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SEMANA 1
NDICE
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Funciones de la Administracin de Operaciones
APRENDIZAJES ESPERADOS
Se espera que al finalizar esta semana de trabajo el alumno sea capaz de:
INTRODUCCIN
Al estar interactuando con un mercado cambiante, integrado en forma global y abierto al
comercio internacional, este se torna muy competitivo y exigente de respuestas oportunas,
eficientes y efectivas. Por lo tanto, las empresas deben necesariamente optimizar sus
procesos, alinear y focalizar sus recursos en las actividades de valor y realizar los cambios en su
estrategia, estructura, procesos, etc., de modo de poder mantener un nivel de competitividad
y viabilidad en el tiempo.
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conforme a ello y, en tercer lugar, debe tener control sobre todos los recursos disponibles y
utilizar las tcnicas cuantitativas existentes para gestionar las operaciones (mantener la
continuidad), minimizar los riesgos en la toma de decisiones y aumentar la productividad de la
empresa.
En general, son actividades dentro de un proceso y en toda la cadena de valor agregado que
desarrolla la organizacin, que va desde la recepcin de materias primas hasta la entrega a
clientes de los productos terminados finales y recuperacin del monto o valor de la venta.
Su secuencia lgica y la forma en que se realizan estn definidas por los procedimientos de
operacin. Por otra parte, un sistema de control se monta o aplica sobre los procesos,
procedimientos, funciones y tareas relevantes, buscando eficiencia y productividad.
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Dado lo anterior existe una relacin directa entre un proceso los procedimientos que alberga
el proceso en cuestin las funciones que son parte de cada procedimiento de operacin y las
tareas o actividades correspondientes a cada funcin realizada. Como se podr apreciar existe
una concatenacin (en cascada) de los elementos antes mencionados: Fuente: Material
elaborado: Navas, Marco (2012).
Proceso 1, incluye a:
Procedimiento 1.1
Procedimiento 1.2
Etc.
Procedimiento 1.1, incluye a:
Funcin 1.1.1
Funcin 1.1.2
Funcin 1.1.3
Etc.
Por ejemplo:
a) Un gerente de rea se manejar y entender a nivel de procesos.
b) Un jefe de departamento se manejar y entender a nivel de procedimientos.
c) Un jefe de unidad o supervisor de rea se manejar y entender a nivel de funciones.
d) Un operario o administrativo se manejar o entender a nivel de tareas o actividades.
2. QU ES LA ADMINISTRACIN DE OPERACIONES?
Es la administracin y control de la complejidad y variedad de los procesos operacionales. La
administracin de operaciones se relaciona con: Fuente: Material elaborado: Navas, Marco (2012).
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Con la distribucin de los bienes y servicios a los clientes finales.
Con el abastecimiento de todos los elementos necesarios para ejecutar efectivamente las
operaciones.
Con la mantencin de los activos operacionales.
En general, se relaciona con todas las etapas y los procesos presentes en la cadena de
abastecimiento o Supply Chain.
Un administrador de operaciones debe siempre estar atento a las condiciones externas (de la
industria), condiciones internas (de la operacin) y ser obsesivo en el control de los costos y
gastos operacionales. Fuente: Material elaborado: Navas, Marco (2012).
3. QU ES UN PROCESO OPERACIONAL?
Es un conjunto de tareas o actividades agrupadas bajo un objetivo comn que convierte la
informacin disponible, los recursos fsicos existentes (infraestructura, mquinas,
herramientas, materiales, insumos, mano de obra, etc.) y los recursos monetarios asignados,
en productos y servicios terminados o semielaborados. Siempre un proceso estar integrado
por un flujo de informacin y un flujo de materiales y, siempre un proceso generar un output
(salida). Fuente: Material elaborado: Navas, Marco (2012).
Por lo tanto, un proceso transforma los recursos seleccionados tales como mano de obra,
materias primas, insumos, bienes de capital (mquinas y herramientas), tecnologa,
infraestructura, etc. en productos y servicios terminados o semielaborados. Esta operacin se
muestra en el diagrama siguiente: Fuente: Material elaborado: Navas, Marco (2012).
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Un proceso de operacin est conformado por varios procedimientos de operacin. A su vez,
un procedimiento de operacin conlleva la ejecucin de varias funciones. Finalmente una
funcin demanda la realizacin de varias tareas o actividades. Es decir, un proceso se define en
forma de cascada o est concatenado hasta llegar a la unidad mnima que es la tarea o
actividad.
Tambin un proceso puede verse como una serie de tareas o acciones diversas, las cuales
obedecen a una lgica (algoritmo, secuencia, etc.) y a un objetivo predeterminado. Fuente:
Material elaborado: Navas, Marco (2012).
CT 1 CT 2 CT n
Actividad 1 Actividad 1 Actividad 1
Actividad 2 Actividad 2 Actividad 2
INICIO Actividad m Actividad m Actividad m FIN
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Esta revisin de elementos claves se realizar con una visin de lo general a lo particular.
4.1. LA MISIN
Es la razn de ser o de existir de una empresa. A travs de ella se explica la esencia de la
organizacin. Por lo tanto, toda organizacin debe contar con una misin explcita y formal, y
todo departamento y persona de la organizacin la debe conocer. De esta manera, dicha
unidad organizativa podr guiar sus actividades en pos de dicho compromiso de carcter
general.
La misin establece una relacin entre la empresa y sus clientes a travs de la definicin de un
compromiso de produccin y comercializacin de un bien o de un servicio y este vnculo en el
largo plazo posibilita la generacin de negocios y actividad productiva/comercial.
Es fundamental y crtica para el negocio que la misin sea conocida por toda la organizacin.
Luego las respuestas se estructuran y concatenan en forma lgica dando origen a una frase
coherente y con sentido que se traduce en la misin de la organizacin. Al revs, una misin
bien definida debe dar respuesta a las cuatro preguntas indicadas anteriormente.
4.2. LA VISIN
Otro elemento importante a definir para toda organizacin es la visin. Este es el estado ideal
que se quiere alcanzar o llegar a ser en un futuro lejano o cercano. La visin plantea un
objetivo deseado que todos los departamentos y el personal de la organizacin deben
procurar alcanzar a travs de las contribuciones individuales de cada uno de ellos.
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Una posicin competitiva que se quiere lograr, por ejemplo, el liderazgo de la industria, ser
el primero.
Un negocio que se quiere desarrollar, por ejemplo, una nueva unidad de negocio que se
desea implementar o un nuevo producto o servicio que se quiere lanzar al mercado.
Un estado del arte o know how (que se entiende como el saber hacer) que se quiere
dominar o alcanzar con el objetivo de diferenciarse del resto de los competidores
relevantes, etc.
Los valores de la empresa son los pilares ms importantes de cualquier organizacin. Con ellos
en realidad se define as misma, porque los valores de una organizacin son los de sus
miembros y, especialmente, los de sus dirigentes.
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4.4. LOS OBJETIVOS
Los objetivos son un propsito general y comn que se desea alcanzar, es decir, son los fines
hacia los cuales se deben dirigir las distintas actividades, foco, esfuerzos y recursos de la
organizacin.
Este propsito general se puede lograr en el mediano y largo plazo, para lo cual se fijan metas.
Ese propsito general guiar las acciones de toda gerencia, departamento o unidad
organizativa, por lo cual, plantear los desafos que se necesitan alcanzar para luego
estructurar las operaciones y gestionar los recursos y procesos involucrados.
Las metas son un propsito especfico y particular que se debe alcanzar para el logro de los
objetivos planteados. Por lo tanto, el objetivo general se traduce y relaciona con varias metas
especficas.
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Un plazo de ejecucin.
Revisiones peridicas para su retroalimentacin.
4.6. LA POLTICA
Son normas o pautas de accin que encauzan el comportamiento de todos los miembros de la
organizacin y, por ende, de la organizacin misma. Establecen el rayado de la cancha y
acotan las decisiones, es decir, definen un rea dentro de la cual deben tomarse las decisiones.
Las polticas deben ser congruentes con los objetivos generales y deben contribuir a su
cumplimiento.
4.7. LA ESTRATEGIA
Las estrategias son los programas generales de accin y despliegue de recursos para obtener y
lograr el cumplimiento de las metas correspondientes al objetivo planteado. Es decir, son los
cursos de accin o los caminos a seguir para el logro de los objetivos.
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Las estrategias definen actividades o tareas a desarrollar y dan respuesta al qu voy hacer?,
cmo lo voy hacer?, cundo lo voy hacer? y dnde lo voy hacer?
Como se ve, para ir de la situacin inicial A a la situacin final B, se define uno o varios
objetivos, los cuales se traducen en varias metas cuyo cumplimiento se da en el corto a
mediano plazo. Las polticas restringen la toma de decisiones y definen un marco en donde
moverse y desempearse. La misin no cambia y es nica, pero la visin puede ir cambiando
en la medida que la organizacin va definiendo distintos estados deseados u objetivos, o va
enfrentando distintos escenarios. Finalmente, las estrategias articulan las operaciones a la luz
de la visin, los objetivos y las metas.
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El siguiente diagrama muestra la interrelacin entre los conceptos al interior de la empresa u
organizacin.
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Se asocia con un rumbo proyectado para la organizacin como un todo, con una informacin
que puede cambiar las acciones que realiza la organizacin, o bien, con una decisin que
impactar el futuro de la organizacin.
5. LA GESTIN
Qu es gestin? Se reconoce a travs de la funcin de administracin clsica, es decir, nace
de la funcin administrativa que reconoci Henry Fayol, por lo cual, segn Farol sta se define
a travs de las siguientes funciones:
Planificar.
Organizar.
Dirigir.
Coordinar.
Controlar.
Cabe sealar que, Henry Fayol (Estambul, 1841 - Pars, 1925) fue un ingeniero y terico de la
administracin de empresas y fundador de la administracin clsica. Es sobre todo conocido
por sus aportes en el terreno del pensamiento administrativo. Expuso sus ideas en la obra
Administracin Industrial y General, Editorial Espasa Calpe Argentina, publicada en Francia en
1916.
Los siguientes conceptos emergentes se han integrado con las cinco funciones de la
administracin clsica dando origen al concepto de gestin:
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2. Gestin de calidad, que corresponde a la administracin de la calidad integrando
herramientas estadsticas y bajo el concepto cliente proveedor.
3. Reingeniera, que corresponde al diseo e implementacin de procesos con base cero, es
decir, hacerlos de nuevo sin considerar lo existente.
4. Benchmarking, que corresponde al estudio e implementacin de las mejores prcticas de la
industria.
5. Visin holstica, que corresponde a un anlisis que va de lo general a lo particular.
6. Generacin de sinergias, que corresponde a la bsqueda que elementos, situaciones,
fuerzas, etc. que logren que la suma del todo sea mayor a la sumas parciales individuales de
la partes componentes.
7. Integracin de la relacin interna cliente-proveedor, que corresponde a la visin de que
cada estacin o celda de trabaja es o acta simultneamente como un cliente y proveedor.
Por lo tanto, la gestin lleva implcita tareas de planeacin, de supervisin y de accin, ya que
hay que hacer que las cosas sucedan de acuerdo a lo planeado y aqu interviene la gestin o
capacidad de articular los elementos y recursos al interior de la organizacin.
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A continuacin se describen las cinco funciones que intervienen y definen la gestin:
[Fuente: Chiavenato Idalberto. (1999). Introduccin a la Teora General de la Administracin. (5ta.
Edicin). Editorial Mc. Graw Hill]
5.1. PLANIFICAR
La planificacin est asociada al futuro y obedece a un conjunto de objetivos que se desean
lograr, los cuales, a su vez, se traducen en una serie de metas especficas.
La planificacin involucra una decisin que se va a tomar HOY pero que va afectar MAANA.
En la prctica:
a) Se programa el da de trabajo.
b) Se programa la semana.
c) Se planifican las vacaciones.
5.2. ORGANIZAR
Est asociado a estructurar el factor o recurso humano, material y financiero dentro de la
organizacin en forma coherente y consistente con los objetivos y metas planteadas.
Da respuesta a un orden lgico y racional de modo de hacer que las cosas sucedan de acuerdo
a lo planificado. En trminos prcticos, est ligado al ordenamiento de un puzle en donde cada
pieza representa una actividad que demanda recursos.
5.3. DIRIGIR
La direccin corresponde al lineamiento de modo de mantener y asegurar la actividad de
manera eficiente y efectiva entre todo el personal de la organizacin. Requiere de una lnea de
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mando, que est representada por un organigrama o estructura organizacional, de autoridad o
poder y de una capacidad para llevarla a cabo en forma eficiente y efectiva.
5.4. COORDINAR
La coordinacin est asociada a la cohesin y a la unificacin de las actividades desarrolladas
por el personal al interior de la organizacin. Esta requiere de un proceso de comunicacin
efectivo, de una necesidad interrea y de un proceso de negociacin.
Los equipos de trabajo o unidades organizacionales deben coordinar sus esfuerzos, recursos y
acciones de modo asegurar el xito y cumplimiento de los objetivos. Bajo esta funcin est
implcito el principio de que el todo es ms que la operacin de unidades independientes y es
fundamental la bsqueda de sinergias.
Los beneficios de una buena coordinacin son la disminucin de conflictos, rebaja de los
recursos asignados (disminucin de los gastos ya que no hay una doble ejecucin de
procedimientos y funciones) y cumplimiento de las metas fijadas.
5.5. CONTROLAR
Fuente: Material elaborado: Navas, Marco (2012).
6. LA FUNCIN DE CONTROL
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La funcin de control corresponde a una medicin y correccin del desempeo operativo, de
modo de asegurarse de que se cumplan los objetivos y planes diseados. Esta funcin requiere
de una accin al detectar una desviacin.
Por ejemplo: la funcin de control aplicada sobre el proceso de calidad, mide la variable Nivel
de Rechazo del Producto Final o Nivel de Artculos Defectuosos.
7. LA PRODUCTIVIDAD
Fuente: Material elaborado: Navas, Marco (2012).
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En trminos prcticos, un indicador o ndice de productividad es un ratio o un cociente, en
donde generalmente su resultado final se origina debido a la divisin de un resultado parcial
respecto de un parmetro.
Un buen indicador es aquel que resulta clave para medir el desempeo de un objetivo
estratgico. Por ello se habla de Key Performance Indicators (KPI). Se debe tener como
indicadores aquellos que realmente sirven para saber si se avanza en la estrategia. Por lo
anterior, sus caractersticas son las siguientes:
Deben ser lo ms cuantitativo o lo ms numrico posible.
Consistentes con la estrategia.
Simples.
Pueden ser uno o ms indicadores.
Pensados como un sistema de gestin.
Deben tener o disponer de suficientes datos que respaldan su clculo.
Un factor crtico de xito es una situacin, una variable, un concepto o un elemento que no
puede fallar ni faltar en la ejecucin de un proceso, ya que, de lo contrario, se afectara el
producto o servicio final entregado en trminos de su cantidad, calidad, tipo, caracterstica,
funcionalidad, etc.
COMENTARIO FINAL
Como usted pudo apreciar el concepto de administracin de operaciones se desarrolla a lo
largo de toda la cadena de valor de la empresa y en particular al interior de cada
departamento, gerencia o unidad organizacional.
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El rol que juega el administrador de operaciones es clave y crtico en la gestin operativa del
negocio, su impacto repercute directamente sobre los resultados finales de la organizacin.
Los procesos operacionales estn conformados por procedimientos operacionales, a su vez, los
procedimientos operacionales estn compuestos por funciones operacionales y finalmente, las
funciones operacionales estn integradas por tareas o actividades operacionales.
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REFERENCIAS
Davis, M.; Aquilano, N.; & Chase, R. B. (2001). Fundamentos de direccin de operaciones.
Madrid: McGraw-Hill.
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