Modul Diklatpim Tingkat IV Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

Modul Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV

Hak Cipta Pada : Lembaga Administrasi Negara

Edisi Tahun 2008

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia

Jl. Veteran No. 10, Jakarta, 10110
Telp. (62 21) 3868201, Fax. (62 21) 3800188

Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

Jakarta - LAN - 2008

xxx hlm : 15 x 21 cm
ISBN : 979-8619-47-1
Lembaga Administrasi Negara - Republik Indonesia
Jakarta, 2008
Modul Diklatpim Tingkat IV Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

yang meliputi rumusan kompetensi, mata Diklat dan strukturnya, metode

dan skenario pembelajaran sampai pada pengadministrasian
penyelenggaranya. Dengan proses standarisasi ini, maka kualitas
penyelenggaraan dan alumni dapat lebih terjamin.
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
Salah satu unsur penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV yang
REPUBLIK INDONESIA mengalami proses standarisasi adalah modul atau bahan ajar untuk para
peserta (participants book). Disadari sejak modul-modul tersebut
diterbitkan, lingkungan strategis khususnya kebijakan-kebijakan nasional
KATA PENGANTAR pemerintah juga terus berkembang secara dinamis. Di samping itu, konsep
dan teori yang mendasari substansi modul juga mengalami perkembangan.
Kedua hal inilah yang menuntut diperlukannya penyempurnaan secara
Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang- menyeluruh terhadap modul-modul Diklat Kepemimpinan Tingkat IV ini.
undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian
Oleh karena itu, saya menyambut baik penerbitan modul-modul yang
menegaskan bahwa dalam rangka usaha mencapai tujuan nasional,
telah mengalami penyempurnaan ini, dan mengharapkan agar peserta
diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang berkemampuan melaksanakan
Diklat Kepemimpinan Tingkat IV dapat memanfaatkannya secara
tugas secara profesional. Untuk mewujudkan profesionalisme PNS ini,
optimal, bahkan dapat menggali kedalaman substansinya di antara sesama
mutlak diperlukan peningkatan kompetensi, khususnya kompetensi
peserta dan para Widyaiswara dalam berbagai kegiatan pembelajaran
kepemimpinan bagi para pejabat dan calon pejabat Struktural Eselon
selama Diklat berlangsung.
IV baik di lingkungan pemerintah pusat maupun daerah. Sebagai pejabat
struktural yang berada pada posisi paling depan atau ujung tombak, Kepada penulis dan seluruh anggota Tim yang telah berpartisipasi, kami
pejabat struktural eselon IV memainkan peran yang sangat penting karena haturkan terima kasih. Semoga modul hasil perbaikan ini dapat
bertanggung jawab dalam mensukseskan pelaksanaan kegiatan-kegiatan dipergunakan sebaik-baiknya.
secara langsung, sehingga buah karyanya dapat dirasakan secara
langsung oleh masyarakat.
Jakarta, 14 Maret 2008
Untuk mempercepat upaya peningkatan kompetensi tersebut, Lembaga
Administrasi Negara (LAN) telah menetapkan kebijakan desentralisasi KEPALA
dalam penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Dengan
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
kebijakan ini, jumlah penyelenggaraan Diklat dapat lebih ditingkatkan
sehingga kebutuhan akan pejabat struktural eselon IV yang profesional REPUBLIK INDONESIA
dapat terpenuhi. Agar penyelenggaraan dan alumni tersebut menghasilkan
kualitas yang sama, walaupun diselenggarakan dan diproses oleh Lembaga
Diklat yang berbeda, maka LAN menerapkan kebijakan standarisasi
SUNARNO
program Diklat Kepemimpinan Tingkat IV. Proses standarisasi meliputi
keseluruhan aspek penyelenggaraan Diklat, mulai dari aspek kurikulum

iii iv
Modul Diklatpim Tingkat IV Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

DAFTAR ISI Bab IV ANALISIS PERMASALAHAN. ........................ 20

A. Perumusan Masalah. ...................................... 21
Lembar Judul. .................................................................... i B . Membuat Spesifikasi Penyebab. .................... 22
Lembar Pengesahan ISBN. ............................................... ii C. Menguji Penyebab. ........................................ 23
Kata Pengantar. .................................................................... iii D. Memverifikasi Penyebab Yang Sebenarnya. 23
Daftar Isi. ............................................................................... iv E. Menyatakan Tujuan Pengambilan Keputusan. 25
Bab I PENDAHULUAN. ............................................. 1 F. Menentukan Kriteria Pemilihan. .................. 26
A. Latar Belakang. .............................................. 1 G. Mengembangkan Alternatif Pilihan. ............... 27
B . Deskripsi Singkat. .......................................... 1 H. Mengevaluasi Alternatif. ............................... 28
C. Hasil Belajar. .................................................. 2 I. Latihan. .......................................................... 31
D. Indikator Hasil Belajar. .................................. 3 J. Rangkuman. ................................................... 31
E. Materi Pokok. ................................................ 3
F. Manfaat. .......................................................... 4 Bab V ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL. ........... 33
A. Latihan. .......................................................... 35
Bab II ALUR PIKIR RASIONAL DALAM PROSES B . Rangkuman. ................................................... 35
PEMECAHAN MASALAH............................... 5
A. Pengertian. ..................................................... 5 Bab VI PENUTUP. ........................................................... 37
B . Model PMPK. ............................................... 7 A. Simpulan....................................................... 37
B . Latihan. ........................................................... 9 B . Tindak Lanjut. ................................................ 37
C. Rangkuman. ................................................... 10 Daftar Pustaka. ...................................................................... 39
Tim Penulis. .......................................................................... 40
Bab III TAHAP-TAHAP DARI ALUR PIKIR RASIONAL 11
A. Langkah-langkah Penilaian Situasi. ............... 13
B . Mengenali Kerisauan. ................................... 13
C. Memilah Kerisauan. ...................................... 15
D. Menentukan Kriteria dan Prioritas. ............... 15
E. Merencanakan Penyelesaian. ........................ 18
. F. Latihan. .......................................................... 19
G. Rangkuman. ................................................... 19

v vi
Modul Diklatpim Tingkat IV Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
Modul Diklatpim Tingkat IV
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Membuat sebuah keputusan merupakan fungsi utama dari seorang
administrator dalam mengelola suatu organisasi. Pembuatan
keputusan memerlukan proses meliputi identifikasi permasalahan,
alternatif pemecahan masalah, sampai menentukan alternatif
pemecahan untuk menjadi sebuah keputusan yang terbaik.
Keputusan itu sendiri sangat bervariasi, sehingga diperlukan adanya
kemampuan mulai dari aspek melihat situasi awal dari suatu kejadian
yang memiliki potensi akan terjadinya masalah, menemukan masalah
sampai teknik membuat keputusan dengan harapan para pengambil
keputusan tahu teori-teori terhadap setiap langkah yang akan
ditetapkannya/diambilnya.
Demikian juga bagi peserta Diklatpim Tingkat IV, membuat keputusan
secara tepat sangat diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan
perkantoran karena semua itu sangat berhubungan dengan kegiatan
manajemen pada masing-masing tingkatan manajerialnya. Keputusan
dalam perencanaan berhubungan dengan pemilihan program prioritas
yang difokuskan dalam identifikasi masalah, alternatif yang akan
diputuskan serta kemungkinan dampak yang akan terjadi.
Sedangkan keputusan dalam implementasi program seorang
administrator, berhubungan dengan masalah pengendalian kegiatan
sesuai dengan prosedur dan lingkungan organisasi.
1
2 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
Keputusan dalam kegiatan yang berhubungan dengan pengawasan,
sangat berhubungan dengan keberhasilan program, apakah sudah
sesuai dengan sasaran dan penggunaan sumber daya organisasi
maupun sumber daya manusia.
Dampak dari penyelesaian masalah yang tepat sesungguhnya
bermuara dari tindakan manajer untuk menentukan alternatif solusi
yang paling dominan dan memiliki tingkat akurasi yang tepat sebagai
bahan pertimbangan sebuah keputusan.
Meningkatnya kemampuan administrator dalam pengambilan
keputusan akan mempengaruhi mutu keputusan yang akan berdampak
pada kepuasan kerja baik secara individu maupun kelompok.
Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan harus dimulai
dengan proses yang rasional, sebab manajer dalam suatu organisasi
tidaklah berdiri sendiri, mereka merupakan kelompok (tim) yang
secara bersama-sama melakukan tugasnya agar tercapainya tujuan
secara efektif dan efisien.
B. Deskripsi Singkat
Mata Pendidikan dan Pelatihan ini menjelaskan pengertian, proses,
teknik analisis, pemilihan alternatif dan pengambilan keputusan.
C. Hasil Belajar
Setelah membaca modul Pemecahan Masalah dan Pengambilan
Keputusan ini peserta mampu memahami, menjelaskan, dan
menerapkan keterampilan dalam memecahkan masalah dan
pengambilan keputusan yang tepat, cepat, dan benar.
Modul Diklatpim Tingkat IV 3 4 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

D. Indikator Hasil Belajar F. Manfaat

Indikator-indikator hasil belajar adalah : Setelah mempelajari dan memahami Modul Pemecahan Masalah
1. Peserta mampu memahami alur pikir rasional dalam proses dan Pengambilan Keputusan ini, diharapkan peserta Diklatpim Tingkat
pemecahan masalah; IV dapat mengambil manfaat antara lain sebagai berikut:

2. Peserta mampu memahami dan menjelaskan tahap-tahap dari 1. Dapat mengelola proses pembelajaran mata Diklat pemecahan
alur pikir rasional; masalah dan pengambilan keputusan dengan baik melalui kerja
secara berkelompok;
3. Peserta mampu memahami dan menjelaskan teknik-teknik dalam
mengidentifikasi, merumuskan, menentukan prioritas, 2. Dapat meningkatkan kemampuan dalam menilai situasi yang
menganalisis masalah dan menentukan pilihan; berpotensi akan menimbulkan masalah didalam organisasi secara
tepat;
4. Peserta mampu memahami dan menjelaskan teknik-teknik
analisis persoalan potensial; 3. Dapat meningkatkan kemampuan dalam menganalisis
permasalahan yang ada secara tajam dan akurat;
5. Peserta mampu memahami, menjelaskan dan menerapkan
konsep-konsep tersebut di atas dalam praktek. 4. Mampu memberikan beberapa alternatif solusi yang dominan
sebagai dasar untuk menetapkan keputusan yang tepat;
5. Dapat menetapkan keputusan secara akurat, dan
E. Materi Pokok
6. Mampu mengantisipasi perkiraan terhadap dampak negatif yang
Materi pokok yang dibahas dalam modul Pemecahan Masalah dan muncul akibat dari keputusan yang telah diambil.
Pengambilan Keputusan ini adalah :
1. Alur pikir rasional dalam proses pemecahan masalah;
2. Tahap-tahap dari alur pikir rasional;
3. Teknik-teknik dalam mengidentifikasi, merumuskan, menentukan
prioritas, menganalisis masalah dan menentukan pilihan;
4. Teknik-teknik analisis persoalan potensial;
5. Kasus Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
(PMPK).
Modul Diklatpim Tingkat IV
BAB II
ALUR PIKIR RASIONAL DALAM PROSES
PEMECAHAN MASALAH
Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan
dapat memahami alur pikir rasional dalam proses
pemecahan masalah
A. Pengertian
Manajer yang efektif adalah manajer yang memiliki keterampilan
organisasi yang diperlukan. Dan seorang manajer dapat bekerja
secara tim, bekerja melalui proses pengumpulan informasi dan
mengorganisasikan informasi dengan pendekatan yang rasional.
Kepner-Tregoe melihat pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan melalui suatu langkah dalam proses yang rasional.
Adapun langkah dalam pemecahan masalah dapat diartikan sebagai
suatu proses dari mengamati dan pengenalan serta usaha
mengurangi perbedaan antara situasi sekarang dengan yang
akan datang (rencana).
Sedangkan pengambilan keputusan dapat diartikan sebagai proses
memilih tindakan dari beberapa alternatif untuk mencapai
tujuan/sasaran (proses mengakhiri suatu masalah).
5
6 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
Oleh karena itu Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
dapat diartikan sebagai suatu proses identifikasi, mencari
penyebab, pemilihan alternatif dan mengantisipasi hambatan
yang mungkin menghalangi terlaksananya keputusan.
Pengambilan keputusan dimaksudkan untuk memberikan gambaran
secara teoritis dan realistis, bagaimana cara membuat suatu
keputusan. Ragam dalam pengambilan keputusan dapat juga
diintrepretasikan sebagai model-model didalam pengambilan
keputusan.
Adapun ragam atau model ini memiliki peran sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui apakah hubungan yang bersifat tunggal dari
unsur-unsur itu ada relevansinya terhadap masalah yang akan
dipecahkan;
2. Untuk memperjelas hubungan yang signifikan di antara variabel
yang ada;
3. Untuk merumuskan hipotesis tentang hakekat hubungan antar
variabel.
Untuk melakukan proses interaksi antara input-input yang digunakan
dalam menyusun model dalam pengambilan suatu keputusan perlu
dipertimbangkan faktor-faktor sebagai berikut:
1. Tujuan organisasi;
2. Kendala internal;
3. Kriteria pelaksanaan, dan
4. Berbagai alternatif pemecahan masalah.
Sedangkan output yag diharapkan dari hasil interaksi adalah
1. Implementasi keputusan;
Modul Diklatpim Tingkat IV 7 8 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

2. Pengendalian; 2. Pengumpulan dan pengolahan informasi;

3. Umpan balik. 3. Identifikasi alternatif;
Adapun faktor yang berpengaruh dalam pengambilan keputusan 4. Analisisi berbagai alternatif;
adalah :
5. Penentuan pilihan alternatif terbaik;
1. Keadaan lingkungan dan nilai-nilai yang kerap dipertentangkan;
6. Pelaksanaan;
2. Pengaruh politik;
7. Evaluasi hasil yang dicapai.
3. Emosional;
Model PMPK (Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan)
4. Tingkat pendidikan; BA. Fisher (Model Preskriptif) :
5. Model keputusan faktual. 1. Orientasi, menentukan bagaimana situasi yang sedang atau akan
dihadapi;
2. Evaluasi, menentukan sikap yang perlu diambil;
B. Model PMPK
3. Pengawasan, menentukan apa yang harus dilakukan untuk
Beberapa model langkah-langkah Pemecahan Masalah dan menghadapi situasi tersebut;
Pengambilan Keputusan menurut beberapa pakar antara lain :
4. Pengambilan keputusan, menentukan pilihan atas berbagai
Model PMPK (Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan) alternatif yang telah dievaluasi;
RY. Chang dan Kelly:
5. Pengendalian, melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan
1. Defenisikan masalah; hasil keputusan.
2. Analisis sebab-sebab potensial; Dari semua model di atas dapat disimpulkan secara garis besar untuk
tahapan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan pada
3. Identifikasi solusi yang memungkinkan;
dasarnya terdiri dari 4 (empat) langkah kegiatan utama yaitu:
4. Pilih solusi terbaik;
1. Identifikasi masalah;
5. Susun rencana tindakan;
2. Analisis masalah;
6. Implementasikan solusi dan evaluasi perkembangannya 3. Alternatif pemecahan dan
Model PMPK (Pemecahan Masalah dan pengambilan Keputusan) 4. Menetapkan keputusan.
SP. Siagian:
Adapun kerangka-kerangka pokok dalam pemecahan masalah dan
1. Identifikasi dan defenisikan hakekat masalah yang dihadapi; pengambilan keputusan menurut Kepner-Tregoe adalah:
Modul Diklatpim Tingkat IV 9 10 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

1. Analisa Situasi ( Apa Yang Terjadi ? ); D. Rangkuman

2 Analisa Persoalan ( Mengapa Itu Terjadi ?); Definisi sebuah masalah dapat diartikan berbagai makna diantaranya
3 Analisa Keputusan ( Tindakan Apa Yang Harus Diambil ?); masalah dapat diartikan sebagai perbedaan antara keadaan sekarang
4. Analisa Persoalan Potensial ( Apa Yang Kita Hadapi ? ). (dasain) dan keadaan yang diharapkan/diinginkan (dasolen), atau
masalah merupakan penyimpangan (bias) dari yang seharusnya
Secara sistematis, langkah kegiatan yang dilakukan dalam tiap tahap
yaitu: dilakukan ataupun juga masalah adalah sesuatu pekerjaan yang
dilakukan namun tidak sesuai dengan ukuran (standar)yang
1. Analisa Situasi:
ditetapkan.
a. Menginventarisasi masalah;
Secara umum model-model pemecahan masalah dan pengambilan
b. Menentukan masalah prioritas. keputusan pada dasarnya terdiri dari 4 (empat) langkah kegiatan
2. Analisa persoalan: utama yaitu : Identifikasi masalah, Analisis masalah, Alternatif
a. Mengidentifikasi penyebab masalah; pemecahan dan Menetapkan keputusan.

b. Menentukan penyebab utama. Adapun kerangka-kerangka pokok dalam pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan adalah: (1). Analisa Situasi (menginventarisir
3. Analisa Keputusan:
masalah dan menentukan masalah prioritas); (2). Analisa Persoalan
a. Membuat alternatif pemecahan; (mengidentifikasi penyebab masalah dan menentukan penyebab
b. Menentukan alternatif yang paling baik. utama); (3). Analisa Keputusan (membuat alternatif pemecahan
4. Analisa persoalan potensial: dan menentukan alternatif yang paling baik); (4). Analisa Persoalan
Potensial (mengidentifikasi hal-hal yang akan terjadi dan menentukan
a. Mengidentifikasi hal-hal yang mungkin akan terjadi;
tindakan pencegahan).
b. Menentukan tindakan pencegahan.

C. Latihan
1. Sebenarnya apa maksud dilakukan pengumpulan informasi dan
mengorganisasikan informasi dengan pendekatan yang rasional.
Jelaskan!
2. Apa yang menjadi pertimbangan dalam pengambilan keputusan?
Modul Diklatpim Tingkat IV 12 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

BAB III Beberapa hal yang mendasar dalam menilai situasi antara lain :
Kenali kerisauan dalam situasi yang menghendaki tindakan, apakah
TAHAP-TAHAP DARI itu merupakan ancaman atau merupakan peluang;
ALUR PIKIR RASIONAL
Klasifikasikan kerisauan-kerisauan tersebut untuk memusatkan
perhatian pada hal yang lebih spesifik, dengan cara merinci isu-isu
yang dinyatakan secara umum kedalam unsur-unsur yang terpisah
dan saling berbeda satu sama lainnya;
Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat dapat memahami
Tentukan kriteria-kriteria prioritas untuk mengatur urutan penyelesaian
tahap-tahap dari alur pikir rasional.
kerisauan-kerisauan tersebut;
Akhirnya, tentukan posisi kerisauan-kerisauan untuk mengidentifikasi
proses yang paling sesuai terhadap penyelesaian selanjutnya.
Apabila kita menghadapi masalah yang tumpang tindih dan atau saling Tahapan-tahapan proses penilaian situasi dapat digambarkan seperti
berbelit, maka sangat sulit bagi kita untuk bertindak dengan cepat (Kepner berikut :
Tregoe). Untuk itu kita harus terlebih dahulu menguraikan dengan
seksama satu per satu hal-hal apa yang telah membuat kita risau. Bahkan
kita dapat saja melakukannya secara simultan menguraikan kerisauan
tersebut jika sumberdaya kita memungkinkan.
Teknik untuk merinci kerisauan inilah yang mereka sebut dengan
Penilaian Situasi.
Penilaian situasi sering juga disebut dengan identifikasi situasi yang pada
akhirnya akan menilai sebuah atau beberapa permasalahan yang muncul,
artinya dapat pula dikatakan bahwa dalam menilai situasi juga bermakna
mengidentifikasi masalah yang ada.
Penilaian situasi tidak membantu kita mencapai pemecahan secara PRIORITAS

spesifik, melainkan untuk memberikan sebuah cara mengidentifikasi dan

memperjelas kerisauan-kerisauan yang memiliki nilai prioritas tinggi.

11
Modul Diklatpim Tingkat IV 13 14 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

A. Langkah-Langkah Penilaian Situasi Pada langkah ini kita akan membuat daftar terhadap semua
kerisauan yang mungkin timbul di dalam sebuah organisasi, misalnya
Masalah terkadang sering datang begitu saja, misalnya atasan
dengan memberikan beberapa pertanyaan ke-apa-an sebagai
menugaskan kita untuk membuat proposal dengan segera, atau adanya
berikut :
komplain dari mitra kerja terhadap perlakuan yang sebelumnya pernah
kita kerjakan bersama mitra kerja dan masih banyak contoh lainnya, Apa yang belum berhasil kita kerjakan?
dimana semuanya datang secara tak terduga. Dalam hal yang seperti Apa dampaknya ini terhadap organisasi kedepan?
itu biasanya kita langsung bertindak secara reaktif.
Aspek apa yang harus diperbaiki?
Bila kita beranggapan bahwa segala sesuatu akan berjalan seperti
apa yang kita harapkan, maka seringkali kita kerepotan jika Tindakan apa yang harus segera diambil? dan
menghadapi sesuatu yang tanpa kita sadari sesungguhnya sesuatu Apa rencana kedepan untuk menindak lanjutinya?
itu tidak seperti apa yang kita harapkan. Dalam hal ini biasanya
Dengan contoh-contoh pertanyaan seperti itu, kita dapat
akan terdapat perbedaan disetiap individu untuk menghadapi
mengumpulkan berbagai keterangan tentang apa yang telah, sedang
tantangan yang ada, antara lain ; ada yang bersikap mau menghadapi
dan akan dihadapi oleh organisasi saat ini dan juga yang akan datang.
tantangan, bersikap tidak menanggapi tantangan, bersikap
menghindar dari tantangan, bersikap diam, dan bersikap panik Dari jawaban-jawaban pertanyaan di atas kita dapat membuat daftar
terhadap tantangan yang ada. situasi yang sedang dan akan kita hadapi. Tidak jarang jawaban
atas pertanyaan tersebut sudah bersifat spesifik sehingga jawaban
Dalam hal seperti itu seharusnya kita bertindak pro-aktif, maksudnya
atas penanganan penyelesaiannya pun sudah jelas. Namun jika
tidak menunggu sampai masalah itu datang kepada kita, tetapi kita
jawaban pertanyaan tersebut masih bersifat umum dan dangkal,
mencoba mengantisipasi masalah tersebut sebelum masalah itu
maka dapat diperjelas dengan pertanyaan-pertanyaan lanjutan untuk
timbul. Untuk itu ada kalanya kita harus mencari masalah terlebih
lebih merinci situasi agar lebih mudah untuk ditangani.
dahulu sebelum kita menemukannya.
Dan jika yang terjadi adalah hal kedua, yaitu kita masih memerlukan
pertanyaan-pertanyaan lanjutan agar lebih rinci, maka kita dapat
B. Mengenali Kerisauan meneruskan langkah kita dengan langkah yang kedua yaitu memilah
Apa itu Kerisauan? Kata ini diambil dari terjemahan Concern. kerisauan.
Dalam hal ini berarti sesuatu yang dirasakan mengganggu, kurang
mengenakkan, atau sesuatu yang menyita perhatian kita, namun
kita belum yakin secara pasti apakah sesuatu itu memang perlu kita
atasi.
Modul Diklatpim Tingkat IV 15
C. Memilah Kerisauan
Seperti yang telah disampaikan sebelumnya bahwa untuk
merealisasikan hal-hal yang belum jelas diperlukan langkah berikutnya
yaitu memilah kerisauan, dalam hal ini kita akan merinci atau memilah
kerisauan yang masih ganda dan belum spesifik atau belum jelas
sehingga perlu diperjelas lagi agar mudah ditangani. Untuk itu
diperlukan beberapa contoh pertanyaan lanjutan yang dapat digunakan
untuk memilah kerisauan, misalnya dengan pertanyaan:
Apa yang dimaksud dengan ....?
Apa buktinya sehingga itu tidak ....?
Apakah hal tersebut masih bisa dirinci lebih lanjut?
Apakah hal tersebut telah spesifik?
Dengan contoh pertanyaan lanjutan di atas, diharapkan jawabannya
sudah merupakan masalah-masalah tunggal dan spesifik sehingga
dapat ditangani. Dengan demikian kita sudah bisa lanjut untuk tahap
berikutnya yaitu menentukan prioritas terhadap masalah mana yang
harus segera ditangani dan jika memungkinkan dapat dilakukan
secara simultan apabila sumberdaya yang ada sangat memungkinkan.
D. Menentukan Kriteria dan Prioritas
Melakukan langkah dalam menentukan kriteria dan membuat
prioritas menjadi sangat penting, apabila organisasi memiliki sumber
daya yang terbatas. Penentuan kriteria dan prioritas dapat dilakukan
dengan berbagai cara, misalnya masalah yang datang lebih dulu
maka akan diselesaikan lebih dulu pula, atau keluhan secara tertulis
akan dilayani terlebih dahulu dibandingkan keluhan tersebut
datangnya melalui telepon, dan lain sebagainya.
16 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
Perlu diketahui cara-cara klasikal tersebut terkadang kurang tepat,
karena tidak jarang masalah yang datangnya belakangan justru
lebih segera harus ditangani karena besar kemungkinan sangat
berdampak langsung terhadap keberlangsungan sebuah organisasi.
Demikian juga, bila keluhan yang datang per telepon tersebut
berasal dari pejabat yang sangat berpengaruh terhadap
kelangsungan organisasi sehingga kita harus mendahulukan
daripada keluhan secara tertulis.
Menurut Kepner Tregoe, ada 3 (tiga) aspek penting dalam
menentukan prioritas , yaitu dilihat dari tingkat Kegawatan
(Urgency), Mendesak (Seriousness) dan Pertumbuhan
(Growth). Teori ini sangat dikenal dengan singkatan U S G.
Yang dimaksud dengan :
Urgency (kegawatan) adalah besarnya dampak yang timbul
terhadap keselamatan jiwa manusia, uang, produksi, dan atau
reputasi baik individu maupun organisasi.
Misalnya; korupsi pada tingkat manajer suatu perusahaan tentu
lebih gawat jika dibandingkan dengan korupsi yang dilakukan
oleh petugas parkir.
Apa yang dimaksud dengan ....? Seriousness (mendesaknya)
adalah banyaknya waktu yang tersedia untuk penanganan suatu
masalah.
Misalnya; laporan yang dikerjakan secara harian tentu akan
lebih mendesak jika dibandingkan dengan laporan mingguan
atau permintaan atasan langsung terhadap tugas mendadak
akan lebih mendesak jika dibandingkan dengan pertemuan-
pertemuan yang sifatnya rutin.
Modul Diklatpim Tingkat IV
Apa yang dimaksud dengan ....? Growth (pertumbuhan) adalah
perkiraan akan bertambah buruknya suatu keadaan dibandingkan
dengan sebelumnya/keadaan sekarang.
Misalnya; masalah endemi flu burung tentu akan berdampak lebih
cepat pengaruh buruknya jika dibandingkan dengan penyakit kutu air.
Untuk menentukan predikat rendah, sedang atau tinggi dari penilaian
masing-masing kriteria tersebut sangat dipengaruhi oleh
pengalaman dan logika berfikir dari setiap individu. Dialog secara
terbuka dan saling menghargai pendapat orang lain sangat
menentukan kriteria penentuan prioritas pemilihan.
Biasanya untuk menentukan besarnya penilaian terhadap masing
masing kriteria ditentukan dengan menggunakan skala likert, dan
besarnya skala ini juga harus disepakati secara bersama.
Pada umumnya skala yang ditetapkan adalah dimulai dari angka 1
(satu) sampai dengan angka 5 (lima), yang tiap angka tersebut
memiliki pengertian : 1 = sangat kecil/rendah pengaruhnya , 2 =
kecil pengaruhnya, 3 = sedang/cukup pengaruhnya, 4 =besar/tingi
pengaruhnya, dan 5 = sangat besar/tinggi pengaruhnya.
Contoh dari penentuan kriteria dan pemilihan prioritas dari suatu
situasi organisasi pemerintah adalah sebagai berikut :
PENILAIAN KRITERIA
NO. Situasi/Kerisauan TOTAL
U S G
1. Rendahnya Kesejahteraan Pegawai 4 3 4 11
2. Rendahnya Mental Pegawai 5 5 4 14
3. Belum Optimalnya Monitoring 3 4 3 10
Ket : 1 = Sangat Kecil, 2 = Kecil, 3 = Sedang, 4 = Besar, 5 = Sangat Besar
17 18 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
E. Merencanakan Penyelesaian
Setelah prioritas masalah atau kerisauan ditentukan, maka langkah
selanjutnya adalah dengan merencanakan tindakan penyelesaian
selanjutnya yaitu dengan memperhatikan 3 (tiga) macam sifat
masalah yaitu :
1. Masalah tersebut belum diketahui penyebabnya secara seksama;
2. Masalah telah diketahui penyebabnya dan kita hanya tinggal
memilih keputusan terbaik, dan
3. Masalah yang masih potensial, yakni kita sedang dalam taraf
merencanakan pelaksanaan suatu keputusan/tindakan.
Ketiga sifat masalah di atas dapat diartikan sebagai ; (1). Apakah
kita harus terlebih dahulu mencari penyebabnya, atau (2). apakah
kita tinggal menetapkan keputusan karena penyebab pastinya sudah
diketahui, dan atau (3). Apakah kita harus menyiapkan tindakan
antisipatif agar pelaksanaan keputusan berjalan dengan sebaik-
baiknya.
Karena ada tiga sifat masalah yang berbeda di atas, maka kitapun
harus mengambil teknik yang berbeda pula terhadap masing-masing
sifat masalah tersebut.
Untuk masalah yang pertama (kita harus mencari terlebih dahulu
penyebab dari suatu masalah) yang kita lakukan adalah Teknis
Analisis Masalah, sebab teknik ini sangat sistematis untuk mencari
penyebab suatu masalah.
Untuk masalah yang kedua (penyebab suatu masalah sudah sangat
jelas) kita lakukan dengan Teknis Analisis Keputusan, sebab teknik
ini sangat sistematis untuk memilh alternatif keputusan.
Modul Diklatpim Tingkat IV 19
Sedangkan untuk masalah yang ketiga (keputusan sudah dibuat),
maka kita lakukan dengan Analisis Masalah Potensial, sebab
teknik ini sangat sistematis untuk mengamankan agar keputusan
berjalan dengan baik.
Selanjutnya kita tinggal menentukan siapa yang mengerjakan apa,
dimana, bagaimana, dan kapan dimulai serta berakhirnya kegiatan
tersebut sesuai dengan kebutuhan, ketersediaan anggaran, sumber
daya, waktu dan tenaga.
F. Latihan
1. Bagaimanakah melakukan penilaian situasi?
2. Bagaimanakah menentukan kriteria dalam mencari prioritas?
G. Rangkuman
Penentuan situasi merupakan titik awal dalam melihat permasalahan,
dan hal ini berawal dari gejala awal kerisauan (concern).
Pemeriksaan terhadap penentuan prioritas akan menjamin bahwa
keriasauan yang tertinggi akan mendapatkan penyelesaian yang lebih
ideal sesuai dengan kriteria yang diinginkan.
Beberapa hal yang mendasar dalam menilai situasi antara lain:
mengenali kerisauan dalam situasi yang menghendaki tindakan,
mengklasifikasi kerisauan-kerisauan tersebut untuk memusatkan
perhatian pada hal yang lebih spesifik, menentukan kriteria-kriteria
prioritas untuk mengatur urutan penyelesaian kerisauan-kerisauan
tersebut dan menentukan posisi kerisauan-kerisauan untuk
mengidentifikasi proses yang paling sesuai terhadap penyelesaian
selanjutnya.
Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
BAB IV
ANALISIS PERMASALAHAN
Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat dapat memahami
teknik-teknik dalam mengidentifikasi, merumuskan,
menentukan prioritas, menganalisis masalah, dan
menentukan pilihan.
Teknik Analisis Masalah sebagai cara untuk merinci sesuatu kedalam
beberapa unsur menjadi sedemikian penting, guna memperoleh informasi.
Dalam beberapa literatur dikatakan bahwa Teknik adalah suatu metode
atau prosedur. Menurut William N. Dunn, Teknik merupakan variasi
dari metode-metode tertentu dan dapat diterapkan dalam konteks yang
lebih khusus.
Dalam pembahasan ini akan dijelaskan mengenai teknik yang dapat
dipakai dalam melakukan identifikasi.
Menurut Kepner-Tregou, penilaian situasi memberikan kepada kita suatu
titik berangkat, yaitu suatu metode untuk mengambil situasi yang kompleks
atau tidak didefinisikan dengan jelas.
Penilaian situasi merupakan cara metode mengidentifikasi dan
memperjelas kerisauan-kerisauan yang prioritasnya tinggi.
Berikut adalah cara untuk mengidentifikasi masalah, dengan urutan
sebagai berikut:
20
Modul Diklatpim Tingkat IV 21
1. Mendeskripsikan persoalan masalah secara terinci dengan
menggunakan data/informasi yang jelas dan spesifik;
2. Mengembangkan sebab-sebab yang mungkin dari persoalan itu
dengan menggunakan pengalaman dan logika dari deskripsi masalah
tersebut;
3. Menemukan sebab yang sesungguhnya dengan menguji secara kritis
untuk membuktikan data/informasi yang ada.
Terdapat beberapa langkah untuk mengidentifikasi permasalahan, mulai
dari merumuskan masalah sampai melakukan verifikasi terhadap
penyebab dari permasalahan tersebut, dan ini akan diuraikan lebih lanjut.
B. Membuat Spesifikasi Penyebab
A. Perumusan Masalah
Ini merupakan langkah pertama dalam melakukan analisis masalah.
Masalah perlu dirumuskan secara benar agar tidak menimbulkan
pengertian yang berbeda.
Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya bahwa batasan sebuah
masalah adalah kesenjangan, oleh karena itu sesuatu dapat
dikatakan masalah jika terdapat kesenjangan baik kesenjangan secara
prosedur maupun sistem.
Contoh dari kasus ini adalah jika pegawai yang sehari-harinya masuk
tepat waktu namun akhir-akhir ini pegawai tersebut sering terlambat
masuk kantor. Atau sebuah pabrik baja yang biasanya memproduksi
10 ton baja perharinya sekarang hanya mampu memproduksi 5 ton
saja.
Pada kedua contoh kasus di atas dapat disimpulkan bahwa
sesungguhnya kedua situasi tersebut di atas mempunyai masalah.
22 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
Dari contoh masalah tersebut jelas bahwa keduanya merupakan
masalah tunggal (spesifik) dan ini bisa langsung kita cari penyebabnya.
Terkadang kita sering menemukan masalah yang majemuk, seperti si
A malas masuk kantor, si A suka memprovokasi dan si A selalu
menuntut tambahan penghasilan. Walaupun kelihatannya masalah-
masalah tersebut saling berkaitan namun untuk mencari penyebabnya
kita harus memilah-milah terlebih dahulu masalah tersebut menjadi
masalah tunggal (spesifik). Artinya dengan memilah-milah persoalan
tersebut, kita dapat merumuskan dengan jelas masing-masing persoalan
dan mencari penyebab dari masing-masing persoalan itu secara baik.
Tahap berikutnya adalah mencari penyebab secara spesifik, dan
tentunya harus diawali dengan pertanyaan apa atau siapa yang
mempunyai masalah, apa yang sedang dihadapi, kapan dan dimana
masalah itu terjadi, serta berapa besar masalah itu dan bagaimana
kecenderungannya dari waktu kewaktu.
Setelah semua pertanyaan tersebut dijawab maka selanjutnya kita
mencari perbedaan maksudnya mengidentifikasi perbedaan antara
pihak yang bermasalah dengan pihak pembanding pada setiap
spesifikasi yang ada dan perubahan maksudnya berapa besar
perubahan yang terjadi pada pihak yang bermasalah sejak masalah
itu mulai dirasakan.
Kemudian dari perbedaan dan perubahan yang ada maka kita
membuat daftar kemungkinan penyebab dengan berbagai fakta,
pengalaman dan logika yang ada terhadap penyimpangan tersebut.
Modul Diklatpim Tingkat IV 23 24 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

C. Menguji Penyebab
Untuk menentukan penyebab yang paling dominan atau penyebab
yang sebenarnya, kita melakukan pengujian terhadap kemungkinan- BANYAKNYA PRIA KEMAMPUAN
HIDUNG BELANG EKONOMI RENDAH
kemungkinan penyebab yang telah kita daftar (list) sebelumnya.
TERWUJUDNYA
Pertanyaan yang digunakan untuk menguji kebenaran dari IBUKOTA YANG
BEBAS PSK
kemungkinan penyebab adalah: Apakah penyebab ini telah sesuai
dengan fakta yang ada? dan Siapa yang bertanggung jawab terhadap
PENGHAYATAN SARANA
kebenaran informasi tesebut? Semua yang tidak berdasar atas kedua MENTAL KEAGAMAAN
PENERTIBAN
KURANG EFEKTIF
OPERASIONAL
RENDAH KURANG
pertanyaan di atas maka dinyatakan gugur (invalid).

PETUGAS TRAMTIB
D. Memverifikasi Penyebab Yang Sebenarnya KURANG DISIPLIN

Untuk memverifikasi terhadap benda mati kita dapat langsung

melakukan verifikasi penyebab yakni dengan mengganti suku cadang Contoh dari metode Fish Bone Diagram atau Diagram Tulang Ikan
yang dianggap rusak atau tidak berfungsi dengan suku cadang yang adalah sebagai berikut :
baru, sedangkan untuk hal-hal yang bersifat manusia, hal ini relatif
sulit, sebab kita tidak bisa langsung melakukan verifikasi dengan
memecat seseorang jika ia tidak berfungsi sebagaimana mestinya.
DANA BAHAN SDM
Oleh karena itu tindakan verifikasi sangat cocok dilakukan untuk JUMLAH KURANG DISIPLIN KURANG

masalah-masalah yang berhubungan dengan benda mati. KUALITAS RENDAH KETERAMPILAN KURANG
TERCIPTANYA
PELAYANAN
Dari semua langkah didalam menganalisis masalah yang berguna YANG
MEMUASKAN

untuk mencari penyebab suatu masalah dapat dilakukan dengan

beberapa pisau analisis sebab akibat antara lain adalah dengan
LINGKUNGAN SAR-PRAS. METODE
menggunakan metode Causal Map (peta sebab akibat) atau dapat
juga menggunakan metode Fish Bone Diagram (diagram tulang FAKTOR PENYEBAB AKIBAT/HASIL

ikan).
Alternatif Pemecahan Masalah disebut juga dengan Analisis
Contoh dari metode Causal Map atau Peta Sebab-Akibat adalah Keputusan, yaitu merupakan kelanjutan dari Teknis Analisis Masalah.
sebagai berikut :
Modul Diklatpim Tingkat IV 25
Alternatif Pemecahan Masalah merupakan langkah yang sistematis
untuk menentukan keputusan.sebagai tindakan terbaik untuk
memperbaiki penyimpangan yang ada.
Ada 3 (tiga) ide yang mendasar dalam melakukan alternatif
pemecahan masalah yaitu:
1. Menentukan sasaran-sasaran atau membuat kriteria yang
mengidentifikasi hasil-hasil yang akan kita capai serta sumber-
sumber apa saja yang harus kita siapkan;
2. Mempertimbangkan alternatif-alternatif yang dapat memenuhi
sasaran, serta menentukan alternatif mana yang cocok dengan
kebutuhan kita;
3. Menilai akibat-akibat yang merugikan atau berbagai resiko yang
terkandung dalam alternatif-alternatif yang menarik sebelum
diadakan komitmen untuk bertindak.
Langkah-langkah analisis keputusan tersebut dapat digambarkan
seperti berikut :
Menentukan Sasaran Menilai Alternatif Menilai Akibat
E. Menyatakan Tujuan Pengambilan Keputusan
Langkah alternatif pemecahan masalah dimulai dengan Menyatakan
Tujuan Pengambilan Keputusan. Dengan menyatakan tujuan
pengambilan keputusan tersebut, kita akan mengetahui apa yang
harus kita lakukan. Semakin spesifik pernyataan tersebut, semakin
baik kita dapat melakukan pengambilan keputusan, sedangkan
pernyataan yang kurang/tidak spesifik akan membuat kita sulit
memusatkan perhatian pada tujuan yang akan kita putuskan.
26 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
Contoh dari masalah ini adalah : jika tujuan pengambilan keputusan
kita adalah untuk mengiris bawang kita nyatakan dengan
diperlukan pisau dapur yang tajam maka akan lebih mudah
bagi kita untuk menetapkan keputusan jika dibandingkan dengan
pernyataan alat-alat apa saja yang dapat digunakan untuk
mengiris bawang, karena kita masih perlu berfikir beberapa kali
untuk menentukan alat-alat apa saja yang dapat mengiris bawang.
F. Menentukan Kriteria Pemilihan
Langkah ini biasa juga disebut dengan Persyaratan Pemilihan.
Pada langkah ini kita akan menentukan persyaratan apa yang harus
kita tuntut untuk calon pilihan kita. Kriteria ini sebagai sortir atau
penyaring terhadap calon-calon yang akan kita pilih nantinya.
Kriteria dapat dibagi menjadi dua bagian.yaitu kriteria wajib
keharusan dan kriteria keinginan. Kriteria keharusan dibuat untuk
memberikan batasan calon yang layak untuk dipilih,sedang kriteria
keinginan dibuat untuk memilih calon mana dari yang sudah layak
untuk dipilih tersebut pantas menjadi pilihan atau pilihan-pilihan terbaik.
Kriteria wajib/keharusan mempunyai ciri mutlak, terukur, dan
realistis. Mutlak artinya kriteria yang kita buat akan menjadi batasan
apakah sesuatu atau seseorang calon layak menjadi calon terpilih.
Kriteria wajib/keharusan ini juga tidak bisa ditawar lagi. Jawaban
yang diminta sifatnya tertutup, misalnya dengan menjawab, ya atau
tidak; berhasil atau gagal dan seterusnya.Ciri lain dari kriteria
ini adalah terukur, artinya jelas parameter ukurannya, misalnya
dibutuhkan 8 orang pegawai baru, dicetak 100 eksemplar buku
panduan, dan lain-lain. Untuk ciri realistik, maksudnya adalah
sipengambil keputusan harus berhati-hati dalam menentukan kriteria
Modul Diklatpim Tingkat IV 27
untuk masuk dalam keharusan, misalnya calon pegawai yang memiliki
nilai potensi akademik terataslah yang lolos untuk masuk pada tes
berikutnya sedangkan yang terbawah akan gugur dengan sendirinya.
Berbeda dengan kriteria wajib/keharusan, kriteria keinginan lebih
bersifat relatif, artinya kriteria keinginan digunakan untuk memilih
mana calon atau alternatif yang paling mendekati dengan keinginan
tertentu, dan biasanya untuk menentukan kriteria keinginan ini harus
terlebih dahulu melewati kriteria wajib/keharusan, sehingga akan
lebih objektif.
Langkah selanjutnya, maka kita tinggal menetapkan bobot dari
masing-masing kriteria tersebut. Hal ini dimaksudkan agar kriteria
yang lebih tinggi peruntukannya memiliki bobot yang lebih tinggi
demikian pula sebaliknya akan memiliki bobot yang lebih rendah.
Pembuatan kriteria merupakan langkah yang bersifat substantif,
imajinatif dan kreatif dimana setiap individu diberikan kesempatan
untuk memikirkan bentuk maupun jenis kriteria itu sendiri agar benar-
benar sesuai dengan tujuan terhadap keputusan yang akan diambil.
G. Mengembangkan Alternatif Pilihan
Pada langkah ini kita akan membuat beberapa alternatif sebagai
pilihan. Alternatif perlu untuk dikembangkan agar kita lebih objektif
dalam menyusun kriteria dan sebaiknya alternatif-alternatif ini tidak
diteliti dahulu sebelum kita menentukan kriterianya.
Mengembangkan alternatif juga merupakan langkah yang kreatif,
artinya semakin kita kreatif tentunya semakin banyak alternatif yang
akan kita ajukan untuk dipilih. Untuk mengembangkan alternatif ini
kita dapat melakukan dengan curah pendapat. Kita juga dapat
memodifikasi, memperbaiki, atau menggabungkan beberapa
28 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
alternatif yang sudah ada dengan alternatif-alternatif baru yang
didapat dari usulan curah pendapat tersebut.
Contoh dari mengembangkan alternatif ini adalah; jika kita ingin menuju
kesatu tujuan tertentu, sedangkan kita telah mendapatkan beberapa
alternatif pilihan awal sebelumnya misalnya melewati jalur A, jalur B
dan jalur C. Namun kita perlu juga mendapatkan alternatif lain seperti
dari radio atau dari telepon kepada teman, sehingga besar kemungkinan
kita akan menemukan alternatif pilihan lain misalnya dapat juga melalui
jalur X dan jalur Y, maka kedua jalur yang baru ini juga menjadi
pertimbangan untuk kita memilih, artinya jika sebelumnya kita hanya
memiliki 3 alternatif pilihan maka setelah adanya pengembangan
alternatif, sekarang kita telah memiliki 5 alternatif pilihan.
H. Mengevaluasi Alternatif
Untuk mengevaluasi alternatif saringan pertama yang harus kita
lakukan adalah kriteria keharusan sebab ini akan menentukan apakah
alternatif itu layak atau memiliki kualitas yang memadai untuk
diperhitungkan. Seluruh butir dari kriteria keharusan harus dipenuhi
bagi calon alternatif pilihan.
Untuk menentukan mana yang baik dari calon alternatif tersebut,
maka kita perlu juga menyaringnya dengan saringan kedua yaitu
dengan kriteria keinginan, sehingga semua unsur-unsur dalam
pembobotan dari kriteria keharusan dapat dikombinasikan dengan
pembobotan yang ada pada kriteria keinginan.
Terakhir yang harus kita lakukan adalah mempertimbangkan resiko
pilihan dan ini harus dimulai dari hal-hal yang sifatnya negatif kalau
pilihan tersebut kita tetapkan. Alasan kita melihat dari sisi negatif
adalah untuk mengantisipasi terjadinya hal-hal yang merugikan
Modul Diklatpim Tingkat IV 29 30 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

sebelum kita benar-benar menentukan suatu keputusan dan jika Contoh dari alternatif pemecahan masalah metode Formulasi
pertimbangan yang bersifat negatif ini akan benar-benar menjadi Strategi SWOT atau Strength, Weakness, Opportunity, dan Threat.
kenyataan dikemudian hari, kita sudah siap menerima resiko yang adalah sebagai berikut :
akan kita hadapi bahkan kita sudah menyiapkan tindakan untuk
pencegahannya.
Beberapa pisau analisis yang dapat kita gunakan dalam alternatif INTERNAL KEKUATAN KELEMAHAN
pemecahan masalah ini antara lain; pohon alternatif pada PKT, Perda X/Y Pilkada Lemah Koordinasi
Sarpras Mendukung Waktu terbatas
Diagram Force Field Analisys (analisis kekuatan medan), Aparat memadai Kurangnya dana
Formulasi strategi SWOT (strength, weakness, opportunity dan EKSTERNAL
threat), dan lain sebagainya, sedangkan untuk melakukan pemilihan PELUANG Strategi (SO) STRATEGI (WO)
kriteria kita dapat melakukannya dengan Teori Tapisan Mc Namara, Balon cukup kapabel Terapkan Perda X/Y Optimalkan dana yang
Kesiapan KPUD tentang Pilkada dengan ada
metoda CBA (Cost Benefit Analisys), dan lain-lain. Memanfaatkan kesiapan Melalui
Adanya UU Pilkada
KPUD dukungan dari KPUD
Contoh dari alternatif pemecahan masalah metode Force Field
Analisys atau Analisis Kekuatan Medan adalah sebagai berikut: ANCAMAN Strategi (ST) STRATEGI (WT)
Adanya provokator Terapkan Perda X/Y Optimalkan dana yg ada
Rentan Money Politik tentang Pilkada untuk Untuk meningkatkan
Masy. Kurang peduli Meningkatkan kepedulian Kepedulian masyarakat
(ANALISIS MEDAN KEKUATAN) Masyarakat

PETUGAS TRAMTIB KURANG DISIPLIN dirubah menjadi:

TERWUJUDNYA DISIPLIN PETUGAS TRAMTIB YANG TINGGI Contoh dari pemilihan alternatif pemecahan dengan metode Tapisan
ARAH PERUBAHAN Mc. Namara adalah sebagai berikut :

ADANYA INSENTIF TRANSPORTASI SULIT

KURANG TEGASNYA SANGSI

ADANYA APEL

FAKTOR PENDORONG: FAKTOR PENGHAMBAT

ALTERNATIF STRATEGI:
Tingkatkan jumlah insentif bulanan;
Optimalkan pelaksanaan apel;
Adakan alat transportasi petugas;
Tegakkan peraturan disiplin.
Modul Diklatpim Tingkat IV 31 32 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

Contoh dari pemilihan alternatif pemecahan dengan metode CBA Analisis Permasalahan membantu kita mengumpulkan informasi
atau Cost-Benefit Analisys Medan adalah sebagai berikut : mengenai berbagai persoalan yang ada, sehingga kita dapat
menemukan sebab yang sesungguhnya sebelum melakukan
COST BENEFIT ANALYSIS
pemecahan masalah.
Terwujudnya Pilkadasung yang damai
No. ALTERNATIF BENEFIT COST RATIO Secara umum ada 4 (empat) tahapan yang dilakukan dalam
(MANFAAT) (BIAYA)
1. Menerapkan Perda x/y tentang Pilkada 4 2 2* menganalisis masalah yaitu : perumusan masalah, membuat
dengan memanfaatkan kesiapan KPUD.
spesifik penyebab, menguji penyebab dan memverifikasi
2. Mengoptimalkan dana yang ada melalui 2 2 1
dukungan dari KPUD. penyebab yang sebenarnya.
3. Menerapkan Perda x/y tentang Pilkada 3 5 0,6
untuk meningkatkan kepedulian masy. Seringkali kita menghadapi suatu keputusan dengan berbagai macam
4. Mengoptimalkan dana yang ada untuk 3 3 1
meningkatkan kepedulian masy. alternatif pilihan. Untuk menentukan dari sekian banyak alternatif
tersebut dibutuhkan satu komitmen yang tegas, dan tentunya untuk
Keterangan :
RATIO : BENEFIT dibagi COST memenuhi komitmen tersebut juga harus diperlukan beberapa
Alternatif yang dipilih yang RATIOnya tertinggi kriteria-kriteria tertentu agar pilihan jatuh pada alternatif yang telah
*(Alternatif yang terpilih)
matang pertimbangannya.
I. Latihan Ada tiga hal mendasar untuk menetapkan alternatif pilihan agar jatuh
1. Hal-hal apa yang harus dilakukan dalam mengidentifikasi pada keputusan yang tepat yaitu; menentukan sasaran, menilai
masalah? alternatif, dan menilai akibat atau dampak yang akan terjadi kalau
keputusan itu ditetapkan.
2. Sebutkan 2 (dua) teknik dalam mencari penyebab masalah?
Dalam menentukan alternatif pemecahan masalah kita dapat
2. Bagaimana mengambil tindakan terbaik dan apa yang harus menggunakan berbagai macam pisau analisis penentuan alternatif
dilakukan? antara lain; pohon alternatif pada PKT, Diagram Force Field
Analisys (analisis kekuatan medan), Formulasi strategi SWOT
(strength, weakness, opportunity dan threat), dan lain sebagainya,
J. Rangkuman sedangkan untuk melakukan pemilihan kriteria kita dapat
Bila kita dihadapkan dengan suatu masalah, biasanya kita cenderung melakukannya dengan Teori Tapisan Mc Namara, metoda CBA
memusatkan perhatian terhadap tindakan apa yang akankita ambil (Cost Benefit Analisys), dan lain-lain.
untuk mengurangi akibat yang akan ditimbulkan. Tapi jika tindakan
yang diambil ternyata persoalannya masih ada maka semua itu akan
sia-sia.
Modul Diklatpim Tingkat IV
BAB V
ANALISIS PERSOALAN POTENSIAL
Setelah membaca Bab ini, peserta diharapkan mampu
menjelaskan dan menganalisis persoalan potensial
Analisis persoalan potensial berguna untuk mengamankan sebuah
keputusan yang telah kita tetapkan, dalam kata lain kita sering
menyebutkan dengan istilah kontigensi.
Sebagian pengambil keputusan merasa bahwa apa yang telah ia putuskan
adalah merupakan sebuah urutan pekerjaan yang paling akhir. Hal ini
tidak sepenuhnya salah dan tidak pula dikatakan benar, sebab kita tidak
boleh lupa bahwa setiap keputusan yang kita ambil tentu memiliki resiko.
Oleh karena kita sadar bahwa keputusan yang kita ambil perlu diamankan,
maka kita masih memiliki satu pekerjaan lagi dalam proses analisis
permasalahan yaitu bagaimana kita melihat dan menilai persoalan-
persoalan yang berpotensi akan timbul dikemudian hari.
Yang dimaksud dengan persoalan potensial adalah sesuatu yang pada
saat ini belum terjadi masalah namun dikhawatirkan masalah itu sewaktu-
waktu akan timbul atau terjadi dimasa yang akan datang. Karena alasan
inilah maka dari sekarang kita sudah bisa melakukan pencegahan untuk
mengantisipasi persoalan potensial tersebut.
Beberapa langkah sistematis yang dapat kita lakukan untuk meng-
antisipasi masalah potensial antara lain:
33
34 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
1. Mengidentifikasi secara kritis prakiraan persoalan yang diperkirakan
akan terjadi dimasa yang akan datang;
2. Mengidentifikasi faktor-faktor penyebab dari persoalan potensial
tersebut;
3. Menyiapkan rencana tindakan untuk mencegah atau menanggulangi
persoalan potensial tersebut.
Di samping untuk mengamankan sebuah keputusan, analisis persoalan
potensial juga dapat digunakan untuk melengkapi sebuah rencana sebelum
rencana tersebut dilaksanakan, memantau sebuah rencana yang sedang
berjalan, dan memperbaiki pelaksanaan kegiatan yang sedang berjalan.
Contoh kasus dalam analisis persoalan potensial adalah sebagai berikut:
Pada suatu keadaan dimana seorang panitia peresmian kantor baru
diminta untuk bertanggung jawab pada acara tersebut. Peresmian itu sendiri
direncanakan akan dibuka oleh bupati tepat pada jam delapan pagi.
Dari situasi di atas maka panitia dapat menganalisis persoalan-persoalan
potensial yang ada misalnya pertama dengan pertanyaan: bagaimana
jika bupati berhalangan datang? maka untuk persoalan potensial ini
mungkin dapat dibuat pertanyaan lanjutan untuk menjawabnya yaitu
dengan pertanyaan siapa yang akan menggantikan bupati?, sehingga
akan muncul beberapa alternatif jawaban diantaranya apakah harus
diwakili oleh wakil bupati, sekda, atau asisten 1.
Persoalan potensial kedua yang mungkin ada adalah dengan pertanyaan:
jam berapa rombongan harus menuju lokasi? dan pertanyaan lanjutan
sehubungan dengan hal ini adalah bagaimana jika terlambat? untuk
hal itu maka akan muncul beberapa alternatif jawaban di antaranya
apakah harus datang lebih awal, haruskah ada pengawalan khusus
(forrider), atau menutup jalan yang dilalui oleh rombongan.
Modul Diklatpim Tingkat IV 35 36 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

Demikian seterusnya, untuk mencari persoalan-persoalan potensial Langkah sistematis yang dapat dikakukan untuk mengantisipasi
selanjutnya dengan memberikan pertanyaan dan jawaban terhadap masalah potensial antara lain adalah melalui identifikasi secara kritis
pencegahannya sehingga apa yang telah kita rencanakan dapat berjalan dampak dari tindakan, identifikasi semua faktor penyebabnya dan
seoptimal mungkin. siapkan rencana tindakan untuk mencegah atau menanggulangi
masalah potensial tersebut.
Dalam hal ini, dapat pula dibuat dalam bentuk tabel agar lebih
memudahkan kita untuk melihat secara keseluruhan, seperti berikut : Fungsi lain dari analisis masalah potensial adalah untuk melengkapi
sebuah rencana sebelum rencana tersebut dilaksanakan, memantau
Analisis Persoalan Potensial
sebuah rencana yang sedang berjalan, dan memperbaiki pelaksanaan
Kegiatan Persoalan Pertanyaan Alternatif kegiatan yang sedang berjalan.
No.
Potensial untuk Solusi Pencegahan

A. Latihan
1. Apa kegunaan dari analisis persoalan potensial?
2. Bagaimanakah melakukan antisipasi masalah potensial?

B. Rangkuman
Setiap orang sangat berkeinginan apa yang telah direncanakannya
dapat berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan. Tidak jarang dari
setiap perencanaan yang telah ia siapkan menemui beberapa hambatan
ketika rencana itu dilaksanakan. Untuk itu diperlukan adanya antisipasi
terhadap tindakan yang telah kita rencanakan. Antisipasi tindakan
itulah yang kita sebut dengan analisis persoalan potensial.
Modul Diklatpim Tingkat IV
BAB VI
PENUTUP
A. Simpulan
Setiap pimpinan maupun administrator dituntut agar mempunyai
kemampuan untuk memprediksi segala kemungkinan yang akan
terjadi, supaya keputusan dapat diimplementasikan secara baik. Hal
ini disebabkan adanya ketidakpastian yang terjadi dimasa mendatang,
sebab keputusan yang dibuat saat ini akan berdampak pada masa
yang akan datang yang penuh dengan ketidakpastian.
Pengambilan keputusan dalam kondisi tidak pasti memberikan
pemahaman kepada kita bahwa pengambilan keputusan tidak
memiliki informasi lengkap tentang kejadian dimasa mendatang.
Dengan mempelajari teknik pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan, paling tidak kita telah memiliki bekal dasar untuk bagaimana
cara kita menghadapi sebuah masalah dan mampu menganalisisnya
sekaligus membuat keputusan dari hasil analisis yang telah kita buat.
Tentunya, dengan semakin sering kita melatih diri untuk melakukan
pemecahan masalah dan pengambilan keputusan maka akan semakin
matang pula kita dalam menganalisis persoalan.
B. Tindak Lanjut
Ada beberapa hal kunci dalam melakukan latihan pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan, antara lain :
a. Anda harus bersikap waspada untuk menilai situasi sebelum
mengambil sebuah tindakan. Dengan menilai situasi kita bisa
melihat gambaran secara menyeluruh dari situasi yang ada.
37
38 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan
b. Dibutuhkan kejelian dalam mencari penyebab masalah, dan ini
diperlukan pengalaman langsung, logika berfikir dan masukan
dari sumber-sumber informasi yang relevan serta terkait terhadap
pokok permasalahan.
c. Dalam menentukan kriteria sebaiknya seobjektif mungkin, untuk
itu sangat disarankan untuk dikerjakan secara bersama-sama
dan tentukan kriteria tersebut atas dasar kesepakatan sehingga
tidak ada saling menyalahkan ketika keputusan telah ditetapkan.
d. Siapkan langkah-langkah antisipatif kedepan terhadap keputusan
yang telah diambil, siapa tau keputusan yang telah kita
rencanakan tidak berjalan sesuai dengan harapan.
e. Dibutuhkan kesabaran terutama dalam proses belajar, agar apa
yang telah kita pelajari selama Diklat mampu diserap dengan
baik dan dikemudian hari dapat diimplementasikan ditempat kerja.
f. Banyak sekali bahan-bahan yang relevan dengan materi
pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, oleh sebab
itu anda dapat saja menggunakan sumber-sumber lain yang
mendukung setiap tahapan dalam pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan.
Demikian beberapa hal penting untuk mempelajari materi pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan. Sebagai akhir dari penutup ini
perlu sama-sama kita ingatkan dengan satu istilah bahwa Janganlah
menggunakan bom atom hanya untuk membunuh seekor semut,
ini mempunyai makna gunakanlah instrumen/alat itu sesuai dengan
keperluannya.
Modul Diklatpim Tingkat IV 39 40 Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan

DAFTAR PUSTAKA

Dunn, William N. (1994). Analisis Kebijakan Publik. Jakarta.

Kasim, azhar. (1995). Teori Pembuatan Keputusan, Jakarta: Lembaga
Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Kepner, CH, dan Tregue, Benyamin B. (1992). Manajer yang Rasional.
Jakarta: Erlangga.
Levin, I. R., Rubin, S. D., Stinson, P.J. (2002). Pengambilan Keputusan
Secara Kuantitatif. Jakarta: PT Raja Grafindo.
Manurung, Adler Haymans. (1991). Pengambilan Keputusan
Pendekatan Kuantitatif. Jakarta: PT. Rineka Cipta.
Siagian, SP. (1987). Teori dan Praktek Pengambilan Keputusan.
Jakarta: CV. Haji Masagung.