Herramientas para AdC Codelco

NDICE DE CONTENIDOS Herramientas

Para Administradores de Contrato

1. IntroduccinYy contexto dentro de la Poltica

Contractual Codelco

2. Aspectos relevantes del LOD

3. Aspectos relevantes del REGIC

4. Aspectos relevantes del EDIC

5. Aspectos relevantes del SMAC

El presente documento es un resumen del curso

Herramientas de Gestin para Administradores de
Contrato, el cual rescata aspectos generales y persigue el
siguiente objetivo:

Comprender la importancia de la Administracin de

Contratos, en el contexto de la Poltica Contractual
Codelco, y la Poltica de Gestin de Contratos.

Aplicar las mejores prcticas en el uso del EDIC, LOD,

REGIC y SMAC, como herramientas para la
Administracin de Contratos.

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Introduccin y contexto dentro de la
Poltica Contractual Codelco
La poltica contractual de Codelco
Codelco, principal productor de cobre
mundial, est llamado a enfrentar con
decisin importantes desafos relacionados a
mejorar la productividad y eficiencia. Es por
ello, que parte
fundamental
de su
estrategia
para los
prximos aos
es contar con
Empresas
Contratistas
que puedan
entregar
servicios de primer nivel, que empleen
personas altamente competentes y
especializadas y que estn slidamente
comprometidas con la misin institucional de
la Divisin. Por estas razones, es indispensable
contar con Polticas de Contratistas claras,
equilibradas y que promuevan la colaboracin
y complementacin entre las partes.
Por ello, las Poltica Contractuales de Codelco
comprenden los fundamentos en los que se
basa la relacin de Codelco con las Empresas
Contratistas y entregan directrices respecto de
los procesos mediante los cuales se gestiona
dicha relacin, que va ms all del mbito de responsabilidades compartidas entre la
un contrato en particular.
Estas Polticas reconocen que el desarrollo de
la relacin empresa a empresa es el camino
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para encontrar mayores oportunidades de
sinergias y maximizar el valor que cada parte
agrega a la otra en el mbito contractual, por
cuanto cultivando dicha relacin se construye
confianza entre las partes, se aprende a
distribuir los riesgos entre ambas y se reducen
los costos propios de la
relacin, mediante una
mejor complementariedad
y alineamiento de
intereses.
La Poltica de Gestin de
contratos
En la poltica contractual
se describe la "Poltica de
Gestin de Contratos",
que son las directrices que gobiernan el
conjunto de procesos y actividades que
constituyen el ciclo de vida de los contratos.
La fase central del proceso de gestin de
contratos, en la cual la Empresa Contratista
despliega los servicios con el fin de alcanzar
los objetivos y resultados esperados, es la
etapa de ejecucin.
La gestin de los contratos en esta fase
presupone actividades en tres mbitos de
gestin: mbito del negocio, tcnico y
administrativo. En cada uno de stos existen
Empresa Contratista y Codelco, las cuales
recaen de manera muy especial en la persona
de los Administradores del Contrato
designados por ambas partes.
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El Administrador de Contratos y su definicin y acuerdo de nuevas metas para los

importante rol indicadores de resultados y desempeo, en
un contexto de mejoramiento continuo; la
La contratacin de terceros es el recurso o toma de decisiones respecto de acciones
medio que realizamos como Divisin para el correctivas y la adaptacin del servicio
ejercicio de una funcin, cuyo resultado contratado a nuevos requerimientos del
siempre ser, en ltimo trmino,
negocio.
responsabilidad de una Unidad de rea
Usuaria determinada dentro de la Divisin. En Este mbito de gestin ha sido definido como
consecuencia, el hecho que una actividad sea prioritario por Codelco, de tal forma que
llevada a cabo por una Empresa Contratista, requerir la dedicacin personal del
ya sea en forma temporal o permanente, no Administrador del Contrato, sin perjuicio del
significa que disminuye la responsabilidad del apoyo del resto de la organizacin.
rea Usuaria o
Unidad de Para que el
Negocios de Administrador de
Codelco Contratos se centre en
el mbito del negocio
responsable del
contrato, frente se ha puesto a su
al resto de la disposicin de
Divisin por el metodologas para la
correcto totalidad de los
desempeo de contratos de servicios y
de herramientas para
dicha funcin.
el correcto
Dada la gran funcionamiento en el
importancia de ciclo de vida de un
lo anterior, el Administrador del Contrato proyecto.
designado por Codelco siempre ser el
supervisor que, en razn de su cargo y de su Metodologas Para el Administrador de
pertenencia al rea Usuaria o Unidad de Contratos en la gestin del Negocio
Negocios correspondiente, ser el responsable Las metodologas que se utilizan para la
directo del servicio que ejecutar la Empresa gestin de servicios de terceros son cinco, y
Contratista. Por lo tanto, la responsabilidad de son parte constante del idioma que el
administrar un determinado contrato formar Administrador de Contrato debe aprender.
parte de las caractersticas del cargo al cual Conozcamos brevemente y de manera general
dependa el servicio. cada una de ellas.
La importancia en Gestin del Negocio

El mbito de gestin del negocio corresponde Modelo de Segmentacin

a la verificacin de la eficacia del contrato,
esto es, el cumplimiento de los objetivos
finales de ste; as como la comprobacin de
que los recursos se emplean de manera
eficiente. De igual manera, incluye la
Este modelo segmenta todos los contratos de
acuerdo a su tipo, ya que cada contrato
requiere de un tratamiento diferente, segn
su complejidad. Por ejemplo, no es lo mismo
administrar un contrato de regado de reas

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Relaciones Laborales el estado de

cumplimento de la revisin laboral, y para el
legal, las notificaciones de cumplimento.

Normas y
Procedimientos

Otra de nuestras
metodologas abarca
verdes que un contrato normas y
de mantencin de procedimientos con
Camiones CAEX. acceso de consulta.
Clasificar cada contrato
permite definir como se Roles y Estructuras de
debe gestionar ste para Apoyo
maximizar las
oportunidades de xito. Para segmentar un Estas metodologas definen claramente los
contrato utilizamos dos ejes: La "dificultad de roles de quienes participan como
administracin" de un contrato y el "Impacto Administradores de Contrato, entre las cuales
que tiene un contrato en el negocio" se encuentran:

De acuerdo a lo anterior, un contrato se

ingresa a un sistema algortmico para
clasificarlo en uno de los cuadrantes que se Participar activamente en la
muestran en pantalla. Por tanto, los generacin de bases tcnicas.
cuadrantes definen la complejidad y
Asegurar que el servicio sea realizado
relevancia de un contrato y la dedicacin que
segn lo establecido en el contrato.
se le debe dar a ste. Siguiendo el ejemplo
anterior, un contrato de mantencin de Evaluar permanentemente el
camiones CAEX podra caer en el cuadrante 1 desempeo del contratista.
y la mantencin de reas verdes en un
cuadrante de menor riesgo. Realizar peridicamente el
seguimiento de las variables de
monitoreo, incluyendo los KPIs del
Estndares de Monitoreo. contrato.

Otra de las metodologas es el monitoreo de Asegurar que el gasto de los contratos

variables en cada uno de los 5 mbitos que se
observan, como por ejemplo para el mbito
operacional a revisin de meses restantes del
contrato. En el mbito financiero el
seguimiento de boletas de garanta. En
se ajuste a lo presupuestado.
Realizar todas las comunicaciones
formales con el contratista a travs
del Libro de Obra.

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El Administrador de Contratos es el
nico responsable de la ejecucin de
contratos desempeados por
terceros.

Para dar apoyo a estas labores, el

departamento rea Servicio Terceros presta
asesora al Administrador de Contrato en lo
que respecta a la expertise y apoyo en el ciclo
de vida de los contratos.
- El sistema de evaluacin de desempeo
integral para contratistas EDIC.
Reuniones peridicas de Gestin
- El Registro de Proveedores REGIC, entre
La Reunin Peridica de Gestin es una
otros.
metodologa del Modelo de Gestin de
Contratos que permite el monitoreo
Estas herramientas adquieren una activa
presencial y cualitativo por parte del
participacin en el ciclo de vida de un
administrador mandante y contratista de los
contrato, y toman relevancia en algunas
siguientes mbitos: Operacional, Financiero,
determinadas etapas que se mencionarn ms
Seguridad y Salud Ocupacional, Relaciones
adelante.
Laborales y Legal.

En estas reuniones se realiza el levantamiento Beneficios para el Administrador de

de brechas y oportunidades que ligados a una
apropiada gestin, permiten asegurar la
obtencin del alcance
del servicio, anhelando la consecucin del
ptimo.
En consecuencia, para la adecuada sinergia
entre Codelco y la Empresa Contratista, en
concordancia a las metodologas
anteriormente descritas y a la Poltica de
Gestin de Contratos, disponemos de
herramientas de gestin para Administradores
de Contrato.
Herramientas para el Administrador de
Contratos en la gestin del Negocio
stas son:
- El sistema de Monitoreo para
Administracin de Contratos SMAC.
Contratos por la correcta utilizacin del
Modelo de Gestin
Utilizando adecuadamente el modelo de
gestin de gestin recin expuesto, se
beneficiar en los siguientes puntos, que lo
afectarn positivamente como Administrador
de Contratos:
Generacin oportuna de correcciones
respecto a desviaciones en los contratos.
Reduccin de riesgos a travs de alertas
tempranas en los mbitos ms importantes.
Distinguir los contratos crticos y asignar
recursos adecuados para adecuada gestin.
Mejorar capacidad de negociacin con
la
proveedores por registro y trazabilidad de
desempeo.

- El Libro de Obra digital LOD.

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Registro de historia de los contratos, que

materialice las lecciones aprendidas en
mejores prcticas.

Formalizar la gestin del conocimiento de

manera estructurada y apoyada por la
organizacin con recursos dedicados a dicha
tarea.

Definir y unificar las comunicaciones que son

necesarias para el Administrador de Contrato
con las diferentes reas de apoyo durante la
ejecucin de los servicios.

En consecuencia, el objetivo del presente

curso, es conocer las mejores prcticas de
utilizacin de las herramientas LOD, SMAC,
EDIC y REGIC para la correcta gestin del
Administrador de Contrato, "de acuerdo a la
Poltica Contractual y metodologas recin
vistas".

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Aspectos relevantes del LOD

En qu consiste? tendr plena validez como medio de prueba

legal. Adems, toda nota, folio o transaccin
El Libro de Obra es un libro que exige la ley que registre una de las partes en el Libro de
para toda faena, mediante el cual se realiza el Obra Digital se entender conocida por la
control diario de todas las actividades otra, sin ms prueba que la constancia de su
realizadas, ya sea envo y firma.
stas, constancias,
informaciones,
acuerdos, trabajos En qu parte del ciclo
de faena, de vida del proyecto
instrucciones, toma parte LOD?
incumplimientos,
El LOD debe comenzar
cambios y
solicitudes. en la fase Inicio
Operativo del
Debido a las proyecto y finalizar en
condiciones fsicas la fase de Finiquito.
del documento,
ste se daaba o perda informacin. Dado lo Junto con la firma del
anterior y de la mano con la tecnologa, el contrato se debe iniciar tambin la apertura
libro de obra ha adquirido variadas del libro digital. Esto forma parte en el Inicio
modificaciones y adaptaciones digitales para Operativo del Contrato y es esencial para la
evitar la prdida de informacin y simplificar comunicacin entre las partes en la etapa de
el proceso de uso, creando el LOD (Libro de ejecucin.
Obra Digital) para uso frecuente y obligatorio Para evitar la prdida de informacin entre el
en la Divisin. trmino del servicio y el finiquito es
importante que el LOD se utilice hasta la
Cul es su importancia? ltima etapa del ciclo de vida del proyecto.

Este documento adquiere una gran Cules son sus beneficios?

importancia, ya que si las Bases Especficas de
Contratacin indican su uso, es el nico medio
para establecer las comunicaciones formales
entre las partes, respecto de la ejecucin del
contrato. ste es el libro electrnico de
comunicaciones, cuyo uso ser obligatorio, y
Transforma la informacin en un Activo de la
Corporacin:
- Accesibilidad y Disponibilidad: Se dispone de
acceso universal al Libro, desde cualquier

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lugar a travs de las facilidades propias de

Internet.

- Visibilidad, Seguridad y Transparencia de la

informacin.

- Informacin Restringida: Provee acceso

seguro, personalizado y restringido a la
informacin.

- Alertas tempranas de Incidentes.

Contribuye al control, seguimiento y

escalamiento de las transacciones originadas
por ambas partes.

Relevancia de la Relacin con Contratistas:

- Comunicacin Efectiva, integra en tiempo

real a los usuarios: Ejecutivos, Superiores,
Administradores y Asistentes de ambas
partes.

- Mejora el orden de las comunicaciones.

- Mejora el cumplimiento de los compromisos.

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Aspectos relevantes del REGIC

En qu consiste el sistema REGIC como Para ello, el Administrador de Contratos usar

apoyo al AdC? SMAC para recoger dicha informacin
monitoreando a la Empresa Contratista en las
El REGIC, cuya sigla significa Sistema de variables que se encuentren disponibles en la
Registro Integral Contratista, es un sistema
seccin de reporte para el mbito financiero,
de registro, que muestra informacin y bajo el ttulo de Variables REGIC. En el caso
antecedentes actualizados de algunos de encontrar alertas importantes, debe
aspectos, como por ejemplo legal, financiero,
comunicarse al rea
comercial, Servicio Terceros.
organizacional,
entre otros, de
las Empresas
Contratistas que
son invitadas a
una licitacin de
un contrato y
que es
gestionado en
profundidad por
el Gestor de
Abastecimiento
en la etapa Invitacin a Empresas. El
objetivo del Gestor en esta etapa, es filtrar y
seleccionar aquellas Empresas Contratistas
libres de antecedentes negativos, para
participar adecuadamente en la negociacin y
adjudicacin.

Posteriormente, una vez que se adjudica y

trabaja en la ejecucin del proyecto y ha sido
asignado a un Administrador de Contrato, ste
es responsable de continuar monitoreando
cierta informacin, la cual ser exportada para
su monitoreo en el sistema SMAC en la etapa
de Ejecucin.

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Aspectos relevantes del EDIC

En qu consiste? Cul es su importancia?

El EDIC, cuya sigla significa Sistema de Su importancia radica en que se asigna una
Evaluacin de Desempeo Integral periodicidad de evaluaciones parciales a la
Contratista, es la herramienta utilizada por el Empresa Contratista. stas varan de acuerdo
Administrador de Contratos, para evaluar el a la complejidad del proyecto, y permiten
desempeo de evaluar el estado de
la empresa satisfaccin a su labor y
contratista enviarles el informe como
durante la retroalimentacin
ejecucin del mientras se ejecuta el
contrato. trabajo en la etapa de
ejecucin. Junto a lo
Para evaluar a la anterior, el EDIC permite
empresa realizar la evaluacin final
contratista, ser a la Empresa Contratista,
necesario la cual es un requisito
confeccionar fundamental para realizar
una pauta de
el finiquito. Otro de los
evaluacin, la beneficios es EDIC deja
que deber ser incluida en las bases de trazabilidad sistemtica del desempeo de le
licitacin para el conocimiento de las empresa contratista, la cual servir de
Empresas Contratistas que participen en el antecedente para futuros procesos de
proceso de licitacin. Esta pauta deber ser licitacin.
aprobada por el superior directo del
administrador de contrato y notificada al Cules son los beneficios del uso del EDIC?
gestor de abastecimiento para su inclusin en
el proceso de licitacin. Beneficios tanto para el Mandante

Una vez adjudicada la empresa ganadora, se El EDIC es la oportunidad para poder hacer
deber realizar una orden de evaluacin y en conocer a la empresa colaboradora las
el inicio operativo del contrato. oportunidades de mejora en cada uno de los
Posteriormente, la empresa ser evaluada de mbitos evaluados.
manera parcial y final al momento del trmino Cuenta con una evaluacin integral donde se
del servicio. evalen los mbitos tcnicos de seguridad,
mbitos generales y de relaciones laborales.

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Beneficios tanto para el colaborador

Permite una mayor trazabilidad del

desempeo de la empresa contratista y
oportunidad de retroalimentacin de la
empresa colaboradora.

En qu parte del ciclo de vida del proyecto

toma parte EDIC?

A modo de resumen, EDIC toma parte en el

ciclo de vida del proyecto en:

1) La etapa Bases de Licitacin, con la

creacin de la pauta de evaluacin,
aprobacin y notificacin a abastecimiento.

2) En el inicio operativo con la generacin de

orden de evaluacin.

3) En la etapa de Ejecucin con la

generacin de la orden de evaluaciones
parciales

3) En el trmino del servicio, con la evaluacin

final, la cual ser requisito para el finiquito.

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Aspectos relevantes del SMAC

En qu consiste? Cules son los beneficios del uso del SMAC?

El SMAC, cuya sigla significa Sistema de Los beneficios en el uso del SMAC son los
Monitoreo para la Administracin de siguientes.
Contratos, est creado para ser el nico
punto de acceso para todo lo que es la - Generacin oportuna de correcciones
Administracin de Contrato, integrando de respecto a desviaciones en los contratos.
manera exitosa las - Reduce riesgos por
variables ms no cumplimiento en
importantes que los servicios
son necesarias ejecutados.
que monitoree el
Administrador de - Reduce los costos
Contratos, por directos e indirectos
medio de alertas por control de
tempranas y variables financieras.
semaforizacin,
- Visibilidad del
entrega de
rendimiento de cada
reportes y accesos
proveedor.
a los sistemas de
apoyo para la Distingue los
administracin. Adems, por medio de sta contratos crticos y asignar recursos
herramienta de fcil utilizacin, el adecuados para adecuada gestin.
Administrador de Contratos puede hacer
seguimiento a todos los proyectos que tenga Monitoreo de variables crticas para los
en su cartera. contratos en 5 mbitos

Cul es su importancia? Generacin de alertas tempranas va

semaforizacin.
Su importancia radica en que es la
herramienta por la cual el Administrador de Generacin de reportes y graficas exportables
Contrato puede anticiparse a los posibles
Integracin de Links y accesos a todos los
riesgos, tomando medidas correctivas y/o
sistemas de apoyo para la administracin de
controlar los riesgos
contratos.

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Trazabilidad de la documentacin de las

reuniones peridicas de gestin realizadas en
los contratos.

En qu parte del ciclo de vida del proyecto

toma parte SMAC?

Luego de la creacin de contrato en SAP ser

necesaria la inicializacin del contrato en el
sistema SMAC. Esta inicializacin est a cargo
del rea Servicio terceros en conjunto con el
gestor de abastecimiento. Una vez inicializado
el contrato se visualizar en SMAC en las
siguientes etapas. Recuerda que en caso que
tu contrato no se encuentre en SMAC, puedes
solicitar la pronta utilizacin con el rea
Servicio terceros.

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