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ESCUELA DE POSTGRADO
SECCIN DE POSTGRADO EN INGENIERIA
CON MENCIN EN
ADMINISTRACIN Y DIRECCIN DE
TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN
TRUJILLO PER
2015
N de registro..
JURADO DICTAMINADOR
PRESIDENTE
SECRETARIO
MIEMBRO
i
REFERENCIAS DE LA TESISTA
NOMBRES Y APELLIDOS
GRADO ACADEMICO
TTULO PROFESIONAL
INGENIERO DE SISTEMAS
DOMICILIO LEGAL
TELFONO DOMICILIO
044-255729
pilar.salvador.v@gmail.com
ii
DEDICATORIA
iii
NDICE
iv
2.1. MATERIAL DE ESTUDIO ________________________________________________ 44
2.1.1. Poblacin __________________________________________________________________ 44
2.1.2. Muestra ___________________________________________________________________ 44
2.1.3. Unidad de Anlisis __________________________________________________________ 44
2.2. MTODOS Y TCNICAS _________________________________________________ 44
2.2.1. Tipo de Estudio _____________________________________________________________ 44
2.2.2. Diseo de Contrastacin _____________________________________________________ 44
2.2.3. Variables __________________________________________________________________ 46
2.2.4. Operacionalizacin de variables _______________________________________________ 47
2.3. PROCEDIMIENTOS Y ANLISIS DE DATOS __________________________________ 48
2.4. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS ______________________________ 52
III. RESULTADOS _______________________________________________________ 53
3.1. FORMULACIN DE INDICADORES ________________________________________ 54
3.2. SITUACIN ACTUAL ___________________________________________________ 56
3.2.1. DATOS ORGANIZACIONALES __________________________________________________ 56
3.2.2. MISIN ___________________________________________________________________ 56
3.2.3. VISIN ____________________________________________________________________ 56
3.2.4. OBJETIVOS INSTITUCIONALES _________________________________________________ 56
3.2.5. METAS INSTITUCIONALES ____________________________________________________ 57
3.2.6. ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIN ____________________________________________ 58
3.2.7. DIAGRAMA DE ACCIN ______________________________________________________ 59
3.2.8. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES ______________________________________________ 60
3.3. DEFINICIN Y ORGANIZACIN DEL PROYECTO ______________________________ 64
3.3.1. ANALISIS DE LA NECESIDAD DEL PESI ___________________________________ 64
3.3.2. ALCANCE DEL PESI __________________________________________________ 65
3.3.3. ORGANIZACIN DEL PESI_____________________________________________ 66
3.3.4. ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO PARA EL DESARROLLO DEL PESI _______ 68
3.4. DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA ORGANIZACIN _________________________ 69
3.4.1. ANLISIS FODA_____________________________________________________ 69
3.4.2. DIAGNSTICO INTERNO _____________________________________________ 69
3.4.2.1. ANALISIS DE LA CADENA DE VALOR ____________________________________ 69
3.4.2.2. DIAGNOSTICO DE PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA ________________________ 71
3.4.2.3. EVALUACIN DEL FACTOR INTERNO DE XITO(FIE) ________________________ 79
3.4.3. DIAGNSTICO EXTERNO _____________________________________________ 80
3.4.3.1. PERFIL DE OPORTUNIDADES AMENAZAS DEL MEDIO ______________________ 80
3.4.3.2. EVALUACIN DEL FACTOR EXTERNO(FEE) _______________________________ 83
3.4.4. ANALISIS DE LOS FACTORES CRITICOS DE EXITO __________________________ 84
3.5. ALINEAMIENTO DEL PLAN DE SISTEMAS AL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL __ 88
3.5.1. MODELAMIENTO INSTITUCIONAL ______________________________________ 88
3.5.1.1. DEFINICIN DE LA MISIN ___________________________________________ 88
v
3.5.1.2. FIJACIN DE OBJETIVOS Y METAS ______________________________________ 88
3.5.1.3. DETERMINACIN DE ESTRATEGIAS _____________________________________ 90
3.5.1.4. DETERMINACIN DE LOS FACTORES CRTICOS DE XITO____________________ 94
3.5.2. ANLISIS DE LOS ANTECEDENTES ______________________________________ 94
3.6. IDENTIFICACIN DE REQUERIMIENTOS____________________________________ 95
3.6.1. ANLISIS DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO ______________________________ 95
3.6.1.1. ESTUDIO DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN ________________________ 95
3.6.1.2. ANLISIS DE LAS NECESIDADES DE LA INFORMACIN _____________________ 110
3.6.1.3. LISTADOS DE REQUISITOS ___________________________________________ 112
3.6.2. SITUACIN ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN _________________ 113
3.6.2.1. ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ACTUALES _________________ 113
3.6.2.2. DIAGNSTICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ______________________ 116
3.7. MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIN PROPUESTO _____________________ 117
3.7.1. DEFINICIN DEL MODELO DE SISTEMA REQUERIDO ______________________ 117
3.7.2. PRIORIZACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ______________________ 124
3.7.3. ARQUITECTURA TECNOLGICA PROPUESTA ____________________________ 126
3.7.3.1. IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA _ 126
3.7.3.2. SELECCIN DE LA ARQUITECTURA TECNOLGICA ________________________ 127
3.8. PLAN DE ACCIN ____________________________________________________ 134
3.8.1. DEFINICIN DE LOS PROYECTOS A REALIZAR ____________________________ 134
3.8.2. PLAN DE MANTENIMIENTO DEL PESI __________________________________ 142
3.8.2.1. CONTROL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS PESI ______________ 142
3.8.2.2. CONTROL DE CALIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN _______________ 143
3.8.2.3. PROCEDIMIENTOS DE REVISIN Y MANTENIMIENTO DE PROYECTOS DEL PLAN 144
3.8.3. PLAN DE CONTINGENCIAS ___________________________________________ 145
3.8.3.1. ANLISIS DE RIESGOS ______________________________________________ 145
IV. DISCUSIN DE RESULTADOS ________________________________________ 148
V. CONCLUSIONES ____________________________________________________ 154
VI. RECOMENDACIONES ______________________________________________ 157
VII. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ______________________________________ 159
VIII. ANEXOS ________________________________________________________ 162
vi
INDICE DE TABLAS
Tabla N9: Anlisis y Valoracin del aplicativo: Hoja de Clculo para el registro de notas 113
Tabla N10: Anlisis y Valoracin del aplicativo: Hoja de Clculo para el registro de pago
de la matricula 114
Tabla N17: Opciones tecnolgicas para habilitar red de un rea sin red anterior 129
vii
INDICE DE GRAFICOS
viii
INDICE DE MATRICES
ix
INDICE DE DIAGRAMA DE CASOS DE USO
x
RESUMEN
Engels Class.
Por:
ciudad de Trujillo, teniendo como principales clientes los habitantes del distrito del
Porvenir. La empresa, vindola como un todo, est conformada por dos grandes
cantidad de informacin que se maneja, en las dos reas; no se cuenta con sistemas
Para la elaboracin del PESI se emple, la metodologa del INEI con apoyo de la
metodologa MIRE.
xi
Este trabajo se ha realizado con el propsito de demostrar que el tratamiento de la
Class.
procesos.
xii
ABSTRACT
Class."
By:
city of Trujillo, with the main customers are people in the district of El Porvenir.
The company, seeing it as a whole consists of two main areas: Administrative Area
and Academic Area. Currently, due to the large amount of information used in the
two areas do not have transactional systems to automate and efficiently manage
information and processes that take place every day in the institution
For this reason, addressed this situation by proposing the development and
reliable source of information efficiently and easy at the right time, can monitor the
current business situation and also allows the company to reduce operating costs.
To prepare the PESI was used, the methodology of INEI supported by the MIRE
method.
xiii
This work has been conducted with the aim of demonstrating that information
importance for the management within an organization that deals with large amount
xiv
I. INTRODUCCIN
15
1.1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIN DEL PROBLEMA
16
1.1.2. ANTECEDENTES
17
1.1.3. JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION
18
1.3. MARCO TERICO Y CONCEPTUAL
1.3.1. GESTIN ADMINISTRATIVA
19
interpretan a menudo diferentes. Los catorce principios son los
siguientes:
1. Unidad de mando
2. Autoridad
3. Unidad de direccin.
4. Centralizacin
5. Subordinacin del inters particular al general.
6. Disciplina
7. Divisin del trabajo.
8. Orden
9. Jerarqua
10. Justa remuneracin.
11. Equidad
12. Estabilidad
13. Iniciativas
14. Espritu de equipo
20
organizaciones, como un medio importante para competir frente a los
rivales y obtener ventajas competitivas.
La estrategia debe ser un concepto visto desde varias dimensiones, es
decir multidimensional; que se extienda a toda la organizacin, donde
sta pueda ser vista como un sistema abierto que interacta con su
medio externo, en la que su estructura y jerarqua con los subsistemas
est debidamente diseada; y en la que no solo la informacin,
procesos, decisiones y operaciones puedan ser fcilmente definibles y
orientados; si no que tambin los flujos de realimentacin de entrada y
de salida.(Lopez Trujillo, y otros, 2007)
21
Teniendo en cuenta las dimensiones de la estrategia como medio para
alcanzar los objetivos de la organizacin, la planeacin estratgica
incluye en su desarrollo objetivos medibles, alcanzables y precisos. En
la definicin del campo competitivo la Planeacin Estratgica, se vale
de la matriz FODA (matriz de fortalezas, oportunidades, debilidades,
amenazas) a la vez que diagnstica quienes somos, donde estamos y en
qu contexto.
La planeacin estratgica es definida as: Planeacin estratgica en la
empresa es una funcin que intenta maximizar en el largo plazo los
beneficios de los recursos disponibles. Se requiere definir con claridad,
misiones, objetivos y metas ms all del ciclo presupuestal. (Del
campo, 1999,p.57).
Hablar de PLAN ESTRATEGICO, implica hablar de un PLAN
INTELIGENTE que le define a la organizacin los principales pasos a
seguir para garantizar su crecimiento y desarrollo organizacional en los
prximos aos. Es decir, un Plan Estratgico es a la organizacin lo que
el ADN es a los seres vivos, le va diciendo oportunamente que hacer.
(lvarez, 2005,p.120)
22
Desarrollar los planes de mejora que aceleren el nivel de evolucin
competitiva de la organizacin.
Garantizar mediante un seguimiento adecuado, el cumplimiento de
objetivos.(p.124)
Visin del negocio.- Es la aspiracin o sueo de lo que desea llegar a ser
la organizacin en el largo plazo. Algunas preguntas que ayudan a
conformar la visin del negocio son: A qu aspiracin nos gustara
llegar en el futuro? En qu lugar del mercado nos visualizamos en el
futuro?
Misin del negocio.- Es la razn de ser de la empresa. Contesta las
preguntas Para qu existe la empresa? En qu negocio debe estar la
empresa?
Objetivos del negocio.-Son el conjunto de los resultados ms importantes
que ao con ao debe obtener la empresa para subsistir. Tienen que ver
principalmente con la satisfaccin del cliente, la satisfaccin de los
colaboradores y la satisfaccin de los accionistas. De acuerdo al
BalancedScoredCard tambin tiene que ver con la perspectiva de los
procesos internos y con la perspectiva de desarrollo e innovacin. Cada
objetivo tiene cuando menos una meta anual perfectamente cuantificable.
Estrategia del negocio.-Son el conjunto de conceptos generales que le
muestran a la empresa COMO alcanzar sus objetivos de negocio. Las
estrategias se complementan unas a otras para alcanzar los objetivos del
negocio. Las estrategias se disean de afuera de la organizacin hacia
adentro de la organizacin. Por lo tanto, las estrategias son flexibles en
funcin de las circunstancias cambiantes de la propia organizacin.
23
1.3.3. SISTEMAS DE INFORMACIN
Sistema.- El trmino Sistema, hoy en da, ha penetrado
rpidamente en diversos campos de la ciencia; convirtindose en uno de
los trminos ms usados en nuestra sociedad, por lo cual fue objeto de
estudio de investigadores quienes dan varias definiciones precisas sobre
sta.
Las cuales coinciden en un conjunto de elementos o partes, existentes
en la naturaleza, que estn en continua interaccin con el fin de lograr
objetivos generales.
Existen varias definiciones de Sistema las cuales las describiremos a
continuacin:
Un sistema es un conjunto complejo de elementos en interaccin.
'Interaccin' significa que un elemento cualquiera tendr un
comportamiento distinto si se relaciona con otro elemento dentro del
mismo sistema. Si los comportamientos en ambas relaciones no
difieren, no hay interaccin, y por tanto tampoco hay sistema.
(Bertalanffy, 1976,p.40).
Conjunto de partes que operan entre ellas para obtener un propsito
comn. Todo el mundo habla de sistemas, pero que muy pocas personas
se dan cuenta que los sistemas existen en todos los mbitos, influyendo
en todo lo que hacemos y creando dificultades a las que nos
enfrentamos todos los das. (Forrester, 1998,p.60).
Conjunto de elementos que interactan dinmicamente y estn
organizados con relacin a una finalidad. Conjunto de elementos
interrelacionados considerado relevante por un observador. (Charles
Francois, 1997)
Conjunto de elementos interrelacionados entre s que existen dentro de
un entorno. (Fernndez, 2005).
24
mecanismo de retroalimentacin en pro del cumplimiento de un
objetivo. (Stair, 2000).
Entrada.- En sistemas de informacin la entrada es la
actividad que consiste en recopilar y capturar datos primarios.
Cuando se elaboran cheques de pago por ejemplo, antes de
proceder a su clculo o impresin debe recolectarse
informacin sobre el nmero de horas trabajadas por cada
empleado.
Procesamiento.- En sistemas de informacin, el
procesamiento supone la conversin o transformacin de
datos en salidas tiles. Esto puede implicar ejecutar clculos,
realizar comparaciones y adoptar acciones alternas, el
almacenamiento de los datos para su uso posterior.
Salida.- En sistemas de informacin la salida implica producir
informacin til, por lo general en forma de documentos y/o
reportes.
Retroalimentacin.- En sistemas de informacin la
retroalimentacin es la salida que se utiliza para efectuar
cambios en actividades de entrada o procesamiento. La
presencia de errores o problemas, por ejemplo, podra imponer
la necesidad de corregir datos de entrada o modificar un
proceso.
25
humanos. Los sistemas de informacin dan servicio a cada uno de
estos niveles y funciones. (Laudon, 2004,p.134)
26
empresa como en el entorno externo. Su funcin principal es
compaginar los cambios del entorno externo con la capacidad
organizacional existente.
En una organizacin tpica para cada rea funcional: Ventas,
Manufactura, Finanzas, Contabilidad y Recursos Humanos; existen
sistemas de informacin a nivel operativo, del conocimiento,
administracin y estratgico.
27
Tipo de Entradas de Procesamiento Salidas de Usuarios
sistema informacin informacin
ESS Datos acumulados, Grficas; Proyecciones: Directores
externos, internos simulaciones; respuestas a
interactivo consultas.
DSS Datos bajo volumen o Interactivo, Informes Profesionales;
bases de datos simulaciones; especiales; gerentes de
masivas optimizadas anlisis anlisis de personal.
para el anlisis de decisiones;
datos; modelos respuestas a
analticos y consultas.
herramientas de
anlisis de datos
MIS Datos resumidos de Informes de Informes Gerentes de
transacciones; datos rutina; modelos resumidos y nivel medio
de alto volumen; simples; excepciones
modelos simples. anlisis de bajo
nivel
28
pedidos de ventas, sistemas de reservaciones en hoteles, la nmina, el
registro de empleados y los embarques.
Sistemas de trabajo del conocimiento (KWS) y los sistemas de
oficina.- Satisfacen las necesidades de informacin al nivel del
conocimiento de la organizacin. Los sistemas de trabajo del
conocimiento auxilian a los trabajadores del conocimiento, mientras
que los sistemas de oficina auxilian principalmente a los trabajadores de
datos (aunque a veces los trabajadores del conocimiento lo utilizan
ampliamente).
Los KWS, como las estaciones de trabajo de diseo cientfico o de
ingeniera, promueven la creacin de conocimiento nuevo y garantizan
que el conocimiento nuevo y la experiencia tcnica se integren
adecuadamente en la empresa.
Los sistemas de oficina son aplicaciones de la tecnologa de la
informacin diseadas para incrementar la productividad de los
trabajadores de datos apoyando las actividades de coordinacin y
comunicacin en una oficina tpica.
Sistemas de informacin gerencial (MIS).- Se definen los sistemas de
informacin como el estudio de los sistemas de informacin en los
negocios y la administracin. El trmino sistemas de informacin
gerencial (MIS) tambin designa una categora especfica de sistemas
de informacin que dan servicio a funciones a nivel administrativo. Los
sistemas de informacin gerencial (MIS) apoyan al nivel
administrativo de la organizacin, proveyendo de informes a los
gerentes y, en algunos casos, de acceso en lnea al desempeo real y los
registros histricos de la organizacin. Los MIS dan servicio
principalmente a las funciones de planeacin, control y toma de
decisiones a nivel administrativo. En general, para sus datos dependen
de sistemas de procesamiento de transacciones subyacentes.
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS).- Tambin dan
servicio al nivel administrativo de la organizacin. Los DSS ayudan a
los gerentes a tomar decisiones que son exclusivas, rpidamente
29
cambiantes y no especificadas fcilmente con anticipacin. Abordan
problemas donde el procedimiento para llegar a una solucin podra no
estar predefinido con anterioridad. Los DSS tienen ms poder analtico
que los dems sistemas. Contienen explcitamente una variedad de
modelos para el anlisis de datos, o bien condensan grandes cantidades
de datos de tal forma que sus anlisis sea sencillo para los encargados
de tomar decisiones.
Sistemas de apoyo a los ejecutivos (ESS).- Estos sistemas dan servicio
al nivel estratgico de la organizacin y auxilian en las decisiones no
rutinarias que requieren juicio, evaluacin y comprensin porque no
hay un procedimiento convenido para llegar a una solucin. Los ESS
estn diseados para incorporar datos sobre eventos externos como
leyes impositivas nuevas o competidores, pero incluso extraen
informacin resumida de los MIS y DSS internos. Filtran, comprimen y
dan seguimiento a datos crticos, y destaca la reduccin del tiempo y
esfuerzo que se requiere para que los ejecutivos obtengan informacin
til.
30
seguir, en la adquisicin de sistemas de informacin y tecnologa a
utilizar, que permita controlar el uso y la administracin de las TI; es
decir un plan que permita incorporar las TI en la organizacin, todo esto
alineando los objetivos del negocio con las estrategias de las TI.
La planificacin de SI est destinada a asistir a la organizacin en el
establecimiento o definicin de un plan estratgico para la implantacin
de sistemas que puedan satisfacer las necesidades de informacin, tanto
a cort como a largo plazo. Un plan estratgico de sistemas de
informacin indica la direccin correcta en el desarrollo de los sistemas
de informacin, el modo de proceder, los criterios de proceder, los
criterios de seleccin, los mecanismos de evaluacin, etc.. (Alarcn,
2006)
ANLISIS FODA
La tcnica del anlisis FODA ayuda a determinar si la organizacin est
capacitada para desempearse en su medio.
Est diseada para ayudar a los estrategas a encontrar el mejor
acoplamiento entre las tendencias del medio (oportunidades
amenazas) y las capacidades internas de la empresa (fortalezas
debilidades).
En la realizacin del FODA es indispensable priorizar cada uno de los
indicadores y variables en funcin de su importancia y del impacto en el
xito o fracaso de la organizacin.
Este anlisis permite a la empresa formular estrategias para aprovechar
sus fortalezas, prevenir el efecto de sus debilidades y superarlas,
utilizar a tiempo sus oportunidades y anticiparse al efecto de las
amenazas.
31
Grfico N3: Anlisis FODA
Fuente:(Naranjo, 2008)
32
a) Capacidad Administrativa o Directiva.- son todas aquellas fortalezas
o debilidades que estn relacionadas con la planeacin, direccin, toma
de decisiones, coordinacin, comunicacin y control.
b) Capacidad Competitiva.- es decir todos los aspectos relacionados con
el rea comercial como participacin en el mercado y calidad del
producto, entre otros.
c) Capacidad Financiera.- incluye aspectos relacionados con las
fortalezas o debilidades econmicas como deuda y capital.
d) Capacidad Tecnolgica.- se incluye lo relacionado con produccin,
infraestructura y servicio.
e) Capacidad Humana.- se refiere a las fortalezas y debilidades
relacionadas con el recurso humano, como nivel acadmico,
experiencia, estabilidad, rotacin, ausentismo, remuneracin,
pertenencia y motivacin
33
Grado Debilidades Grado Fortalezas Impacto
Calificacin
Capacidad
Alto Med Bajo Alto Med Bajo Alto Med Bajo
Directiva
Competitiva
Financiera
Tecnolgica
RRHH
34
PERFIL DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS DEL
MEDIO(POAM)
d) Factores ambientales: son los que afectan o pueden llegar del medio
ambiente.
35
Las consecuencias
La probabilidad de ocurrencia
La capacidad de reaccin
El grado de vulnerabilidad
Grado
Grado Amenazas Impacto
Calificacin Oportunidades
Factores
Alto Med Bajo Alto Med Bajo Alto Med Bajo
Polticos
Econmicos
Sociales
Ambientales
Tecnolgicos
Competitivos
Geogrficos
37
1.3.6. METODOLOGIAS DE PLANEAMIENTO ESTRATEGICO
DE SISTEMAS Y TI
1.3.6.1. METODOLOGIA INEI
El Instituto Nacional de Estadstica e informtica (INEI), elabor el
Plan Estratgico de Sistemas de Informacin, que consta de cuatro
captulos, es una versin revisada y actualizada del manual
presentado en 1994, donde se tom como base la Metodologa
METRICA I. Cada fase y etapa de la metodologa, adaptndola a
nuestra realidad y necesidades.
En el captulo II Alineamiento al Plan Estratgico , se hace mencin
al estudio puntual del Plan Estratgico Institucional, a fin de sealar
correctamente los Objetivos institucionales, que se quiere alcanzar, y
para los cuales, se disearan y construirn los Sistemas de
Informacin.
Es importante sealar que, a diferencia de la versin anterior, esta
pone especial nfasis en el modelamiento de las necesidades o
requerimientos de informacin, dejando a un segundo plano, el
diagnstico de la situacin actual, mostrando de esta manera una
metodologa ms directa, que busca identificar en el corto plazo las
necesidades y as plantear rpidamente las soluciones necesarias.
Esta metodologa pretende lograr el alineamiento de los sistemas de
informacin propuestos a las estrategias corporativas de la
institucin, incluye los nuevos conceptos de tecnologas de
informacin como herramienta de competitividad y sostenibilidad.
Las fases de esta metodologa son:
A. Definicin y organizacin del proyecto
Modelamiento del proyecto PETI
Anlisis de las necesidades del proyecto PETI
Alcance del proyecto PETI
Determinacin de responsabilidades.
Organizacin del PETI
Elaboracin del plan de trabajo para el desarrollo del PETI
38
Comunicacin del plan de trabajo.
B. Alineamiento del plan de sistemas al plan estratgico
Modelamiento institucional.
Estudio de la organizacin.
Anlisis de los antecedentes.
C. Identificacin de requerimientos
Modelamiento del requerimiento
Estudio de los procesos de la organizacin.
Anlisis de las necesidades de informacin.
Listado de requerimientos.
D. Diseo del modelo de sistemas institucional
Modelamiento tecnolgico-Plan estratgico.
Estudio de los sistemas de informacin actuales.
Diagnstico del sistema de informacin.
Definicin del modelo de sistema de informacin requerido.
Definicin del modelo de contingencias del PETI
E. Diseo del modelo de arquitectura tecnolgica
Modelamiento tecnolgico- Plan de tecnologas
Identificacin de las necesidades de infraestructura
tecnolgica.
Seleccin de la arquitectura tecnolgica.
Definicin de la arquitectura tecnolgica de contingencias.
F. Planes de accin: Proyectos
Definicin del plan de accin
Definicin de proyectos a realizar.
Tablero de control de la gestin del PETI
Plan de mantenimiento
39
1.3.6.2. METODOLOGA BSP-IBM
Una metodologa que cuenta con un gran aval debido a quien la
propugna es la Busines Systems Planning(BSP) de IBM, con la
presencia terica de King. En dicha Metodologa encontramos dos
partes bien diferenciadas:
Planificacin top-down, donde se fijan los objetivos del negocio y
corporativos, trazados por los ejecutivos, y especialistas de sistemas
de informacin. Despus se examinan los datos que se necesitaran y
se dice; a una arquitectura de informacin que define la relacin
existente entre los datos.
La implantacin del bottom-up, que seran las actividades especficas
de desarrollo de aplicaciones y que hace operativas las bases de datos
que componen esa arquitectura.
De esta manera se suministran los datos y la informacin necesaria
para traducir esos objetivos en las funciones (marketing, finanzas)
y procesos (pedidos) de los negocios. En esta etapa la actividad de
los especialistas en sistemas de informacin es mucho mayor.
Las fases principales del procedimiento de planificacin son:
Presentacin y compromiso del equipo.
Descripcin de la situacin actual desde dos dimensiones.
Elaboracin del plan TI/SI.
Programacin de actividades donde se detallan las
acciones en forma de proyectos a realizar durante el
primer ao del plan.
A continuacin se muestra un cuadro resumen con algunas de las
metodologas ms usadas en la elaboracin de Planeamiento
Estratgico de Sistemas de Informacin.
40
Tabla N2: Metodologas para la elaboracin de planes de SI/TI
41
1.4. HIPOTESIS
La elaboracin de un Plan Estratgico de Sistemas de Informacin mejora la
gestin administrativa y acadmica en la Academia Preuniversitaria Engels
Class El Porvenir-Trujillo.
1.5. OBJETIVOS
1.5.1. GENERAL
Elaborar un Plan Estratgico de Sistemas de Informacin para mejorar
la gestin administrativa y acadmica en la Academia Preuniversitaria
Engels Class El Porvenir-Trujillo.
1.5.2. ESPECFICOS
Definir y organizar el PESI, determinando, el equipo de desarrollo y
asimismo el alcance de este proyecto en la institucin.
Realizar un diagnstico tanto interno como externo de la institucin.
Realizar el alineamiento del PESI con el Plan Institucional, con la
finalidad de que los SI coadyuven al logro de los objetivosy metas
de la institucin y sean un apoyo para el logro de las estrategias.
Identificar los requerimientos de informacin de la organizacin.
Disear la mejor solucin tecnolgica de software y aplicaciones en
la institucin para el desarrollo del plan estratgico.
Definir los proyectos y acciones a llevar a cabo para la
implementacin de los sistemas de informacin resultantes.
42
II. MATERIALES Y MTODOS
43
2.1. MATERIAL DE ESTUDIO
2.1.1. Poblacin
Academia preuniversitaria Engels.
2.1.2. Muestra
La muestra poblacional usada para este proyecto ser todos los
trabajadores y alumnos que conforman la institucin, que en total
aproximadamente 300 personas.
X0 E X1
Donde:
X0 :Situacin Actual Gestiones administrativa y acadmica
antes de la elaboracin del P.E.S.I
44
E : Estmulo Plan Estratgico de Sistemas de
Informacin
X1 :Resultado Gestiones administrativas y acadmica
despus de la elaboracin del P.E.S.I.
45
2.2.3. Variables
2.2.3.1. Variable independiente
Plan Estratgico de Sistemas de Informacin
Gestin administrativa.
Gestin acadmica.
46
2.2.4. Operacionalizacin de variables
Definicin Definicin
Variables conceptual operacional Indicador Escala Rango
0% - 20% altamente
informatizado
Porcentaje del proceso
20% - 50%
de matrcula que se
Razn medianamente
realiza de forma
La Gestin Est relacionada al uso informatizado.
manual.
administrativa es el eficiente de a 50% - 100%
proceso del manejo informacin, bajo el altamente manual
de la informacin a esquema de procesos
travs de las automatizados, Nmero de procesos
personas. Esto operadores o estaciones crticos con soporte Discreto 0 12
Gestin generalmente de soporte informtico o S.I
administrativa implica realizar el administrativo
Nmero de reportes
almacenamiento y la debidamente Discreto 0-13
distribucin de implementados, obtenidos mediante S.I.
informacin hacia personal administrativo
todos los que estn entrenado, baja tasa de Nmero de trabajadores
dentro de una errores que impliquen participantes en la
Discreto 0- 20
organizacin. reprocesos. generacin del reporte
de puntajes
Nmero de usuarios de
S.I con certificaciones Discreto 0-7
informticas.
Nmero de estaciones
La gestin acadmica acadmicas con acceso a Discreto 0-20
est conformada por una Internet
Es el proceso de serie de variables, como Cantidad de canales de
articulacin de los son: Recursos humanos comunicacin entre la
recursos de dedicados a la docencia, institucin y los padres
Discreto 0-7
enseanza orientado Infraestructura, de familia y entre la
a los usuarios con equipamiento para la institucin y los
fines acadmicos parte acadmica, Planes alumnos.
Gestin que contribuyan a de estudio, Proceso
acadmica elevar el nivel de enseanza-aprendizaje;
razonamiento y cuya ponderacin
conocimiento en el depende en cada caso
marco de los del efecto que se le Cantidad de alumnos
exmenes de asigne sobre el producto matriculados por ciclo Discreto 0-400
admisin final, entendindose acadmico
universitarios. como producto final al
alumno ingresante a la
universidad.
47
2.3. PROCEDIMIENTOS Y ANLISIS DE DATOS
Javier Gamboa.
48
2.1.- Diagnstico Interno.
2.1.1.- Determinacin de Valores Estratgicos.
2.1.2.- Anlisis de la Cadena de Valor.
2.1.3.- Descomposicin Funcional.
2.1.4.- Anlisis de los sistemas actuales.
2.1.5.- Perfil de Capacidad Interna (PCI).
2.1.6.- Perfil de las reas Funcionales (PAF).
2.1.7.- Evaluacin de los Factores de xito Internos (EFI).
2.2.- Diagnstico Externo.
2.2.1.- Anlisis del impacto tecnolgico.
2.2.2.- Examen del medio.
2.2.3.- Anlisis Competitivo del sector.
2.2.4.- Perfil de Oportunidades y Amenazas en el medio.
2.2.5.- Evaluacin de los factores de xito externos (EFE).
49
3.2.-Anlisis de los antecedentes: en esta etapa se analiza toda
la documentacin de la institucin que puedan afectar o
apoyar al desarrollo del presente proyecto; asimismo se
analizan estudios realizados anteriormente.
50
VI.- Plan de accin.
En esta actividad se define los proyectos y acciones para llevar a
cabo la implementacin de los sistemas de informacin
determinados en las actividades anteriores
6.1.- Definicin de los proyectos a realizar.
6.2.- Plan de mantenimiento.
6.3.- Plan de contingencias.
51
2.4. INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS
52
III. RESULTADOS
53
3.1. FORMULACIN DE INDICADORES
54
Tipo de
Indicador Definicin
Indicador
Nmero de estaciones Indica el nmero de computadores
acadmicas con acceso a que acceden al servicio de Internet
Internet para la parte acadmica.
55
3.2. SITUACIN ACTUAL
3.2.2. MISIN
Institucin Educativa Privada Engels Class, ofrece una educacin
cientfica, formando alumnos competentes y preparados para el
ingreso a la universidad, con profesores capacitados y amplia
experiencia en el nivel preuniversitario, material de estudio clave y
actualizado, haciendo uso de sistemas de informacin, brindando
una atencin clida, eficiente y gil, todo ello con la finalidad de
lograr el ingreso de nuestros alumnos a la universidad.
3.2.3. VISIN
Ser una Institucin Educativa Lder en el Departamento de La
Libertad que brinde servicios de alta calidad e innovador en
preparacin acadmica preuniversitaria, logrando as el mayor
porcentaje de ingresantes a las diferentes universidades de la
regin.
56
Elevar la calidad del proceso de la enseanza-aprendizaje en sus
aspectos pedaggicos, tcnicos y cientficos.
Desarrollar estrategias cognitivas de razonamiento, anlisis e
investigacin.
Establecer un adecuado sistema de supervisin y evaluacin
educacional, a fin de impulsar y garantizar el mejor nivel de
aprendizaje de los alumnos.
Propiciar la capacitacin, actualizacin, especializacin y
perfeccionamiento permanente del personal.
Mejorar la infraestructura del colegio haciendo de ella ambientes
que faciliten una metodologa y activa.
Optimizar la gestin administrativa con un manejo racional y tico
de los recursos econmicos y financieros que permita lograr la
eficiencia y eficacia administrativa que coadyuve a lograr la
calidad educativa.
57
3.2.6. ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIN
58
3.2.7. DIAGRAMA DE ACCIN
59
3.2.8. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES
A. Promotora
Son funciones del promotor:
Es la mxima autoridad y el mximo rgano de decisin y
ejecucin, gobierna a travs del Director.
Asegura la calidad del servicio educativo.
Define las polticas de las becas.
Establece las polticas, direccin, administracin y
funciones.
Establece la duracin, contenido, metodologa y sistema
pedaggico del Plan Curricular de cada ao de estudios.
60
Gestionar ayudas econmicas de personas naturales y
jurdicas, nacionales y extranjeras, para el mejoramiento
funcional de los servicios que brinda la institucin.
B. Direccin
Son funciones del director:
61
C. Administracin
Son funciones del Administrador:
Administrar los fondos provenientes de los recursos propios
de la institucin.
Programar, adquirir y distribuir eficazmente los recursos
materiales y financieros de la institucin.
Elaborar y evaluar el presupuesto de ingresos y gastos
durante el ao.
Participa en la elaboracin de las planillas de pago en
coordinacin con contabilidad.
D. Secretaria y Tesorera
62
Recabar los ingresos que por diferentes conceptos recauda
la institucin educativa.
Entregar diariamente los fondos recaudados al
administrador con la documentacin sustentativa.
E. Contabilidad
Son funciones del contador:
Elabora y suscribe los estados financieros de la Institucin y
prepara los informes correspondientes.
Interpreta la informacin tcnica, contable y financiera.
Elabora el estado de ejecucin presupuestal.
Mantiene al da el archivo de comprobantes de pago,
rdenes de compra, rdenes de servicio, etc.
F. Impresiones y Publicaciones
Son funciones del personal de sistemas:
Imprimir los documentos acadmicos y administrativos
que genera la institucin;
Compaginar las guas de estudios, folletos, cuadernillos, etc.
Controlar e informar sobre el estado operativo y
mantenimiento de los equipos de impresin;
Velar por la operatividad y conservacin de los equipos de
impresiones a su cargo;
Mantener al da el registro de impresiones, as como el
archivo correspondiente;
Apoyar en los programas de publicidad y volanteo de la
institucin
Realizar la distribucin y entrega de las guas de estudios,
folletos, cuadernillos y otros materiales a los alumnos de la
institucin.
Controlar y realizar el registro diario de entrada y salida de
materiales de la institucin.
63
Coordinar y realizar el inventario del almacn al final de
cada ciclo acadmico.
Realizar la distribucin de materiales acadmicos al
personal docente y administrativo de la institucin.
G. Coordinacin Acadmica
Conformado por el personal docente, cuyas funciones son:
Preparar las clases.
Disear estrategias de enseanza y aprendizaje.
Buscar y preparar materiales para los alumnos.
Motivar al alumnado.
Gestionar el desarrollo de las clases manteniendo el orden.
Proporcionar a los estudiantes la informacin necesaria
sobre los cursos.
Fomentar la participacin de los estudiantes.
Evaluar el aprendizaje del alumno.
Ofrecer tutora.
64
3.3.2. ALCANCE DEL PESI
i. Objetivo
El objetivo principal del P.E.S.I. es analizar las deficiencias de
informacin existentes y definir el desarrollo de los Sistemas de
Informacin junto con la arquitectura tecnolgica que de soporte a ello,
con el fin de apoyar al logro de metas de la institucin y mejorar su
gestin acadmica y administrativa.
65
La transparencia y veracidad de los resultados obtenidos en las
encuestas y entrevistas efectuadas al personal de la institucin.
Documentacin actualizada de la institucin como manuales,
reglamentos, planes estratgicos y operativos, etc. de la institucin
que permitan obtener informacin acerca de procesos, funciones y
estudios efectuados con anterioridad para el desarrollo del proyecto.
La aplicacin adecuada de la metodologa para el desarrollo del
proyecto.
El conocimiento y experiencia del equipo de trabajo para poder
analizar e interpretar los requerimientos funcionales en aplicaciones
y/o sistemas de informacin.
Definicin de proyectos acorde con los recursos econmicos de la
institucin.
66
ii. Equipo de anlisis:
67
3.3.4. ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO PARA EL
DESARROLLO DEL PESI
68
3.4. DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA ORGANIZACIN
3.4.1. ANLISIS FODA
La tcnica del anlisis FODA ayuda a determinar si la organizacin est
capacitada para desempearse en su medio.
Este anlisis permite a la empresa formular estrategias para aprovechar
sus fortalezas, prevenir el efecto de sus debilidades y superarlas,
utilizar a tiempo sus oportunidades y anticiparse al efecto de las
amenazas.
En el desarrollo de nuevas estrategias o en la revisin de las ya
existentes es indispensable realizar el diagnstico tanto interno como
externo, que permiten identificar los vacos entre la performance de la
empresa y las metas propuestas.
69
Grfico N 10: Cadena de Valor actual de la Academia Engels Class
Fuente: Elaboracin propia
70
3.4.2.2. DIAGNOSTICO DE PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA
El perfil de capacidad interna es una herramienta que evala las
fortalezas y debilidades de la organizacin con respecto a las
oportunidades y amenazas que presenta el medio externo.
El Perfil de capacidades Interna, examina entre otras, las siguientes
capacidades.
Capacidad Administrativa o Directiva
Capacidad Competitiva
Capacidad Financiera
Capacidad Tecnolgica
Capacidad Humana
71
Capacidad Grado Debilidades Grado Fortalezas Impacto
Administrativa o
directiva Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
Operaciones y funciones x x
no bien definidas
Uso de planes x x
estratgicos
Efectivas polticas de x x
marketing
Sistema de evaluacin de x x
la gestin institucional
Aplicacin de sistema de
ayuda para la toma de x x
decisiones
Solucin de problemas
acadmicos como x x
administrativos
Adecuada organizacin x x
de la institucin
Explicacin:
La academia preuniversitaria EngelsClass, presenta entre sus debilidades
ms importantes, el no uso de planes estratgicos lo que conlleva a una no
clara definicin de operaciones y funciones, as como una deficiente
organizacin. Entre otras debilidades estn; no se hace uso de algn
sistema de evaluacin de gestin o desempeo, as como el uso de algn
sistema que ayude a la toma decisiones.
72
personal, as como la habilidad para solucionar problemas o reclamos
acadmicos y administrativos.
Nmero de
ingresantes a la x x
universidad.
Programas de
becas y x x
recuperaciones
Imagen
institucional de x x
confianza y
calidad.
Desercin de x x
estudios
Infraestructura x x
inadecuada
Convenios con
colegios x x
universidades o
institutos.
Realizacin de
concursos x x
acadmicos
Publicidad y x x
marketing
Tarifas de la
mensualidad y x x
matrcula
73
Explicacin:
Entre las debilidades de la institucin se encuentran: la infraestructura
inadecuada en la que opera la institucin y el nivel de desercin de
estudios.
Utilizacin de
recursos x x
propios
Cumplimiento
con los pagos
de impuestos x x
y dems
obligaciones
Morosidad de x x
los alumnos
Recuperacin
de la x x
inversin
Aumento de
la x x
rentabilidad,
por ao.
Estabilidad de x x
los costos.
Matriz N3: Perfil de Capacidad Financiera
Fuente: Elaboracin Propia
74
Explicacin:
Entre las debilidades de la institucin se encuentran: Utilizacin de
recursos propios, la morosidad de los alumnos, la desestabilidad de los
costos.
Nmero de
computadoras x x
para el rea
acadmica.
Uso de las TICS
en el desarrollo x x
de las clases.
N de
computadoras x x
para el rea
administrativa.
Mantenimiento
y actualizacin x x
de los equipos
computacionales
Licencias de x x
software
Poca
comunicacin e x x
integracin
entre reas
Eficiencia en la
generacin de x x
reportes
Uso de pgina x x
web
Uso de internet x x
75
Explicacin:
76
Grado Debilidades Grado Fortalezas Impacto
Capacidad
Humana
Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
Grado acadmico
alcanzado por los x x
docentes.
Identificacin del x
personal con la x
institucin
Experiencia en x x
docencia
Escasos
programas de
capacitacin y x x
actualizacin a la
plana docente
Porcentaje
dedocentes x X
investigadores
Sistema de
evaluacin de x x
desempeo
Nivel de
remuneracin del x x
personal.
Incentivos al x
x
personal
77
Entre las fortalezas ms importantes estn: grado alcanzado por la mayora
de docentes, la experiencia de la mayora de docentes es bastante amplia y
los incentivos al personal ya sea en el da del padre o da de la madre etc.
78
3.4.2.3. EVALUACIN DEL FACTOR INTERNO DE XITO(FIE)
Total
Capacidad Humana Ponderacin Clasificacin
Ponderado
Fortalezas
Debilidades
79
Leyenda:
Ponderacin: Mayor Impacto: 1.00
Menor Impacto: 0.00
Clasificacin: Dbil importante: 1
Dbil menor: 2
Fortaleza menor: 3
Fortaleza mayor: 4
80
Calificacin
Amenazas Oportunidades Impacto
Factores Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo
FACTORES ECONMICOS
Reduccin de la capacidad x X
adquisitiva de la poblacin
Fiscalizacin tributaria. x X
Estabilidad econmica. x x
Nivel de inflacin. x X
FACTORES POLTICOS
Poltica administrativa de la x x
DIRELL
FACTORES SOCIALES
Reformas laborales x x
Carga laboral x x
Tasas de desempleo x x
Tasas de natalidad. x x
Crisis de valores x x
81
Muertes por violencia familiar. x x
Migracin x x
FACTORES GEOGRFICOS x
Seguridad de la zona x x x
Nivel de contaminacin x x x
Ubicacin de la institucin x x
FACTORES TECNOLGICOS
Fluidez de la comunicacin e x x
informacin
Costo de acceso a nueva X x
tecnologa
Automatizacin de procesos x x
FACTORES COMPETITIVOS
Incremento de competidores. x x
Aumento de la demanda. x x
Competencia de precios x x
82
3.4.3.2. EVALUACIN DEL FACTOR EXTERNO(FEE)
Total
Capacidad Humana Ponderacin Clasificacin
Ponderado
Oportunidades
Amenazas
Leyenda:
Ponderacin: Mayor Impacto: 1.00
Menor Impacto: 0.00
83
Clasificacin: La respuesta es mala: 1
La respuesta es media : 2
La respuesta es arriba a la media: 3
La respuesta es superior: 4
Los factores crticos de xito son aquellos factores claves los cuales aseguran el
buen funcionamiento y desempeo de la institucin asimismo son
imprescindibles para el cumplimiento de los objetivos y metas.
Los factores crticos de xitos se obtienen como resultado del anlisis efectuado
en las Matrices de Factores de xito Interno y Externo. El resultado son los
siguientes puntos:
1. Nmero de ingresantes a la universidad.
2. Equipamiento con tecnologa para el rea administrativa
3. Experiencia de los docentes en educacin preuniversitaria.
4. Incremento de la demanda del servicio.
5. Nivel promedio del ingreso bruto familiar
84
Matriz N9: Matriz de DOFA
Fuente: Elaboracin Propia
85
Promotoria
Direccin
Departamento
Direccin Coordinacin Contabilidad y Recursos
de Tecnologa y
Administrativa Acadmica Finanzas Humanos
Sistemas
Mantenimiento
y servicios
generales
86
Grfico N 12: Cadena de Valor Propuesta de la Academia Engels Class
87
3.5. ALINEAMIENTO DEL PLAN DE SISTEMAS AL PLAN ESTRATEGICO
INSTITUCIONAL
3.5.1. MODELAMIENTO INSTITUCIONAL
En esta etapa se define la misin, objetivos y metas del centro informtico las
estrategias y se analizan factorescrticos de xito.
El proceso de planificacin de sistemas de informacin debe ser algo de la
empresa es decir debe llevarse a cabo por el propio personal de la empresa,
como en la institucin no existe un departamento de informtica que se encargue
de esto, se propone la creacin de dicha rea para que se encargue de la
administracin de los recursos tecnolgicos de la institucin. Para lo cual a
continuacin se definen la misin, objetivos y metas de sta, alineados a la
institucin.
88
4) Mejorar el servicio educativo a travs de la utilizacin de tecnologa
acorde a las necesidades de la institucin.
5) Colaborar a la optimizacin de los procedimientos administrativos,
con el apoyo del hardware y/o software que sea necesario.
6) Asegurar una alta disponibilidad y confiabilidad de servicios
computacionales de la institucin.
7) Asegurar la constante innovacin en tecnologas de informacin para
la institucin.
8) Planificar el crecimiento y actualizacin de la infraestructura de las
tecnologas de informacin.
9) Desarrollar aplicaciones integradas que proporcionen informacin a
las reas que lo soliciten de acuerdo a sus requerimientos y
necesidades reales en beneficio de la Institucin.
10) Desarrollar aplicativos que permitan la depuracin de informacin
inconsistente, duplicada y/o incompleta.
11) Implementar proyectos que incentiven el uso de la tecnologa Web.
12) Establecer las normas y estndares para la gestin de las actividades
y uso de recursos de tecnologas
13) Velar y gestionar la actualizacin y mantenimiento de la
infraestructura tecnolgica y de los sistemas
14) Implementar medidas de seguridad en tecnologa.
15) Educar en el uso responsable, tico y seguro de la tecnologa.
Metas
89
4) Evaluar y adquirir nuevas computadoras destinadas para el rea
acadmica, es decir para la enseanza de los alumnos; en un plazo no
mayor de 2 aos.
5) Implementar la red de comunicaciones de la institucin en un plazo
de 5 meses.
6) Implementar programas de mantenimiento preventivo constante en 6
meses.
Anlisis Interno
Debilidades
El nmero de computadoras para el rea acadmica es mucho
menor que la cantidad de alumnos por aula.
90
No existe algn programa de mantenimiento y actualizacin
de los equipos computacionales.
Anlisis Externo
Amenazas
La resistencia al cambio tecnolgico, por parte de algunos
trabajadores, al estar acostumbrados a trabajar manualmente.
91
Alto costo de acceso a nueva tecnologa.
92
Matriz N10: Matriz de DOFA del Departamento de Tecnologa y Sistemas
Fuente: Elaboracin Propia
93
3.5.1.4. DETERMINACIN DE LOS FACTORES CRTICOS DE
XITO
Es toda la documentacin que pueda afectar al desarrollo del estudio como por
ejemplo planes estratgicos de sistemas de informacin, planes informticos,
planes operativos, etc.
94
En el centro educativo no se ha efectuado ningn estudio acerca de la
elaboracin de un plan de sistemas de informacin con anterioridad.
Los documentos con que cuenta la institucin y que se tomaron como referencia
para la elaboracin del plan estratgico de sistema de informacin son:
Reglamento Interno la institucin: el cual describe las funciones
correspondientes a cada rea, asimismo describe los deberes y sanciones
aplicadas tanto al personal acadmico como a los alumnos.
95
A continuacin se desarrolla paso por paso el mtodo del anlisis funcional.
1) Delimitacin del Campo
96
Grafico N14: reas que conforman la Gestin Acadmica de la institucin
Fuente: Elaboracin Propia
97
Establecer las polticas,
direccin, administracin y
funciones de la academia
Aprobar el
Aprobacin de los presupuesto y
rgimenes Promotora refrendar su Plan de
econmicos y becas Trabajo Anual
Direccin
Academica
Implementar programas de
Autorizar los gastos tutora y otras acciones
de la institucin academicas necesarias en la
conjuntamente con conduccin de la institucin
la Administracin.
98
Elaborar y evaluar el
presupuesto de ingresos
y gastos durante el ao.
Participar en la
Elaborar el manual elaboracin de las
de procedimientos planillas de pago en
administrativos. coordinacin con
contabilidad.
Administracin
Contabilidad
Elaborar reportes Interpretar la
financieros de la informacin tcnica,
institucin. contable y financiera
Mantener al da el
archivo de comprobantes Elaborar las planillas
de pago, rdenes de de pago del
compra, rdenes de personal.
servicio
99
Elaborar documentacin
oficial de la institucin
(oficios, resoluciones,
memorandos, informes,
etc.)
Atender consultas de Efectuar la
padres de familia matrcula de los
sobre el estado alumnos y la
acadmico de los ratificacin de los
alumnos. mismos.
Secretara
100
Proceso 1
101
Proceso 2
Proceso 3
102
Proceso 4
Proceso 5
103
Def inir Requerimientos acadmicos
Director
Administrador
Promotor
<<include>>
<<include>> Analizar costos e ingresos
Contador
Aprobar el Presupuesto Anual
104
Director
Contador
Definir Requerimientos de
materiales y equipos
Definir Requerimientos de
infraestructura
<<include>>
Definir Requerimientos
Promotor
Evaluar Adquisicin
Administrador
Aprobar adquisicin
Cotizar proformas
Proveedor
Registrar ingreso
Revisar pedido
105
Revisar reportes de asistencia del
personal
Administrador
<<include>>
Procesar planillas de
remuneraciones
106
Publicar fechas de matrcula
Director
Padre de familia
Llenar ficha de inscripcin
Aprobar inscripcin
<<include>>
<<extend>>
107
Diagrama de Casos de uso N5: Generar reporte de puntajes de alumnos.
Fuente: Elaboracin Propia
108
A continuacin se presenta el cuadro de los procesos ms relevantes que actualmente son
realizados sobre aplicativos o sistemas de informacin
Registro de pagos x
109
3.6.1.2. ANLISIS DE LAS NECESIDADES DE LA INFORMACIN
Fuente:Elaboracin Propia
110
MODELO DE DATOS
111
3.6.1.3. LISTADOS DE REQUISITOS
112
3.6.2. SITUACIN ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
113
Hoja de Clculo para el registro de puntajes de los alumnos
El mantenimiento de dicho aplicativo se har como
mnimo 2 veces al ao, cada vez que se inicie un
nuevo ciclo acadmico, se tendr que generar nuevas
Mantenimiento.
hojas de clculo por cada rea de estudios y este
siempre estar a cargo por personas externas a la
institucin.
El principal servicio que brinda es el reporte de
puntajes, dicho reporte es publicado para todo el
alumnado o entregado a cada padre de familia al
Nivel de servicio finalizar cada nivel acadmico. El sistema calcula el
orden de mrito de cada alumno esto sirve de apoyo
para el otorgamiento de becas al 1er puesto de cada
rea acadmica.
Los costos que implica la utilizacin de este sistema de registro
de notas:
La licencia de uso de Microsoft Office Professional Edition
2010 tiene un costo de $449.00 (S/ 1,500 aprox.)
Costos
El costo cobrado por el tcnico que tiene que generar el
reporte de puntajes y darle mantenimiento al aplicativo es de
:S/ 600.00
Costo por el mantenimiento anual del sistema: S/ 400.00
Tabla N9: Anlisis y Valoracin del aplicativo: Hoja de Clculo para el registro de notas
Fuente: Elaboracin Propia
114
Hoja de Clculo para el registro del pago de la matrcula
Seguridad de los datos. Se utiliza una clave, la cual es solicitada por el programa
para el manejo de la aplicacin, sta clave es manejada slo
por la secretaria y el Administrador.
Mantenimiento. El mantenimiento de dicho aplicativo se har como mnimo
1 vez al ao, cada vez que se inicie un nuevo ciclo
acadmico, y este siempre estar a cargo por personas
externas a la institucin.
Nivel de servicio La principal servicio que brinda es el registro de la
matrcula de los alumnos, en este proceso se clasifica a los
alumnos de acuerdo al rea acadmica a la cual desean
prepararse. Al finalizar este proceso se puede obtener un
reporte de alumnos matriculados por rea acadmica.
Costos Los costos que implica la utilizacin de este sistema de registro
de notas:
La licencia de uso de Microsoft Office Professional Edition
2010 tiene un costo de $449.00 (S/ 1,500 aprox.)
El costo cobrado por el desarrollo y mantenimiento del
aplicativo :S/ 500.00
Costo por el mantenimiento anual del sistema: S/ 400.00
Tabla N10: Anlisis y Valoracin del aplicativo: Hoja de Clculo para el registro de pago
de la matricula
Fuente: Elaboracin Propia
115
3.6.2.2. DIAGNSTICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
Utilizar una Base de Datos para almacenar los datos de los alumnos y sus
respectivos puntajes.
116
Utilizar una Base de Datos para almacenar los datos de los alumnos y sus
respectivos pagos de matrcula e inscripciones.
117
Leyenda: C= Creacin de datos U= Utilizacin de datos
Matriz N12: Matriz Procesos-Entidades
Fuente: Elaboracin Propia
118
Matriz N 13: Procesos Entidades de Datos reorganizada
Fuente: Elaboracin Propia
119
Sistemas de Informacin
Sistema Sistema de
Sistema de
Gestin Administracin
Contabilidad
Acadmica de R.R.H.H.
N Procesos
1 Matrcula de alumnos o ratificacin. X
2 Registro de puntajes de alumnos. X
3 Emisin de certificados de estudios X
4 Asignacin de cursos, docentes y horarios X
5 Generacin de reportes de puntajes X
Generacin de reportes anuales de la institucin:
nminas de matrcula, n de becados, n de
6 deudores, etc. X
7 Control de las asistencias del personal x
8 Contratacin de personal docente y administrativo x
9 Elaboracin de planillas de remuneraciones x
10 Registro de pagos X
11 Adquisicin de bienes, materiales y equipos X
12 Elaboracin del presupuesto anual de la institucin x
120
b. Tareas:
Registrar la matrcula de los alumnos nuevos y antiguos.
Reportar el listado de matriculados por rea acadmica.
Registrar los puntajes de los alumnos, por rea acadmica.
Emitir reportes de puntajes por cada evaluacin.
Consultar el nmero de alumnos por alto o bajo nivel.
Registrar la asignacin de cursos a docentes.
Registrar la elaboracin de horarios.
Emitir el reporte de horarios.
Realizar bsqueda del aspecto(s) en el cual la mayora de
alumnos presentan dificultades (calificacin menor del
mnimo).
c. Usuarios:
Secretaria.
Director
Docentes.
a. Objetivo.-
Contar con un sistema de informacin que permita gestionar
eficientemente los recursos de humanos de la institucin; lo cual
servir para controlar y supervisar el rendimiento de stos.
b. Tareas:
Registrar a los nuevos empleados.
Registrar el control de asistencia del personal.
Emitir el reporte de tardanzas y faltas por da y por empleado.
Registrar los permisos y licencias del personal.
Registrar las bajas o ceses de personal.
121
Consultar el historial del trabajador dentro de la institucin.
Registrar la asignacin del empleado a otro cargo o rea.
Registrar los demritos o sanciones del personal.
Calcular la planilla de remuneraciones de los empleados
Emitir las boletas de pago.
Emitir los reportes T-registro, PLAME, solicitados por
SUNAT.
Calcular las aportaciones y deducciones del trabajador y
empleador como son ESSALUD, ONP, AFP, Impuesto a la
renta de 5ta categora etc.
Calcular el pago de CTS, asignacin familiar, bonificaciones,
vacaciones u otros beneficios de los trabajadores de la
institucin acorde al contrato establecido.
Calcularla planilla de pago de trabajadores.
c. Usuarios:
Analista de planillas.
Contador
a. Objetivo.-
Contar con un sistema que permita llevar la contabilidad de la
institucin, identificando los ingresos y egresos durante el ao, lo
cual permitir identificar las ganancias o prdidas que se obtuvieron
durante un determinado ciclo acadmico.
b. Tareas:
Registrar el pago de las matrculas.
Registrar la compra de materiales y bienes.
122
Registrar los ingresos y gastos para el control del
presupuesto.
Registrar las facturas o comprobantes de pago emitidos y
recibidos por la institucin.
Emitir reportes de cuentas por cobrar
Emitir reportes de cuentas por pagar
Emitir reporte de flujo de caja
Emitir resumen mensual de libro mayor.
Emitir reporte anual de Balance General y Estado de Prdidas
y Ganancias
Registrar pago a proveedores, realizar consultas y
actualizaciones.
Calcular el pago de impuestos.
c. Usuarios:
Contador.
Tesorero.
123
3.7.2. PRIORIZACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
124
Tabla N12: Priorizacin de Sistemas de Informacin
125
3.7.3. ARQUITECTURA TECNOLGICA PROPUESTA
Hardware
Descripcin Cantidad Especificaciones
Computadora 15 de las cuales: Procesador Intel I3 3.6 GHz.
6(laboratorio de
computo) y 9 (para el Memoria Ram 4 GB.
rea administrativa) Disco Duro de 500 GB.
Software
Microsoft Office 2010
Adobe DesignPremiun CS4.
NOD 32 vs 8.0
126
3.7.3.2. SELECCIN DE LA ARQUITECTURA TECNOLGICA
A) Red de Comunicaciones.
rea N de estaciones
Laboratorio de computo 20
Administracin 1
Secretara 3
Contabilidad 2
Tecnologa y Sistemas 3
Total 29
Tabla N14: Nro de estaciones instaladas actualmente
Fuente: Elaboracin Propia
rea N de estaciones
Direccin 1
Impresiones 3
Coordinacin
4
acadmica
Servidores 2
Total 10
Tabla N15: Nro de estaciones nuevas
Fuente: Elaboracin Propia
127
b. Materiales y equipos de conectividad
128
esta solucin mejora los tiempos de respuesta al reducir el
nmero de peticiones de pginas a servidores remotos (las
pginas web son cargadas desde el servidor local).
c. Arquitectura de Red
129
Tabla N17: Opciones tecnolgicas para habilitar red de un rea sin red anterior
Fuente:(Ministerio de Educacin Enlaces, Centro de Educacin y Tecnologa, 2008)
130
Grafico N20: Diagrama Fsico de la Red de Datos
Fuente: Elaboracin Propia
131
o Soporte Sistema Operativo
Se puede concluir que tanto MySql como Oracle, son soportados por ms
sistemas operativos que SQL Server
o Tipo de licenciamiento
Propietario GPL
Microsoft SQL Server Si No
MySql Si Si
Oracle Si No
Se puede concluir que MySql posee los dos tipos de licencia, es decir la
licencia libre o gratuita as como puede ser tambin propietario. Esto es
beneficioso para la institucin, ya que se ahorrara una cantidad significativa
de costos en compra de licencias, lo cual no sucede con SQL Server y Oracle
que son de licencia propietaria.
o Caractersticas fundamentales
132
Integridad Funcio Procedimiento
Transacciones Triggers Unicode
Referencial nes s
Microsoft
SQL Si Si Si Si Si Si
Server
MySql Si Si Si Si Si Si
Oracle Si Si Si Si Si Si
133
3.8. PLAN DE ACCIN
3.8.1. DEFINICIN DE LOS PROYECTOS A REALIZAR
Objetivos
Condiciones Tcnicas
134
Beneficios
3 semanas.
reas afectadas con la ejecucin
Objetivos
Condiciones Tcnicas
135
Relacin con otros proyectos
Beneficios
Duracin
5 meses
reas afectadas con la ejecucin
Objetivos
Condiciones Tcnicas
136
Lenguaje de Programacin: PHP
Beneficios
Duracin
3.5 meses
reas afectadas con la ejecucin
Objetivos
137
Condiciones Tcnicas
Beneficios
Duracin
4 meses
reas afectadas con la ejecucin
Administrador, Contador.
138
E. Implementacin del Web Site Institucional
Objetivos
Condiciones Tcnicas
Beneficios
139
Acceder a un nuevo medio de comunicacin para informar a los
padres de familia y alumnos sobre diversos temas como actividades,
concursos, convenios, cronogramas de matrculas entre otros que
considere la institucin de importancia para ser publicada.
Duracin
2 meses
reas afectadas con la ejecucin
140
CRONOGRAMA DE PROYECTOS A IMPLEMENTAR
141
3.8.2. PLAN DE MANTENIMIENTO DEL PESI
Una vez establecido el plan de accin, se deben definir las acciones que permitan
mantener actualizado el Plan de Sistemas de Informacin a su terminacin, y
conocer el grado de avance de los proyectos que en l se han definido.
Todo ello se denomina Plan de Mantenimiento del Plan de Sistemas de
Informacin. En este plan de mantenimiento, se deben establecer los productos
finales del Plan de Sistemas de Informacin que se van a mantener actualizados,
el soporte para los mismos, y cundo y por quin van a ser modificados, as
como la frecuencia y situaciones en los que se debe revisar el plan de proyectos
y los responsables de hacerlo. (Ministerio de Administraciones Pblicas, 2002).
o Objetivo
o Participantes
Administrador
Director
o Cronograma
142
resultado del anlisis ser reportado al Promotor de la institucin educativa
para su evaluacin y control.
o Objetivo
o Participantes
o Cronograma
143
3.8.2.3. PROCEDIMIENTOS DE REVISIN Y MANTENIMIENTO DE
PROYECTOS DEL PLAN
Responsable
Jefe del Dpto. de Tecnologa y sistemas
Descripcin
Se presentarn informes sobre el avance de los proyectos cada fin de
mes durante los meses de desarrollo, la elaboracin de dichos
informes estar a cargo del Jefe del Dpto. de Tecnologa cuya funcin
es verificar que el desarrollo de los proyectos este dentro del
cronograma establecido.
Asimismo una vez finalizada la implementacin se presentar un
informe el cual detallar los requerimientos cubiertos por el sistema
para su correspondiente evaluacin.
El informe ser presentado ante el Director y Promotor de la
institucin.
Responsable
Jefe del rea de tecnologa
Director
Administrador
Promotor
Descripcin
En esta tarea se analiza el plan de proyectos planteado, con la
finalidad de determinar si las condiciones establecidas son las ms
adecuadas y definir algunos cambios o agregar nuevos proyectos de
acuerdo a las necesidades de la institucin vigentes.
144
La evaluacin del plan de proyectos deber realizarse cada ao,
debido a que los requerimientos de los sistemas podran variar o
podra ser necesaria la inclusin de algn nuevo proyecto, as como
la modificacin o eliminacin de algn proyecto ya planteado.
145
Factor
Riesgo de Consecuencias Medidas preventivas
Riesgo
146
Realizar backups de la data.
Adquisicin de UPS para el
servidor.
Inoperatividad de los procesos
Evaluacin peridica del
soportados por los sistemas de
sistema y equipos.
informacin.
Mantenimiento
Cada del No se pueden generar reportes o
4 Protegerse de la accin de
servidor realizar consultas.
spam, troyanos, hackers a
Demora en los procesos.
travs del uso de programas y
Prdida de tiempo trabajando
aplicaciones de medidas de
manualmente.
seguridad en el sistema.
Establecer clave de acceso a la
red
Adquisicin de UPS para el
servidor.
Corte Detenimiento de las operaciones.
Apagar los equipos que no
intempestivo 1 Falla de equipos.
estn en uso.
de luz Cada del servidor.
Realizar copias de seguridad
de la data.
Identificacin para la red con
clave de acceso.
Interrupcin Inoperatividad de los sistemas. Registro de toda la actividad
de la red o de 3 Transacciones no registradas. de la estacin de trabajo.
internet Prdida de informacin. Mantenimiento de equipos.
Monitoreo de correcto
funcionamiento de la red.
Contratar personal calificado.
Capacitaciones peridicas a
usuarios
Prdida de tiempo y dinero.
Prohibir la instalacin de
Falla de Realizar las operaciones
3 programas sin previa
equipos manualmente.
autorizacin.
Inoperatividad de los sistemas.
Controlar y/o restringir el
acceso a internet al personal.
147
IV. DISCUSIN DE RESULTADOS
148
Se analiz cada uno de los indicadores definidos en el Diseo de Contrastacin en el
Captulo III, los cuales describimos a continuacin:
Uno de los objetivos de este proyecto es promover la utilizacin de las T.I como
herramienta para incrementar los canales de comunicacin, por lo tanto con la
utilizacin de las T.I se propone acceder a otras alternativas de comunicacin entre
las cuales se proponen:
- Pgina Web Institucional: a travs de ella se mostrar informacin sobre la
institucin, actividades, eventos, reuniones a desarrollarse as como
documentos o links que sirvan de apoyo para padre de familia y alumnos.
- Correos electrnicos: Que sirve como alternativa de comunicacin para
absolver cualquier consulta en general.
- Foros educativos: Cuya finalidad es crear un centro de consultora virtual
para padres de familia y alumnos sobre temas especficos.
- Sistema Acadmico Web: que permitir acceder tanto a padres de familia
como a los propios alumnos, va internet desde el lugar donde se
encuentren, a la informacin acadmica del alumno.
Por lo tanto con la correcta utilizacin de las T.I. Se generaran nuevas alternativas
de comunicacin.
149
2.- Nmero de estaciones acadmicas con acceso a internet
Mide el nmero de computadores que poseen actualmente el servicio de internet y
el nmero de computadores que se planifica accedan a este servicio despus de la
ejecucin del Plan Estratgico de Sistemas de Informacin.
- Nmero de computadoras con acceso a internet actualmente: 0
- Nmero de computadoras que se planifica accesar a internet: 16(ver
Captulo III 3.7.2, seleccin de arquitectura tecnolgica).
150
- Nmero de trabajadores que actualmente usan aplicativos informticos: 2
(Secretaria, contador)
- Nmero de trabajadores que se planifica accedan a aplicativos informticos:
7(Director, Administrador, Secretaria, Contador, Analista de RRHH, Tesorero,
Docentes).
151
7.-Porcentaje del proceso de matrcula que se realiza de forma manual
En esta etapa analiza que porcentaje del proceso de matrcula se realiza de forma
manual este resultado se obtuvo a travs de la encuesta efectuada para analizar el
proceso de matrcula (Ver Anexo 1). De ello se obtuvo el siguiente resultado.
- Porcentaje del proceso de matrcula que se realiza de forma manual: 80%( Ver
Anexo 1)
- Porcentaje del proceso de matrcula que se realiza de forma manual despus de
la ejecucin del Plan de Sistemas de Informacin: 10 %
Este 10% corresponde a la fase de revisin de documentos en el proceso de
matrculas.
Estos dos factores principalmente son los que conllevan a los padres de familia a
elegir a la institucin Engels como la academia donde estudiaran sus hijos.
Los resultados son los siguientes:
152
- Promedio de alumnos matriculados por ciclo acadmico(los 4 ltimos ciclos
acadmicos) antes de la ejecucin del Plan Estratgico de S.I: 300 (ver Anexo I)
- Cantidad de alumnos matriculados por ciclo acadmico despus de la ejecucin
del Plan Estratgico de S.I: aprox. 400(Ver Anexo III)
153
V. CONCLUSIONES
154
5.1. La institucin muestra tener una posicin importante a nivel interno, debido que el
total ponderado es 2.66 mayor a 2.5. lo que indica que el desempeo interno de la
institucin es bueno. Sin embargo es importante resaltar que solo supera
ligeramente el valor mnimo que es 2.5.(Captulo3.4.2.3)
5.2. La institucin muestra tener una regular posicin a nivel externo, debido que el
total ponderado es 2.54, mayor a 2.5, esto indica que es importante la aplicacin de
estrategias que permitan contrarrestar las amenazas del medio.(Captulo3.4.3.2)
5.4. El Factor Crtico de xito del rea de informtica que influye en el logro de los
objetivos es: Poner en marcha el plan de sistemas de informacin que permitan
cubrir los requerimientos de informacin, acorde con el presupuesto de la
institucin. (Captulo 3.5.1.4)
155
as como mayor rapidez en la transferencia de informacin entre las reas de la
institucin. (Captulo 3.7.3.2).
156
VI. RECOMENDACIONES
157
6.1. Se recomienda cuanto antes la creacin del rea de tecnologa y sistemas para que
se encargue de la administracin de los recursos tecnolgicos de la institucin, la
cual debera estar a cargo de un ingeniero de sistemas o especialista en
administracin de redes y servidores.
6.4. Concientizar a todo el personal sobre los beneficios del uso de las tecnologas de la
informacin, como herramienta de apoyo en la realizacin de los procesos de la
institucin.
6.5. Realizar pruebas funcionales o integrales antes de poner a produccin los sistemas,
con el fin de reducir los riesgos en el manejo de los procesos.
6.7. Realizar convenios con las empresas productoras de software, para obtener las
licencias de stos.
158
VII. REFERENCIAS
BIBLIOGRFICAS
159
7.1. ALARCN, Vicen Fernndez. 2006.Desarrollo de sistemas de informacin: una
metodologa basada en el modelado. Espaa : UPC.
7.3. BERTALANFFY, L.1976. Teora general de los sistemas. Buenos Aires: Fondo
de Cultura Econmica.p.40
160
7.12. MAQUERA A, RENE N, 2003. Planeamiento Estratgico de la Tecnologa de la
Informacin aplicada al Instituto Superior Tecnolgico Pblico de Chancay,
Universidad Nacional Mayor de San Marcos Lima,.
7.16. NARANJO, Rodrigo. 2008. Ing. Rodrigo Naranjo Arango. Sitio Web Ing. Rodrigo
Naranjo Arango. [En lnea] 20 de Agosto de 2008. [Citado el: 24 de enero de
2015.]
http://rnaranjoa.com/documentos/fusm/Ingenieria_de_Sitemas/estrategia_empresar
ial/material_de_clase/8_DIAGNOSTICO_ESTRATEGICO.ppt..
161
VIII. ANEXOS
ENCUESTAS PARA DETERMINAR RESULTADOS
162
I.-Encuesta para analizar el proceso matrculas
3.- Ud cree que el tiempo que actualmente se utiliza en el proceso de matrculas puede ser
reducido?
a.- Si b.- No
Respuesta: a
5.- Qu parte del proceso de matrcula considera que puede obviarse o pudiera ser
automatizada?
Respuesta: La generacin de reportes.
163
II.-Encuesta para analizar el proceso generacin de reporte de puntajes
3.- Ud cree que el tiempo que actualmente se utiliza en el proceso de puede ser reducido?
a.- Si b.- No
Respuesta: a
5.- Qu parte del proceso considera que puede obviarse o pudiera ser automatizada?
Respuesta: La generacin de reportes.
164
III.-Encuesta para analizar el comportamiento de los padres de familia al elegir a la
institucin Engels Class para matricular a su hijo(a)
1.- Cul es el medio por el cual se enter de los servicios ofrecidos por la academia
preuniversitaria Engels Class?
a.- Radio b.- televisin c.- referencias
Respuesta: a
2.- Se informa constantemente sobre los puntajes obtenidos por su hijo en cada
simulacro?
a.- S b.- No c.-No opina
Respuesta: b
3.- Cundo se desea realizar alguna consulta a la institucin, porque medio preferira
realizarlo?
a.- Telfono b.-Medio electrnico c.- Personalmente
Respuesta: b
4.-Qu factores son ms importante para usted al momento de elegir a una academia
preuniversitaria para matricular a su hijo?
a.- Calidad en la enseanza y prctica contina con exmenes on line
b.- Prctica contina con exmenes on line y seguimiento de los puntajes obtenidos.
c.- Infraestructura adecuada.
Respuesta: b
165