La penalizacin del cambio cognitivo.

Gobierne su mente o ella lo gobernar a usted.

HORACIO, poeta romano del siglo I a.C.

Cada proyecto y cada tarea que emprende requiere una determinada cantidad de
atencin, energa y
concentracin. La pregunta es: cmo puede hacer mejor todo lo que debe?

Muchas personas creen en el concepto de multitarea, que es emprender ms de una

actividad a la vez.
La gente confunde eso con la eficacia, pero la capacidad de concentrarse en un solo
tema en un momento
determinado y la multitarea son dos conceptos completamente antagnicos.
Neurolgicamente su cerebro

no puede dedicarse a varias tareas a la vez. Si usted se propone hacer ms de una

cosa, en realidad no
est procesando en paralelo: est desviando rpidamente la atencin de una cosa a
otra. Mientras presta
atencin a la tarea A, ignora la tarea B hasta que vuelve a retomarla.

Como consecuencia, la multitarea productiva es un mito. Segn un estudio reciente

en el campo de la
neurologa,[46] cuanta ms atencin intente prestar a varias cosas a la vez, ms
difcil ser que las ponga
en prctica. Por eso no es buena idea hablar por el mvil mientras conduce: al
intentar centrarse en dos
cosas a la vez, disminuir su tiempo de reaccin hasta alcanzar el nivel de quien
conduce ebrio.[47]

Cada vez que su atencin salta de un tema a otro, corre el riesgo de provocar la
penalizacin del
cambio cognitivo. Para emprender una accin, su cerebro tiene que descargar el
contexto de lo que est
haciendo en la memoria de trabajo. Si usted va cambiando constantemente su centro
de atencin, est
obligando a su cerebro a dedicar un tiempo y un esfuerzo a descargar machaconamente
distintos contextos
una y otra vez. Por eso es posible pasarse el da entero dedicado a varios temas
sin concluir ninguno y
terminar la jornada agotado: en lugar de avanzar, ha consumido usted toda su
energa saltando de un tema
a otro.

La penalizacin del cambio cognitivo es el coste de la friccin (de la que

hablaremos en el captulo
12): cuantas menos veces cambie de tema, menor ser el coste. Por eso concentrarse
en un solo tema en
determinado momento es tan eficaz. Centrar su atencin en una sola cosa cada vez
permite que su cerebro
descargue el contexto en su memoria de trabajo una sola vez, y eso significa que
puede concentrar su
energa en cumplir con la tarea que tiene entre manos.

Para evitar este improductivo cambio de contextos, lo ideal es recurrir a una

estrategia por bloques.
Eliminar las distracciones puede evitarle las interrupciones innecesarias, pero la
energa tambin puede
malgastarse si usted se tortura mentalmente durante su da libre. La mejor manera
de evitar un cambio
cognitivo innecesario es agrupar las tareas por similitudes.

Por ejemplo, a m me cuesta concentrarme en tareas creativas (como escribir o

editar vdeos
educativos) cuando los clientes no paran de llamar. En lugar de intentar hacer
malabarismos con estas
dos obligaciones, dedico una parte del da a cada una de ellas. En general, escribo
durante varias horas
por la maana, sin interrupcin, y dejo las llamadas y las citas para la tarde. De
esta manera, puedo
concentrarme en cada una de estas obligaciones y dedicarles toda mi atencin.

Empleo una estrategia similar en las tareas del hogar, en actualizar informes
financieros o hacer
recados: les dedico unas horas en exclusiva. Y termino con las tareas en muy poco
tiempo.

Paul Graham, un socio capitalista, programador y autor de diversos ensayos, llama a

esta estrategia
de agrupar tareas horario creativo/horario del director.[48] Si tiene la
intencin de crear, lo peor que
puede hacer es intentar compaginar las tareas creativas con las administrativas: el
cambio de contexto
acabar incidiendo negativamente en su productividad. El horario creativo se
reparte en varios espacios
ininterrumpidos de tiempo; el horario del director est fragmentado en otros varios
donde encajan las
distintas reuniones. Los dos horarios tienen propsitos diferentes: no intente
combinarlos si su objetivo
es conseguir sacarse de encima el trabajo.

Elimine este improductivo cambio de contexto y obtendr mejores resultados sin

tanto esfuerzo.

Cuatro maneras de afrontar el trabajo.

Soy solo uno, pero soy uno. No puedo hacerlo todo, pero algo s. Y como no puedo
con todo, no
consentir en abandonar ese poquito. Si hay algo que pueda hacer, debera hacerlo.
Y lo que debo hacer,
por la gracia de Dios que voy a hacerlo.

EDWARD EVERETT HALE,

escritor y sacerdote unitario del siglo XIX.

En realidad solo hay cuatro maneras de afrontar el trabajo:

- Finalizar la tarea (realizarla). Es lo primero en que uno piensa. Cuando hace

usted su lista de
quehaceres quiz se considera responsable de llevarla a cabo. Eso no es del todo
cierto: terminarla es la
opcin ms correcta para enfrentarse a las tareas importantes que solo usted har
bien. El resto tiene
arreglo.
- Eliminar la tarea (suprimirla). Es eficaz cuando no es importante ni necesaria.
Si algn punto de su
lista no es importante, elimnelo, sin problemas. Si no vale la pena que lo haga, o
no vale la pena hacerlo
bien o hacerlo con rapidez, no dude y squesela de encima.
- Delegar la tarea (asignarla a otra persona). Es eficaz si esa otra persona puede
llevarla a cabo con
el 80 % de su eficacia. Para delegar, hay que contar con alguien a quien delegar.
Los empleados,
proveedores o colaboradores externos pueden ayudarle a abarcar ms cosas y a
terminar las tareas en su
nombre.
Al preparar mi curso intensivo de doce semanas en Personal de administracin de
empresas
online,[49] Kelsey y yo editamos unos vdeos, pero delegamos en la abuela de mi
mujer, una mecangrafa
ms rpida que un rayo, las transcripciones de cada uno de ellos. Por eso pudimos
terminar el curso en un
tiempo rcord sin llegar a estar desbordados.

Si no puede delegar en nadie las tareas rutinarias, trabajar con una empresa de
servicios virtual
puede resultar muy til. Por menos de 100 dlares al mes, contar con la
colaboracin de un equipo de
profesionales que le ayudar en su trabajo. Si no tiene mucha experiencia
delegando, vale la pena
probarlo.[50]

- Aplazar la tarea (posponerla). Es eficaz en tareas que no tienen una importancia

crucial ni son
urgentes. No le sepa mal tener que posponer tareas: la mejor manera de complicarse
la vida es intentar
manejar demasiadas cosas a la vez. Dejar para ms adelante las tareas que no son
realmente importantes
es una buena manera de centrar su atencin y energa en lo que realmente importa.
En Organzate con eficacia: mxima productividad general sin estrs, David Allen
recomienda
confeccionar una lista de cosas pendientes y escribir en ella todo lo que le
gustara hacer algn da, pero
que ahora no es fundamental. Scott Belsky, que investiga la creatividad, recomienda
hacer algo parecido
en Making Ideas Happen: crear una lista de tareas secundarias que desea realizar a
la larga pero que,
hoy, no son prioridad. Repasar de vez en cuando esta lista le resultar muy til
para buscar una actividad
nueva y excitante.

Recurra a estas cuatro opciones cuando elabore su lista de tareas y har ms cosas
de las que jams
haba soado.

Las tareas ms importantes.

Tiene que pensar a lo grande cuando se dedique a cosas insignificantes para que
esas cosas
insignificantes tomen la direccin adecuada.
ALVIN TOFFLER, investigador de tecnologas, escritor y futurista.

No todas las tareas son iguales: algunas son ms importantes que otras.

Y uno solo cuenta con una cantidad limitada de tiempo y energa para los quehaceres
diarios. De
todas las actividades que tiene usted apuntadas en su lista, algunas no son
importantes. Si quiere
aprovechar a fondo su tiempo y su energa, en primer lugar tiene que centrarse en
terminar las tareas
relevantes, y luego podr dedicarle tiempo y energa al resto.

Las tareas ms importantes (TMI) son tareas fundamentales que conducen al

resultado deseado. No
todo a lo que usted se enfrenta tiene una importancia fundamental, o sea que no
mida con el mismo rasero
lo que aparezca en su lista de quehaceres. Si se toma unos minutos para esclarecer
cules son las tareas
prioritarias, le resultar ms fcil concentrarse en terminarlas.

Al comenzar el da anote en su lista dos o tres TMI, y luego ocpese de terminarlas

cuanto antes.
Guarde esta lista en otro lugar distinto al de su lista de quehaceres generales o
al de su sistema de
seguimiento de tareas. En mi caso suelo utilizar una tarjeta tamao carnet o el
Planificador de tareas
incipientes de David Seah,[51] un PDF que puede usted descargarse gratuitamente y
que le ayudar a
planificar el da.

Cuando confeccione su lista TMI, le conviene hacerse un par de preguntas para

obtener informacin
sobre sus tareas pendientes: Cules son las dos o tres cosas ms importantes que
tengo que hacer hoy?
Cules son las cosas que, de hacer hoy, representarn un gran cambio para m?
Escriba tan solo estas
tareas en su lista TMI y luego intente hacerlas tan pronto empiece su jornada.

Combinar esta tcnica con la ley de Parkinson (de la que hablaremos en este
captulo), por la que
puede establecer una fecha lmite arbitraria, es extremadamente eficaz. Si se
propone concluir todas sus
TMI antes de las 10 de la maana le sorprender la rapidez con que termina las
tareas ms importantes
del da.

Contar con una lista de dos o tres tareas muy importantes le servir para
concentrarse en cada una de
las tareas y para rechazar las interrupciones que no sean de extrema importancia.
Si est concentrado en
sus tareas ms importantes y alguien le llama, le costar menos ignorar la llamada
o decir a esa persona:
Estoy trabajando y voy mal de tiempo. Lo llamo luego. Por definicin, todo
aquello que no sea una
TMI no es urgente, por eso es fcil rechazar las interrupciones que no son de vital
importancia.

Termine sus TMI cuanto antes, y luego tendr el resto del da para ocuparse de todo
lo dems.