Documento. Concepto y tipologa.

El conjunto del conocimiento humano, de los mensajes colectivos, materializados en un soporte fsico y conservados a
del tiempo, constituye el patrimonio documental. Un patrimonio integrado por documentos que los profesionales de la
Documentacin tratan con el objeto de garantizar su conservacin y su difusin.

El documentalista acta sobre los documentos pues estos son el vehculo de la informacin. Aunque podramos discutir
cambios que se estn produciendo en relacin con los conceptos clsicos de documento, provocados por la introducci
masiva de tecnologas informticas y de telecomunicacin, lo cierto es que de una forma o de otra hay que trabajar con
documentos y, como documentalistas, generar nuevos documentos. Los documentos fijan el conocimiento y el saber y
garantizan su conservacin.

Definiciones de documento.

Documento es todo objeto que ofrece informacin. Es una nocin compleja, difcil de delimitar. El origen etimolgico de
palabra est en el trmino latino "docere", que significa "ensear".

"todo escrito que sirve de prueba o informacin" (Diccionario Robert)

"todo elemento de conocimiento o fuente de informacin registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para con
estudio o prueba." (Union Franaise d'Organismes de Documentation)

"todo mensaje -icnico o simblico- incorporado a un soporte permanente y empleado con una finalidad informativa"
(Martnez Comenche)

"Informacin registrada que puede considerarse como unidad en un proceso de documentacin" Norma UNE 50-113-92
tendiendo Documentacin como "Recogida y tratamiento de informacin registrada, de forma continua y sistemtica y q
permita su almacenamiento, recuperacin, utilizacin y transmisin".

Y aunque tradicionalmente la nocin de documento ha ido unida a la de escrito, actualmente el concepto de escritura se
contempla desde una perspectiva ms amplia y es denominado documento a la conjuncin de cualquier tipo de materia
susceptible de vehicular informacin. De esta manera ya no slo consideramos documentos a los textos, fotos, pelcula
sino tambin a los nuevos soportes multimedia y a las nuevas formas de transmisin de informacin como los archivos
informticos o las pginas web.

El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la humanidad y, si bien hay otras fuentes suscep
de ofrecer informacin, como demandas a personas u organismos, asistencia a conferencias, programas de radio o TV,
incluso estas tendrn su origen en documentos.

Canales de comunicacin

No estructurados Persona a persona Conversacin cara a cara

De una a varias personas Grupos reducidos

 Privada Personas conocidas

De varias a varias personas Discusin en grupo

Informacin indirecta o audiovisual Una o varias personas y un medio

Estructurados
Informacin documental Publicada o no publicada

Elementos que configuran un documento:

Elementos materiales: El soporte del documento y el vehculo que lo transporta.

Elementos grficos: La forma en que la informacin se expresa en el soporte: pueden ser letras, nmeros, punt
pixels, etc.

Elementos lingsticos: El trmino lenguaje en un sentido amplio: lenguaje escrito, audiovisual, pero tambin idi
software, etc...

Elementos intelectuales: Es el contenido que el documento quiere transmitir.

Caractersticas de los documentos.

Caractersticas fsicas: Tienen relacin con los elementos materiales y grficos. Es imprescindible su conocimie
por parte de los profesionales de la documentacin pues de una buena conservacin de los soportes derivar u
correcta conservacin de los documentos. Son caractersticas genricas, como la naturaleza del documento (Te
grfica, sonora, audiovisual, informtica...); o bien otras ms especficas, relacionadas con el soporte (papel,
plsticos, magnticos, pticos...) como el tamao, peso, movilidad, grado de resistencia, modo de produccin,
dependencia tecnolgica, periodicidad...

Caractersticas intelectuales: Se relacionan con los elementos lingsticos e intelectuales. Objetivo, contenido,
autora, modo de difusin, accesibilidad, originalidad.

Tipologa de los documentos.

1. Documentos primarios. Son aquellos que contienen informacin nueva y original que no ha sido sometida a nin
tipo de tratamiento documental posterior (resumen, seleccin, interpretacin, etc.). Son documentos primarios l
libros, revistas, peridicos, programas de radio o televisin, pelculas, pginas web o archivos grficos o textual
ordenador. Tambin son documentos primarios la literatura gris, documentos que no siguen los canales habitua
publicacin y difusin (Actas de congresos cientficos, cuadernos de laboratorio, informes cientficos, informes
internos, ediciones tcnicas como normas, patentes o marcas, preprints, separatas, tesis doctorales y otros trab
de investigacin universitaria y, en cierto modo, las publicaciones oficiales.

2. Documentos secundarios: Son documentos cuyo objetivo es hacer referencia a los documentos primarios, por l
no existiran sin ellos. Ofrecen informacin factual o referencial sobre los documentos primarios y son el resulta
las operaciones propias del anlisis documental (descripcin documental, indizacin, resumen analtico). Son
documentos secundarios los listados de referencias de libros de bibliotecas o libreras, las bibliografas, los ndi
los boletines de programacin de televisin o la cartelera cinematogrfica. Las bases de datos cientficas son ta
 documentos secundarios y los ndices de URL's realizados por los grandes buscadores de Internet son tambin
secundarios.

3. Obras de consulta o de referencia. En las clasificaciones tradicionales las obras de referencia suelen aparecer
secundarias, lo cual tiene sentido porque no son primarias ya que la informacin no es nueva ni original, sino
recopilada por diversos procedimientos a partir de fuentes variadas previamente existentes. Sin embargo tampo
son estrictamente secundarias porque suministran informacin. En ellas, no obstante, intervienen procesos ana
documentales que determinan la forma de presentacin y acceso a la informacin que transmiten.

Documento y tecnologa. Edicin electrnica. Documento virtual. Hipertexto.

Con la generalizacin del uso de la tecnologa informtica en todas las esferas de la vida cotidiana los nuevos documen
han transformado en algo natural en nuestra vida y en nuestras actividades. El ordenador domstico, Internet y todas su
aplicaciones, han introducido una nueva forma de comprender los documentos, de tal manera que el papel est dejand
ser el soporte por excelencia. Leemos revistas y peridicos en la Red, nos enviamos mensajes de correo electrnico,
consultamos textos que estn en formato digital. Empieza a ser un lugar comn la idea de que las publicaciones electr
van a sustituir a las publicaciones tradicionales...

Normas para el tratamiento de publicaciones y documentos electrnicos.

Un documento electrnico es una coleccin de "pginas" contenidas en un soporte electrnico que, para su visualizaci
requieren una pantalla grfica o textual y unos dispositivos de emisin de sonido, segn el tipo de informacin que
contengan. Aunque mantienen el concepto bsico de documento permiten disponer de una estructura no lineal, la cual
permitir decidir el orden en el que queremos leer la informacin. Cuando se habla de objetos digitales es a menudo pr
distinguir entre copias de preservacin o master y copias de uso o acceso. Como su propio nombre indica la versin ma
es la versin de ms alta calidad que la tcnica permita mientras que las copias de uso son versiones creadas para ent
o usuarios especficos. As, la copia master de una diapositiva en color digitalizada puede ser un archivo TIFF, sin comp
de 18 Mb, con una resolucin de 600 pxeles por pulgada (600 pp). La copia derivada puede ser un archivo JPEG comp
de 150 K, con una resolucin de 72 pxeles por pulgada (72 pp) que permitira un tiempo de descarga a travs de Intern
mucho ms razonable.

La transformacin de colecciones de documentos clsicos, con texto o imagen, en documentos electrnicos implica su
digitalizacin a partir de un proceso de captura digital y el formateado de los datos para su tratamiento con determinado
software. La digitalizacin permitir optimizar la recuperacin, consulta, gestin, difusin, reproduccin, almacenamient
conservacin de los documentos existentes en formatos no digitales mediante la generacin de un sistema de gestin y
recuperacin de informacin basado en la tecnologa informtica.

Revisaremos en este captulo las principales propuestas de normas que en el momento actual se estn utilizando en la
creacin, tratamiento y distribucin de documentos digitales de cualquier tipo.

Normas de creacin y diseo de documentos electrnicos.

Normas para formatos de imgenes.

Las imgenes digitales se componen de cientos de pequeos puntos denominados Pxeles. La calidad de una imagen d
depende de la concentracin de pxeles ( la resolucin), medida habitualmente en pxeles por pulgada o por centmetro
general una resolucin de 72 ppi es suficiente para su utilizacin en pginas web. Para un peridico se requieren 200 p
mientras que una revista impresa necesitara 300. Pero no hay que olvidar que las imgenes tienen tambin una dimen
fsica, por ejemplo 9 x 13 cm. Si se ampla la imagen a 13 x 18 cm los pxeles podran hacerse visibles y la imagen inuti
y adems hay que considerar que su tamao (en bytes) aumentara considerablemente. Cuando se adquiere una image
digital es necesario saber no slo la resolucin sino tambin el tamao al que se quiere utilizar. Cuanto mayor sea la
resolucin y las dimensiones mayor ser el tamao del archivo.

La mayor parte de los sitios web que venden y gestionan imgenes permiten visualizar de forma gratuita lotes de imge
pequeas de muy baja resolucin denominadas thumbnails, pudiendo ver simultneamente varias en pantalla con una
finalidad informativa y selectiva. A veces se incluye un tamao intermedio de previsualizacin, generalmente a un tama
ms adecuado para ver la fotografa nica en pantalla. Una vez seleccionada la imagen deseada se obtendr permiso p
descargar la imagen al tamao y resolucin adecuados para el uso previsto. Las imgenes digitales pueden ser muy gr
y los archivos muy grandes son difcilmente transportables. Para superar ese problema las imgenes pueden ser
comprimidas para su almacenamiento y transmisin y descomprimidas para su uso. Un formato muy comn para ello e
JPEG (nombre procedente del comit que lo ha desarrollado, Joint Photographic Experts Group). Mediante su utilizaci
imagen cuyo tamao original puede ser de 20 megabytes puede quedar reducida a 1 megabyte. Otros formatos que tam
se utilizan son el formato TIFF (Tagged Image File Format), el formato GIF (Graphics Interchange Format) o el formato
(Portable Network Graphics). Los programas de edicin de imgenes, como Photoshop o PaintShop, permiten convertir
archivos de un formato a otro. Otros acrnimos que encontraremos en torno a la imagen digital son RGB (Red, Green, B
porque los colores estn generados por la mezcla de estos tres colores o CMYK (Cyan, Magenta, Yellow and White). En
caso, los procesos de edicin que conducen a la produccin adecuada de imgenes digitales son complejos y caen lejo
la intencin de estas pginas.

Normas relevantes para presentacin de pginas.

PostScript. El lenguaje de descripcin de pginas PostScript fue desarrollado por la compaa Adobe Systems Inc. con
propsito de proporcionar un lenguaje adecuado para describir imgenes en un dispositivo de manera independiente,
describiendo para ello las imgenes sin referencia alguna a rasgos o caractersticas del dispositivo. Ha tenido gran
aceptacin en el entorno de la impresin digital pues se trata de un potente lenguaje que traslada textos y grficos de
documentos electrnicos a dispositivos de salida de impresin de alta calidad. Ha tenido menos xito, sin embargo en l
entornos de usuarios de Internet que no disponen de impresoras PostScript.

PDF Portable Document Format (Formato de documento porttil): Es un formato de fichero electrnico utilizado para
representar un documento de manera independiente de la aplicacin de software, hardware y sistema operativo donde
creado. Produce una imagen del documento que conserva fielmente la apariencia y caractersticas del documento origin
incluidos grficos y tipos de fuente, que no se puede modificar (salvo que se disponga de las herramientas precisas). U
documento PDF puede ser visualizado, impreso o enviado por correo electrnico, almacenado en la web, en una intran
cualquier sistema de archivo digital. Para la visualizacin e impresin de documentos PDF se requiere el programa grat
Acrobat Reader; mientras que para la creacin y modificacin de documentos PDF es necesaria la aplicacin Acrobat
Distiller, de pago. En el momento actual PDF se ha transformado en uno de las normas de facto en la Web.

RTF (Rich Text Format): La empresa Microsoft propone un lenguaje de formateado de textos y grficos electrnicos vl
para todas sus aplicaciones informticas (Word, Access, Excel, etc.) para facilitar el intercambio de informacin entre el
tremenda fuerza comercial de Microsoft no ha sido suficiente para imponer este formato como norma pero s para que h
que tenerlo en cuenta como formato de intercambio y de presentacin y formateado.

Estos formatos son muy tiles para la edicin electrnica de documentos pero tienen una serie de desventajas desde e
de vista de la gestin digital de contenidos: En primer lugar, son sistemas propietarios, lo que significa que es necesario
disponer del software adecuado que la compaa propietaria de los derechos haya desarrollado. Por otra parte, no apor
ninguna informacin de tipo semntico sobre el contenido del documento, por lo que no pueden ser utilizados en aplica
de recuperacin automtica de informacin. Y, por ltimo, no registran la estructura lgica del documento electrnico, e
decir, que no distinguen entre ttulos, encabezamientos, prrafos, y slo la visualizacin en un dispositivo de salida perm
lector deducir la estructura. Son, en consecuencia, poco flexibles y cualquier modificacin implica la apertura y reformat
de todo el documento.
Normas relevantes para documentos estructurados.

Los lenguajes de marcado surgen por la necesidad de incluir en los documentos electrnicos determinadas informacion
ajenas a los propios textos como, por ejemplo, su estructura y forma de presentacin en cualquier dispositivo. Si en un
principio las marcas afectan fundamentalmente a aspectos de presentacin, como los prrafos, tipos de letras, etc. en l
ltimas aplicaciones propuestas se incluirn marcas que permitan definir todo tipo de caractersticas del documento, co
estructura precisa y el significado de cada elemento, cuestiones relativas a su catalogacin o a la relacin que tiene con
documentos por medio de hiperenlaces o incluso el control administrativo de aspectos como su comercializacin, derec
de autor, etc. El punto de partida de los actuales lenguajes de marcas es SGML, cuyo primer borrador aparece en 1980
derivarn HTML, especialmente creado para la WWW y XML, un paso adelante en lo que se denomina la web semntic

HTML, en la definicin ofrecida por el WWW Consortium , es la lingua franca para la publicacin de hipertextos en la W
Wide Web. Se trata de un formato no propietario basado en SGML, que puede ser creado y procesado por un amplio ra
de aplicaciones informticas, desde sencillos editores de texto hasta sofisticadas herramientas del tipo WYSIWYG (Wh
see is what you get: Lo que ves es lo que obtienes). HTML utiliza etiquetas del tipo <h1></h1> para estructurar el texto
encabezamientos, prrafos, listas, aadir enlaces hipertextuales, etc. Estas etiquetas pueden definir las partes del
documento, pero no el formato. De esta manera, el programa de navegacin desde el que se consulte la pgina ser qu
d el formato final que ms se ajuste a la terminal desde la cual se lea. No todos los clientes ven el documento de igual
forma. Se pueden observar diferencias entre tamaos y tipos de letras, el espacio entre lneas, etc. Tampoco todos los
clientes admiten grficos, imgenes, video, etc, por lo que al disear pginas web hay que tenerlo en cuenta.

XML. El Lenguaje Extensible de Marcado XML es un subconjunto de SGML. Su objetivo es permitir que el SGML genr
pueda ser servido, recibido y procesado en la Web del mismo modo que HTML. Es un lenguaje ampliable, lo que lo con
en la prctica en un metalenguaje, en un lenguaje para describir otros lenguajes de marcado de documentos electrnico
orientados cada uno de ellos hacia tipos especficos de contenido. No es un lenguaje de marcado predefinido como HT
sino que permite a los usuarios la creacin de lenguajes de marcado personalizados para diferentes clases de documen
mediante la definicin de sus propios nombres de elementos y atributos, capaces de describir de forma precisa la estru
semntica de los contenidos de los documentos electrnicos.

XML es un lenguaje de marcado para documentos que contengan informacin o datos estructurados. Se entiende por d
estructurados elementos tales como hojas de clculo, agendas de direcciones, parmetros de configuracin, transaccio
financieras, dibujos tcnicos, etc. En la prctica, todos los documentos tienen una cierta estructuracin. Por ejemplo, en
artculo cientfico el texto de cualquier prrafo tiene una consideracin estructural diferente al de una nota a pie de pgin
Del mismo modo, la mencin de un nombre propio es diferente si se refiere al autor del artculo o si es objeto de estudio
es un conjunto de reglas, lneas directrices, convenciones, como se quieran llamar, para la concepcin de formatos de t
que admitan estructurar los datos.

Es un formato fundamental para la construccin de la Web semntica, un sistema global de informacin capaz de ser
interpretado de forma adecuada por los seres humanos y por las aplicaciones informticas que procesan la informacin
concreto, en el terreno del tratamiento y difusin de los documentos electrnicos el formato XML est alcanzando una
tremenda importancia que puede apreciarse en la construccin de bases de datos alternativas al clsico formato relacio
denominadas Native XML Databases, donde los documentos son analizados y descritos utilizando un lenguaje de marc
esta manera el propio documento lleva implcita la representacin de su propia estructura y contenido. La indizacin
automtica de estos documentos facilitar mucho su inclusin correcta en los buscadores.

Normas para formatos de audio.

En cuanto a formatos de sonido, tal vez el fenmeno ms destacado en Internet sea la aparicin de MP3 (MPEG Audio
III), un sistema de compresin de sonido contenido en MPEG-1 y MPEG-2. Se trata de un formato que ofrece una calid
comparable a la de un disco compacto comercial pero ocupa un espacio mucho menor. Otros formatos de sonido son A
WAV, RAM/RM o MIDI/MODs.

Ms sobre el
tema: http://www.lpi.tel.uva.es/~nacho/docencia/ing_ond_1/trabajos_01_02/formatos_audio_digital/html/frames.htm

Normas para formatos de video

AVI y AVI 2.0

El formato AVI (Audio Video Interleave) es el formato standard de video digital. Su funcionamiento es muy simple pues
almacena la informacin por capas, guardando una capa de video seguida por una de audio. Cuando capturamos video
nuestra computadora llega en formato AVI. Puede generar archivos muy grandes y de difcil manejo.

MPEG

El formato MPEG (Moving Picture Experts Group) es un standard para compresin de video y de audio. Al ser creado s
establecieron 4 tipos de MPEGs, MPEG-1, MPEG-2, MPEG-3 y MPEG-4. Cada uno de estos segn su calidad.

DivX ;) [Visitar website]

Es un formato de compresin. Con mucha gente trabajando en sus diferentes codecs el DivX
vuelto muy popular y est bastante relacionado con los DVDs y su piratera, ya que con dicho formato mucha gente se
dado a la tarea de pasar sus DVDs a CDs con una calidad aceptable de video.

Formatos de Streaming para el Web:

Actualmente hay 3 compaias que estn esforzndose en presentar las mejores propuestas:

Microsoft Windows Media Video [Visitar website]

El windows Media video es una de las ltimas propuestas de Microsoft que funciona con el Windows Med
player de la versin 6.2 en adelante. Ha tenido gran impulso debido al XP y que viene integrado en dicho sistema opera
Tambin tiene una opcin para streaming que viene incluida en el Windows 2000 Server. Las extensiones de este tipo d
contenidos son las .asf y .wmv para el video y .wma para el audio. Ofrece el player y su encoder de forma gratuita a tod
interesados. Premier y Vegas tambin tienen opcin de generar este tipo de contenidos.

Real Video [Visitar website]

Real en los pasados aos ha sido muy utilizado para streaming de audio en diversos medios. Tambin
una propuesta para video llamada Real Video. Requiere de su propio player que es el Real Player (Recientemente fue
lanzado el Real One) y para hacer streaming requiere del Real Server. Premier y Vegas traen opcin para generar este
de archivos. En el sitio de Real tambin hay informacin para convertir archivos .avi a este formato. Real siempre tiene
versin simple y limitada de sus productos y una profesional que debe ser comprada.
Apple Quicktime [Visitar website]

Apple tambin tiene una interesante opcin nativa de los sistemas Mac. Sus archivos .mov requieren de u
player especial que es el Quicktime player para visualizarlos. Este player tiene una versin sencilla gratuita y una versi
profesional que entre otros permite realizar videos en dicho formato y editar algunas cualidades de los mismos.