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GUA PARA DISEAR ORGANIGRAMAS

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A. ALGUNAS REFLEXIONES

1. Organigramas

Constituyen la representacin grfica de la estructura orgnica de una

organizacin, o de una de sus reas y de las relaciones que guardan entre s,
los rganos que la integran

El organigrama es una representacin grfica de la estructura organizacional de

una organizacin, en la que se indica y muestra, en forma esquemtica, la
posicin de las reas que la integran, sus lneas de autoridad, relaciones de
persona, comits permanentes, lneas de comunicacin y asesora. Son
representaciones grficas de los diferentes niveles de autoridad que van de
mayor a menor jerarqua. Cada puesto o cargo se representa por medio de un
rectngulo que encierra el nombre del mismo, la unin de los cuadros mediante
lneas representa los canales de autoridad y responsabilidad.
Proporciona una fiel representacin de la divisin del trabajo, y la visualizacin
rpida de los siguientes aspectos:
a. Las posiciones dentro de la organizacin.
b. Cmo se agrupan las unidades.
c. Cmo fluye entre ellas la autoridad.

Tambin permite establecer las relaciones dentro de lo definido como

organizacin informal; aunque la eleccin del tipo de organigrama depende de
la finalidad y de la clase de presentacin que se pretende. En cuanto al grado
de detalles y de precisin, el organigrama clsico es decididamente el ms
adecuado.
2. Estructura Orgnica

Se refiere a la descripcin ordenada por jerarqua de las unidades

administrativas de una dependencia, entidad u rganos administrativos de una
unidad administrativa.

Se recomienda no usar las abreviaturas en los nombres de los rganos que

conforman la unidad administrativa. Se deber representar en primer lugar las
reas sustantivas y a continuacin las de apoyo.
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3. Ubicacin de las unidades de trabajo por nivel

La ubicacin podra depender de las particularidades y relaciones de trabajo de

cada organismo o institucin. Las teoras modernas de organizacin tienden a
recomendar las estructuras "achatadas" o de pocos niveles, para optimizar los
recursos. Por ejemplo, el proceso de reingeniera dirige la estructura de
organizacin hacia los procesos. Por lo tanto, su metodologa ignora las
representaciones de posiciones jerrquicas y se muestra de forma achatada. Se
tiende a eliminar estructuras altamente jerrquicas. El orden de colocacin de
las unidades de trabajo dentro de cada nivel en el diagrama no tiene ninguna
significacin particular

B. ESTRUCTURA DE UN ORGANIGRAMA

1. Las figuras geomtricas

Las figuras geomtricas simbolizan o representan a las unidades de trabajo que
componen la estructura de la organizacin dibujada en la grfica. Se debe
representar, adems, la relacin especial con organismos exgenos a dicha
organizacin. Las figuras sirven, adems, para expresar grficamente algunas
particularidades relativas a las unidades representadas. Las dimensiones dadas
a las diferentes figuras en un organigrama no tienen, en principio, ningn
significado especial. Es, pues, ms correcto representar todas las unidades de
trabajo utilizando figuras de la misma dimensin.
En la preparacin del diagrama se recomienda, adems, abstenerse de utilizar
una figura geomtrica para representar aquel componente de trabajo que
realiza una labor con carcter espordico. Ese es el caso, por ejemplo, de
grupos de trabajo como comits o juntas (internas en la institucin) a las cuales
se les asigna funciones particulares a desarrollarse en forma no recurrente.
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En stas, las personas desempean en adicin a la labor diaria y permanente,

actividades espordicas. La unidad regular de trabajo opera
ininterrumpidamente.
1.1. Figuras ms utilizadas para disear el organigrama de una
organizacin:
a. Rectngulo
1) Rectngulo formado por lnea contina
2) Rectngulo formado por lnea entrecortada
3) Rectngulo con lados dobles
b. Crculo
1) Crculo formado por lnea contina
2) Crculo formado por lnea entrecortada
c. Elipse
1) Representa un organismo subsidiario de otro.
Organismo Subsidiario es aquel que se crea bajo la
jurisdiccin de otro organismo, pero tiene personalidad
jurdica propia. Se entiende que est en una jerarqua
menor que el organismo que lo cre. Sus decisiones y plan
de trabajo responden a los intereses que tiene el organismo
mayor.

Es una figura que se est utilizando ms frecuentemente

para reflejar estructuras de organizacin grandes. Por
necesidades de diseo el cuadrado acomoda ms
adecuadamente las unidades de trabajo regulares en el
diagrama.
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2. Las lneas
Las lneas que unen los componentes orgnicos en el diagrama indican los
diferentes tipos de relaciones existentes entre stos, o lo que es lo mismo, entre
una figura geomtrica y otra. Los organigramas ms frecuentes suelen
presentar una sola clase de lnea, pero en algunos casos puede observarse la
existencia de distintos tipos de trazos, cada uno de los cuales representar un
tipo especial de relaciones.
Es recomendable considerar para dibujar las mismas:
a. El punto de origen y de terminacin de la lnea
El punto de arranque u origen ilustra donde radica la autoridad o de
donde surge la relacin especial que existe. El punto de terminacin
indica la unidad sobre la cual recae esa autoridad o el componente con el
cual se tiene la relacin especial. Dado que el vnculo jerrquico supone
una relacin de contenido bidireccional, no es necesario que las lneas
que lo representan terminen en flechas.
En el diagrama ramificado en vertical, que es el organigrama
comnmente utilizado en el Gobierno, la autoridad fluye de la parte alta
de ste hacia abajo (hacia la base) y la responsabilidad se manifiesta en
sentido ascendente, pero no es necesario expresar su doble orientacin.
Es importante que en el diagrama se refleje claramente esta lnea de
mando, con respecto a cada unidad de trabajo. Es importante, adems,
que la relacin principal de autoridad y responsabilidad se dibuje de
modo que todas las unidades de trabajo que dependan de un
determinado jefe o supervisor queden ligadas a ste por una sola lnea,
adecuadamente ramificada.

Jefe Jefe
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Correcto Incorrecto

Es conveniente no cruzar dos lneas que no tienen relacin. Al representar la

relacin entre dos o ms unidades, se debe evitar interrumpir la lnea que une
otras unidades. No obstante, si fuere necesario cruzar una lnea para ilustrar
dicha relacin, sta deber hacerse de forma diferente, o tal vez, mediante la
interrupcin de la lnea continua. Toda vez que sea necesario dicha interrupcin
se deber identificar con una flecha o asterisco. La relacin a ilustrarse deber
explicarse con nota al calce.

b. El tipo de lnea
La lnea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre
componentes. Cada uno de los tipos de nexos especiales representados
debe aparecer explicado en la leyenda.

1. Lnea continua - Se utiliza para ilustrar la relacin jerrquica normal

de autoridad, responsabilidad y subordinacin que existe entre los
componentes o unidades de trabajo de un mismo organismo o entre
el organismo en cuestin y otro exgeno.

Las unidades que son partes integrantes de la organizacin se

entrelazan con lneas continuas.
El vnculo principal de autoridad o la autoridad de lnea debe, en lo
posible, representarse mediante un trazo visiblemente ms grueso
que el que se utiliza para el diseo de las figuras geomtricas, tal
como se expresa a continuacin:
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2. Lnea discontinua

Se utiliza para representar varios tipos de relaciones especiales

entre componentes de una institucin, es decir, para representar las
relaciones que no suponen subordinacin, ni an funcional. Su uso
debe indicar al pie del organigrama el significado que se dara a
cada una de ellas. Debe tenerse presente, adems, que las lneas
discontinuas deben utilizarse de modo restrictivo o reservarse, en lo
posible, para los diagramas analticos.
Entre estas lneas se encuentran:
a) Lnea formada por pequeos trazos (-----)
b) Lnea formada por puntos (.....) - Representa la relacin
formal de coordinacin, y la de control tcnico.
c) Lnea formada por pequeos trazos y puntos (_._._.) -
Representa la relacin bien especial entre organismos,
donde el cuerpo rector del organismo adscrito ser
presidido por el ejecutivo del otro organismo.
3. Otras lneas
En los diagramas pueden dibujarse otros tipos de lneas, que se
utilizan para representar algunas relaciones especiales o para
indicar que la estructura de la organizacin tiene otras unidades o
componentes los cuales no aparecen recogidos en el organigrama.
Estas situaciones se pueden poner de manifiesto con:
a. Lneas continas y flechas

b. Lneas discontinuas y flechas

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c. Lneas discontinuas

3. Los nombres
Es importante la presentacin clara, breve y correcta del nombre de la
organizacin y de sus unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora
de presentarlas. Para ello se sugieren las siguientes consideraciones:
a. El nombre del organismo deber ser el que aparece en la ley o estatuto
que lo crea.
b. Los nombres de las unidades deben cotejarse para asegurarse que estn
correctamente identificadas. Las unidades debern designarse con
nombres que clara e inconfundiblemente indiquen el quehacer de la
unidad.
c. El nombre de la unidad debe siempre describir, en forma breve, la
funcin o funciones que se realiza en la misma para as facilitar la
comunicacin y el uso de la grfica. La nomenclatura debe reflejar la
funcin principal que se realiza en la unidad; no el puesto del
incumbente, excepto en el caso del alto nivel gerencial del organismo y
en alguna otra situacin muy especial.

CORRECTO INCORRECTO

Gerencia de Auditora Oficina del Auditor

Departamento de Contralora Oficina del Contralor

Seccin de Asesora Legal Oficina de Asesoramiento

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C. PASOS PARA DISEAR ORGANIGRAMAS

Para elaborar estos instrumentos administrativos, se deben realizar los siguientes

pasos.

a. Elaborar estructura organizacional descriptiva de la organizacin o unidades

que sea necesario
b. Identificar la necesidad de disear o elaborar el organigrama
c. Anlisis de primera versin del organigrama
d. Comparacin de organigrama con la descripcin de la estructura organizacional
e. Presentacin de versin final del organigrama
f. Distribucin de una copia del organigrama para todas las unidades
administrativas de la institucin o dependencia
D. CLASIFICACION DEL ORGANIGRAMA
Algunos autores los clasifican de la siguiente manera:
a. Por su Contenido
Estructurales
Tienen por objeto la representacin de los rganos que integran el
organismo social.
Funcionales

Indican en el cuerpo de la grfica, adems de los rganos, las funciones

principales que stos realizan.
De Integracin de Puestos

Sealan en cada rgano, los diferentes puestos establecidos, as como el

nmero de puestos existentes y requeridos.

b. Por el mbito de aplicacin

Generales
Representan slo a los rganos principales de la organizacin y sus
interrelaciones.
Especficos
Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la organizacin,
de una unidad o rea de la misma.
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c. Por su Presentacin
Vertical
Es el que muestra la jerarqua orgnica en sus diferentes niveles, desde el
ms alto, hasta el ms bajo.

Horizontal

Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha, ms que de arriba hacia

abajo.
Circular
En este se sita a la mxima autoridad en el centro de un crculo con lneas
horizontales de la grfica vertical, formando una serie de crculos
concntricos alrededor de la autoridad superior.
Mixtos
Se representa la estructura de la organizacin, utilizando combinaciones
verticales y horizontales.