Social substituir gradualmente obrigaes como o CAGED, RAIS e

SEFIP, reduzindo, assim, o envio repetitivo e excessivo de informao, uma vez que as
agncias envolvidas tero acesso a todas as informaes atravs de um nico sistema.

O que muda no do departamento

pessoal das empresas e dos
escritrios de contabilidade ?
As informaes sobre os trabalhadores sero carregadas e transmitidas quase que
imediatamente aps os eventos, tais como a data da contratao, aumento salarial ou um
pedido de licena, enquanto que a folha de pagamento e as informaes de seguridade
social sero transmitidas em uma base mensal.

Por isso preciso repensar o fluxo de trabalho entre os departamentos e entre escritrio
de contabilidade e empresa. Toda essa troca de informao exige mais agilidade e
preciso.
Quando os eventos devem ser
informados pelo eSocial ?
O eSocial ser composto de eventos, e estes possuem uma ordem para serem enviados
conforme previsto na Resoluo N 1, de 20 de fevereiro de 2015. Portanto sero
enviados ao eSocial primeiramente os eventos iniciais, aps os eventos no peridicos e
por fim os eventos peridicos.

Os Eventos Iniciais que tratam de informaes relativas identificao do empregador

e tambm as suas tabelas de rubricas da folha de pagamento, lotaes, relao de
cargos, funes, jornadas de trabalho, etc.
Os arquivos referentes a estes eventos devero ser enviados previamente a qualquer
evento que iro utilizar estas informaes. As informaes relativas aos vnculos
trabalhistas e funcionais mantidos no momento do incio da obrigatoriedade
do eSocial devero ser transmitidas antes do envio de qualquer outro evento at o final
do 1 (primeiro) ms de sua obrigatoriedade.

Eventos No Peridicos
Os Eventos No Peridicos tratam das informaes do registro preliminar de admisso
do trabalhador e devem ser enviadas at o final do dia imediatamente anterior ao do
incio da prestao do servio. Eventos Peridicos
Sobre os Eventos Peridicos estes tratam das informaes das folhas de pagamento
contendo as remuneraes devidas aos empregados bem como os correspondentes
totais, base de clculo e valores devidos de contribuies previdencirias, contribuies
sociais, contribuies sindicais, FGTS e imposto sobre a renda. Devem ser enviadas at
o dia 7 (sete) do ms subsequente ao que se refiram.

E-Social libera ambiente de testes para todas

as empresas do pas
O eSocial disponibiliza, a partir desta tera-feira (1), o acesso ao ambiente de testes da plataforma para

todas as empresas do pas. A etapa tem como objetivo preparar o setor produtivo para o incio da utilizao

obrigatria do sistema que comea em 1 de janeiro de 2018 para empresas com faturamento superior a

R$ 78 milhes anuais. A partir de 1 de julho de 2018, o eSocial torna-se obrigatrio para todos os demais

empregadores do pas.

Na prtica, o eSocial ser a nova forma de prestao de informaes feita pelo empregador que entrar em

vigor no Brasil e integrar a rotina de mais de 8 milhes de empresas e 40 milhes de trabalhadores. O

eSocial um projeto conjunto do governo federal que integra Ministrio do Trabalho, Caixa Econmica,

Secretaria de Previdncia, INSS e Receita Federal.

A iniciativa permitir que todas as empresas brasileiras possam realizar o cumprimento de suas obrigaes

fiscais, trabalhistas e previdencirias de forma unificada, o que reduzir custos, processos e o tempo gastos

hoje pelas empresas nessas aes. A expectativa do governo com a medida melhorar o ambiente de

negcios no pas.

De acordo com o Comit Gestor do eSocial, a implantao deste perodo de testes tem como foco a

adaptao das empresas ao sistema e o aperfeioamento da plataforma por parte do governo federal. Para

o Comit, este o momento para que as empresas possam aperfeioar seus cadastros e validar seus

sistemas antes do incio da obrigatoriedade oficial do uso do eSocial em 2018.

Vantagens

O Comit Gestor do eSocial enfatiza ainda que o projeto resultado de um esforo conjunto do poder

pblico que institui, na prtica, uma forma mais simples, barata e eficiente para que as empresas possam

cumprir suas obrigaes com o poder pblico e com seus prprios funcionrios. Quando totalmente

implementado, o eSocial representar a substituio de 15 prestaes de informaes ao governo - como

GFIP, RAIS, CAGED e DIRF - por apenas uma.

Tambm importante esclarecer que o eSocial no introduzir nenhuma nova obrigao ao setor

empresarial. As informaes que sero encaminhadas ao programa j precisam ser registradas hoje pelas

empresas em diferentes datas e meios, alguns deles ainda em papel.

Nesse sentido, o Comit Gestor do eSocial destaca o carter abrangente e pioneiro da iniciativa que, alm

dos avanos que traz ao setor empresarial - por meio da reduo de burocracia e do ganho de produtividade

- beneficiar diretamente a classe trabalhadora, uma vez que ser capaz de assegurar de forma muito mais

efetiva o acesso aos direitos trabalhistas e previdencirios.

Alm disso, o Comit lembra que o eSocial significa ainda um ganho importante ao poder pblico, j que

facilitar o processo de fiscalizao das obrigaes fiscais, trabalhistas e previdencirias, por meio do

cruzamento e da verificao de dados por parte do governo federal.

Micro e pequenas empresas e MEI

Os mais de 4,8 milhes de micro e pequenos empresrios e 7,2 milhes de Microempreendedores

Individuais (MEI) do pas tambm podero integrar o eSocial a partir de julho de 2018, desde que possuam

empregados. Com foco neste pblico, est sendo desenvolvida uma plataforma simplificada para facilitar o

cumprimento das obrigaes fiscais, trabalhistas e previdencirias por parte deste grupo, a exemplo do que

j acontece com o eSocial Domstico.

Orientao

Para apoiar os profissionais das empresas que tero seu acesso liberado ao ambiente de testes a partir de

1 de agosto, j est disponvel no portal do eSocial o Manual para desenvolvedores, com as diretrizes de

uso do ambiente restrito.

Dessa forma, dvidas, dificuldades e eventuais sugestes devero ser encaminhadas para o Canal de

Comunicao criado para promover o contato entre o setor empresarial e a equipe de suporte do eSocial.

O canal est disponvel no portal do eSocial, em Contato/Produo Restrita.

O ambiente de testes ficar disponvel de forma contnua, inclusive aps o incio da obrigatoriedade do

sistema. O objetivo promover o aperfeioamento constante das empresas, a exemplo do que j acontece,

por exemplo, com a iniciativa da Nota Fiscal Eletrnica.

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SPED DA FOLHA DE PAGAMENTO - (ESOCIAL)

A partir de 2014, todas as empresas brasileiras tero de se adaptar ao eSocial. As exigncias do novo
sistema, tambm conhecido como folha de pagamento digital, ainda despertam muitas dvidas de
empreendedores e empresas de vrios portes. O melhor a fazer, segundo especialistas de consultorias, rgos
do governo envolvidos e empresas que j esto testando o sistema procurar entender o eSocial agora e no
deixar o problema para depois. Confira os principais pontos:

1) O QUE O ESOCIAL?

O eSocial (ou folha de pagamento digital), a sigla para o Sistema de Escriturao Fiscal Digital das
Obrigaes Fiscais Previdencirias e Trabalhistas, e faz parte do Sistema Pblico de Escriturao Digital
(Sped), lanado em 2007.

2) QUAIS MUDANAS ESSE SISTEMA TRAZ?

O eSocial vai mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigaes fiscais, tributrias,
previdencirias e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o sistema vai unificar o envio dos
dados sobre trabalhadores para o governo federal e permitir que as empresas prestem as informaes uma
nica vez. A transmisso ser por meio eletrnico, evitando papelada. Assim, no ser preciso, por exemplo,
realizar mltiplos envios de informaes ao INSS, ao Ministrio do Trabalho ou ao Fisco, por exemplo.

3) O ESOCIAL SER OBRIGATRIO?

Sim, o eSocial ser obrigatrio para todas as empresas do Brasil, qualquer que seja o porte - do
Microempreendedor Individual (MEI), passando por pequenas, mdias e grandes empresas.

4) QUAL O CRONOGRAMA?

Primeiramente, a adequao ao eSocial seria exigida a todas as empresas a partir de janeiro de 2014,
conforme publicado no Dirio Oficial da Unio em 18 de julho deste ano. No entanto, o cronograma foi
alterado e agora ser progressivo de acordo com o porte da empresa. Segundo a Receita Federal, no primeiro
semestre de 2014, somente as grandes empresas (empresas em regime de lucro real, com faturamento maior
que R$ 48 milhes) tero de se adequar, obrigatoriamente, folha de pagamento digital. No segundo
semestre do ano que vem ser a vez dos microempreendedores individuais (MEIs), pequenos produtores
rurais, empresas de lucro presumido (que tm faturamento anual de at R$ 48 milhes) e do Simples
Nacional. De acordo com o coordenador de Sistemas da Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel
Belmiro Fontes, a previso ! de que um novo ato normativo seja publicado at o incio de novembro,
oficializando esse novo cronograma. De qualquer maneira, a previso que at 2015 a transio para o
eSocial seja totalmente finalizada.

5) QUAIS RGOS DO GOVERNO ESTO ENVOLVIDOS NO PROJETO?

O projeto envolve a Receita Federal, a Ministrio do Trabalho e Emprego, o Ministrio da Previdncia

Social, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econmica Federal. Dessa maneira, o
eSocial abrange todas as informaes fiscais, previdencirias e trabalhistas prestadas a esses rgos. O
Ministrio do Planejamento tambm parte do projeto, com a funo de equalizar os interesses de todos as
esferas envolvidas.

6) QUAIS SO OS BENEFCIOS ESPERADOS?

O governo espera reduzir a burocracia para as empresas e facilitar a fiscalizao das obrigaes fiscais,
tributrias, previdencirias e trabalhistas. Nove obrigaes feitas mensalmente e anualmente pelas empresas
para diversos rgos (como os Caged, a Rais, a Dirf e a Gfip) sero substitudas por um nico envio,
diretamente para o sistema do eSocial. Nesse ambiente digital, os rgos envolvidos acessaro as
informaes de seu interesse. Como o eSocial ir integrar todas as informaes sobre os funcionrios, a
anlise e cruzamento de dados ficar mais fcil para o governo. Em outras palavras, haver mais
fiscalizao.

7) QUAIS ATIVIDADES SERO AFETADAS?

So exemplos: cadastramento de trabalhadores, eventos trabalhistas diversos (como admisso, demisso,

afastamento, aviso prvio, frias, comunicao de acidente de trabalho, mudana de salrio, obrigaes de
medicina do trabalho, folha de pagamento, aes judiciais trabalhistas, retenes de contribuies
previdencirias), imposto de renda retido na fonte, informaes sobre FGTS.

8) COMO O ESOCIAL VAI FUNCIONAR?

O empregador poder acessar o site www.esocial.gov.br para enviar os dados ou fazer uma conexo direta
entre o software usado pela empresa com o sistema do eSocial. Aps a verificao da integridade das
informaes, a Receita vai emitir um protocolo de recebimento e o enviar ao empregador.

9) O SISTEMA DO ESOCIAL CORRE O RISCO DE FICAR SOBRECARREGADO NO DIA DO

ENVIO DA FOLHA DE PAGAMENTO?
Juntas, todas as empresas brasileiras devem gerar e enviar 200 milhes de arquivos por ms, segundo a
previso da Receita Federal. A expectativa de que 50% desse volume mensal seja enviado perto do dia de
fechamento da folha pagamento. Com essa expectativa, a Receita Federal afirma que o sistema do eSocial
est preparado tecnologicamente para receber esse volume de informaes sem erros.

10) POR ONDE COMEAR?

O primeiro passo ser o cadastramento dos funcionrios que tm contrato de trabalho ativo com a empresa.
Assim, no haver a necessidade de informar os dados de quem j saiu da empresa. O modelo de
identificao ser modificado, para evitar o cruzamento de diversos registros. As empresas sero
identificadas somente pelo CNPJ e os trabalhadores pela dupla CPF e Nmero de Identificao Social (NIS),
que pode ser o PIS/PASEP ou NIT. Por isso, importante que as empresas comecem o processo revisando
as informaes cadastrais dos empregados, para evitar inconsistncias.

11) DENTRO DAS EMPRESAS, QUAL DEPARTAMENTO DEVER CUIDAR DA ADEQUAO

AO ESOCIAL?

A adequao ao eSocial envolve diversas reas de uma empresa, entre elas: recursos humanos, tecnologia,
fiscal, contbil, logstica, folha de pagamento, medicina do trabalho e financeiro. Por isso, importante que
a prpria direo da empresa entenda o impacto da mudana e incentive a criao de um grupo de trabalho
que envolva responsveis das diversas reas. Ser necessrio realizar treinamentos e revisar rotinas de
trabalho e tambm a maneira como os dados circulam dentro da empresa, segundo a scia da rea de
outsourcing da Deloitte, Angela Castro. " uma mudana cultural", diz.

12) QUAL O PRAZO PARA ENVIO DAS INFORMAES?

O eSocial no muda a lei atual. O envio dos dados obedecer aos prazos determinados na legislao atual
referente a cada evento trabalhista. A admisso ou demisso de um empregado, por exemplo, dever ser
informada assim que ocorrer. O trabalhador no poder comear a trabalhar antes de o arquivo com a
respectiva informao ser transmitido. J a folha de pagamento dever ter envio mensal, at o dia 7 do ms
subsequente.

13) O QUE ACONTECE SE A EMPRESA QUE NO SE ADEQUAR?

O eSocial no altera nenhuma legislao, e sim muda a forma de envio e apresentao dos dados aos agentes
do governo. Se hoje a empresa s sofre fiscalizao quando um fiscal da Receita Federal ou do Ministrio
do Trabalho pede para ver os registros dos trabalhadores, com o eSocial a fiscalizao ser automtica. A
empresa que no se adequar ao eSocial poder sofrer as punies j previstas nas legislaes fiscais,
tributrias, previdencirias e trabalhistas.

14) O QUE O ESOCIAL PARA O EMPREGADOR DOMSTICO?

O site do eSocial (www.esocial.gov.br) j est funcionando para os empregadores registrarem trabalhadores

domsticos. Mas o cadastro ainda opcional - s ser obrigatrio 120 dias aps a regulamentao da
Emenda Constitucional n 72/2013 (a PEC das Domsticas), que est na Cmara dos Deputados. Por
enquanto, para acessar o modelo do empregador domstico, necessrio primeiro criar um cdigo de
acesso, via CPF do empregador domstico, data de nascimento e recibos das duas ltimas declaraes do
Imposto de Renda ou ttulo de eleitor. Por ser opcional, o sistema hoje tem o cadastro de 45 mil
empregadores domsticos. O nmero ainda baixo diante dos 2 milhes existentes, segundo a Receita
Federal.

Fonte: Chaves Advogados Consultoria Empresaria