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ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

Presentado por:

WILMER SALDAA HUAMN

Curso:

PROJECT MANAGEMENT

Docente:

JUANCARLOS CALLACN VERA


UNIVERSIDAD PRIVADA PROJECT
CSAR VALLEJO ACTA DE CONSTITUCIN MANAGEMENT

Ttulo del Proyecto:


ESCUELA AL DA 2017
Meta, Alcance y Objetivos:
Meta:
Lograr un entregable de la ms alta eficacia, que satisfaga las exigencias del cliente,
en el tiempo preconcebido.

Alcance:
El alcance del proyecto incluye el procesamiento y priorizacin de requerimientos, el
bosquejo, construccin y ensayo de un sistema para el monitoreo de la Gestin
Escolar, el cual permitir registrar Instituciones Educativas y usuarios, configurar
indicadores y sus formas de visualizacin. Adicionalmente, este sistema permitir
enviar documentacin en tiempo real y consultar el estado de estos en cualquier
momento a travs de valores numricos y despliegue de grficos de acuerdo a la
configuracin de cada indicador.

Objetivos generales:
Emprender un proyecto de software por medio del cual se pueda llevar a cabo un
monitoreo a las actividades de la Gestin Escolar, a travs del anlisis de los
valores de unas rbricas que permitan determinar el estado del mismo frente a
unos estndares de calidad que se hayan definido y as permita detectar y
gestionar el control de los fallos presentados en la Gestin Escolar.

Objetivos especficos:
Facilitar a la UGEL Cajamarca el monitoreo de la Gestin Escolar de manera
individualizada en funcin del estado de avance del conjunto de actividades que lo
componen.
Ofrecer mecanismos de consulta del estado de la Gestin Escolar presentando
grficamente y de diversas maneras el valor de sus indicadores de calidad.
Definicin de Condiciones, Restricciones y Supuestos del Proyecto:
El proyecto se compromete a ofrecer como resultado final un producto de calidad,
totalmente manejable y operativo.

Aunque para el desarrollo del proyecto se cuenta con un tiempo definido y con un
alcance que establece el usuario, por otra parte, el presupuesto es variable y se
puede ajustar de acuerdo al criterio del lder y condiciones del proyecto, siempre y
cuando sea apropiadamente justificado.

Se asumir que el cliente contar con la infraestructura necesaria que se requiere


para poner el sistema en ambiente de produccin para la fecha en la cual se
establezca la entrega del producto.
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La solucin contempla que deber poderse instalar el producto en los equipos de la


UGEL Cajamarca.

El sistema debe estar en capacidad de soportar hasta 50 usuarios en paralelo.


Miembros del Equipo:
Patrocinador: Gobierno Regional Cajamarca
Lder del proyecto: Wilmer Saldaa Huamn
Representantes de los usuarios: Luis Llaque Silva
Miembros del equipo: Wilmer Saldaa Huamn,
Jordi Saucedo Aguirre,
Walter Silva Bautista,
Walter Ortiz Gallardo,
Geiner Espinoza Tarrillo
Normas de Juego para el equipo:
Se concretaron las siguientes Normas para el grupo:
1.- Obtener consenso sobre los resultados del proyecto. Para que sea considerado
un xito, el proyecto debe tener metas definidas con claridad que especifiquen la
forma en que se ver cuando haya sido concluido.
Tambin se debe alcanzar el consenso, con los terceros interesados y los miembros
del equipo del proyecto, de que las metas y expectativa son las correctas.
2.- Reunir el mejor equipo de trabajo que se pueda tener. Contar con un equipo
de proyectos organizado de manera adecuada, deseoso de hacer las cosas y de
alcanzar el xito. Tener un equipo del proyecto que se avive pronto y se muestre
ambicioso a pesar de las situaciones adversas, o de prioridades en conflicto.
Usar sus mejores tcnicas y habilidades tcticas para encaminarse en la direccin
correcta.
3.- Desarrollar un plan completo y viable y mantenerlo actualizado. Un plan de
proyecto completo, adecuadamente detallado, es un elemento bsico para la
terminacin exitosa de cualquier proyecto. El plan ayuda a guiar el proyecto. Es el
documento que comunica las intenciones, tareas, necesidades de recursos y calendario
globales del proyecto. Sin un plan, es casi imposible dirigir un grupo para que alcance
una meta comn.
4.- Tener un calendario realista. Sin un calendario realista, El proyecto nunca
tendr xito: se le agotar el tiempo antes de que pueda volver a intentarlo. Puede
tener ms gente y comprar ms suministros, pero no puede producir ms tiempo, sin
importar lo que haga. No hay forma ms rpida de perder la credibilidad como
gerente de proyectos que cambiar el calendario sin que haya una buena razn real.
5.- Reuniones. Se efectuar dos reuniones semanales presenciales: Los lunes de
5:00 pm a 7:00 pm y los jueves de 6:30 a 8:30 pm en un sitio designado por la lder
del grupo con anterioridad.
6.- Reunin de seguimiento del proyecto. La reunin de seguimiento del proyecto se
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realizar los jueves de 6:00 pm a 6:30 pm, en el lugar establecido previamente con el
monitor. La asistencia a esta reunin es obligatoria, por tanto, en caso de NO
asistencia se aplican las normas definidas para la reunin semanal del grupo.
7.- Comunicacin. La comunicacin oficial se realizar a travs del correo
electrnico, el cual debe enviarse con copia a todos los miembros del grupo.
8.- Puntualidad. Ser puntual a las reuniones. Si algn miembro llega ms de 10
minutos tarde a cualquier reunin (sea presencial o virtual) sin previo aviso (mnimo 24
horas), dicho retraso ser considerado como una falta y tendr que pagar la multa de
S/. 0.50 por cada minuto tarde. El dinero ser recolectado por el lder del grupo y se
consignar en el acta de la reunin los minutos tardes como la multa pagada. El dinero
recolectado, se utilizar al final del proyecto para realizar una actividad de
integracin del grupo. Si alguien NO asiste a una reunin deber pagar la tarifa plena
de S/. 80.00.
9.- Mecanismo de toma de decisiones: Algunas decisiones se toman entre todos,
por medio de un consenso de grupo. Si un integrante NO se encuentra en el momento
de una reunin en donde hay consenso, deber aceptar y cumplir las decisiones que all
se hayan tomado. En caso de que la decisin que se debe tomar dependa en gran
medida de la persona ausente, el lder del grupo tendr la autoridad si as lo considera
de aplazar la decisin para la siguiente reunin.
10.- Asignacin de tareas: Cargas iguales de trabajo para cada miembro del equipo
y cada persona elige qu quiere hacer, debido a que unas personas tienen ms
experiencia en ciertos temas que otros. Si existen tareas que no las quiere nadie se
hace por consenso del grupo.
11.- Reporte de tareas. Todos los integrantes del equipo asumimos el compromiso
de tener el avance de las tareas los lunes antes de la reunin. El lunes en la reunin el
lder del proyecto har el seguimiento respectivo. Una vez culminada la tarea
asignada, deber cumplirse con el diagrama de flujo ya establecido para este
menester, el cual indica que cada miembro debe ingresar su tarea a la plataforma del
grupo y enviarle la notificacin al lder de planeacin, para que realice el registro de
cumplimiento y ste informar al lder de calidad para que realice el control de
calidad y con el visto bueno de ste se envi la notificacin al lder del grupo para que
reporte las tareas al sistema informtico y stas sean revisadas por el monitor del
proyecto.
Si algn miembro del grupo no enva la tarea terminada y con el visto bueno de
calidad, se considerar que no cumpli con la tarea asignada. Por tanto, se debe llevar
un registro de incumplimiento en las asignaciones medido en horas/das segn
corresponda. Para todos los entregables se definir fecha y hora de entrega. Cada
hora que pase despus de la fecha planeada de entrega se registrar. El valor de la
multa ser de S/.200 por hora. La fecha mxima de pago ser el da de la reunin de
seguimiento.
12.- Calidad de documentos: Todos los documentos generados deben ser aprobados
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por el lder de calidad y luego revisados por el lder del grupo antes de ser
entregados o publicados.
13.- Resolucin de conflictos: Si se presentan conflictos entre dos o ms personas
se podrn escalar al lder del equipo el cual podr personalmente intentar
solucionarlo, o podr ponerlo como un punto de la agenda de la reunin semanal.
Organigrama y definicin de Roles y Responsabilidades:
Los miembros del equipo han asumido un rol cuyas funciones estn claramente
establecidas y se dividen de la siguiente manera:

Figura 1. Organigrama equipo de trabajo ESCUELA AL DA

Lder del proyecto: Wilmer Saldaa Huamn


o Objetivo:

Satisfacer las exigencias del cliente y actuar como intermediario entre


este y el equipo de trabajo, para lo cual debe coordinar con el equipo y
asegurar que los ingenieros reporten los datos de los procesos que realizan
con el fin de gestionar un resultado satisfactorio de acuerdo a lo planeado.

o Caractersticas:

Comunicacin efectiva. Intercambio de informacin


Influencia en la organizacin. Capacidad para lograr que las cosas se hagan
Liderazgo. Desarrollar una visin y una estrategia, y motivar a las personas
a lograr esa visin y estrategia
Motivacin. Estimular a las personas para que alcancen altos niveles de
rendimiento y superen los obstculos al cambio
Negociacin y gestin de conflictos. Consultar con los dems para ponerse
de acuerdo o llegar a acuerdos con ellos
Resolucin de problemas. Combinacin de definicin de problemas,
identificacin y anlisis de alternativas, y toma de decisiones.

o Principales actividades:

Motivar a los miembros del equipo para que realicen sus tareas de manera

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adecuada.
Cuidar porque cada semana se genere el reporte semanal del proyecto.
Orientar al equipo en la asignacin de tareas y resolucin de problemas.
Actuar como facilitador y coordinador en las reuniones del equipo.
Liderar el equipo en la produccin del reporte del ciclo de desarrollo.
Actuar como ingeniero de desarrollo.

Administrador de Desarrollo Geiner Espinoza Tarrillo

o Objetivo:

Asegurar que la informacin del sitio web es correcta, segura y est


actualizada.
Trabajar estrechamente con diseadores y programadores y con los
departamentos de ventas y marketing.

o Caractersticas:

Ingeniero de software con experiencia en liderazgo de diseo y desarrollo


de proyectos.
Disponer de buenas habilidades de planificacin, priorizacin y organizacin.
Tener habilidades de TI.
Tener buenas habilidades comunicativas.
Tener la habilidad de trabajar estrechamente con diferentes personas
como diseadores, programadores y personal de marketing y ventas.
Tener buenas habilidades de liderazgo.
Ser capaz de mantener la calma y trabajar bien bajo presin.
Prestar atencin a los detalles.
Tener buenas habilidades con relacin a la expresin escrita.
Tener habilidades numricas para reunir estadsticas.
Ser creativo y entusiasta.

o Principales actividades:

Guiar al equipo en la produccin de una estrategia de desarrollo.


Liderar el equipo para producir un estimado preliminar en capacidad y
tiempo de los productos a elaborar.
Liderar el equipo para producir un diseo de alto nivel.
Liderar el equipo para producir la especificacin del diseo (SDS)
Orientar el trabajo de pruebas que deben ejecutar los desarrolladores.
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Administrador de Planeacin Jordi Saucedo Aguirre

o Objetivo:

Guiar a los miembros del equipo en la planeacin y seguimiento de su


trabajo.

o Caractersticas:

Gusto por la planeacin de tareas.


Habilidades para el procesamiento de datos.

o Principales actividades:

Redaccin de la propuesta.
Planeacin y calendarizacin del proyecto.
Costeo del proyecto.
Supervisin y revisin del proyecto.
Seleccin y evaluacin de personal.
Redaccin y presentacin de informes.
Realizar el seguimiento al plan establecido.
Actuar como ingeniero de desarrollo.

Administrador del Proceso / Calidad Walter Silva Bautista

o Objetivo:

Apoyar al equipo en la definicin de un plan de calidad, y un seguimiento a la


calidad del proceso y del producto.

o Caractersticas:

Inters por crear software con calidad.


Contar con experiencia en inspeccin de programas y mtodos de revisin
de los mismos.

o Principales actividades:

Armonizar la Poltica de Calidad con los requerimientos del Sistema de


Gestin de Calidad.
Liderar el proyecto para asegurar la calidad en la empresa.
Advertir oportunamente de los defectos de calidad encontrados.
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Establecer estndares y velar por el cumplimiento de los mismos.


Revisar y aprobar todos los productos generados antes de publicarlos.
Registrar todas las reuniones del equipo.
Actuar como ingeniero de desarrollo.

Administrador de Soporte Walter Ortiz Gallardo

o Objetivo:

Establecer, conseguir y administrar las herramientas tecnolgicas y


administrativas necesarias para cumplir las tareas establecidas.

o Caractersticas:

Inters en la investigacin de mtodos y herramientas de trabajo.


Experiencia en el uso de herramientas en un proyecto de desarrollo de
software.

o Principales actividades:

Mantener el ambiente de desarrollo tanto de hardware, como de software.


Realizar copias de respaldo.
Montar repositorio de las herramientas utilizadas en el proyecto.
Administrar cuentas de usuarios (instalacin y mantenimiento de cuentas).
Comprobar que los perifricos funcionan correctamente.
En caso de fallo de hardware, designar los horarios de reparacin.
Monitorear el rendimiento del sistema.
Crear sistemas de ficheros.
Instalar el software.
Crear la poltica de copias de seguridad y recuperacin.
Mantener el sistema de administracin de problemas y rastreo de riesgos.
Actuar como ingeniero de desarrollo.
Requerimientos del Proyecto:
Se autoriza al lder del proyecto para que en cualquier momento solicite al cliente
cualquier documento que sea vital para el desarrollo del proyecto, por su parte el
cliente se compromete a hacer entrega del mismo a la mayor brevedad posible con el
fin de no impactar de forma negativa en el desarrollo del proyecto mismo.

El lder del proyecto se hace responsable por la elaboracin del plan de proyecto que
incluye una descripcin de las tareas a realizar, la agenda o cronograma de desarrollo
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de las mismas, el presupuesto con su respectivo plan de gastos, la asignacin de


recursos, el plan de administracin de riesgos y el plan de calidad.
Debido a que este es un proyecto de misin crtica para el cliente, tanto el
Patrocinador como los Usuarios representativos, se comprometen a ofrecer toda su
colaboracin al lder del proyecto para que el resultado final sea entregado a tiempo,
cumpliendo el alcance definido y con altos estndares de calidad.
Matriz de Riesgos:

PROBABILIDAD
PRIORIDAD

IMPACTO
RIESGO

DESCRIPCIN PLANES DE CONTINGENCIA

Falta de Es posible que todos los Se le preguntar a cada miembro que


equidad miembros del grupo tanta experiencia y conocimiento
en no cuenten con la tiene en los diferentes lenguajes
cuanto al misma experiencia y utilizados, con el fin de asignar
conocimi conocimiento de los tareas de acuerdo a los
ento de lenguajes y conocimientos, destrezas y
Medio

Alta

los 3 herramientas habilidades de cada persona. Si


lenguajes utilizadas. Si esto alguno de los integrantes tiene un
y sucede, el tiempo de alto conocimiento de alguna de las
herramie desarrollo en herramientas, el lder evaluar la
ntas general puede conveniencia de programar
utilizada incrementarse sesiones de entrenamiento de las
s significativamente. herramientas.
Problemas Se debe considerar la Instalar un repositorio de cdigo,
tcnicos posibilidad de que datos y documentos, con los
se presenten niveles de seguridad adecuados,
problemas tcnicos poltica de permisos y backup
Medio

Baja

4 como fallas en los definidas.


equipos de cmputo,
prdida de
informacin, cortes
de energa, etc.

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Problemas de 2 Los problemas de El lder del grupo debe dar


Comunica comunicacin dentro participacin a los miembros del
cin del grupo, pueden grupo en cada reunin, con el fin
provocar una baja de conocer los diferentes puntos
en la productividad de vista de cada persona y que se
e incumplimiento de establezca un dilogo sano y
las tareas del amigable. Los acuerdos y
proyecto y por ende responsabilidades deben ser

Baja
Alto
de los objetivos del comunicadas a todos los
grupo. integrantes del grupo, con el fin
de evitar malos entendidos. Si el
lder detecta que un integrante
del grupo tiene alguna dificultad o
existe alguna rivalidad, se debe
hablar con cada persona y tratar
de resolver los conflictos en el
menor tiempo posible.

Aprobado por:

___________________________ Fecha: 27 de junio de 2017


Wilmer Saldaa Huamn
Lder del Equipo

____________________________ Fecha: 27 de junio de 2017


Geiner Espinoza Tarrillo
Administrador de Desarrollo

____________________________ Fecha: 27 de junio de 2017


Jordi Saucedo Aguirre
Administrador de Planeacin

Wilmer Saldaa Huamn Acta de Constitucin de Proyecto Escuela al Da 2017


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CSAR VALLEJO ACTA DE CONSTITUCIN MANAGEMENT

____________________________ Fecha: 27 de junio de 2017


Walter Silva Bautista
Administrador del Proceso/Calidad

____________________________ Fecha: 27 de junio de 2017


Walter Ortiz Gallardo
Administrador de Soporte

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