CONTROL

DE
DOCUMENTOS
Los documentos requeridos por el Sistema de Gestin de la Calidad deben controlarse,
la norma ISO 9001 pide un procedimiento documentado que defina los
controles para la aprobacin, revisin y actualizacin de los documentos, los cambios
deben identificarse as como el estado de revisin de los documentos. Adems debe
asegurar que las versiones vigentes de los documentos se encuentren en los puntos
donde se requieran, que estn legibles y fcilmente identificables. Los documentos de
origen externo que sean aplicables al sistema se deben identificar y se debe controlar su
distribucin y en todo momento se debe prevenir el uso no intencionado de
documentos obsoletos. En caso de que se mantengan documentos obsoletos por
cualquier razn deben ser claramente identificados como tales.
Procedimiento Control de
Documentos
La norma ISO 9001 en el numeral 4.2.3
establece que los documentos requeridos
por el Sistema de Gestin de Calidad
DEBEN controlarse. Los Registros son un
tipo de documento especial y DEBEN
controlarse de acuerdo con los requisitos
citados en el numeral 4.2.4 de la norma.
PROCEDIMIENTOS DE DOCUMENTADO

La norma ISO 9001:2000 establece seis (6) procedimientos que

deben estar documentados, a saber:

Control de Documentos
Control de Registros
Acciones Preventivas
Acciones Correctivas
Control de Producto No conforme (PNC)
Auditorias Internas
QUE ES UN DOCUMENTO?

Cualquier medio que contenga informacin y que sirve para ilustrar

o comprobar algo. Un documento puede tener incluidos diagramas
de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnticas, fotografas,
formatos, entre otros.
Qu es una Copia NO Controlada de
un Documento?

Documento sobre el cual no

existe responsabilidad de
comunicar sus cambios y
actualizaciones.
 Qu es un Documento
Controlado?

Documento sobre el cual existe control y

responsabilidad para informar y
suministrar las actualizaciones que se
realicen.
 Qu es un Documento Externo?

Todos aquellos documentos que no se elaboran en la Corporacin

pero que son incluidos como parte del Sistema de Gestin y que
ayudan o guan el desarrollo de los procesos.
Qu es un Documento Obsoleto?

Documento que ha
perdido su vigencia en
fecha o contenido.
CONDICIONES GENERALES

Creacin y Actualizacin de Documentos

Toda creacin, modificacin o actualizacin de documentos debe
solicitarse por escrito al Coordinador Nacional de Calidad, mediante
el formato SI-F-01 de Solicitud de Elaboracin, Eliminacin o
Actualizacin de documentos. Ningn documento debe modificarse
sin autorizacin.
En caso de actualizaciones de
documentos, se debe:
Remitir al responsable de la elaboracin, quien debe hacer los
cambios descritos.
Una vez ajustado el documento se remite al responsable de la
revisin para que verifique los cambios realizados y
posteriormente se pasa al responsable de la Aprobacin.
Revisin y aprobacin

Todos los documentos del

Sistema de Gestin de calidad,
expedidos por la Corporacin
deben ser aprobados antes de
su emisin y publicacin.
La revisin y aprobacin de
documentos, consiste en:
oVerificar que el contenido sea correcto
oVerificar que el procedimiento descrito pueda realizarse
oVerificar que las responsabilidades sean acordes a los
cargos desempeados
Continuacin
oVerificar que el documento sea
conforme con las condiciones
establecidas en el SI-P-01
Procedimiento de Elaboracin de
Documentos.

oUna vez cumplido con lo anterior, la

aprobacin implica firma fsica del
documento por parte del dueo del
proceso y publicacin en Corponet por
parte del Coordinador Nacional de
Calidad.
Cuando corresponda a una
actualizacin, se debe reemplazar el
documento existente en el Sistema.

La elaboracin del documento

corresponde al responsable del
tema, el propietario del proceso
es quien revisa y la aprobacin
est a cargo del primer nivel
jerrquico correspondiente
La aprobacin de todo documento se extiende a los
formatos asociados, los cuales son validados por las reas
interesadas.
Control de cambios:
Se debe actualizar la versin de los documentos que generen
cambios significativos (contenido o estructura del
documento) y deben ser aprobados nuevamente por el cargo
responsable.

o El historial de las revisiones efectuadas al documento

por modificaciones, queda registrado en la matriz de
Control de Cambios, la cual se encuentra ubicada al final
de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad
de la Corporacin.
Los documentos borradores llevan una
marca de agua en todas las hojas con la
inscripcin: Documento Borrador
o Documento en Aprobacin

Los documentos aprobados se publican en

Corponet. La impresin de estos
documentos son considerados como:
Copia no controlada.

Las copias fsicas controladas de los

documentos se identifican con un sello con la
inscripcin: Copia Controlada y se encuentran
disponibles en la oficina del delegado de calidad
de cada una de las sede de Corpoica
Consulta y Publicacin de Documentos:

El Propietario del Proceso debe realizar

la divulgacin de los documentos de su
proceso, una vez estos sean aprobados.

El Propietario del Proceso debe

conservar los registros de divulgacin
de los documentos aplicables al
proceso.
Las copias fsicas originales de los
documentos aprobados se conservan en
la oficina del Coordinador Nacional de
Calidad, para tener acceso a estos
documentos se debe solicitar su
prstamo o acceder a Corponet, donde
se encuentran las versiones vigentes.

Es responsabilidad del Coordinador

Nacional de Calidad la actualizacin de
los documentos del Sistema de Gestin
de la Calidad que se encuentran en
Corponet, con el fin de evitar el uso de
documentacin obsoleta.
Cuando se requiera, debido a
Es responsabilidad de
fallas en acceso a Corponet,
Coordinador Nacional
dispersin geogrfica o
de Calidad mantener
atencin de algn
actualizado el Listado
requerimiento de una parte
Maestro de Documentos
interesada, se puede solicitar
SI-F-02.
copias controladas de los
documentos al Coordinador
Nacional de Calidad y a los
Delegados de Calidad en las
Sedes.
Los Protocolos y los instructivos para la operacin o manejo de los
equipos de laboratorio, no requieren ser publicados en Corponet;
estos documentos se disponen y manejan en los laboratorios donde se
est adelantando la investigacin o donde se requieran los equipos.
Legibilidad e Identificacin:
Los documentos que presenten deterioro fsico deben ser
reimpresos y reemplazados para as asegurar la legibilidad y
consulta de los mismos.

Los documentos se identifican por

el Ttulo y el Cdigo, el cual es
asignado por el Coordinador
Nacional de Calidad.
Este cdigo permite identificar
por cada documento:
El proceso al que pertenece
El tipo de documento
El consecutivo dentro del proceso

Ejemplo: DN-P-02

DN: Proceso - Desarrollo de Negocios

P: Tipo de Documento -
Procedimiento
02:Nmero consecutivo dentro del proceso
Identificacin y control de documentos
externos:

Los responsables de cada proceso deben comunicar al

Coordinador Nacional de Calidad, los documentos externos
(legales y reglamentarios) que aplican a las actividades propias de
su proceso, con el fin de mantener actualizado el formato SI-F-
04 Listado Maestro de Documentos Externos. Los documentos
externos se identifican y controlan mediante este formato
Los responsables de los
procesos deben garantizar el
acceso a los documentos
reglamentarios y su vigencia.
Documentos Obsoletos:

Los documentos obsoletos solo se

conservan, en caso de ser necesario y
solo son usados como soporte fsico
para evidenciar el historial de cambios
surgidos en el documento. Estos
documentos se identifican con el sello
de DOCUMENTO OBSOLETO
en la primera hoja.
Documentos Obsoletos:

Los delegados de Calidad

de los Centros de
Investigacin y Estaciones
Experimentales y el
Coordinador Nacional de
Calidad a nivel Central
deben asegurar la
destruccin de la
documentacin obsoleta
del Sistema de Gestin de
la Calidad.
Muchas empresas, han concluido que
uno de sus mayores problemas es mantener
actualizada su documentacin de forma tal que su
sistema de calidad mantenga su integridad, de
hecho, el control de documentos es una de las no
conformidades que aparece con mayor frecuencia
tanto durante el proceso de certificacin como en
auditorias posteriores.

Es sumamente importante administrar el sistema

documental, de forma gil y eficiente de tal manera
que no se convierta en una maraa de papeles que
obstaculice el xito del Sistema de Gestin en lugar
de soportarlo.
 PRINCIPIOS PARA LA GESTIN DE LA
CALIDAD

Se presentan ocho principios de gestin de la calidad que constituyen la base de las

normas de sistemas de gestin de la calidad de la familia de Normas ISO 9000.

1. Enfoque al cliente

Las organizaciones dependen de sus clientes por lo tanto , deben

comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes,
satisfacer los requisitos y esforzarse en exceder sus expectativas.

Este enfoque mejora la satisfaccin del cliente y la efectividad en el

uso de los recursos escasos para lograr dicha satisfaccin.
 Para cumplir con este principio las
organizaciones debern:

Estudiar y comprender las necesidades y expectativas del cliente.

Asegurarse de que los objetivos y metas estn ligados a las necesidades
del cliente.

Comunicar las necesidades y expectativas del cliente a toda la

organizacin.
Medir la satisfaccin de los clientes y actuar sobre los resultados.

Gestionar sistemticamente las relaciones con los clientes.

Asegurar un equilibrio entre los clientes y dems

interesados (trabajadores, administracin superior, comunidad,
suministradores y la sociedad en general).
2. Liderazgo

Los lderes establecen la unidad de propsito y la orientacin de la

organizacin. Ellos deberan crear y mantener un ambiente
interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse
totalmente en el logro de los objetivos de la organizacin.

Un buen lder busca que el personal entienda y est motivado hacia

los objetivos y metas de la organizacin, que las actividades
sean evaluadas, alineadas e implantadas de una forma integrada y
que se reduzca la falta de comunicacin entre los niveles de la
organizacin.
 Para cumplir con este principio las
organizaciones debern:

Considerar las necesidades de todas las partes interesadas.

Establecer una clara visin de futuro de la organizacin.
Establecer objetivos y metas desafiantes.
Crear y mantener valores compartidos, imparcialidad y
modelos ticos comportamiento en todos los niveles de la
organizacin.
Crear confianza y eliminar temores.
Proporcionar al personal los recursos necesarios, la
formacin y la libertad para actuar con responsabilidad y
autoridad.
Inspirar, animar y reconocer las contribuciones del personal.
3. Participacin del personal

El personal, a todos los niveles, es la esencia de una

organizacin y su total compromiso posibilita que sus
habilidades sean usadas para el beneficio de la organizacin.

La participacin del personal busca contar con un

personal motivado, involucrado y comprometido con la
organizacin, con capacidad de innovacin y creatividad
para lograr alcanzar los objetivos de la organizacin, de esta
manera el personal se sentir valorado por su trabajo y todos
desearn participar y contribuir en la mejora continua.
 Para cumplir con este principio las organizaciones
debern:

Comprender la importancia del papel de cada uno de los trabajadores en la

organizacin y su contribucin.

Identificar las limitaciones en su trabajo.

Aceptar sus competencias y la responsabilidad en la solucin de problemas.

Evaluar su actuacin de acuerdo a sus objetivos y metas personales.

Mantener una bsqueda activa de oportunidades para aumentar sus competencias,

conocimientos y experiencia.
4. Enfoque basado en procesos

Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las

actividades y los recursos relacionadas se gestionan como un
proceso.

Con este enfoque las organizaciones podrn desarrollar su

capacidad para reducir los costos y acortar los tiempos a travs de
un uso efectivo de los recursos logrando mejores resultados, mas
consistentes y predecibles, adems permite identificar y priorizar
las oportunidades de mejora.
 Para cumplir con este principio las organizaciones
debern:

Utilizar mtodos estructurados para definir las actividades necesarias para

lograr el resultado deseado.

Establecer responsabilidades claras y dar indicaciones para gestionar las

actividades claves.

Comprender y medir la capacidad de las actividades claves.

Identificar las interfaces de las actividades clave dentro y entre las funciones
de la organizacin.

Enfocar la gestin sobre factores tales como: recursos, mtodos y

materiales que mejorarn las actividades claves.

Evaluar riesgos consecuencias e impactos de las actividades en los clientes,

proveedores y otros participantes.
5. Enfoque de sistema para la gestin

Identificar, entender y gestionar los procesos

interrelacionados, como un sistema, contribuye a la eficacia y
eficiencia de una organizacin en el logro de sus objetivos.

Este enfoque busca integrar y alinear los procesos que

alcanzarn los resultados deseados, as como enfocar los
esfuerzos en los procesos principales, proporcionando, a las
partes interesadas, confianza en la consistencia, efectividad y
eficacia de la organizacin.
 Para cumplir con este principio las organizaciones
debern:

Estructurar un sistema para alcanzar los objetivos de la organizacin de la forma

ms efectiva y eficaz.

Entender las interdependencias existentes entre los diferentes procesos del Sistema.

Estructurar los enfoques que armonizan e integran los procesos.

Facilitar una mejor interpretacin de los papeles y responsabilidades necesarias para

la consecucin de los objetivos comunes y as reducir barreras interfuncionales.

Entender las capacidades de la organizacin y establecer las limitaciones de

los recursos antes de actuar.

Definir y establecer cmo deberan funcionar las actividades especficas dentro del
sistema.

Mejorar continuamente el sistema a travs de la medicin y la evaluacin.

6. Mejora continua

La mejora continua del desempeo global de la

organizacin debera ser un objetivo permanente de esta.

Este principio busca incrementar la ventaja competitiva a

travs de la mejora de las capacidades
organizativas, as como alinear las
actividades de mejora, a todos los niveles, con la estrategia
organizacional establecida y flexibilidad para reaccionar
rpidamente a las oportunidades y a las amenazas.
Para cumplir con este principio las organizaciones
debern:

Aplicar un enfoque consistente a toda la organizacin para la

mejora continua.

Suministrar al personal de la organizacin formacin en los

mtodos y herramientas de mejora continua.

Hacer que la mejora continua de los productos, procesos y

sistemas sean objetivo para cada persona dentro de la
organizacin.

Establecer objetivos para orientar y medidas para dar

seguimiento a la mejora continua.

Conocer, reconocer y divulgar las mejoras.

7. Enfoque basado en hechos para la toma de
decisin

Las decisiones eficaces se basan en el anlisis de los

datos y la informacin.

Este principio busca: decisiones informadas, mayor

capacidad para demostrar la efectividad de decisiones
anteriores a travs de la referencia a hechos reales y
mayor capacidad para revisar cuestionar y cambiar
opiniones y decisiones.
 Para cumplir con este principio las organizaciones
debern:

Asegurar que los datos y la informacin son suficientemente precisos y

fiables.

Hacer que los datos sean accesibles para aquellos que los necesiten.

Analizar los datos y la informacin empleando mtodos vlidos.

Tomar decisiones y emprender acciones en base al anlisis de los

hechos, equilibrado con la experiencia y la intuicin.
8. Relacin mutuamente beneficiosa con el
proveedor

Una organizacin y sus proveedores son

interdependientes, y una relacin mutuamente
beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear
valor.

Este principio busca incrementar la capacidad de crear

valor para ambas partes, flexibilidad y rapidez de
respuesta de forma conjunta y acordada a un mercado
cambiante, a los cambios tecnolgicos o a las
necesidades y expectativas del cliente y optimizacin de
costos y recursos.
 Para cumplir con este principio las organizaciones
debern:

Establecer relaciones que equilibren los beneficios a corto plazo con las
consideraciones a largo plazo.

Hacer un fondo comn de competencias y recursos con los asociados Clave.

Identificar y seleccionar los proveedores claves. Crear comunicaciones claras y

abiertas.

Compartir informacin y planes futuros. Establecer actividades conjuntas de

mejora.

Inspirar, animar y reconocer las mejoras y los logros.

DISEO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE
GESTIN DE LA CALIDAD

El Diseo e implementacin del Sistema de Gestin de la

Calidad, tiene como propsito establecer y mantener
un proceso que permita definir, documentar y
medir los elementos fundamentales para la
competitividadde la organizacin, con el fin de
propiciar su mejoramiento, a saber:
La poltica y objetivos de la calidad, los cuales deben estar definidos en funcin
de todas las entidades interesadas por el desempeo de la organizacin:
clientes, personal, proveedores, la comunidad, accionistas y la competencia.

Los procesos, los cuales deben ser identificados,

seleccionados, planificados, sistematizados y documentados, con el fin de
controlarlos y medir su grado de implementacin y eficacia, mediante la aplicacin
de auditorias internas. As mismo para que sirvan de gua para el entrenamiento del
personal en el puesto de trabajo y como referencia para los mismos al llevar a cabo
sus actividades.

La Estructura organizacional, la cual debe estar diseada previendo que todos los
procesos de la organizacin estn bajo alguna direccin o coordinacin, con la
autoridad, la responsabilidad y las interrelaciones claramente definidas.
 La aptitud y actitud del personal, con el fin de contar con personal competente y
comprometido en cada uno de los procesos o actividades de la organizacin, es
decir, contar con personal que tenga los conocimientos, las habilidades y la
estabilidad emocional necesaria para que desempee satisfactoriamente sus
funciones y responsabilidades.

Los recursos necesarios de informacin, infraestructura y ambiente de trabajo, para

que el personal no encuentre obstculos en el desempeo de sus funciones y
responsabilidades.

La medicin, el anlisis de los datos y la mejora del sistema, lo cual permitir que
en la organizacin exista un proceso de mejora continua que favorezca su
competitividad.
Deben establecerse y mantenerse registros de
la calidad para proporcionar evidencia de la
conformidad con los requisitos, as como de
la operacin eficaz del Sistema de Gestin de
la Calidad.

Los registros de calidad deben permanecer

legibles, fcilmente identificados y
recuperables.

Debe establecerse un procedimiento

documentado para definir los controles
necesarios para la identificacin , legibilidad,
almacenamiento, proteccin, recuperacin,
tiempo de retencin y disposicin de los
registros de calidad.
 Para hacer un manejo
adecuado del ciclo de vida de
los documentos que garantice
la eficiencia y eficacia de los
procesos..

POR QU ADMINISTRAR
LOS DOCUMENTOS?
Implementar un Sistema de
Manejo de Documentos
Provee un proceso nico que
coordina cambios y
disponibilidad en los
documentos crticos para el
negocio.
QUE SU CEDE SI NO SE
ADMINISTRAN LOS
DOCUMENTOS?

Se toman malas decisiones por no contar con la informacin adecuada y oportuna..

Se desperdicia tiempo buscando informacin extraviada, o reconstruyendo informacin.

Prdida de imagen ante los clientes

ESTRUCTURA DOCUMENTAL
 CONCLUSIONES
Los ocho principios de gestin de la calidad pueden ser utilizados por la direccin como base para
disear un Sistema de Gestin, que considere las necesidades de todas las partes interesadas, con el fin
de conducir a la organizacin hacia una mejora en el desempeo.

El Diseo e implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad, tiene como propsito

establecer y mantener un proceso que permita definir, documentar y medir los elementos
fundamentales para la competitividad de la organizacin, con el fin de propiciar su mejoramiento.

Este sistema debe proveer la evidencia a la alta direccin, a todos los clientes, subcontratistas, personal
y dems interesados que la organizacin est comprometida con el establecimiento,
mantenimiento y mejoramiento de niveles aceptables de calidad en sus productos y servicios.

Los Sistemas de Gestin de la calidad ISO 9000 integran el lado humano, administrativo y operativo de
las empresas. Al integrar estos tres aspectos, la organizacin aprovecha al mximo todos sus recursos,
logrando resultados de una manera ms eficiente, reduciendo gastos administrativos y operativos.

Es sumamente importante administrar el sistema documental, de forma gil y eficiente de tal manera
que no se convierta en una maraa de papeles que obstaculice el xito del Sistema de Gestin en lugar
de soportarlo.